GOOD PUBLIC GOVERNANCE: JAARRAPPORT VAN HET AUDITCOMITÉ 2012 INLEIDING De RKW streeft de principes van een goed beheer na en wenst zijn legitimiteit en integriteit te maximaliseren. Daartoe heeft hij op vrijwillige basis en dus zonder enige wettelijke verplichting in 2007 een interne auditfunctie en in 2008 een Auditcomité gecreëerd. De auditfunctie analyseert op een onafhankelijke en systematische wijze en volgens internationaal erkende normen alle processen en werkmethodes van de RKW. Daarnaast evalueert de auditfunctie de interne en externe risico s die de interne werking van de RKW kunnen beïnvloeden. Tot slot formuleert de auditfunctie verbeteringsvoorstellen voor een betere beheersing van de risico s en voor een efficiëntere en effectievere uitvoering van de opdrachten van de RKW. De auditfunctie werd van 2007 t.e.m. april 2012 volledig door KPMG waargenomen. Op 1 mei 2012 werd de dienst Interne Audit van de RKW gecreëerd, die bestaat uit twee interne auditoren. De auditoren ontvingen van KPMG een on-the-job training en voeren vanaf de beëindiging van het contract met KPMG op 1 februari 2013 alle audittaken op een zelfstandige wijze uit. Het Auditcomité is verantwoordelijk voor de opvolging van de auditwerkzaamheden. Het onderzoekt de auditrapporten die door de auditfunctie opgesteld werden en analyseert de actieplannen die door de geauditeerde diensten geformuleerd werden om aan de verbeteringsvoorstellen tegemoet te komen. Het Auditcomité volgt ook de realisatie van die actieplannen stelselmatig op. Tot slot ziet het toe op de tijdige en correcte uitvoering van de jaarlijkse auditplannen. Een beschrijving van de auditwerkzaamheden en de werking van het Auditcomité in 2012 vindt u hierna terug in het jaarrapport van het Auditcomité. 1
SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ Conform zijn charter is het Auditcomité samengesteld uit 2 onafhankelijke experten, waarvan één met financiële expertise, en 3 leden van het Beheerscomité. Op 31 december 2011 was het Auditcomité samengesteld uit: De voorzitter: de heer Jean-Claude Daoust, afgevaardigd bestuurder van Daoust n.v. en erevoorzitter van het VBO. De expert met financiële expertise: professor dr. Johan Christiaens, docent bij de onderwijs- en onderzoeksgroep Accountancy en Bedrijfsfinanciering van de Universiteit van Gent. De leden van het Beheerscomité: mevrouw Esther Deman en de heren Luc Coulier en Daniel Van Daele, respectievelijk vertegenwoordigers van de gezins-, de werkgevers- en de werknemersorganisaties. De vergaderingen van het Auditcomité worden ook bijgewoond door de dagelijkse leiding van de Rijksdienst en door vertegenwoordigers van KPMG Advisory, de firma aan wie de interne auditfunctie uitbesteed is. 2 BEVOEGDHEDEN VAN HET AUDITCOMITÉ Het Auditcomité werd in 2008 gecreëerd om het Beheerscomité bij te staan in zijn toezichtsfunctie. Het kijkt toe op de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering, op het systeem van interne controle, op de naleving van de regelgeving en op de efficiëntie en de effectiviteit van het auditproces.
UITOEFENING VAN DE BEVOEGDHEDEN Tijdens zijn vier vergaderingen in 2012 (16 maart, 7 juni, 26 september en 13 december) besteedde het Auditcomité aandacht aan de oprichting van een eigen auditdienst bij de RKW en aan de ontbinding van het contract met KPMG. Tevens volgde het stelselmatig de uitvoering van de auditplannen, de realisatie van de actieplannen en de kwaliteit van de uitgevoerde audits op. Tot slot besprak het enkele punctuele auditonderwerpen. Oprichting van een eigen dienst Interne Audit bij de RKW Op 15 december 2011 valideerde het Auditcomité het personeelskader van de Interne Auditdienst, bestaande uit een functie van adviseur A3, een functie van attaché A1 en een functie van administratief medewerker C. Tegelijkertijd keurde het Auditcomité de functiebeschrijvingen voor de functies van adviseur en attaché goed, die de nadruk leggen op de noodzakelijke kennis van onder meer de internationale auditnormen en de auditmethodologie voor het uitvoeren van de audittaken. 3 Na de goedkeuring van het personeelskader door het Beheerscomité werden de functies opgenomen in het personeelsplan 2012. In maart en mei 2012 werden vervolgens de interne bevorderingsprocedure voor de adviseur en de interne benoemingsprocedure voor de attaché opgestart. De adviseur startte zijn werkzaamheden op 1 mei en de attaché op 6 juni 2012. De functie van niveau C is nog niet ingevuld.
