Aan de gemeenteraad Registratienummer: GF09.20051 Datum: 2 juni 2009 Agendapunt: 10 Portefeuillehouder: de heer L. Buwalda Behandelend ambtenaar: W. de Jong Telefoonnummer: 617526 Onderwerp: Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 Voorstel: 1)De Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 (incl. toelichting) vaststellen. 2)De Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2005 intrekken. 3)De beleidsregel Millenniumdoelen vaststellen. Inleiding: In mei 2007 hebben wij ingestemd met de opzet en inhoud van het plan van aanpak Herziening subsidiebeleid- en procedures gemeente Heerenveen. De aanleiding voor dit project had te maken met: Rapport audit doeltreffendheid en doelmatigheid subsidierelaties gemeente Heerenveen (november 2005): heroverweging subsidiebeleid en procedures. Behoefte aan verzakelijking bij de gemeente o.a. door de invoering van de Wmo. Toename belang rechtmatigheid (rechtmatigheidsverklaring 2008). Wurklist gemeenteraad (februari 2006) hierin is opgenomen dat er een fundamentele discussie plaats moet vinden over vragen als: Hoe draagt subsidieverlening bij aan de vergroting van de sturing van de gemeente? Welke problemen lossen de subsidies op? Leveren de subsidies aan instellingen de gewenste maatschappelijke effecten?. Rapport subsidierelatie gemeente Heerenveen en welzijnsstichting Caleidoscoop (mei 2007). Tijdens het project is met name ingezoomd op bovenstaande onderwerpen, waarbij verder zoveel mogelijk getracht is actuele ontwikkelingen op het terrein van het subsidiebeleid hierin mee te nemen. Ten behoeve van dit project is er een projectteam gevormd, bestaande uit beleidsmedewerkers en adviseurs van de afdelingen V&O, O&O (financiën en juridisch), R&R (SI, stafbureau en wijkmanagers). De projectleiding was in handen van de afdeling Regie/SI.
Subsidiebeleid in relatie tot dualisering Op 6 januari 2009 hebben wij met betrekking tot het subsidiebeleid- en procedures een aantal besluiten genomen. Deze besluiten hebben betrekking op: -vaststellen algemene uitgangspunten voor subsidiebeleid -vaststellen van inhoudelijke beleidsregels -voorstel aan uw raad voor een nieuwe Algemene Subsidieverordening -vaststellen van uitvoeringsregels -informatievoorziening over subsidieverlening (rechtmatigheid, doelmatigheid, resultaten) aan uw raad en ons college -vaststellen van instrumenten voor een zakelijker subsidiebeleid -vaststellen van formats voor raam- en uitvoeringsovereenkomsten -beschrijving van het subsidieproces Het vaststellen van de beleidskaders, zoals al eerder is gebeurd in de vorm van het vaststellen door uw raad van diverse nota's/beleidsplannen en het vaststellen van de Algemene Subsidieverordening 2009 is overeenkomstig het duaal stelsel voorbehouden aan uw raad. De uitvoering, i.c. het weigeren, verstrekken en vaststellen van een subsidie is de bevoegdheid van het college (art. 4, lid 1 ASV). Wij hebben ter verdere uitvoering van de Algemene Subsidieverordening 2009 inhoudelijke- en uitvoeringsregels vastgesteld. Wij zullen het nieuwe subsidie-instrumentarium benutten, vanaf het moment dat uw raad de Algemene Subsidieverordening 2009 heeft vastgesteld. Subsidie-instrument/Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) Het subsidie-instrument is een belangrijk middel voor het realiseren van gemeentelijk beleid en beleidsdoelen. Het is de verbinding tussen doelstellingen, prestaties en resultaten van de gemeente enerzijds én de activiteiten en de geleverde prestaties en behaalde resultaten door maatschappelijke organisaties anderzijds. Het subsidie-instrument zorgt er voor dat de gemeente en de subsidieontvangers, ieder vanuit de eigen positie en verantwoordelijkheid, maar in