Klantadvies. Conversiemodule iwlz 1.0 iwlz 1.1. Draaiboek implementatie iwlz 1.1

Transcriptie

1 NIEUWSBRIEF DECEMBER 2015 Klantadvies Het eerste jaar dat we met de Wet langdurige zorg te maken hebben zit er bijna op. Ook al zijn er minder klanten in de Wlz achtergebleven, het werk is er niet minder om geworden. Net zo min als de aandacht voor onze klanten. Een nieuwe wet betekent veel inregelwerk en veel uitzonderingen en weetjes. In deze nieuwsbrief informeren wij u over de aankomende release van iwlz en wat dit voor u betekent. Tevens leest u in deze nieuwsbrief onder andere meer over het toetsingskader, herindicatietraject Wlz indiceerbaren en de afronding van het overgangsrecht. Wij wensen u alvast fijne feestdagen en een goed begin van 2016! Draaiboek implementatie iwlz 1.1 Het landelijk draaiboek voor de implementatie van iwlz 1.1 is gepubliceerd op istandaarden.nl. Zoals ieder jaar heeft Zorgkantoren Coöperatie VGZ op basis van dit landelijke draaiboek een gedetailleerd draaiboek gemaakt, zodat we samen met u de overgang naar iwlz 1.1 zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen. In de bijlage bij deze nieuwsbrief staat per datum en tijd beschreven wat u van ons kunt verwachten en wat wij van u verwachten om de implementatie van iwlz versie 1.1 goed te laten verlopen. XML voertaal in de keten Vanaf 1 januari 2016 worden alleen nog berichten in XML-formaat ondersteund in de iwlz-keten. Tot 1 januari 2016 accepteren we zowel berichten in ASCII-taal als in XML-formaat. VECOZO converteert de berichten naar het juiste formaat van de ontvanger. Ook is het mogelijk ASCII-berichten te converteren via een conversiemodule van Zorginstituut Nederland. Vanaf 1 januari 2016 is het niet meer toegestaan berichten in ASCII-formaat in te dienen. VECOZO converteert vanaf dat moment deze berichten niet meer. Berichten in ASCIIformaat worden vanaf deze datum niet meer geaccepteerd. De conversiemodule van Zorginstituut Nederland voor het omzetten van berichten van iwlz versie 1.0 naar 1.1 en andersom, biedt nog wel de mogelijkheid voor een conversie van ASCII naar XML en andersom. Zie hiervoor het onderwerp Conversiemodule iwlz 1.0 iwlz 1.1. Als u meer vragen heeft over XML-berichten, dan kunt u terecht bij uw softwareleverancier. Conversiemodule iwlz 1.0 iwlz 1.1 Het Zorginstituut Nederland stelt ook dit jaar weer een conversiemodule beschikbaar waarmee iwlz-berichten omgezet kunnen worden van versie 1.0 naar 1.1 en andersom. De conversiemodule is tot 1 april 2016 beschikbaar voor u. Deze module biedt tevens de mogelijkheid om een iwlz 1.0 bericht in ASCII om te zetten naar een iwlz 1.1 bericht in XML en andersom. Wij vragen u om extra aandacht voor onderstaande specifieke situatie: Het veld leveringsvorm is in het AW39-bericht een nieuw veld. Bij de omzetting van een iwlz 1.0 AW39 naar een 1.1 AW39 wordt dit veld door de conversiemodule standaard gevuld met leveringsvorm ZIN. Dit betekent dat wij een beëindiging (MEZ) van een VPT niet correct kunnen verwerken als u nog niet over bent op iwlz 1.1. Als u voor deze situatie een retourbericht met foutcode van ons ontvangt, kunt u contact opnemen met Team Change en

