JAARVERSLAG ARCHIEF 2015 GEMEENTE DE WOLDEN
Voorwoord Voor u ligt het verslag 2015 ten behoeve van horizontale verantwoording uitvoering Archiefwet 1995. Dit verslag is een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Dit verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Deze zijn te beschouwen als een kader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer in de gehele archiefketen kan worden gedaan. Het raamwerk van Archief KPI s is een bestuurlijk verantwoordingsinstrument en geen kwaliteitsinstrument. Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. 1 Dit verslag bestaat uit twee delen. Het eerste deel (Samenvatting) bevat een inleiding en de bevindingen per hoofdvraag, afgesloten door een conclusie. Het tweede deel (Uitwerking) is een puntsgewijze inhoudelijke behandeling van de KPI-vragen. Archief KPI s brengen een uniformering aan in de wijze waarop verslaglegging gebeurt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Hoogachtend N. Kramer, Gemeentesecretaris Bijlagen: Deel 1: Samenvatting Deel 2: Archief KPI s 1 Met het horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. Pagina 2 van 15
Deel 1: Samenvatting Inleiding Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Als overheidsorgaan moet de gemeente De Wolden voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De belangrijkste wet- en regelgeving wordt gevormd door: De Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer gemeente De Wolden. Door de samenvoeging per 1-1-2015 van de gemeente Hoogeveen met gemeente De Wolden is alle personeel vanaf die datum in dienst bij de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SODH) Hierdoor worden alle archief wettelijke taken vanaf 1 januari van het verslagjaar uitgevoerd door medewerkers van het team Archief van de afd. Informatiemanagement en Archief van de eenheid Advies en Services van de SODH. Deze organisatorische wijzigingen raken ook op andere terreinen het informatiebeheer. Vanaf 1 januari 2015 worden namelijk alle taken m.b.t. het post- en scanproces uitgevoerd door het team indirecte kanalen van de Eenheid Dienstverlening van de SODH. Het college heeft als archiefzorgdrager geen gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte archiefbescheiden. 2 Dit verslag betreft alle aan het team Archief aangeboden archiefbescheiden en archieven. Zowel analoge als digitale archiefbescheiden. Maar ook permanent te bewaren of op termijn vernietigbare archiefbescheiden. Bevindingen per hoofdvraag inclusief conclusie. 1. Lokale regelgeving De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis hoe gemeente De Wolden de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeente wordt gevormd. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in onze gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. De Verordening en het Besluit Informatiebeheer dateren uit 2012 en zijn wel aangepast i.v.m. invoering Wet revitalisering generiek toezicht. Echt niet aan alle andere wijzigingen van de Archiefwet. Gemeente De Wolden voldoet aan de wetgeving. Actualisatie van de verordening en het besluit is gewenst. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van burgemeester en wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is geen document waarin het kwaliteitssysteem is vastgelegd. Wel zijn diverse processen beschreven. Deze processen staan wel onder druk door wijzigingen als gevolg van de SODH. Dit is een punt van aandacht en ook afhankelijk van de inrichting van het nieuwe zaaksysteem. 2 Voor wat betreft de openbaarheid van archieven is er een belangrijk onderscheid tussen archieven die wel en archieven die (nog) niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Overheidsinstanties zijn verplicht om hun archieven die ouder zijn dan twintig jaar, binnen een termijn van tien jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Na de overbrenging zijn de archieven openbaar, tenzij vooraf aan de openbaarheid beperkingen zijn gesteld. De openbaarheid van archieven die (nog) niet zijn overbracht naar een archiefbewaarplaats is geregeld in de Wet Openbaarheid van Bestuur Pagina 3 van 15
