Betreft Raadsvoorstel inzake tijdelijke huisvesting Scholengemeenschap Groenewald. Vergaderdatum 5 juli 2012 Gemeenteblad 2012 / Agendapunt Aan de Raad Voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld: - Akkoord te gaan met de tijdelijke huisvesting van 6 lokalen ( inrichting) ten behoeve van Scholengemeenschap Groenewald; - In verband met deze tijdelijke huisvesting akkoord te gaan met de offerte van de firma BuKo; - In verband met de bekostiging van deze tijdelijke huisvesting ( inrichting) vanaf 2012 de extra middelen vanuit de algemene uitkering voor het onderdeel leerlingen voortgezet onderwijs hiervoor aan te wenden; - In verband met het tekort in 2012, groot 19.000 een beroep te doen op de post onvoorziene uitgaven. Inleiding Vanaf eind 2006 tot medio 2008 is het gebouw van Scholengemeenschap Groenewald uitgebreid. Door de gemeente Stein zijn hiervoor financiële middelen beschikbaar gesteld. Ook de Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO), bevoegd gezag van de school, en de gemeente Beek hebben financieel geparticipeerd in dit project. Na realisering beschikte de school over een gebouw dat niet alleen bouwkundig aan de maat is maar ook aan alle eisen van de tijd voldoet om garant te staan voor kwalitatief goed onderwijs. Voornoemde uitbreiding heeft zich feitelijk in een aantal stappen voltrokken. Allereerst zijn de personeelsruimten en de aula vergroot, vervolgens is het aantal theorie- en vaklokalen uitgebreid en tot slot heeft een overkapping van de binnentuin plaatsgevonden tot een zogenaamd atrium, teneinde over meer leefruimte te kunnen beschikken. Argumentatie Algemeen: Als onderdeel van de besluitvorming raadsvergadering van 28 juni 2007 om het aanbestedingsvoordeel van de uitbreiding aan te wenden voor het realiseren van het atrium is een convenant gesloten tussen het schoolbestuur en de gemeente. Een afschrift hiervan ligt bij de stukken ter inzage. Dit convenant bevat een aantal afspraken hoe gehandeld dient te worden als het leerlingenaantal van de school op enig moment meer bedraagt dan 1.200. Indien een dergelijke situatie
zich voordoet is in principe bepaald dat het schoolbestuur niet opnieuw een aanvraag voor uitbreiding (tijdelijk dan wel permanent) zal indienen bij de gemeente. Men dient in dat geval zelf, en in overleg met de omliggende scholen, tot een oplossing te komen. In het convenant staat evenwel een clausule op grond waarvan het mogelijk is van de in de vorige alinea vermelde afspraken af te wijken. Concreet moet dan sprake zijn van een substantiële wijziging van de demografische gegevens zoals deze bekend waren op het moment dat het convenant werd gesloten. Dan wel dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen in de gemeente Stein en de omliggende gemeenten waarvan de structurele gevolgen in alle redelijkheid niet in ten laste van het schoolbestuur kunnen blijven. Huisvestingsprobleem: In bijgevoegd schrijven vraagt de directie van Scholengemeenschap Groenewald aandacht voor een acuut huisvestingsprobleem dat zich met ingang van het schooljaar 2012/2013 gaat voordoen. Middels constructief overleg is samen met het schoolbestuur bepaald dat het in de periode 2006-2008 gerealiseerde uitbreidingsplan voldoende groot is, ook kijkend naar de toekomst, om het verwachte aantal leerlingen te kunnen huisvesten. De tabel die op pagina 2 van de directiebrief staat vermeld bevestigt feitelijk dat t/m het schooljaar 2009/2010 de uitbreiding aan de maat was om het aantal leerlingen te huisvesten. In het schooljaar 2010/2011 doet zich voor het eerst de situatie voor dat de totale leerlingenpopulatie boven de 1.200 uitkomt. In het daaropvolgende schooljaar is sprake