Gemeentelijke dienstverlening strafregister

Gemeentelijke dienstverlening strafregister Opvolging vergadering maart 2013 VVSG en VLAVABBS juni 2014 Korte inhoud en aanbevelingen... 1 Doelstelling van deze nota... 3 1 Basislijst gemeentelijke dienstverlening... 4 1.1 Algemene dienstverlening... 4 1.1.1 Dossierbehandeling... 4 1.1.2 Interne dienstverlening... 8 1.1.3 Externe dienstverlening... 9 1.2 Residuaire dienstverlening... 13 1.2.1 Diverse interne dienstverlening... 13 1.2.2 Diverse externe dienstverlening... 13 1.2.3 Aanvullende inlichtingen... 13 2 Algemene inschatting van middelen en omvang per taak... 15 2.1.1 Personele en financiële middelen... 15 2.1.2 Overzicht dienstverlening en werkwijze... 18 2.1.3 Overzicht tijdsbesteding en dossierlast... 20 2.2 Gemeenten die niet beschikken over een geïnformatiseerd strafregister... 22 3 Frequente vragen van de leden van VVSG en VLAVABBS... 23 4 Bijlage: stand van zaken strafregister... 29 Korte inhoud en aanbevelingen In deze nota wordt een overzicht gegeven van de huidige stand van zaken in Vlaamse gemeenten en politiezones rond de werking en ervaringen van de dienstverlening in het kader van het strafregister (medebewindstaak). In 2014 worden de bestaande gemeentelijke strafregisters geïntegreerd in een Centraal Strafregister. Op vraag van FOD Justitie heeft VVSG samen met VLAVABBS een steekproef verricht, waaruit blijkt dat de personele en financiële middelen, alsook de omvang van dossiers en werklast erg verschilt naargelang de omvang (bevolkingsgrootte) van een stad of gemeente. Bij de integratie van deze gemeentelijke registers in het Centraal Strafregister doen wij de volgende aanbevelingen: 1. Bouw een overgangstermijn in voor de eerste jaren nadat de gemeentelijke registers in het Centraal Strafregister geïntegreerd zijn, zodat praktische problemen (o.a. inwonerswijzigingen, lopende registraties, foutieve registraties, foutieve contactpersonen, databaseproblemen, lopende bewaartermijn papieren dossiers) met voldoende ondersteuning opgelost kunnen worden (helpdesk) en gemeenten voldoende tijd krijgen Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 1/32

om huidige personele en financiële capaciteit voor deze dienstverlening te plannen (loketfunctie van het Centraal Strafregister). Zet bovendien sterk in op digitalisering. 2. Hou rekening met de opmerkingen van de steden en gemeenten en de verscheidenheid aan registraties uit het verleden. Deze verscheidenheid is een veruitwendiging van lokaal maatwerk en is historisch gegroeid door het gebrek aan een degelijk Centraal Strafregister. Gemeenten houden degelijke dossiers bij, die vaak aangevuld werden met bijkomende inlichtingen in het licht van bepaalde dossiers. 3. Laat gemeenten en politiezones toe om op een eenvoudige en efficiënte manier toegang te krijgen tot het Centraal Strafregister (opzoekingen en loketfunctie), zodat zij deze informatie kunnen blijven gebruiken in het kader van hun opdrachten (o.a. lijst verkiezingen, lijst pensioneringen, lijst wapenregister, moraliteitsattesten, handhaving). 4. Ondersteun steden en gemeenten voldoende en hou rekening met hun talrijke (praktische) opmerkingen (zie onderdeel FAQ uit deze nota). Daarbij is een snelle en goede communicatie, een regelmatig overleg met een gebruikersgroep (met vertegenwoordiging van de verenigingen van steden en gemeenten en VLAVABBS) en de ICT-providers (die als essentiële tussenschakel dienen), alsook de redactie van duidelijke draaiboeken en duidelijke regelgeving noodzakelijk. Uiterlijk op 31 december 2014 (een vroegere datum kan per KB bepaald worden) worden de gemeentelijke strafregisters geïntegreerd in het Centraal Strafregister van FOD Justitie en zal voor gemeenten een historische taaklast wegvallen. Dat leidt tot personele en financiële onzekerheid en talrijke praktische vragen bij gemeenten en politiezones. Deze nota is de bijdrage van VVSG en VLAVABBS aan het project van FOD Justitie en heeft de bedoeling om een degelijke en zorgvuldige overgang en integratie van de gemeentelijke strafregisters en dienstverlening te verkrijgen tijdens de komende zes maanden van 2014. Wij hopen dan ook dat FOD Justitie de inhoud van deze nota zorgvuldig zal doornemen en actief zal gebruiken in dit project. Wij zijn uiteraard steeds bereid om daarbij verdere toelichting te geven. De redactie van deze nota werd afgesloten op 17 juni 2014. Voor meer informatie kunt u terecht bij: Steve Heylen Voorzitter VLAVABBS steve@vlavabbs.be www.vlavabbs.be Tom De Schepper Stafmedewerker lokale politie en veiligheid Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten tom.deschepper@vvsg.be www.vvsg.be/veiligheid/strafregister Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 2/32

Doelstelling van deze nota Begin maart 2013 vond een overleg plaats met Waalse en Brusselse steden en gemeenten en GAPEC (de Franstalige tegenhanger van VLAVABBS). De tweede vergadering van 13 maart werd georganiseerd voor de VVSG en VLAVABBS. Op deze vergadering werd gevraagd om een lijst met gemeentelijke dienstverlening inzake het strafregister op te stellen. VVSG en VLAVABBS hebben een beperkte eerste lijst opgesteld en besproken op een onderling overleg eind augustus 2013. Deze lijst bleek nog niet volledig en voldoende verfijnd te zijn. Er werd in 2013 eveneens een afzonderlijk overleg met de softwareleveranciers gepland, maar dat gebeurde vooral op informele basis. We vernamen dat FOD Justitie van plan is om de technische koppeling tussen gemeentelijke strafregisters en het Centraal Strafregister aan te passen, door middel van een nieuwe applicatie die als tussenschakel kan dienen, maar die door één leverancier aangeleverd wordt. Op 16 oktober 2013 werd vervolgens, naar aanleiding van een aantal infosessies over de stand van zaken project digitalisering centraal strafregister door de FOD Justitie, de bovenstaande vraag herhaald. Er werd toen verwezen naar het bovenstaande initiatief. De verzameling en verwerking van de gevraagde gegevens liep bijkomende vertraging op omwille van een aantal redenen. Vooreerst bleek dat een basislijst van de gemeentelijke dienstverlening nog te beperkt en onvoldoende verfijnd was. Daarnaast ontvingen we per elektronische post van 30 januari 2014 een bijkomende vraag vanwege FOD Justitie om cijfers te bezorgen over het aantal uittreksels dat door de Vlaamse gemeentebesturen wordt afgeleverd. Tot slot ontvingen we per elektronische post van 19 februari 2014 nog een bijkomende vraag vanwege FOD Justitie om informatie te bezorgen over Vlaamse gemeentebesturen die nog niet beschikken over een geïnformatiseerd gemeentelijk strafregister. Ook deze gegevens werden bijkomend verzameld en verwerkt. In deze nota wordt volgende informatie achtereenvolgens weergegeven: 1. Basislijst van gemeentelijke dienstverlening inzake het gemeentelijk en centraal strafregister. Daarbij gaat de nodige aandacht naar de residuaire dienstverlening. 2. Algemene inschatting van het aantal uittreksels die gemeenten verstrekken. 3. Algemene inschatting van de personele en financiële middelen die gemeenten besteden aan deze dienstverlening. 4. Algemene inschatting van gemeenten die (nog) niet beschikken over een geïnformatiseerd strafregister. 5. Frequente vragen van de leden van VVSG en VLAVABBS over het gemeentelijk en het centraal strafregister. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 3/32

