Tussentijds rapport Deelproject 1 Hoe word ik data uitgever? vervolgtraject Persistente Identificatie - 2015

Tussentijds rapport Deelproject 1 Hoe word ik data uitgever? vervolgtraject Persistente Identificatie 2015 Auteur: Alina Saenko Datum: 22 april 2015 Versie Datum Wijzigingen Auteur 0.1 04.03.2015 Klad versie Alina Saenko 0.2 22.04.2015 Redactie Bert Lemmens

Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Projectverloop... 3 Actie 1. Planning & voorbereiding... 3 Actie 2. Roadmaps & functieprofiel... 3 Actie 3. Handboek datauitgever... 5 Actie 4. Eindrapport en disseminatie... 6 Resultaten... 6 Data uitgever... 6 Update collectiebeheersystemen en documentatie van puri s... 6 Resolvers... 7 Handboek... 7 Bijlage 1. Vragenlijst van het overlegmoment... 8 Bijlage 2. Functieprofiel... 10 3.1 Definitie... 10 3.2 Plaats in de organisatie... 10 3.3 Werkmiddelen... 10 3.4 Taken... 11 5. Competenties... 11 2

Inleiding Dit document bevat het eerste tussentijdse rapport van het Vervolgtraject Persistente Identificatie. Dit rapport behandelt de eindresultaten van het eerste deelproject Hoe word ik data uitgever?. Het doel van het deelproject Hoe word ik Datauitgever? was de opmaak van een plan van aanpak voor de uitrol van een Resolver service in de tien organisaties uit het voorgaande Persistente identificatie project, de opmaak van een handboek voor het beheer van persistente URI s en de opleiding van een data uitgever in elk van de tien organisaties. Dit deelproject werd uitgevoerd in opdracht van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media van de Vlaamse overheid en ging van start op 17 november 2014. Projectverloop Actie 1. Planning & voorbereiding T1.1 Samenwerkingsovereenkomsten Er werd een overeenkomst afgesloten met het Departement Cultuur Jeugd, Sport en Media voor de subsidiëring van het project vanuit de Vlaamse Gemeenschap en de resultaten van het project. Er werden ook de nodige de samenwerkingsovereenkomsten afgesloten voor dit deelproject met partners. T1.2 Roadmap sjabloon Er werd een vragenlijst opgesteld om te gebruiken tijdens de overlegmomenten en om aan de hand daarvan een roadmap per instelling op te stellen. De vragenlijst is opgenomen in Bijlage 1. T1.3 Workshops en overlegmomenten inplannen Datums van de overlegmomenten en de workshops waren op tijd voorgesteld en vastgelegd. Actie 2. Roadmaps & functieprofiel T2.1 Overlegmomenten met musea PACKED bezocht elke partner om de implementatie van persistente URI s te bespreken: 03.12.2014 Groeningemuseum 08.12.2014 M HKA 11.12.2014 KMSKA 12.12.2014 VKC en LUKAS 15.12.2014 Middelheimmuseum (enkel met Jeroen De Meester) 16.12.2014 SMAK 18.12.2014 MuZEE 22.12.2014 CVG 07.01.2015 MSKGent 04.02.2015 Middelheimmuseum (met de rest van de team) In bijlage 1 kan men een overzicht van de besproken thema s bekijken. T2.2 Roadmaps uitschrijven per partnerinstelling 3

