Veelgestelde vragen zorgtoewijzing Versie 3.0, d.d. maart 2013 Volgnr. Vraag Antwoord Leveringsstatus Wachtlijst 1 Waar kan ik de actiedatum aanpassen en hoe zie ik de aanpassing terug? De actiedatum kan aangepast worden door een zorgtoewijzingnotitie aan te maken op de reguliere zorgeenheid (bijv. de ZZP). Na het verversen van de leveringsstatus wachtlijst wordt de aanpassing zichtbaar. De actiedatum wordt onderstreept als deze is aangepast d.m.v. een zorgtoewijzingsnotitie. Leveringsstatus 2 Is het technisch mogelijk een zorgeenheid volledig in zorg te melden met de leveringsstatus Slapend wachtend (SW)? 3 De cliënt is tevreden met een lagere klasse. Hoe meldt de zorgaanbieder dit? 4 De cliënt is tevreden met een lagere klasse. Hoe ververst de zorgaanbieder naar 12 maanden (SW) of 3 maanden (AW) de houdbaarheidsdatum? Aanvraag aangepaste toewijzing (AAT) Dit is sinds 1-1-2013 AZR 3.1 niet meer aan de orde. In 3.1 is het namelijk een Technische regel 85 die verplicht dat de juiste leveringsstatus gevuld moet worden. Als cliënt een zorgeenheid volledig in zorg heeft kan dus alleen de Leveringsstatus In Zorg meegegeven worden. Als de zorgtoewijzing niet volledig geleverd wordt kan men niet als leveringsstatus in zorg meegeven, maar moet dit AW of SW zijn. Als niet voldaan wordt aan deze regel wordt het bericht afgekeurd en komt niet AZR. In de maz(zen) die eerder als 1-1-2013 zijn aangeleverd kun je nog wel een andere leveringsstatus tegen komen. De zorgaanbieder doet een MAZ voor de lagere klasse en geeft de leveringsstatus SW (Slapend Wachtend). De cliënt blijft met de resterende klasse(s) op de zorgtoewijzingslijst staan. De zorgaanbieder doet bij het verlopen van de houdbaarheidsdatum geen nieuwe MAZ. Met een mutatieformulier overig geeft de zorgaanbieder aan wanneer (welke datum) hij weer contact heeft met de cliënt. De Zorgtoewijzing maakt op de toewijzing een zorgtoewijzingsnotitie aan met als actiedatum de nieuwe contactdatum. De zorgaanbieder kan de nieuwe houdbaarheidsdatum terugzien op zijn zorgtoewijzingslijst. Per 02-04-2013 AZR 3.1.1 zit er geen houdbaarheidsdatum(actiedatum) op de leveringsstatus SW(Slapend Wachtend).
5 Mag de zorgtoewijzing ook een AAT aanmaken? 6 Waar kan ik de inhoud/status van de AAT terugzien? De zorgtoewijzing maakt alleen een AAT aan als er sprake is van een PGB. Bij hoge uitzondering als er via de mail een verzoek komt vanuit Bovenregionaal en als de ZA het niet meer kan vanwege overlappingen in data. Als je de mez selecteert zie je de inhoud van de AAT en de status en evt als de AAT is afgewezen ook de reden van afwijzing. 7 Waar vind ik, als een AAT is afgewezen de reden van afwijzing terug? 8 Waar in AZR is zichtbaar welke zorgtoewijzer de AAT heeft afgehandeld? 9 Nieuwe AAT s komen willekeurig binnen in het overzicht aangevraagde zorgtoewijzingen. 10 Is het in het overzicht aangevraagde zorgtoewijzingen verplicht een begin- en einddatum in te voeren? 