Bijlage 1 Handleiding declareren Fysiotherapie 2016/2017 Doel van deze handleiding is een overzicht te geven van alle relevante informatie over het declareren door gecontracteerde fysiotherapeuten bij Menzis COA Administratie
INHOUDSOPGAVE 1. Postadres en telefoonnummers 3 2. Algemene afhandeling van schaderegels door MCA 3 3. UZOVI code 3 4. Betalingstermijn 3 Declareren via VECOZO 5. Declaratie 3 Declareren per individuele zorgaanbieder Declareren per praktijkcode Indicatie betaling aan Aanlevertermijn declaraties Declaratieperiode Beëindiging van de inschrijving RZA met terugwerkende kracht 6. Afrekenspecificatie 4 Uitval bij declaratie 7. Correcties 5 8. Waarneming 5 9. Eenmalig onderzoek 5 10. Wijzigen betaalgegevens 5 11. Declareren in chronologische volgorde 6 Afwijzing bij niet-chronologische volgorde 12. Indicatiecodes 6 13. Verrichtingencodes Zorgaanbieder 7 14. VECOZO 7 Menzis COA Administratie B.V. KvK 09189342 2
1. POSTADRES EN TELEFOONNUMMERS De postadressen en telefoonnummers kunt u raadplegen op www.rzasielzoekers.nl onder Contact. 2. ALGEMENE AFHANDELING VAN SCHADEREGELS DOOR MCA - Voordat de zorgaanbieder de declaratie indient heeft hij/zij het recht van de asielzoeker op zorg voor rekening van MCA nogmaals gecontroleerd via de Controle op Verzekeringsrecht (COV) module van VECOZO (zie artikel 7 Algemene Inkoopvoorwaarden Zorg Menzis COA Administratie B.V. 2016); - De zorgaanbieder levert het declaratiebestand aan conform de geldende Vektis Externe Integratie (EI) standaarden. (zie artikel 12 lid 5 Algemene Inkoopvoorwaarden Zorg Menzis COA Administratie B.V. 2016). - Alle correct aangeleverde schaderegels worden verwerkt en uitbetaald door MCA indien ze voor vergoeding in aanmerking komen. Alle foutief aangeleverde schaderegels worden niet gecorrigeerd en daarmee niet verwerkt en niet uitbetaald door MCA (zie artikel 12 lid 8 Algemene Inkoopvoorwaarden Zorg Menzis COA Administratie B.V. 2016); - De zorgaanbieder dient voor chronische declaraties de laatste versie van Bijlage 1 van de RZA te controleren of de declaratie met een chronische CSI terecht zijn; - MCA vergoedt de zorg die de asielzoeker bij de zorgaanbieder genoten heeft volgens de voorwaarden van de RZA. Declaraties die niet voor vergoeding in aanmerking komen, worden aan de zorgaanbieder geretourneerd; - Voor de declaratieregels die niet aan de voorwaarden van de RZA voldoen, kunt u een nota naar de asielzoeker sturen. Hiervoor mag alleen het gecontracteerde tarief bij de asielzoeker in rekening gebracht worden. U kunt alleen een nota rechtstreeks bij de asielzoeker in rekening brengen wanneer u de asielzoeker voorafgaand aan de behandeling duidelijk heeft gemaakt dat deze behandeling niet voor vergoeding vanuit de RZA in aanmerking komt. (zie artikel 8 lid 1 en 4 Algemene Inkoopvoorwaarden Zorg Menzis COA Administratie B.V. 2016). We willen hierbij wel opmerken dat asielzoekers meestal niet de middelen hebben om de kosten zelf te betalen. We adviseren u daarom de nota vooraf te laten betalen. 3. UZOVI CODE Schaderegels moeten met de juiste UZOVIcode worden ingediend. UZOVIcode MCA: 2650 4. BETALINGSTERMIJN De declaratie wordt minimaal tweewekelijks of maandelijks ingediend, betrekking hebbend op de voorafgaande twee weken of maand. Per zorgaanbieder mag één bestand met debetregels per twee weken of per maand worden ingediend. Dagelijks declaraties indienen is niet toegestaan. - Declareren via VECOZO Betaling vindt plaats binnen 30 dagen nadat MCA de declaratie via VECOZO heeft ontvangen. Deze termijn is niet van toepassing als de declaratie niet conform de eisen van de overeenkomst en deze bijlage wordt aangeleverd. De zorgaanbieder ontvangt de afrekenspecificatie voorafgaand aan de betaling door MCA. 5. DECLARATIE