KN Dienstbeschrijving Release 1.0
Inhoud 1. Veilig mailen met KN 3 1.1. Veiligheid en betrouwbaarheid 3 1.2. Beheersbaarheid 3 1.3. Gebruiksvriendelijkheid 3 1.4. Betaalbaarheid 3 2. Verzekerde kwaliteit van het grootste zorgnetwerk 4 3. Gebruik van de dienst 5 3.1. Hoe werkt het? 5 3.2. Eenvoudig te gebruiken 5 3.3. Eenvoudig te beheren 5 3.4. Aansluitmogelijkheden 6 3.5. Functionaliteiten van KN 7 4. Veiligheid en betrouwbaarheid 8 4.1. Certificering 8 4.2. Encryptie 8 4.3. Spam- en virusfiltering 8 4.4. Logging en traceerbaarheid 8 4.5. Beheer van alle componenten 8 4.6. Verantwoordelijkheden eindgebruiker 8 5. rocessen 9 5.1. Aanvraag en levering 9 5.2. Ondersteuning 9 5.3. Facturatie 9 6. Tarieven 10 6.1. rijsmodel met eigen mailserver 10 6.2. rijsmodel Webportal 10 6.3. rijstabel 10 2
1. Veilig mailen met KN KN is het antwoord op de behoefte aan een veilige, maar gebruiksvriendelijke, beheersbare en betaalbare e-mailomgeving. biedt alle deelnemers binnen de zorgketen én lokale overheidsinstellingen een veilige oplossing om onderling e-mail berichten te verzenden en te ontvangen. De technologische mogelijkheden van vandaag en de ontwikkelingen van morgen vragen om moderne manieren van communicatie in de zorgketen. Zorgverleners delen onderling informatie via e-mail, maar hebben ook steeds meer de behoefte om rechtstreeks via e-mail met patiënten, cliënten of mantelzorgers te communiceren. Met de toenemende bedreigingen vanuit internet, vormt e-mail echter steeds meer een risico voor de veiligheid en vertrouwelijkheid van zorginhoudelijke informatie. De belangrijkste voordelen van : Veilige communicatie tussen zorgprofessionals en lokale overheidsinstellingen Veilige communicatie met patiënten en mantelzorgers Gratis te gebruiken voor patiënten en mantelzorgers Verzenden en ontvangen van veilige mail vanuit het eigen mailprogramma Beschikbaar vanuit het grootste zorgnetwerk van Nederland Schaalbaar van één tot duizenden accounts Eenvoudig, flexibel en scherp geprijsd zelf of alle mail automatisch veilig wordt verzonden, of dat een gebruiker kan kiezen tussen het verzenden van een veilig en een normaal mailbericht. Niet-professionele gebruikers (patiënten, cliënten en mantelzorgers) maken kosteloos gebruik van via een speciaal webportal. 1.3. Gebruiksvriendelijkheid Informatieveiligheid is in belangrijke mate een kwestie van menselijk gedrag. Daarom is ontworpen met het oog op gebruiksvriendelijkheid. Medewerkers kunnen gebruik blijven maken van hun vertrouwde e-mailprogramma en hoeven hun mailgedrag dus niet te veranderen. Ook de webportal is uiterst eenvoudig in het gebruik. 1.4. Betaalbaarheid vervangen door Bereikbaarheid Een groot deel van alle huisartsen, apothekers, ziekenhuizen en overige zorginstellingen is reeds op de ZorgCloud aangesloten Door de koppeling met het Gemnet netwerk van KN Lokale Overheid is de dienst ook uitermate geschikt voor communicatie tussen lokale overheidsinstellingen onderling en zorginstellingen. is ontwikkeld op basis van behoeften en inzichten van zorginstellingen, van klein tot groot. Dit heeft geleid tot vier uitgangspunten voor de dienst. 1.1. Veiligheid en betrouwbaarheid De dienst waarborgt de vertrouwelijkheid en integriteit van patiënt- en zorggegevens door zowel het transport als de opslag van informatie streng te beveiligen. Dat gebeurt allemaal binnen de betrouwbare ZorgCloud van KN en dus niet op het openbare internet. 1.2. Beheersbaarheid Implementatie van binnen uw organisatie is eenvoudig te realiseren. De toepassing werkt met alle gangbare e-mailprogramma s en er is geen additionele software nodig om gebruik te maken van de dienst. U bepaalt 3
