Notitie harmonisatie beleid dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen Gemeente Súdwest-Fryslân Versie: januari 2013
Inhoudsopgave 0. Voorwoord 1. Inleiding 2. Gemeentelijke kaders 3. Huidige situatie/inventarisatie Schetsen van de verschillende regelingen per voormalige gemeente. 4. Resultaten onderzoek Uitkomsten voorlichtingsavonden, prioriteiten, enquêtes en belrondje/ervaringen andere gemeenten. 5. Gewenste situatie Aan de hand van een aantal uitgangspunten wordt het nieuwe beleid voorgesteld, met de volgende onderdelen: 1 Uitgangspunten 2 Eigendom 3 Indeling in categorieën 4 Communicatie 5 Groot onderhoud/renovatie/verbouw en meerjarenonderhoudsplanning 6 Nieuwbouw en nieuwe initiatieven 7 Klein onderhoud 8 Gemeentelijke heffingen 9 Overige subsidies 10 Verbonden partijen 6. Duurzaamheid 7. Toegankelijkheid 8. Samenvatting van de voorstellen 9. Financiën en Risico s 10. Vervolg en evaluatie 11. Bijlagen: 1. Overzicht 53 dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen 2. Overzicht inspraakreacties 3. Lijst voor klein onderhoud 2
0. Voorwoord Hierbij presenteert de gemeente Súdwest-Fryslân haar nieuwe beleid voor dorpshuizen, multifunctionele centra (mfc s) en wijkgebouwen. Wat is het hart van een dorp of wijk? Een vraag die onherroepelijk voorbij komt bij kwesties rondom het stichten of in stand houden van dorpshuizen, multifunctionele centra (mfc s) of wijkgebouwen. De kern wordt gevormd door het dorp, het buurtschap of de wijk en het hart is de plaats waar de bewoners van een kern elkaar ontmoeten en met elkaar activiteiten ontplooien. Daarmee zijn dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen belangrijke pijlers voor de leefbaarheid van een dorp of wijk. In de gemeente Súdwest-Fryslân zijn 53 dorpshuizen, mfc s of wijkgebouwen. Deze gebouwen kennen een grote verscheidenheid: klein, groot, oud, nieuw etc. Centraal staat dat al deze gebouwen het hart van een dorp of een wijk zijn. In deze laagdrempelige gebouwen kunnen alle bewoners samen komen en activiteiten ontplooien. Over de inhoud en richting van het nieuwe beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen is uitgebreid gesproken met de besturen van alle 53 gebouwen. Via verschillende overlegrondes is uiteindelijk toegewerkt naar deze definitieve notitie. Tegelijkertijd heeft de gemeenteraad de (financiële) kaders vastgesteld waarbinnen het beleid vorm gegeven moet worden. De notitie is met in achtneming van deze kaders uitgewerkt. Binnen deze kaders is geprobeerd zo veel mogelijk tegemoet te komen aan de behoeften van de besturen. Leeswijzer Hoofdstuk 1is de inleiding waarin de harmonisatie wordt uitgelegd en de definitie van een dorpshuis, mfc of wijkgebouw wordt aangegeven. Hoofdstuk 2 vat de gemeentelijke kaders samen die van toepassing zijn op deze beleidsnotitie. Hoofdstuk 3 schetst de inventarisatie van de situatie van de voormalige gemeenten op het gebied van dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Hoofdstuk 4 gaat over de wensen en prioriteiten die vanuit de besturen zijn aangegeven. In hoofdstuk 5 wordt het nieuwe beleid voorgesteld. Hoofdstuk 6 gaat over de mogelijkheid om duurzaamheid toe te passen. Hoofdstuk 7 gaat over de mogelijkheid om toegankelijkheid toe te passen. Hoofdstuk 8 is de samenvatting van de voorstellen aan het college en gemeenteraad. Hoofdstuk 9 gaat over de financiën en de risico s. Hoofdstuk 10 schetst het vervolg. 3
1. Inleiding 1.1 Harmonisatie van beleid Op grond van de Wet algemene regels herindeling (ARHI) komt het bestaande beleid van de voormalige gemeenten per 1 januari 2013 te vervallen, zo ook ten behoeve van de dorpshuizen, multifunctionele centra (hierna: mfc s) en wijkgebouwen. Daarom heeft de gemeente, na raadpleging van de besturen van de 53 dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen in onze gemeente, dit beleidsdocument opgesteld. Hierin wordt nieuw (subsidie)beleid voorgesteld. 1.2 Definitie van een dorpshuis/mfc en een wijkgebouw Onder dorpshuizen worden accommodaties verstaan met een algemene, voor de gehele dorpsgemeenschap openstaande functie voor het dorps- en verenigingsleven en waarvan de eigendom en het beheer zodanig zijn georganiseerd dat naar het oordeel van het college de toegankelijkheid voor de gehele dorpsgemeenschap is gewaarborgd. In een aantal dorpen vervult een mfc de functie van dorpshuis. Wijkgebouwen kennen dezelfde algemene functie als dorpshuizen, maar dan voor het verenigingsleven en de bewoners van een hele wijk. Er kan slechts één dorpshuis/mfc of wijkgebouw per dorp of wijk zijn. 4
Hoofdstuk 2 Gemeentelijke kaders Bij het ontwikkelen van nieuw beleid moet rekening worden gehouden met de vastgestelde kaders. Daarom wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de kaders die van belang zijn voor het nieuwe beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen.. 1. Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Voor het Wmo beleid heeft de gemeente Súdwest-Fryslân de volgende missie vastgesteld: De gemeente SWF zet zich in voor een samenleving waarin iedereen jong en oud, met en zonder beperking, met en zonder problemen- zich kan ontplooien en naar vermogen kan deelnemen aan de maatschappij. Hierbij staan eigen verantwoordelijkheid, eigen kracht en zelfredzaamheid centraal en ligt de focus op kwetsbare groepen. De Wmo is daarmee de paraplu voor al het gemeentelijk welzijnsbeleid, verdeeld in 9 prestatievelden. Het beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen valt onder prestatieveld 1, leefbaarheid. In december 2012 is het Integrale Wmo- en welzijnsbeleid 2013-2016, waar leefbaarheid deel van uitmaakt, vastgesteld in de gemeenteraad. Voor het nieuwe beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen worden de Wmokaders gebruikt in de uitgangspunten (zie hoofdstuk 5). 2. Leefbaarheid Binnen leefbaarheid (prestatieveld 1 van de Wmo) staat het bevorderen van de sociale samenhang in en de leefbaarheid van dorpen, wijken en steden centraal. De gemeente wil een vitale, sterke en solidaire samenleving realiseren. Hierbij hoort onder meer het stimuleren/waarborgen van de aanwezigheid van voorzieningen, zoals dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Ook het kernenbeleid, opbouwwerk, wijkbeheer, dorpshuizen en het toekomstbestendig maken van het voorzieningenniveau zijn hierin belangrijke pijlers. De doelstelling in hoofdstuk 5 is hierop gebaseerd. 