Door de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht (wet RGT) is een verandering ontstaan in het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door de gemeente van onder meer de Archiefwet. Hierdoor moet ook jaarlijkse of tweejaarlijks verslag worden uitgebracht. Het vorige jaarverslag uitgebrachte jaarverslag betrof 2013. Gemeente De Wolden voldoet deels aan de regelgeving omdat het nog niet over een kwaliteitssysteem beschikt maar kwaliteitsaspecten wel zijn vastgelegd in diverse procedures die zijn beschreven. Verslaglegging zal m.i.v. verslagjaar 2015 tweejaarlijks plaats vinden. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden De basis archiefcode (BAC) wordt gebruikt voor de ordening van archiefbescheiden. De gemeente beschikt over een documentair structuurplan (DSP). Een DSP is een plan waarin de archieforganisatie, de indeling van het archief en de manier waarop de bestanddelen daarbinnen worden gerangschikt, zijn vastgelegd. Implementatie van het DSP en de ondersteunende module is goed. Het DSP staat als gevolg van de SODH wel onder druk en wordt bij invoering van het zaaksysteem heringericht. De gemeente De Wolden beschikt over een aantal overzichten van te bewaren archiefbescheiden. Deze zijn afkomstig uit de voormalige gemeenten, die gezamenlijk De Wolden vormen en sinds 1998 van de eigen archieven. We rapporteren over alle aan het team archief aangeboden documenten. We weten dat er ook documenten onder medewerkers zijn die wel archiefwaardig zijn maar niet aangeboden worden. Dit is een punt van aandacht voor de organisatie. Er moet nog beleid ontwikkeld worden op archivering van gemeentelijke websites en social media. De toegankelijkheid is gewaarborgd in het zaaksysteem/document management Systeem DECOS. Binnen dit systeem kan op alle velden en combinatie van velden worden gezocht. De gemeente beschikt t.a.v. de aangeboden archiefbescheiden over een aantal overzichten (vanaf 1998) van (te bewaren) archiefbescheiden. De gebruikte materialen voldoen aan eisen van duurzaamheid. In DECOS worden documenten in het duurzaam pdf-a formaat opgeslagen. Ook andere formaten komen voor in DECOS. 4. Digitale archiefbescheiden De documentaire informatievoorziening heeft nog onvoldoende gelijke tred gehouden met de veranderende processen zoals de opkomst van de digitale dienstverlening. Er wordt deels digitaal gewerkt. De digitale beheeromgeving voldoet deels aan de eisen. Er wordt nu hard gewerkt aan de implementatie van een nieuw zaaksysteem (DECOS JOIN). Dit zal nog veel invloed hebben op de processen. Vandaar dat we nu wat terughoudend zijn in het verbeteren van de huidige processen. Er is geen beleid ontwikkeld hoe (langdurig) te bewaren digitale informatie duurzaam beheerd worden. De ontwikkeling van een e-depot is nog niet opgepakt. De gemeente werkt deels op basis van het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Aan de digitalisering van Bouw- en Hinderwetvergunningen/ bodemdossiers en milieuvergunningen wordt volop gewerkt, maar het zijn complexe tijdrovende trajecten. De gemeenten heeft nog geen conversie of migraties uitgevoerd omdat dit nog niet noodzakelijk was. De gemeente voldoet deels aan de eisen. Invoering van zaakgericht werken d.m.v. het zaaksysteem DECOS JOIN vormt een belangrijk onderdeel in processen en verdere ontwikkeling van analoog naar digitaal archiveren. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging In de registratiefase en bij de vorming van de dossiers wordt rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare archiefbescheiden en uiteindelijk te bewaren/over te dragen Pagina 4 van 15
archiefbescheiden. Hierbij wordt de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen na 1996 uit 2005, geactualiseerd in 2012 gehanteerd. Bij de gemeente worden archiefbescheiden vernietigd. In 2015 zijn archiefbescheiden vernietigd. Hiervan is ook een verklaring opgemaakt en door de gemeentesecretaris goedgekeurd Vanuit Archief wordt er niet op toegezien of vernietiging van documenten in ICT systemen en netwerkschijven anders dan de archiefapplicatie plaatsvindt. Conclusie De gemeente voldoet aan de eisen van selectie en vernietiging t.a.v. alle aan het archief aangeboden archiefbescheiden. Er zijn geen achterstanden in de vernietiging. Vervanging Gemeente De Wolden heeft in 2013 een besluit tot vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties genomen. Het vervangingsbesluit is van toepassing op alle op termijn vernietigbare archiefbescheiden. Het vervangingsproces wordt nog niet uitgevoerd voor de facturen. Er is een vervangingsbesluit; Een volledige en juiste implementatie van het vervangingsbesluit is punt van aandacht. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Grotendeels zijn alle permanent te bewaren archiefbescheiden van voor 1998 overgebracht naar de archiefbewaarplaats in het Raadhuis van Zuidwolde. Of daarbij de voorgeschreven verklaring van overbrenging is opgemaakt en eventuele openbaarheidsbeperkingen op de juiste wijze zijn vastgelegd is nog onduidelijk Ook moet een depotlijst opgesteld/geactualiseerd worden. Op deze lijst wordt de locatie van archieven vermeld. Gemeente De Wolden voldoet, op een enkel punt na (actualiseren van depotlijsten), aan de eisen die worden gesteld aan tijdige overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De archiefbewaarplaats in het Raadhuis is niet door G.S. van Drenthe goedgekeurd maar voldoet aan de eisen en is dus een correcte bewaaromgeving voor de overgedragen en dus openbare archieven. De gemeente De Wolden heeft geen regionale archiefinstelling aangewezen t.b.v. de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Deze werkzaamheden worden verricht door medewerkers Archief. De archiefruimte, bestemd voor de tijdelijke bewaring van op termijn te vernietigen archieven, bevindt zich in het Raadhuis te Zuidwolde. Deze ruimte voldoet aan de eisen. Bij de inrichting van de serverruimte (gehuisvest in het Raadhuis van Hoogeveen), waar de digitale archiefbestanden zich bevinden, is rekening gehouden met uitwijk/brandveiligheid e.d. Gemeente De Wolden kent geen e-depotvoorziening voor de bewaring van permanent te bewaren digitale bestanden.. De archiefbewaarplaats van de gemeente voldoet aan de eisen. De archiefruimte voldoet ook aan de eisen. Het regelen van de definitieve bewaaromgeving voor digitale archiefbescheiden is nog niet acuut nodig. Het verdient wel aanbeveling stappen te ondernemen om (evt. met regio gemeenten) een gezamenlijke strategie te bepalen om een e- depotvoorziening te realiseren. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Openbare en originele archiefbescheiden ouder dan twintig jaar zijn kosteloos te raadplegen door derden. Er is echter geen inzageruimte. Bezoekers worden nu dichtbij de Pagina 5 van 15
archiefbewaarplaats binnen de beveiligingsring toegelaten. Aangezien er onvoldoende capaciteit is om de bezoekers te ondersteunen en te begeleiden kunnen mensen zelfstandig het archief raadplegen. Er is geen Huisreglement. Op de gemeentelijke website staat algemene informatie over het gemeentearchief, deze is echter niet meer geheel actueel. Doordat de gemeente De Wolden deelneemt aan: Archiefnetten kan ook gezocht worden op inventarissen openbare archieven van de gemeente. op websites aangepast worden. De evt. kosten voor onderzoek, verstrekken van inlichtingen en fotokopieën/afschriften/doorslagen zijn opgenomen in de legesverordening van de gemeente De Wolden. Het aantal bezoekers bedroeg in 2015 wekelijks 1-2 personen (veelal dezelfde personen van de Stichting Historie Zuidwolde) De gemeente voldoet aan de eis dat de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kosteloos voor een ieder zijn te raadplegen. Ook voldoet zij aan de informatieverstrekking. Aandachtspunt is het ontbreken van een inzageruimte en een Huisreglement. Er is onvoldoende capaciteit om de bezoekers te ondersteunen en te begeleiden. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft een ICT- informatiebeveiligingsplan. Ook is er een BHV/Calamiteitenplan vastgesteld en geïmplementeerd. De gemeente heeft ook een apart Calamiteitenplan Archief 2009. Dit plan is niet meer actueel. De eenheid informatiemanagement en archief is bezig met een calamiteitenplan en ontruimingsplan waarin ook het archief is opgenomen. In geval van calamiteiten kunnen we voor de verzorging van archiefbescheiden terugvallen op de Documentenwacht, die in staat is om beschadigde archiefbescheiden te stabiliseren c.q. te reconstrueren. De gemeente voldoet op dit moment aan de eisen alleen is het plan verouderd. Door actualisering van het Calamiteitenplan Archief wordt de kennis over veiligheidszorg en de bewustwording hierover voldoende geborgd. 10. Middelen en mensen De kosten voor ICT en informatievoorziening (inclusief Archief) zijn niet apart begroot. Personele lasten zijn opgenomen in de algemene personeelsbegroting. Onderhoud en aanschaf van archiefmiddelen zijn ondergebracht in budgetten van de facilitaire dienst. Inzet van menskracht en middelen is voldoende gewaarborgd. Pagina 6 van 15
AW art.30.1 AW art.32.2 AW art 4 Deel 2: Verantwoording archiefzorg en beheer gemeente De Wolden op basis van Kritische Performance Indicatoren (KPI s) 1. Lokale regelingen. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1.Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?? Is deze meegedeeld aan Gedeputeerde Staten van Drenthe 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Is deze medegedeeld aan gedeputeerde State van Drenthe 1.3 Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefdrager vastgesteld Besluit Informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling, waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?, de huidige Archiefverordening is op basis van het model LOPAI in 29 november 2012 aangepast, de huidige Archiefverordening is op basis van het model LOPAI in 29 november 2012 aangepast vastgesteld in de vergadering van 23 oktober 2012 Besluit is overgenomen van het model LOPAI n.v.t. AW art 40 In diverse gemeenschappelijke regelingen zijn archiefvoorzieningen getroffen. Wgr art 27 Houdt de zorgdrager een register bij. Register staat op de AwB titel 10.1 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? BW Boek 6 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? gemeentelijke website. Opstellen nieuwe verordening o.b.v. model BRAIN 26 januari 2016 Opstellen nieuwe verordening o.b.v. model BRAIN 26 januari 2016 Opstellen nieuwe besluit o.b.v. model BRAIN 26 januari 2016 Pagina 7 van 15
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht. Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit (verbetering) van haar informatiehuishouding? Ar art 16 NEN-ISO 15489-2001 Aw art. 32.1 en 32.2 Aw art 32.2 Aw art 32.1 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja welk? Voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel overgebrachte archiefbescheiden? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarvan? 2.4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarvan? op onderdelen zijn procedures beschreven en om de uniformiteit te bevorderen wordt gebruik gemaakt van het DSP van de VHIC dat gekoppeld is aan DECOS. Het laatste jaarverslag was over 2013 Het laatste jaarverslag was over 2013 Een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer, zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling, opstellen en implementeren. Procedures actualiseren. Tweejaarlijkse uitvoering verslaglegging opzetten en uitvoeren. Tweejaarlijkse uitvoering verslaglegging opzetten en uitvoeren. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? AW art 3 en 21.2 AB art. 12 Ar art 18 en 23 Ar art 17 en 19 3.1. Geordend overzicht Beschikt de Gemeente over een actueel, complete en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 3.2. Authenticiteit en context heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens (schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak er zijn diverse overzichten aanwezig., metadata van inkomende en uitgaande archiefbescheiden worden vastgelegd in DECOS. In DECOS worden de audittrails van documenten opgenomen. Team Archief In 2016 e.v. oppakken: In kaart brengen waar en welke digitale archiefbescheiden aanwezig zijn in de organisatie. Websitearchivering Archivering social Pagina 8 van 15
Aw art 3 en 21.2 Ab art 12 Ar art 20 Aw art 21.1 Ab art 11 Ar art.3-8 en 14-15 Aw art 21.1 Ab art 11 Ar art.9-13 Ab art 11 of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt - de samenhang met andere archiefbescheiden - de uitgevoerde beheersactiviteiten - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden 3.3. Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar is te maken? 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.6 Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen worden de archiefbescheiden in goede materiele staat gebracht en gehouden? staat alleen garant voor juiste archivering van aangeboden archiefbescheiden en niet voor archiefbescheiden in taak specifieke applicaties, afdelings- en persoonlijke schijven en persoonlijke e- mailboxen die niet worden aangeboden., gewaarborgd door DECOS media. Bewaarstrategie digitale bestandsdragers. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet zij aan de specifieke wettelijke bepalingen? Model referentiekad er BRAIN Ar art 17, 21 en 22 Ar art. 19, 24 Ar art 26.1 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het referentiekader Opbouw Digitaal informatiebeheer? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgelegd en geimplementeerd? 4.3. Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? 4.4. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd?. Is niet volledig in beeld nee Wordt meegenomen als onderdeel van op te stellen kwaliteitssysteem. (zie actiepunt 2.1) Eisen in beeld brengen en/of eisen aanpassen/opstellen bij overgang naar DECOS JOIN Ar art 26.2-3 4.5. Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de Pagina 9 van 15