verbinding met elkaar maximaal bijdragen aan het in stand houden van de sociale infrastructuur en het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. De gemeente Heerenveen wil toe naar een andere, meer zakelijke en professionele relatie met de door haar gesubsidieerde (grote) maatschappelijke organisaties. Om dit te realiseren hebben wij besloten hiervoor vanaf de subsidieverlening 2010 (indienen aanvraag voor 1 juni 2009) voor een aantal grote maatschappelijke organisaties het instrument van Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) in te zetten. Het BCF bestaat uit onderstaande stappen: 1. De overheid stelt het beleid op hoofdlijnen vast (sturing vanuit de politieke organen) 2. Analyse van vraag en aanbod (het toepassen van beleidsanalyse en vraaganalyse) 3. De opdracht (kerntaak overheid) 4. De offerte van de maatschappelijke organisatie (kerntaak maatschappelijke organisatie) 5. De beoordeling van de offerte 6. Het contract (de overeenkomst) 7. De uitvoering van het contract 8. Tussentijdse communicatie en bijstelling 9. De eindrapportage 10. Afrekenen en beoordelen Het BCF traject is met name een instrument, dat zal worden ingezet bij de grotere maatschappelijke organisaties, zoals de Bibliotheek, stg. Caleidoscoop, stg. Vluchtelingenwerk, Centrumvoordekunstena7, Maatschappelijk Werk Fryslan, Museum Willem van Haren, stg. Kinderwoud en de VVV.
BCF draagt heel sterk uit dat de gemeente sturing geeft aan het proces, gebruik wordt gemaakt van elkaars expertise, instellingen over een productenboek beschikken, meting van resultaten door o.a. klanttevredenheidsonderzoeken noodzakelijk is en goed wordt nagedacht over welke indicatoren zullen gelden bij het uiteindelijk afrekenen. BCF moet een win-win situatie worden, waarbij de gemeente duidelijk aangeeft wat voor beleid ze de komende jaren wil voeren en in gezamenlijk overleg met de grote instellingen wil uitvoeren en dat deze instellingen door de werkwijze van BCF hun organisatie kunnen professionaliseren (opstellen productenboek, werken met integrale kostprijs, resultaten benoemen etc.). Gezien de doorlooptijd van de stappen die binnen BCF gezet moeten worden en de ervaringen elders moet er rekening mee worden gehouden dat het traject enkele jaren in beslag zal nemen. Verder hebben wij besloten om het BCF (subsidie)traject in 2012 te evalueren. Eind 2010/begin 2011 zullen er samen met de grote maatschappelijke organisaties hiervoor evaluatiecriteria worden opgesteld. De kleine instellingen en verenigingen, die incidentele- en (structurele)waarderingssubsidies ontvangen, kunnen niet op dezelfde manier binnen het subsidietraject worden behandeld als de grote maatschappelijke organisaties. De gemeente zal hierbij via de inhoudelijke beleidsregels met verwijzing naar de nota s/beleidsplannen/uitvoeringsplannen, aangeven wat ze op een bepaald beleidsterrein willen bereiken. Deze subsidieaanvragers weten dan wat de gemeente wil en kunnen zich daar dan via hun subsidieaanvraag op richten. De subsidieaanvragen zullen dan ook vanaf 2010 aan de inhoudelijke beleidsregels worden getoetst. De subsidieontvangers die in 2009 van de gemeente subsidie hebben ontvangen zijn hierover schriftelijk geïnformeerd. Stand van zaken BCF implementatie Voor het subsidiejaar 2010 is gestart met Caleidoscoop en CentrumvoordekunstenA7. Als gevolg van reeds bestaande overeenkomsten kan het BCF traject voor Vluchtelingenwerk en het Algemeen Maaatschappelijk Werk pas in 2011 worden opgepakt. Overigens is dit jaar wel gestart met de voorbereiding van BCF bij deze instellingen. De Bibliotheek is door omstandigheden nog niet in staat is met BCF aan de slag te gaan, dit zal naar alle waarschijnlijk eind 2009 