3. Kernenbeleid De gemeenteraad heeft op 22 september 2011 het Kernenbeleid De doarren iepen foar de mienskip vastgesteld. Daarin wordt omschreven hoe de gemeente om wil gaan met haar 69 kernen. Primair gaat het hier om het vormgeven van de communicatie met de besturen van de stads-, dorps-, en wijkbelangen en de verschillende rollen die de gemeente daarin heeft. Het doel hiervan is om bij te dragen aan goede fysieke en sociale woon- en leefomstandigheden waar de bewoners tevreden over zijn. Dit beleid dient, net als leefbaarheid, als basis voor de doelstelling van het nieuwe beleid in hoofdstuk 5. 4. Kadernota subsidies Subsidie is een middel om gemeentelijke beleidsdoelen te bereiken. Om een eenduidig en helder subsidiebeleid te voeren zijn in de kadernota subsidies een aantal algemene en inhoudelijke kaders geformuleerd. Voor de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen zijn met name de vier vormen van subsidieverstrekking van belang: 1. activiteitensubsidie voor vrijwilligersorganisaties; 2. investeringssubsidie voor instandhouding, vervanging, aankoop of eerste stichting van kapitaalswerken en/of eerste inrichting van een accommodatie; 3. projectsubsidie voor eenmalige vooraf gedefinieerde activiteiten; 4. budgetsubsidie voor professionele organisaties. Er wordt dus niet meer gesproken over het verstrekken van een exploitatiesubsidie aan (vrijwilligers-)organisaties. De toepassing van deze nota vindt plaats in hoofdstuk 5. 5
5. Duurzaamheid De gemeenteraad heeft op 20 september 2012 het beleid en uitvoeringsprogramma duurzaamheid vastgesteld. Daarin wordt de gemeentelijke doelstelling als volgt omschreven: Ons toekomstbeeld is een gemeentelijke samenleving die zoveel mogelijk in de eigen energievoorziening voorziet en waar afval een woord uit het verleden is omdat alle producten als grondstof worden gebruikt. In de gemeente wordt uitgegaan van de eigen kracht en op basis daarvan worden door samenwerking en eigen initiatief de lokale beschikbare bronnen benut. Onder bronnen verstaan we zon, wind, grond, biomassa en water maar ook de eigen inzet en denkkracht van de samenleving. De bodem, het water en de lucht zijn schoon en ook de toekomstige generaties kunnen genieten van de natuur met een gevarieerde biodiversiteit en van het landschap in Súdwest-Fryslân met haar uitgestrekte groene weiden en haar blauwe meren gelegen tussen pittoreske dorpen en steden, beschermd door oude en nieuwe dijken. Ook voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen heeft dit toekomstbeeld consequenties. Deze worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 6. 6. Toegankelijkheid De gemeente vindt toegankelijkheid van gebouwen en de openbare ruimte van belang voor de participatie van alle burgers in de maatschappij: jong oud, groot klein, met of zonder rolstoel, goed- of slechtziend, slechthorend of doof, etc. Toegankelijkheid heeft betrekking op de mate waarin een gebouw bruikbaar en toegankelijk is voor iedereen en voor gehandicapten en chronisch zieken in het bijzonder. De zelfredzaamheid van mensen neemt toe naarmate de omgeving beter toegankelijk is. De toepassing van het beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen wordt uitgewerkt in hoofdstuk 7. 6
Hoofdstuk 3. Huidige situatie 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk staat het beleid van de vijf voormalige gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wûnseradiel en Wymbritseradiel centraal. Zij hadden ieder een eigen beleid op het gebied van dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. De resultaten van de inventarisatie van deze regelingen zijn gegroepeerd rond de volgende thema s: 1. eigendom; 2. groot onderhoud; 3. exploitatie-/budgetsubsidies; 4. diverse regelingen; 5. communicatie. Hieronder worden deze thema s nader uitgewerkt. Tot slot volgen de conclusies. 3.2 Eigendom In totaal heeft de gemeente Súdwest-Fryslân 53 dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Daarmee heeft het merendeel van de 69 kernen de beschikking over een eigen gebouw. Het grootste deel van deze gebouwen is eigendom van een stichting. Ongeveer een vijfde is gemeentelijk eigendom. De meeste daarvan zijn via een beheersovereenkomst in gebruik gegeven bij een particuliere stichting. In een aantal gevallen is er een huurovereenkomst gesloten. Tot slot zijn er nog enkele bijzondere eigendomsvormen, zoals bezit van een kerk, een particulier of recht van opstal/erfpacht. Tabel 1: aantal dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen per vml. gemeente en het aantal in gemeentelijk eigendom Gemeente Aantal dorpshuizen Aantal mfc s Aantal wijkgebouwen Aantal gemeentelijk eigendom Bolsward 1* 0 0 1 (huurovereenkomst) Nijefurd 4 3 0 1 (beheersovereenkomst) Sneek 2 0 7 4 (huurovereenkomsten) Wûnseradiel 17 2 0 1 (beheersovereenkomst) Wymbritseradiel 11 6* 0 6 (beheersovereenkomsten) Subtotaal 35 11 7 Totaal 53 13 * Ons Gebouw in Bolsward is geen dorpshuis, maar daarmee wel vergelijkbaar. * De 6 de mfc is ontstaan na verbouwing van de sporthal Utherne in IJlst (1-11-2011). 3.3 Groot onderhoud Drie voormalige gemeenten, te weten Nijefurd, Wûnseradiel en Wymbritseradiel, hadden een subsidieregeling op het gebied van (groot) onderhoud, waarop de dorpshuizen en mfc s een beroep konden doen. Wel verschilden de bijdragen, evenals de termijn. Slechts twee van deze drie gemeenten (Nijefurd en Wymbritseradiel) hebben een structurele begrotingspost overgedragen aan de nieuwe gemeente. Eén gemeente (Wûnseradiel) betaalde de regeling uit een tijdelijk budget. Vanwege de herindeling vervallen deze regelingen per 1-1-2013. De twee andere gemeenten, Sneek en Bolsward kenden geen regeling groot onderhoud voor dorpshuizen of wijkgebouwen. Zij vergoedden in principe alleen de kosten voor (groot) onderhoud aan hun eigen gebouw(en). Voor de gemeente Bolsward gold dit voor het enige gebouw, Ons Gebouw. Voor Sneek gold dit voor 3 gebouwen in de aandachtswijken. Daarnaast kende de gemeente Sneek in het verleden wel een eenmalige subsidie toe bij nieuwbouw. 7
