Kotstudenten in gebouw 13 Doelgroep: - Personeelsdienst - Stewards - Hoofdverantwoordelijke schoonmaak - Hoofdverantwoordelijke patiëntenadministratie PC - Raf Molkens - Marleen Van Dyck - Patrick Apers - Maarten Desimpel - Mentoren studenten AZ+PZ (via hoofdverantwoordelijken) Procedures Opgesteld door: Caroline Van Damme - HR-directeur Patrick Apers - verantwoordelijke mobiele ploeg/nachtsupervisors Raf Molkens - zorgmanager AZ Goedgekeurd door: Caroline Van Damme - HR-directeur Handtekening: KS-PRO/INS Kotstudenten - 1/7 Rubriek: personeel Geldig vanaf: 20-11-2009 Laatste revisie op: 01-04-2015 1 Doel 2 Toepassingsgebied 3 Definitie 4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 5 Verwante documenten 6 Werkwijze 6.1 Vooraf 6.2 De aankomstdag van de student 6.3 Vertrek van de student 7 Bijlage 7.1 Huishoudelijk reglement voor kotstudenten 7.2 Beschrijving staat van de kamer 1 Doel Deze procedure legt de werkwijze en de afspraken vast met betrekking tot het gebruik van de studentenkamers voorzien op de eerste verdieping van gebouw 13. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle studenten van het AZ Sint-Jozef, het PZ Bethaniënhuis en PVT De Landhuizen die gebruik wensen te maken van een studentenkamer tijdens hun stage. 3 Definitie In gebouw 13 (1 ste verdieping) zijn er 11 studentenkamers die gratis ter beschikking gesteld worden aan studenten verpleging en/of vroedkunde die hun stage in AZ Sint-Jozef, PZ Bethaniënhuis of PVT De Landhuizen doen. Wie in welke kamer verblijft en welke kamers werden gereserveerd, is op te volgen in een gemeenschappelijke map op de R-schijf: campus_studentenkamers. Kotstudenten 1
4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Raf Molkens voor het AZ en Patrick Apers voor PZ/PVT zijn verantwoordelijk en bevoegd om een studentenkamer toe te wijzen aan studenten volgens beschikbaarheid. Er zijn vijf kamers voorzien voor het AZ en zes kamers voor het PZ/PVT. Onderlinge afspraken zijn mogelijk. Zij zijn eveneens verantwoordelijk om eventuele technische mankementen die gesignaleerd worden door hun studenten, te melden aan de technische dienst. De stewards zijn verantwoordelijk voor en bevoegd om de student te begeleiden zoals beschreven in de werkwijze en om de staat van de kamer op te maken zowel bij ingebruikneming als bij vertrek van de student. De personeelsdienst is verantwoordelijk en bevoegd voor het sleutelbeheer van de studentenkamers en het beheer van de ondertekende huishoudelijke reglementen. De student is verantwoordelijk voor het schoonmaken van zijn eigen kamer en schakelt zich in, in een beurtrolsysteem waarbij de gemeenschappelijke ruimtes gezamenlijk onderhouden worden. Het schoonmaken van de gemeenschappelijke ruimtes en de periodische grote schoonmaak wordt opgevolgd door de hoofdverantwoordelijke schoonmaak. Een schoonma(a)k(st)er van het ziekenhuis kan, indien nodig, de studentenkamer betreden om het nodige onderhoud te doen. De student zal hiervan tijdig op de hoogte gebracht worden. 5 Verwante documenten Huishoudelijk reglement voor kotstudenten op stage (zie punt 7.1). Beschrijving staat van de kamer (zie punt 7.2). 