PACKED maakte voor elke instelling een Roadmap waar de resultaten van de overlegmomenten in een vorm van een actieplan werden gegoten. De Roadmap bevat een praktische stappenplan voor (1) de installatie van een Resolver waarmee een instelling persistente URI s kan beheren en (2) de hoofdlijnen voor de ontwikkeling van een beleid rond de uitgave van data en beelden. De volgende acties werden per instelling uitgeschreven: Actie 1. Aanduiden Data uitgever Taak 1.1. Beheerder persistente URI s aanduiden Taak 1.2 Mandaat krijgen van de directie Taak 1.3. De nodige documentatie verwerven Actie 2. Documenteren Persistente URI s Taak 2.1. Update van de velden Taak 2.2. Het aanvullen van de resultaten van project Persistente Identificatie Taak 2.3. Upload van persistente URI s Actie 3. Installatie van de Resolver Taak 3.1. Overleg met ITdienst Taak 3.2. Installatie van de Resolver Actie 4. Activeren van de Persistente URI s Taak 4.1. Een overzicht maken van kunstwerken waarover men data en afbeeldingen online wil plaatsen. Taak 4.2. Een overzicht maken van systemen, servers, databanken Taak 4.3. Een lijst maken van beschikbare URL s Taak 4.4. Importbestand voor de Resolver maken Taak 4.5. Importbestand in de Resolver opladen Actie 5. Verspreiding van Persistente URI s De Roadmaps werden in de eerste weken van januari uitgestuurd naar alle partners. De deadlines voor bepaalde acties varieerden van instelling tot instelling. In februari werden er eerste updates van de Roadmaps door PACKED uitgevoerd. De Roadmaps werden uiteindelijk in het Handboek van elke instelling verwerkt. T2.3 Functieprofiel PACKED heeft een Functieprofiel van een datauitgever geschreven, waarin de vaardigheden van een verantwoordelijke voor het publiceren van data online vastgelegd worden (zie bijlage 2) T2.4 Workshop 1 De eerste workshop in het kader van dit project vond plaats op 30 januari. Het was een technisch gerichte workshop waarin de volgende thema s werden behandeld: Deel 1. Data uitgever Wie is een datauitgever en wat is zijn/haar plek in de organisatie? Waar is een Resolver voor nodig? Deel 2. CSVimportbestand Hoe kan je een CSVimport bestand voor de Resolver opstellen mbv Open Refine om voor een groot aantal kunstwerken in een keer in de Resolver persistente URI s aanmaken en activeren? Deel 3. Resolver 4

Wat zijn de principes van werking van de Resolvertool en wat zijn de basisfucntionaliteiten? Hoe kan ik de persistente URI s actieveren in de Resolver? Deel 4. Resolver in de praktijk Wat zijn de prektische toepassingen van de Reolver en de actieve persistente URI s. Op die manier leerden alle data uitgevers hoe ze een CSVimportbestand moeten aanmaken voor alle kunstwerken, hoe ze dat bestand in de Resolver importeren en hoe ze persistente URI s activeren. Actie 3. Handboek datauitgever T3.1 Handboek Er werd een handboek geschreven voor elke instelling. Een Handboek is een referentiedocument voor data uitgevers bij het online publiceren van data met behulp van persistente URI s. In dit document worden de bijhorende procedures en het gebruik van de Resolver beschreven, m.n.: een definitie van het begrip persistente URI ; een functieomschrijving van de data uitgever; de werking van de Resolver; een actieplan voor de implementatie van persistente URI s in de instelling. T3.2 Workshop 2 De tweede workshop vond plaats op 27 februari. Dit was een inhoudelijk gerichte workshop waarin met behulp van een bordspel het traject van de publicatie van data over een nieuw kunstwerk op het web met behulp van de Resolver werd overlopen. Het doel van dit spel was om stapsgewijs dit traject te ontdekken vanaf de registratie tot het verspreiden van persistente URI s. Alle situaties die je onderweg kan tegenkomen en de beslissingen die je op dat moment dient te nemen. De start situatie voor elke instelling werd gedefinieerd aan de hand van de reële stand van zaken in dit project, waardoor elke datauitgever voor zichzelf kon definiëren wat de volgende stappen zijn in zijn eigen roadmap. De volgende thema s werden behandeld: Waar dient een Handboek voor, wanneer moet je het updaten? Waarom is het belangrijk om puri s in je collectiebehersysteem te bewaren en op welke moment dien je dit te doen? Wanneer moet je de Resolver gebruiken en hoe maak je persistente URI s aan? Hoe moet je beslissen over welke webdocumenten van data en beelden aan persistente URI s gekoppeld moeten worden? Wat als er rechten problemen zijn? Hoe en aan wie verspreid je de kennis over persistente URI s intern in je eigen instellingen? Wie zijn de externe gebruikers van persistente URI s? Hoe zorg je voor zo groot mogelijke verspreiding en hergebruik van je persistente URI s? Welke invloed hebben de veranderingen in je interne infrastructuur op de toegang tot data en beelden via persistente URI s? Op die manier hebben de datauitgevers het volledige traject van begin tot het einde kunnen overlopen en de principes en het potentieel van het gebruik van persistente URI s inzien. 5