2. Verzekerde kwaliteit van het grootste zorgnetwerk wordt aangeboden als dienst binnen de ZorgCloud. De ZorgCloud vormt het hart van de besloten zorginfrastructuur van KN, waarmee diverse generieke en zorg specifieke applicaties van KN en aansloten partners worden ontsloten. Zorgverleners die zijn aangesloten op de ZorgCloud kunnen veilig gebruik maken van deze diensten. De ZorgCloud draait op eigen infrastructuur, volledig gescheiden van het internet. Het bestaat uit eigen servers, datalijnen en andere ICTvoorzieningen. Hierdoor is het netwerk streng beveiligd tegen bedreigingen van buitenaf en is het altijd beschikbaar. De data en het zorgverkeer blijft te allen tijde binnen de ZorgCloud én in Nederland! Een aansluiting op de ZorgCloud wordt gerealiseerd via een E-Zorg-verbinding voor eerstelijns zorginstellingen en zorgverleners of een KN ZorgConnect-verbinding voor tweedelijns zorginstellingen en zorgverleners. Een groot deel van de zorgaanbieders in Nederland beschikt reeds over een aansluiting op de ZorgCloud. wordt beheerd door E-Zorg. Dit speciale onderdeel van KN verzorgt de levering, ondersteuning en facturatie voor en verleent ook de service voor de totale ZorgCloud-infrastructuur. De ZorgCloud is daarnaast gekoppeld met het Gemnet netwerk van KN Lokale Overheid waardoor ook veilige communicatie met lokale overheidsinstellingen mogelijk is. Dat maakt het gebruik van nóg effectiever. 4
3. Gebruik van de dienst KN ZorgCloud Internet Verzender Ontvanger 2 Ontvanger 1 Figuur 1 - Afleveringsroutes 3.1. Hoe werkt het? Met kunnen uw medewerkers mailberichten en bijlagen vanuit het eigen e-mailprogramma veilig versturen en afleveren bij de ontvanger. Hoe een bericht en eventuele bijlagen worden afgeleverd bij de ontvanger hangt ervan af of de ontvanger aangesloten is op de ZorgCloud. Als de ontvanger is aangesloten op de ZorgCloud, dan wordt het bericht afgeleverd in het ostvak IN van het reguliere e-mailprogramma van de ontvanger (afleveringsroute 1), zoals Microsoft Outlook, Apple Mail of Mozilla Thunderbird. Is de ontvanger niet aangesloten op de ZorgCloud, bijvoorbeeld wanneer het een patiënt of mantelzorger betreft, dan wordt het bericht versleuteld opgeslagen binnen de besloten ZorgCloud omgeving. De ontvanger krijgt hiervan direct een melding in de vorm van een notificatiebericht in het reguliere e-mailprogramma. Via een link kan de ontvanger (afleveringsroute 2) het veilige e-mailbericht vervolgens in een beveiligd webportal bekijken. 3.2. Eenvoudig te gebruiken is uiterst gebruiksvriendelijk. Medewerkers kunnen namelijk gebruik blijven maken van hun bestaande, vertrouwde e-mailprogramma. Dit betekent dat zij mail op een veilige wijze kunnen versturen en ontvangen, via het eigen mailprogramma, zonder extra handelingen. U kunt voor uw organisatie zelf bepalen welke medewerkers veilig moeten mailen met : structureel of incidenteel. Het webportal is ook uiterst eenvoudig en is volledig ontworpen met het oog op laagdrempeligheid en intuïtief gebruik. 3.3. Eenvoudig te beheren De implementatie van en het beheer van de oplossing zijn uiterst eenvoudig. Wanneer uw organisatie is aangesloten op de ZorgCloud van KN en beschikt over een eigen e-mailserver, dan kan centraal geïmplementeerd worden. U bepaalt zelf op welke manier u Secure Mail inzet binnen uw organisatie: of alle mail automatisch veilig wordt verzonden of dat er verschil wordt gemaakt tussen veilige en normale mailberichten. KN neemt u verder de volledige zorg voor het technisch beheer en het actueel houden van de dienst uit handen. 5
