Reglement Subsidiefondsen Student Union

Transcriptie

1 Kenmerk: SU 08/098 Reglement Subsidiefondsen Student Union Artikel 1. Algemene bepalingen 1.1 Het Basisreglement Student Union is op dit reglement van toepassing. 1.2 In dit reglement wordt verstaan onder: a) Subsidiefonds: een van de subsidiefondsen zoals genoemd in de bijlage bij dit reglement. b) Wizard: een onderdeel van de website van de Student Union waarmee aanvragen voor subsidie kunnen worden ingediend. Doelstelling, uitgangspunten, vormen van ondersteuning en criteria Artikel 2. Doelstellingen 2.1 Ieder subsidiefonds kent één of meerdere doelstellingen zoals geformuleerd in de bijlage. Artikel 3. Uitgangspunten bij subsidiering 3.1 Het bestuur ondersteunt middels verschillende subsidiefondsen (zie bijlage) activiteiten, die bevorderlijk zijn voor de doelstellingen van de Student Union. De missie van de Student Union verwoordt deze doelstellingen: "Het bevorderen van de academische vorming en het welzijn van de studenten aan de Universiteit Twente. De ondersteuning heeft een aanvullend karakter: dit houdt in dat financiële steun wordt verleend, voor zover andere mogelijkheden redelijkerwijs ontoereikend blijken. 3.2 Centraal bij ondersteuning staat de bevordering van de vorming en ontplooiing van de student naast de studie. Artikel 4. Vormen van financiële ondersteuning De subsidiefondsen kunnen de volgende vormen van financiële ondersteuning kennen: 4.1 Het verlenen van subsidies 4.2 Het leveren van garantiestellingen 4.3 Het verstrekken van leningen. Artikel 5. Criteria bij financiële ondersteuning 5.1 Alleen Uniondeelnemers kunnen een aanvraag doen uit het subsidiefonds. Niet Unionerkende verenigingen zijn in beginsel uitgesloten tot deelname aan het subsidiefonds. 5.2 De Student Union kan artikel 5.1 buiten beschouwing laten wanneer de subsidieaanvraag een belangrijk onderdeel vormt van het proces tot erkenning als Uniondeelnemer. 5.3 Activiteiten en evenementen worden in principe georganiseerd door Uniondeelnemers ten behoeve van haar leden of andere Uniondeelnemers. 5.4 Activiteiten en evenementen dienen redelijkerwijs toegankelijk te zijn voor de gehele Universiteitsgemeenschap. 1

