C A S E B E LG O S U C Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri Dé referentie op de markt als het gaat over ERP voor KMO SPHINX-IT Rijksweg 95A 9870 Machelen t. 09 386 33 00 f. 09 386 95 46 Av. Léon Champagne 2 1480 Saintes t. 02 391 45 48 f. 02 390 93 86 www.sphinx-it.be info@sphinx-it.be
B E LG OS U C Belgosuc Belgosuc is een op en top Belgisch bedrijf dat het levenslicht zag in 1990. Zoals de naam al laat vermoeden is Belgosuc actief in de suikersector en leggen ze zich toe op de productie van halffabrikaten: sacharose, fructose en glucose worden verwerkt en vermengd tot stropen en pasta s die gebruikt worden als natuurlijk zoetmiddel voor voedingsproducten (zoals koekjes, pralines, dranken, ijs, gebakjes etc). De helft van de klanten is Belgisch, de andere helft van de producten worden geleverd in Europa. Belgosuc probeert jaarlijks verder te groeien door mee te denken met haar klanten en slaagt er in om flexibel om te gaan met hun vragen. Zo kan Belgosuc suikerspecialiteiten leveren waarbij rekening gehouden werd met het eindproduct van de klant en diens wijze van produceren. Bij Belgosuc wordt op vlak van software al jaren gewerkt met verschillende producten van SPHINX-IT. Tijd dus voor een gesprek met Dhr. Paul Vanbelle, zaakvoerder. Dankzij het systeem kun je eigenlijk je werk beter structureren en slimmer organiseren, waardoor je klaar bent om te groeien. Dhr. Paul Vanbelle, zaakvoerder Belgosuc 2
BELGOSUC Software. Paul Vanbelle: Vanaf het prille begin hebben we natuurlijk altijd een softwarepakket gehad om de boekhouding te doen. Door de jaren heen veranderde dat pakket soms omdat het moest meegroeien met het aantal gebruikers. Andere processen, zoals de productie en de ontwikkeling, dat deden we op papier en via Excel. Er bestond eigenlijk ook nog niet echt specifieke bedrijfssoftware voor onze sector. Wat er dus gebeurde was het volgende: een bestelling kwam binnen, en werd geboekt. De verdere afwikkeling van de bestelling was een gebeuren buiten deze software en werd geregistreerd op allerlei documenten en bestanden op PC s van diverse gebruikers. Eens de bestelling was uitgeleverd, kwam die informatie weer in ons softwarepakket terecht, onder de vorm van een leveringsbon en factuur. SPHINX-IT: En hoe zijn jullie dan bij SPHINX-IT terecht gekomen? Paul Vanbelle: In 2005 bezochten wij een beurs waar jullie ook stonden en een bedrijfsoplossing boden voor tracering, SPHINXtrace. We werden ondertussen ook geconfronteerd met een aantal wettelijke verplichtingen omtrent tracering en bijhouden van lotnummers. Voordien wisten we intern wel welke inkomende levering gebruikt werd voor welke productiebatch, maar eens het order was uitgeleverd werden de producten niet verder getraceerd. SPHINXtrace bood daar eigenlijk op vrij korte termijn een goede oplossing voor, onder andere doordat er met scanners kon gewerkt worden die op heftrucks gemonteerd werden. In de eerste fase hebben we ons dus vooral geconcentreerd op de externe tracering: welke klant ontving welke lotnummers van afgewerkte producten. De implementatie was voor ons ook een eerste test met een externe IT-leverancier. Daarvoor hadden we al iedere keer een pakket gekocht, dat werd geleverd en dat was het dan. En ik moet zeggen dat die eerste test in feit goed is verlopen. De implementatie was voor ons ook een eerste test met een externe IT-leverancier. En ik moet zeggen dat die eerste test in feit goed is verlopen SPHINX-IT: Maar jullie wilden meer? Paul Vanbelle: Ja, uiteindelijk wilde ik natuurlijk de registratie van gegevens van de productie en het laboratorium ook centraliseren en automatiseren. Wat ik wel al had geleerd, is dat je niet mag verwachten dat nieuwe software al je problemen zal oplossen. Je moet in feite al voordien al goed nagedacht hebben over hoe je de verschillende processen wil laten verlopen, hoe één en ander logischerwijze in elkaar zit en hoe de zaken op elkaar volgen. Dat zal de software niet voor jou doen. Je moet een systeem hebben en de software is een middel om dat systeem te laten werken. 3
