Concept Begroting Waddenfonds 2015 Dagelijks Bestuur 20 februari 2014 AB Waddenfonds 30 juni 2014 1
Begroting Waddenfonds 2015 Inhoud Pagina 1. Inleiding 3 2. Inrichting GR Waddenfonds 4 2.1 Gemeenschappelijke Regeling 4 2.2 Samenstelling Bestuur 4 2.3 Organisatie 4 3. Programma s 5 4. Financiën 7 5. Paragrafen 8 5.1 Inleiding 8 5.2 Paragraaf 1 Bedrijfsvoering (Uitvoeringsorganisatie inclusief beheerfuncties) 8 5.3 Paragraaf 2 Financiering 9 5.4 Paragraaf 3 Weerstandsvermogen 9 5.5 Paragraaf 4 Onderhoud kapitaalgoederen 10 5.6 Paragraaf 5 Grondbeleid 10 5.7 Paragraaf 6 Lokale Heffingen 10 5.8 Paragraaf 7 Verbonden partijen 10 6. Begroting 2015 en meerjarig perspectief 11 6.1 Begroting 2015 en meerjarig perspectief 11 6.2 Toelichting begroting 2015 12 6.2.1. Baten 12 6.2.2. Lasten 12 6.3. 2016 en verder 16 AB Waddenfonds 30 juni 2014 2
1. Inleiding Hierbij bieden wij u de conceptbegroting voor 2015 van het Waddenfonds aan. Het Waddenfonds is als openbaar lichaam ingesteld door de drie Waddenprovincies Noord-Holland, Fryslân en Groningen gezamenlijk ingesteld ten behoeve van een gedecentraliseerde taak van de rijksoverheid. Deze taak is aan de drie provincies gezamenlijk overgedragen per 1 januari 2012. Eén en ander vastgelegd in het Bestuursakkoord van 14 september 2011. In mei 2012 hebben de drie Provinciale Staten van de provincies Fryslân, Groningen en Noord- Holland besloten tot het instellen van de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds. Op 9 juni 2012 heeft daartoe de constituerende vergadering plaatsgevonden te Texel. Met de decentralisatie hebben de drie Waddenprovincies een belangrijk instrument in handen voor het in stand houden en ontwikkelen van het Waddengebied. Het jaar 2012 heeft in het teken gestaan van de opbouw van de organisatie. Besluitvorming tot de vorming van een GR in Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten van de provincies Noord- Holland, Fryslân en Groningen heeft eind mei 2012 plaatsgevonden. Met de overdracht van de middelen door de provincie Fryslân aan het Waddenfonds per 1 oktober 2012 is het Waddenfonds als openbaar lichaam ook daadwerkelijk als zelfstandig organisatie van start gegaan. Ten tijde van de totstandkoming deze conceptbegroting is het proces naar een nieuw Uitvoeringsplan Waddenfonds 2014-2017 in volle gang. Vaststelling door Provinciale Staten van de provincies Noord Holland, Fryslân en Groningen wordt voor 1 juli 2014 voorzien. Daarop aansluitend zal het Uitvoeringsplan 2014-2017 in werking treden. Na vaststelling van het nieuwe Uitvoeringsplan zullen aan het Algemeen Bestuur van het Waddenfonds het concept jaarprogramma 2014-2015 (voor de tweede helft 2014 en het jaar 2015) en voorstellen tot verbetering van de Subsidieverordening Waddenfonds worden voorgelegd. Deze conceptbegroting is daarom nog globaal en kan pas worden geconcretiseerd op basis van het vastgestelde Uitvoeringsplan 2014-2017 en op basis van het Jaarprogramma 2014-2015. Op basis daarvan kan het Dagelijks Bestuur voorstellen uitwerken ter nadere invulling van de begroting. AB Waddenfonds 30 juni 2014 3
