Pg. 1 van 6 Notulen van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van de Kip Caravan Club, gehouden op zaterdag 29 maart 2014 te Groenlo. De vergadering is visueel ondersteund met een PowerPoint presentatie welke als bijlage is toegevoegd. Volgens de presentielijst zijn er 64 stemgerechtigde leden aanwezig en hebben 41 leden gemeld verhinderd te zijn. 1. Opening en mededelingen De voorzitter, Kees Kuiper, opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Een speciaal welkom aan de twee aanwezige ereleden te weten Astrid Surstedt en Peter Koreman. Het is een goed gebruik stil te staan bij die leden die ons zijn ontvallen, Ineke van de Velde, Jaap de Kluijver en Eiske Boelsma. Vervolgens neemt de vergadering ter nagedachtenis aan hen een moment stilte in acht. Het is vandaag een bijzondere dag aldus de voorzitter, de vergadering blikt terug over het afgelopen jaar, maar kijkt ook naar de toekomst en zal u hier uitgebreid over rapporteren. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Goedkeuren notulen Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering d.d. 6 april 2013 De notulen van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering d.d. 6 april 2013 worden aan de orde gesteld en ongewijzigd goedgekeurd, onder toevoeging van de opmerking van Wim Meewis, een perfect verslag ; met dank aan de opsteller. 4. Jaarverslag De voorzitter stelt het jaarverslag 2013 aan de orde en meldt dat het verslag (pag. 1 t/m 23) in 3 stukken behandeld zal worden en dat de financiën voor wat betreft 2014 (pagina 24 t/m/26) worden behandeld onder punt 5 van de agenda. 4A. Jaarverslag 2013 Pag. 1 t/m 12: Profiel; kengetallen; verslag van het bestuur De eerste pagina s vermeldt voornamelijk een aantal formele zaken, vervolgens een aantal kerngetallen en een algemene terugblik over de activiteiten in het afgelopen jaar. Loek van Uffelen vindt de verslaggeving over de activiteit naar de Midweek rondje Westland (pag. 9, 3 e alinea van onderen) wel heel erg summier en geen recht doet aan het programma van deze midweek.
Pg. 2 van 6 Afgesproken wordt dat hij een passende tekst aanlevert, die dan alsnog in het verslag verwerkt zal worden. Marten de Kroon doet de suggestie om in het vervolg te verwijzen naar de verslagen die in KippeVel zijn opgenomen. Ben Hund vraagt zich af of het echt nodig is dat twee gastgezinnen een reis voorbereiden en daardoor extra kosten maken. De voorzitter antwoordt dat afhankelijk van de reis afspraken hierover worden gemaakt. In zijn algemeenheid merkt hij op dat het goed is dat meerderen betrokken zijn bij het organiseren van een reis, denk bijvoorbeeld maar eens aan calamiteiten. Theo Surstedt deelt de zorgen met betrekking tot het teruglopen van het ledenaantal. Hoe kunnen we nieuwe leden werven? Misschien moeten we, noodgedwongen, ook andere merken toelaten? Tevens vraagt hij hoe de situatie is bij de Kip Caravan fabriek, komen er nog nieuwe, grote, modellen op de markt? De voorzitter antwoordt dat met betrekking tot de ledenwerving hier later in de vergadering antwoord op zal worden gegeven. Het KCC bestuur heeft geen invloed op de productie van nieuwe caravans, c.q. nieuwe modellen in Hoogeveen. Verder zijn er geen vragen over dit gedeelte van het jaarverslag en gaat men akkoord met dit gedeelte. Pagina 13; Vooruitzichten 2014 De voorzitter geeft een mondelinge toelichting op dit onderwerp. De gesignaleerde pijnpunten hebben geleid tot het opstellen van een werkdocument met als titel een kanskaart voor de KCC. We moeten de neerwaartse spiraal gaan ombuigen, linksom of rechtsom er zal wat moeten gebeuren. Dit door het bestuur vastgesteld document kan omschreven worden als: een werkdocument met voornemens ter verbetering van het bestaansrecht en levensvatbaarheid KCC als antwoord op afnemend en vergrijzend ledenbestand en keuzemogelijkheden nieuwe Kip caravans. Het document is beschikbaar op de KCC-website. Ledenbehoud/ Ledenwerving Aandacht voor het aanbod, zoals evalueren reizen, opbouw programma en benoemen en ontwikkelen meerwaarde(n) lidmaatschap. Interne/externe communicatie Aandacht voor een breed pakket van communicatie activiteiten, zoals website, KippeVel, nieuwsbrief, mail en social media. Ledengroei Aanmoedigen rol leden ambassadeursrol, intensivering/verbreding contacten Kip dealers en onderhoudsbedrijven. De KCC ledenpas zal een meerwaarde moeten gaan krijgen in de zin van: `op vertoon van de ledenpas` etc.