2 5.5 Subsidiabele activiteiten dienen redelijkerwijs aansluiting te vinden bij en geadverteerd te worden onder zowel de Nederlandse als internationale universiteitsgemeenschap. 5.6 De Student Union subsidieert in beginsel geen activiteiten en evenementen, die georganiseerd worden door de Uniondeelnemers, waarvan de deelnemers niet uit minimaal 75% studenten en/of PhD-studenten (AIO s / promovendi) bestaan. Zij kan hiertoe echter besluiten, indien het evenement een bijzondere uitstraling voor de Universiteit Twente in het algemeen en de Student Union in het bijzonder heeft. 5.7 Activiteiten zoals het volgen van cursussen kunnen gesubsidieerd worden, mits deze het functioneren van Uniondeelnemers bevorderen. 5.8 Activiteiten die gesubsidieerd worden mogen in beginsel geen commerciële nevendoeleinden hebben. De Student Union kan hier nadere voorwaarden aan stellen. 5.9 De Student Union subsidieert in beginsel geen evenementen of activiteiten met een feestelijk karakter; zij kan hiertoe echter besluiten, indien evenementen of activiteiten met een feestelijk karakter een bijzondere uitstraling voor de Universiteit Twente in het algemeen of voor de Student Union in het bijzonder heeft Een subsidie of garantiestelling wordt alleen verleend, als is aangetoond dat andere middelen redelijkerwijs niet toereikend zijn voor het organiseren van de activiteit De maximale bijdrage uit het subsidiefonds is vermeld in de bijlage. Het bestuur kan hier van af wijken in bijzondere gevallen De Student Union verstrekt uitsluitend leningen aan Uniondeelnemers uit een subsidiefonds met deze mogelijkheid, als: a) de desbetreffende rechtspersoon een grote investering moet doen, die in meerdere jaren wordt afgeschreven; b) de desbetreffende rechtspersoon, die een evenement organiseert, door de noodzakelijke investering in liquiditeitsproblemen komt, indien zij geen lening krijgt; c) de voorwaarden voor het terugbetalen van de lening per geval worden vastgelegd in een overeenkomst Activiteiten die verband houden met de Introductie van nieuwe studenten op de UT zijn uitgesloten van subsidie. Wijze van aanvragen en behandeling Artikel 6. Wijze van aanvragen van financiële ondersteuning 6.1 Aanvragen worden ingediend via de wizard op de website van de Student Union. 6.2 Een aanvraag moet worden ingediend zoals aangegeven op de subsidiewizard en dient alle informatie en bewijsstukken te bevatten, die noodzakelijk is voor het beslissen over de aanvraag. 6.3 Het kalenderjaar wordt ingedeeld in zes periodes, met elk een uiterlijke inzendtermijn. 6.4 Een aanvraag moet ingediend worden vóór de laatste inzendtermijn, vallend voor de datum van de betreffende activiteit. Inzendtermijnen worden bekendgemaakt aan het begin van ieder kalenderjaar. Aanvragen die te laat worden ingezonden, worden niet behandeld. Artikel 7 Wijze van behandeling 7.1 Het bestuur beoordeelt de aanvragen tijdens de eerste bestuursvergadering volgend op de inzendtermijn. Het bestuur kan nadere voorwaarden stellen aan het verlenen van ondersteuning. 2

3 7.2 Het bestuur deelt de voorwaardelijke toekenning of afwijzing van een aanvraag schriftelijk, uiterlijk binnen twee weken, mede. Artikel 8 Verstrekking en verantwoording 8.1 Binnen zes maanden na voltooiing van het gesubsidieerde dient een financieel verslag te worden ingediend via de wizard. 8.2 Een financieel verslag moet worden ingediend zoals aangegeven op de wizard en dient alle informatie en bewijsstukken te bevatten die noodzakelijk is voor het beslissen over de definitieve toekenning. 8.3 Een subsidie wordt voorwaardelijk toegekend, en slechts definitief toegekend voor zover werkelijk een subsidiabel tekort optreedt. 8.4 Het bestuur neemt binnen twee weken na indiening van het financieel verslag een besluit over het definitief toe te kennen bedrag. 8.5 Een garantiestelling wordt toegekend voor bepaalde posten op de begroting en wordt enkel uitgekeerd wanneer die posten worden overschreden. 8.6 Indien de organisatie in liquiditeitsproblemen komt, kan een renteloze lening ter overbrugging worden verstrekt. Het bestuur neemt hierover een besluit. Verplichtingen, verantwoording en controle Artikel 9 Verplichtingen organisatie van een evenement 9.1 De organisatie van een activiteit dient duidelijk te maken dat het evenement door de Student Union gesteund wordt. Genoemde organisatie volgt hiervoor het gestelde op de wizard en de aanwijzingen van het bestuur. 9.2 Eventuele door de Student Union met sponsors aangegane contracten, waarvan de gelden geheel of gedeeltelijk bestemd zijn voor een subsidiefonds kunnen extra verplichtingen met zich mee brengen voor een organisatie, die subsidie aanvraagt. Te denken valt dan aan verplichtingen conform het gestelde in het vorige lid. Artikel 10 Controle en sancties 10.1 De aanvragende instantie moet op verzoek van het bestuur stukken uit de boekhouding kunnen overleggen die betaling of afrekening kunnen verantwoorden Bij geconstateerde onregelmatigheden kan het bestuur besluiten de voorlopig toegekende subsidie niet toe te kennen en een aanvragende instantie uit te sluiten van het aanvragen van subsidies voor een nader te bepalen tijd. Slotbepalingen Artikel 11 Citeertitel 11.1 Dit reglement kan aangehaald worden als Reglement Subsidiefondsen Student Union Dit reglement is herzien en vastgesteld op 9 mei

