Notulen van de vergadering van de Raad van Toezicht van Stichting Pro Senectute, gehouden op locatie Centraal Bureau in Amsterdam 6 mei 2013. Aanwezig Raad De heer mr. K.E.J. Dijk (voorzitter), mevrouw H.W. Henny-van Hoytema,, van Toezicht: mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, mevrouw mr. J.Ch. Koster- Vaags,, de heer J.M.J. Collette, de heer drs. J.J.M. Vijverberg,, de heer B.J.H.S. Feilzer, de heer drs. R.J. Meuter, mevrouw Th.A.M. van den Heuvel-Plesman Tevens aanwezig: De heer S.W.G. Magielse MHA, de heer R. van Nijendaal. Mevrouw M. Septer en de heer C. Bruin, beiden van PwC. Afwezig: De heer W.A. Veenhoven, de heer C.A.M. de Boo Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: Definitief 1. Opening De vergadering start om 15.30 uur. Bij agendapunt 2a. zijn de heren Magielse en Van Nijendaal niet aanwezig evenals mevrouw Broer. De heer Magielse en mevrouw Broer sluiten om 15.50 uur bij de vergadering aan. De voorzitter, de heer Dijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Voordat met de agenda begonnen wordt, wil de heer Magielse aan de orde brengen dat hij een brief van het zorgkantoor Agis/Achmea heeft ontvangen. Het zorgkantoor gaat verder met zijn beleid dan het zorgakkoord. De brief wordt toegelicht en uitgedeeld. Het zorgkantoor wil sneller transitie en ook afbouwen zwaardere zzp zonder functie behandeling. Bij ons maar ook andere zorginstellingen leidde dit tot veel commotie. Actiz neemt contact op met de staatssecretaris. De heer Magielse heeft op 8 mei aanstaande een afspraak met het zorgkantoor. Per locaties wil hij kijken hoe de kansen liggen. PS heeft een plan ontwikkeld om in SH wonen en thuiszorg te leveren. Mevrouw Van den Heuvel vraagt of alleen Achmea zo reageert. De heer Magielse antwoordt dat in andere regio s andere mogelijkheden zijn, omdat daar andere zorgkantoren zijn. De heer Dijk vindt dat alle investeringsplannen in de ijskast moeten worden gezet totdat duidelijk is wat het zorgkantoor gaat doen. De heer Magielse zal een meerjarenbegroting met diverse scenario s opstellen. 2. Gezamenlijke punten 2a. Evaluatie voorzitter Raad van Bestuur 2b. Jaarcijfers 2012 + bestuursverslagen De heer Meuter wil afstemmen welke jaarrekeningen 2012 besproken worden in de ALV. Hijzelf geeft de voorkeur aan de enkelvoudige jaarrekening van de Vereniging en de jaarrekening van de Vastgoed B.V. omdat je dan een goede vergelijking hebt met voorgaande jaren. 1
Om 16.00 uur sluiten de heer Van Nijendaal en mevrouw Septer en de heer Bruin zich bij de vergadering aan. Twee laatst genoemden zijn van PwC. De heer Magielse licht de jaarrekening 2012 van de Stichting toe. De cijfers van de kwaliteitsgelden (PVV gelden) die verkeerd waren geboekt, staan correct in 2012 verwerkt. De betaling aan de belastingdienst is afgenomen van 1 ton naar 40.000. De eindafrekening van de renovatie van Oranjestein leverde een klein positief bedrag op. Dit bedrag is ten gunste van de stichting opgenomen voor dekking van de kosten voor verhuizing van Oranjestein. De heer Dijk vraagt wat er met de plusgelden van 2 ton is gebeurd. Is dit duidelijk? De heer Magielse bevestigt dat dit duidelijk is en specificaties zijn beschikbaar. De heer Dijk vraagt of PwC nog punten heeft. De heer Bruin antwoordt dat er alleen nog een aantal tekstuele aanpassingen is. De heer Vijverberg merkt op dat in de auditcommissie