1 Basislijst gemeentelijke dienstverlening 1.1 Algemene dienstverlening Hieronder volgt een overzicht van de algemene dienstverlening in het kader van het strafregister. Dit is een steekproef uit een aantal Vlaamse gemeenten en politiezones. Volledigheid werd zoveel mogelijk nagestreefd, maar was praktisch gezien niet haalbaar. In de meeste Vlaamse gemeenten werd de dienst strafregister ondergebracht bij de dienst burgerzaken. We merken dat een aantal politiezones (grote steden en kleine gemeenten, ééngemeentezones en meergemeentezones) nog steeds bevoegd blijven om dergelijke uittreksels af te leveren, hoewel hun aantal afneemt. In de gemeente Sint-Pieters-Leeuw werd het stafregister in maart 2014 bijvoorbeeld nog overgeheveld van de politiezone naar het gemeentebestuur en in een Vlaamse stad wordt over een soortgelijke beweging nagedacht. Voor een uittreksel strafregister wordt soms nog een administratieve kostprijs gevraagd door gemeenten. Bepaalde uittreksels worden evenwel vrijgesteld (bv. voor sollicitatie). Niet alle gemeenten zien het verstrekken van uittreksels dus als een taak van algemeen belang. Bovendien stelt FOD Justitie dat dergelijke kostprijs niet gevraagd kan worden, aangezien een uitvoeringsbesluit bij de wetgeving strafregister de modaliteiten van een dergelijke vergoeding nog zal moeten vastleggen. 1.1.1 Dossierbehandeling We geven hieronder een beschrijvend overzicht van de belangrijkste taken bij strafdossiers: Aanmaken dossier na eerste veroordeling Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern. Werklast? Vrij groot. Dit is een tijdsintensieve taak. Er wordt een digitaal (softwareapplicatie) en papieren (archivering) dossier aangemaakt bij de eerste veroordeling of minnelijke schikking. Registreren en aanpassen strafdossier Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern of extern. Werklast? Vrij groot. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 4/32

Gemeenten moeten de strafdossiers van natuurlijke personen en rechtspersonen vlot kunnen terugvinden in hun digitale en papieren archief. Daarom wordt in sommige gemeenten een gemeentelijk nummer toegekend aan elk strafdossier. Daarnaast wordt het nummer uit het Centraal Strafregister, toegekend door de diensten van het Centraal Strafregister (FOD Justitie), ingevoerd in de digitale versie van het dossier. Dat gebeurde vroeger pas vanaf de tweede veroordeling, maar tegenwoordig reeds vanaf de eerste veroordeling. Daarnaast worden bestaande dossiers bijgewerkt op basis van verdere veroordelingen of minnelijke schikkingen. De registratie van veroordelingen kan bestaan uit: (1) registratie van veroordelingen, opschortingen, vonnissen, minnelijke schikkingen, beroep of verzet en dossiernummer van het Centraal Strafregister, (2) invoeren en kopiëren van Koninklijke Besluiten (waarbij het origineel terugbezorgd wordt aan de wijkagent voor betekening of naar de afzender), (3) eerherstel (verwijdering van de straf) en eventueel doorsturen naar een interne dienst, (4) verval van recht tot sturen of onmiddellijke intrekking rijbewijs (registeren, vervolgens inscannen en doorsturen naar de dienst rijbewijzen), (5) kiesopschortingen (komen ook in het bevolkingsregister), (6) overlijdens die reeds meer dan twee jaar verstreken zijn (soms verwittigen dienst Centraal Strafregister) en (7) bijkomende taken zoals het verzenden van ontvangstbewijzen en het terugsturen van onbekende of onvolledige documenten. Bewaren strafdossiers Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern. Werklast? Relatief beperkt. Gemeenten moeten de strafdossiers van natuurlijke personen en rechtspersonen bijhouden in digitale vorm en (soms) papieren vorm. Uiteraard moeten de nodige garanties voor een goede en veilige bewaring van de dossiers aanwezig zijn (bv. archiefruimte, informaticabeveiliging, register). Het dossier bevat zowel het vonnis, het arrest, de interneringen, opschortingen, opslorpingen, verzetten, beroepen, cassatie-uitspraken en dergelijke. Papieren dossiers worden door gemeenten voor een verschillende termijn bewaard, afhankelijk van de werkwijze en mogelijkheid tot een volledig digitale dienstverlening (zie infra). Meestal worden deze dossiers tot twee jaar of langer na datum bewaard (aanmaak eerste dossier veroordeling, aanmaak eerste dossier minnelijke schikking of verwijdering dossier na overlijden). Het is nog niet duidelijk wat in de toekomst met de huidige dossiers zal gebeuren 1. Strafdossiers van rechtspersonen worden niet bijgehouden. Identiteitsgegevens en naamswijzigingen veroordeelde personen 1 Uit communicatie van het kabinet FOD Justitie blijkt dat deze kwestie nog geregeld dient te worden. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 5/32

Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern. Werklast? Relatief beperkt. Gemeenten kennen een nummer toe aan de veroordelingen die ze registreren, dat gekoppeld is aan de identiteit van de veroordeelde persoon. Gemeenten beroepen zich daarvoor in de eerste plaats op het bevolkingsregister en in de tweede plaats op het Rijksregister. Schrijffouten in het register van de griffie, het veroordelingsbericht of het gemeentelijk strafregister zijn niet uitgesloten. Deze identiteit wordt gekoppeld aan een aantal persoonsgegevens (bv. naam, voornaam, adres, datum inschrijving bevolkingsregister, burgerlijke stand, rijbewijs, gezinssamenstelling, nummer vreemdelingen-register, nummer identiteitskaart, ). Opvolgen strafdossiers bij inwonerswijzigingen Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Dienst burgerzaken nieuwe gemeente. Vorm? Diverse methodiek (brief, fax of mail). Werklast? Vrij hoog. Het strafdossier wordt overgemaakt aan de nieuwe gemeente waarin de voormalige inwoner van de gemeente als inwoner geregistreerd werd. Voor nieuwe inwoners wordt een nieuw dossier samengesteld, meestal in digitale vorm. Het papieren dossier (bv. ontvangen veroordelingsberichten) wordt bezorgd aan de nieuwe gemeente. Gemeenten signaleren de complexiteit van deze taak. Gemeenten hebben meestal een ander systeem om strafdossiers bij te houden en vervolgens over te maken aan elkaar (bv. verzending papieren dossier, verzending ingescand dossier per mail, verzending gekopieerd dossier per fax). Dit kan leiden tot bijkomende kosten voor de verzendende of ontvangende gemeente. Dergelijke dossiers moeten vervolgens zowel afgedrukt worden als digitaal geregistreerd worden (omdat er verschillende ICT-providers actief zijn, zijn hun bestandsformaten niet altijd compatibel). Formulieren van woonstveranderingen (bv. veroordelingen, minnelijke schikkingen en aanvullende inlichtingen) worden vaak op papier geklasseerd en digitaal geregistreerd. Deze formulieren worden na een bewaartermijn van 3 maanden tot 5 jaar vernietigd. Een manueel nazicht van deze digitale dossiers op basis van het papieren formulier en het bijgevoegde veroordelingsbulletin blijft nodig. In sommige gevallen ontbreekt een veroordelingsbulletin, waardoor een navraag bij de Dienst Centraal Strafregister noodzakelijk is. Op deze wijze wordt in sommige gemeenten bij een geopend dossier een correctie aangebracht aan een afgesloten dossier uit een andere gemeente. Bij verzending van een afgesloten dossier naar een andere gemeente, wordt vaak een ontvangstbewijs opgevraagd wanneer het dossier bepaalde stukken of andere inlichtingen bevat. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 6/32

Dossiers verwijderen van overleden personen en bewaartermijn Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Dienst Centraal Strafregister (FOD Justitie) en/of intern. Vorm? Digitaal dossier. Werklast? Relatief beperkt. Na een overlijden worden de persoonsgegevens van de betrokkene overgemaakt aan de diensten van het Centraal Strafregister (FOD Justitie). Het papieren dossier wordt daarna nog 2 tot 10 jaar bewaard door het gemeentebestuur. Registreren verval recht van sturen Wie? Kleine en grote gemeenten. Aan wie? Intern (dienst rijbewijzen en politiediensten) en toevoegen aan strafdossier. Werklast? Relatief hoog. Het registreren van een beslissing van de strafrechtbank tot instelling van een verval of ontzetting van het recht tot sturen, samen met de datum van onmiddellijke intrekking van het rijbewijs (politiestraf). Een teruggave van het rijbewijs wordt eventueel nadien terug genoteerd. Deze taak wordt ook voor een stuk mee uitgevoerd door de dienst rijbewijzen (zij ontvangen deze veroordelingsbulletins immers in eerste instantie). De huidige applicaties van de softwareleveranciers laten niet toe om een vermelding verval van het recht tot sturen toe te voegen, eventueel kunnen gemeenten dit opnemen in de aanvullende inlichtingen (zie infra). Nochtans ontvangen veel gemeenten dagelijks berichten verval van het recht tot sturen van de griffies, met vermelding van de periode waarop de uitspraak betrekking heeft. Dergelijke berichten werden totnogtoe overgeschreven op de fiches van het rijbewijs of er werd een dergelijke fiche aangemaakt indien die nog niet bestond en het origineel werd afzonderlijk bewaard. Door de recente uitvoering van het MERCURIUSproject moeten gemeenten momenteel bijkomend een fiche bijhouden. Dit komt niet tegemoet aan gebruiksgemak (papieren klassement vertraagt het werk aanzienlijk tegenover digitaal klassement). Een verval van het recht tot sturen werd immers niet opgenomen in MERCURIUS. Een aantal gemeenten is vragende partij om deze berichten enkel in het gemeentelijk strafregister te bewaren (digitaal strafregister). Een koppeling tussen MERCURIUS en het Rijksregister kan eveneens wenselijk zijn, want ook het (gemeentelijk) strafregister is gekoppeld aan het Rijksregister 2. Ook bij de politiediensten is er geen directe koppeling voorzien tussen de applicatie PORTAL. 2 Uit communicatie van het kabinet FOD Justitie blijkt dat er vooralsnog geen koppeling voorzien werd. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 7/32

Registreren van eerherstel en verwijderen dossiers eerherstel Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern. Werklast? Relatief laag. Het bericht van eerherstel wordt geklasseerd bij het bericht van de veroordeling. Dit betreft een taak van de burgemeester die meestal wordt gedelegeerd naar de dienst burgerzaken. Een vooronderzoek wordt uitgevoerd door het parket en bestaat uit een politioneel luik (politionele gegevens) en een bestuurlijk luik. Bij een effectief eerherstel worden de gegevens verwijderd en wordt het strafdossier aangepast. Registreren genade, verzet of herroeping veroordeling en bijwerken dossiers Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern. Werklast? Relatief laag. Dossiers kunnen aangevuld worden met een genadebesluit, melding van verzet tegen de veroordeling of melding van herroeping van de veroordeling. Op specifieke vraag van de rechtbank kan het dossier teruggezonden worden. Aanmaken dossier na minnelijke schikking Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Intern. Werklast? Relatief hoog. Dit is een tijdsintensieve taak. Er wordt een (elektronisch) dossier bijgehouden van personen die een minnelijke schikking betaalden waardoor niet tot strafvervolging werd overgegaan. Deze minnelijke schikking wordt niet meer bijgehouden van zodra een looptijd van 3 jaar na de uitspraak verstreken is. Het bericht wordt geklasseerd in het papieren dossier van betrokkene. 1.1.2 Interne dienstverlening Doorgeven stuurverbod aan wijkdienst lokale politie Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Lokale politie. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 8/32

