C O N C E P T Kenmerk: SU02/802 5 VERSLAG Deelnemersraadvergadering Student Union d.d. 12 juni 2002 Locatie: Collegezalencomplex CC-4 10 15 20 25 30 Aanwezigen namens de Deelnemersraad: W.S.G. Abacus (J.J. Paulus, AEGEE-Enschede (P. Hoogstraten), DSCC/DJCR Audentis et Virtutis (Bart Jan Voskamp), Bellettrie Bibliotheek (Joost Kras), ConcepT (Sjoerd Blokpoel), D.F.V. DiSC Devils Twente (Jenno van Belle), D.Z. Euros (Arjan v. Hoorn), Fanaat (Bastiaan Doddeman), D.S.V. 4 Happy Feet, (Jeroen Mengerink), D.A.V. Kronos (Nelleke van der Ploeg), T.C. Ludica (J. oude Wolbers), Musica Silvestra Orkest (?), Theatersportvereniging ProDeo (Petra Boom), E.T.S.V. Scintilla (Olaf v. Zandwijk), B.S.V. de Stoottroepen (Jasper Muller), SHOT (Pim van t Hof), Stichting SMIT (Jeroen de Groot), D.S.V. de Skeuvel (Simon Lommsma), D.T.T.V. Thibats (Manon Kok), Vereniging Campusomroep Drienerlo (Ernstjan van Doorn), TNSV Arago (Wouter Peeters), V.V. Drienerlo (Alfred Schuphof), OS (Wout van der Heijde), Apollo (Frederik van Hövell), W.S.G. Isaac Newton (Jimke J. Bijlsma), st. Cosmicus Twente (Ahmet Talan), Stress (Jasper). Aanwezigen Publiek: Sportraad (Ruben van Moppes), RvT (Wietse Balkema), H.J. van den Akker V.V. Drienerlo (J.G. Frumau), S.V. ConcepT (Friso Mosterman), PRCC SU (Sanne Betten), PRCC+OS (Ilse van den Berg), A. van Loenen (SU), DSV De Skeuvel (Koen Linssen), UReka (Björn Prevaas), UReka (Maarten Hummel), Cosmicus (Sevim Kandemuir), D.Z. Euros (Willem Godlieb), Oud SU (Jurgen Schutte), RvT (Mark de Jonge), RvT (Corrina Klijn, DSCC/DJCR Audentis of Virtutis (J.S. de Lange), DSCC/DJCR Audentis of Virtutis (Oskar v. Voorsmit). Student Union Pieter Meijers (voorzitter), Tijmen Augustijn, Christina Cengiz (verslag), Michiel Coolen, Leonie van der Steen, Marieke Spruit. 35 40 45 50 1. Opening Pieter Meijers opent de vergadering om 20:15 uur. Meijers geeft een aantal huishoudelijke mededelingen. De vergadering begint met een formeel gedeelte, waarnaar vervolgens een koffiepauze is ingelast vanaf c.a. 21.15 uur. Na de pauze zal het informele discussiegedeelte aanvangen. Nadere toelichting volgt na de pauze. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Mededelingen a) Student Union Meijers stelt het bestuur van februari 2002-september 2002 voor. De samenstelling is als volgt: Bestuur: Pieter Meijers: Voorzitter, Commercie Leonie van der Steen: Interne Betrekkingen & Internationalisering 1
55 Tijmen Augustijn: Externe Betrekkingen, PR en Communicatie, Onderwijs Michiel Coolen: Accommodatie & Financiën Ondersteuning: Marieke Spruit: Office manager Christina Cengiz: secretaresse b) Deelnemers Er zijn geen mededelingen vanuit de deelnemers. 60 65 70 75 80 85 90 4. Presentatie Jaarverslag 2001 Het jaarverslag 2001 is reeds aan alle deelnemers toegezonden en is inmiddels goedgekeurd door de Raad van Toezicht (RvT) van de Student Union. Structuur: Er is een actiepuntenlijst aan het verslag gekoppeld, waarmee het SUB haar hoop uit spreekt dat het plan zo aan de wensen van de deelnemers voldoet. Jaarplan en samenvatting 2001 gerealiseerd. Belangrijkste resultaten: In de evaluatie overeenkomst SU-UT is naar voren gekomen dat de SU officieel medebeleidsbepalend is m.b.t. de Dienst DiSC (Dienst Studentenvoorzieningen & Campus). Bastille: De hekken staan inmiddels om het bouwwerk heen. De realisatie van de verbouwing leidt tot een wezenlijke groei van de organisatie Student Union. Afstudeersteun: Dit onderwerp krijgt veel nadruk in het jaarverslag, mede omdat dit punt onze deelnemers heel direct aangaat. IK/Kamersite: De kamersite