Tabel 2: overzicht van de regeling voor groot onderhoud per gemeente, inclusief bijdragen en jaarlijkse budgetten Gemeente Regeling Bijdrage Jaarlijks budget Bolsward Alleen de kosten voor Ons N.v.t. 3.005,- Gebouw zijn voor rekening van de gemeente (eigendom) Nijefurd Jaarlijkse bijdrage urgent onderhoud Op aanvraag 120.000* Sneek Wûnseradiel Wymbritseradiel Alleen de kosten voor de eigen N.v.t. gebouwen werden vergoed. Bijdrage groot onderhoud, 30% van de kosten, 1x in 8 jr max. 6.000 Bijdrage groot onderhoud, Groot: 134.590 1 x in 15 jr Klein: 68.847 * op deze bijdrage is vanaf 2011 bezuinigd, maar dit is in de praktijk niet geëffectueerd. Onderhoud algemeen (niet uitgesplitst) Tijdelijke reserve Jaarlijkse bijdrage van 109.500 in reserve 3.4 Exploitatie-/budgetsubsidies Naast bijdragen in het groot onderhoud zijn er door vier van de vijf gemeenten (Bolsward, Nijefurd, Wûnseradiel en Wymbritseradiel) budgetafspraken gemaakt met individuele stichtingen in de vorm van een exploitatie- of budgetsubsidie. Voor het grootste deel heeft dit te maken met de sportvoorziening die onderdeel uitmaakt van een aantal mfc s. De gemeente Wymbritseradiel beschikte over 5 mfc s waarmee specifieke afspraken gemaakt zijn. Daarnaast heeft een aantal dorpshuizen (10) een sportvoorziening, waar onder andere de basisscholen gebruik van maken voor het gymnastiekonderwijs. Zij ontvangen daarvoor een vergoeding uit het gemeentelijk budget voor gymnastiekonderwijs (zie bijlage 1). Tabel 3: overzicht exploitatie-/budgetsubsidies per gemeente en de bijdragen/budgetten Gemeente Regeling Bijdrage Jaarlijks budget Bolsward Exploitatiesubsidie Jaarlijks 49.063,- (excl. Gelijk aan de bijdrage indexering) Nijefurd N.v.t. N.v.t. N.v.t. Sneek N.v.t. N.v.t. N.v.t. Wûnseradiel Exploitatiesubsidie sporthal Makkum Beheersvergoeding Parrega Wymbritseradiel Budget-/exploitatiesubsidies 5 mfc s Jaarlijks 81.000,- Gelijk aan de bijdrage Jaarlijks 9.050,- Verschillende bedragen Totaal 115.714,- 3.5 Diverse (incidentele) regelingen Tot slot hadden vier van de vijf voormalige gemeenten nog diverse (incidentele) regelingen of posten op hun begroting staan. Drie gemeenten kenden in de periode voorafgaand aan de fusie een eenmalige subsidie voor groot onderhoud/renovatie toe (Bolsward, Wûnseradiel en Wymbritseradiel). De laatst genoemden deden dat in de vorm van een investeringsimpuls. Deze regelingen zijn volledig verleend. De uitvoering van de regeling in Wymbritseradiel wordt in 2013 afgerond. De uitvoering van de regeling van Wûnseradiel loopt nog door tot en met 31-12-2012. De vaststelling daarvan volgt in een aantal gevallen dus nog in 2013, dit heeft geen budgettaire gevolgen. Alleen Nijefurd subsidieerde een aantal zakelijke lasten voor alle dorpshuizen. Uiteraard werd bij gemeentelijk eigendom wel de OZB en zakelijke lasten door de betreffende gemeente betaald. Dezelfde gemeente Nijefurd betaalde ook het opstellen van een Meerjaren Onderhouds Programma (MOP) voor de dorpshuizen. Dit werd eenmaal per 2 of 3 jaar door een 8
extern bureau gedaan. In Wûnseradiel is dit eenmalig (op kosten van de gemeente) gebeurd ten behoeve van de investeringsimpuls. Tabel 4: overzicht diverse regelingen per gemeente en de bedragen Gemeente Structurele regeling Bijdrage Incidentele regeling Bijdrage Bolsward Post onderhoud Ons Gebouw 3.005 Incidentele subsidie 107.000 Belastingen (eigendom) 550 Nijefurd OZB/zakelijke lasten gegarandeerde leningen opstellen MOP 11.230 13.189 9.200 Sneek - -- - Wûnseradiel Investeringsimpuls 255.295 Wymbritseradiel Belastingen (eigendom) 3.425Investeringsimpuls 3.210.000 3.6 Communicatie Een tweetal gemeenten had afspraken gemaakt over de communicatie met de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. - in voormalig Nijefurd zijn de dorpshuizen verenigd in een federatie. Deze komt regelmatig bij elkaar en eenmaal per jaar werd de gemeente uitgenodigd; - in voormalig Wymbritseradiel komen de 5 mfc s geregeld bij elkaar. Zij nodigen zo af en toe de gemeente hiervoor uit. De gemeente gaf ook op ad hoc basis voorlichting over actuele thema s. 3.7 Conclusies Hoewel de verschillen op het gebied van de ondersteuning van dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen van de voormalige gemeenten groot zijn, kenden drie van de vijf gemeenten een regeling voor groot onderhoud. Een gemeente had slechts één gebouw (Ons Gebouw Bolsward), dat bovendien gemeentelijk eigendom is. De andere gemeente die geen regeling kende (Sneek), had ook een aantal wijkgebouwen in eigendom. Met andere woorden het merendeel van de voormalige gemeenten had een regeling voor groot onderhoud. Het nieuwe beleid zal daarom vooral antwoord moeten geven op de vraag of en hoe de gemeente in de toekomst de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen wil ondersteunen. Indien gekozen wordt voor een vorm van ondersteuning, dan ligt het voor de hand om daarbij uit te gaan van een nieuwe bijdrageregeling in het groot onderhoud. Bijzondere aandacht vragen de algemene bijdragen in de exploitatie van een beperkt aantal stichtingen. Deze zijn historisch gegroeid en vastgelegd in overeenkomsten. Op grond van het nieuwe subsidiebeleid (zie Kadernota subsidies) kunnen geen exploitatiesubsidies meer worden beschikt. In overleg met de betreffende besturen worden deze subsidies dan ook omgebouwd (zie ook hoofdstuk 5). 9
Hoofdstuk 4. Resultaten onderzoek 4.1 Inleiding Ter voorbereiding op het schrijven van deze notitie c.q. het opstellen van de nieuwe beleidslijn zijn een aantal activiteiten uitgevoerd om achter de wensen en prioriteiten van de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen te komen, namelijk: - Een viertal voorlichtingsavonden voor alle besturen van de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen (juni 2011); - Enquêtes en prioriteitenlijstje onder de dorpshuizen/mfc s en wijkgebouwen; - Ervaringen van andere gemeenten. Er is veel aandacht besteed aan de inventarisatie van deze gegevens, zodat het nieuwe beleid zoveel mogelijk aansluit bij de behoeftes van de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Dit stimuleert ook het draagvlak voor de uitvoering van het toekomstig beleid. 4.2 Resultaten voorlichtingsavonden In juni 2011 zijn een viertal voorlichtingsavonden gehouden voor de besturen van de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. De belangrijkste onderwerpen op deze avonden waren kennismaking, inzicht verkrijgen in de bestaande situatie (zie hoofdstuk 3), toelichting op het pad van harmonisering en het inventariseren van de wensen en prioriteiten van de besturen. In dit hoofdstuk staan de aangegeven wensen en prioriteiten van de besturen centraal. Aan de hand van een viertal stellingen is op deze bijeenkomsten een discussie met de besturen gevoerd. Hieronder wordt kort per stelling de essentie weergegeven van de gevoerde discussie en de conclusie die hieruit is getrokken. Stelling 1: Het bestuur van een dorpshuis/mfc/wijkgebouw is een maatschappelijk ondernemer. Over het algemeen zijn alle besturen het met deze stelling eens. De besturen zien zichzelf als een maatschappelijk ondernemer. Daarbij is er wel altijd een spanningsveld tussen het maatschappelijk doel of nut en het ondernemerschap. Om te kunnen blijven bestaan is het van groot belang om de exploitatie rond te krijgen (evenwicht in begroting). Tegelijkertijd staat het dorpshuis, mfc of wijkgebouw midden in de kern van dorp of wijk en wil het bestuur toegankelijk zijn voor alle lagen van de bevolking. Stelling 2: De exploitatie van het gebouw is meer dan de baromzet. Alle