De interne auditoren van de RKW beschikken, zoals opgenomen in hun functiebeschrijvingen, over de nodige kennis en vaardigheden om de auditwerkzaamheden op een professionele manier uit te voeren. De adviseur beschikt over een diploma Master Class Internal Auditing van de Antwerp Management School en over de internationaal erkende certificaten Certified Internal Auditor (CIA) en Certified Government Auditing Professional (CGAP). De attaché startte in 2012 met de opleiding Executive Master in Internal Audit aan de Université Catholique de Louvain. Ontbinding van het contract met KPMG Op 16 maart 2012 besliste het Beheerscomité om het contract met KPMG op 31 januari 2013 om budgettaire redenen voortijdig te beëindigen en KPMG te vragen om zich te concentreren op de vorming van de interne auditoren van de RKW. Het Auditcomité volgde tijdens elke vergadering de theoretische en praktische vorming van de interne auditoren van de RKW op. De auditoren ontvingen tijdens 12 sessies een theoretische opleiding over o.a. de auditmethodologie en het detecteren en evalueren van interne controlemaatregelen en risico s. Daarnaast ontvingen ze een praktische opleiding op basis van on-the-job training. In een eerste fase van deze training observeerden ze hoe KPMG de audittaken uitvoerde. Vervolgens namen ze, onder de begeleiding van KPMG, stelselmatig meer werkzaamheden op zich. Eind 2012 voerden ze alle audittaken zelfstandig uit en formuleerde KPMG feedback op de resultaten ervan. 4
Realisatie van het meerjarenauditplan 2011-2013 Aanpassing van het meerjarenauditplan De spreiding van auditopdrachten in de auditplannen van 2012 en 2013 was gebaseerd op een ingebruikname van Itinera-I, de nieuwe toepassing voor de betaaldiensten, begin 2012. Itinera-I werd slechts in december 2012 in productie genomen, waardoor de audits niet zoals gepland uitgevoerd konden worden. Het Auditcomité besliste bijgevolg om de auditplannen van 2012 en 2013 aan te passen. De audits van de betaaldiensten werden van begin naar eind 2012 verschoven, terwijl de audits Cel Interne Opleiding en Duurzaam energie- en milieubeheer van 2012 naar 2013 verplaatst werden. De audits Financieel toezicht, Administratief toezicht en Bulkbetalingen en de opvolgingsaudit Mediatie-Geschillen werden van 2013 naar 2012 verplaatst. Tot slot werd de opvolgingsaudit Monitoring-Gegevensfluxen uit het auditplan van 2012 geschrapt. 5 Uitvoering van het auditplan 2011 KPMG rapporteerde tijdens het Auditcomité van 16 maart 2012 over de laatste twee audits van het auditplan 2011. In het rapport Boordtabellen formuleert KPMG drie verbetervoorstellen. Indicatoren voor de ondersteunende diensten dienen aan de boordtabellen toegevoegd te worden. De gegevens dienen op een geautomatiseerde wijze verzameld te worden. De boordtabellen dienen als een beheersinstrument gebruikt te worden, zodat de efficiëntie en de effectiviteit van het beleid en de werking van de RKW beter opgevolgd kunnen worden.
Het rapport Interne communicatie presenteert twee maatregelen om de kwaliteit van de interne communicatie te verbeteren. Het ongenoegen van de medewerkers over de communicatie, zoals die in 2010 geuit werd tijdens een tevredenheidsenquête, dient onderzocht te worden. Daarnaast is een analyse nodig van de mogelijkheden om medewerkers te informeren die geen gebruik maken van een computer. Uitvoering van het auditplan 2012 In 2012 werden zeven rapporten van audits uit het auditplan 2012 aan het Auditcomité voorgesteld. Eind 2012 waren de audits Toekennen en betalen Nationale Verdeling en Toekennen en betalen Openbare Sector uit het auditplan 2012 nog bezig. In het rapport Migratiestrategie naar Itinera-I concludeert KPMG dat de migratie als een hoog risico beschouwd dient te worden, o.a. doordat de kwaliteit van de te migreren gegevens niet constant is en doordat het migratieteam een achterstand op de planning heeft. 6 In het rapport Jaarlijkse begroting komt KPMG tot de conclusie dat het proces goed beheerd wordt. In het rapport Quickscan Itinera-I formuleert KPMG twee aanbevelingen. Deze aanbevelingen inzake de toekenning van rollen aan de gebruikers van Itinera-I en de opvolging van wijzigingen aan de parameters werden niet door de geauditeerde dienst en vervolgens ook niet door het Auditcomité gevalideerd. In het rapport Personeelsadministratie detecteert KPMG verschillende risico s. De personeelsdata worden manueel in drie toepassingen beheerd, wat een belangrijke tijdsinvestering vergt en een belangrijk risico op inconsistenties creëert. Daarnaast is de Weddencel zowel bevoegd voor de maandelijkse loonberekening als voor het beheer van de personeelsgegevens, wat een risico inzake functiescheiding inhoudt.