plaatsvinden. Algemene uitgangspunten van subsidiebeleid Wij hebben besloten dat de algemene uitgangspunten voor het subsidiebeleid hun weerslag moeten vinden in de recent door uw raad vastgestelde nota s en beleidsplannen betreffende o.a. de Wmo, jeugd en onderwijs, armoedebeleid, kunst en cultuur, publieke gezondheid en maatschappelijke opvang en sportbeleidsplan. Daar de Wmo binnen onze gemeente veelal als kapstok wordt gezien, waarop een groot gedeelte van ons toekomstige beleid is/zal worden gebaseerd, is bij het bepalen van de algemene uitgangspunten gekeken wat er hierover in de Wmo (domeinen) is vastgelegd. Binnen de visie van de Wmo staat de burger centraal, waarbij de vraag het aanbod bepaalt. De centrale doelstelling van de Wmo is: meedoen. Het meedoen geldt voor iedereen, jong en oud, ongeacht maatschappelijke of economische positie, ongeacht het al dan niet ondervinden van beperkingen. De in de WMO genoemde domeinen maken weer onderdeel uit van een groter geheel, namelijk de door uw raad vastgestelde beleidskaders voor het meerjarenperspectief (thema's- Heerenveen: bestuurt en organiseert; werkt, kiest voor leefbare wijken en dorpen, bevordert meedoen en ondersteunt daarbij, stimuleert duurzaamheid en ontwikkelt). Uit de inventarisatie van de (recent ) vastgestelde nota s en beleidsplannen blijkt dat een aanzienlijk deel van de uitgangspunten uit die nota s/beleidsplannen nagenoeg of geheel overeenkomt met hetgeen hierover in de uitgangspunten van de Wmo domeinen is vermeld. Hieruit kan de voorlopige
conclusie worden getrokken dat de visie van de gemeente op de Heerenveense samenleving in nagenoeg alle nota's/beleidsplannen op dezelfde consistente manier wordt verwoord. In het algemeen kan gesteld worden dat in de nota s en beleidsplannen: a) de eigen verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en solidariteit van burgers centraal staat (domein: zelfstandig functioneren); b) de gemeente een actieve rol heeft in het bieden van hulp aan kwetsbare burgers (domeinen: veiligheid, onderdak en gezondheid); c) de gemeente een stimulerende rol heeft bij het in gang zetten van activiteiten (randvoorwaarden creëren) (alle 5 Wmo domeinen); d) collectieve activiteiten en voorzieningen bij voorkeur voor individuele activiteiten gaan (alle 5 Wmo domeinen); e) de gemeente participatie van de burger prioriteit geeft (burger moet actief en betrokken zijn)(domeinen: sociale- en maatschappelijke participatie);. f) de gemeente kiest voor een integrale aanpak op de verschillende terreinen, waardoor samenhang, afstemming, dwarsverbanden en krachtenbundeling ontstaat. Dit geldt voor de gemeente intern, tussen de gemeente en instellingen en tussen instellingen onderling (alle 5 Wmo domeinen). g) de gemeente kiest voor interventies die blijvend/duurzaam bijdragen aan een kansrijke ontwikkeling van toekomstige generaties. Inhoudelijke beleidsregels/uitvoeringsregels Ten behoeve van de terreinen waarop subsidie wordt verstrekt zijn door ons inhoudelijke beleidsregels vastgesteld, die een tweeledig doel hebben: namelijk om aan de subsidieaanvragers (in hoofdlijnen) het gemeentelijk beleid op een bepaald beleidsterrein helder te maken en om de ingediende subsidieaanvragen te kunnen toetsen aan het bestaande beleid. Voor de aanvragers wordt duidelijk gemaakt wat onze (centrale) doelstellingen zijn, met daarbij een korte beleidsmatige toelichting, het thema van de gemeenteraad waar dit onderwerp onder valt, de speerpunten van het desbetreffende beleidsterrein en de criteria die gehanteerd worden. Voor meer informatie over het betreffende beleidsterrein wordt verwezen naar de nota s/beleidsplan (incl. de uitvoeringsplannen) die, naast de inhoudelijke