van een verdere groei tot 1.256 leerlingen. Conform het vermelde in het convenant heeft de school middels een aantal inpandige aanpassingen extra lesruimtes gecreëerd om de leerlingen te kunnen huisvesten. Onder andere zijn een aantal ruimtes, waaronder de hal en de mediatheek, aan hun oorspronkelijke bestemming onttrokken. Met ingang van het schooljaar 2012/2013 is sprake van een zodanige toename van het leerlingenaantal dat het onmogelijk is dit binnen het eigen gebouw op te vangen. Het gebouw waarover de school momenteel beschikt, is bestemd voor 1.200 leerlingen. Op basis van de nu bekende aanmeldingen voor het nieuwe schooljaar en rekening houdend met de schoolverlaters zal de school worden bezocht door bijna 1.340 leerlingen. Afgezet tegen de beschikbare capaciteit is sprake van een ruimtetekort voor 140 leerlingen. Ook is het belangrijk dat een aantal ruimtes weer hun eigenlijke bestemming terugkrijgen. De verwachting is dat dit ruimtekort zich gedurende een vijftal schooljaren zal voordoen. Deze termijn is gebaseerd op de huidige instroom en de gemiddelde tijdsduur dat een leerling op school verblijft. In verband hiermee is het verzoek akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van de noodzakelijke middelen in verband met een tijdelijke huisvesting van in totaal 6 lokalen inrichting (schoolborden, stoelen en tafels). De ontwikkeling die door de schooldirectie wordt geschetst staat feitelijk haaks op de signalen die ons bereiken rondom de krimp van de leerlingenaantallen. Getracht is helder te krijgen wat mogelijk de oorzaken zijn van deze groei. De directie wijst in dit verband op de onderwijskwaliteit die de afgelopen 10 jaar sterk is toegenomen. Ook de uitstraling, de kwaliteit en de ligging van het schoolgebouw wordt door de ouders als zeer positief beoordeeld. Dat geldt eveneens voor de kleinschaligheid en de persoonlijke wijze waarop met leerlingen en ouders wordt omgegaan. En wellicht de belangrijkste reden namelijk dat ouders en kinderen zich op een zeer positieve wijze uiten over de school en dat als zodanig ook uitdragen naar ouders van potentiële leerlingen. Daar waar kinderen uit het directe voedingsgebied in het recente verleden nog 2
kozen voor het voortgezet onderwijs in de buurgemeente Sittard-Geleen blijkt dat meer dan 95% nu voor Groenewald kiest. Zoals eerder opgemerkt heeft de school in eerste instantie het ruimtekort intern opgelost. De groei waar men nu mee wordt geconfronteerd is van dien aard dat deze binnen het eigen gebouw niet meer kan worden opgevangen. In het verlengde van wat er in het convenant staat vermeld is dit huisvestingsprobleem ook besproken met het Graaf Huyncollege eveneens behorend tot de Stichting LVO. Binnen dit onderwijsinstituut is momenteel nog steeds sprake van een stabiel leerlingenaantal waardoor geen lokalen beschikbaar zijn. Ook is van de zijde van de schooldirectie nadrukkelijk gekeken naar de mogelijkheden gebruik te maken van leegstaande lokalen in de basisscholen. In dat kader spelen een aantal praktische punten waar ons inziens niet aan voorbij mag en kan worden gegaan. Op de eerste plaats de vraag of het verstandig is dat bij een nog in functie zijnde basisschool een confrontatie ontstaat tussen die leerlingen en de leerlingen van het voortgezet onderwijs. Ook verdient het niet de voorkeur de leerlingen die zojuist de basisschool hebben verlaten opnieuw binnen een dergelijk gebouw onderwijs te laten volgen. Deze kinderen zijn immers toe aan een nieuwe uitdaging en een nieuwe leeromgeving. Nog problematischer daarentegen is de organisatorische kant van het verhaal. Roostertechnisch gezien is het onmogelijk de leerlingen onder te brengen