2 Support. In overleg met u zorgen we ervoor dat de beëindiging alsnog verwerkt wordt in onze administratie. Voorkeur cliënt Vanaf 1 januari 2016 geeft het CIZ in het IO31- bericht per geïndiceerde zorgeenheid de voorkeur van de cliënt voor de levering van de zorg mee. Het veld Leveringsvorm per geïndiceerde zorgeenheid wordt daarom vervangen door het veld Voorkeur cliënt. Het nieuwe veld is opgenomen in het geïndiceerde ZZP-record en functierecord en mag in beide gevallen leeg zijn. Als het veld leeg is, betekent dit dat de cliënt de voorkeur niet heeft doorgegeven aan het CIZ. In dat geval nemen onze zorgkantoren contact op met de cliënt. Wij zorgen ervoor dat de voorkeur van de cliënt gevuld is in het AW33-bericht, zodat u als zorgaanbieder weet in welke vorm de cliënt de zorg wil verzilveren. De leveringsvorm is initieel altijd gevuld met de waarde ZIN (Zorg in natura). Als de cliënt zorg thuis wenst te ontvangen (in de vorm van een VPT, MPT of combi MPT/pgb) dient u te handelen zoals altijd. U vraagt de zorg dan aan via een AAT (Aanvraag Aangepaste Toewijzing) via een AW39-bericht of u neemt (in het geval van een combinatie met pgb) contact op met onze zorgkantoren. In principe wijzigt er niets in het berichtenverkeer van iwlz en het proces van aanvragen van toewijzingen. Extra voordeel van het veld Voorkeur cliënt is dat het nu mogelijk wordt om de wens van de cliënt, voor het verzilveren van de zorg, nauwkeuriger door te kunnen geven in het berichtenverkeer. Hieronder staan de diverse waardes die het veld Voorkeur cliënt kan bevatten, met daarbij een korte uitleg: Functie in natura: De cliënt heeft aangegeven de functie als Zorg in natura te willen ontvangen. Deze waarde is alleen mogelijk bij extramurale functies; Persoonsgebonden budget (pgb): De cliënt heeft aangegeven de zorg in pgb te willen ontvangen. Deze waarde ontvangt u als zorgaanbieder nooit. Onze zorgkantoren nemen in dit geval contact op met de cliënt; Zorg thuis (niet nader gespecificeerd): De cliënt heeft aangegeven de zorg thuis te willen ontvangen, maar weet nog niet in welke vorm. U onderzoekt samen met de cliënt wat de best passende oplossing is en vraagt deze vervolgens op de gebruikelijke wijze aan bij onze zorgkantoren; Opname: De cliënt wil opgenomen worden in een zorginstelling; Volledig pakket thuis (VPT): De cliënt wil zorg thuis in de vorm van een VPT ontvangen. U onderzoekt samen met de cliënt of dit mogelijk is. Als dit het geval is, vraagt u een VPT aan via het AW39- bericht. Als de zorg op een andere manier verzilverd gaat worden, neemt u de daarbij behorende acties; Combinatie pgb/mpt: De cliënt heeft aangegeven de zorg thuis als een combinatie van pgb en ZIN te willen ontvangen. U dient samen met de cliënt te onderzoeken of dit mogelijk is. Als dit het geval is, neemt u op de gebruikelijke wijze contact op met onze zorgkantoren om de juiste toewijzingen te laten aanmaken; Modulair pakket thuis (MPT): De cliënt heeft aangegeven de zorg thuis in de vorm van een MPT te willen ontvangen. U onderzoekt samen met de cliënt of dit mogelijk is en vraagt de zorg dan op de gebruikelijke wijze aan bij onze zorgkantoren. Initiële aanlevering MPT aan CAK Zoals bekend, zijn ook aan cliënten die zorg thuis ontvangen een eigen bijdrage verschuldigd. Tot 4 januari 2016 is dit voor cliënten met zorg thuis in de vorm van extramurale functies een extramurale eigen bijdrage. U als zorgaanbieder levert de gegevens over de geleverde hoeveelheid zorg aan bij het CAK. Vanaf 4 januari 2016 wordt de verschuldigde bijdrage veranderd naar de lage intramurale eigen bijdrage zoals die ook geldt voor het VPT, minus een korting. Vanaf dat moment worden de gegevens voor het opleggen van deze eigen bijdrage door de zorgkantoren aangeleverd bij het CAK. Om de eigen bijdrage vanaf 4 januari 2016 goed te kunnen opstarten, heeft het CAK de gegevens nodig van alle cliënten die op die datum zorg thuis ontvangen. De zorgkantoren leveren deze gegevens met een initiële vulling aan bij het CAK. Ook geven de zorgkantoren vanaf deze datum gegevens betreffende de zorg die cliënten thuis 2

3 ontvangen door aan het CAK. Dit scheelt u administratieve lasten, omdat u dit vanaf deze datum dus niet meer hoeft te doen. Afronding AWBZ in het berichtenverkeer De AWBZ is weliswaar gestopt per 1 januari 2015, maar in administratieve zin nog niet helemaal. Het CAK dient op 1 januari 2017 klaar te zijn met de afwikkeling van de eigen bijdrage voor de AWBZ. In verband hiermee zijn voor het berichtenverkeer iwlz de volgende afspraken noodzakelijk: Nieuwe meldingen aanvang zorg (MAZ) betreffende de AWBZ mogen niet later dan op 30 september 2016 bij het CAK worden aangeleverd. Dit betekent dat u de betreffende MAZ uiterlijk op 23 september 2016 bij het zorgkantoor moet hebben aangeleverd; Meldingen einde zorg (MUT) betreffende de AWBZ en wijzigingen op een eerder verstuurde AWBZ MAZ of AWBZ MUT kunnen nog t/m 31 oktober 2016 bij het CAK worden aangeleverd. Dit betekent dat u de betreffende MEZ uiterlijk op 24 oktober 2016 bij het zorgkantoor moet hebben aangeleverd; Als u na de uiterste data, bijvoorbeeld als gevolg van een bezwaarprocedure, met terugwerkende kracht een AWBZ MAZ/MEZ moet aanleveren, dient u contact op te nemen met Team Change en Support. In overleg met u en met het CAK bepalen we hoe deze MAZ/MEZ moet worden verwerkt. Financieringsvorm In 2016 komt er in iwlz een nieuw veld financieringsvorm. Dit veld wordt door het CIZ gevuld bij de geïndiceerde zorgeenheden. Dit veld gaat u helpen bij het declareren op de juiste betaaltitel. Het veld financieringsvorm geeft namelijk aan onder welke regeling de zorgeenheid valt en geeft daarmee aan onder welke prestaties deze zorg gedeclareerd dient te worden. Hierbij kunnen de volgende waarden voorkomen: - Wlz - Wlz indiceerbaar - Subsidieregeling (zowel voor behandeling als voor eerstelijnsverblijf) - Anders (bijvoorbeeld voor reeds bestaande toewijzingen van zorg die niet meer onder de Wlz vallen zoals de GGZ-C) Vanaf januari 2016 wordt de financieringsvorm in alle AW33 berichten gecommuniceerd. Voor de bestaande toewijzingen vindt een initiële vulling plaats in januari Voor bestaande cliënten is het veld financieringsvorm vanaf februari 2016 gevuld en dus zichtbaar in iwlz. Subsidieregeling eerstelijnsverblijf Als u in iwlz een toewijzing voor een cliënt met financieringsvorm subsidieregeling (eerstelijnsverblijf) ontvangt, dan wordt dit vanaf 1 januari 2016 in het berichtenverkeer aangeleverd. Vanaf februari 2016 is dit veld ook zichtbaar op de website van iwlz. Op een toewijzing met financieringsvorm subsidieregeling (eerstelijnsverblijf) is overbruggingszorg, alternatieve zorg of transferzorg niet toegestaan. Dit profiel mag namelijk alleen intramuraal verzilverd worden. Een uitzondering hierop is het verkeerde bed voor de ziekenhuizen (TZA). Ziekenhuizen hebben namelijk een transferzorg toewijzing nodig in iwlz. De declaratie van het verkeerde bed gaat ten laste van de Zorgverzekeringswet (Zvw) en wordt door het ziekenhuis gedeclareerd op code Aanvraag Aangepaste Toewijzing (AAT) Op het moment dat een cliënt een Wlz indicatie ontvangt, kan het zijn dat de cliënt al zorg ontvangt vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en/of de Zorgverzekeringswet (Zvw). U bent als zorgaanbieder van voorkeur verantwoordelijk voor het tijdig en volledig in beeld brengen van de actuele zorginzet bij de cliënt. Houd u dus rekening met zorginzet door andere zorgaanbieders en dien binnen 5 werkdagen uw aanvraag (AAT) in. Hiermee voorkomen we dat de andere zorgaanbieders niet op de hoogte zijn van de Wlz-indicatie en zorg blijven doorleveren ten laste van de Wmo/Zvw. Toetsingskader verantwoorde en doelmatige zorg Vanaf oktober jl. is bovengenoemd toetsingskader van kracht. Ook het nieuwe Voorschrift Zorgtoewijzing en de bijbehorende rekenmodule/adviesformulier zijn inmiddels gepubliceerd op de website van Zorgkantoren Coöperatie VGZ, te weten Om het huidige kader en de werkafspraken goed te kunnen evalueren is landelijk afgesproken om hiervoor het eerste kwartaal 3

4 van 2016 te gebruiken. Vanaf het tweede kwartaal 2016 dient er een landelijke uniforme werkwijze te liggen, die u en ons optimaal faciliteert. Zijn er zaken waar u tegenaan loopt? Wij ontvangen graag uw positief kritische en onderbouwde input op de mail van klantadvieslz@vgz.nl. Wij nemen uw input mee in de landelijke evaluatie. Verlengen van MPT/VPT beschikkingen Voor alle beschikkingen, die betrekking hebben op het modulair pakket thuis (MPT) en/of het volledig pakket thuis (VPT) die in 2015 zijn afgegeven en waarbij de toewijzing in iwlz doorloopt in 2016, wordt een prolongatie beschikking afgegeven. Dit betekent dat de einddatum van de huidige beschikking verlengd wordt tot maximaal 31 december 2016 of zoveel eerder als de indicatie/toewijzing eerder afloopt. Bij het afgeven van deze beschikking wordt de inzet van de zorg niet opnieuw getoetst tegen het huidige toetsingskader verantwoorde en doelmatige zorg. Dit betekent dat u de huidige zorg aan deze cliënten kunt continueren conform toewijzing. De prolongatie beschikking wordt samen met een begeleidend schrijven in de week van 11 januari 2016 aan de cliënt verzonden. Herindicatietraject Wlz indiceerbaren Eind november 2015 hebt u van ons een mail ontvangen over het herindicatietraject Wlzindiceerbaren. Hieronder vindt u nogmaals de tekst. Het draaiboek voor de zachte landing is helaas landelijk nog niet vastgesteld. Wij stellen u direct op de hoogte zodra deze beschikbaar is. Het CIZ is gestart met het formele herindicatietraject van Wlz-indiceerbaren Inmiddels ontvangen de eerste Wlz-indiceerbaren een nieuwe indicatie. Het CIZ stelt vast of de cliënt toegang heeft tot de Wlz en op welk zorgprofiel de cliënt recht heeft. Dit gebeurt altijd in overleg met de cliënt. Het CIZ heeft het herindicatietraject in haar Informatiebulletin nr. 86 verder toegelicht. De nieuwe indicatie Het nieuwe indicatiebesluit bestaat uit: Functies en klassen tot 1 januari