beleidsregels, ook op de gemeentelijke website geplaatst zullen worden. De procesmatige aspecten rond verlening, termijnen, procedures, verantwoording e.d. zijn in de door ons vastgestelde uitvoeringsregels opgenomen. De uitvoeringsregels maken onderdeel uit van het subsidietraject. Algemene subsidieverordening 2009 Binnen het project is uitgebreid aandacht besteed aan allerlei ontwikkelingen en begrippen, die momenteel actueel zijn bij het verlenen van subsidies. Het betreft met name de ontwikkelingen binnen de begrippen rechtmatigheid, staatssteun en de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB)/BTW/Europa/Wmo proof van de subsidieverordening. Geconcludeerd kan worden dat er wel meer duidelijk komt over wanneer er wel en niet sprake is van een subsidie (o.a. uit jurisprudentie), maar dat er, met name rond Europese regels, nog steeds veel onduidelijkheid is. In de praktijk zullen per subsidiegeval de grenzen, zoals Europa die stelt, moeten worden afgetast. Soms is het niet mogelijk hiervan af te wijken, maar soms bieden de regels ook ruimte. De gemeente zal soms voor de keuze staan om (verantwoorde) risico s te nemen om bepaald beleid van de grond te krijgen. Een strikte naleving van de regels zal leiden tot een onwerkbare situatie, die verstikkend zal werken op het verstrekken van subsidies en het streven bepaalde resultaten te realiseren.
De Algemene Subsidieverordening, zoals die nu voorligt is zoveel mogelijk AWB, BTW, Europa en Wmo proof, eenvoudig van opzet en werkbaar en gaat uit van een drietal subsidiesoorten: -de prestatiesubsidie (voor grote maatschappelijke organisaties); -de waarderingsubsidie (structureel danwel incidenteel); -de incidentele subsidie (indienen 2 à 3 keer per jaar) De ASV treedt in werking met ingang van 1 januari 2009. Op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn verleend blijven de bepalingen van toepassing zoals opgenomen in de ASV 2005. Vanaf 1 januari 2009 tot en met het moment van inwerkingtreding van deze verordening geldt de ASV 2009, tenzij één of meer bepalingen uit deze verordening voor een instelling ongunstiger zijn, dan gelden de bepalingen van de ASV 2005. Verantwoording gevoerde subsidiebeleid aan uw raad Ten behoeve van uw raad zal eens in de twee jaar (voor het eerst in 2012) een uitgebreid overzicht worden verstrekt, waarbij verslag zal worden gedaan van de rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en de resultaten van de verstrekte subsidies per beleidstaak (dus geen individuele subsidies). Millenniumdoelen Uw raad heeft enige tijd geleden uit eigen middelen voor 2009 en 2010 jaarlijks een bedrag van 10.000,-- beschikbaar gesteld voor subsidies in het kader van Millenniumactiviteiten. Doel is om plaatselijke activiteiten te stimuleren die een bijdrage leveren aan de Millenniumdoelen en/of informatie verstrekken over de Millenniumdoelen. Daar het hier om het verstrekken van subsidies gaat, is de Algemene Subsidieverordening 2009 van toepassing. Zoals ook op de andere beleidsterreinen is gebeurd, zijn ook voor dit onderwerp beleidsregels opgesteld. Hoewel het vaststellen van beleidsregels een aangelegenheid is van ons college, is voor de beleidsregel Millenniumdoelen een uitzondering gemaakt, omdat voor dit onderwerp uw raad directe verantwoordelijkheid draagt. De beleidsregels treft u hierbij aan. Wij merken hierbij op dat de gekozen benadering benadering leidt tot een wat andere manier van verantwoording. Wij geven u in overweging om dit te laten vallen onder artikel 8 respectievelijk artikel 12 van de uitvoeringsregels ASV. In dat geval kan artikel 12 lid 5 van de uitvoeringsregels vervallen. Verzoek rekenkamercommissie Door de Rekenkamers uit Heerenveen