11 In het overzicht aangevraagde zorgtoewijzingen is niet zichtbaar welke zorgaanbieder de dossierhouder is en dus de aanvraag doet. 12 Als per vergissing de knop aanvraag afwijzen wordt aangeklikt, dan kan ik niet terug met de knop vorige. Ik krijg In het linkermenu, onder rapportages bij aangevraagde zorgtoewijzingen. Als je hier de status op afgewezen zet en het cliëntnummer invult dan verschijnt de AAT + reden van afwijzing. In de AAT, in de kolom Zorgtoewijzer is zichtbaar welke Zorgtoewijzer de AAT heeft aangemaakt (status AAT Te Beoordelen), dan wel heeft behandeld (status AAT afgewezen of gehonoreerd). Dit klopt. Dit is niet verplicht maar wordt wel aangeraden. Standaard worden alleen de laatste 31 dagen getoond. Als er geen begin- en einddatum wordt ingevoerd dan duurt het oproepen van alle records te lang. Op cliëntniveau (naam, geboortedatum, cliëntnummer etc.) zijn alle aanvragen opvraagbaar. In het overzicht aanvraagde zorgtoewijzingen is alleen zichtbaar aan wie de AAT wordt toegewezen. De dossierhouder kan teruggevonden worden via het cliëntoverzicht in AZR. Als je een willekeurige reden invult en daarna op de knop vorige klikt, dan kom je wel terug in het overzicht aangevraagde zorgtoewijzingen en kan de aanvraag alsnog afgehandeld worden.
dan de melding reden afwijzen is verplicht. 13 Als ik de AAT honoreer is niet meer zichtbaar om welke cliënt het ging. 14 Als de zorgaanbieder (ZA) een nieuwe AAT doet moet deze dan alle aanvragen opnieuw doen, ook wat al eerder is gehonoreerd? Doet de ZA dit niet dan worden alle eerdere toewijzingen afgesloten? 15 Als een zorgaanbieder een AAT heeft aangevraagd en deze wordt door de zorgtoewijzing afgewezen, kan de zorgaanbieder dan toch nog een AAT aanvragen per dezelfde ingangsdatum? 16 Bij het aanmaken van een (nieuwe) AAT staan de aangevraagde regels van de voorgaande cliënt nog ingevoerd. Hoe kan ik deze regels eruit halen? 17 Hoe weet de zorgtoewijzing met welk tarief BGGRP zij moet rekenen? Dit is in de AAT niet zichtbaar maar is wel belangrijk voor de beoordeling (boven of onder de waarde) Melding Einde Zorg (MEZ) Team AZR: voorlopig raden wij aan 2 AZR applicaties naast elkaar op te zetten. Maar dit is niet verplicht. Ja, de ZA moet alle zorg die op het moment van aanvraag nog wordt geleverd (opnieuw) aanvragen. Per 01-01-2013 zal bij wijziging van zorgaanbieder voor de reguliere toegewezen zzp in AZR 3.1 de toewijzingen voor overbruggingszorg en transferzorg doorlopen en niet worden ingetrokken. Ja dit kan. De ingangsdatum van de MEZ/MUT cliënt wil de zorg (nu) nog niet ontvangen of aanbieder kan de zorg nu nog niet leveren mag niet hetzelfde zijn als de ingangsdatum van de vorige MEZ/MUT. Een dag later pakt AZR wel. De ingangsdatum van de AAT kan wel gelijk zijn aan de vorige ingangsdatum omdat deze datums niet zijn vastgelegd in AZR. Voordat de nieuwe AAT regels worden ingevoerd kan je de vorige (onjuiste) regels eruit halen middels het prullenbakje achter de regel. Voor de berekening dient ZTW de interne rekenmodule te gebruiken. Deze is niet beschikbaar voor de zorgaanbieder, omdat bij een ZZP met een reguliere BGGRP zij gaan rekenen met een te hoog budget. Dit budget is alleen te zien in de interne rekenmodule. De BGGRP in de AAT altijd als BGGRP kiezen en niet als BHGRP bij verpleeghuizen.