is gerealiseerd en werkt erg goed! Dit is een goed voorbeeld van onze concreet gerealiseerde resultaten. De IK 2001 heeft goede vooruitgang geboekt en van de 1650 kamers op de site zijn er 950 in de stad en 700 op de campus. Er zijn 600 ingeschreven huizen en in de intro 2001: 35 huizen hebben 93 logeerplaatsen opgeleverd. Trainingenprogramma: De laatste training was op 5 juni jl. creatief denken en was met succes afgerond volgend jaar wordt het trainingenprogramma doorgestart met dank aan Björn Prevaas voor de succesvolle trainingen. Eerste jaars interesseformulieren: Dit is met succes afgerond. Voortgang 2002 95 100 Activismestimulering: Heeft hetzelfde structuur. Nut en plezier van activisme vergroten Het Trainingenprogramma is helemaal afgerond, begin volgende collegejaar komt er een overzicht van alle trainingen. 2
Unionbeurzen programma: in september komt een 1 e evaluatie waar Leonie van der Steen aan zal werken. 105 Bewustmaking belang van activisme: Portefeuille Onderwijs: Augustijn ziet mogelijkheid tot betere samenwerking. Stuurgroep BaMa en activisme zal doorlopend informatie verzamelen en geeft regelmatig een update. Volgende week volgen de 1 e resultaten. 110 115 120 125 Verder wordt een onderzoek naar kwaliteit & kwantiteit van activisme in september opgestart. Centraal aanspreekpunt. De Unionpagina in het UT-Nieuws is door de RvT goedgekeurd. M.b.t. het FSA is het volgende tot stand gekomen: - Gascogne: kasteelverdedigen: goedgekeurd en is een mooi initiatief om actieve leden te werven. - Pythische Spelen: goedgekeurd, is een gezamenlijke inspanning van cultuurverenigingen. - Training Creatief Denken is uit het fonds gesubsidieerd. Ondersteuning: De SU is bezig met het onderzoeken naar mogelijkheden voor personele ondersteuning aan verenigingen als een Bedrijfseconomisch Adviseur en een Jurist. Voortgang 2002 We zijn nu halverwege het jaar 2002. Aan de hand van het jaarplan 2002 geeft het bestuur kort aan wat met betrekking tot de deelnemers de belangrijkste punten zijn. 130 135 140 145 150 Facilitering van welzijn Voorzieningen inrichten naar de vraag bij studenten (Hoe kun je je nou richten op wat de student wil). Unionpluskaart Het SUB wil graag dat de Unionpluskaart goedkoper wordt, maar dit kan nu nog niet, omdat de SU hier geen toewijzing meer voor krijgt vanuit het CvB. GIP Niet veel vorderingen. Andere initiatieven hebben een hogere prioriteit. STESS (Enschede Studentenstad) Van der Steen geeft aan dat men de bekendheid wil vergroten en men wil het geheel toegankelijker maken. Bastille In mei was de contractondertekening met de Rector Magnificus van Vught en Michiel Coolen die met het project Bastille bezig is en de aannemers van de bouwbedrijven. In februari 2003 is de oplevering en kunnen we de Bastille in! 3
155 160 165 170 175 180 185 Activismestimulering Student Union Bestuur Sinds februari dit jaar bestaat het bestuur uit 4 mensen. Het bestuur hoopt volgend jaar met 5 bestuurders verder te kunnen. Office Student Union: Om de continuïteit van de Student Union te garanderen zijn er twee griffiers om een betere structuur te verkrijgen (een Office manager en een secretarieel medewerker). Commissies: De organisatie is uitgebreid met meer commissies en veel nieuwe projecten. Leuk om te zien is dat er steeds meer mensen bij de Union zijn/worden betrokken. Koepels: De Student Union heeft niet alle expertise. de rol van de Koepels is hierbij van wezenlijk belang! De SU wil dat de koepels meer beleidsmatig betrokken raken als het gaat om studentenvoorzieningen. Overig (Deze projecten