besturen konden zich in deze stelling vinden. De exploitatie is meer dan de baromzet, maar kan daar ook niet zonder. Er wordt dan ook altijd gekeken naar een evenwicht in activiteiten vanuit het oogpunt dat de ene activiteit meer baromzet met zich meebrengt dan een andere. Daarbij staat het gemeenschappelijk belang wel voorop. Stelling 3: Zonder breed lokaal draagvlak kan een gebouw beter worden gesloten. Het merendeel van de besturen is het niet eens met deze stelling. Uiteraard is (vergroting van het) draagvlak essentieel en daar zijn zij altijd naar op zoek. Dat is niet gemakkelijk en lukt de ene keer beter dan de andere keer. Tegelijkertijd komt niet iedereen uit het dorp of de wijk naar de activiteiten, dus wat is breed? En: eenmaal gesloten komt de voorziening niet meer terug. Stelling 4: Het bestuur is (financieel) verantwoordelijk voor alle onderhoud aan hun gebouw. Over het algemeen is iedereen het wel met deze stelling eens. Echter wel met de kanttekening dat de eigen verantwoordelijkheid van de besturen niet betekent dat de gemeente niets meer hoeft te doen of bij te dragen. Verder is het van belang dat de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen duidelijk moeten zijn, met name in het 10
geval van gemeentelijk eigendom. In alle gevallen voelt het bestuur zich wel (lang) verantwoordelijk, ook als het geen eigenaar is, voor het signaleren van de knelpunten. 4.3 Resultaten enquêtes en prioriteitenlijstje 4.3.1. Resultaten enquêtes Met de uitnodiging voor de voorlichtingsavond is ook een enquêteformulier meegezonden aan de besturen van dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Op dit enquêteformulier wordt gevraagd naar de meningen en behoeften van de besturen met betrekking tot de onderwerpen onderhoud, subsidies, verzekeringen en communicatie. Er zijn in totaal 33 enquêteformulieren ingeleverd, maar niet alle formulieren zijn volledig ingevuld. Dit is een respons van ruim 60% (33 van de in totaal 53). Dat is voldoende om een indruk te geven wat de meerderheid van de besturen ervan vindt. Hieronder worden per onderwerp de belangrijkste uitkomsten weergegeven. Een overzicht van alle resultaten ligt ter inzage. 1. Onderhoud Er zijn vier vragen gesteld met betrekking tot het onderhoud van de gebouwen. De meerderheid van de besturen vindt dat de gemeente wel degelijk een taak heeft in het onderhoud van de gebouwen (zie onderstaande tabel). Deze rol heeft met name betrekking op de financiële aspecten en de bouwkundige advisering. De besturen geven aan zelf in de meeste gevallen verantwoordelijk te zijn voor klein onderhoud (naar gelang eigendom en afspraken). 2. Subsidies Er zijn vier vragen gesteld met betrekking tot subsidies aan besturen van gebouwen. De overgrote meerderheid heeft behoefte aan een vorm van subsidiëring (zie hieronder). De exploitatie blijkt vaak niet (helemaal) dekkend, omdat de prijs voor activiteiten en consumpties laag gehouden wordt. Het grootste deel vindt dat de gemeente een incidentele subsidie moet verstrekken, met name voor groot onderhoud en onvoorziene omstandigheden. Wel wordt aangegeven dat dit het beste op een structurele wijze kan worden georganiseerd. Een subsidie zou aan een meerjaren onderhoudsplanning (MOP) kunnen worden gekoppeld. 11
3. Verzekeringen Er zijn drie vragen gesteld met betrekking tot verzekeringen. De meerderheid vindt dat een bestuur van een dorpshuis/mfc/wijkgebouw zelf verantwoordelijk is voor de verzekeringen van hun eigen gebouw (zie hieronder). Alleen als de gemeente eigenaar is, ligt die verantwoordelijkheid bij de gemeente. Het merendeel is wel voor een actieve gemeentelijke adviesrol, maar dan vooral op afroep en indien collectiviteit voordeel oplevert. 4. Communicatie Er zijn drie vragen gesteld met betrekking tot de communicatie tussen besturen en de gemeente. Het overgrote deel vindt dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is, maar dit sluit de eigen verantwoordelijkheid niet uit (zie hieronder). Nagenoeg iedereen geeft aan behoefte te hebben aan een vast aanspreekpunt binnen de gemeente. Dit is duidelijk, zorgt voor bekendheid en korte lijnen. Ook is er behoefte aan structurele communicatie om informatie uit te wisselen. De meesten vinden 1x per jaar voldoende. 12
4.3.2. Prioriteitenlijstje m.b.t. gemeentelijk beleid Op de voorlichtingsavonden is een lijstje rondgedeeld aan de besturen waarop men kon weergeven welke prioriteiten de gemeente in haar beleid zou moeten stellen wanneer het aan dat bestuur ligt. De onderwerpen waaruit men kon kiezen waren: groot onderhoud, klein onderhoud, verzekeringen, subsidies, communicatie en bouwkundige advisering. De waarde van een onderwerp voor een bestuur kon worden aangegeven door middel van het toekennen van een cijfer tussen de 1 (niet belangrijk) en 6 (zeer belangrijk) aan de verschillende onderwerpen. Dit heeft tot de volgende uitkomst geleid: De hoogste gemiddelde waarde, te weten 5,21, wordt gehecht aan een regeling voor groot onderhoud. De laagste waarde, te weten 2,53, wordt gehecht aan een beleidsuitgangspunten met betrekking tot verzekeringen. 4.4 Beleid van andere gemeenten Beleid en regelingen op het gebied van dorpshuizen/mfc s en wijkgebouwen is bij uitstek een lokale aangelegenheid. Een aantal gemeenten is daarom gevraagd naar het beleid wat zij hebben op dit gebied hebben ontwikkeld. De volgende gemeenten zijn benaderd en hebben hun beleid met onze gemeente gedeeld: Steenwijkerland, Littenseradiel, Franekeradeel, Tytsjerksteradiel en Smallingerland. De meeste van deze gemeenten kennen een subsidieregeling voor groot onderhoud en laten daarvoor als basis een meerjarenplanning maken. 4.5 Conclusies Uit de vragenlijsten en de prioriteitenlijstjes is één duidelijke conclusie te trekken: de besturen zijn zelf verantwoordelijk voor het gebouw, maar kunnen niet zonder een gemeentelijke bijdrage in het groot onderhoud. Het merendeel van de besturen heeft daarbij een voorkeur voor een (jaarlijkse) subsidie. Ook al zien ze zichzelf als een maatschappelijk ondernemer en zijn ze altijd op zoek naar (financieel) draagvlak in het dorp of de wijk. Verder vinden besturen de communicatie met de gemeente van groot belang. Het is een wederzijdse verantwoordelijkheid. Voor de dagelijkse praktijk is een duidelijk aanspreekpunt binnen de gemeente nodig. 13