1 met eigen mailserver KN ZorgCloud Internet 2 Webportal Aansluitmethode 1 - met eigen mailserver Aansluitmethode 2 - Webportal Figuur 2 - Aansluitmogelijkheden 3.4. Aansluitmogelijkheden De aansluiting op wordt in twee varianten aangeboden. Welke variant het meest geschikt is in uw situatie, wordt voornamelijk bepaald door de reeds beschikbare ICT voorzieningen in uw organisatie en uw wensen op het gebied van veilige e-mailcommunicatie. 1. met eigen mailserver Indien u beschikt over een eigen e-mailserver, is het mogelijk om deze mailserver centraal te verbinden met de ZorgCloud. Een aansluiting op de ZorgCloud wordt gevormd door een E-Zorg- of een ZorgConnect-verbinding. Gebruikers binnen uw organisatie kunnen vervolgens op de gebruikelijke wijze (automatisch in het e-mailprogramma) e-mail ophalen van en verzenden naar uw mailserver. Uw medewerkers kunnen met hun vertrouwde e-mailprogramma blijven werken en u kunt uw eigen e-maildomein gebruiken in combinatie met. De IT-beheerder kan per individuele gebruiker en/of per groep bepalen of alle mail veilig verstuurd wordt of dat de gebruiker kan kiezen tussen veilig en normaal. Zo houdt u op eenvoudige wijze controle over veilig mailgedrag. 2. Webportal Het is ook mogelijk om uitsluitend via het webportal te werken. Zo bent u niet afhankelijk van een verbinding met de ZorgCloud en kunt u vanaf elke plek altijd inloggen om veilige e-mail te lezen en te verzenden. Uw organisatie hoeft niet te beschikken over een eigen mailserver of over een aansluiting met de ZorgCloud, om op basis van dit aansluitmodel gebruik te maken van. Dit model is hierdoor ook geschikt voor gebruik door psychiaters, diëtisten, fysiotherapeuten en andere zorgprofessionals. Niet-professionele gebruikers, zoals patiënten, cliënten en mantelzorgers, kunnen kosteloos gebruik maken van, voor de communicatie met zorgprofessionals, waarvan ze in eerste instantie een veilig mailbericht hebben ontvangen. Bent u een eerstelijns organisatie en beschikt u over een E-Zorg verbinding, dan zijn twee accounts kosteloos bij uw E-Zorg verbinding inbegrepen. Informeer naar de mogelijkheden per mail via securemail@ezorg.nl of per telefoon via 020-4309033 optie 3. 6
3.5. Functionaliteiten van KN Afhankelijk van het gekozen aansluitmodel kunt u gebruik maken van de volgende functionaliteiten van : met eigen mailserver Webportal Veilige e-mail verzenden en ontvangen Mail verzenden en ontvangen vanuit/in eigen e-mailprogramma Mail verzenden en ontvangen vanuit/in webportal Mail verzenden en ontvangen tussen zorginstellingen en lokale overheidsinstellingen Verzenden en ontvangen van bijlagen Bijlagen tot 10MB Uitstraling Gebruik van eigen e-maildomein Gebruik van @ezorg.nl domein Notificatieberichten in opmaak organisatie Opmaak van berichten (vet gedrukt, tabellen) Afhandeling e-mail Spam- en virusfiltering uitgaande veilige e-mail Spam- en virusfiltering inkomende e-mail (optioneel) O Aansluitvoorwaarden Verbinding met ZorgCloud vereist Beschikking over eigen mailserver vereist Tabel 1 - Functionaliteiten per type 7