Werklast? Relatief beperkt. Consultatie van het gemeentelijk strafregister met het oog op het doorgeven van een beslissing van het parket tot instelling van een verval of ontzetting van recht tot besturen van een voertuig, samen met de datum van onmiddellijke intrekking van het rijbewijs (politiestraf) aan de wijkdienst van de lokale politiezone. Niet alle gemeenten doen dit evenwel, soms gebeurt dit reeds rechtstreeks door de griffies van de rechtbanken. Samenstelling lijst gezworenen Hof van Assisen Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Hof van Beroep. Werklast? Relatief beperkt. Consultatie van het gemeentelijk strafregister met het oog op de samenstelling van een lijst met kandidaat-juryleden die deel kunnen uitmaken van de gezworenen tijdens een proces voor het Hof van Assisen. Op basis van deze lijst kan men een ontzetting uit hun rechten van juryleden afleiden. Deze lijst wordt bezorgd aan het Hof van Beroep. Overmaken veroordelingen aan dienst verkiezingen (kiesontzettingen) Wie? Kleine en grote gemeenten. Voor wie? Dienst verkiezingen. Werklast? Periodiek. Deze taak wordt slechts periodiek uitgevoerd. Consultatie van het gemeentelijk strafregister met het oog op de samenstelling van een lijst met specifieke veroordelingen in het kader van de uitsluiting en schorsing van het kiesrecht worden in het digitale dossier geregistreerd. Deze moeten ook geregistreerd worden bij de diensten van het bevolkingsregister van de gemeente. Daarom is het noodzakelijk dat de rechtbanken dergelijke veroordelingsberichten ook rechtstreeks bezorgen aan de diensten van het bevolkingsregister van de gemeente. Het is nog niet duidelijk op welke wijze gemeenten in de toekomst hierover ingelicht zullen worden, maar wel dat dit een taak wordt van de Diensten Centraal Strafregister 3 1.1.3 Externe dienstverlening Afgeven uittreksels strafregister aan inwoners 3 Uit communicatie van het kabinet FOD Justitie blijkt dat deze informatie in de toekomst via elektronische weg aan de gemeenten bezorgd zou kunnen worden. Gemeenten zullen zelf geen registratie meer mogen doen in het Centraal Strafregister, eventueel zou hiervoor nog een wetswijizing voorzien moeten worden. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 9/32

Wie? Kleine en grote gemeenten. Aan wie? Inwoners (voor officiële instanties, werkgevers, huisbazen, etc.). Taaklast? Zeer hoog. Dit is een tijdsintensieve taak. Deze aanvragen worden nog vaak op papier bijgehouden in mappen. Na een archiveringstermijn worden deze formulieren vernietigd. Hiervoor moet men de beschikking krijgen over gegevens over definitief geworden veroordelingen van de rechtbanken. Deze veroordelingen worden in de toekomst rechtstreeks door de griffies ingegeven en niet langer door de gemeenten (na ontvangst van een papieren afschrift van de veroordeling via de post). Gemeenten moeten hierbij rekening houden met de uitwissingsregels en de regels van niet-vermelding, waarvoor ze navolgende gegevens met betrekking tot deze uitgewiste veroordelingen nodig hebben (bv. vonnissen, arresten, interneringen, opschortingen, opslorpingen, verzet, beroepen, cassatie-arresten, ). Uittreksels worden afgeleverd naargelang het doel van de aanvraag (model 1 of model 2). Bij de aanvraag van een model 596.2 (minderjarigenmodel) moet de lokale politie geraadpleegd worden (met betrekking tot bepaalde maatregelen van de rechter of onderzoeksrechter). Bij aanvraag van een model 596.1 (beroepenlijst) moet het gemeentebestuur de overeenkomstige richtlijnen van FOD Justitie naleven in verband met een eventuele uitwissing en/of een eventuele niet-vermelding. Gemeenten geven aan dat de lijst 596.1 niet volledig of veranderlijk is, wat een praktische toepassing soms bemoeilijkt. 1. Uitwissingsregels Dit slaat op het verdwijnen van de registratie van een veroordeling uit het gemeentelijk strafregister. Niemand mag nog kennis kunnen nemen van deze veroordeling (niet-retroactiviteit). De veroordelingen worden niet meer vermeld op een uittreksel of inlichtingenbulletin. In praktijk blijkt dat een automatische of digitale uitwissing niet altijd mogelijk is (bv. nietigheid van een latere veroordeling waarbij rekening werd gehouden met een uitgewiste veroordeling is mogelijk). Tegenwoordig kunnen in hoofdzaak enkel nog politiestraffen worden gewist. De uitwissing gebeurt gewoonlijk na een periode van 3 (politiestraf, met uitzondering van vervallenverklaring of ontzetting met gevolgen over meer dan 3 jaar) of 5 jaar na de uitspraak 4. Voor gemeenten werd een lijst 596-1 ontwikkeld in 2009. Tegelijk met de beperking van de uitwissingsregels werden de regels rond niet-vermelding van veroordelingen de voorbije jaren uitgebreid. 2. Regels van niet-vermelding Naast het feit dat een veroordeling al dan niet uitgewist kan worden, mag een (niet-uitgewiste) veroordeling soms ook niet vermeld worden op een uittreksel. De veroordeling en de gevolgen ervan blijven dus bestaan. De nietvermelding geldt voor een beperkt aantal veroordelingen (gevangenisstraf ten hoogste 6 maanden, geldboete ten 4 Wet van 9 januari 1991 betreffende de uitwissing van veroordelingen en het herstel in eer en rechten in strafzaken, B.S., 5 februari 1991. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 10/32

hoogste 500 euro en geldboete inzake over politie over het wegverkeer) en worden niet meer vermeld na een termijn van 3 jaar na de uitspraak, met uitzondering van vervallenverklaring of ontzetting met gevolgen over meer dan 3 jaar of een bijzonder beroepsverbod of een contactverbod met minderjarigen (minderjarigenmodel) 5. Ook de jeugdrechter kan over een rechterlijke uitwissing beslissen. In praktijk blijken de regels van uitwissing en niet-vermelding het meest aanleiding te geven tot problemen en vragen. De betrokken medewerkers worden geconfronteerd met onzekerheid over de aansprakelijkheid bij het afleveren van uittreksels die foutieve gegevens bevatten. Om twijfel weg te werken, wordt regelmatig afstemming gezocht bij de Dienst Centraal Strafregister of een ervaren en gespecialiseerd medewerker uit een andere gemeente. Uittreksels worden ook regelmatig nagekeken op: (1) moraliteit (bv. aanvraag bedrijvenloket), (2) eretekens (via de dienst bevolking), (3) jubilarissen (via de dienst bevolking), (4) pensionering (via de post), (4) gezworenen, (5) kiesontzettingen en (6) vragen van burgers (controle van het uittreksel of algemene vragen over het uittreksel). Wegens de vertrouwelijkheid van de uittreksels worden deze steeds op papier bezorgd. In praktijk vragen veel onbevoegde personen eveneens uittreksels aan inwoners aan (bv. huisbaas, schooldirectie). Hoewel er niet altijd een wettelijke machtiging voor dergelijke aanvraag bestaat, worden dergelijke uittreksels op uitdrukkelijke vraag van de inwoners toch verstrekt. De positie van inwoners tegen dit soort situaties is vrij zwak. Verstrekken van inlichtingenbulletins aan parket Wie? Kleine en grote gemeenten. Aan wie? Parketten en gerechtshoven. Taaklast? Relatief hoog. Dit is een tijdsintensieve taak, maar dit wijzigt. Sinds 2014 hebben parketmedewerkers immers zelf toegang tot de toepassing van het strafregister. Vroeger gingen sommige gemeenten op vrijwillige basis ondersteuning bieden bij het parket (één of meer dagen per week). Het inlichtingenbulletin is een informatiedocument voor de magistratuur of andere overheden (bv. politiediensten, onderzoeksrechters of FOD Financiën), maar heeft geen wettelijke grondslag. Het wordt als controlemiddel gebruikt voor uittreksels uit het Centraal Strafregister. Ze bevatten meer informatie dan uittreksels uit het gemeentelijk strafregister (het bestaat uit een luik met bevolkingsgegevens en een luik met het strafblad). Door de afschaffing van het 5 Wet van 9 januari 1991 betreffende de uitwissing van veroordelingen en het herstel in eer en rechten in strafzaken, B.S., 5 februari 1991. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 11/32

