Business case Digikoppeling Versie 1.0 Datum 02/06/2014 Status Definitief Van toepassing op Digikoppeling versies: 1.0, 1.1, 2.0, 3.0
Colofon Logius Servicecentrum: Postbus 96810 2509 JE Den Haag t. 0900 555 4555 (10 ct p/m) e. servicecentrum@logius.nl Documentbeheer Datum Versie Auteur Opmerkingen 02/06/2014 1.0 Logius Pagina 2 van 6
1 Inleiding 1.1 Doel Dit document is bedoeld om organisaties input te geven bij het opstellen van een business case. Er is geen kant en klare business case voor Digikoppeling beschikbaar. Dat heeft te maken met dat er nog weinig input is geweest voor een business case vanuit de praktijk en ook vanwege de verschillen in implementatieprojecten. 1.2 Scope Het implementeren van Digikoppeling heeft invloed op de keten van processen en systemen binnen de organisatie. Om een implementatieproject te rechtvaardigen is een business case nodig die rekening houdt met deze bredere benadering. 1.3 Doelgroep van dit document Afkorting Rol Taak Doelgroep? [M] Management Bevoegdheid om namens organisatie Nee (strategische) besluiten te nemen. [P] Projectleiding Verzorgen van de aansturing van projecten. Ja [A&D] Analyseren & ontwerpen (design) Analyseren en ontwerpen van oplossingsrichtingen. Het verbinden van Business aan de IT. Ja [OT&B] Ontwikkelen, testen en beheer Ontwikkelt, bouwt en configureert de techniek conform specificaties. Zorgen voor beheer na ingebruikname. Ja Pagina 3 van 6
2 Business case 2.1 Wanneer opstellen? Het opstellen van een business case is bedoeld om een financiële en inhoudelijke beslissing te rechtvaardigen. De business case bevat een kosten-baten analyse. Wanneer sprake is van een aanbesteding is een business case vereist. 2.1.1 Business case bij verplicht gebruik Digikoppeling? Digikoppeling is de door het college standaardisatie verplicht gestelde set standaarden voor communicatie tussen informatiesystemen van verschillende overheden. Deze verplichting kent een nuancering, zie onderstaand kader. Verplicht gebruik van de Digikoppeling standaard geldt alleen voor overheden (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen) en instellingen uit de publieke sector in geval van berichtenverkeer met basisregistraties en sectoroverstijgend berichtenverkeer. Zij vallen onder het zogenoemde organisatorische werkingsgebied. Ook andere organisaties mogen (vrijwillig) met Digikoppeling werken. Zie voor een nadere toelichting hoofdstuk 4 van het document Wat is Digikoppeling? in de aansluitkit. Als het gebruik van Digikoppeling verplicht is dan is de (financiële) business case eigenlijk al bepaald wat betreft de koppeling. Overheden en semi-overheden zijn verplicht de open standaarden, die op de lijst met 'pas toe of leg uit'-standaarden staan, bij aanschaf of (ver)bouw van ICTsystemen/-diensten te eisen ('pas toe'). Afwijken mag alleen met zwaarwegende redenen en verantwoording hierover moet worden afgelegd in het jaarverslag ('leg uit'). 'Pas toe of leg uit'-standaarden zijn open standaarden waarvoor breed draagvlak bestaat maar die nog niet breed geadopteerd zijn. Daarom krijgen deze standaarden de status van 'pas toe of leg uit'. Bron: www.forumstandaardisatie.nl 2.2 Vragen voor de Business case Onderstaande vragen kunt u toevoegen aan uw eigen business case om te beantwoorden. Welke kans wordt benut bij gebruik van Digikoppeling? Het gaat hier om de toegevoegde waarde. En wat als de beoogde kans (lees doel) niet gerealiseerd wordt? Een meerwaarde van Digikoppeling is de eenmalige implementatie. Na implementatie kan Digikoppeling worden hergebruikt om aan te sluiten op andere (landelijke) voorzieningen zoals MijnOverheid, OLO, Digilevering, etcetera. Ook worden dubbelingen en bijkomende kosten in de ICT infrastructuur en architectuur voorkomen. Wat is de huidige uitgangssituatie? Wat is de gewenste situatie? In principe is het doel om aan te sluiten op 1 of meer landelijke voorzieningen om gegevens geautomatiseerd uit te wisselen. Welke componenten levert de investering op? Denk bijvoorbeeld aan een Digikoppeling adapter. Om de gewenste situatie te bepalen is het noodzakelijk om de scope en oplossingsrichting te bepalen. Hoofdstuk 4 van het Beslisdocument voor bestuurders schetst een viertal mogelijkhedenvan oplossingen, de kenmerken van deze oplossingsrichtingen en een advies van Logius. Wat zijn de kosten? De totale kosten van de investeringen moeten in beeld gebracht Pagina 4 van 6