18 Er is een toewijzing in de toekomst en de zorgaanbieder weet nu al dat de klant niet in zorg komt, maar bij een andere zorgaanbieder. De zorgaanbieder kan geen MEZ doen en zorgtoewijzing kan de functie niet intrekken. 19 Wat doen we met een toewijzing in de toekomst waarvan de zorgaanbieder nu al weet dat de klant die zorg niet wil? Bovenregionaal (AAT) 20 Wie behandelt de AAT van een regionale cliënt die bij een bovenregionale ZA op de wachtlijst staat? 21 Wie behandelt de AAT van een bovenregionale cliënt die bij een regionale ZA op de wachtlijst staat? 22 Een regionale cliënt staat bij een bovenregionale aanbieder op de wachtlijst en heeft overbruggingszorg nodig. Wie en hoe wordt dan de toewijzing overbrugging aangemaakt? Alternatieve zorg / overbruggingszorg De zorgaanbieder kan een MEZ overdracht doen met de mutatiedatum van vandaag. De toewijzing in de toekomst wordt dan per de ingangsdatum overgedragen aan de nieuwe aanbieder, indien deze bekend is. De zorgaanbieder kan een MEZ cliënt wil nu de zorg nog niet met de leveringsstatus Einde Zorg (EZ). Als mutatiedatum vult de zorgaanbieder de datum van vandaag in. De toewijzing in de toekomst wordt dan per de ingangsdatum ingetrokken. Het aanvragen van een AAT is een landelijke werkwijze. Als een bovenregionale ZA een AAT doet voor een regionale cliënt dan komt deze bij ons binnen. Wij beoordelen de aanvraag. Een inhoudelijke toets met het bovenregionale zorgkantoor is niet nodig. Indien de AAT afgewezen wordt, dienen we dit te melden aan de bovenregionale zorgaanbieder. Deze kan namelijk niet op onze web applicatie nakijken waarom de AAT is afgewezen. Het aanvragen van een AAT is landelijk. Als een regionale ZA een AAT doet kan komt deze binnen bij het zorgkantoor van de zorgaanbieder. Wij sturen deze door naar het eigen zorgkantoor van de cliënt en die beoordelen de AAT. Een inhoudelijke toets met ons zorgkantoor is niet nodig. De dossierhouder (bovenregionaal) maakt een AAT aan.
23 Er is alternatieve zorg aangevraagd en dit moet worden uitgebreid. Aan wie wordt de reguliere ZZP toegewezen voor het aanmaken van de nieuwe AAT s? 24 Alternatieve zorg wordt opname of overbruggingszorg. Hoe te handelen? 25 Als er sprake is van overbruggingszorg en de reguliere ZZP wordt gemazd i.v.m. een opname, dan blijven de toewijzingen overbruggingszorg openstaan. Hoe controleert de zorgtoewijzing dit? Sectorvreemde / sectoreigen ZZP 26 Hoe vraagt de ZA een sectorvreemde of sectoreigen ZZP aan? Muteren 27 Kan alleen op een reguliere toewijzing, startdatum altijd later dan de huidige startdatum, er ontstaat een nieuwe toewijzing. 28 Het is niet mogelijk om alleen de startdatum aan te passen. 29 Het is niet mogelijk om de klasse omhoog te muteren alleen omlaag. Als de klasse is verlaagd kan je de functie niet via muteren op PGB zetten. Je moet dan eerst De reguliere ZZP mag toegewezen worden aan de zorgaanbieder die de meeste zorg levert. Is de thuiszorg en de dagbesteding gelijk dan wordt de reguliere ZZP toegekend aan de zorgaanbieder die de lijfsgebonden zorg geeft. Eerst de toewijzingen alternatieve zorg intrekken en daarna de reguliere ZZP activeren en toewijzen aan de dossierhouder. Deze groep cliënten worden voorlopig in Excel bestanden aangeleverd en moeten handmatig door de zorgtoewijzing worden ingetrokken. Deze MAZ/MEZ lijst wordt verstuurd vanuit de AZR helpdesk Met de MEZ 12 (cliënt wil de zorg (nu) nog niet, leveringsstatus Einde Zorg (EZ)) en dan vraagt hij een alternatieve ZZP aan. Sowieso worden alle reguliere toewijzingen dichtgezet als er alternatieve zorg wordt aangevraagd. n.v.t. Dit klopt. Hiervoor is bewust gekozen. Dit klopt, hiervoor is gekozen omdat bij PGB de klasse altijd gelijk moeten zijn aan wat is geïndiceerd