staan niet expliciet in het jaarplan 2002 genoemd.) Boeken en dictaten project: Dit zou een zeer leuke service naar de student toe geweest. Helaas ontdekten we in april 2002 dat het project totaal niet opschoot. Het project is uiteindelijk mislukt en er zal een evaluatie worden opgestart samen met het OS, met een verantwoording richting onze RvT en explicitiet naar de student toe. Website: Dit is een belangrijk onderdeel van informatievoorziening richting de student. Dit project heeft helaas enige vertraging opgelopen, maar zal in september afgerond worden. Portal: Bestaande functies zijn aan UTIS toegevoegd en de portal wordt reeds druk bezocht! Het SUB is hier uiteraard zeer tevreden over. Vacatures september 2003 190 195 200 Vacatures werving bestuur. In september dit jaar zullen er weer 4 bestuursfuncties vrijkomen. E.e.a. wordt hieronder toegelicht: Knelpunten werving september 2003: Doelgroep is niet alleen oud-bestuurders: => de doelgroep zijn allen die geïnteresseerd zijn iets te leren in een jaar en niet alleen als je een oud-bestuurder bent. De SU zoekt mensen die een uitdaging aan willen gaan en iets willen leren. Bereiken doelgroep: persoonlijke benadering cruciaal We merken dat vrij veel mensen weten dat SU bestuurders zoekt, maar we denken dat veel mensen de stap niet durven te zetten. We willen bij deze nog benadrukken dat we veel individuele mogelijkheden/aanpassingen hebben voor bestuurders en we hopen dat mensen toch meer gaan solliciteren. 4
Voor de komende periode 205 210 215 220 225 230 235 240 245 Inwerken nieuw bestuur: In de vakantie wordt het nieuwe bestuur ingewerkt. Beheer en exploitatie Bastille: In februari gaan de deuren open, maar daar komt nog wel het e.e.a. bij kijken uiteraard. Jaarplan 2003 Het SUB schrijft is momenteel bezig met het Jaarplan 2003. Als er nieuwe ideeën zijn of initiatieven, dan horen we deze graag (welke dingen wil je nog gerealiseerd zien het komend jaar). Vragen naar aanleiding van de presentatie: Jasper (Stress) vraagt zich af of de SU zich nu al druk moet maken over de knelpunten in september 2003 Nee, het om het jaar 2003. Ernstjan van Doorn (VCD) vraagt m.b.t. de Unionbeurzen, wat het idee van dit initiatief is: Van der Steen geeft aan dat er een kleine vergoeding wordt gegeven aan studenten die tijdens hun stage in het buitenland een onderzoek naar activisme doen. Paul Hoogstra (AEGEE) vraagt waartoe het Onderzoek Activisme /Onderwijs toe moet leiden: Augustijn antwoordt dat het heel beleidsmatig is, maar ook concreet, hoe het activisme aansluit op het academisch curriculum, we moeten kijken hoe dit nog meer aansluit/ overlapt. Björn Prevaas (Ureka) vraag naar de status van de Unionpagina in het UT-Nieuws: Van der Steen antwoordt dat de aanvraag momenteel nog steeds open staat. Het UT-Nieuws is erop tegen, maar er is nog steeds periodiek overleg met de mensen van het UT-Nieuws. Oscar v. Voorsmit (Audentis) vraag wat STESS heeft gedaan of van plan is: Van der Steen antwoordt dat men heeft geprobeerd de structuur te verduidelijken na een debat in de Geus. Er is een voorstel gekomen en deze is nog in behandeling bij de gemeente Enschede. Via UT kanalen proberen we deze z.s.m. te laten behandelen, zodra er meer duidelijkheid over is worden jullie geïnformeerd. 5. Charge leden Raad van Toezicht. Jeroen Teelen wordt voorgedragen door de RvT al nieuw lid. Er is vanuit de deelnemersraad geen bezwaar. Jeroen Teelen wordt als nieuw RvT-lid gechargeerd d.d. 12 juni 2002. (Jeroen Teelen heeft Electrotechniek gestudeerd en heeft momenteel een eigen bedrijf over kennismanagement. Hij is erg gemotiveerd en kritisch, waarmee hij duidelijk een toegevoegde waarde is voor de Student Union). 6. Presentatie Raad van Toezicht 250 De voorzitter van de Raad van Toezicht Student Union (Mark de Jonge) zal een presentatie houden over o.a. de taken van de Raad van Toezicht en de gang van zaken. 5