in leegstaande lokalen van meerdere basisscholen. Huisvesting in een basisschool is alleen dan een haalbare kaart als het volledige ruimtekort in één gebouw kan worden opgevangen. Gelet op het vorenstaande zijn wij dan ook van mening dat er gegronde redenen zijn af te wijken van de afspraken zoals verwoord in het convenant dat op 26 juni 2007 is ondertekend door vertegenwoordigers van Stichting LVO en de gemeente. In het verlengde hiervan stellen wij ons op het standpunt dat het verzoek van de schooldirectie voor een tijdelijke huisvesting van 6 lokalen dient te worden gehonoreerd. Aanbesteding tijdelijke huisvesting: Overeenkomstig de spelregels van het gemeentelijke inkoopbeleid is in verband met deze tijdelijke huisvesting advies ingewonnen bij de gemeente Sittard-Geleen. Op basis van dit advies, dat bij de stukken ter inzage ligt, dient een Europese aanbestedingsprocedure te worden gevolgd. Gegeven het feit dat sprake is van een spoedeisende situatie immers met ingang van het aanstaande schooljaar dient voldoende huisvesting voorhanden te zijn is contact opgenomen met de gemeente Sittard-Geleen. Niet alleen het spoedeisende karakter maar ook het feit dat sprake is van een onvoorziene situatie en de gemeente in deze niets valt te verwijten is reden geweest aan dit advies een addendum toe te voegen. Onder verwijzing naar het vermelde in artikel 31 van het Besluit aanbestedingsregels voor Overheidsregels is het mogelijk van het eerdere advies af te wijken. Volstaan kan worden met een onderhandse aanbesteding. Met inachtneming hiervan zijn middels een programma van eisen, dat is opgesteld in samenspraak met de schooldirectie, offertes ingewonnen bij vijf bedrijven. Gekozen is voor een huurconstructie, met de mogelijkheid jaarlijks op te zeggen. Een bewuste keuze waar een aantal redenen aan ten grondslag liggen. Op de eerste plaats de ervaringen uit het recente verleden. In het jaar 2000 was bij S.G. Groenewald eveneens sprake van een ruimtetekort dat door middel van tijdelijke huisvesting is opgelost. Destijds zijn deze units door de gemeente aangekocht. Nadat de uitbreiding in 2007 was gerealiseerd is geprobeerd deze units te verkopen wat uiteindelijk niet is gelukt. Gelet op 3
de huidige ontwikkelingen verwachten wij dan ook niet dat deze units op termijn gemakkelijk kunnen worden verkocht. De school heeft aangegeven dat wanneer binnen de termijn van naar verwachting 5 jaar, zich ontwikkelingen voordoen binnen het basisonderwijs waardoor het ruimtetekort in de volle omvang verplaatst kan worden naar een vrijkomend schoolgebouw, men daartoe bereid is. Ingeval van huur bestaat dus de mogelijkheid flexibel in te spelen op actuele ontwikkelingen. Dat geldt eveneens wanneer zich wijzigingen voordoen in de nu verwachte leerlingenaantallen. Inherent aan deze tijdelijke huisvesting als gevolg van een groei van het aantal leerlingen is dat de school ook in aanmerking komt voor uitbreiding van de 1 e inrichting meubilair. Uitbreiding van de 1 e inrichting onderwijsleerpakket is niet aan de orde omdat de school van rijkswege hiervoor een vergoeding ontvangt en hier dus zelf verantwoordelijk voor is. Daar sprake is van een tijdelijk ruimtetekort is ervoor gekozen de units te huren inrichting dat wil zeggen dat alle lokalen voorzien zijn van een schoolbord alsmede van tafels en stoelen zowel voor de leerlingen alsook voor de docenten. Naar de aangeschreven bedrijven is kenbaar gemaakt dat gunning zal plaatsvinden op basis van de laagste prijs met dien verstande dat ook moet worden voldaan aan het programma van eisen alsmede aan de aanvullende voorwaarden. Een inhoudelijke beoordeling van de vijf offertes leerde dat slechts 2 