worden. Welke kosten (in tijd en geld) gemaakt worden hangt samen met de scope van het implementatieproject. Verschillende implementatiescenario s leveren verschillende kostenplaten op. Logius brengt geen kosten in rekening voor het gebruik van Digikoppeling en biedt in 2014 kostenvrij aansluitondersteuning voor basisregistraties, manifestpartijen, gemeenten, provincies en waterschappen. Houd wel rekening met kosten voor een ICT-leverancier die Digikoppeling in uw systemen implementeert en voor eventuele aanpassingen aan uw systemen. Voor de investering moet gedacht worden aan licentiekosten, certificaatkosten, hardware, software, inhuur, uren van interne medewerkers, beheerkosten, kosten voor berichtuitwisseling, etcetera. Nadere toelichting 1 op kosten: Digikoppeling is een middel om digitaal gegevens uit wisselen en heeft daarbij op zichzelf geen waarde voor een organisatie. Het nut wordt bepaald door de voorziening waarmee wordt gekoppeld. Digikoppeling is een belangrijke schakel binnen het Stelsel van Basisregistraties maar wordt ook geïmplementeerd in combinatie met andere NUPbouwstenen (bijvoorbeeld MijnOverheid) of andere voorzieningen (bijvoorbeeld OLO). De kosten van Digikoppeling zijn maar voor een deel afhankelijk van Digikoppeling zelf. Het is vooral de voorziening waarmee wordt gekoppeld en de wijze waarop, die de totale kosten bepalen. Belangrijk is om vast te stellen dat de kosten voor de implementatie en het beheer van Digikoppeling in principe eenmalig is. De Digikoppeling implementatie kan immers gebruikt worden om alle gegevensuitwisseling binnen het Stelsel van Basisregistraties te realiseren en tegelijkertijd die met andere NUP-bouwstenen en voorzieningen. Wat zijn de baten? De baten zijn in principe kwalitatief van aard. Om aan te sluiten op de diverse Basisregistraties en Landelijke Voorzieningen is Digikoppeling zelfs randvoorwaardelijk zoals bij de LV WOZ. De voordelen van Digikoppeling worden toegelicht in hoofdstuk 3 van het document Wat is Digikoppeling? in de aansluitkit. Nadere toelichting 2 op baten: Het eenmalig implementeren en beheren van een Digikoppeling voorziening in plaats van bijvoorbeeld tien keer een koppeling implementeren en beheren binnen het stelsel, kan gezien worden als een belangrijke baat van Digikoppeling door de verminderde kosten van implementatie en beheer. De baten van een online berichtuitwisseling hangt sterk af van de voorziening waarop wordt aangesloten (stelsel Basisregistraties, OLO, MijnOverheid, etc.) en de wijze waarop de koppeling plaatsvindt (koppeling OLO met het eigen zaaksysteem of bijvoorbeeld koppeling met de BAG op basis van Digilevering). Hier geldt ook dat er bruikbare business cases moeten worden gemaakt die de invoering van Digikoppeling positief zouden beïnvloeden. Argumenten voor business case vanuit financieel optiek: In de markt zijn al open source oplossingen vanaf 2500,- beschikbaar. Eenmalige kosten implementatie Digikoppeling jaren sterk zijn gedaald. Door Digikoppeling per koppeling per jaar 10.000 wordt bespaard. Een gemeente informatie uit 13 Basisregistraties gebruikt. 1 Bron: KINGgemeenten, impactanalyse Digikoppeling, versie 1.0, d.d. 27-06-2012. Zie: https://new.kinggemeenten.nl. 2 Bron: KINGgemeenten, impactanalyse Digikoppeling, versie 1.0, d.d. 27-06-2012. Zie: https://new.kinggemeenten.nl. Pagina 5 van 6
De gehele overheid 8.385 koppelvlakken heeft. Geen eigen administratie meer onderhouden en controleren. Uniform en efficiënt terugmeld- en leverproces. Digikoppeling is ook voor de Wabo, OLO, E-f, DI, MO & Inspectieviews. Geen ontwikkelkosten door benutten generieke voorzieningen. Argumenten voor business case vanuit kwaliteitsoptiek: De kwaliteit van dienstverlening stijgt door verbeterde informatiehuishouding. Focus: een afnemer kan zich richten op haar kerntaken. Opsporen van fraude wordt gemakkelijker. De administratieve lastendruk wordt lager. Bron: ICTU, KING en Logius, presentatie Een werkend stelsel met behulp van de Digivoorzieningen, 2012. Wat zijn belangrijke risico s? Denk bijvoorbeeld aan de doorlooptijd van het implementatietraject. Welke randvoorwaarden zijn er? Bijvoorbeeld geen tussentijdse wijzigingen in de ICT infrastructuur met invloed op het implementatietraject van Digikoppeling. In hoeverre past de business case in de organisatiestrategie? Betreft het afstemmen van de business case op de organisatiedoelstellingen en strategie. 2.3 Voordelen Digikoppeling op macro niveau. Digikoppeling heeft ook op landelijke (macro) niveau voordelen. PriceWaterhouseCoopers (PWC) heeft in opdracht van Stichting ICTU een business case opgesteld om dit inzichtelijk te maken. Het rapport geeft een onderbouwing van het landelijk gebruik van Digikoppeling in plaats van het steeds opnieuw ontwikkelen van koppelingen van alle overheidsorganisaties met landelijke voorzieningen en registraties. Het onderzoek van PWC is kwalitatief. De focus is gelegd op de ontwikkelingen die de grootte van investeringen en baten bepalen. Interessant is de uitwerking van consequenties van aansluiten voor de individuele organisatie. Het rapport heet: Effecten van het aansluiten op het stelsel voor de individuele afnemer van PriceWaterhouseCoopers (PWC, 23 april 2010, referentie: 2010-0882/ADB/tb/ms/wb). Interessante delen van het rapport zijn: Hoofdstuk 1: Managementsamenvatting. Hoofdstuk 3: Consequenties van aansluiten voor de individuele organisatie. Pagina 6 van 6