via corrigeren de klasse aanpassen. Corrigeren 30 Alleen op een reguliere of administratieve toewijzing, startdatum blijft gelijk (einddatum kan wel aangepast worden), instellingscode kan aangepast worden als deze leeg is (dus bij zonder voorkeur), er ontstaat geen nieuwe toewijzing. Administratieve toewijzing 31 Hoe maak ik een administratieve toewijzing aan en op basis van welke ZZP maak ik de toewijzing aan? Transfer 32 Wanneer is er sprake van transferzorg? En hoe te handelen in AZR al is opgenomen? 33 Een cliënt staat bij aanbieder A op de wachtlijst en gaat tijdelijk naar Een administratieve toewijzing wordt altijd aangemaakt op basis van het oude / voorgaande IB waarmee de cliënt opgenomen is in het verzorgingshuis. De zorgtoewijzing maakt de administratieve toewijzing aan op de reguliere ZZP. Dit kan door in het uitklapmenu, voor de reguliere ZZP, te kiezen voor administratieve toewijzing. De administratieve toewijzing kan aangemaakt worden tot einde indicatie. Zie Voorschrift Zorgtoewijzing. Als een cliënt tijdelijk, tot er plek is in het huis van voorkeur elders wordt opgenomen dan is er sprake van transferzorg. Als een cliënt al intramuraal verblijft dan kan dit aangepast worden in AZR. Zie onderstaand voorbeeld. Een cliënt woont bij zorgaanbieder A en wil opgenomen worden bij zorgaanbieder B. Echter daar is nog geen plek. Zorgaanbieder A draagt dan de reguliere ZZP over aan zorgaanbieder B middels een MEZ overplaatsing. Zorgaanbieder maakt op de reguliere ZZP een AAT transfer aan voor zorgaanbieder A. Zorgaanbieder A doet een MAZ op de toewijzing transfer. De cliënt is nu in zorg bij zorgaanbieder A en staat op de wachtlijst (WW) bij zorgaanbieder B. Aanbieder A vraagt op de reguliere ZZP, via de AAT, ter overbrugging de sectoreigen ZZP aan voor aanbieder B. Cliënt blijft zo bij aanbieder A op de wachtlijst staan en is in zorg bij
aanbieder B. Echter de geïndiceerde ZZP mag niet door aanbieder B worden geleverd (sectorvreemd). Hoe is toewijzing in AZR? Persoonsgebonden budget (PGB) 34 ZZP wordt afgegeven in PGB. De onderliggende functies worden als overbruggingszorg toegewezen aan PGB maar de ZZP komt zonder voorkeur bij de ZTW binnen. Hoe te handelen? aanbieder B. Er is hier geen sprake van transferzorg omdat bij transfer de geïndiceerde ZZP altijd gelijk moet zijn aan de toegewezen (transfer) ZZP. Als de cliënt geen opnamewens heeft dan maakt de ZTW op de reguliere ZZP een AAT aan voor alle functies die de cliënt in PGB wenst te ontvangen, soort toewijzing alternatieve zorg. Nadat de AAT is gehonoreerd wordt de ZZP + de toewijzingen overbrugging ingetrokken. Allereerst dienen wel de toegewezen functies als overbrugging in PGB te worden ingetrokken, alvorens men een AAT aan kan maken. De functies hoeven niet meer met 1 dag later aangevraagd te worden, omdat sinds 1-1-2013 de soort toewijzing gewijzigd kan worden 35 De zorgeenheden toegewezen aan PGB hebben een ander toewijzend zorgkantoor (5508) dan de zorgeenheden toegewezen in ZIN. Geeft dit problemen in toewijzing aan PGB? Volledig pakket thuis (VPT) 36 Waar en hoe is zichtbaar dat de cliënt een VPT krijgt? 