Vacatures Vrijwilligers V rijwilligers Xenios 1 juni 2015 V o l u me 1, Issu e 1 Zonder vrijwilligers geen hockey! Wij zijn ontzettend blij met alle vrijwilligers die het elke week weer mogelijk maken dat er door jong en oud met plezier gehockeyd kan worden bij Xenios. Met ingang van 1 juni 2015 zijn wij op zoek naar uitbreiding van ons vrijwilligers team. VACATURES : 1.Nieuwsbrieven 1 x per 6 weken een digitale uitgave 2.Postbehandeling 1 uur per week 3.Sleuteladministratie 1 uur per maand 4.Vrijwilligers coordinatie 1 a 2 uur per week 5.Technische com. JONG heren en dames 2 uur per week 6.Toernooicoordinatie 1 uur per week 7.Secretaris 8 a 10 uur per week 8.Lid sponsorcommissie 2 uur per week 9.Wedstrijdfolder junioren 1 uur per week 10. Wedstrijdfolder senioren 1 uur per 2 weken 1. Nieuwsbrieven: Doel: Draagt zorg voor een nieuwsbrief die 1x in de 6 weken uitkomt gedurende het hockey seizoen. Verzamelt nieuwsitems van alle bestuursleden en hun commissies voor in de express nieuwsbrief. Bekend stellen van plaats en tijd waarop kopij ingeleverd moet worden; Schrijven van een voorwoord en een inleiding; Bijhouden en publiceren van de verenigingskalender i.o.m. het secretariaat en diverse andere commissies; Corrigeren van de aangeleverde kopij; Stimuleren van de bestuursleden om kopij aan te leveren; Zorgdragen voor een goede communicatie. 1x per 6 weken een digitale uitgave van de express; 2x vergadering met de secretaris. Handig met de computer; Nauwkeurig en creatief kunnen werken; Ontplooien initiatieven; Goed kunnen organiseren en publiceren; Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden; Goede kennis van de Nederlandse taal; Goed met mensen om kunnen gaan; Conformeren met het beleid en de visie van de vereniging.
2. Postbehandeling: Doel: Zorg dragen voor de afgifte van poststukken aan de juiste personen. Leegt de postbus van xenios; Zorgt ervoor dat de post bij de juist geadresseerde persoon of commissie terrecht komt; Beheert inkomende en uitgaande post; Maakt onderscheid tussen post die van belang is en reclame. 1 a 2 uur per week; 2x vergadering met het secretariaat. Kennis van het organisatieschema; Goede omgang met vrijwilligers. 3. Sleuteladministratie: Doel: Zorgt voor een overzicht van personen die een sleutel hebben en beheert de borg. Houdt een lijst bij van de personen die in het bezit zijn van een sleutel en dus een borg hebben betaald; Onderhoudt nauw contact met de secretaris over het verstrekken van sleutels aan nieuwe vrijwilligers/ medewerkers; Zorgt ervoor dat sleutels terug keren in zijn/ haar beheer bij het uit treden van dienst, en de borg dat de borg wordt terug gegeven. 1 a 2 uur per maand; 2x vergadering met het secretariaat. Administratieve vaardigheden; Nauwkeurig en accuraat kunnen werken. 4. Vrijwilligerscoordinatie Doel: Werven en behouden van vrijwilligers. Werven van vrijwilligers voor diverse werkzaamheden binnen Xenios; Organiseren van het jaarlijks vrijwilligersdiner; Organiseren van nieuwjaarsborrel voor vrijwilligers; Organiseert samen met de coordinator voorzittersoverleg een commissieoverleg; Heeft regelmatig gesprekken met vrijwilligers over hun taken. 2x per jaar commissieoverleg, 2 uur voorbereiden, 2 uur vergadering, 3 uur nazorg = 2 x 7 uur per jaar; 2 uur per week voor werven en contacten met vrijwilligers; 2x vergadering met het secretariaat. Nauwkeurig en creatief kunnen werken; Ontplooien initiatieven; Goed kunnen organiseren; Goed met mensen om kunnen gaan; Conformeren met het beleid en de visie van de vereniging. Assertief en open.