Om te voorkomen dat een declaratie vanwege technische fouten uitvalt, kunt u gebruik maken van de volgende mogelijkheid. In het controleportaal van VECOZO kunt u uw declaratiebestand valideren zonder deze automatisch door te sturen naar MCA. Door van deze mogelijkheid gebruik te maken zal er minder uitval zijn en dus kan uw declaratie sneller verwerkt worden. Bij de declaratie moeten de met MCA overeengekomen tarieven in de drie hierna genoemde rubrieken worden gevuld. Rubriek 0428 = tarief van de individuele prestatie. Hier moet u het bedrag zoals afgesproken in de overeenkomst invullen. Menzis COA Administratie B.V. KvK 09189342 3
Rubriek 0429 = tarief berekend bedrag. Hier moet u het bedrag zoals afgesproken in de overeenkomst invullen. Rubriek 0432 = declaratiebedrag het deel van het berekende bedrag dat de zorgaanbieder daadwerkelijk in rekening brengt. Hier moet u het bedrag zoals afgesproken in de overeenkomst invullen. - Declareren per individuele zorgaanbieder De declaratie moet per zorgaanbieder, ongeacht loondienstverband of contractant, worden ingediend. Dit houdt in dat op de declaratie het zorgaanbiedernummer van de uitvoeringsverantwoordelijke therapeut ingevuld moet worden bij de rubriek declarant (rubriek 0110). In rubriek zorgaanbieder (rubriek 0422) kunt u het zorgaanbiedernummer van (dezelfde) behandelaar vermelden. - Declareren per praktijkcode Als de zorgaanbieder werkzaam is in meer dan 1 praktijk, moet per praktijk(code) apart gedeclareerd worden. - Indicatie betaling aan Indien de ingediende declaratie betaald moet worden aan de praktijk vult u rubriek 0113 met 03. Wenst u betaling aan de zorgaanbieder dan moet rubriek 0113 gevuld worden met 02. Is rubriek 0110 gevuld met de AGB zorgverlenercode van een loondienstmedewerker dan kan er niet gekozen worden voor betaling aan de zorgaanbieder en moet rubriek 0113 gevuld worden met 03. - Aanlevertermijn declaraties Declaraties worden minimaal tweewekelijks of maandelijks aangeleverd. Declaraties die bij MCA binnenkomen meer dan een jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de zorg is geleverd, komen niet meer voor betaling in aanmerking, tenzij de zorgaanbieder kan aantonen dat er sprake is van overmacht (zie artikel 14 lid 2d Algemene Inkoopvoorwaarden Zorg Menzis COA Administratie B.V. 2016). - Declaratie periode In het voorlooprecord van de declaratie kunt u een declaratieperiode aangeven. Deze periode mag nooit een datum in de toekomst bevatten. De dagtekening factuur moet óp of ná de einddatum van de declaratieperiode vallen. - Beëindiging van de inschrijving RZA met terugwerkende kracht Als de inschrijving van een asielzoeker bij de RZA is beëindigd met terugwerkende kracht en de zorgaanbieder zich voorafgaand heeft overtuigd van het recht van de asielzoeker op zorg voor rekening van MCA (gecontroleerd via de COV module van VECOZO) dan neemt MCA het debiteurenrisico over voor de tussenliggende periode van de datum van beëindiging van de inschrijving bij de RZA tot de verwerkingsdatum. 6. AFREKENSPECIFICATIE De afrekenspecificatie ontvangt u voorafgaand aan de betaling. U ontvangt de elektronische retourinformatie als pdf bestand en als Vektis bestand via VECOZO. - Uitval bij declaratie. Bij declaratie komt uitval van schaderegels voor als de Vektis standaard niet volledig juist is toegepast. Op uw afrekenspecificatie wordt aangegeven wat er aan de declaratie onjuist was. Daarna kunt u de gecorrigeerde schaderegels voorafgaand aan de nieuwe declaraties opnieuw indienen. De items waarin mogelijke onjuistheden zitten zijn: Verzekerdennummer = het zorgpasnummer van de asielzoeker. Voor de onderlinge gegevensuitwisseling tussen MCA en de zorgaanbieder is het zorgpasnummer leidend. De meeste asielzoekers hebben geen Burger Service Nummer, u dient het zorgpasnummer dus altijd in te vullen. BSN = het Burger Service Nummer van de asielzoeker. Indien dit nummer niet bekend is en het zorgpasnummer wel moet u hier 9 keer een 9 invullen. Geboortedatum = de geboortedatum van de asielzoeker (YYYYMMDD). Menzis COA Administratie B.V. KvK 09189342 4