37 Als een cliënt VPT ontvangt van bijv. de thuiszorg en op de wachtlijst wil blijven staan van een verzorgingshuis, is er dan sprake van transferzorg of staat de cliënt regulier in zorg bij de thuiszorg met de VPT. Bij het Als de cliënt wel een opnamewens heeft dan wijst de ZTW de ZZP toe aan de aanbieder van voorkeur. De functies t.b.v. het PGB blijven dan terecht op overbruggingszorg staan. Nee, dit geeft geen problemen in de koppeling tussen AZR en PGB.net. Toewijzend zorgkantoor is nu hetzelfde als het zorgkantoor die het indicatiebesluit heeft ontvangen. Dit is zichtbaar in de MAZ. In de kolom VPT staat nee of ja. Als de cliënt ter overbrugging tot er plek is in het huis van voorkeur een VPT ontvangt dan is er sprake van transferzorg. Ontvangt de cliënt VPT en wil hij op ten duur opgenomen worden in het huis van voorkeur dan staat de cliënt met de reguliere ZZP in zorg voor het VPT en staat hij op de schaduwlijst van de aanbieder van voorkeur.
verzorgingshuis staat de cliënt op een schaduwlijst. Functiegerichte IB / ZZP onbepaald 38 Alle oude functiegerichte IB worden omgezet in ZZP onbepaald. Hoe zit het met de alternatieve zorg die al wordt toegewezen. Moet dit opnieuw worden aangevraagd of wordt dit automatisch omgezet? Logeren 39 Hoe om te gaan met indicatiebesluiten met een lagere klasse verblijf tijdelijk en een ingangsdatum voor 1-1-2011? 40 Hoe om te gaan met indicatiebesluiten met een ingangsdatum vanaf 1-1-2011? 41 De cliënt heeft een ZZP indicatie (7 etmalen) en wil logeren. Bijv. de ene week 1 etmaal en de andere week 2 etmalen. Hoe registreer ik dit in AZR? VBTYD is max. 3 etmalen! 42 De cliënt heeft een indicatie ZZP ( klasse 7 ) gekregen en woont 4, Alle huidige toewijzingen worden in de migratie overgenomen. Als de functie VBLDU ingetrokken is wordt er alternatieve zorg toegewezen en als de functie VBLDU nog actief is wordt er overbruggingszorg toegewezen. Zorgtoewijzing kan, voor de periode dat de cliënt gaat logeren (of vakantieopname) een nieuwe toewijzing aanmaken voor verblijft tijdelijk klasse 7. Zie Voorschrift Zorgtoewijzing Hoofdstuk 9 bijlage C, verblijf tijdelijk. De cliënt moet voor de periode dat hij/zij wil logeren (of vakantieopname) een nieuw IB aanvragen bij het CIZ. Zie Voorschrift Zorgtoewijzing Hoofdstuk 9 bijlage C, verblijf tijdelijk. Samen met de zorgaanbieder moet er gekeken worden of er een gemiddeld aantal etmalen is vast te stellen (let op, op jaarbasis mag je niet boven klasse 3 uitstijgen bij functie 71; 156 dagen is maximum op jaarbasis). Na overeenstemming tussen zorgkantoor en aanbieder vraagt de zorgaanbieder dan functie 71 klasse (1, 2 of 3) via de AAT aan. Gelijktijdig vraagt hij ook de overbruggingszorg in de thuissituatie aan. Let op: niet in alle situaties lukt het om een passende oplossing te bedenken. De aanbieder dient wel de klant goed te informeren dat de eigen bijdrage nota per maand kan afwijken met de feitelijk geleverde zorg in die maand, maar dat het op jaarbasis klopt. Voorbeeld : een cliënt komt de ene week 1 etmaal logeren en de week erop 2 etmalen, dan is er een gemiddelde van 2 etmalen per week op jaarbasis. De zorgaanbieder vraagt een AAT aan voor VBTYD KE2 en de extramurale functies die nodig zijn in de thuissituatie. De aanbieder waar de cliënt, 4, 5 of 6 etmalen intramuraal verblijft doet een MAZ op de ZZP voor klasse 7. De zorg die in de thuissituatie wordt gegeven, wordt mogelijk in