Ar art.25 toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? 4.6 Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd c.q. gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Nog niet van toepassing geweest. Opnemen in Handboek. Inbrengen in Project Zaakgericht werken i.v.m. migratie Decos D5 Decos JOIN) 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? AW art 5 en 9 Ab art. 2-5 AW art 3 Ab art.8 Aw art 7 Ab art 8.1 Ab art 6.2 en 8 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst 5.2. Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 5.3. Vervanging, besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe (b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd)? Waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren wel wordt in het DSP een afwijkende termijn gehanteerd c.q. vastgelegd Voor alle, volgens de selectielijst, vernietigbare stukken. Hiervan wordt binnen het zaaksysteem op documentniveau een aantekening gemaakt. (opm. vervanging facturen verloopt niet volgens procedure) sinds 1-1-2015 wordt door een ander organisatieonderdeel het post en scanproces uitgevoerd. Bij Archief is niet bekend of de werkwijze conform de beschreven procedures worden uitgevoerd. Het besluit betreft alleen de vernietigbare stukken conform de selectielijst. Voorbereidingsacties nemen in 2016 op de implementatie van de nieuwe lijst 2017. Opstellen procedures voor vernietiging digitale gegevens en bestanden in taakspecifieke applicaties. Implementeren juiste werkwijze vervanging facturen. Afstemming over uitvoering procedures. O.b.v. de uitkomsten procedures indien nodig, actualiseren. (wellicht ook relatie met invoering zaaksysteem JOIN) Pagina 10 van 15
Aw art 7 AB art 6.2 en 8 AW 3.8 en 10 AB art 7 Ab art.8 archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze gepubliceerd? Heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van Gedeputeerde Staten van Drenthe ontvangen obv art 7 AW? 5.4. Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? Heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed, correct in de praktijk? Aw art.3 en 6.1. Overbrenging na 20 jaar 12-13. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de AB art. 9.1 en 12 gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? AB art 9.3 AW art 13.3 en 13.4 Bij de herindeling zijn archieven van voormalige gemeenten afgesloten en overgebracht. Gemeente de Wolden bestaat nog geen 20 jaar. Er wordt gewerkt met blokken van 10 jaar. Welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Niet van Toepassing Wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel Niet van Toepassing en/of praktisch van de niet-tijdige overbrenging? 6.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archief-zorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 6.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten van Drenthe? 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots. Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? arblok 1998-2007 overbrengen (voor 1-1- 2017 (art. 9 archiefbesluit) Depotlijst opstellen/actualiseren AW art 31 Categorie / deelvraag 7.1.a Is door de gemeente een (gemeentelijk of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. 7.1.b Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem Toelichting ; team Archief verricht alle voorkomende werkzaamheden in 2016 wordt gestart met opstelling van een Pagina 11 van 15
AW art 21.1, 31,33.2 en34; Ab art 13; Ar art 27-41,47-57 en 59 Aw art 21.1,31, 33.2 en 34; Ab art 13; Ar art 27-41, 47-57 en 59 Aw.art.21.1,3 1,33.2 en 34; Ab art 13; Ar art.27-41, 47-57 en 59 Aw art 21.1; Ab art 13; Ar art 27-46, 57 en 59 Aw art 21.1; AB art 13; Ar art 27-46, 57 en 59 Aw art 21.1; Ab art 13; Eisen Duurzaamhei d Digitaal Depot ED3 Aw art 21.1; Ab art 13; Eisen Duurzaamhei d Digitaal Depot ED3 7.1.c Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking 7.2.a Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de archiefbesluit en regelingen genoemde eisen voldoen 7.2.b Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden 7.2.c Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde Staten op basis van art.33 Aw? 7.3.a Beschikt de Gemeente over een of meer archiefruimte(n) waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen? 7.3.b Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden 7.4.a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van de digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? 7.4.b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden? De gemeente heeft een archiefbewaarplaats in het gemeentehuis aangewezen. Deze voldoet aan alle eisen. De archiefruimte in het Raadhuis voldoet aan de eisen. De serverruimte valt onder het Informatiebeveiligingsplan.. kwaliteitshandboek en de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem Aw art 14, 17 en 19 Aw art 14, 17 en 19; GemW art 147.1 Aw art 15, 15a en 16; Ab art 9.3 en 10 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1.a Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen 8.1.b. Kan een ieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken 8.1.c Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten 8.2.a In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar. Heeft het college als zijn opgenomen in de gemeentelijke Legesverordening Onduidelijk of dit in de verklaringen van overbrenging is opgenomen. Overleg over harmonisatie van de relevante onderdelen in legesverordeningen gem. Hgv. en De Wolden. Wordt onderzocht Pagina 12 van 15