een en ander is besproken. Naderhand gekeken of afspraken zijn nagekomen, is gebeurd. De heer Magielse geeft aan dat voor de Vastgoed B.V. de herwaardering is nagekeken en akkoord bevonden. De heer Dijk geeft aan dat alle verslagen kunnen worden vastgesteld. Het betreft de geconsolideerde jaarrekening 2012, de enkelvoudige jaarrekening 2012 van de Stichting en de jaarrekening 2012 van de Vastgoed B.V.. Het accountantsverslag van PwC wordt besproken. Mevrouw Septer geeft aan dat de vordering van de belastingdienst (WGA premies) kleiner is geworden. Onzeker is nog of het reparatieverzoek aan de NZa inzake onderbezetting 2009 Spaar en Hout vergoed wordt. Mevrouw Van den Heuvel heeft een vraag over Toegang tot programma s en data op pagina 14. Zij vraagt of dit onder de commissie kwaliteit en veiligheid valt. De heer Magielse antwoordt dat er een overlap is tussen de auditcommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid. Dit heeft nadrukkelijk de aandacht. Met name het elektronisch cliënten dossier (ECD). De heer Collette vraagt PwC hoe PwC er naar kijkt of PS goed is voorbereid op de toekomst. Mevrouw Septer antwoordt dat de wereld ontzettend in beweging is. PS loopt goed en voorop op andere stichtingen wat betreft vastgoed. De plusfunctie is een voordeel. Verder heeft PS markttechnisch mooie locaties. De heer Bruin vult aan dat PS ook de woonlocaties heeft, wat andere stichtingen niet hebben. De heer Dijk vraagt PwC hoe PS het, los van anderen in Nederland, het doet. De heer Bruin: Leg het accountantsverslag van vorig jaar naast die van dit jaar. Een aantal punten uit het verslag van vorig jaar zijn opgepakt, maar hij adviseert PS dit in de gaten te houden. Op zzp s is onvoldoende sturing gegeven, probeer komend jaar hier grip op te krijgen. PS zit helaas nog in de hoek waar ze liever niet wil zitten. Mevrouw Koster heeft een vraag over de grafiek 3.4 op pagina 13. In de laatste twee maanden van 2012 is er een flinke daling. De heer Bruin antwoordt dat de grafiek aangeeft hoe het in de cijfers zit. December is negatief beïnvloed door verkeerde interpretatie van de kwaliteitscijfers (PVV gelden). De heer Meuter vraagt naar de doorloopsnelheid van onze bewoners. De heer Magielse antwoordt dat de mutatiesnelheid fors is toegenomen. De gemiddelde 2
verblijfsduur is ongeveer 1 jaar. Daar horen ook mensen bij die kort blijven (vakantieperiode, herstel ziekte). De heer Meuter vraagt of het klopt dat er overproductie wordt gedraaid. De heer Magielse bevestigt dat dit gebeurd. Mevrouw Koster vraagt of het getal bij aantal FTE in de tabel over formatie klopt. Dit is niet het geval en zal worden aangepast. De heer Meuter merkt op dat het stuk op vandaag gedagtekend wordt. Hij vindt het stuk redelijk neutraal en vraagt of het verhaal van vandaag er niet in moet worden opgenomen. De heer Dijk is het met hem eens. De heer Collette stelt voor een schets te maken van de externe ontwikkelingen en hoe PS hierop inspeelt. De heer Dijk merkt op dat de heer Magielse op 8 mei aanstaande een gesprek heeft met het zorgkantoor. Hij stelt voor dat de heer Magielse dat meeneemt in dit document. Met name in het verslag van de Vereniging. De heer Meuter geeft aan dat de leden van de Vereniging alleen over de cijfers van de Vereniging gaan. Hij stelt voor de cijfers van de Vereniging en de Vastgoed B.V. te geven en niet de geconsolideerde. De