gemeentelijk strafregister zouden ook inlichtingenbulletins mogelijks gaan verdwijnen 6. Deze bulletins bevatten ook politieveroordelingen die niet door Centraal Strafregister worden geregistreerd. Een inlichtingenbulletin bevat ook het nummer uit het Centraal Strafregister. Ook werkstraffen worden vermeld, in tegenstelling tot de niet-vermelding ervan op uittreksels uit het strafregister. Uitgewiste veroordelingen en minnelijke schikkingen worden niet vermeld. Gemeenten ervaren druk vanuit de magistratuur of politiediensten (op vraag van de magistratuur) om een ongekuist inlichtingenbulletin samen te stellen. Sommige gemeenten lossen die op door iedere aanvraag voor een inlichtingenbulletin via mail, met opgave van een motivering, te laten richten tot het gemeentebestuur. Dergelijke bulletins worden doorgaans gekoppeld aan de gegevens betreffende een persoon uit het bevolkingsregister. Soms hebben politiediensten of parketten (politierechter en eerste aanleg) ook rechtstreekse toegang tot deze bulletins, zonder tussenkomst van de gemeente. Nazicht uittreksels strafregister in het kader van eretekens (of jubilarissen/pensionering) Wie? Grote en kleine gemeenten. Aan wie? Inwoners (voor werknemers of werkgevers). Werklast? Beperkt. Meer informatie over de eretekens die behaald kunnen worden in functie van arbeidsprestaties kan men vinden in dit vademecum van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Nazicht in functie van gemeentelijk vergunningenbeleid en moraliteit Wie? Grote en kleine gemeenten. Aan wie? Aanvrager vergunning (voor gemeente of politie). Werklast? Relatief beperkt. Het vergunningenbeleid van een gemeente kan ruimer gaan dan het bij wet verplichte moraliteitsattest. Vergunningen worden ook aangevraagd in uitvoering van de Wet Ambulante Handel, het heropenen van HORECA-zaken, het aanstellen van jeugdwerkers voor de gemeentelijke speelpleinwerking en kinderopvang tijdens vakantieperiodes, etc. Het moraliteitsattest bevestigt dat de uitbater, de eventuele zaakvoerder of zijn aangestelde, of de inwonende personen die deelnemen aan de uitbating van een inrichting waarin sterke drank verstrekt wordt, zich niet bevinden in een van de gevallen van uitsluiting. In principe moet iedereen die deelneemt aan de uitbating in het bezit zijn van een moraliteitsattest. De voorwaarde om een moraliteitsattest te verkrijgen, is dat de persoon in kwestie geen 6 Uit communicatie van het kabinet FOD Justitie blijkt dat ook deze inlichtingenbulletins in principe niet langer door de gemeenten afgeleverd moeten worden. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 12/32

veroordeling heeft opgelopen voor een van de uitsluitingsgronden. Deze staan vermeld in artikel 11 van de Wet van 28 december 1983 op de sterke dranken. Een moraliteitsattest is niet hetzelfde als een attest van goed gedrag en zeden. De gemeente levert het moraliteitsattest af en onderzoekt de aanvraag. 1.2 Residuaire dienstverlening Hieronder volgt een overzicht van de residuaire dienstverlening in het kader van het strafregister. Dit is een steekproef uit een aantal Vlaamse gemeenten en politiezones. Volledigheid werd zoveel mogelijk nagestreefd, maar was praktisch gezien niet haalbaar. 1.2.1 Diverse interne dienstverlening Het betreft taken die gekoppeld zijn aan de algemene dienstverlening en door veel gemeenten intern verricht worden, hoewel niet alle gemeenten deze dienstverlening afzonderlijk meten. Het betreft onder meer: Aanmaken van inlichtingenbulletins en mutatieformulieren; Verstrekken van informatie aan burgers (bv. eerherstel); Bijhouden van interneringsberichten (veroordelingen); Bewaren en wijzigen van dossiers inzake minnelijke schikkingen; Bewaren van dossiers inzake verval van recht van sturen; Terugzenden van veroordelingsbulletins bij beroepsprocedures; Registratie van inschrijving van vreemdelingen; Opstellen van specifieke veroordelingslijsten en statistieken. 1.2.2 Diverse externe dienstverlening Het betreft taken die gekoppeld zijn aan de algemene dienstverlening en door veel gemeenten verstrekt worden aan externen, hoewel niet alle gemeenten deze dienstverlening afzonderlijk meten. Het betreft onder meer: Doorgeven verval recht van sturen aan wijkdienst lokale politie; Informeren lokale politie in functie van wapenregister; Registreren van rechtsambten; Nazicht gegevens op vraag van Dienst Centraal Strafregister van FOD Justitie; Raadplegen van Dienst Centraal Strafregister van FOD Justitie. 1.2.3 Aanvullende inlichtingen Het betreft inlichtingen die gemeenten kunnen toevoegen aan het (digitaal) strafdossier dat ze bijhouden. Een aantal gemeenten geeft aan dat ze dit onder meer gebruiken voor: Registreren wapenbezit en afleveren attest wapenbezit; Registreren van eerherstel; Datum van aanvang verval recht van sturen en onmiddellijke intrekking rijbewijs; Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 13/32

Registreren van minnelijke schikkingen (minder dan 3 jaar); Voorwaardelijke invrijheidsstelling (eventueel definitieve invrijheidsstelling); Voorlopige opschortingen van rechtsvervolging (verwittiging parket); Ontzettingen uit ouderlijke macht; Genadeverzoeken; Intrekking van (probatie-)uitstel bij veroordelingen (in functie van de kieswet). Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 14/32