Actie 4. Eindrapport en disseminatie T4.1 Eindrapport Er werd wel een tussentijdsrapport geschreven voor dit eerst deelproject Hoe word ik datauitgever? Een overkoepelend eindrapport voor het hele vervolgtraject van Persistente identificatie volgt op het einde van het traject. T4.2 Disseminatie PACKED heeft de resultaten van het project (functieprofiel en handboek) op de website van CEST gepubliceerd: http://www.projectcest.be/index.php/project_persistente_identificatie_ii Er wordt ook een publieke studiedag rond het thema van een datauitgever georganiseerd in samenwerking met VKC. Hierin worden de resultaten van het voorgaand PIDproject en het huidig Datauitgeverproject verwerkt. Deze dag wordt oorspronkelijk ingepland in het voorjaar van 2015. De studiedag werd verplaatst naar het najaar van 2015. De reden voor dit uitstel is de vaststelling dat niet alle Resolvers al geïnstalleerd en nog maar een beperkt aantal persistente URI s actief is. Ook de collectiebeheersystemen zijn nog niet allemaal geüpdatet. Als deze acties uitgevoerd zijn zal er meer inhoudelijke draagvlak en input voor een studiedag rond de data uitgever. Resultaten Data uitgever Groeningemuseum Guenevere Souffreau MSKGent Carine Van Bruwaene, Els Schepens KMSKA nog geen beslissing genomen VKC Matthias Vandermaesen Lukas nog geen beslissing, Lukas hebben dit project niet echt gevolgd, 30 maart een afspraak om te zien hoe het verder kan CVG Marthe Lemmens, Walter Bats Middelheimmuseum collectieverantwoordelijke Lucie Bausart is op een lange ziekteverlof, later in het voorjaar zullen nog een s samenzitten om de workshops apart te doen. Dit project was door Jeroen De Meester opgevolgd. MuZEE Barbara De Jong SMAK Veronique Despodt, Lien Roelandt MHKA Evi Bert Update collectiebeheersystemen en documentatie van puri s Adlib Gerealiseerd: een voorstel voor Axiell met toelichting bij de nieuwe velden uitgeschreven 16.01.2015 samengezeten met Erfgoedinzicht om de aanpassingen in Adlib te bespreken 21.01.2015 een werkgroep van Adlibdeskundigen georganiseerd rond aanpassingen in Adlib. Aanwezig: Jeroen De Meester (Applicatiebeheerder Adlib Stedelijke Musea Antwerpen), Christoph Coevoet (Erfgoedinzicht, PWV), Marc Cornelis (Erfgoedinzicht, POV), Mario Commeyne (Kunsten en Erfgoed, Collectie Vlaamse Gemeenschap), Bert Lemmens (Packed vzw), Alina Saenko (Packed vzw) werkende testversies met geimporteerde persistente URI s bestaan in Adlib van het Middelheimmuseum en Collectie Vlaamse Gemeenschap 6

samenwerken met het gelijkaardige project van DEN dat rond persistente identificatie in Nederland wordt uitgevoerdt (projectleider: Wilbert Helmus) om de grote Nederlandse musea achter ons voorstel voor nieuwe velden in Adlib te krijgen Via DEN Franse, Britse en Deense musea (gebruikers van Adlib) gecontacteerd om te polsen of ze bij ons voorstel willen aansluiten en samenwerken om Axiell van deze aanpassinge te overtuigen Via VKC het NEMOnetwerk van musea gecontacteerd te polsen of Adlibgebruikers in dit netwerk bij ons voorstel willen aansluiten en samenwerken om Axiell van deze aanpassinge te overtuigen 30.03.2015 samenzitten met ITverantwoordelijken van Erfgoedinzicht om het voorstel nog een keer door te lopen. Ingepland: TMS 30.04.2015 een presentatie doen van het voorstel en deze weer met Axiell bespreken Verder het netwerk van musea uitbreiden om genoeg druk op Axiell te kunnen uitoefenen en ons voorstel op niveau van de applicatie zelf uitgevoerd te krijgen. in het voorgaand project werd er een voorstel uitgeschreven voor nieuwe velden in TMS. Het voorstel werd besproken met KMSKA en CIT, maar verder niet uitgevoerd in de komende weken zal PACKED dit voorstel naar het Engels vertalen zodat KMSKA het bedrijf Gallery Systems rechtsreeks kunnen contacteren ivm de nodige aanpassingen. Collective access update uitgevoerd in het voorgaand project Persistente identificatie Ensembles van M HKA In het kader van dit project is PACKED vzw ingegaan op het vraag van M HKA om een voorstel voor nieuwe PIDvelden voor het Ensemblesdatabank uit te schrijven. De implementatie van dit voorstel zal in 2015 verder opgevolgd worden. Resolvers Werkende resolvers bij: In de testfase: VKC CVG Middelheimmuseum MHKA Groeningemuseum (gehost door Packed tot 2016 of tot het ovename van deze taak door VKC, Erfgoedinzicht of ITdienst van Stad Brugge) MuZEE (er moet nog een oplossing komen voor de redirect script die de website kan tegenwerken) SMAK (GLUE zullen eindmaart een test resolver installeren en de presistente URI s voor beelden in de nieuwe website van SMAK uittesten) Nog geen resolver: Lukas MSKGent (wordt nauw opgevolgd door VKC) KMSKA (wordt nauw opgevolgd door VKC) Handboek Elke partner behalve Lukas heeft een Handboek gekregen op het einde van het project. De medewerkers van LUKAS hadden geen tijd gevonden om actief deel te nemen aan dit project. Ze zullen de komende weken de door PACKED voorbereidde draft van de roadmap bekijken en hun strategie voor de realisatie ervan aan PACKED communiceren. 7