Aw art 15, 15a en 16; Ab art 9.3 en 10 Aw art 15, 15a en 16; Ab art 9.3 en 10 Aw art 15, 15a en 16; Ab art 9.3 en 10 Aw art 15 Aw art 17 Aw art 17 Aw art 3, 18 en 19 Aw art 3, 18 en 19 Aw art 14 en 17 archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? 8.2.b.Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? 8.2.c. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt 8.2.d. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de in de verklaring van overbrenging 8.3. Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten 8.4.a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker 8.4.b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? 8.5.a Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan 8.5.b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? 8.6.a Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? 8.6.b Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? 8.6.c Zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstverlening? 8.7 Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement? Is afhankelijk van uitkomst vraag 8.2.a Is afhankelijk van uitkomst vraag 8.2.a Is niet voorgekomen Archiefbescheiden in overgebrachte en nietovergebrachte archieven en collecties kunnen aan ambtenaren voor een bepaalde termijn worden uitgeleend. Voor de registratie van de uitlening wordt een uitleenkaart gebruikt. Beperkte informatie over het gemeentearchief is ondergebracht op de gemeentelijke website. De gemeente is deelnemer van: 'Archiefnetten' via deze site kan worden gezocht op Wordt onderzocht Wordt onderzocht Dit wordt meegenomen in het op te stellen huisreglement. Opstellen van een Huisreglement gemeentearchief Actualiseren informatie op websites Pagina 13 van 15
inventarissen van openbare archieven van de gemeente. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid. Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Wet veiligheidsreg io s art. 3; 9.1 Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? nee In 2016 wordt een calamiteitenplan Archief SWO opgesteld (deze zal gerelateerd worden aan het nieuwe BHV/Calamiteitenplan). 9.2.a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? 9.2.c Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1) 9.3.a. Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? 9.3.a Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? Er is een calamiteitenplan voor de archievenruimte van de gemeente De Wolden 2009 In 2016 wordt een nieuw calamiteitenplan Archief SWO opgesteld (deze zal gerelateerd worden aan het nieuwe BHV/Calamiteitenplan). Wordt meegenomen in het nieuwe Calamiteitenplan 10. Middelen en mensen. Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Aw art 30.2 Aw art 32 Aw art 32 10.1.Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? 10.2.a Hoeveel mensen (fte s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? 10.2.b Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? De kosten voor ICT en informatievoorziening (inclusief Archief) zijn niet apart begroot. Personele lasten zijn opgenomen in de alg. personeelsbegroting. Onderhoud en aanschaf van archiefmiddelen zijn ondergebracht in budgetten van de facilitaire dienst. Binnen de SODH: 0.3 fte Coördinator Archief 7,2 fte Medewerkers gegevensbeheer (9 medewerkers) op terrein van vervanging en vernietiging Pagina 14 van 15
Aw art 32 Aw art 32 Aw 32 Aw art 32 AW art 32.2 10.2.c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de, op basis van jaarverslag externe provinciale toezichthouders? 2013 10.3.a Kan het college als archiefzorgdrager het Alle medewerkers hebben kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het minimaal SOD1 onder 10.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? 10.3 b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte Wel op uitvoerend niveau. werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Aandacht voor beleid, verslaglegging komt door capaciteitsgebrek op de tweede plaats. 10.3.c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.4 Hoeveel formatieruimte heeft het college De gemeente kent geen als archiefzorgdrager vastgesteld voor het archivaris; taken zijn belegd toezicht op het beheer van de niet naar de bij team Archief. archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. Pagina 15 van 15