2. Inrichting GR Waddenfonds 2.1 Gemeenschappelijke Regeling Provinciale staten en gedeputeerde staten van de provincies Fryslân, Noord-Holland en Groningen, hierna te noemen: Waddenprovincies, ieder voor zover zij bevoegd zijn, overwegende dat: het Kabinet heeft besloten het Waddenfonds te decentraliseren naar de Waddenprovincies; ten behoeve van deze decentralisatie het Rijk en de Waddenprovincies op 14 september 2011 het Bestuursakkoord Decentralisatie Waddenfonds hebben ondertekend; met deze decentralisatie het beheer over het Waddenfonds en de besteding van middelen ten laste van dit fonds een autonome taak van de Waddenprovincies is; in voormeld Bestuursakkoord is opgenomen dat de Waddenprovincies zorg dragen voor een professionele uitvoeringsorganisatie voor het beheer van het Waddenfonds en in gezamenlijkheid beschikken over de gelden van dit fonds. Mei 2012 heeft de laatste besluitvorming plaatsgevonden over het treffen van de gemeenschappelijke regeling in Provinciale Staten. Na de constituerende vergadering van 9 juni 2012 is opdracht gegeven voor de aanstelling van de onafhankelijke kwaliteitscommissie en de werving van de directeur Waddenfonds. De directeur Waddenfonds is per 1 december 2012 begonnen. 2.2 Samenstelling Bestuur Het dagelijks bestuur van het Waddenfonds bestaat uit drie leden (de gedeputeerde die het Waddenfonds in portefeuille heeft van elke provincie). Het algemeen bestuur bestaat uit negen leden, waaronder de drie portefeuille houdende gedeputeerden. Vanuit de provincies Noord-Holland en Groningen zijn naast de portefeuillehouder twee statenleden afgevaardigd, voor de provincie Fryslân zijn er drie leden uit Gedeputeerde Staten afgevaardigd. Voor elk van de bestuursleden zijn plaatsvervangers benoemd. 2.3 Organisatie Ter ondersteuning van het AB en het DB is er sprake van een kleine, professionele organisatie. Het betreft de directeur / secretaris, drie programmaregisseurs en ambtelijke ondersteuning. Voor de toetsing van aanvragen aan de verordening is een contract afgesloten met een derde partij.. Parallel aan de constituerende vergadering is met de drie provincies gewerkt aan het opstellen van de inhoudelijke programma s als vertaling van de doelen van het Waddenfonds en het opstellen van de daarbij behorende subsidieverordening. Op 21 september 2012 zijn deze vastgesteld door het AB waarna formeel de aanvragen per 1 oktober 2012 konden worden ingediend. AB Waddenfonds 30 juni 2014 4
3. Programma s De hoofddoelstellingen van het Waddenfonds zijn: Het vergroten en versterken van de natuur- en landschapswaarden van het Waddengebied; Het verminderen of wegnemen van externe bedreigingen van de natuurlijke rijkdom van de Waddenzee; Een duurzame economische ontwikkeling in het Waddengebied dan wel gericht zijn op een substantiële transitie naar een duurzame energiehuishouding in het Waddengebied en de direct aangrenzende gebieden; Het ontwikkelen van een duurzame kennishuishouding ten aanzien van het Waddengebied. In de toenmalige Wet op het Waddenfonds was bepaald dat de vier hoofddoelstellingen nevengeschikt zijn. Natuurwaarden, de economische structuur, een duurzame energiehuishouding en de ontwikkeling van kennis over het Waddengebied zullen in samenhang en evenwicht moeten worden ontwikkeld. In het Bestuursakkoord dat op 14 september 2011 tussen de Waddenprovincies gesloten is, is aangegeven dat de middelen uit het Waddenfonds op programmatische wijze zullen worden besteed. Daarbij blijven de oorspronkelijke doelstellingen van het Waddenfonds intact. De hoofddoelstellingen van het Waddenfonds zijn in het Uitvoeringsplan Waddenfonds 2010-2014 geoperationaliseerd aan de hand van vier thema s, te weten: 1. Natuur en Water 2. Werelderfgoed, toerisme, recreatie en cultuurhistorie (Waddenlandschap) 