Bijlage 1. Vragenlijst van het overlegmoment I. Toelichting Project Persistente Identificatie en vervolgproject Hoe word ik data uitgever? II. Roadmap vragenlijst 1. Wie wordt data uitgever? Het doel van deze vragen is om duidelijk te bepalen wie verantwoordelijk is voor het beheer van de persistente URI s, garanderen dat die beheerder daarvoor een mandaat heeft van de directie en dat hij over voldoende documentatie beschikt om Persistente URI s te beheren met behulp van de Resolver. Slide: voor data uitgever (overzicht met functies waarvoor naamkaartjes moeten ingevuld worden) Vragen: a. Welke medewerker binnen de organisatie krijgt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de persistente URI s? b. Heeft die medewerker een mandaat van de directie voor het beheer van persistente URI s? c. Heeft de medewerker de nodige documentatie en opleiding om persistente URI s te beheren met de Resolver? d. Wie is de system administrator voor de resolver? e. Andere vragen of opmerkingen? 2. Upload persistente URI s in het collectiebeheersysteem Het doel van deze vragen is te garanderen dat de persistente URI s gedocumenteerd zijn in de collectiedata of dat er een concreet plan is om ze op korte termijn in het collectiebeheersysteem op te nemen. Dit is noodzakelijk om de collectiedata aan de juiste persistente URI s te koppelen. Slide: Lijst met velden voor documentatie PIDs Vragen: a. Zijn de velden voor de documentatie van persistente URI s beschikbaar in het collectiebeheer/digitale asset systeem? b. Zijn de persistente URI s opgeladen in het collectiebeheer/digital assetsysteem? c. Andere vragen of opmerkingen? 3. Installatie van de Resolver Het doel van deze vragen is om de installatie van de Resolver voor te bereiden. De Resolver dient operationeel te zijn eind januari wanneer de eerste data uitgever workshop doorgaat. Slides: Technische architectuur voor beheer persistente URI s. Vragen: a. Is de domeinnaam voor de persistente URI geregistreerd? 8

b. Op welke machine wordt de Resolver geïnstalleerd? c. Welke acties worden gepland om de Resolver operationeel te maken tegen eind januari? d. Andere vragen of opmerkingen? 4. Inventaris van de beschikbare URL s Het doel van deze vragen is een beeld te krijgen van het aantal URL s voor beelden en webpagina s die gekoppeld kunnen worden aan persistente URI s. Slide: Technische architectuur voor beheer persistente URI s. Vragen: a. Welke systemen maken URL s beschikbaar voor webpagina s een beelden van collectiestukken? b. Welke webprojecten worden op korte termijn gerealiseerd en moeten gebruik maken van de persistente URI s? c. Voor welke kunstwerken zijn er URL s beschikbaar? e. Andere vragen of opmerkingen? 5. Importbestand maken Het doel van deze vragen is om een plan te maken voor het maken van een importbestand waarmee persistente URI s en URL s kunnen opgeladen worden in de Resolver. Slide: Voorbeeld CSV importbestand. Vragen: a. Wie maakt en beheert het CSV importbestand? b. Heb je een lijst met kunstwerken waarvoor je iets wilt publiceren? (overzicht van werken in eigen beheer, bruiklenen en waar je het niet van weet) c. Heb je een lijst met alle URL s? d. Heb je alle informatie om administratieve data toe te voegen? Wie zal het verzamelen? e. Andere vragen of opmerkingen? 9