4. Veiligheid en betrouwbaarheid De veiligheid en betrouwbaarheid van komt tot uiting in de certificering van diverse elementen van de dienst en in een aantal functionaliteiten. Deze worden hier verder toegelicht. 4.1. Certificering wordt gehost in de streng beveiligde en ISO27001 gecertificeerde datacenters van KN. De toepassing is rechtstreeks benaderbaar via de ZorgCloud. Het netwerk wordt beheerd door E-Zorg en is gecertificeerd als Goed Beheerd Zorgnetwerk (GZN). De eisen die aan deze kwalificatie worden gesteld zijn gebaseerd op de ISO27001 en NEN7510 normen. is ontwikkeld met informatieveiligheid als belangrijkste kernwaarde. Er is in de ontwikkeling dan ook rekening gehouden met de eisen, die NEN7510 stelt aan diensten als. 4.2. Encryptie Alle elementen in de communicatieketen tussen de (organisatie van) ontvanger en de (organisatie van) verzender, die tot de dienst gerekend worden, zorgen er voor dat communicatie veilig kan verlopen. Zo zijn verbindingen versleuteld en zijn de servers, waarvan de dienst gebruik maakt, met uitzondering van het webportal, niet vanaf internet bereikbaar. Wanneer informatie wordt opgeslagen voor presentatie in het webportal, gebeurt dit volgens gangbare encryptie standaarden. 4.3. Spam- en virusfiltering Alle berichten die worden verzonden via worden automatisch gescand op spam, virussen en malware. Spam en berichten die virussen of malware bevatten worden 24 uur per dag, 7 dagen in de week tegengehouden op basis van een aantal factoren, zoals de reputatie van het I-adres van de afzender en een automatisch aangevulde lijst met bekende virussen en malware. voorkomende gevallen op de hoogte gesteld middels een non-delivery report. Dit rapport wordt per e-mail verzonden aan de verzender van een bericht door de mailserver, die vaststelt dat het bericht niet verder kan worden afgeleverd. 4.5. Beheer van alle componenten De dienst is volledig in eigendom van en in beheer bij E-Zorg B.V., 100% dochter van KN. KN is als gevolg hiervan niet afhankelijk van derde partijen en is in staat om alle componenten van nauwlettend te monitoren en waar onverhoopt nodig, storingen direct te herstellen. 4.6. Verantwoordelijkheden eindgebruiker Uiteraard blijft het de verantwoordelijkheid van de eindgebruiker en waar van toepassing zijn organisatie, om adequate maatregelen te nemen om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van hun respectievelijke domeinen te waarborgen, evenals relevante wet- en regelgeving na te leven. N.B.: onder eindgebruiker wordt de persoon verstaan die feitelijk gebruik maakt van de dienst. kent vele mogelijke eindgebruikers: van arts tot patiënt en van assistente tot mantelzorger. 4.4. Logging en traceerbaarheid Gezien de aard van de berichten die met worden verstuurd, legt KN op centraal niveau alleen het hoogstnodige vast over de berichten. Informatie die wordt vastgelegd in logbestanden omvat de zender, afzender, verzenddatum en tijd van een bericht, en in geen geval de daadwerkelijke inhoud van dat bericht. Logbestanden zijn nooit toegankelijk voor individuele gebruikers. Om te zorgen dat gebruikers weten wanneer een bericht niet wordt afgeleverd bij de ontvanger wordt de verzender in 8
5. rocessen Om de aanvraag, levering, ondersteuning en facturatie gestroomlijnd te laten verlopen, hanteren wij de volgende processen. 5.1. Aanvraag en levering U kunt accounts aanvragen door een intakeformulier in te vullen, dat u kunt verkrijgen bij uw KN accountmanager. Op basis van dit formulier wordt een aansluitwijze gekozen en een prijsopgave opgesteld. Deze prijsopgave wordt in combinatie met een overeenkomst aangeboden en na ondertekening van de overeenkomst worden de accountgegevens en installatie instructie digitaal toegestuurd. Implementatie is eenvoudig en kan met behulp van deze instructie door u of uw medewerkers worden uitgevoerd. Bij installatie is telefonische ondersteuning te allen tijde beschikbaar. In geval van implementatie op uw eigen mailserver adviseren wij u in een persoonlijk gesprek graag over de mogelijkheden in uw situatie. 