R e g i s t r a t i e k a m e r..'s-gravenhage, 4 mei 1999.. Onderwerp standpunt over gegevensverstrekking De Ondernemingsraad van een dierentuin heeft de Registratiekamer op 12 oktober 1998 vragen gesteld over de verstrekking van gegevens over werknemers aan Nationale Nederlanden. Naar aanleiding van deze brief heeft de Registratiekamer op 12 februari 1999 vragen voorgelegd aan de directie van de Dierentuin. De directie heeft daar op 12 maart 1999 op gereageerd. Een kopie van de reactie van de directie is bijgevoegd. Op basis van de correspondentie gaat de Registratiekamer uit van de volgende feitelijke situatie. Feitelijke situatie Op 1 juli 1996 is de Algemene Nabestaandenwet in werking getreden. Als gevolg van de manier waarop die wet de uitkering aan de nabestaanden regelt, kan een hiaat in het inkomen van de nabestaanden ontstaan. De Dierentuin heeft voor zijn vaste werknemers (circa 150) collectief een voorlopige dekking van dit 'ANW-hiaat' afgesloten bij verzekeringsmaatschappij Nationale Nederlanden (NN). De directie heeft de werknemers over het ANW-hiaat en afgesloten voorlopige verzekering geïnformeerd en verzocht om gegevens over de partner te verstrekken. NN heeft in 1998 met het oog op definitieve dekking van het risico aan de werkgever gevraagd om een algemene gezondheidsverklaring en een opgave van degenen die: - de laatste zes maanden wegens een ernstige ziekte onder medische behandeling zijn geweest en/of langer dan vier weken hebben verzuimd Prins Clauslaan 20 Uw brief Postbus 93374 Bijlagen 2509 AJ 's-gravenhage Contactpersoon Tel. 070-3811300 Doorkiesnummer Fax 070-3811301
Blad 2 - arbeidsongeschikt zijn of AAW/WAO ontvangen, of van wie omstandigheden bekend zijn die tot verhoging van de kans op ziekte of arbeidsongeschiktheid kunnen leiden. De werkgever heeft een verklaring in die zin, met de namen van langdurig zieken en WAO-ers, onder vermelding van de aard van de ziekte en het afkeuringpercentage, aan NN overgelegd. Aan de individuele medewerkers is daarvoor niet om toestemming gevraagd. Aan de werknemers van wie de naam was doorgegeven, is vervolgens gevraagd om een individuele gezondheidsverklaring in te vullen en aan NN te overleggen. Geen van de werknemers heeft geweigerd de verklaring af te geven. Niemand is wegens een daarop ingevulde ziekte van de verzekering uitgesloten. De premie van de verzekering komt voor rekening van de werknemers zelf. Alleen werknemers met een partner betalen premie. De verzekering is vrijwillig. Tevoren is aan werknemers echter niet gevraagd om deel te nemen. De Registratiekamer vat de vragen van de Ondernemingsraad, voor zover het gaat om de werkgever, als volgt samen: was de werkgever gerechtigd om gegevens over ziekteverzuim en WAO van individuele werknemers zonder toestemming te verstrekken aan een verzekeringsmaatschappij in verband met het afsluiten van een collectieve verzekering in aanvulling op de ANW? Wettelijk kader De werkgever verstrekt de gegevens uit de personeels- en/of salarisadministratie. Dergelijke administraties zijn persoonsregistraties. Een persoonsregistratie behoort in beginsel te worden aangemeld bij de Registratiekamer. Voor bepaalde persoonsregistraties, die veel voorkomen en relatief eenvoudig zijn, kan vrijstelling van die aanmeldingsplicht bestaan op grond van het Besluit Genormeerde Vrijstelling (BGV). Een exemplaar daarvan is bijgesloten. Voor personeels- en salarisadministraties is de mogelijkheid van vrijstelling geregeld in de artikelen 5 en 6 BGV. De personeels- en salarisadministratie van de Dierentuin is niet aangemeld bij de Registratiekamer. De artikelen 5 en 6 BGV zijn dan van toepassing. Die artikelen stellen grenzen aan de persoonsgegevens die kunnen worden opgenomen.. Medische gegevens, bijvoorbeeld over de aard van de ziekte van werknemers, kunnen daar niet in
Blad 3 opgenomen zijn. Het verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie waarop die artikelen van toepassing zijn, is maar beperkt mogelijk. Behalve de gegevensverstrekking die wettelijk verplicht is, of waarvoor toestemming is gegeven, noemen de artikelen gegevensverstrekkingen die noodzakelijk zijn voor een beperkt aantal doeleinden. De verstrekking aan NN heeft niet op basis van een wettelijke verplichting plaatsgevonden en er is geen toestemming gevraagd aan de werknemers van wie gegevens zijn verstrekt. Van de in artikelen 5 en 6 BGV genoemde gronden voor gegevensverstrekking aan derden komt alleen in aanmerking dat de verstrekking gezien zou kunnen worden als "noodzakelijk voor een voor betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde". Vraag is of de ANW-hiaatverzekering als een arbeidsvoorwaarde te beschouwen is. En als dat al zo is, is de gegevensverstrekking daarvoor dan noodzakelijk? Bij die laatste vraag gaat het er om, of de verstrekking van