2 Algemene inschatting van middelen en omvang per taak 2.1.1 Personele en financiële middelen Hieronder volgt, op basis van gegevens die ons bezorgd werden door een aantal steden en gemeenten, een overzicht van gemeentelijke personele en financiële middelen in het kader van het strafregister. De gegevens hieronder zijn steekproefsgewijs opgevraagd en worden weergegeven volgens de omvang van de bevolking in de betreffende steden en gemeenten. Dit overzicht biedt een goede samenvatting, maar kan niet allesomvattend zijn. Naast dienstverlening inzake het strafregister voeren (administratieve) medewerkers van het loket burgerzaken ook nog opdrachten uit in functie van het loket, briefwisseling, afleveren van andere uittreksels, behandelen van inwonerswijzigingen, verkiezingen, etc. Het is moeilijk om uit te maken waaraan de meeste tijd besteed wordt. Dit hangt van verschillende factoren af (bv. periode, urgentie, vervanging van collega s, etc.). Gemeenten en politiezones organiseren hun personele en financiële middelen naar de dienstverlening strafregister. Zo wordt een weekplanning vaak opgevuld op basis van beschikbaarheid van tijdelijke medewerkers, al dan niet aangevuld met voltijdse medewerkers. Soms wordt één medewerker aangeduid om gespecialiseerde aanvragen op te volgen, terwijl andere medewerkers eenvoudige registraties uitvoeren (bv. veroordelingen, minnelijke schikkingen, inwonerswijzigingen) of eenvoudige aanvragen behandelen. Om de interne organisatie vlot te laten verlopen wordt intern vaak een draaiboek opgesteld. Om de samenwerking met externen vlot te laten verlopen, heeft men soms nood aan een specifieke samenwerkingsovereenkomst (bv. politie of parket bij inlichtingenbulletins of raadpleging van databanken). Voor de uittreksels strafregister 596.2 wordt het aanvraagformulier en een blanco uittreksel bezorgd aan de politiediensten, die dit verder aanvullen. De termijn van behandeling van het dossier kan snel (binnen 1 week) of traag (binnen 1 maand) verlopen, afhankelijk van de goede informatieuitwisseling met de politiediensten en de grondigheid van het onderzoek (raadpleging van één databank of diverse databanken). Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 15/32

Hieronder trachten we een niet-limitatief overzicht te geven van de personele middelen voor deze dienstverlening in een aantal steden en gemeenten. (gegevens door de gemeenten) (inwonersaantal = 2012) Capaciteit Opmerking 13.000 1 Voltijdse medewerker aan 12u per werkweek (2 werkdagen). / 15.000 22.000 34.000 In zijn totaliteit betreft dit een personeelsbezetting van 0,3 tot 0,5 FTE (ruwe schatting). 1 Diensthoofd en 6 administratief medewerkers. 1 Deeltijdse medewerker (50%-80%). Verschillende medewerkers werken samen aan deze dienstverlening. Op de dienst burgerzaken werkt men met 4 medewerkers voor de dienst bevolking en 2 medewerkers voor de burgerlijke stand. Er werken 2 medewerkers rond het strafregister. Een persoon levert de uittreksels af die digitaal aangevraagd werden (CEVI) en maakt tevens de inlichtingenbulletins op. Een andere persoon voert de adreswijzigingen in, alsook de formulieren van woonstverandering in en levert eveneens uittreksels af. Behandelt aanvragen en dossiers strafregister (rest wordt opgevuld door andere medewerkers dienst burgerlijke stand). Dienstverlening wordt ook gegarandeerd op zaterdagvoormiddag. 37.000 1 Administratief medewerker, niveau C1-C3, voltijds. Back-up voorzien. 40.000 In zijn totaliteit betreft dit een personeelsbezetting van 0,8 FTE (ruwe schatting) voor beheersmatige taken. Verschillende medewerkers werken samen aan deze dienstverlening. Bijkomend kunnen 3 andere medewerkers uittreksels opmaken en afleveren. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 16/32

40.000 2 Halftijdse medewerkers niveau-d (50%). / 100.000 2 Voltijdse medewerkers. Zowel digitale als papieren archivering van het strafregister. 117.000 250.000 500.000 (9 districten) 1 Voltijdse medewerker en 3 deeltijdse medewerkers (90%, 60% en 40%). 2 Voltijdse medewerkers voor inwonerswijzigingen en veranderingen woonplaats, 1 voltijdse medewerker voor dossiers verval recht van sturen, 3 voltijdse medewerkers voor administratie (scanning, controle en classificatie), 1 voltijdse medewerker voor digitale toepassing en 4 medewerkers deeltijds (50%). 1 Voltijdse medewerker voor administratie (scanning, controle en classificatie, artikel 60-medewerker), 4 voltijdse medewerkers, 2 medewerkers 4/5 en 1 medewerker deeltijds. / Voor elke voltijdse medewerker wordt een taaklast berekend van 150u op maandbasis (zonder opzoeking van wetteksten, informaticaproblemen, vergaderingen of afwezigheden). Volledige digitale werking van het strafregister. Alle gegevens worden in een Digipolis-toepassing ingevoerd. De uitwissingsregels worden automatisch toegepast. Elk dossier krijgt een eigen referentienummer (barcode en scanning). De originele documenten worden gedurende 3 maanden bewaard. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 17/32

2.1.2 Overzicht dienstverlening en werkwijze Om de gevolgen van een eventueel verdwijnen van het gemeentelijk strafregister te kunnen nagaan, is het belangrijk dat we voldoende aandacht hebben voor de actuele dienstverlening in verband met het strafregister en de bezetting van de dienst strafregister in gemeenten en politiezones (klein en groot), zowel vandaag als in de toekomst. Op basis van een steekproef met informatie van een aantal gemeenten komen we tot de onderstaand overzicht van de dienstverlening inzake het strafregister en de werkwijze (papier of digitaal) die ze daarbij hanteren. Noot: Het spreekt voor zich dat de meeste taken in alle gemeenten voorzien worden, maar niet altijd werden meegedeeld in reactie op onze rondvraag, meestal omdat bepaalde taken een beperkter gewicht hebben in de totale dienstverlening. ( papier en digitaal / * voorzien) (gegevens meegedeeld door betrokken gemeenten) (inwonersaantal = 2012) VOORZIEN IN SOFTWARE 13.000 14.000 15.000 22.000 31.000 37.000 38.000 40.000 80.000 100.000 120.000 250.000 500.000 I. BASISTAKEN Dossier aanmaken JA * * * * * Registreren strafdossiers JA * * * * * * * * * Registreren nummer centraal strafregister * * * * * * * * * * Inwonerswijzigingen (vertrekkers) * * * * * * * * * * * Inwonerswijzigingen (aankomers) * * * * * * * * * * Bewaren (3 of 10 jaar) of vernietigen (overlijden) JA * * * * * * * Registreren verval sturen / dienst rijbewijzen / toevoegen dossier * * * * * * * Registreren eerherstel * * * * * * Verwijderen eerherstel / toevoegen dossier * * * * * * * Registreren genade/verzet/herroeping/duplicaat * * * * Registreren opsluiting en ontzetting * * * * * * Dossier aanmaken minnelijke schikking / toevoegen dossier * * * * * * * * Opstellen lijst gezworenen (periodiek) * * * * * * * * * * Opstellen lijst verkiezingen / bevolkingsregister (periodiek) JA * * * * * * * Afgeven uittreksels strafregister (ook blanco) * * * * * * * * * * * Nazicht uittreksels (niet-vermelding en uitwissing) * * * * * * * * Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 18/32