Patiënt identificatie = een door de Zorgaanbieder zelf vastgesteld nummer waarmee de asielzoeker wordt geregistreerd. Verwijsdatum = datum waarop de asielzoeker verwezen is (YYYYMMDD). Verwijzer/specialisme = hier vult u de zorgverlenersoort van de verwijzer, gevolgd door het 6-cijferige zorgverlenernummer van de desbetreffende verwijzer. Indien dit laatste nummer uit minder dan 6 cijfers bestaat moet het nummer aan de voorkant worden opgevuld met nullen. Let op! Hier kunt u geen praktijkcode vullen van de verwijzer. Is de verwijzercode niet bekend dan, moet u in rubriek 0426 de 4-cijferige code bij specialisme invullen en in rubriek 0425 moeten 8 nullen vullen. Diagnosecode = is de diagnosecode passend bij de verwijzing. Code indicatie = code indicatie 1 tot en met 10. Behandelend zorgaanbieder = vrijgevestigde, de eerste twee posities zijn 04 voor (rubriek 0110) zorgaanbieder gevolgd door het zorgaanbiedernummer dat uit 6 cijfers moet bestaan. Indien het zorgaanbiedernummer uit minder dan 6 cijfers bestaat moet het nummer aan de voorkant met nullen opgevuld worden. Verrichting = dit zijn de verrichtingcodes zoals die door Vektis zijn aangegeven. Datum zitting = hier moet de datum van zitting ingevuld worden (YYYYMMDD). Indicatie ongeval = indicatie ongeval, hier moet een N(ee), een J(a) of een O(bekend) ingevuld worden. Bedrag declaratie = het voor die zitting te declareren bedrag. 7. CORRECTIES Correcties van declaraties moet u vóór (en bij voorkeur apart van) een volgende declaratie digitaal indienen. 8. WAARNEMING Bij waarneming moet gedeclareerd worden op naam van de zorgaanbieder voor wie wordt waargenomen. 9. EENMALIG ONDERZOEK Het overeengekomen tarief voor een consult fysiotherapeutisch onderzoek kan in rekening worden gebracht als aan twee voorwaarden wordt voldaan: - er moet sprake zijn van een schriftelijk verzoek van de verwijzer; - er moet sprake zijn van een schriftelijke rapportage aan de verwijzer. - Als u na het onderzoek adviseert dat behandeling gewenst is, moet u de bijbehorende 4-cijferige diagnosecode invullen. - Als u na het onderzoek adviseert dat behandeling niet zinvol is, moet u als diagnosecode 4 nullen invoeren. 10. WIJZIGEN BETAALGEGEVENS Het wijzigen van betaalgegevens (bijv. tenaamstelling, bankrekeningnummer etc.) moet los van de declaratie, schriftelijk, worden gemeld. Hiervoor kunt u gebruik maken van het Wijzigingsformulier financieel nummer. Deze kunt u vinden op onze website: www.rzasielzoekers.nl. Op het formulier staat aangegeven hoe u het formulier naar ons kunt opsturen. Menzis COA Administratie B.V. KvK 09189342 5
11. DECLAREREN IN CHRONOLOGISCHE VOLGORDE Declaraties en daarnaast de declaratieregels moeten in chronologische volgorde op behandeldatum worden gedeclareerd. Vooral bij de volgende situaties is dat van belang: Indicatiecode 8 en indicatiecode 1 U moet eerst de eerste 20 zittingen (indicatiecode 8) declareren. Pas daarna de 21e en volgende zittingen (indicatiecode 1). Dit zorgt ervoor dat we de declaraties sneller kunnen verwerken en dat u minder nawerk van de declaraties heeft. Indicatiecode 8 geldt uitsluitend voor de eerste 20 zittingen bij aandoeningen beschreven in Bijlage 1 van de RZA én indien de asielzoeker 18 jaar of ouder is. Chronische indicatie voor een beperkte periode Voor alle asielzoekers (jonger dan 18 jaar en 18 jaar en ouder) geldt het volgende. U moet in chronologische volgorde declareren. Dit