3. Duurzame ontwikkeling havens en energietransitie 4. Landbouw en visserij. Naast deze vier thema s is er een budget voor Lokale Innovaties. Vanaf 1-7-2014 geldt een nieuw uitvoeringsplan dat in het voorjaar van 2014 door de drie Provinciale Staten is/wordt vastgesteld. Daarin wordt de volgende thema-indeling voorgesteld: Hoofdgroep: Ecologie en omgevingskwaliteit o Natuur o Water o Werelderfgoed, cultuurhistorie en landschapsontwikkeling Hoofdgroep: Duurzame economische ontwikkeling o Duurzame recreatie en toerisme o Verduurzaming energiehuishouding o Duurzame havens o Duurzame visserij AB Waddenfonds 30 juni 2014 5
o Duurzame agrarische sector Daarnaast wordt invulling gegeven aan de hoofddoelstelling ontwikkelen duurzame kennishuishouding Waddengebied door middel van een budgetsubsidie. En er wordt een budget voor lokale innovaties onderscheiden. Binnen het kader van het Uitvoeringsplan 2014-2017 stelt het algemeen bestuur jaarprogramma s vast. Voor de zomer van 2014 komt een verbeterde versie van de Subsidieverordening Waddenfonds en een nieuw Jaarprogramma (als opvolger van het Pioniersprogramma in Provinciale Staten aan de orde. Deze verordening maakt het mogelijk om subsidieaanvragen niet alleen te behandelen op volgorde van ontvangst maar ook om, waar wenselijk, het tendersysteem toe te passen voor specifieke programma - onderdelen. Ook komt in de nieuwe verordening de mogelijkheid aan de orde om Waddenfondsmiddelen revolverend in te zetten. Op basis van de in de Gemeenschappelijke Regeling vastgelegde procedures en jaarlijkse tijdstippen moet de begroting eerder worden vastgesteld dan jaarprogramma s. Derhalve wordt in de begroting één bedrag opgenomen voor alle programma - onderdelen tezamen. Het algemeen bestuur kan met de vaststelling van het jaarprogramma de programma - onderdelen inhoudelijk nader inkaderen. Het is aan het dagelijks bestuur om binnen het door het algemeen bestuur vastgestelde jaarprogramma subsidieplafonds en inschrijvingstermijnen voor de programma - onderdelen vast te stellen. AB Waddenfonds 30 juni 2014 6
4. Financiën De geschiedenis van het Waddenfonds is te verdelen in drie perioden. Tot 1 januari 2012 was het Rijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het Waddenfonds. Tussen 1 januari 2012 en 30 september 2012 had de provincie Fryslân de verantwoordelijkheid voor de begeleiding van uitvoering/monitoring van de lopende projecten. Met ingang van 1 oktober 2012 is deze verantwoordelijkheid overgedragen aan de GR Waddenfonds. Vanaf 1 oktober 2012 werd de GR Waddenfonds ook verantwoordelijk voor de lopende beschikkingen en de nieuwe beschikkingen. Voor de financiële beheersing en de controle daarop zijn de Financiële Verordening Gemeenschappelijke Regeling Waddenfonds en de Controle Verordening Gemeenschappelijke Regeling Waddenfonds opgesteld. De decentralisatie is verwerkt in de septembercirculaire provinciefonds 2011. In totaal is er met de decentralisatie een bedrag gemoeid van ruim 562 miljoen. Op grond van het Bestuursakkoord is het volgende betalingsritme voor de decentralisatie bepaald: bedragen x 1.000 2011 33.000 2012 28.878 2012 66.491 overheveling middelen i.v.m. beschikkingen oude jaren 2013 36.824 2014 38.690 2015 40.499 2016 t/m 2026 28.878 Jaarlijks Het budget voor 2015 bedraagt 40,499 miljoen plus eventueel overgebleven middelen uit 2014. De voorziening voor eerder aangegane subsidieverplichtingen bedraagt per 31 december 2013 ruim 108 miljoen en is toereikend voor verplichtingen van voor 1-1-2014. De begroting 2015 is gebaseerd op de nieuwe storting in het fonds ten bedrage van 40,499 miljoen. AB Waddenfonds 30 juni 2014 7