Hoofdstuk 5. Gewenste situatie 5.1 Inleiding Zoals al in hoofdstuk 1 Inleiding opgemerkt zijn de regelingen van de voormalige gemeenten per 1-1-2013 vervallen. Daarom dient de nieuwe gemeente het beleid op het gebied van dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen te harmoniseren, zodat er nieuw beleid is voor al deze gebouwen in de gemeente. De huidige situatie kent, zoals ook in hoofdstuk 3 aangegeven, grote verschillen. Daarnaast is geïnventariseerd wat de wensen zijn van de betrokken dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen, zoals weergegeven in hoofdstuk 4. Met in achtneming daarvan zullen we in dit hoofdstuk het nieuwe beleid voorstellen. De inhoud van dit hoofdstuk ziet er als volgt uit: in de tweede paragraaf worden de doelen van het nieuwe beleid geformuleerd. In de derde paragraaf zijn de uitgangspunten op een rij gezet. In de vierde paragraaf wordt het voorgestelde beleid toegelicht. De vijfde paragraaf is gewijd aan (vervangende) nieuwbouw en nieuwe initiatieven. In paragraaf zes wordt aandacht besteed aan de verbonden partijen (Stichting Doarpswurk, Provincie Fryslân en fondsen). 5.2 Doelen van het nieuwe beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen Het hoofddoel van het nieuwe beleid voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen is het in stand houden van fysieke ontmoetingsplekken waar alle bewoners van het dorp of de wijk terecht kunnen. Daarnaast wil het nieuwe beleid de duurzaamheid en de toegankelijkheid van deze gebouwen bevorderen. 5.3. Uitgangspunten nieuw beleid Uitgangspunten bij het nieuwe beleid zijn: - het bestuur is verantwoordelijk voor het gebouw, de exploitatie en het klein en groot onderhoud, tenzij anders geregeld; - het bestuur is verantwoordelijk voor aanvullende fondsenwerving voor de dekking van de kosten (cofinanciering); - de gemeente heeft een ondersteunende rol bij het in stand houden van goede fysieke en sociale leefomstandigheden waar de inwoners tevreden over zijn; - het nieuwe beleid houdt rekening met de zelfwerkzaamheid van het bestuur, voor zover dat kan; - de voorzieningen worden integraal benaderd en zoveel mogelijk opgenomen in dorps-, wijk- en stadsvisies; - het nieuwe beleid is transparant; - de nieuwe subsidieverstrekking kent zo weinig mogelijk regels; - het nieuwe beleid houdt rekening met krimp, waardoor (op termijn) een overschot aan gebouwen kan ontstaan en bundeling van verschillende functies noodzakelijk wordt; - het nieuwe beleid neemt het aantal bestaande dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen per 1-1-2013 als uitgangspunt (53). 5.4 Onderdelen van het nieuwe beleid Op grond van bovenstaande uitgangspunten en de conclusies uit de hoofdstukken 3 en 4 wordt het nieuwe beleid gebaseerd op de volgende onderdelen: - eigendom; - indeling van de gebouwen in categorieën; - groot onderhoud/renovatie/verbouw; - klein onderhoud; - gemeentelijke heffingen; - overige subsidies; - communicatie. Deze onderdelen worden in de volgende paragraven nader uitgewerkt. 14
5.4.1. Eigendom Het overgrote deel (+ 75%) van de dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen is in eigendom van een stichting. Een klein deel (+ 25%) is eigendom van de gemeente, waarbij er door middel van een huur- of beheersovereenkomst individuele afspraken gemaakt zijn tussen de gemeente en een bestuur over de voorwaarden. Voor zover dat nu nog niet het geval is, is het streven om al deze gebouwen volledig in beheer van een bestuur te geven. Dat hoeft niet altijd te betekenen dat het eigendom volledig overgedragen wordt, maar dit kan bijvoorbeeld ook via een beheersovereenkomst, waarin het beheer en de exploitatie wordt overgedragen. Op die manier komt de verantwoordelijkheid en zeggenschap over het beheer en de exploitatie in één hand, namelijk die van het plaatselijke bestuur. Hiervoor is echter wel de medewerking van het betreffende bestuur nodig. Daarnaast blijken er de nodige verschillen te zijn tussen de overeenkomsten en zijn ze vaak verouderd. Daarom worden deze, in overleg met de betreffende besturen, zoveel mogelijk gelijk getrokken en geactualiseerd aan de hand van de huidige wetgeving. 5.4.2. Indeling in categorieën De verscheidenheid tussen de gebouwen is erg groot. Er zijn gebouwen die een regionale functie vervullen tot gebouwen die voor een bepaalde kern meer een soort van huiskamerfunctie hebben en een breed scala dat hier tussen in zit. Van gebouwen die enkele verenigingen huisvesten tot gebouwen die onderdak bieden aan een groot aantal organisaties. Doordat er zulke grote verschillen zijn, lopen besturen ook tegen verschillende problemen en kosten qua groot en klein onderhoud aan. Gelet op deze grote onderlinge verschillen wordt voorgesteld om onderscheid te maken tussen bepaalde soorten gebouwen. Dit onderscheid wordt gebaseerd op een combinatie van de functie(s) en de grootte. Er wordt voorgesteld om de gebouwen op te delen in drie categorieën, te weten: a. Mfc s/wijkgebouwen. Dit zijn grote accommodaties, met meerdere functies en een sportvoorziening, bovendien hebben zij meestal ook een regionale functie; b. Middelgrote dorpshuizen/wijkgebouwen. Dit zijn de middelgrote accommodaties met meerdere functies, vaak gericht op het eigen dorp of wijk. Er is vaak een gymzaal aanwezig, waar de basisschool gebruik van maakt. De 2 gebouwen met een specifieke culturele functie zijn hieraan toegevoegd (De Spylder en Ons Gebouw); c. Kleine dorpshuizen. Dit zijn de kleine accommodaties met een of twee ruimten, gericht op het eigen dorp. Hoewel er wel verschillen tussen wijkgebouwen en dorpshuizen bestaan, zijn er ook de nodige overeenkomsten. Daarom zijn ze verdeeld over de eerste twee categorieën en niet als aparte categorie opgenomen. Opdeling gebouwen in categorieën Mfc s/grote wijkgebouwen (14) Middelgrote dorpshuizen/ wijkgebouwen (15) Kleine dorpshuizen (24) De Klameare (Workum) De Spylder (Warns) It String (Zürich) De Kaap (Stavoren) 1 De Begine (Hemelum) Dorpskeamer (Molkwerum) De Klink (Koudum) De Singel (Blauwhuis) De Wier (Offingawier) Maggenheim (Makkum) De Gearhing (Parrega) 1 Doniahûs (Burgwerd) Pier s Stee (Kimswerd) It Swaeigat (It Heidenskip) De Fûke (Gaast) It Heechhûs (Heeg) 1 It Himsterhûs (Oosthem) De Terp (Schettens) It Joo (Oudega) 1 Ons Gebouw (Bolsward) 3 It Bynt (Wons) It Harspit (Oppenhuizen) 1 Kaatsland 11 (Wijkvereniging De Bining (Cornwerd) De Watertoren Sneek) 3 De Driuwpôlle It Roefke (Sneek) It Honk (Exmorra) 15
