Time management & efficiënt werken in je sportclub LINE DECLERCQ Bijscholing 2016
INTRO Hoe is t? Ja, sorry dat ik niet heb teruggebeld maar het is echt druk geweest Drukdrukdruk We moeten echt nog eens afspreken hé, maar zo weinig tijd, pfff
INTRO Gemakkelijker? Moeilijker? Hoeveelheid informatie Keuzestress Onderbrekingscultuur
INTRO Time management = Self management Bewustzijn Activeer je potentieel Impact Energie
Brengt het werk je dichter naar je doel? JUISTE KEUZES INTRO Spanningsveld Effectief Efficiënt Verloopt het proces economisch? JUISTE MANIER (Niets zo zinloos als iets efficiënt doen wat niet moet gebeuren) Combinatie van richting en snelheid In de sportclub? BOUWEN AAN DE BRUG WAAR JE OP LOOPT
DEEL 1: JE CLUB CLUB Tijdwinners Tijdrovers
Club Club Club Club CLUB Systemen Oude gebouwen Schiet op doel Je wapens
DEEL 1: CLUB 1. SYSTEMEN
SYSTEMEN
SYSTEMEN Welke strategie ga je gebruiken om tijdswinst te boeken? Extra waarde of gewoonte? Schrappen Vereenvoudigen Minder doen, wanneer is het goed genoeg? Wat en hoe (begeleiden)? Delegeren Outsourcen Buiten je sportclub/team Opleiding volgen Taken combineren Sneller werken Bundelen Multitasken Automatiseren Gelijkaardige taken samen uitvoeren Rechtstreeks naar de oplossing Systematiseren Belang van goede systemen
Wat ga je systematiseren? Terugkerende problemen SYSTEMEN Meest tijdrovende taken Grootste frustraties Belangrijke taken Kwaliteit behouden bij toenemen van volume en snelheid verloop van mensen
SYSTEMEN Iemand wil lid worden Inschrijvingsprocedure (=verschillende stappen) Persoon is lid Nieuws Communicatieproces (=verschillende stappen) Communicatie naar leden Beslissing activiteit Draaiboek Organisatie activiteit Opmaak kalender Checklist Kalender Wat zijn de stappen? Wat moet er in de stappen gebeuren om de werking efficiënter te maken?
SYSTEMEN Gebruik tools en modeldocumenten
SYSTEMEN Tennis Vlaanderen
SYSTEMEN Parantee
DEEL 1: CLUB 2. OUDE GEBOUWEN
OUDE GEBOUWEN Zit jouw club gevangen in een oud gebouw? Taakverdeling al jaren ongewijzigd Al zeer lang hetzelfde bestuur Complexe of trage beslissingsstructuur Grote besturen Geen transparantie Geen inspraak en weinig autonomie Veranderingen & nieuwe spelregels
OUDE GEBOUWEN Hyperactieve & snel veranderende maatschappij Verjonging Flexibiliteit en wendbaarheid Transparantie Kracht van het netwerk: uitwisseling en samenwerking Ruimte voor creativiteit en nieuwe initiatieven (wat buiten de club gebeurt, kan binnen de club ook)
OUDE GEBOUWEN Vergaderen Voor Planning, organisatie & voorbereiding agenda Enkel indien voorbereid & mogelijkheid tot overleg Tijdens Bepaal timing/eindpunt: de timekeeper De voorzitter is niet noodzakelijk de beste vergaderleider Ont gadercultuur nodig? Vergadertijd = dure tijd (iedereen aanwezig) Veel punten die niet iedereen aangaan Informatief communiceren Wie leest het verslag? Na Belang van efficiënt vergaderen Functioneel verslag (geen beschrijvend verslag) Nazorg in opvolging beslissingen & acties
Tussentijds opmaken van de agenda
DEEL 1: CLUB 3. SCHIET OP DOEL
SCHIET OP DOEL Hou een jaarlijkse visiedag Wat liep minder goed dit seizoen? Wat ging goed? SWOT De club Brainstorm strategie bepalen Doelen zetten voor volgend jaar Reserveer tijd om aan je club te werken Geen tijd? Veel tijdsverlies
SCHIET OP DOEL De club breidt zijn aanbod uit
SCHIET OP DOEL Wat zijn je referentiepunten? Prioriteiten stellen MOET DE CLUB DIT NU DOEN? Must have of een nice to have? Is dit iets waar de club moet voor instaan? Is dit de juiste actie? De juiste aanpak? Dringend? Is er een actie die je kan ondernemen die voor een oplossing kan zorgen?
DEEL 1: CLUB 4. JE WAPENS
JE WAPENS Software-oplossingen voor clubadministratie (ledenbeheer, communicatie, boekhouding, ) Heeft je federatie een programma? Andere? www.assistonline.eu www.axoclub.be www.bemembr.com www.ebp-software.be www.iclub.be www.peepl.be www.sportadministratie.be www.smartsportsclub.com/nl www.twizzit.com Ervaringen delen? Mastermind groep
Handige tools voor clubs? JE WAPENS
JE WAPENS Handige tools voor clubs?