255 260 265 270 De komende periode hebben de volgende personen zitting in de RvT: Mark de Jonge: gezelligheid, voorzitter Wietse Balkema: cultuur, vice-voorzitter Corrina Klijn: studie, secretaris Bart Blaauwendraad: sport Leo Goedegebuure: afgevaardigde vanuit het College van Bestuur (CvB) Dave Blank: door de SU aangedragen Jeroen Teelen: ondernemer Taken RvT: - De RvT stelt het bestuur van de SU aan; - Zij ontslaat of schorst, zo nodig, het bestuur van de SU; - Zij controleert de Jaarrekening van de SU; - Het jaarplan wordt goed- of afgekeurd; - Zij houdt toezicht op de voortgang; - De RvT keurt de FSA-aanvragen af of wijst ze toe. Deelnemersraad RvT Ondersteuning Student Union Bestuur Projectmedew. De Student Union is een stichting met een Raad van Toezicht. De koepels vaardigen iemand af. Het CvB vaardigt iemand af en de SU zelf. Er worden maximaal 9 mensen in de RvT toegelaten. 275 280 285 Wat heeft de RvT gedaan? - Aanstellen van het bestuur en toezicht houden op de voortgang; - Evaluatie van de reglementen; - Herzien van Strategische plannen; - Overeenstemmen financiële stroom Universiteit Twente; - Toezicht Bastille-project (verloopt het goed of niet), toezicht realisatie Partnerships, toezicht uitvoer Trainingenprogramma. In de toekomst: Meer concrete projecten realiseren! Niet altijd alle projecten lopen goed, zoals het boeken en dictaten project, in samenwerking met de studieverenigingen. Dit project wordt opnieuw geëvalueerd. 6
De RvT pleit voor: meer verantwoordelijkheid voor studenten, maar vooral voor veel lol en het benutten van nieuwe kansen!! 290 Oproep! Kijk om je heen en ga dingen doen, studie zonder vorming is niet te doen! 7. Rondvraag 295 300 305 310 315 Aan Raad van Toezicht Aan bestuur Student Union Deelnemers worden in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen aan de leden van de Raad van Toezicht en aan het bestuur van de Student Union. Paul Hoogstra vraag zich af wat de rol is van de Student Union met betrekking tot de afstudeermaanden. Van der Steen antwoordt hierop dat de koepels wekelijks bijeenkomen Er is een goede samenwerking, zeker prestatiegericht, constant bezig geweest. Het SUB heeft hierin een adviserende rol. Petra Boom: zou het formulier deelnemersraadverklaring in een makkelijker vorm kunnen? Pieter Meijers => dit zal niet in een makkelijker vorm kunnen het staat in de statuten van de SU dat het zo moet. Oscar Voorsmit (Audentis et Virtitus) vraagt wat de meerwaarde van de Partnerships door SU is voor verenigingen: Coolen antwoordt dat het studentenverzekeringspakket van Amicon aan de Student Union overgedragen en verder gaat het geld van de partnerships naar subsidiepotten (zie het Grolschfonds, waarvoor studentenorganisaties een aanvraag kunnen indienen). Bovendien is de toewijzing vanuit de UT niet genoeg, waardoor de SU wel naar partners moet zoeken. 9. Sluiting formele deel Pieter sluit de vergadering af om 21:20. 320 325 10. Discussiesessie Om tijdens de deelnemersraadvergadering meer interactie tot stand te brengen tussen de deelnemers en het bestuur van de Student Union, zal deze deelnemersraadvergadering voor het eerst een interactief onderdeel worden toegevoegd. Dit gedeelte wordt niet in het verslag vermeld. 330 7