(Woudsend) 1 De Mande (Nijland) 1 Ut Wykje (Sneek) 3 De Djippert (Ferwoude) Útherne (IJlst) 2 De Zwetser (Sneek) It Terphûs (Hartwerd) De Spil (Sneek) 3 De Eekmolen (Sneek) Us Gerak (Hichtum) Schuttersheuvel (Sneek) Dorpshuis Pingjum De Treffer (Skuzum) (Pingjum) Oan it Far (Jutrijp) It Nije Foarmidden (Ysbrechtum) Nije Haven (Lollum/Waaxens) Elim (Scharnegoutum) 6 De Utwyk (Schraard) It Wilsemhûs (Wolsum) Us Boppeslach (Tirns) Us Gebou (Gauw) Yn e Lijte (Folsgare) It Lokael (Abbega) Ús Doarpshûs (Gaastmeer) De Kosterij (Goënga) Waltahûs (Tsjerkwerd) De Gekroonde Roskam (Witmarsum) 7 1) Eigendom van de gemeente met beheers-/gebruikersovereenkomst; 2) De Útherne is in 2011 verbouwd tot MFC en wordt vanaf 2015 geprivatiseerd; 3) Eigendom van de gemeente met huurcontract; 4) De Zwetser is onderdeel van de school Zwette-Noordoosthoek in Sneek en wordt gehuurd door de wijkvereniging; 5)Dorpshuis Pingjum is onderdeel van een nieuw dorpsschoolhuis (geopend in oktober 2012); 6) Dorpshuis Elim wordt onderdeel van nieuwbouw in Scharnegoutum (begin 2014 afgerond); 7) Stichting Op e Âld Rij heeft concrete plannen om café De Gekroonde Roskam te kopen en om te vormen tot een dorpshuis in Witmarsum. De voorlopige werknaam is De Gekroonde Roskam. 5.4.3 Groot onderhoud/renovatie/verbouw Groot onderhoud is een aspect dat veel besturen als een lastig punt ervaren. Belangrijke vragen zijn wat is wanneer aan vervanging toe en wat kan nog wel even wachten? Specifieke kennis hierover is bij de besturen niet altijd aanwezig. Het gaat daarbij vaak om aanzienlijke bedragen, die niet zomaar uit de jaarlijkse exploitatie betaald kunnen worden. Voor het inschatten van de kosten voor groot onderhoud van de verschillende gebouwen is het team beleid ruimtelijk beheer gestart met het opstellen van een eerste scan van de gebouwen. Deze scans kunnen dienen als voorlopers op een Meerjaren Onderhouds Plan (MOP). Er is een inschatting gemaakt van de kosten van de buitenkant van het gebouw en de CV voor de komende tien jaar. Daarbij komt dan nog het groot onderhoud aan de binnenkant van het gebouw, zoals de keukeninrichting, vloeren en plafonds en de toiletvoorziening. Om een indruk van de kosten te krijgen, volgt hieronder een tabel met de gemiddelde kosten per categorie. De laagste en hoogste bijdragen per categorie zijn ook opgenomen in deze tabel. Kanttekening is nog wel dat de scans nog niet door alle besturen zijn bekeken. Er kunnen daarom nog wel aanpassingen plaatsvinden. Categorie Gemiddelde kosten 2013-2022 per gebouw (o.g.v. de uitkomsten van de scans) Mfc s en wijkgebouwen Middelgrote dorpshuizen en wijkgebouwen Laagste en hoogste bedragen 161.280,- Tussen de 11.412,- en de 400.872,- 42.175,- Tussen de 15.907,- en de 85.832,- Kleine dorpshuizen 14.109,- Tussen de 1.035,- en de 42.860,- 16
Uit bovenstaande tabel blijkt duidelijk dat de kosten van de grote gebouwen veel hoger liggen als die van middelgrote en kleine gebouwen. Daarnaast zijn er grote verschillende tussen gebouwen binnen een categorie. Dit is afhankelijk van het onderhoud en de leeftijd van het gebouw. Naast de vraag wat wanneer aan vervanging toe is, is dus ook de financiële component van groot onderhoud aan dorpshuizen, mfc s of wijkgebouwen een lastige kwestie voor de besturen. Het is voor besturen onmogelijk om alle kosten voor groot onderhoud geheel zelf te dragen. In hoofdstuk 4 blijkt dat besturen wel de (eind-) verantwoordelijkheid willen dragen, maar financieel niet zonder een bijdrage van de gemeente zeggen te kunnen. De centrale vraag is dan ook of de gemeente Súdwest-Fryslân bereid is om een financiële bijdrage voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen beschikbaar te stellen. Indien deze vraag positief beantwoord wordt, dan is de Kadernota Subsidies van toepassing. Daarin is het verstrekken van exploitatiesubsidies uitgesloten. Omdat de besturen de voorkeur geven aan een bijdrage in het groot onderhoud, ligt het voor de hand om daarvoor een (investerings-)subsidieregeling op te stellen. Samengevat gaat het dan ook om de volgende keuzes: 1. het al dan niet bijdragen in de kosten van groot onderhoud/renovatie en hiervoor een subsidieregeling opstellen; 2. indien punt 1 positief beantwoord wordt, dan zijn er een aantal mogelijkheden om een subsidieregeling vorm te geven. Het kan gaan om een jaarlijkse bijdrage of om een eenmalige bijdrage die eenmaal per 10 jaar kan worden aangevraagd; 3. het al dan niet op laten stellen van een meerjarenonderhoudsplanning (MOP). Deze keuzemogelijkheden worden hieronder nader toegelicht. Tot slot volgt de conclusie met het voorstel. Ad 1. het (al dan niet) bijdragen in de kosten van groot onderhoud/renovatie Goed onderhouden accommodaties zorgen voor leefbaarheid in de kernen, ze bieden onderdak aan veel verenigingen en versterken de sociale contacten in een kern. In principe is dit de verantwoordelijkheid van de inwoners zelf, de gemeente is niet wettelijk verplicht om een subsidieregeling op te stellen voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Tegelijkertijd heeft de gemeente Súdwest-Fryslân in het kernenbeleid uitgesproken om het in stand houden van goede fysieke en sociale leefomstandigheden waar de inwoners tevreden over zijn te ondersteunen. Omdat een aantal van de voormalige gemeenten reeds een subsidieregeling voor de kosten van groot onderhoud/renovatie/verbouw hadden en de besturen hieraan de meeste behoefte hebben, wordt voorgesteld om hiervoor een nieuwe regeling op te stellen. Dit heeft meerdere voordelen. Met een dergelijke regeling wordt de levensduur van de gebouwen verlengd en kapitaalvernietiging tegen gegaan. Door de subsidie te koppelen aan de uitgaven voor het groot onderhoud heeft de gemeente de garantie dat het daaraan ook daadwerkelijk besteed wordt. Het biedt vrijwilligersbesturen continuïteit voor de lastigste kostenpost. Bovendien kan op deze manier geld met geld gegeneerd worden. Een aantal fondsen en subsidiënten stellen namelijk een gemeentelijke bijdrage als voorwaarde. Tot slot getuigt het ook van behoorlijk bestuur, omdat het niet (meer) verstrekken van een subsidie voor een heel aantal besturen ingrijpende financiële gevolgen heeft. Voor de gebouwen die volledig gemeentelijk eigendom zijn en verhuurd worden aan een stichting of vereniging, is deze regeling niet van toepassing. Het gaat dan om Ons Gebouw te Bolsward en de wijkgebouwen De Spil, Ut Wykje en Kaatsland 11 in Sneek. Deze gebouwen worden daarom ook niet meegeteld. Als er een gebouw wordt geprivatiseerd, dan wordt er een apart voorstel voorgelegd aan de raad. Daarin wordt 17