5. Technische commissie senioren JONG Heren en dames: Doel: Het uitvoeren van het senioren beleid binnen de hockeyvereniging Xenios. Het activeren, motiveren en coördineren van de senioren, trainers en begeleiding. Coordineert de: o Technische commissie heren; o Technische commissie dames; o Technische commissie heren en dames veteranen; o Technische commissie jong senioren; o Trimhockey; Beheert de mailbox: o Technische commissie heren, heren.senioren@xenios.nl; o Technische commissie dames, dames.senioren@xenios.nl; o Trimhockey, trimhockey@xenios.nl In overleg met de trainer(s)/coach(es) het samenstellen van senioren teams (geldt niet voor eerste teams senioren) en deze publiceren; Aanstellen van trainers en coaches m.u.v. de trainers en coaches voor de selectieteams; Besprekingen met spelers, speelsters, trainers en coaches; Zorgdragen voor goede communicatie naar andere commissies, personen, spelers, trainers, coaches en bestuur; Overlegt voorafgaand aan het seizoen met de Technische Commissies, het Bestuur en het Terrein- en Materiaalbeheer over de indeling van trainingsruimte en tijden; Publiceren van zaken aangaande wedstrijd-, speltechnische- en trainingszaken op de website; Zorgdragen voor de jaarlijks verslaglegging t.b.v. de algemene ledenvergadering; Zorgt ervoor dat elk seniorenteam kan spelen; Zorgdragen voor de aanmelding van de teams en wensen aan de KNHB; Zorgdragen voor een goede communicatie. Gemiddeld 2 uur per week; In de aanvang en eind van het seizoen ligt de tijdsbesteding relatief hoger; 2 x jaarvergadering; 5x per jaar overleg met de technische commissie senioren; Indien functiebelang aanwezig bezoeken vergaderingen KNHB, Regio enz.. Kennis van hockey en inzicht in spelerskwaliteiten; Affiniteit met Senioren en Veteranen; Conformeren met het beleid en de visie van de vereniging. Bewerkstelligt een goede communicatie met deze commissie en houdt deze in stand. 6.Toernooicoordinatie: Doel: Plaatst alle toernooiaanbiedingen op de website en stuurt deze door naar de desbetreffende teams en hun coaches. Ontvangt post en mails met betrekking tot diverse toernooien; Mailt de toernooiaanbiedingen door naar de diverse teams en coaches; Plaatst toernooiaanbiedingen op de website; Intern afstemmen van de planning omtrent eigen toernooien. 1 uur per week Goede administratieve vaardigheden; Goed Bij kunnen interesse omgaan mail met naar: de computer. vrijwilligers@xenios.nl
7.Secretaris: Doel: De secretaris draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de vereniging. Beleggen en verslaan van vergaderingen is het doel van de functie. Daarnaast het activeren, motiveren en coördineren van de onder zijn of haar beheer gestelde commissies. Evenals het leveren van een bijdrage aan en het implementeren van het beleid van Hockeyvereniging Xenios. Plaats binnen de vereniging: Is lid van het dagelijks bestuur van Xenios. Is als bestuurslid belast met de volgende commissies: Interne communicatie, Express nieuwsbrief, Voorzitters overleg, Secretariaat, Clubcards, Postbehandeling, Sleuteladministratie, Vrijwilligersgroep en Ledenadministratie; Notuleert bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergaderingen, maakt hiervan verslag en zorgt voor de verspreiding; Draagt zorg voor het samenstellen van de agenda voor de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering; Stelt het jaarverslag van het secretariaat op; Verzamelt de jaarverslagen van de verschillende commissies; Beheert inkomende en uitgaande post en het verenigingsarchief; Draagt zorg voor de samenstelling, inhoud en uitgave van vereniginginformatie; Draagt zorg voor de juiste verspreiding van informatie naar leden; Houdt de inschrijving bij Kamer van Koophandel actueel; Onderhoudt contacten met de Hockeybond; Onderhoudt contacten met de gemeente met betrekking tot algemene zaken en de toewijzing van velden en haluren; Signaleert problemen