Voortgangsrapportage gemeentelijke huisvesting Registratienummer: : 2013011476 Opdrachtgever: : Tames Kokke/Ton van der Wees Opdrachtnemer(s) : Wim van der Vliet Budgetnummer : 000210013 Datum : 4 april 2013 1. Periode en algemene voortgang Januari, februari en maart 2013 Besluitvorming De gemeenteraad heeft op 24 januari 2013 ingestemd met het definitieve ontwerp nieuw gemeentehuis. Tevens besloot de raad ons college opdracht te verstrekken tot het starten van de bestek- en aanbestedingsfase. Voor de uitvoering van deze opdracht stelde de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar van 518.455. Op 21 maart 2013 besloot de gemeenteraad om ons college de volgende budgetten te voteren ter realisatie van de gemeentelijke huisvesting: 1. 9.105.000 voor bouw- en advieskosten inclusief de reeds eerder verstrekte kredieten voor voorlopig- en definitief ontwerp en inclusief inrichting buitenruimte, 2. 500.000 voor de tijdelijke huisvesting en verhuizing, 3. 738.681 voor de rente en financieringskosten, 4. 425.000 voor afboeking boekwaarden, 5. 300.000 voor de losse inrichting. De algemene voortgang van het project gemeentelijke huisvesting begeeft zich nog binnen de totale planning die erop ziet dat het nieuwe gemeentehuis in het eerste kwartaal van 2015 wordt opgeleverd. 4 april 2013 13 14 15 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 Bestemmingsplan Bestek Aanbesteding Bouwvoorbereiding Realisatie Oplevering Nazorg
-2- Nieuw gemeentehuis 1 e kwartaal 2015 gereed 9.105.000,= 2. Voortgangsoverzicht Ontwerpteam Het ontwerpteam is na het raadsbesluit van januari aan de slag gegaan met het maken van het bestek en de verdere bouwvoorbereiding. De definitieve bestekstukken dienen op 1 juni 2013 beschikbaar te zijn. bestekstukken Juni 2013 gereed 518.455,= Losse inrichting In maart hebben wij huisvestingsadviseur VHP Human Performance uit Den Haag opdracht gegeven om met uw raad, ons college en onze organisatie het beleidsdocument Bloemendaalse manier van werken te helpen vertalen naar de juiste vraag naar de juiste losse inrichting. Dit leidt ertoe dat wij straks in het nieuwe gemeentehuis over de benodigde en juiste middelen kunnen beschikken. De architecten hebben wij opdracht gegeven om in samenhang met de vaste inrichting en sfeerbepalers, wat al onderdeel is van hun opdracht, de losse inrichting mede te bepalen. Zij dienen tevens zorg te dragen dat er adequate indelingstekeningen en bestekken geschreven worden van het aan te schaffen meubilair en overige losse inrichting. Losse inrichting bestek Aanbesteding November 2013 2014 Consultatie raad, gereed 300.000,= Omgevingsvergunning De aanvraag omgevingsvergunning voor het nieuwe gemeentehuis is op 29 maart 2013 door de architecten ingediend bij onze gemeente. Vergunningverlening zal plaats kunnen vinden na vaststelling van het bestemmingsplan. Omgevingsvergunning November 2013 gereed -/- 160.000,= (leges)
-3- De legeskosten voor de omgevingsvergunning blijken circa 30.000 hoger uit te vallen dan geraamd in de bouwkostenraming. Legeskosten worden gedekt binnen de totale bouwkosten. Aanbesteding werk Voor de Europese selectie van de aannemer is een Selectieleidraad opgesteld, waarin beschreven is hoe de selectie zal plaatsvinden. Deze niet openbare Europese aanbesteding is op 28 maart 2013 op de aanbestedingskalender geplaatst (TenderNed). Het niet openbare doelt op de voorselectie van aannemers op basis van objectieve kwaliteitseisen. Uiteindelijk worden vijf aannemers uitgenodigd tot het doen van een inschrijving op het werk op basis van het bestek. De gunning van het werk aan de laagste inschrijver, zal waarschijnlijk in september/oktober 2013 kunnen plaatsvinden. Deze planning wordt grotendeels gestuurd door wettelijke termijnen. Voor definitieve opdrachtverstrekking zullen wij uw raad in september/oktober 2013 consulteren. Selectie Gunning Mei/juni 2013 Oktober 2013 Na consultatie raad, gereed 518.455,= Bestemmingsplan De herziening van het bestemmingsplan ligt op schema en het concept is nu onderwerp van vooroverleg met onder andere de provincie. Aandachtspunt hierbij is dat de bouwlocatie de status heeft van aardkundig monument. Deze status houdt in dat voor een deel van de werkzaamheden een ontheffing van de provincie nodig is. Wij zijn hierover in overleg met de provincie en dienen binnenkort het verzoek tot ontheffing in. Bestemmingsplan November 2013 gereed nvt Organisatie en risicobeheersing Gedurende de hele looptijd van het project gemeentelijke huisvesting zal ons college gebruik blijven maken van onze projectorganisatie. De stuurgroep gemeentelijke huisvesting, samengesteld uit collegeleden, stuurt de projectorganisatie aan, terwijl de dagelijkse leiding van het project bij de gemeentesecretaris/projectleider ligt. Ook tijdens de bestek- en aanbestedingsfase blijven wij ons goed laten adviseren door externe deskundigen met expertise op het gebied van bouwtechniek en van bouwkosten. Samen met onze projectleider monitoren en zo nodig beoordelen zij de ontwikkelingen binnen het ontwerpteam. Wanneer daar aanleiding voor is draagt onze projectleider zorg voor besluitvorming in de stuurgroep, dan wel ons college en eventueel uw raad. In de bestek- en aanbestedingsfase is de inzet van deze externe expertisen (bouwtechniek en bouwkosten) nog substantieel, omdat het ook nu nog van belang blijft om goed te kunnen sturen op te maken keuzes en financiën. In de realisatiefase zal de inzet van deze deskundigen wat afnemen en verleggen naar directievoering en bouwtoezicht. Ons college is voornemens om directievoering en bouwtoezicht aan het eind van het jaar overeenkomstig ons inkoopbeleid aan te besteden.