ook een voorstel gedaan over het deelnemen aan de subsidieregeling en het verhogen van het budget hiervoor. Ook wijkgebouw De Zwetser in Sneek valt hier buiten, omdat ook hier sprake is van onderhuur, maar dan als onderdeel van een onderwijsvoorziening. Ad 2. mogelijke subsidieregelingen Er zijn diverse mogelijkheden om een subsidieregeling op te zetten. Het ligt voor de hand om voort te bouwen op de regelingen van de voormalige gemeenten. In geen van de voormalige gemeenten werden de volledige kosten voor het groot onderhoud vergoed. Soms ging het om een percentage in de kosten met een maximum per 8 jaar (Wûnseradiel), soms om een maximaal bedrag per gebouw per 15 jaar (Wymbritseradiel), soms om een bepaald deel van de jaarlijkse kosten (Nijefurd). Eén gemeente kende geen subsidieregeling (Sneek). Tot slot had de gemeente Bolsward slechts één (eigen) gebouw. In onderstaand overzicht is samengevat wat het betekent om de subsidieregeling van een voormalige gemeente toe te passen in de nieuwe gemeente, met 53 dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen. Voor het gemak is uitgegaan van het totale aantal. Bovendien is het mogelijk dat een of meer gebouwen die nu nog eigendom zijn van de gemeente, op termijn geprivatiseerd worden. Gemeente Subsidieregeling Benodigd jaarlijks budget voor de nieuwe situatie Nijefurd Jaarlijkse bijdrage In 2010-2011 gemiddeld 17.143,- per dorpshuis. 908.579,- Wûnseradiel 1x per 8 jaar Max. 6.000,- per dorpshuis en max. 30% 39.750,- van de kosten Inhaalslag: gemiddeld 18.235,50 87.435,- Wymbritseradiel 1x per 15 jaar Max. 68.847,- voor een klein dorpshuis en max. 134.590,- voor een groot dorpshuis/mfc 300.237,- Uit dit overzicht blijkt dat omrekening van de regeling van de voormalige gemeente Wûnseradiel het goedkoopst is. Deze regeling was echter alleen bedoeld voor aanvullende steun bij kleinschalige verbeteringen van dorpsaccommodaties. Verder moet aangetekend worden dat het in deze gemeente/regeling alleen ging om de kleine dorpshuizen. Bovendien werd in diezelfde gemeente in 2010 een inhaalslag ingezet, waarbij een gemiddelde bijdrage van 18.235,50 per dorpshuis toegekend werd. De toepassing van de subsidieregelingen van vm. Nijefurd en Wymbritseradiel zou een aanzienlijke verhoging van het huidige budget vragen. Het werkelijk beschikbare bedrag voor een subsidieregeling voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen is 185.205,- per jaar. Uitgaande van het werkelijk aantal gebouwen dat recht heeft op een bijdrage uit deze regeling (48) zou het gemiddeld gaan om een jaarlijkse bijdrage van ongeveer 4.000,- per gebouw. Vanwege deze beperkte financiële ruimte zijn er in principe twee mogelijkheden om dit bedrag in te zetten: a. een jaarlijkse bijdrage of b. een reserve instellen voor groot onderhoud/renovatie/verbouw. a. Jaarlijks subsidiebedrag per dorpshuis Er kan voor worden gekozen om jaarlijks een bedrag beschikbaar te stellen aan de besturen. Gemiddeld gaat het dan om een bedrag van 4.000,-. Een objectieve verdeelsleutel ligt hier voor de hand, bijvoorbeeld het bruto vloeroppervlak. Dit biedt 18
besturen wat budgettaire speelruimte dat kan te goede komen aan preventieve maatregelen. Tegelijkertijd zijn de nadelen echter groot. Een verdeelsleutel levert lage bedragen op voor de kleine dorpshuizen, maar ook voor de mfc s staat het (hogere) bedrag niet in verhouding tot de (grote) kostenposten voor groot onderhoud. De lasten zijn gelet op de hoogte van het subsidiebedrag hoog, zowel voor de besturen als voor de gemeente. Deze bijdrage kan niet dienen als cofinanciering voor andere fondsen. En er is vanuit de gemeente weinig tot geen sturing op het groot onderhoud van de gebouwen. b. Instellen van een fonds voor groot onderhoud/renovatie/verbouw Er kan ook voor worden gekozen om een reserve in te stellen waarop de besturen eens in de zoveel jaar een beroep op kunnen doen voor groot onderhoud/renovatie/verbouw. Het voorstel was om een regeling op te stellen voor een bijdrage eens in de tien jaar. Uit de inspraakreacties bleek dat een groot aantal besturen graag vaker een beroep op deze regeling zouden willen doen. Daarom wordt nu voorgesteld om dit terug te brengen naar eens in de 5 jaar, met de mogelijkheid om op te sparen tot eens in de 10 jaar. Uitgaande van het bovengenoemde budget gaat het dan om een gemiddelde bijdrage van 40.000,- per gebouw. Om recht te kunnen doen aan de grote verschillen tussen de gebouwen is het daarbij van belang om een indeling in categorieën te hanteren, waarbij grote gebouwen meer kunnen aanvragen dan kleine. Hoewel het waarschijnlijk is dat de gemeentelijke bijdrage niet kostendekkend is, is het van belang om hiervoor een maximum percentage vast te stellen. Daarmee wordt recht gedaan aan de uitgangspunten om de eigen verantwoordelijkheid en de zelfwerkzaamheid te bevorderen. Het grootste voordeel van een dergelijke regeling is dat besturen dan ook subsidie kunnen aanvragen bij de provincie en bij fondsen. Voor die partijen is het namelijk essentieel dat een dergelijk plan ook financieel wordt gesteund door de gemeente. Een bestuur wordt dan dus in de gelegenheid gesteld om voor een groter bedrag onderhoud te plegen aan haar gebouw. Er dient wel rekening te worden gehouden met de termijn van de provinciale subsidie (10 jaar). Voor de gemeente betekent het dat er daadwerkelijk gestuurd kan worden op groot onderhoud van de gebouwen. De MOP is daarbij de basis voor de subsidieaanvraag. De nadelen zijn dat er minder aandacht is voor preventief onderhoud en dat er een verdeling van de gebouwen over de tijd dient te worden opgesteld. Het voorstel is om gebouwen die net nieuw zijn gebouwd uit te sluiten voor deelname aan deze regeling voor de eerste tien jaar. Naast dat een nieuw gebouw de eerste tien jaar geen hoge kosten kent voor groot onderhoud heeft de gemeente meestal ook een hoge subsidie toegekend voor de nieuwbouw. Ad 3. het (al dan niet) opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning (MOP) Een aantal voormalige gemeenten liet een MOP per gebouw opstellen. Een MOP geeft een objectief en duidelijk inzicht over welke aspecten van het gebouw aan vervanging toe zijn, op welke termijn en welke kosten hier globaal mee zijn gemoeid. Een MOP wordt doorgaans opgesteld voor 10 jaar. Dit is door de betrokken ambtenaren en de besturen van de betreffende dorpshuizen als positief ervaren. Zowel de gemeente als het bestuur heeft daarmee een goed beeld over de stand van zaken van het gebouw en de te verwachten kosten. Vanwege het wederzijdse belang bij een objectief inzicht in de kosten van het groot onderhoud wordt voorgesteld om per gebouw periodiek een MOP uit te laten voeren. Op die manier kan de gemeente de fysieke staat van deze gebouwen goed monitoren. Daarnaast is de MOP een goed hulpmiddel bij een subsidieregeling. Ook een aantal andere gemeenten gebruikt dit middel als basis voor subsidiëring (o.a. Franekeradeel, Littenseradiel en Tytsjerksteradiel). 19