5. Paragrafen 5.1 Inleiding In het BBV is bepaald dat in de begroting zeven verplichte paragrafen worden opgenomen, waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd met betrekking tot beheersmatige aspecten. Het doel van de paragrafen is om onderwerpen die verspreid in de begroting staan gebundeld weer te geven. Wanneer een paragraaf niet aan de orde is, wordt dit bij de betreffende paragraaf nader toegelicht. 5.2 Paragraaf 1 Bedrijfsvoering (Uitvoeringsorganisatie inclusief beheerfuncties) Personeel: Gedetacheerd personeel Inhuur ondersteuning provincie: Werkplekken: Externe inhuur advies Beheersorganisatie Organisatiekosten kwaliteitscommissie, overig) Totaal 200.000 euro 450.000 euro 150.000 euro 100.000 euro (incl. huur) 100.000 euro 590.000 euro 160.000 euro (materiële kosten, ict, 1.750.000 euro De oorspronkelijke organisatie is opgebouwd op basis van 4% van de laagste jaarlijkse dotatie aan het Waddenfonds. Het blijkt dat dat een te kwetsbare organisatie oplevert. Ervaringscijfers en onderzoeken naar (soortgelijke) organisaties maken duidelijk dat een verantwoorde bedrijfsvoering pas gerealiseerd worden kan met minimaal 5 % (van de gemiddelde jaardotatie). Daardoor is in deze begroting een structurele ophoging van 4% naar 5 % verwerkt. Extra kosten worden vooral gemaakt door een verantwoord beheer, bureaumanagement, coördinatie en uitvoering jaarprogramma en subsidieverordening. Specifiek is nog te vermelden dat er de Onafhankelijke Kwaliteitscommissie is aangesteld door het bestuur van het Waddenfonds. Het betreft vijf leden die begroot zijn op een vergaderfrequentie van vier keer per jaar. Zie overigens paragraaf 6.2.2 AB Waddenfonds 30 juni 2014 8
5.3 Paragraaf 2 Financiering De financiering van de subsidies vindt plaats op basis van de gedecentraliseerde middelen vanuit het Rijk. Voor de periode tot en met 2026 betreft dit een totaal bedrag van 562 miljoen. De Gemeenschappelijke Regeling heeft geen leningenportefeuille. De renterisiconorm is derhalve niet van toepassing voor de GR. Kasgeldlimiet: (bedragen x 1.000) Omvang kasgeldlimiet Begroot 1 Toegestane kasgeldlimiet in procenten van de grondslag 8,2% in een bedrag 3.526 2 Omvang vlottende korte schuld 0 Opgenomen gelden korter dan 1 jaar Schuld in rekening-courant Gestorte gelden door derden korter dan 1 jaar Overige geldleningen, niet zijnde vaste schuld 3 Vlottende middelen (per 1-1-2014) 140.011 Contante in kas 0 Tegoeden in rekening-courant 111 Overige uitstaande gelden korter dan 1 jaar 139.900 4 Toets kasgeldlimiet Totaal netto-vlottende schuld (2-3) -140.011 Toegestane kasgeldlimiet 3.526 Ruimte (+) c.q. overschrijding (-) + 143.537 De geldmiddelen die niet direct nodig zijn voor de financiering van de subsidieprojecten en/of de bedrijfsvoering zijn op grond van de Wet Schatkistbankieren per 20 december 2013 verplicht bij het Ministerie van Financiën ondergebracht. 5.4 Paragraaf 3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin de GR Waddenfonds in staat is om financiële risico s op te vangen zonder dat wijziging van beleid noodzakelijk is. In de werkwijze voor de subsidies worden beschikte subsidies tevens gereserveerd als verplichtingen waarmee de uitgaven één op één lopen. Door met indicatieve subsidieplafonds te werken kan het bestuur sturing houden en een programma voor dat jaar limiteren op het moment dat het bereiken van de doelen van het Waddenfonds in gevaar komen. AB Waddenfonds 30 juni 2014 9
Er bestaat echter wel een risico dat een subsidieaanvrager een bezwaar- en beroep procedure instelt tegen een afgewezen aanvraag. Om een eventuele honorering van bezwaar- en beroepschriften te kunnen dekken wordt 20% van het gedecentraliseerde jaarbudget als weerstandsvermogen aangehouden. Voor de berekening van het weerstandsvermogen wordt het jaarbudget vanaf 2016 van bijna 29 miljoen gehanteerd. Hiermee wordt het weerstandsvermogen op 5,8 miljoen berekend. Dit bedrag wordt binnen de algemene reserve afgezonderd van de vrij aanwendbare middelen. Halverwege de looptijd tot 2026 zal worden bekeken of het weerstandsvermogen naar beneden kan woorden bijgesteld. Bij de organisatiekosten (onvoorzien) zijn de verzekeringen opgenomen waarbij bijvoorbeeld aansprakelijkheid is afgedekt. 5.5 Paragraaf 4 Onderhoud kapitaalgoederen In de paragraaf kapitaalgoederen dient inzicht te worden gegeven in het onderhoudsprogramma van de kapitaalgoederen (zoals wegen, gebouwen en openbare ruimte), de financiële consequenties en de vertaling hiervan in de begroting. Deze paragraaf is voor de GR Waddenfonds niet van toepassing. 5.6 Paragraaf 5 Grondbeleid Deze paragraaf is niet van toepassing. 5.7 Paragraaf 6 Lokale Heffingen Deze paragraaf is niet van toepassing. 5.8 Paragraaf 7 Verbonden partijen Verbonden partijen zijn vennootschappen, stichtingen of verenigingen waarin de GR Waddenfonds deelneemt of anderszins samenwerkt. Deze zijn niet aan de orde. AB Waddenfonds 30 juni 2014 10
6. Begroting 2015 en meerjarig perspectief 6.1 Begroting 2015 en meerjarig perspectief bedragen x 1.000 werkelijk begroting begroting begroting begroting 2013 2015 2016 2017 2018 baten gedecentraliseerde middelen Rijk 36.824 40.499 28.878 28.878 28.878 renteopbrengsten 18 500 500 500 500 beschikking over algemene reserve 16.213 pm pm pm pm vrijval voorziening door vrijval projecten 5.749 pm pm pm pm totaal lasten 58.804 40.999 29.378 29.378 29.378 lasten budgetten thema's/programma's 57.518 35.149 23.528 23.528 24.728 (o.b.v. nieuw uitvoeringsprogramma nog nader te specificeren) ontwikkelbudget 0 300 300 300 300 budgetsubsidie 0 1.200 1.200 1.200 0 Waddenacademie budget monitoring 0 100 100 100 100 gereserveerd budget voor bezwaarschriften 0 2.500 2.500 2.500 2.500 bedrijfsvoering 1.286 1.750 1.750 1.750 1.750 exploitatiesaldo 0 0 0 0 0 totaal baten 58.804 40.999 29.378 29.378 29.378 AB Waddenfonds 30 juni 2014 11
6.2 Toelichting begroting 2015 6.2.1. Baten Gedecentraliseerde middelen Rijk Op grond van het Bestuursakkoord ontvangt de Gemeenschappelijke Regeling Waddenfonds voor het jaar 2015 via het Provinciefonds een decentralisatie-uitkering van 40,499 miljoen. Rente Met ingang van 2014 worden de geldmiddelen die nog niet direct uitbetaald hoeven te worden op grond van de Wet Schatkistbankieren verplicht bij het Ministerie van Financiën gestald. Van het Ministerie wordt hierop een rentevergoeding ontvangen die gelijk ligt aan de Nederlandse staatsrente. Op grond van de liquiditeitsprognoses worden de gelden langer of korter in deposito s weggezet. Voor het jaar 2015 en verder wordt een bedrag van 0,5 miljoen geraamd als te ontvangen rente. Beschikking over algemene reserve In de primitieve begroting van 2015 wordt een pro memorie post geraamd als beschikking over de algemene reserve. Beschikking over de algemene reserve is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. 