Pg. 3 van 6 Er zal een commissie worden samengesteld die gesprekken wil aangaan met dealers en reparatiebedrijven met als doel: intensiever contact met hun Kip klanten en deze te winnen voor de KCC. Rob Boelsma is gevraagd hier invulling aan te gaan geven. Door voortschrijdend inzicht is het bestuur tot de conclusie gekomen een verruiming van de toepassingscriteria op te stellen voor een zgn. buitenlid. Astrid Surstedt bedankt de voorzitter voor de uitgebreide toelichting op dit onderwerp. Zij is zeer ingenomen met haar erelidmaatschap maar voelt zich, qua formaliteiten, beperkt om zich te manifesteren. Ze zou ook aan dit lidmaatschap wel wat meer inhoud willen geven. Ook het andere erelid Peter Koreman ervaart deze beperking. De voorzitter geeft aan dat dit in de statuten en in het huishoudelijk regelement zo vast is gelegd. Wel wil hij dit bespreken in de bestuursvergadering. Vervolgens gaat de vergadering akkoord gaan met pagina 13. Pagina 14 t/m 23, Financiële Jaarrekening 2013 + kascontrolecommissie De penningmeester, Ron Brendel, geeft een mondelinge toelichting op de financiële jaarrekening 2013. De jaarrekening geeft een positief resultaat te zien van ruim 4500. De leden hebben hier geen vragen over. De Kascontrolecommissie bestaande uit Wim Meewis, Jan van der Kooij en Chris Kalverla hebben de financiële boeken over 2013 onderzocht en goed bevonden. De commissie spreekt haar waardering uit voor de overzichtelijkheid van de financiële registratie van de afzonderlijke activiteiten. 4B. Decharge van het bestuur De voorzitter stelt vervolgens ter goedkeuring het gehele jaarverslag 2013, inclusief de financiële verslaglegging, aan de orde en vraagt om decharge van het bestuur naar aanleiding van het gevoerde beleid voor 2013. Unaniem en onder luid applaus gaan de leden akkoord. 5. Financiën 2014 5A. Begroting 2014 Wederom krijgt de penningmeester het woord nu voor een toelichting op de begroting voor 2014. In tegenstelling tot 2013 is er voor 2014 een klein tekort begroot van 1000, echter zo merkt Ron Brendel op, dit is volkomen aanvaardbaar gezien de totale sterke financiële positie van de vereniging. De vergadering heeft geen vragen over de begroting voor 2014 en de leden gaan vervolgens hiermee unaniem akkoord. 5B. Contributie vaststellen voor 2014 Hoewel impliciet besloten in de reeds goedgekeurde begroting voor 2014 wordt de contributie voor 2014 vastgesteld op 50. Ook hier gaan de leden unaniem meer akkoord.
Pg. 4 van 6 De penningmeester bedankt Ria van Gastel en Ad Verschoore (Commissie Financiën) voor de prettige samenwerking gedurende het afgelopen jaar. Vervolgens wordt er een korte pauze gehouden. 6. Beantwoording schriftelijke vragen Er zijn geen vragen binnen gekomen. Wel zijn er verzoeken binnengekomen. Een van de verzoeken is om meer rekening te houden met nog werkende leden. Tevens is aandacht gevraagd om een toekomstperspectief te ontwikkelen. 7. Rondvraag De voorzitter breekt een lans voor de organisatie in 2015 van het Kuikenweekend. De huidige organisatoren hebben aangekondigd er mee te stoppen, het is veel werk maar wel heel leuk. Jan Muis heeft drie vragen: - gaan de gastgezinnen kosteloos mee? - heeft de vereniging betaalde krachten? - waarom zijn de excursies zo duur, wat zijn de kosten? De penningmeester geeft aan dat de gastgezinnen inderdaad vrij reizen, met dien verstande voor wat betreft de buitenlandse reizen; voor de binnenlandse reizen geldt een deelname som van 25% van de reisprijs. De vereniging heeft geen betaalde krachten. Met betrekking tot de excursies wordt opgemerkt dat niet ieder bedrijf zit te springen om groepen te ontvangen, ook is er vaak geen reguliere accommodatie om een en ander te realiseren, zodat extra kosten gemaakt moeten worden. De penningmeester vult aan dat een gedeelte van de kosten van de Technische Commissie worden gefinancierd uit de excursieopbrengsten. De status is wel dat dit onderwerp binnenkort op de bestuur agenda komt. Rob Boelsma geeft nog eens aan hoe belangrijk gastgezinnen zijn. Denk maar eens aan het samenstellen van het reisboek, de overige voorbereidingen, reserveringen maar met name ook aan calamiteiten in het buitenland, pech, ziekte, ziekenhuisopname etc. etc. Gastgezinnen hebben een grote verantwoording en voor hen is het absoluut geen vakantie, de vergadering onderstreept deze mening met een luid applaus. Ook Wiek Uijttenboogaart vindt het alleszins redelijk dat er een vergoeding wordt gegeven. René Husmann vraagt aandacht voor de excursie naar Walker in Deurne op 3 november 2014. Theo van Dillen vraagt naar vernieuwing van het zgn. registratieformulier. Meegedeeld wordt dat dit te downloaden is via de website. Ook vraagt hij zich af waar de dames achter de bestuurstafel blijven. Tevens merkt hij op dat de Avento club ook worstelt met ledenteruggang en is er al eens aan de NCC gedacht? De voorzitter zou ook graag zien dat er versterking komt door dames. Vooralsnog wil de KCC haar eigen broek ophouden en de mogelijkheden met aanverwante organisaties nog even parkeren.
Pg. 5 van 6 Op een vraag of de Kip Caravan fabriek nog een financiële bijdrage levert moet de voorzitter helaas melden dat zelfs voor een advertentie van 630 in KippeVel geen budget was. Wel kan hij melden dat er binnen kort weer een gesprek zal zijn waarbij hij de zorgen/wensen kenbaar zal maken v.w.b. nieuwe, grotere modellen. Natuurlijk kan elk lid individueel de fabriek benaderen. 8. Mutaties Commissies In de toelichting bij de agenda zijn puntsgewijs de mutaties aangegeven, het bestuur stelt voor: Kascontrole Commissie: Aftredend en herkiesbaar: Wim Meewis Geschillen Commissie: Aftredend en niet herkiesbaar: Jan van Haarlem. Het bestuur stelt voor te benoemen: Rob Boelsma. Commissie Financiën: Ria van Gastel en Ad Verschoore hebben toegezegd hun functie voor de komende jaren te willen continueren. Commissie Techniek: Aftredend en herbenoembaar: Ben Hagen en René Husmann. De vergadering gaat unaniem akkoord met bovengenoemde voorstellen. 9. Mutatie Bestuur In de toelichting bij de agenda is aangegeven: Aftredend en niet herkiesbaar zijn: Jaap Hooimeijer (secretaris) en Hans Meulenbroek (bestuurder Buitenland). Het bestuur stelt voor Berend ten Kate als secretaris te benoemen. De ontstane vacante bestuurszetel bestuurder Buitenland wordt gewijzigd en zal met de functie bestuurder Binnenland worden gewijzigd tot bestuurder Reizen & Evenementen. De ontstane vacante bestuurszetel wordt ingezet voor de benoeming van een bestuurder Communicatie/PR. Na vaststelling van een functieprofiel zal tot werving van kandidaten worden overgegaan. De vergadering kan zich hierin vinden en gaat akkoord met deze voorstellen. Vervolgens wendt de voorzitter zich tot de scheidende bestuursleden. Tot Hans Meulenbroek; heel jammer dat je ons gaat verlaten, zeer bedankt voor je inzet, maar ik neem wel de vrijheid je na een aantal maanden te bellen en wellicht zijn er nog klusjes te doen.
Pg. 6 van 6 Onder dankzegging en een mooie bos bloemen verlaat Hans Meulenbroek de bestuurstafel. Dan tot Jaap Hooimeijer; je bent het geweten van de vereniging en dit heb je met veel inzet en loyaliteit gedaan. Wij zijn je heel veel dank verschuldigd, ook hij krijgt een bos bloemen en zal t.z.t worden gebeld door de voorzitter. Beiden worden onder luid applaus door de leden bedankt. De nieuw benoemde secretaris Berend ten Kate ziet zijn functie als uitdaging, het is veel werk maar door gezamenlijke inspanning zal het best lukken, aldus de nieuwbakken secretaris. De voorzitter meldt nog dat de nieuwe secretaris al van zich heeft doen spreken; de vandaag getoonde power point presentatie is van zijn hand. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering met dank voor de positieve toonzetting en ieders inbreng. Groenlo, 29 maart 2014 Voorzitter, Kees Kuiper Secretaris, Berend ten Kate Als goedgekeurd tijdens ALV van 28 maart 2015. Ad. 4A. Jaarverslag Pag. 1 t/m 12: Profiel; kengetallen; verslag van het bestuur Loek van Uffelen s verslaggeving: Eind april was het de beurt aan Midweek Rondje Westland. In 2008 voor de eerste maal georganiseerd werd het hoog tijd voor een herhaling. Met 14 equipes was het een overzichtelijke groep om het Westland te leren kennen. Belangrijke onderdelen daarbij waren: de Maeslantkering, een toonaangevend bloemenexportbedrijf, een orchideeënbedrijf met verbazingwekkende technologische voorzieningen en een tomatenbedrijf. Een fietstocht door een niet verwacht mooi natuurgebied completeerde de kennismaking met het Westland en maakte het totaal tot een zeer geslaagde midweek.