heer Feilzer is het met de heer Meuter eens, maar geeft aan dat PwC om een geconsolideerde jaarrekening is gevraagd. Mevrouw Septer geeft aan dat bij de ALV de cijfers van de Vereniging en de Vastgoed B.V. kunnen worden gepresenteerd, maar de geconsolideerde jaarrekening wordt gepubliceerd. De verslagen worden vastgesteld. Om 16.30 uur verlaten mevrouw Septer en de heer Bruin de vergadering. De heer Meuter geeft aan dat er een discussie is over het tekenen van de brief van PwC inzake de jaarrekening van de Vereniging. De heer Dijk vraagt dit graag na de vergadering te bespreken. 3 Stichting Pro Senectute 3a Notulen vergadering RvT SPS 18 maart 2013 Er zijn geen tekstuele aanpassingen. Actielijst: Punt 1: Organisatie ontwikkeling: De heer Magielse geeft aan dat dit is gekoppeld aan de brief van de staatssecretaris. Punt 2: Samenstelling klachtencommissie. De heer Magielse wacht op mevrouw Steller voor het geven van een naam. Punt 5: Uitwerking regeerakkoord: Dit is continue aan de orde. Punt 7: Opvolging commissie kennismaking: De heer Dijk geeft aan dat dit in de volgende vergadering wordt besproken. Punt 8: Vaststellen overnamen taken 3 vertrekkende bestuursleden/leden RvT: De heer Collette merkt op dat dit niet op de agenda staat. De heer Dijk geeft aan dat we er via mail op terug komen. De notulen worden vastgesteld. Notulen vergadering RvT SPS 26 maart 2013 Er is een aantal tekstuele aanpassingen. Mevrouw Steller vraagt hoe het zit met de nul-uren contracten. De heer Magielse antwoordt dat de regering (sociaal akkoord) hiervoor beperkingen wil opleggen. Mevrouw Broer vraagt of ze hierop mag reageren. Zij meldt dat volgens de P&O manager bij PS de mensen juist vragen om een nul-uren contract zodat zij de vrijheid hebben en niet vastzitten aan een vast aantal uren per week. 3
Actielijst: zie notulen 18 maart 2013. De notulen worden vastgesteld. 3b Financiën Exploitatiecijfers 1 e kwartaal 2013 De heer Magielse licht de overzichten toe. Er is sprake van overproductie. Aanstaande woensdag bij het gesprek met het zorgkantoor hoort hij meer. De cijfers zijn nog niet meegenomen in het 1 e kwartaal. De verhuur van Zuidkwartier en Hoog Langen blijft achter. In Zuidkwartier zijn recent 2 appartementen verhuurd. Voor Hoog Langen zijn de huren verlaagd. Waalsdorp loopt goed, maar huist langzamer in dan gepland. De zorglocaties doen het goed. In Zuidkwartier zijn 2 appartementen aan expats verhuurd. De heer Dijk vraagt hoeveel appartementen nog over zijn. De heer Magielse antwoordt dat dit er 2 zijn. De heer Magielse verwacht komend jaar dat veel mensen met zzp 3 indicatie naar woonlocaties gaan. Verder verwacht hij ook dat door sluiting van andere instellingen mensen naar PS komen. Mevrouw Steller merkt op dat goede communicatie belangrijk is. De maaltijden en service voor Zuidkwartier kwamen altijd vanuit de Emmahof. De maaltijden komen nu via Spaar en Hout. De heer Magielse antwoordt dat Zuidkwartier geen cliëntenraad heeft, wat de communicatie lastig maakt. De heer Dijk vraagt of we niet kunnen dwingen tot oprichting van een cliëntenraad. De heer Magielse antwoordt dat dit niet mogelijk is. De heer Van Nijendaal stelt voor per maand een afrondende rapportage te maken. 