6.2.2. Lasten Budgetten thema s/programma Voor het jaar 2015 is een bedrag van 35,149 miljoen beschikbaar voor subsidiëring en financiering van projecten. Op basis van het nieuwe Uitvoeringsprogramma 2014-2017, en jaarprogramma 2014-2015 zal het Dagelijks Bestuur van het Waddenfonds subsidieplafonds vaststellen, uiteraard binnen het met deze begroting vast te stellen budget voor thema s en de uitgangspunten 50% voor ecologie en 50% voor economie. Ontwikkelbudget Om tot gedegen subsidieaanvragen te komen is het nodig dat er middelen beschikbaar zijn om aanvragers van subsidie in bepaalde complexe situaties te ondersteunen dan wel de ontwikkeling van een eigen visie van het Waddenfonds te ondersteunen met vooronderzoek, haalbaarheidsonderzoek en kosten die in verband met coalitievorming gemaakt worden. Verwachting is dat hiervoor 0,3 miljoen op jaar basis nodig is. AB Waddenfonds 30 juni 2014 12
Budgetsubsidie Waddenacademie In de tijd dat het Waddenfonds onder Rijksverantwoordelijkheid viel is bij ministeriële regeling geld beschikbaar gesteld voor het onafhankelijke kennis- en onderzoeksinstituut Waddenacademie. De financiering hiervan liep per juli 2014 af. De Waddenprovincies hebben de wens uitgesproken dat de Waddenacademie voorgezet wordt in de vorm van een budgetsubsidie vanuit het Waddenfonds. In de begroting 2015 is ook het budgetsubsidie van 1,2 miljoen voor de Waddenacademie opgenomen. De Waddenacademie heeft hiervoor productafspraken met het Waddenfonds gemaakt. Het budgetsubsidie wordt verstrekt parallel aan de looptijd van het nieuwe Uitvoeringsprogramma 2014-2017. Het budget is met 0,1 miljoen euro verhoogd om de ontwikkeling en jaarlijkse actualisatie van een monitor mogelijk te maken. Het systeem wordt ontwikkeld door de Waddenacademie. Het Waddenfonds verzamelt gegevens over de impact van projecten en koopt zonodig data aan. Hiervoor reserveren we 0,1 miljoen per jaar. Onder meer de Rekenkamer heeft bij verschillende gelegenheden aangedrongen op de ontwikkeling van een monitor. Ook van de zijde van de Kwaliteitscommissie en het bestuur is de wens om een monitor te ontwikkelen geformuleerd. Gereserveerd budget voor bezwaarschriften Pionierjaren 2012 en 2013 hebben ook een aantal bezwaren tegen afwijzingen van subsidieaanvragen ten gevolge gehad. Hoewel het nieuwe uitvoeringsprogramma, subsidieverordening en jaarprogramma scherpere criteria en voorwaarden hebben, is de verwachting dat er ook in 2015 bezwaren zullen worden ingediend (en in 2014 ingediende bezwaren in 2015 tot betaling kunnen leiden). De inschatting is dat hiervoor jaarlijks 2,5 miljoen beschikbaar moet zijn. Versterking uitvoeringsorganisatie en beheerfuncties In de fasering van de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Waddenfonds is een organisatieplan geschreven voor 2012 waarin de uitgangspunten en inschatting zijn gemaakt voor de personele invulling van het Waddenfonds. In de jaren 2012 en 2013 werd niet alleen gewerkt met een pionierprogramma, ook in organisatorische zin werd gepionierd. De organisatie is organisch gegroeid. Zo is de eerste vaste invulling van de formatie aangevangen met de aanstelling van de directeur Waddenfonds per 1 december 2012. De overige medewerkers zijn vrijwel allemaal ofwel ingehuurd ofwel gedetacheerd vanuit de