5 of 6 etmalen per week in een intramurale instelling en maakt de rest van zijn tijd gebruik van zorg in de thuissituatie. Hoe registreer ik dit in AZR? 43 De cliënt heeft een indicatie ZZP (klasse 7) gekregen en logeert 4, 5, of 6 etmalen per week en er is geen zorg in de thuissituatie. Hoe registreer ik dit in AZR? 44 De cliënt heeft een ZZP indicatie en heeft één of meerdere functies verzilvert in een PGB. Daarnaast wil de cliënt logeren in ZIN. Wat zijn hierbij de mogelijkheden? BGIND 45 De klasse van de BGIND in de vertaaltabel is lager dan de klasse van de BGIND in AZR. Hoe kan onderaannemerschap geleverd en gedeclareerd door de intramurale aanbieder bij het zorgkantoor. Aanbieders (hoofd- en onderaannemer verrekenen onderling). De cliënt krijgt een eigen bijdrage oplegging voor intramuraal verblijf, 7 etmalen. De aanbieder doet een MAZ op de ZZP voor de feitelijk genoten zorg (dus klasse 4, 5 of 6). Leveringsstatus Slapend Wachtend (SW). De gemazde klasse bepaalt de hoogte van de eigen bijdrage. Cliënten die één of meerdere functies laten verzilveren in een PGB krijgen automatisch, op jaarbasis 3.332 toegekend voor verblijf tijdelijk. Als een cliënt wil logeren in zorg in natura dan adviseren wij dat zij dit moeten betalen uit het PGB. Indicatiebesluiten gesteld voor 1-1-2010 hadden voor de migratie van AZR 3.0 nog de functies OB en AB. Bij de migratie van AZR 3.0 zijn deze functies opgeteld en omgezet in BGIND. Hierdoor is de klasse van de BGIND in AZR hoger dan in de vertaaltabel. De klasse in AZR is bij deze oude indicatiebesluiten leidend. dit en wat moet ik aanhouden? Regelzorg 46 Wat is regelzorg? Regelzorg is de zorg die gedurende de Regeltijd door de oude/huidige aanbieder conform de inhoud van het oude Indicatiebesluit wordt geleverd. Regelzorg kan deel uitmaken van de noodzakelijke overbruggingsperiode. Regelzorg wordt altijd aangevraagd als zijnde overbruggingszorg. ZZP 9a 47 Client heeft nog een ZZP9a Hoe te handelen bij een administratieve aanvraag bij opname in een VPH met een ZZP 9a Per 01-01-2013 is de zzp 9a (geriatrische revalidatiezorg) overgehevelt naar de ZVW. Voor klanten die eind 2012 naar een GRZ instelling zijn gegaan en waarvoor een AWBZ aanbieder terecht een kamer vrijhoudt voor de terugkeer van deze klant, blijft in AZR een administratieve zorgtoewijzing bestaan voor deze laatstgenoemde aanbieder. De revalidatieinstelling meldt via een mutatiebericht Einde zorg de klant per mutatiedatum 31 december 2012
uit zorg. Zorgtoewijzing trekt in deze gevallen de administratieve toewijzing niet in, omdat de AWBZ aanbieder die een kamer vrijhoudt, deze kamer dient te declareren op klantniveau. Wanneer de klant terugkeert naar het verzorgingshuis wordt een nieuwe indicatie aangevraagd en vervalt de administratieve toewijzing.