-4- Bouwkundige- en bouwkostentechnische expertise Directievoering en bouwtoezicht Tot einde project Realisatiefase en nazorgfase gereed 30.000,= 100.000,= Tijdelijke huisvesting Na de mogelijkheden te hebben onderzocht van tijdelijke huisvesting van onze organisatie en gemeentebestuur in een leegstaand kantoorpand van de provincie in Haarlem, heeft ons college er voor gekozen om in te zetten op tijdelijke huisvesting aan de Brouwerskolkweg met een zo minimaal mogelijke uitbreiding van tijdelijke kantoorunits en een optimaal gebruik van het voormalig gemeentehuis Bennebroek. Deze optie geeft de beste garantie op tijdige beschikbaarheid en geeft verreweg de minste kosten. Wij werken nu een zogenaamd vlekkenplan uit waarin globaal is weergegeven waar en hoe organisatorische eenheden in de tijdelijke situatie gehuisvest kunnen worden. Tijdelijke huisvesting November 2013 gereed 500.000,- Naar verwachting zullen wij in april een verhuiscoördinator benoemen, die de verhuizingen moet gaan voorbereiden, organiseren en uitvoeren. Deze verhuizingen hebben wij gepland in de eerste twee weken van december 2013. Financiën Voor de definitieve ontwerpfase heeft uw raad een voorbereidingskrediet van 751.500,= ( 401.500 + 350.000) beschikbaar gesteld. Wij hebben deze fase per 31 januari 2013 financieel afgesloten met een positief resultaat van circa 45.000,=. Vanaf 1 februari worden de kosten voor het project gemeentelijke huisvesting gedekt binnen het door uw raad gevoteerde voorbereidingskrediet van 518.455,=. Op dit moment zijn nog geen boekingen verwerkt in dit voorbereidingskrediet. Financiën bestek- en November 2013 gereed 518.455,= aanbestedingsfase
-5- Adviseurs e.a. begroot realisatie verplichting saldo Architect Uytenhaak 187.770 0 187.770 0 Deerns Installaties 33.750 0 33.750 0 Pieters Constructies 28.135 0 28.135 0 Overige 60.000 0 60.000 0 Onvoorzien 10.000 0 10.000 0 Subtotaal Adviseurs e.a. 319.655 0 319.655 0 Projectorganisatie Projectmanagement 120.000 0 120.000 0 Projectondersteuning 18.000 0 18.000 0 Bouwmanagement 8.800 0 8.800 0 Bouwkosten advies 12.000 0 12.000 0 Communicatie 25.000 0 25.000 0 Overige 10.000 0 10.000 0 Onvoorzien 5.000 0 5.000 0 Subtotaal projectorganisatie 198.800 0 198.800 0 TOTAAL 518.455 0 518.455 0 3. Problemen en risico s Voor de procedurele zaken van het maken van de bestekstukken en het doen van de Europese aanbesteding van het werk zijn geen actuele of potentiële problemen bekend. De procedurele afwikkeling van het bestemmingsplan blijft, met name gelet op de onzekerheden ten aanzien van mogelijk beroep en bezwaar, een potentieel risico. Ten aanzien van de inrichting van het gebouw wordt onderscheid gemaakt tussen losse en vaste inrichting. De kosten voor vaste inrichting maken onderdeel uit van de totale bouwkosten. Uit de gestarte inventarisatie van losse inrichting moet nog blijken wat minimaal gewenst is en welke kosten daar bijhoren. Dan wordt duidelijk of het gevoteerde budget van 300.000,= toereikend is. 4. Gevraagde besluiten Voor kennisgeving aannemen.