Het CIZ doet geen onderzoek naar deze periode vanwege het bestaande overgangsrecht. Bij een gewijzigde zorgvraag doet het CIZ alleen onderzoek naar de functie(s) die wijzigt; Situatie vanaf 1 januari Het CIZ onderzoekt of de cliënt aanspraak maakt op de Wlz. Zo ja, dan indiceert het CIZ een passend zorgprofiel. Is er geen recht op toegang tot de Wlz, dan indiceert het CIZ geen Wlz-zorg vanaf 1 januari De cliënt kan zelf een aantal keuzes maken tijdens het herindicatietraject De cliënt heeft een Wlz-profiel en wil eerder dan 1 januari 2017 opgenomen worden: dan kan de cliënt kiezen om zijn geïndiceerde zorgprofiel eerder te laten ingaan. De cliënt stemt hierover af met het CIZ. De cliënt heeft geen Wlz-profiel en wil versneld uitstromen naar de Wmo en/of Zvw: het CIZ geeft in overleg met de cliënt de gewenste einddatum mee van de geïndiceerde functie(s). Deze einddatum ligt vòòr 31 december Bovendien bevat de indicatie dan geen zorgprofiel. Er volgt in deze situaties geen formeel negatief indicatiebesluit, zoals beschreven in iwlz. De cliënt heeft geen Wlz-profiel en geeft bij CIZ aan al direct te willen uitstromen naar de andere domeinen. In dat geval bevat het indicatiebesluit functies en klassen met een geldigheidsduur van 2 weken, en met een einddatum vòòr 31 december Zorgaanbieders kunnen deze periode gebruiken om de Wlz-zorg af te sluiten. Het CIZ bespreekt met de cliënt dat een zorgvuldige overdracht en continuïteit van zorg in de andere domeinen niet kan worden gegarandeerd. Handhaaft de cliënt zijn keuze, dan accepteert hij daarmee eventuele nadelige gevolgen. Voor alle Wlz indiceerbaren ontvangt u een nieuwe zorgtoewijzing Als het CIZ een herindicatie voor de Wlz afgeeft, wordt het huidige indicatiebesluit ingetrokken. U ontvangt dan van ons een intrekking AW33 via iwlz-berichtenverkeer. Wij proberen u zo snel mogelijk na de intrekking de nieuwe zorgtoewijzing toe te sturen. Wij kunnen niet garanderen dat u deze altijd op dezelfde dag ontvangt als de intrekking. Wij vragen u hiermee rekening te houden en de continuïteit van de zorg te waarborgen, totdat u van ons de nieuwe toewijzing ontvangt. Als het CIZ bij het geïndiceerde zorgprofiel de voorkeursaanbieder heeft ingevuld, dan ontvangt de voorkeursaanbieder ook de zorgtoewijzing voor het nieuw geïndiceerde zorgprofiel. Als het CIZ de voorkeursaanbieder niet invult, nemen wij contact op met de cliënt. 4

5 Hoe verder? Voor cliënten die een Wlz zorgprofiel geïndiceerd krijgen, is het nog niet duidelijk hoe dit profiel vanaf 1 januari 2017 ingevuld mag worden. VWS is hierover nog in gesprek met de ketenpartijen, waaronder de zorgkantoren. Het doel is om te zorgen voor een soepele overgang naar de invulling van de zorg in de Wlz op basis van het zorgprofiel per 1 januari Hoe de zorgkantoren en zorgaanbieders de cliënten hierover gaan informeren en hierin gaan begeleiden wordt momenteel uitgewerkt in een landelijk draaiboek. Wij stellen u direct op de hoogte als het draaiboek is vastgesteld. Monitoring 1 januari as. Met ingang van 2016 ontvangt u van ons geen kwartaalscore meer. Dit betekent dat u in januari 2016 geen score krijgt toegestuurd. Dit wil niet zeggen dat onze monitoring op hoe snel en goed u bijvoorbeeld de leveringsstatus vult, stopt. Wij stoppen alleen met deze manier van