Nazicht lijst bijzondere beroepen (596.1) * * * * * * Raadplegen lokale politie (596.2) JA * * * * * * * Verstrekken inlichtingenbulletins / bevolkingsregister (parket) * * * * * * * * * * * * Verstrekken inlichtingenbulletins / bevolkingsregister (andere) * * * * * * * * * * * Nazicht uittreksels eretekens / bevolkingsregister * * * * * * * * Nazicht uittreksels jubilarissen en pensioen / bevolkingsregister * * * * * Nazicht uittreksels vergunningen (o.a. moraliteit) * * * * * * * * Registreren naamswijzigingen dossiers / bevolkingsregister JA * * * Registreren aanvullende inlichtingen JA * Opvragen dossiers rechtspersonen en afdrukken JA * II. RESIDUAIRE TAKEN (hangen vaak samen met de basistaak) Aanmaken inlichtingenbulletin JA Aanmaken mutatieformulier JA * Verstrekken informatie eerherstel * * * Doorgeven stuurverbod aan wijkdienst lokale politie * * * * Registreren wapenbezit, afgeven attest en informeren politie * * * Registreren rechtsambt * Nazicht personen voor FOD Defensie * Bijhouden van interneringsberichten JA * Bewaren en wijzigen dossiers minnelijke schikking * * Bewaren dossiers verval recht van sturen * Terugzenden veroordelingsbulletin bij beroepsprocedure * Registratie inschrijving vreemdelingen * Opstellen van specifieke veroordelingslijsten en statistieken JA Raadplegen Dienst Centraal Strafregister * Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 19/32

2.1.3 Overzicht tijdsbesteding en dossierlast Om de gevolgen van een eventueel verdwijnen van het gemeentelijk strafregister te kunnen nagaan, is het belangrijk dat we voldoende aandacht hebben voor de actuele dienstverlening in verband met het strafregister en de bezetting van de dienst strafregister in gemeenten en politiezones (klein en groot), zowel vandaag als in de toekomst. Op basis van een steekproef met informatie van een aantal gemeenten komen we tot de onderstaande gemiddelde tijdsbesteding en dossierlast. Noot: Het spreekt voor zich dat de meeste taken in alle gemeenten voorzien worden, maar niet altijd werden meegedeeld in reactie op onze rondvraag, meestal omdat bepaalde taken een beperkter gewicht hebben in de totale dienstverlening. (% tijdsbesting / aantal dossiers) (gegevens meegedeeld door betrokken gemeenten) (inwonersaantal = 2012) I. BASISTAKEN 13.000 (2012) 15.000 22.000 (2013) 22.000 (maand) 37.000 (dag) 40.000 (2012) 100.000 7 120.000 250.000 (2012) Dossier aanmaken afhankelijk 5.666 7% 8% 7.644 8,24% 250.000 (maand) 500.000 (2013) Registreren strafdossiers 23,53% 10% 9.570 11% 25% 48.902 12,36% 23.603 0,82% Registreren nummer centraal strafregister 2.266 1,96% 8% laag 1% 2% 1.427 3.083 2.222 2.134 Inwonerswijzigingen (vertrekkers) 526 8% 9% 15% 11.303 9,62% Inwonerswijzigingen (aankomers) 644 11,76% 15% 25% 20% 11.454 27,47% Bewaren (3 of 10 jaar) of vernietigen (overlijden) 3% hoog 8% 9% 840 8,65% Registreren verval sturen / dienst rijbewijzen / toevoegen dossier 3,92% 2% 3% 4.713 2,75% 8.396 Registreren eerherstel 3,92% 1% 1% 1% 291 0,82% Verwijderen eerherstel / toevoegen dossier laag 1% 1% 0,41% 103 Registreren genade/verzet/herroeping/duplicaat 1% 1% 253 1,37% 801 Registreren opsluiting en ontzetting 1,96% laag 1% 2% Dossier aanmaken minnelijke schikking / toevoegen dossier 3,92% 8% 468 1% 1% 976 1,37% 2.159 Opstellen lijst gezworenen (periodiek) 0 3,92% 1% laag 1% 2% 837 (2009) 2,06% 1.587 (4 maanden) Opstellen lijst verkiezingen / bevolkingsregister (periodiek) 5,88% 5% 2% 4% 429 2,06% 123 Afgeven uittreksels strafregister (ook blanco) 1.028 11,76% 1.921 5% afhankelijk 1.792 4% 6% 23.280 6,18% 50.600 + 6.200 (digitaal) 7 Een soortgelijke verdeling komt ook voor in kleine gemeenten (bevestiging verdeling door een gemeente met 8.000 inwoners). Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 20/32

Nazicht uittreksels (niet-vermelding en uitwissing) 1.011 Afhankelijk 15.806 Nazicht lijst bijzondere beroepen (596.1) 548 977 2.980 Raadplegen lokale politie (596.2) 362 2% 629 4.494 Verstrekken inlichtingenbulletins / bevolkingsregister (parket) 11,76% 1.381 4% hoog 3.126 10% 22% 23.681 6,18% 7.586 Verstrekken inlichtingenbulletins / bevolkingsregister (andere) 612 5,88% 4% 27.815 Nazicht uittreksels eretekens / bevolkingsregister 3,92% 2% laag 1% 1% 0,14% 260 Nazicht uittreksels jubilarissen en pensioen / bevolkingsregister 3,92% 2% 3% 4% 1.025 Nazicht uittreksels vergunningen (o.a. moraliteit) 5 1% 1% 467 0,82% 224 Registreren naamswijzigingen dossiers / bevolkingsregister 1% 1% 0,41% Registreren aanvullende inlichtingen 2% Opvragen dossiers rechtspersonen en afdrukken 28 II. RESIDUAIRE TAKEN (hangen vaak samen met de basistaak) Aanmaken inlichtingenbulletin Aanmaken mutatieformulier 1,96% 1% 2% Verstrekken informatie eerherstel 3% 8% 4.797 8,24% Doorgeven stuurverbod aan wijkdienst lokale politie 1% Registreren wapenbezit, afgeven attest en informeren politie 1% Registreren rechtsambt 2% Nazicht personen voor FOD Defensie Bijhouden van interneringsberichten Bewaren en wijzigen dossiers minnelijke schikking Bewaren dossiers verval recht van sturen 3% Terugzenden veroordelingsbulletin bij beroepsprocedure 1% Registratie inschrijving vreemdelingen Opstellen van specifieke veroordelingslijsten en statistieken 4% Raadplegen Dienst Centraal Strafregister Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 21/32