6 Werkwijze 6.1 Vooraf De student reserveert een kamer via de studentenverantwoordelijke van PZ/PVT (Patrick Apers) of AZ (Raf Molkens). Elk ziekenhuis heeft de beschikking over vijf of zes kamers: reservaties worden bijgehouden op Xchange. Er kan onderling overlegd worden om de kamers anders te verdelen. De student wordt gevraagd om zich op een werkdag - eventueel voorafgaand aan de ingebruikneming van de kamer - aan te melden bij het onthaal van het desbetreffende ziekenhuis mét een waarborg van 50 euro (kamer) + voor PZ-studenten 20 euro voor de badge en sleutels van de zorgeenheid. De studentenverantwoordelijke meldt vooraf de concrete komst van de student aan de stewards en aan de personeelsdienst zodat zij dit kunnen inplannen in hun werkschema. Dit kan telefonisch op nummer (03 380 25 00 - stewards en 03 380 30 55 - personeelsdienst) of via mail aan Stewards Zoersel en Medewerkersloket Zoersel. 6.2 De aankomstdag van de student De student meldt zich aan bij het onthaal van het ziekenhuis. Het onthaal verwittigt de stewards. Eén van hen komt de student ophalen aan het onthaal en gaat met de student mee 1. naar de patiëntenadministratie (PZ/PVT) of kassa (AZ) om de waarborg van 50 euro te betalen (kamer). In het PZ betalen studenten ook nog eens 20 euro waarborg voor de badge en sleutels van de zorgeenheid. Ze ontvangen in ruil van de patiëntenadministratie een badge. Deze badge verleent de toegang tot de inkomdeur van gebouw 13. Op de zorgeenheid krijgen de studenten de sleutels van de zorgeenheid. 2. naar de personeelsdienst om de sleutels van de kamer en een huishoudelijk reglement (zie bijlage) + een formulier Beschrijving van de staat van de kamer op te halen. De student ontvangt op de personeelsdienst in ruil voor het betalingsbewijs van de waarborg de sleutels van de kamer. Tevens zorgt de personeelsdienst er ook voor dat er toegang verleend wordt tot de inkomdeur van gebouw 13 door middel van het aanpassen van de badge die de student verkreeg via de patiëntenadministratie. Deze toegang dient aangepast te worden via Siemens. De personeelsdienst laat de student het huishoudelijk reglement ondertekenen. Kotstudenten 2
3. naar de betreffende studentenkamer. De steward vult het formulier Beschrijving van de staat van de kamer in en laat dit ondertekenen door de student. De steward bezorgt het formulier Beschrijving van de staat van de kamer aan de personeelsdienst, waar alle documenten in verband met de studentenkamers worden bijgehouden. De student kan voortijdig de kamer betrekken (bv. zondagavond om maandag de stage te starten) indien de waarborg voor de sleutel vooraf betaald en de sleutel vooraf afgehaald werden. 6.3 Vertrek van de student De student verwittigt een aantal dagen voor zijn daadwerkelijk vertrek telefonisch de stewards (3055) en maakt een afspraak om bij vertrek de kamer te inspecteren. De steward haalt het formulier Beschrijving van de staat van de kamer op de personeelsdienst en zet eventuele opmerkingen op het blad. De student gaat met dit ingevulde formulier naar de personeelsdienst en levert de sleutels van de kamer in. Als dit in orde is, krijgt de student het betalingsbewijs van zijn waarborg (kamer) terug om de waarborg terug te halen aan de patiëntenadministratie/kassa. Personeelsdienst zorgt er ook voor dat de eerder aangepaste toegang voor de inkomdeur terug van de badge verwijderd wordt. Voor PZ: de student levert zijn sleutels van de zorgeenheid op het einde van de stage in op de zorgeenheid. Daarna gaat hij met de badge en het betalingsbewijs van de waarborg (badge) naar de patiëntenadministratie. Daar levert hij zijn badge in en ontvangt in ruil zijn waarborg van 20 euro terug. Kotstudenten 3
7.1 Huishoudelijk reglement voor kotstudenten in gebouw 13 Kotstudenten 4
Kotstudenten 5
Kotstudenten 6
7.2 Beschrijving staat van de kamer Kotstudenten 7