en omliggende gemeenten is een verzoek gedaan om in de nieuwe ASV een artikel op te nemen met als strekking, dat de Rekenkamer een onderzoek bij gesubsidieerde instellingen kan instellen naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gebruik van de verleende subsidies en/of gesubsidieerde activiteiten. Wij hebben besloten dit verzoek niet over te nemen, omdat de huidige verordening gemeentelijke rekenkamercommissie (juli 2005) voldoende ruimte biedt om de bevoegdheden te kunnen uitoefenen. In artikel 11, lid 3 van deze verordening is het volgende opgenomen: De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren, via de gemeentesecretaris, de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken. Aangezien het college bevoegd is subsidies te weigeren, te verstrekken en vast te stellen (o.a. rechtmatigheidstoets, doelmatigheid en doeltreffendheid), kan de gemeentelijke rekenkamercommissie bij het college de juiste gegevens opvragen. Een apart onderzoek bij de betreffende instelling is derhalve niet nodig.
Administratieve lastenverlichting instellingen en de gemeente Bij de herziening van het subsidiebeleid- en procedures is ook gekeken naar de wijze waarop de administratieve lasten van instellingen en de gemeente kunnen worden verminderd. Hierover is ook uitgebreid gesproken met het bureau Pro Facto dat in Heerenveen, in opdracht van het Ministerie van BiZa, hiernaar onderzoek heeft gedaan. Binnen de nieuwe ASV en de procedures zijn de volgende maatregelen getroffen die tot een lastenverlichting zullen leiden: -incidentele- en waarderingssubsidies onder de 3.500,-- worden door ons verleend en tegelijkertijd vastgesteld, zodat er geen aparte verantwoording behoeft plaats te vinden en hierdoor tijd/geld kan worden bespaard; wel zullen wij vragen om een verslag van de verrichte activiteiten, een actie die de instellingen normaliter ook al naar hun eigen achterban doen; -ASV, nota s/beleidsplannen, inhoudelijke beleidsregels, uitvoeringsregels en aanvraagformulieren zullen vanaf de website bekeken en gedownload kunnen worden; daarnaast zullen op een wat later tijdstip de aanvragen via internet doorgestuurd kunnen worden; -de BCF systematiek zal er op termijn toe leiden dat er helderheid is over wat het gemeentelijk beleid is, welke prestaties we van de instellingen verwachten en wat de resultaten moeten zijn; daarnaast geeft BCF een impuls aan de professionalisering van de instellingen; al deze stappen zullen er uiteindelijk toe moeten leiden dat de relatie (beleidsmatig, in de uitvoering maar ook in de communicatie) tussen de gemeente en de instellingen beter zal gaan verlopen. Wij stellen uw raad voor: 1.De Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 (incl. toelichting) vast te stellen. 2.De Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2005 in te trekken. 3.De beleidsregel Millenniumdoelen vast te stellen. Ter inzage liggende stukken: -Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 -Toelichting Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 -Beleidsregel Millenniumdoelen -Uitvoeringsregels ASV 2009 Het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen, de secretaris, de burgemeester,
Gemeenteraad Onderwerp: Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 Registratienummer: GF09.20051 De raad der gemeente Heerenveen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 januari 2009 en 2 juni 2009; BESLUIT: 1) De Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2009 (incl. toelichting) vast te stellen. 2) De Algemene Subsidieverordening Heerenveen 2005 in te trekken. 3) De beleidsregel Millenniumdoelen vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 juni 2009. De griffier, De voorzitter,