drie provincies. Tevens is door de medewerkers vanuit de drie provincies input geleverd voor bijvoorbeeld het opstellen van de juridische verordening(en), financiële stukken, communicatieve activiteiten, et cetera. De bedrijfsvoeringsbudgetten bleken te laag ingeschat. De ondersteuning vanuit de provincie op met name juridisch terrein bleek afgelopen periode structureel te laag ingeschat. Ook was er te weinig aandacht voor communicatie en websitebeheer. Dat zal iets meer tijd vragen dan 0,1 fte. In 2014 is daarnaast veel extra inzet nodig geweest om de nieuwe verordening en jaarprogramma te ontwikkelen. In 2015 en volgende jaren zal naar verwachting nog extra inzet nodig zijn om nieuwe instrumenten als tenders en een revolving fund vorm te geven en uit te voeren. AB Waddenfonds 30 juni 2014 13
De Kwaliteitscommissie heeft gewezen op de kwetsbaarheid van de uitvoeringsorganisatie en de noodzaak om meer tijd te steken in een zorgvuldige uitvoering van de bedrijfsprocessen. De begroting 2014 werd dan ook gevolgd door een wijziging om voor deze kosten 0,26 miljoen extra uit te trekken. Personele inzet: De organisatie bestaat uit twee vaste medewerkers, de directeur en één programmaregisseur. Raming 200.000 Twee andere regisseurs zijn op detacheringsbasis aan de organisatie verbonden. Overigens is met betrekking tot de opstelling en het beheer van het uitvoeringsplan, jaarprogramma en subsidieverordening en de algehele planning in 2014 een functionaris vanuit het rijk gedetacheerd. Vanuit de provincie wordt een functionaris gedetacheerd voor secretariële ondersteuning, coördinatie en bureaumanagement. Het secretariaat bestaat uit 1,5 fte. Raming 450.000,-. Daarnaast is er voor de bedrijfsvoeringsfuncties als uitgangspunt geformuleerd dat voor zo n kleine organisatie niet voor de hand ligt om de ondersteuning op het terrein van P&O, ICT, Financiën, Archivering en Juridisch Advies en Communicatie zelfstandig te organiseren. Met de provincie Fryslân is een overeenkomst gesloten om deze taken op haar te nemen. Bij de start van het Waddenfonds werd een eerste inschatting gemaakt van gemiddeld 0,1 fte per discipline. Op realisatie basis heeft deze ondersteuning in 2013 150.000 gekost. Dat bedrag wordt dan ook in deze begroting aangehouden. Huisvesting: Voor de huisvesting (werkplek) is uitgegaan van 8,5 fte op basis van een normbedrag van 12.000,- per fte wat een totaalbedrag van 100.000,- maakt. Externe expertise: De organisatie maakt gebruik van externe (contra) expertise wanneer het niet via de vaste (gedetacheerde) bezetting beschikbaar is en ook het kennisnetwerk van de beheersorganisatie er niet in kan voorzien of wanneer het buiten de reguliere contracten valt. Het gaat vooral om specialistische expertise op financieel, juridisch gebied. Hiervoor is een bedrag van 100.000,- geraamd. Beheerorganisatie: Tot juli 2014 loopt er een overeenkomst met DLG voor de uitvoering van de beheerorganisatie. Er wordt voor die datum een nieuwe vorm gevonden voor de beheertaak. De beheerstaak zal veranderen afhankelijk van de instrumenten die in het nieuwe Uitvoeringsplan, jaarprogramma en subsidieverordening hun beslag krijgen. Processen rond beheer, voortgang en verantwoording van verstrekte subsidies zullen robuuster worden ingericht dan tot op heden. Ook het kennisnetwerk dat met regelmaat geraadpleegd wordt vergt uren inzet. Afgelopen periode heeft de beheerorganisatie (DLG) buitengewoon grote inzet getoond. De inzet was veel groter dan gepland door de kwartiermakers maar desondanks kon de beheerorganisatie met grote moeite tegemoet komen aan de gewenste resultaten in termen van snelheid, kwantiteit, AB Waddenfonds 30 juni 2014 14
