Handleiding WooCommerce - ExactOnline www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van WooCommerce naar ExactOnline - pakket Boekhouden Premium. Deze koppeling creeert facturen in Exact op basis van bestellingen in de webwinkel. De koppeling zet klantinformatie door naar Exact en voegt de producten voor de facturen zelf toe. De koppelingen besparen de webwinkelier erg veel tijd. De facturen worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgen de koppelingen ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in juni 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 3 FAQ............................................. 5 1
1 Wat doet de koppeling? Deze koppeling van WooCommerce naar Exact zet bestellingen in webwinkels om naar facturen in Exact. Deze koppeling is geschikt voor ondernemers die gebruik maken van Exact Boekhouden Premium en Exact Starter met Facturen. Het doorzetten van de bestelling naar Exact Online doet de koppeling als volgt: De klant De koppeling controleert of er al eens eerder een bestelling voor deze klant naar Exact Online is gestuurd. Zo ja, dan wordt deze nieuwe bestelling onder hetzelfde klantnummer geboekt. Zo nee, dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt in Exact Online met de klantgegevens van de bestelling. De factuurregels Voor de producten wordt eerst de productcode samengesteld. De productcode is gelijk aan de SKU van het product. Als het product geen SKU heeft dan bestaat de productcode uit het productid en de naam. Verzendkosten, betaalkosten en kortingen Deze factuurregels worden als default-producten toegevoegd aan Exact Online. Kortingen verschijnen met een aantal (-1) op de factuur in Exact Online. De facturen Als bovenstaande is doorgevoerd wordt er een factuur aangemaakt voor de bestelling in Exact Online. De koppeling stuurt een bestelling van WooCommerce naar Exact over op het moment dat deze op Voltooid of Complete wordt gezet. Voor producten die verzonden moeten worden dient de webwinkelier de bestelling zelf op Voltooid te zetten. Voor virtuele producten, i.e. producten die niet verzonden hoeven te worden, worden de facturen na betaling automatisch aangemaakt. Versie 1.0 8 juni 2015 2
2 Hoe leg je de koppeling? Om de koppeling tussen WooCommerce en ExactOnline op te zetten installeert de webwinkelier de bijgevoegde plugin in de WordPress website. De plugin wordt op dezelfde manier geinstalleerd als andere plugins. Na installatie en activatie van de plugin verschijnt er een optie WooCommerce Cloudinvoice Settings in het admin-menu onder Instellingen. Als eerste kies je welk factuursysteem je gaat gebruiken. Selecteer het factuursysteem ExactOnline. De velden die je moet invullen klappen open. Fig. 1: Startscherm installatie WooCommerce - ExactOnline koppeling Vul de basis gegevens in om de koppeling met je ExactOnline account te maken. Deze basisgegevens zijn: De divisie van je Exact Online account. De cloudinvoice url. Deze is vooraf ingevuld en hoef je niet te wijzigen. De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de email ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. Als je deze gegevens hebt ingevuld ga je de koppeling autorisatie geven om de facturen in je Exact- Online account te plaatsen. Dat autorisatie geven gebeurt via een zgn. OAuth koppeling. Dit is een zeer veilige manier om online toepassingen - in dit geval een webwinkel en een boekhoudsysteem - te koppelen. Met een OAuth koppeling geef je binnen je ExactOnline account aan dat de koppeling de facturen mag plaatsen. Je hoeft geen gebruikersnaam en wachtwoord op te geven en je kunt ten alle tijden de toestemming weer intrekken. Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je ExactOnline account waarin je toestemming geeft om facturen te plaatsen. Fig. 2: Log in op je ExactOnline account om de koppeling te autoriseren Nadat je bent ingelogd zie je een scherm waarin je gevraagd wordt om de koppelinge Webwinkelfacturen te autoriseren. Zonder goedkeuren kan de koppeling geen facturen in je ExactOnline account plaatsen. Versie 1.0 8 juni 2015 3
Fig. 3: Geef toestemming voor de koppeling Als je deze toestemming geeft word je automatisch teruggeleid naar het ExactOnline aanmeldscherm in je WooCommerce webwinkel. Tegelijk zijn de BTW tarieven, mogelijke debiteuren en betaalcondities van je administratie opgehaald. Je kunt deze gegevens nu configureren aan de hand van je instellingen in WooCommerce. Fig. 4: Koppel de WooCommerce instellingen aan de instellingen van je ExactOnline account Klik vervolgens op Opslaan. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Voltooid wordt gezet in WooCommerce een verkooptransactie / facturen aangemaakt in Exact- Online. Je ziet deze verkooptransacties in je ExactOnline account verschijnen onder conceptboekingen en de facturen onder Facturen. Wil je de koppeling stopzetten dan de-activeer je hem. Net zoals dat bij andere plugins gebeurt. Versie 1.0 8 juni 2015 4
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppeling legt de verbinding met ExactOnline via OAuth. om koppelingen tussen toepassingen te leggen. Dat is één van de veiligste manieren Hoe zit het met Exact Handel? Deze koppeling haalt geen producten uit Exact op om die te plaatsen in de webwinkel. Wij zijn bezig met de ontwikkeling van deze koppeling. Indien u op de hoogte gehouden wilt worden stuurt u een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie 1.0 8 juni 2015 5