4 Reglement Subsidiefondsen: bijlage De Student Union kent momenteel de volgende subsidiefondsen: 1. Subsidiefonds Algemeen, vormen: subsidie, garantiestelling en lening, maximale bijdrage: 1000; 2. Subsidiefonds Personele Ondersteuning, vorm: subsidie, maximale bijdrage: Subsidiefonds Internationalisering, vorm: subsidie, maximale bijdrage: Subsidiefonds Vertaling Websites, vorm: subsidie, maximale bijdrage: 4000 woorden Doelstellingen subsidiefonds Algemeen De Student Union heeft, in het kader van het Subsidie Fonds Algemeen, als doelstelling: het leveren van een bijdrage aan de persoonlijke ontwikkeling van de student en het functioneren van Uniondeelnemers, alsmede aan het vormen van een positief beeld van de Universiteit Twente in het algemeen en van de Student Union in het bijzonder. De Student Union beoogt de in het vorige lid genoemde doelstelling te realiseren door het stimuleren van de organisatie van en deelname aan activiteiten voor en door studenten en door het stimuleren van ontwikkeling van vaardigheden, welke van belang zijn voor het functioneren van Uniondeelnemers. Doelstellingen subsidiefonds Personele Ondersteuning Het subsidiefonds Personele Ondersteuning is opgezet om een bijdrage te leveren aan de kosten welke Uniondeelnemers maken bij het inzetten van: a) Financiële diensten, zoals een financieel adviseur b) Juridische diensten, zoals deurwaarder/incassobureau, notaris, advocaat. Doelstelling subsidiefonds Internationalisering Het Subsidiefonds Internationalisering heeft als doel: het vergroten van internationalisering van de universiteitsgemeenschap, in het bijzonder door het mogelijk maken en stimuleren van activiteiten die integratie mogelijk maken tussen Nederlandse en internationale studenten aan de Universiteit Twente. Ondersteunde activiteiten subsidiefonds Internationalisering Vanuit het subsidiefonds worden activiteiten ondersteund die de infrastructuur van een Uniondeelnemer wezenlijk voorbereidt op integratie tussen Nederlandse en internationale studenten. Het subsidiefonds ondersteunt in beginsel geen bestuurskosten, reiskosten of andere indirecte kosten ter ondersteuning van internationalisering. Vanuit het subsidiefonds worden activiteiten ondersteund die een wezenlijk internationaal karakter hebben en integratie tussen Nederlandse en internationale studenten bewerkstelligen en bevorderen. Doelstelling subsidiefonds Vertaling Websites Het subsidiefonds Vertaling Websites is opgezet om een bijdrage te leveren aan de kosten welke verenigingen maken bij: - Het vertalen van informatie op hun website 4

5 Criteria bij financiële ondersteuning subsidiefonds Vertaling Websites Teksten op de website dienen een vast karakter te hebben. Hierbuiten valt dus informatie welke maandelijks een verandering ondergaat (zoals bijvoorbeeld nieuwsberichten). Statuten en huishoudelijke reglementen vallen buiten de te vertalen informatie. Wanneer toch blijkt dat deze vertaald zijn, is het bestuur gemachtigd een factuur te sturen naar de vereniging Wanneer het aantal woorden wat vertaald wordt, boven de 4000 ligt, is het vertaalbureau gemachtigd een factuur te sturen naar de vereniging. Inzendtermijnen De inzendtermijnen voor 2008 zijn: 7 februari 3 april 5 juni 28 augustus 2 oktober 4 december 5