5.2. Ondersteuning Ondersteuning voor gebruikers is beschikbaar in de vorm van documentatie (handleidingen), die via de website www.ezorg.nl beschikbaar worden gesteld. Aanvullend staat de telefonische helpdesk van E-Zorg op werkdagen van 8.00 tot 17.00 uur tot de beschikking van u en uw organisatie. De helpdesk van E-Zorg is bereikbaar op e-mailadres securemail@ezorg.nl en telefoonnummer 020-4309033. 5.3. Facturatie U ontvangt vanaf het moment van levering maandelijks een factuur met daarop de maandelijkse kosten voor het aantal accounts dat u afneemt. De factuur wordt verzonden door E-Zorg, separaat van uw KN factuur voor overige KN dienstverlening. 9
6. Tarieven Afhankelijk van het door u gekozen aansluitmodel is één van onderstaande prijsmodellen van toepassing. 6.1. rijsmodel met eigen mailserver Indien u of uw organisatie beschikt over een eigen e-mailserver, is dit prijsmodel van toepassing. Het maandelijks tarief voor koppeling van uw mailserver aan, wordt bepaald door het aantal e-mailboxen, dat uw Active Directory of LDA server bevat, te vermenigvuldigen met het tarief per mailbox per maand dat op basis van de prijstabel van toepassing is (zie Tabel 2 rijstabel ). In de praktijk zal niet vanuit elke mailbox veilige e-mail worden verzonden, bijvoorbeeld omdat veel medewerkers binnen uw organisatie zich niet rechtstreeks met zorginhoudelijke taken bezighouden. Hier wordt in het maandbedrag rekening mee gehouden, door initieel te starten met een minimale afname van 20% van het totaal aantal e-mailboxen in de Active Directory of LDA-server. Het verschuldigde tarief wordt vastgelegd in een overeenkomst en wordt jaarlijks geïndexeerd en/of tussentijds aangepast als er meer accounts nodig zijn. In overleg met uw accountmanager kunt u het initiële percentage van 20% ophogen. Voor de kosten van een aansluiting op de ZorgCloud, die vereist is binnen het aansluitmodel met eigen mailserver, kunt u contact opnemen met uw KN accountmanager of, indien u (nog) geen accountmanager tot uw beschikking heeft, met E-Zorg. 6.2. rijsmodel Webportal Indien u uitsluitend van het webportal gebruik wilt maken, is dit prijsmodel van toepassing. Het maandelijks tarief wordt vastgesteld door het aantal gewenste accounts voor uw organisatie te vermenigvuldigen met het tarief per mailbox per maand dat op basis van de prijstabel (zie Tabel 2 rijstabel ) van toepassing is. U kunt te allen tijde extra accounts bestellen om extra mailboxen te koppelen aan. er aangevraagd account wordt 25,- eenmalige kosten in rekening gebracht. 6.3. rijstabel Voor bovenstaande prijsmodellen geldt onderstaand tarievenoverzicht. Abonnementstarieven KN Type Maandtarief per account Eenmalige kosten met eigen server* 2 500 Webportal 2 25 per account Tarieven exclusief BTW. * minimale afname 20% van het totaal aantal e-mailboxen in de Active Directory of LDA-server. Tabel 2 - rijstabel Rekenvoorbeeld: Uw organisatie heeft 1000 e-mailboxen in de Active Directory op een eigen mailserver. 1000 * 20% = 200 accounts à 2,- = 400,- per maand en 500,- eenmalig, exclusief BTW. N.B.: niet-professionele gebruikers, zoals patiënten, cliënten en mantelzorgers, kunnen kosteloos gebruik maken van Secure Mail, maar worden wel beperkt, doordat ze uitsluitend veilige e-mail kunnen versturen naar professionals waarvan ze in eerste instantie een veilig mailbericht hebben ontvangen. 10
Meer informatie Indien u meer informatie over de toepassing in uw organisatie wilt ontvangen kunt deze opvragen bij E-Zorg. Dit kan per e-mail op securemail@ezorg.nl en telefonisch op 020-4309033. U kunt zich ook wenden tot uw KN accountmanager.