persoonsgegevens een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer is die niet onevenredig is in verhouding tot het doel dat ermee wordt beoogd, en of er voor die gegevensverstrekking een alternatief was. Met het afsluiten van de verzekering is wel een belang van de werknemers gediend. Dat betekent nog niet zonder meer dat sprake is van een arbeidsvoorwaarde. Van belang is daarbij ook of die verzekering kan worden gezien als een voorziening die in zekere zin deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Ook moet het gaan om een 'voor betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde'. Bij een gegevensverstrekking die verband houdt met het sluiten van een verzekering - waar juist die betrokkene met gezondheidsklachten wel eens van zou kunnen worden uitgesloten - kan van een 'geldende' arbeidsvoorwaarde nog geen sprake zijn. Het tweede criterium (is de gegevensverstrekking noodzakelijk) eist van degene die de gegevens uit de persoonsregistratie wil verstrekken een zekere mate van onderzoek en belangenafweging. Van belang is immers of er andere mogelijkheden zijn dan de verstrekking van persoonsgegevens. Bij het collectief afsluiten van een verzekering op het leven, zoals de ANW-hiaat verzekering, zou gedacht kunnen worden aan het verstrekken van totaalcijfers over ziekteverzuim en instroom in de WAO over één of meer jaren. Verder is het de vraag of de verstrekking van gegevens geen onevenredige
Blad 4 inbreuk op de persoonlijke levenssfeer is. Factoren die een rol spelen bij het antwoord op die vraag zijn bijvoorbeeld de aard van de gegevens, de manier waarop ze verkregen zijn en de mogelijke consequenties die het verstrekken van de gegevens voor de betrokkenen kan hebben en de manier waarop de gegevens zijn verkregen. Ook kan bij die afweging van belang zijn of de betrokkenen op de hoogte zijn van de gegevensverstrekking, of zij gelegenheid hebben gehad daar bezwaar tegen te maken, en of zij geïnformeerd zijn over mogelijke consequenties van die verstrekking, of van bezwaar daartegen. Die afweging kan leiden tot de conclusie dat verstrekking van bepaalde gegevens een onevenredige inbreuk zou vormen op de persoonlijke levenssfeer. Verstrekking is dan slechts mogelijk als de werknemer daarvoor toestemming geeft. Zeker als het om een beperkt aantal werknemers gaat, behoeft dat geen overwegende problemen te geven. Conclusie Het verstrekken van gegevens over uitsluitend het feit van ziekteverzuim of WAO van individuele werknemers uit een niet aangemelde personeels- en/of salarisadministratie kan geoorloofd zijn, als dat valt binnen de normering van de artikelen 5, lid 6 sub a en 6 lid 6 sub a BGV. Medische gegevens zoals die over de aard van de ziekte kunnen in een personeelsadministratie die onder art. 5 BGV valt niet opgenomen zijn, en daaruit in ieder geval niet rechtmatig verstrekt worden. Het moet bij de verstrekking gaan om een voor de werknemers geldende arbeidsvoorwaarde. Omdat de verstrekking in dat kader 'noodzakelijk' moet zijn, heeft de werkgever verder een zekere onderzoeksplicht. Hij zal moeten nagaan of er alternatieven zijn en zich op de hoogte stellen van consequenties voor de betrokkene werknemers. Ook zal hij een afweging moeten maken of de ernst van de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer extra waarborgen nodig maakt, zoals het verstrekken van informatie aan de betrokken werknemers en de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de gegevensverstrekking. Daarvoor is eerder aanleiding als het gaat om gegevens over ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid, die de gezondheid van de werknemers betreffen en verplicht worden verstrekt.
Blad 5 Of de ANW-hiaatverzekering te beschouwen is als een voor personeelsleden geldende arbeidsvoorwaarde, is op basis van de verstrekte gegevens niet geheel duidelijk. Die vraag kan echter in het midden blijven. Uit de brief van de directie van de Dierentuin blijkt immers niet, dat de directie voorafgaand aan de gegevensverstrekking die informatie heeft verzameld, en die afweging gemaakt, die de beoordeling dat de gegevensverstrekking 'noodzakelijk' was, kunnen dragen. Evenmin is de betrokken werknemers om toestemming gevraagd. De conclusie moet dan ook zijn, dat de werkgever niet gerechtigd was om op de wijze waarop dit heeft plaatsgevonden, gegevens over ziekteverzuim en WAO van individuele werknemers te verstrekken aan een verzekeringsmaatschappij. De directie van de Dierentuin zal een kopie van deze brief ontvangen. De Registratiekamer is voornemens de kwestie van gegevensverstrekking in het kader van het afsluiten van een ANW-hiaatverzekering aan de orde te stellen bij NN. Graag verneem ik van u of er bezwaar tegen bestaat, dat te doen aan de hand van het door u voorgelegde probleem. Hoogachtend, Voorzitter Registratiekamer