scoren. De reden is dat deze methodiek te weinig inzicht geeft in uw totaalprestatie. Wij zijn bezig met de ontwikkeling van een nieuwe meetmethodiek en informeren u hierover in het eerste kwartaal van Melden van crisissen Als u een cliënt opneemt of ontslaat vanaf een crisisplaats (spoedbed), dient u binnen 48 uur na opname of ontslag een meldingsformulier naar onze zorgkantoren te sturen. Wij moeten helaas constateren dat deze meldingsformulieren niet tijdig en/of onvolledig ingevuld worden opgestuurd. Dit maakt het voor ons erg lastig om de tijdigheid van opname te meten. Dit kan leiden tot verkeerde conclusies bijvoorbeeld bij de toezichthouder (NZa). Let u daarom goed op dat u de juiste datum en tijdstippen invult en dat u het meldingsformulier tijdig aan ons toestuurt. opname in een Wlz zorginstelling of zorg thuis vanuit de gemeente en/of de zorgverzekeraar. In september jl. hebben wij de laatste klantengroep gebeld en aangeschreven. Helaas hebben nog niet alle klanten een keuze gemaakt. Dit is vervelend voor de klant (continuïteit van zorg) en voor u (continuïteit financiering). Deze groep hebben we een aangetekende brief gestuurd. Zij kunnen met de gemeente en/of zorgverzekeraar contact opnemen als zij behoefte hebben aan zorg thuis. Als klanten nog geen keuze hebben gemaakt en op dit moment zorg via uw zorginstelling ontvangen, dan hopen en rekenen we op uw hulp om deze klant erop te wijzen dat hij/zij toch echt tijdig een keuze dient te maken. Als klanten hebben gekozen voor opname in uw WLz zorginstelling dan hebben we u hierover bericht in een notitie via de VECOZO berichten box. De betreffende klanten staan, als het goed is, met leveringsstatus Actief Wachtend op uw wachtlijst. Voor deze groep dient u actief te zoeken naar een passende plek samen met deze klant. Dit kan zijn in uw zorginstelling (plek van voorkeur) of ter overbrugging bij een collega zorgaanbieder. Wij begrijpen dat er niet zomaar plekken beschikbaar zijn. Toch willen wij u vragen om actief te zoeken en de klant en diens familie goed te informeren over zijn rechten, maar ook de mogelijke gevolgen bij het weigeren van een passende plek. Als u vragen heeft of tegen problemen aanloopt, kunt u altijd contact opnemen met onze klantadviseurs. Wij verwachten dat deze groep spoedig maar uiterlijk binnen de komende drie maanden is opgenomen. Het recht op overbruggingszorg voor deze groep loopt vooralsnog door tot begin Als u gewend was om het meldingsformulier via aan ons toe te sturen, moeten wij u vanaf nu teleurstellen. In het kader van de privacy spelregels ter bescherming van de cliënt mogen wij meldingsformulieren die per aan ons worden toegestuurd, niet langer verwerken. Stuurt u voortaan uw meldingsformulier alleen nog via het beveiligde notitieverkeer van VECOZO. U kunt hiertoe de algemene notitie gebruiken. Dank voor uw medewerking! Overgangsrecht Begin 2015 zijn wij begonnen met het aanschrijven van alle klanten met een laag ZZP die zorg thuis genoten en in het kader van het overgangsrecht een keuze dienen te maken voor VGZ Zorgkantoor B.V., KvK-nummer , Univé Zorgkantoor B.V., KvK-nummer , en Trias Zorgkantoor B.V., KvK-nummer , alle gevestigd te Arnhem, zijn onderdeel van Coöperatie VGZ U.A. en worden gezamenlijk aangeduid als Zorgkantoren Coöperatie VGZ. 5