In het rapport Beheer van gebouwen concludeert de dienst Interne Audit van de RKW dat verbeteringen mogelijk zijn aan het gebouwenbeheer. De RKW beschikt niet over een plan dat de continuïteit van de dienstverlening binnen een redelijke termijn garandeert wanneer een gebouw door onvoorziene omstandigheden niet bruikbaar is voor een langere periode. Daarnaast is één provinciaal bureau onvoldoende toegankelijk voor personen met een beperkte mobiliteit. In het rapport Continuïteit van de diensten en successieplanning stelt de dienst Interne Audit van de RKW voor dat de RKW bijkomende aandacht besteedt aan de kennisoverdracht en aan de invulling van zijn personeelsplan. In het opvolgingsrapport Mediatie-Geschillen formuleert de dienst Interne Audit van de RKW meerdere risico s waaronder twee hoge. Enerzijds worden de indicatoren binnen de dienst Mediatie op uiteenlopende wijzen berekend. Anderzijds bestaan er interpretatieproblemen bij de toepassing van de in 2010 aangepaste Europese Verordeningen, waardoor kinderbijslagdossiers niet met zekerheid behandeld kunnen worden. 7 Opvolging van de auditwerkzaamheden In 2011 keurde het Auditcomité een programma voor de kwaliteitsbewaking van de auditwerkzaamheden goed. Over de resultaten ervan werd tijdens elke vergadering van het Auditcomité gerapporteerd. Rapportering aan het Beheerscomité Conform het Charter van het Auditcomité rapporteert de voorzitter aan het Beheerscomité over elke vergadering van het Auditcomité. Deze rapporteringen vonden plaats op 3 april, 4 september en 6 november 2012.
Opvolging van de gevalideerde actieplannen Op 16 maart en op 26 september 2012 werd het Auditcomité geïnformeerd over de vooruitgang van de gevalideerde actieplannen. De meeste acties kenden een vooruitgang; desondanks konden er slechts drie definitief afgesloten worden. Zelfevaluatie van de interne auditfunctie KPMG presenteerde op 13 december 2012 de resultaten van zijn vergelijking tussen de internationale auditnormen en de naleving ervan bij de RKW. Ook formuleerde KPMG aanbevelingen: bv. bijhouden van een tijdsbesteding per auditopdracht, afwerking van het audithandboek, opmaak van een procedure voor het melden en behandelen van schendingen van de objectiviteit. Informatieverstrekking Beslissingen van het Beheerscomité 8 Op 7 juni 2012 werd het Auditcomité ingelicht over de goedkeuring door het Beheerscomité van de acht verbintenissen betreffende interne audit die in de nieuwe bestuursovereenkomst van de RKW opgenomen werden. Deze engagementen hebben o.a. betrekking op de realisatie van de jaarlijkse auditplannen, op de ontwikkeling van een nieuw meerjarenauditplan voor de periode 2014-2016 en op systematische opvolging van de gevalideerde actieplannen. Op 7 juni 2012 werd het Auditcomité ook ingelicht over de bespreking door het Beheerscomité van de twee ontwerpcharters die het College opgesteld heeft om de werking van de auditfuncties en de Auditcomités van de OISZ te regelen. Deze ontwerpen zijn nog niet bij de RKW ingevoerd, omdat nog niet alle Beheerscomités van de OISZ met de inhoud ervan ingestemd hebben.
Auditnetwerk van de socialezekerheidssector In 2012 werd Platina, het netwerk van de interne auditoren van de OISZ, gecreëerd. Dit netwerk werd door het College belast met de methodologische, conceptuele en inhoudelijke coördinatie van de uitbouw van interne audit bij de OISZ. Het Auditcomité werd systematisch ingelicht over de vergaderingen van Platina, die op 14 september, op 26 oktober en op 14 december 2012 plaatsvonden. Jaarrapport van het Auditcomité 2011 Op 7 juni 2012 keurde het Auditcomité het ontwerp van jaarrapport 2011 goed. Dit ontwerp werd, in overeenstemming met het Charter van het Auditcomité, ondertekend door alle leden en opgenomen in het activiteitenverslag 2011 van de RKW. 9 TOEKOMST VAN DE INTERNE AUDITFUNCTIE Het Auditcomité heeft meerdere keren aandacht besteed aan de overdracht van de gezinsbijslagen naar de gemeenschappen en aan de mogelijke gevolgen voor de Rijksdienst en zijn interne auditfunctie. Het Auditcomité kon deze problematiek echter niet diepgaand bestuderen, aangezien er nog geen definitieve beslissingen over de splitsing genomen zijn.
APPRECIATIE VANWEGE HET AUDITCOMITÉ Het Auditcomité uit zijn tevredenheid over de evolutie die de interne auditfunctie van de RKW in 2012 doorgemaakt heeft van een functie die volledig door KPMG waargenomen werd tot een functie waarvan de taken volledig door de Interne Auditdienst van de RKW uitgevoerd worden. Tot slot wijst het Auditcomité erop dat het de kwaliteit van de interne auditfunctie van de Rijksdienst strikt zal opvolgen om te verzekeren dat de audittaken op een efficiënte en kwalitatieve manier uitgevoerd blijven worden. 10