3c Bijlagen Tussentijdse bestuursrapportage ter bespreking Het meeste uit de bestuursrapportage is al besproken volgens de heer Magielse. Hij heeft volgende week een afspraak met de directeur van Elisabeth Otter Knol (EOKS). Het reparatieverzoek aan de NZa loopt nog. De rechtzaak voor Oranjepark over servicekosten loopt nog. De uitspraak wordt door de rechtbank steeds uitgesteld. Er is een nieuwe OR. Wellicht kunnen zij een afspraak met de Raad van Toezicht maken. De leden van de OR hebben weinig inzicht over wat er speelt. Mevrouw Koster vraagt of er een lid van de Raad van Toezicht is die contactpersoon is. De heer Dijk antwoordt dat hij dit is. De heer Magielse stelt voor na de vergadering vast te stellen wie de 2 e persoon wordt. In Wildhoef is een vraag over de tijdelijke huisvesting tijdens de renovatie. Er is onduidelijkheid/ontevredenheid over het feit dat 2 bewoners 1 badkamer en 1 keuken moeten delen. De heer Magielse geeft aan dat de communicatie hierover loopt. De voorzitter van de cliëntenraad Oranjestein bemiddelt met de cliëntenraad Oranjepark. Het gesprek dat de cliëntenraad Oranjepark met de huurcommissie zou hebben, is afgezegd. Via mevrouw Van den Heuvel is een brief ontvangen over een bewoner in Oranjestein betreffende meerdere malen (extern en intern) verhuizen in een korte periode. Mevrouw Van den Heuvel wil de criteria inhuizing en verhuizing aanzetten. De heer Magielse vindt dat iemand zo lang mogelijk moet blijven wonen. Mevrouw Henny merkt op dat als 1 persoon de hele afdeling verstoort, dan deze persoon te laten verhuizen. Organisatie ontwikkeling: Er is een vacature voor hoofd financiële afdeling. 4
3d Auditcommissie De heer Feilzer, voorzitter van deze commissie, geeft aan dat hij niet aanwezig was bij deze vergadering, maar van te voren input had gegeven. De heer Vijverberg merkt op dat het verslag duidelijk weergeeft wat er besproken is. De heer Feilzer geeft aan dat de financiële commissie goed moet nadenken over het beeld van afwaardering. De heer Vijverberg geeft aan dat we een goed onderhoudsplan moeten hebben. De heer Magielse antwoordt dat er een lange termijn onderhoudsplan komt. De rendementsberekening wil hij daarin meenemen. De heer Feilzer merkt op dat in de verslaglegging meer nodig is dan alleen de boekhouding. We moeten een goede beeldvorming creëren. Mevrouw Koster heeft een vraag/opmerking over punt 2 op pagina 1, machtiging huurovereenkomst tussen Vastgoed BV en de Stichting. Zij geeft aan dat er ook een juridische kant is. De heer Dijk antwoordt dat onze huisjurist de overeenkomst heeft opgesteld. De heer Vijverberg geeft aan dat er een gewijzigde concept overeenkomst zou komen, maar die is er nog niet. De heer Dijk geeft aan dat de volgende vergadering de gewijzigde overeenkomst wordt besproken. Het definitief concept moet nog komen en gaat naar de auditcommissie 3e Commissie kwaliteit en veiligheid De heer Collette, voorzitter van deze commissie, licht de notulen toe. Hij geeft aan dat uitvoerig over de kwaliteitsindicatoren is gesproken. Het is belangrijk dat goed naar de vraagstelling moet worden gekeken, want niet juist invullen kan grote gevolgen hebben. Het kwaliteitsysteem van PS is ook besproken. ISO steekt goed in elkaar, het is een systeem waar goed naar de praktijk wordt gekeken. De heer Collette wil de volgende vergadering kwaliteit en veiligheid als agendapunt op de agenda zetten. De heer Magielse merkt op dat hij de verbeterpunten voortvloeiend uit de werkbezoeken van de commissie plus aan de locaties via de commissie kwaliteit en veiligheid laten lopen. De heer Dijk geeft aan dat dit akkoord is. De heer Vijverberg vraagt naar de interim huisvesting WH, dat twee bewoners in 1 appartement komen te wonen. De heer Magielse antwoordt dat de bewoners apart komen te wonen, maar dat twee bewoners de badkamer en keuken delen. De duur van dit traject is ongeveer 1 jaar. 6 Gezamenlijke punten 6a Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Niet van toepassing. 