kwaliteit en zorgvuldigheid. Dit alles heeft ertoe geleid dat de termijn van dertien weken vrijwel nooit is gehaald, er nogal wat bezwaarschriften zijn ingediend. De verplichte tussentijdse rapportages waren te beperkt van kwaliteit. In de toekomst zal het volume aan subsidiebeschikkingen waarschijnlijk wat lager liggen dan afgelopen jaar. Ook bij verder gelijk blijvende omstandigheden zal de toekomstige beheerorganisatie meer werk moeten verzetten omdat de stroom aan lopende projecten met tussentijdse beschikkingen en eindafrekeningen fors zal stijgen. Afgelopen jaar is de voorraad uitstaande beschikkingen gestegen tot een voorraad van 170 miljoen die wel moet worden beheerd (140 miljoen moet nog worden betaald) maar niet mee wordt gerekend met de overhead. Ook veldinspecties van de subsidieprojecten zijn tot nu toe niet uitgevoerd maar zullen in de toekomst ten minste steekproefsgewijs moeten plaats vinden. In de begroting wordt voor de beheertaak een extra bedrag opgenomen van 390.000,-- en komt daarmee in totaal op 590.000,-- Organisatiekosten. Dit bedrag bestaat uit een aantal nog in te kopen / uit te voeren (structurele) activiteiten. De organisatiekosten bedragen 160.000,-: Het organiseren, houden en bezoeken van de Waddenfondsdagen en andere bijeenkomsten; Accountantskosten; Communicatie (website, formats, content); Huisstijl (formats, briefpapier); Digitalisering; Telefoonkosten Energiekosten Representatie en kantoorkosten Bestuursvergaderingen (reiskosten, versnapering, werkbezoeken); Verzekeringen, inschrijving KvK, belastingen e.d. Voor de onafhankelijke kwaliteitscommissie is sprake van vacatievergoeding. Het betreft vijf leden met een vergaderfrequentie van vier keer per jaar. De voorzitter bepaalt of er extra vergaderingen worden gehouden. Totaal bedraagt dit dan 18.000,- per jaar. Reiskosten onafhankelijke kwaliteitscommissie; Op basis van bovenstaande zullen de bedrijfsvoering budgetten samen 1,75 miljoen (5%) van de gemiddelde jaarlijkse rijks dotatie bedragen. AB Waddenfonds 30 juni 2014 15
6.3. 2016 en verder De kalenderjaren 2013 en 2014 (ten dele) stonden mede in het teken van het opstellen van het nieuwe Uitvoeringsplan 2014 2017. Hierin is opnieuw een vertaling plaatsgevonden van de doelen van het Waddenfonds naar programma s en het nog verder versterken van het programmatisch werken. In de loop van 2014 zullen tevens de uitgangspunten en wijze van organiseren geëvalueerd worden. Zijn de vooronderstellingen en ambities uitgekomen? Zijn er aanpassingen nodig? De begroting 2015 geeft hetzelfde perspectief voor de jaren 2016 en 2017 en 2018. Met dien verstande dat in 2017 het subsidie aan de Waddenacademie afloopt omdat er een budgetafspraak tot en met 2017 is gemaakt, gelijk aan de looptijd van het Uitvoeringsprogramma 2014-2017. Voortzetting van een budgetsubsidie vanaf 2018 zal in 2017 worden bekeken. Financieel gezien gelden de volgende jaarschijven die aan het Waddenfonds zullen worden toegevoegd: 2016 t/m 2026 (jaarlijks): 28.878.000,- AB Waddenfonds 30 juni 2014 16
Vastgesteld in het Algemeen Bestuur Waddenfonds van 30 juni 2014. Voorzitter Mevr. C. Schokker-Strampel Secretaris drs. A.F. van de Klundert AB Waddenfonds 30 juni 2014 17