is noodzakelijk, omdat we vanuit de eerst gedeclareerde datum de begin- en einddatum voor de beperkte periode bepalen. Niet chronische indicatie bij kinderen. Indicatiecodes 3, 4 en 5 Voor asielzoekers jonger dan 18 jaar geldt het volgende: U moet in chronologische volgorde declareren. Dit is noodzakelijk om de telling van 18 zittingen goed uit te voeren. Afwijzing bij niet-chronologische volgorde Worden de declaraties en declaratieregels niet in chronologische volgorde aangeleverd? Dan moeten we de declaraties en declaratieregels afwijzen. Ook moet u alle uitgekeerde declaratieregels die u niet in chronologische volgorde heeft aangeleverd naar ons crediteren. Dit geldt voor alle declaratieregels van de asielzoeker waarbij niet in chronologische volgorde is gedeclareerd en waarbij dezelfde diagnosecode is gebruikt. 12. INDICATIECODES Volgens het rapport Externe Integratie is het vermelden van de indicatiecodes op de declaratie verplicht. Indicatiecode 1: Met uitzondering van de eerste 20 zittingen voor patiënten van 18 jaar en ouder (zie indicatiecode 8) moet indicatiecode 1 gebruikt worden voor alle zittingen reguliere fysiotherapie, kinderfysiotherapie, manuele therapie, oedeemtherapie, bekkentherapie en/of groepszittingen die een indicatie hebben zoals beschreven in Bijlage 1 van de RZA. Indicatiecode 3: Uitsluitend te gebruiken bij asielzoekers tot 18 jaar voor maximaal 18 zittingen van aandoeningen niet behorend tot aandoeningen beschreven in Bijlage 1 van de RZA. Dit geldt voor zittingen reguliere fysiotherapie, manuele therapie, oedeemtherapie, bekkentherapie en groepszitting(en) (dus geen kinderfysiotherapie) én voor de eerste 18 zittingen na de periode(s) zoals beschreven in Bijlage 1 van de RZA. Indicatiecode 4: Eerste 9 zittingen kinderfysiotherapie van aandoeningen niet behorende tot aandoeningen beschreven in Bijlage 1 van de RZA. Indicatiecode 4 moet ook gebruikt worden voor de eerste 9 kinderfysiotherapie zittingen na de periode(s) genoemd in Bijlage 1 van de RZA. Indicatiecode 5: Tweede serie 9 zittingen kinderfysiotherapie. Na voltooiing van indicatiecode 4. Indicatiecode 8: Uitsluitend voor de eerste 20 zittingen bij aandoeningen beschreven in Bijlage 1 van de RZA én indien de asielzoeker 18 jaar of ouder is. Pas vanaf de 21 e zitting mag u op indicatiecode 1 declareren. Voor een juiste afhandeling van de declaraties is het van belang dat u in chronologische volgorde declareert. In het vorige hoofdstuk kunt u meer lezen over declareren in chronologische volgorde. Indicatiecode 9: Niet van toepassing voor de Regeling Zorg Asielzoekers. Menzis COA Administratie B.V. KvK 09189342 6
Indicatiecode 10: U kunt de zittingen voor patiënten met urine-incontinentie declareren met diagnosecode 6486, indicatiecode 10 en de verrichtingsnummers 1600, 1601 en 1602. De patiënt heeft eenmalig in zijn of haar leven recht op deze vergoeding uit de RZA. 13. VERRICHTINGENCODES ZORGAANBIEDER Verrichtingencodes moeten, conform het rapport Externe Integratie, op de declaratie vermeld worden om de soort zitting te kunnen indelen. 14. VECOZO Ter uitvoering van de onderhavige overeenkomst zal VECOZO, namens MCA, technische controles (N1-N5) uitvoeren zoals beschreven in de Registratie Bedrijfs en Controleregels (RBC) bij de betreffende EI-standaard. Indien blijkt dat het declaratiebestand niet geheel voldoet aan deze technische specificaties zal VECOZO het gehele bestand retourneren. In het bijgevoegde retourbericht staan de geconstateerde fout(en) beschreven. Voor meer informatie omtrent het declareren via VECOZO verwijzen wij u naar de website www.vecozo.nl Hier wordt beschreven hoe VECOZO werkt en hoe u in aanmerking kunt komen voor het declareren via VECOZO. Menzis COA Administratie B.V. KvK 09189342 7