2.2 Gemeenten die niet beschikken over een geïnformatiseerd strafregister Gegevens worden door veel gemeenten bijgehouden in een softwaretoepassing (diverse leveranciers). Veroordelingsbulletins dienen ook op papier bewaard te worden in het gemeentelijk archief en ook in papier doorgestuurd te worden naar een andere gemeente. De aanvraag van een uittreksel uit het strafregister gebeurt door middel van verschillende kanalen. Het betreft een papieren aanvraagformulier aan het loket, een digitale aanvraag via elektronische post of een digitale aanvraag via de website. De aanvraag wordt niet altijd rechtstreeks ontvangen door de gespecialiseerde medewerker van de dienst burgerzaken, wat in praktijk soms aanleiding tot problemen kan geven. Aanvragen die telefonisch of middels een tussenpersoon gebeuren, komen in praktijk minder vaak voor. In veel gemeenten wordt bij de aanvraag een ontvangstbewijs afgeleverd bij het ontvangen van de aanvraag. Belangrijke opmerking! De bovenstaande werkwijze zal ook gevolgen hebben voor de bewaartermijn van dossiers, die varieert van 3 maanden (volledig digitale dossierstukken) tot 2 jaar (volledig papieren dossier). Daardoor wisselen gemeenten onderling dossierstukken op papier en soms digitaal uit. Ook maken sommige gemeenten afspraken met het parket voor een digitale aflevering van inlichtingenbulletins. Dergelijke werkwijze moet ook na 31 december 2014 mogelijk blijven. Er moeten hiertoe meer (wettelijke) mogelijkheden voorzien worden. Het aanvraagformulier vermeldt een aantal gegevens (bv. naam, adres, telefoonnummer, rijksregisternummer), afhankelijk van de gebruikte softwaretoepassing. Burgers blijken in praktijk moeite te hebben met de specifiëring van hun aanvraag, waardoor de betreffende medewerker bijkomende achtergrondinformatie moet opvragen. Het komt minder vaak voor dat een uittreksel onmiddellijk of binnen een periode van 24u afgeleverd wordt aan de burger. Bij aflevering van het uittreksel dient dit geregistreerd te worden op het ontvangstbewijs van de aanvraag. Ook wordt minder vaak overgegaan tot het afleveren van een uittreksel aan een tussenpersoon (bij volmacht). Sommige gemeenten sturen daarom de uittreksels rechtstreeks op naar het domicilieadres of, eerder uitzonderlijk, via elektronische post (met het akkoord van de Rijksarchivaris). Met akkoord van de aanvrager kan het dossier ook rechtstreeks bezorgd worden aan de gemeentelijke personeelsdienst. Een aantal kleinere gemeenten liet ons weten dat zij niet beschikken over een digitaal strafregister. Het betreft een gemeente met 5.600 inwoners, 4.400 inwoners en 8.200 inwoners. Voor deze gemeenten was de aankoop van een digitaal strafregister de investering niet waard, gezien het uitdovend karakter van de gemeentelijke strafregisters. Indien we gemeenten met minder dan 8.200 inwoners (op 1 januari 2012) als maatstaf nemen, durven we stellen dat 16,9% van de Vlaamse gemeenten niet beschikken over een digitaal strafregister (52 Vlaamse gemeenten). Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 22/32

3 Frequente vragen van de leden van VVSG en VLAVABBS Op de vergadering van maart 2013 kon FOD Justitie niet ingaan op alle praktische vragen van gemeentebesturen met betrekking tot de wet van 2009 op het Centraal Strafregister, hoewel FOD Justitie zich bewust is dat zich daaromtrent een pak vragen stellen. Daarom werd hiervoor een Omzendbrief verspreid in juni 2013 en werden er infosessies georganiseerd in oktober 2013. Over de toepassing van deze regelgeving ontvangt men bij de FOD Justitie nog steeds veel vragen uit de gemeentebesturen. Hieronder volgen de belangrijkste opmerkingen: Uit recente berichtgeving in de pers blijkt dat de huidige applicatie Centraal Strafregister kan leiden tot foutieve opzoekingen of onvolledige zoekresultaten. Er dient tijdig voor voldoende opleiding en ondersteuning gezorgd worden zodat gemeenten zonder problemen de juiste gegevens uit deze applicatie kunnen halen wanneer zij zelf een loketfunctie zullen vervullen. Het doel van gemeenten is, net zoals bij de diensten van het Centraal Strafregister, om een goede dienstverlening naar de burger te voorzien, waarbij snelle opzoekingen gebeuren en volledige zoekresultaten getoond worden. Er wordt door een aantal gemeenten gepleit voor een applicatie Centraal Strafregister die gelijkaardig is aan de applicatie Rijksregister. Met die laatste applicatie hebben gemeenten ondertussen reeds enige ervaring opgebouwd. Gemeenten zullen in de toekomst immers aan de hand van het rijksregisternummer opzoekingen kunnen verrichten in het Centraal Strafregister, daarom is een gelijkaardige applicatie aangewezen. De gegevens in het Centraal Strafregister zullen automatisch gekoppeld zijn aan het Rijksregister, waarbij ook een regelmatige actualisatie voorzien is van deze gegevens 8. Problematiek van de ongekuiste inlichtingenbulletins (zie supra). Dergelijke problematiek kan opgelost worden door het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeentelijke dienst, de politiediensten en de parketten. Gemeenten zien het als de taak van de minister om met dergelijke praktijken komaf te maken. Problematiek van de ambtshalve uitgeschreven inwoners. Volgens FOD Justitie dient een uittreksel uit het strafregister ook afgeleverd te worden door de gemeente aan inwoners die reeds ambtshalve uitgeschreven zijn, met vermelding van de datum van ambtshalve schrapping op het uittreksel. Deze stelling (die eveneens bevestigd werd op de infovergaderingen van de FOD Justitie in oktober 2013) zorgt voor enige verwondering bij gemeenten, aangezien bepaalde fraudeurs hierdoor in een voordelige positie terechtkomen. Als dit al het geval zou zijn, dan menen sommigen dat niet de gemeenten 8 Uit communicatie van het kabinet FOD Justitie blijkt dat er een regelmatige actualisatie voorzien wordt. Nota stand van zaken dossier strafregister VVSG/VLAVABBS 23/32