BELGOSUC SPHINX-IT: En hoe hebben jullie dat aangepakt? Paul Vanbelle: Wel, ik ben eigenlijk begonnen met de productie, van de receptie van grondstoffen tot afgewerkt product, in kaart te brengen en in vaste procedures te gieten. Hoe ging het vroeger? Op basis van het bestelde product en de klant die het bestelde kon worden afgeleid hoe het product diende te worden geproduceerd en verpakt. Die kennis zat allemaal in de hoofden van de medewerkers, en dat werkte natuurlijk in het begin. Dit werd allemaal vervangen door unieke productreferenties waaraan alle variabelen (zowel producttechnisch en naar verpakking toe) werden gekoppeld. Ik heb dus eigenlijk veel tijd gestoken in de voorbereiding, en ervoor gezorgd dat het hele productieproces gedocumenteerd was en logisch kon verlopen. De reden daarvoor was dat dan toch konden blijven verder werken met SPHINXtrace omdat er door SPHINX-IT een koppeling kon gemaakt worden tussen de twee programma s. SPHINX-IT: Jullie hebben dus gekozen voor een gefaseerde aanpak. Paul Vanbelle: Inderdaad, daar komt het in de praktijk wel op neer. Nadat ik de hele oefening had gemaakt om de productie- en de laboprocessen te optimaliseren en via SPHINXtrace te laten verlopen, was het tijd om de administratieve en boekhoudkundige processen ook te beter te stroomlijnen. Op 1 januari 2012 zijn we dan voor dat gedeelte dan overgeschakeld op Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri, omdat we zo konden blijven verder werken met SPHINXtrace. SPHINX-IT maakte namelijk een koppeling tussen Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri en SPHINXtrace. 4
B E LG OS U C SPHINX-IT: En wat zijn nu de voordelen die jullie ervaren tijdens het werken? Paul Vanbelle: Om te beginnen: de beschikbare informatie over klanten, bestellingen en producten is eindelijk gecentraliseerd en toegankelijk voor iedereen die deze nodig heeft. De informatie is beschikbaar en iedereen vertrekt van dezelfde basis. Bovendien is Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri voldoende flexibel en uitgebreid om te voldoen aan de bijzonderheden van onze sector, zoals de omrekening van de verschillende maateenheden en de prijs ervan. En daarnaast zijn we ook erg te spreken over de verschillende uitbreidingsmogelijkheden die de combinatie van SPHINXtrace en Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri biedt. In een volgende fase staan het voorraadbeheer van afgewerkte producten en een opvolgingssysteem voor de waarborgverpakkingen nog op het programma. SPHINX-IT: Hebben jullie het gevoel dat jullie sneller kunnen werken? Paul Vanbelle: Sneller werken is veel gezegd, je moet het eigenlijk anders zien: er wordt nu met hetzelfde aantal mensen veel meer geregistreerd dan vroeger en alle dubbele registraties werden geëlimineerd. Dezelfde informatie verzamelen volgens het oude systeem had zeker een aangroei van het aantal werknemers noodzakelijk gemaakt. Dankzij het systeem kun je eigenlijk je werk beter structureren en slimmer organiseren Dankzij het systeem kun je eigenlijk je werk beter structureren en slimmer organiseren, waardoor je klaar bent om te groeien. Dat hebben wij hier bij Belgosuc aan den lijve ondervonden! Bedrijf: Belgosuc Uitdaging: Volledige traceerbaarheid - informatie centraal beschikbaar stellen. Oplossing: Maatoplossing SPHINXtrace gecombineerd met Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri Meer weten? U wil graag een demo van Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri? Mail naar info@sphinx-it.be of bel naar 09/386.33.00 voor een afspraak! 5