In het verleden werd het opstellen van de MOP s door de gemeenten uitbesteed. Nu wordt voorgesteld om dit door het team beheer en onderhoud gebouwen te laten uitvoeren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de scans die reeds zijn uitgevoerd. Deze worden uitgebreid naar het groot onderhoud aan de binnenkant en mogelijke energiemaatregelen. Vervolgens is het van belang om de MOP eenmaal per vijf jaar te actualiseren. Ook dat wordt uitgevoerd door het team beheer en onderhoud gebouwen (40-80 uur per jaar). In de MOP gaat het alleen om groot onderhoud aan de binnen- en buitenkant, duurzaamheid en mogelijk ook maatregelen op het gebied van toegankelijkheid. Conclusie en voorstel Op basis van bovenstaande wordt het voorstel gedaan om een regeling in te stellen waarbij besturen eens in de 5 jaar een investeringssubsidie kunnen aanvragen met de mogelijkheid om dit op te sparen tot een bijdrage voor eens in de 10 jaar. Deze aanvraag moet activiteiten met betrekking tot grootschalig onderhoud/renovatie omvatten. Deze werkzaamheden moeten gelieerd zijn aan de vigerende MOP. Als er gekozen wordt voor deze methode van subsidiëring, dan betekent het dat er een bestemmingsreserve gemaakt moet worden met een jaarlijkse bijdrage uit de gemeentebegroting. Deze financiële regeling voor groot onderhoud betekent dat de indeling in mfc s/wijkgebouwen, middelgrote dorpshuizen en wijkgebouwen en kleine dorpshuizen uit paragraaf 5.3.2 wordt gehanteerd om per categorie een maximum bedrag vast te kunnen stellen. Met de verschillen in hoogte van dit maximum wordt tegemoet gekomen aan de globale verschillen in kosten per categorie. Verder wordt voorgesteld om maximaal 60% van de totale kosten te vergoeden. Daarmee wordt de zelfwerkzaamheid en het aanboren van andere financiële bronnen gestimuleerd. Indicatie van de maximale subsidiebedragen per categorie en per gebouw Categorie Max. percentage in de kosten, incl. Btw Maximumbedrag over 10 jaar Totaalbedrag per categorie Mfc's/wijkgebouwen (13) 60% 85.000,- 1.105.000,- Middelgrote dorpshuizen en wijkgebouwen (9) 60% 30.000,- 270.000,- Kleine dorpshuizen (24) 60% 15.000,- 360.000,- Totaal budget over 10 jaar 1.735.000,- Uitgezonderd zijn: - de gebouwen waarvan het groot onderhoud (nu nog) voor rekening van de gemeente is: Ons Gebouw Bolsward, De Spil Sneek, Kaatsland 11 Sneek en Ut Wykje Sneek. - De Zwetser Sneek, die een ruimte huurt bij een onderwijsvoorziening. - Daarnaast zijn 2 gebouwen van zeer recente datum de eerste 10 jaar uitgesloten: Dorpshuis Pingjum (2012) en Elim Scharnegoutum (2013/2014). Btw is subsidiabel voor zover de aanvrager deze niet kan verrekenen. Enkele besturen kunnen de btw wel verrekenen. Dit dient bij de verantwoording van de subsidie te worden aangegeven. De gemeentelijke subsidie kan hier dan, in overleg, op worden aangepast. Financieel gezien kost deze subsidieregeling voor groot onderhoud in principe jaarlijks maximaal 173.500,-. Dit is exclusief de bijdrage aan de gemeentelijke gebouwen, waarover andere afspraken zijn gemaakt. Ook is duidelijk dat deze regeling beperkt tegemoet komt aan de te verwachten kosten van groot onderhoud. Dat geldt met name voor de mfc s en grote wijkgebouwen. Voor meer informatie over de financiën wordt verwezen naar hoofdstuk 9. 20
Daarnaast wordt het voorstel gedaan om door het team beleid ruimtelijk beheer MOP s te laten opstellen voor de 53 dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen en deze per vijf jaar te actualiseren. De informatie die in de MOP verzameld wordt, kan uitstekend dienen als basis voor de subsidieaanvragen en de toetsing ervan. Beide partijen hebben dus belang bij deze informatie. 5.4.4 Klein onderhoud Klein onderhoud (bijvoorbeeld een losse tegel of kleine reparaties aan ramen en kozijnen) komt ten laste van het bestuur van de gebouwen zelf. Vaak kan dit met vrijwilligers en geringe middelen opgelost worden. Uitzondering vormen de gebouwen waarop dit op basis van een overeenkomst anders is geregeld (doordat zij eigendom zijn van de gemeente). De lijst klein onderhoud is bijgevoegd als bijlage 3. 5.4.5 Gemeentelijke heffingen Een onderdeel van het dagelijks beheer zijn de gemeentelijke heffingen. De kosten hiervan zijn afhankelijk van de eigendomssituatie. In de gemeentelijke verordening onroerendezaakbelastingen 2012 zijn dorpshuizen, wijkgebouwen en mfc s vrijgesteld (artikel 4. lid n.) van het betalen van deze heffing. Deze werkwijze betekent zowel voor de besturen als voor de gemeente de minste administratieve lasten. Daarom wordt voorgesteld om de vrijstelling van de gemeentelijke onroerendezaakbelastingen voor dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen in stand te houden. 5.4.6 Overige subsidies Een aantal mfc s, dorpshuizen en wijkgebouwen ontvangt een bijdrage in de exploitatie. Meestal heeft dit te maken met een vergoeding voor het sportgedeelte. Het gaat in totaal om 8 stichtingen. Deze vergoedingen worden gebaseerd op de verordening onderwijshuisvesting of op sportstimulering en staan daarmee los van deze notitie. Ook deze regelingen worden geharmoniseerd en kunnen leiden tot wijziging van het betreffende beleid. Daarnaast is er zorg over de toekomstige ontwikkelingen voor wat betreft de terugloop van de scholen. Daardoor komt de exploitatie van de gebouwen, waar tot nu toe gymnastiekonderwijs wordt gegeven, onder druk te staan. Er zijn daarnaast een klein aantal besturen die ook een algemene bijdrage in de exploitatie ontvangen (Ons Gebouw Bolsward, It Harspit in Oppenhuizen, De Mande in Nijland, De Gearhing in Parrega en Maggenheim in Makkum). Deze zijn historisch gegroeid en vastgelegd in een huur- of gebruikersovereenkomst. Subsidiëren betekent dat de gemeente kan en wil sturen. Op het gebied van dorpshuizen, mfc s en wijkgebouwen wordt deze sturende rol beperkt tot het ondersteunen van het in stand houden van de gebouwen. Er wordt vanuit gegaan dat het (financieel) draagvlak in de dorpen en wijken voldoende is om de dagelijkse exploitatie rond te krijgen. Daarmee zijn en blijven besturen vrij om die activiteiten te ondernemen die passen bij hun doelstelling, hun gebouw en bij hun achterban. Bovendien is het niet meer mogelijk om exploitatiesubsidies te verstrekken (zie kadernota subsidies). Daarnaast is het wel duidelijk dat de betrokken besturen niet zomaar zonder deze subsidie kunnen. Het voorstel is dan ook om deze algemene bijdrage, in overleg met de desbetreffende besturen, om te bouwen. Omdat het vaak de exploitatie van een sportgedeelte van een gebouw betreft, wordt ook het team onderwijs en sport hierbij betrokken. 5.4.7 Communicatie Communicatie met de besturen over de gebouwen is erg belangrijk. Communicatie zorgt voor wederzijds begrip en binding. Een structurele vorm van communicatie zorgt voor een structurele stroom van informatie-uitwisseling. Zowel de besturen als de gemeente hebben hier belang bij. De besturen hebben dit ook uitgesproken op de bijeenkomsten en de enquête. De meeste zijn voorstander van een jaarlijkse bijeenkomst. 21