bedrijven voldeden aan het programma van eisen en de aanvullende voorwaarden. In onderstaande tabel treft u een specificatie aan van de prijzen zoals deze zijn geoffreerd door de overblijvende bedrijven. Deze prijzen zijn 19% BTW. Naam 2012/2013 2013/2014 2014/2015 2015/2016 2016/2017 Totaal t/m 2016/2017 BuKo Huurprijs Montage Demontage Neptunus Huurprijs Montage Demontage 7.848 59.012 16.255 59.012 59.012 59.012 59.012 204.205 7.848 16.255 228.308 295.060 295.060 Op basis van bovenstaand overzicht kan dus de conclusie worden getrokken dat de opdracht dient te worden gegund aan de firma BuKo. Naar onze mening rechtvaardigen de eerder aangedragen argumenten op dit moment te kiezen voor een huurconstructie. Dit neemt niet weg dat de ontwikkelingen rondom de toekomst van het basisonderwijs nauwgezet zullen worden gevolgd. Als verantwoordelijke voor het onderwijshuisvestingsbeleid zijn wij hier direct bij betrokken. Ook het verloop van de leerlingenpopulatie zal strikt in de gaten worden gehouden. Jaarlijks zal dit met de directie van S.G. Groenewald worden besproken. Het is niet uitgesloten dat op enig moment opnieuw de vraag actueel wordt of het financieel gezien niet aantrekkelijker is om te kopen. Mocht zich die situatie voordoen dan zullen wij u hierover informeren. 4
Financiële onderbouwing Geconcludeerd is dat de werkzaamheden gegund dienen te worden aan de firma Buko. In onderstaand overzicht zijn de kosten per begrotingsjaar gespecificeerd. Deze kosten zijn 19% BTW: Naam 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Huurprijs Verzekeringen Montage Demontage Onvoorzien Totaal 17.017 105 7.848 22.830 47.800 23.824 145 16.255 5.708 45.932 Het is gebruikelijk rekening te houden met een post onvoorzien van 10% van de kosten. Vanwege de tijdsdruk is het nog niet gelukt een duidelijk beeld te krijgen van de kosten die gemoeid zijn met de nutsvoorzieningen. Om die reden is ervoor gekozen het percentage onvoorzien te verhogen van 10 naar 12,5%. In totaal gaat het dan om een bedrag van 28.538 incl. BTW (= 12,5% van 228.308). 4/5 van dit bedrag is in 2012 opgenomen en 1/5 in 2017. Binnen de algemene uitkering van het gemeentefonds wordt een bedrag ontvangen dat gebaseerd is op het aantal leerlingen dat is ingeschreven op de school voor voortgezet onderwijs in onze gemeente. Een groei van het aantal leerlingen voortgezet onderwijs zal leiden tot een verhoging van de algemene uitkering. Met uitzondering van 2012 is deze groei voldoende om bovenstaande kosten te kunnen dekken. Hoewel het niet gebruikelijk is deze gelden expliciet te oormerken wordt in dit specifieke geval voorgesteld hier toch mee akkoord te gaan. Voor 2012 is sprake van een tekort van 19.000. In eerste instantie is bezien of binnen bestaande budgetten ruimte is om dit tekort te dekken. Dit laatste is niet het geval. Om die reden wordt voorgesteld een beroep te doen op de post onvoorziene uitgaven. Uit bijgevoegd overzicht blijkt dat het saldo op deze post toereikend is. Relevante beschikbare achtergrondinformatie A. Brief van de directie van S.G. Groenewald d.d. 27 april 2012 inzake het verzoek om tijdelijke huisvesting; B. Convenant d.d. 26 juni 2012 ondertekend door vertegenwoordigers van Stichting LVO en de gemeente; C. Inkoopadvies van de gemeente Sittard-Geleen d.d. 25 april 2012; D. Addendum op het inkoopadvies van de gemeente Sittard-Geleen d.d. 16 mei 2012; E. Programma van eisen in verband met het inwinnen van offertes t.b.v. de tijdelijke huisvesting; F. Offertes van de firma BuKo en de firma Neptunus; G. Stand van zaken post Onvoorziene uitgaven 2012 per 24 mei 2012. 5
Burgemeester en Wethouders, de Secretaris, de Burgemeester, Dict. WvG 6