JE WAPENS Handige tools voor clubs? CAPTIO (Jotter) Google Keep Infographics Easel.ly
Bespaar tijd! Just in Case Just in Time PRODUCTEN 75% wint tijd BIJSCHOLINGEN 91% = tevreden HELPDESK FAQ en contact BEGELEIDING 100% = tevreden Vrijwilligersregister, tool boekhouden, modeldocumenten, brochures wetgeving, etc Google drive, sociale media, websites bouwen, etc Vragen van sportclubbestuurders Meld je aan voor de nieuwsbrief Op maat van je club Vzw-wetgeving, fiscale onderwerpen, etc Registreer op www.dynamoproject.be
DEEL 2: JE LEDEN LEDEN Tijdwinners Tijdrovers
Leden Leden LEDEN Communiceer, communiceer, communiceer Call to action
DEEL 2: LEDEN 1. COMMUNICEER, COMMUNICEER, COMMUNICEER
COMMUNICEER, COMMUNICEER, COMMUNICEER Zijn nieuwsbrieven nog nuttig? Ja, op voorwaarde dat ze ledengericht zijn Als sportclub heb je regelmatig vragen of belangrijke info voor leden Gebruik vormen van communicatiekanalen Betrokkenheid Belangrijk dat je in de aandacht blijft Korte reminders Hallo iedereen Woensdag mogen jullie verkleed naar de carnavalles komen J In de krokusvakantie is er geen dansles Hallo iedereen Vergeet niet dat er woensdag geen les is!
COMMUNICEER, COMMUNICEER, COMMUNICEER Scanbaar online? 10 tips Omgekeerde piramide (belangrijkste eerst) Eén onderwerp per alinea (4 regels?) Denk vanuit lezer (lid) Informatieve tussenkoppen/titels Beknopte, concrete zinnen Witregels Opsommingen met bulletpoints Rechtstreeks en actief aanspreken Tekst vet maken (vanuit zoekvraag lezer) Relevante inhoud (waardevol voor lezer?) Betekenisvolle linkteksten
DEEL 2: LEDEN 2. CALL TO ACTION
CALL TO ACTION Is je aanbod tijdsvriendelijk? ACTIE- GERICHT LEDEN- GERICHT Kan je initiatieven koppelen? Zijn je activiteiten gezinsvriendelijk? Jaarkalender vs. last minute veranderingen Is het de moeite waard om te komen? Is je vrijwilligerswerk tijdsvriendelijk? KWALITEIT S-GERICHT
DEEL 3: JEZELF JEZELF Tijdwinners Tijdrovers
Jezelf Jezelf Jezelf Jezelf JEZELF Je capaci- TIJD Lang leve de lijstjes Pluk de dag Grootste inzicht
DEEL 3: JEZELF 1. JE CAPACI-TIJD
JE CAPACI-TIJD Ben jij een doe-het-zelf sportclubbestuurder? Tijd Energie Is jouw tijd een limiterende factor voor de groei van de club? Aandacht Hoe ga jij met je tijd om? Welke overtuigingen wil jij doorbreken?
JE CAPACI-TIJD WAT ALS jij efficiënter zou werken? alle clubmedewerkers efficiënter zouden werken? Creëer je eigen systeem Je persoonlijke efficiëntie is wel degelijk persoonlijk Is chaos ook een systeem? Werkt het voor jou? Betrouwbaar? Stressreducerend? Efficiënt? Hou je rekening met anderen?
JE CAPACI-TIJD AGENDA Productiviteit Werk plannen in je agenda (<> niet enkel afspraken) Tijd blokkeren om eigen productiviteit te verbeteren Tijdsblokken voor belangrijke taken Belangrijke dingen = tijdstip toekennen
DEEL 3: JEZELF 2. LANG LEVE LIJSTJES
LANG LEVE LIJSTJES
LANG LEVE LIJSTJES
LANG LEVE LIJSTJES Verschillende lijsten Projectlijst vs. ACTIELIJST Korte termijn Concrete acties Realistisch Een to do lijst moet je in beweging krijgen
DEEL 3: JEZELF 3. PLUK DE DAG
PLUK DE DAG Zit jij in de reactieve modus? Ik heb geen tijd Een gevoel of werkelijkheid? Hoe ga je onderbrekingen beperken? De kracht van het kleine verschil
PLUK DE DAG Doe jij aan nepwerken? Veel kleine dingen doen die je de indruk geven productief te zijn Dingen doen of gedaan krijgen als resultaat halen Is what I m doing now contributing to my goals?
PLUK DE DAG Een goede dag? To do lijst bekijken & aanpassen Prioriteiten & dagindeling Afleiding kanaliseren Dagbriefjes 3-6 dingen
PLUK DE DAG De lege inbox OHIO-principe Opvolgen Lijst of agenda Deleten Archiveren Actieve Outlookmap Favorieten: Op te volgen ik wacht op lezen (aantal items)
DEEL 3: JEZELF 4. GROOTSTE INZICHT
Grootste inzicht: GROOTSTE INZICHT Dit ga ik doen: Timing:
Wie het kleine niet leert, doet het grote verkeerd Time management & efficiënt werken? Investeer tijd aan optimaliseren van clubsystemen om tijd te winnen Vertrek vanuit standpunt dat je leden en vrijwilligers het druk hebben Verhoog je persoonlijke efficiëntie
Bedankt! LINE DECLERCQ Competence Coach & Owner line@coach2competence.com 0478 56 25 87 www.coach2competence.com www.multiskillz.com coach2competence @coach2comp line.declercq YouTube Coach2Competence