7 Rondvraag en sluiting Mevrouw Koster meldt dat dit ook voor haar de laatste vergadering is bij de VPS/SPS. Zij houdt ook een afscheidswoordje. Mevrouw Steller meldt dat zij een workshop De bestuurder voldoende uitgedaagd bij het Nationaal Register heeft bijgewoond. Een van de punten die zij daar heeft geleerd is dat de moderne bestuurder zich laat zien. 5
Mevrouw Steller vraagt of wij lid zijn van het Nationaal Register. Dat is PS. De heer Dijk bedankt de heer Meuter, mevrouw Van den Heuvel en mevrouw Koster voor hun inzet de afgelopen jaren. De heer Dijk stelt voor in september aanstaande iets gezelligs te gaan doen bij hem thuis. Om 18.30 uur sluit de heer Dijk de vergadering. 6
LIJST VAN ACTIES, AFSPRAKEN EN BESLUITEN RAAD VAN TOEZICHT Nr. datum: actie: door: wanneer: Acties 1. 10-12-2012 Evaluatie regiodirectie wordt gekoppeld aan organisatieontwikkeling B. Magielse Eerste helft 2013 2. 18-04-2011 10-12-2012 Samenstelling klachtencie, i.v.m. aangekondigd vertrek vz en lid Leden RvT doen suggesties aan BM voor kandidaten BM RvT 3. 19-03-2012 Evaluatie accountant B. Magielse, auditcie 4. 07-05-2012 CQ tevredenheidsonderzoeken op intranet plaatsen 5. 28-01-2013 Uitwerking regeerakkoord volgen vergoeding zzp1 en 2 6. 18-3-2013 Datum evaluatie RvT 2013 plannen Eerste helft 2013 Najaar 2013 F.A. Broer Juli 2013 B. Magielse 2013 F.A. Broer Eerste helft 2013 Besluiten (afgelopen 12 maanden) 1. 12-12-2011 Jaarplan en begroting 2012 worden goedgekeurd 2. 7-05-2012 Jaardocument en Jaarrekening 2011 Stichting Pro Senectute worden goedgekeurd. 3. 27-08-2012 Leden bestuur vereniging PS die nu ook lid van RvT zijn, ontvangen per 1 juli 2012 honorering conform huidige regeling voor honorering RvT 4. 27-08-2012 De regeling voor honorering wordt met ingang van 1 januari 2013 aangepast volgens de adviesregeling NVTZ. De honorering per lid bedraagt 7.000 per jaar, voor de voorzitter 10.500. De totale honorering wordt maximaal voor 7 leden (inclusief voorzitter) toegekend. Dit bedrag ( 52.500) wordt over het aantal zittende leden (inclusief voorzitter) verdeeld indien er meer dan 7 leden zijn. 10-12-2012 Een aanvullend besluit is nodig mbt tot de BTW heffing per 1 januari 2013. Is de honorering inclusief of exclusief BTW? De NVTZ komt in voorjaar 2013 met een advies, dit advies wordt afgewacht. 5. 1-10-2012 Risicomanagement komt jaarlijks op de agenda 6. 10-12-2012 Jaarplan en begroting 2013 SPS worden goedgekeurd 7. 10-12-2012 De remuneratiecommissie, auditcommissie en commissie Kwaliteit en Veiligheid zijn ingesteld en de leden zijn benoemd. De reglementen zijn vastgesteld. 8. 10-12-2012 De Raad besluit in verband met artikel 11 h en j van de Stichtingsstatuten, het besluit tot aanvaarding van de offerte van de ABN-AMRO voor een kredietfaciliteit van 17 miljoen goed te keuren en goed te keuren dat de heer Magielse in dit verband de Stichting vertegenwoordigt (i.v.m. tegenstrijdig belang). 7