Bijlage 2. Functieprofiel Om het gebruik van persistente URI s in een instelling correct te implementeren en verder op te volgen, werd de functie van een Data uitgever geïntroduceerd. 3.1 Definitie De datauitgever publiceert op het web door de [naam museum] geautoriseerde informatie over [werken/concepten/agents/events] die betrekking hebben op de collectie met behulp van persistente URI s. Persistente URI s zijn onveranderlijke webadressen die elk [werken/concepten/agents/events] in de collectie eenduidig identificeren. Een datauitgever zorgt ervoor dat : 1. elke persistente URI gekoppeld is aan de juiste informatie over het werk,; 2. de URI s onveranderlijk blijven, en; 3. webapplicaties die de collectie presenteren op het web systematisch gebruik maken van de data en beelden die door persistente URI s verspreid worden. De bron van die informatie kan een [bronsysteem voor beelden, webpagina s, PDFdocumenten/ machineleesbaar databankrecords] zijn. De data uitgever draagt er zorg voor dat persistente URI s data en beelden uit de juiste bronsystemen halen. 3.2 Plaats in de organisatie De datauitgever: rapporteert aan de [collectieverantwoordelijke] werkt samen met de [ITverantwoordelijke] ondersteunt collectiemedewerkers bij de documentatie van persistente URI s ondersteunt collectiemedewerkers, onderzoekers en publiekswerkers bij verspreiding en gebruik van persistente URI s 3.3 Werkmiddelen De datauitgever draagt zorg voor de persistente URI s van [totaal aantal objecten] [werken/concepter/agents/events]in de collectie. De datauitgever beheert de koppelingen tussen persistente URI s en de geautoriseerde informatie met behulp van de Resolver 1, een webtool die de datauitgever toelaat om koppelingen te maken, te verwijderen en te actualiseren. Alle documentatie over de het gebruik van persistente URI s in de organisatie, de procedures voor het beheer ervan, en het gebruik van de Resolver wordt verzameld in het datauitgever handboek. De datauitgever plant [totaal aantal VTE] in voor het actualiseren van het datauitgever handboek De datauitgever plant [totaal aantal VTE] in voor de volgende routine handelingen: controleert wekelijks steekproefsgewijs of de persistente URI s actief zijn rapporteert maandelijks over het dataverkeer via de persistente URI s controleert maandelijks of de koppelingen met de gepubliceerde informatie nog actueel zijn Daarnaast wordt de datauitgever op ad hoc basis betrokken bij de verwerving van nieuwe objecten en bij projecten rond de ontsluiting van de collectie om te waken over de goede documentatie en het correcte hergebruik van persistente URI s. 1 Zie Deel 4. Resolver van dit handboek 10

3.4 Taken De datauitgever: registreert persistente URI s in de Resolver om ze op die manier vindbaar te maken op het web koppelt de juiste informatie (beeld, webpagina, PDFbestand, databank record) aan hun corresponderende persistente URI, waardoor via deze persistente URI s de informatie gepubliceerd wordt op het web. bewaakt of de intellectuele eigendomsrechten op objecten, beelden en data geklaard zijn, om de ontsluiting van deze informatie op het web geen inbreuk vormt op het auteursrecht. haalt persistente URI s offline/online en actualiseert de gekoppelde informatie, waardoor persistente URI s steeds toegang bieden tot de meest actuele informatie. bewaakt de juistheid van de persistente URI s die gedocumenteerd worden in het collectiebeheersysteem en in andere interne of externe beheersystemen, om de koppeling met informatie uit deze systemen te vereenvoudigen. bewaakt het correcte gebruik van persistente URI s voor de uitwisseling van informatie met andere applicaties die ingezet worden voor de ontsluiting van de collectie, om te verzekeren dat deze applicaties steeds toegang hebben tot de meest actuele, geautoriseerde informatie. verzamelt met behulp van de Resolver statistische gegevens over het gebruik van puri s op het web, waardoor de impact van de ontsluiting van de collectie op het web meetbaar wordt. 5. Competenties Vereiste kennis: Geen diplomavereisten Elementaire kennis van PC en webapplicaties Goede kennis van de omvang en aard van de collectie en de mate waarin ze geregistreerd en gedigitaliseerd is Goede kennis van de wetgeving omtrent auteursrecht die van toepassing is op objecten in de collectie en de gerelateerd beelden en data. Vereiste vaardigheden: Samenwerken Nauwgezetheid Analytisch denken Besluitvaardig 11