en draagt oplossingen aan; Is binnen het bestuur de eerst verantwoordelijke voor de doelstellingen die in het beleidsplan zijn vervat die zijn/haar commissies bevatten en zijn/haar bestuurlijke taken betreffen en is daarop intern en extern het aanspreekpunt; Implementeert met behulp van het beleidsplan de relevante verenigingsdoelstellingen vastgesteld op de halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering; Is bevoegd tot het instellen van commissies en het benoemen van functionarissen om de doelstellingen van zijn of haar commissies te verwezenlijken in overleg met het bestuur. Ongeveer 10 uur per week. 10 x per jaar bestuursvergadering; 2 x jaarvergadering; 5 x per jaar overleg met de commissie ledenadministratie; 2x per jaar overleg met de commisie interne communicatie; 2x per jaar overleg met de commisie secretariaat; 2x per jaar overleg met de commisie vrijwilligersgroep; Indien functiebelang aanwezig bezoeken vergaderingen KNHB, Regio enz Aanleg voor en affiniteit met administratieve vaardigheden; Snel en accuraat rapporteren en vervaardigen van verslagen; Leiding kunnen geven aan mensen. Conformeren met het beleid en de visie van de vereniging; Goede omgang met vrijwilligers; Trends en veranderingen binnen de vereniging signaleren en zonodig deze melden aan het bestuur en aansturen van de commissies in portefeuille.
8. Lid sponsorcommissie: Doel: Het werven van sponsors en het ontplooien van activiteiten voor het werven van sponsors. Werven van gelden of diensten d.m.v. verschillende vormen van sponsoring; Leggen van contacten met toekomstige sponsors; Onderhoudt contacten met bestaande sponsors; Maakt een overzicht van bedrijven die voor sponsoring in aanmerking komen; Ontplooit nieuwe ideeën voor sponsoring; Voert besprekingen met sponsors; Organiseert sponsoravonden. Opstellen, afsluiten, registreren en archiveren van contracten; Zoeken naar nieuwe sponsormogelijkheden; Organiseren van sponsorbijeenkomsten; Informeren van het bestuur over nieuwe ontwikkelingen; Tijdig contact opnemen met sponsors als contracten aflopen; Opbouwen van een sponsornetwerk; Zorgdragen voor een goede communicatie; Onderhouden van de sponsormodule op de website; Ontwikkelt initiatieven voor het werven van nieuwe sponsors; Onderhoudt contacten met bestaande sponsors; 2 uur per week; 2 x per jaar algemene ledenvergadering; 5x vergadering met de Sponsorcommissie; Regelmatige besprekingen met sponsors. Kennis van het bedrijfsleven; Commerciële vaardigheden. 9. wedstrijdfolder junioren: Doel: Zorgt voor een wedstrijdfolder voor de junioren. Maakt een wedstrijdfolder met behulp van bestaand format voor de thuiswedstrijden van een selectieteam, kampioensteam, suoper sportief team; Vraagt wedstrijdverslagen op bij deze teams om in de folder en op de site te plaatsen; Schrijft een voorwoord voor de wedstrijdfolder; Plaatsen van foto s in de wedstrijdfolder van hockeyfoto.ni; Stuurt de wedstrijdfolder naar de communicatiemanager voor plaatsing op de site en facebook; 1 uur per week; 2x vergadering met de communicatiemanager. Goed met de computer kunnen werken; Creatief; Goede kennis van de Nederlandse taal; Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
10. wedstrijdfolder senioren: Doel: Zorgt voor een wedstrijdfolder voor de senioren. Maakt een wedstrijdfolder met behulp van bestaand format voor de thuiswedstrijden van heren 1 en dames 1; Vraagt wedstrijdverslagen op bij heren 1 en dames 1 om in de folder en op de site te plaatsen; Schrijft een voorwoord voor de wedstrijdfolder; Plaatsen van foto s inde wedstrijdfolder van hockeyfoto.ni; Stuurt de wedstrijdfolder naar de communicatiemanager voor plaatsing op de site en facebook; 1 uur per 2 weken; 2x vergadering met de communicatiemanager. Goed met de computer kunnen werken; Creatief; Goede kennis van de Nederlandse taal; Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden.