Aanwezig : Ron Massink (RM), Nick Helgers (NH), Chris Ravensbergen (CR), Frank Sanders (FS) Arie de Wild (AW) en Lourens van der Linden (LL) Afwezig : Thinka Bor-Reijinga (TB) Datum : 27 januari 2015 Aanvang : 17.30 uur Locatie : Van Der Valk Hotel Eindhoven 1. Welkom en opening RM heet NH, FS en LL welkom. RM geeft aan dat hij de agendapunten 1 tm 5 met de aanwezigen wil bespreken en dat CR en AW aanschuiven vanaf agendapunt 6 2. Mededelingen en ingekomen stukken LL vertelt dat: TB zich wegens ziekte heeft afgemeld. Het GvRM drie nieuwe leden telt: Arie de Wild, Yvon v.d. Zalm, Ubo Bilstra. Vijf leden via een e-mailbericht hebben aangegeven akkoord te zijn met de inhoud van het e-mailbericht d.d. 20 januari jl inzake nieuw bestuurslid. Van Cees Coumou een bericht is ontvangen dat de jaarlijkse bijeenkomst met het PvIB wordt gehouden op 9 september 2015, met het verzoek om dit in de jaarplanning op te nemen. In het verleden regelde het GvRM de locatie(vaak Deloitte) en was het IBO (nu Ciso) verantwoordelijk voor het thema en de sprekers. Wil GvRM sprekers leveren, dan moet dat ruim van te voren worden doorgegeven. Afgesproken wordt dat RM contact opneemt met de voorzitter van het PvIB om een afspraak te maken voor een kennismakingsgesprek. RM krijgt een opleidingsdag over ISO 31000. Uiteraard is hij bereid om de opgedane kennis binnen het GvRM te delen. 3. Formaliseren kandidatuur Chris Ravensbergen en Arie de Wild Gesproken over de kandidatuur van beide kandidaat bestuursleden. CR kan 14 dagen na het bericht* (20 januari 2015) aan de leden, als nieuw bestuurslid tot het bestuur toetreden. Bij zijn toetreding neemt CR de taak van vicevoorzitter van FS over, die verder gaat als bestuurslid. AW is sinds deze maand lid geworden. Formeel moet een (kandidaat) bestuurslid één jaar lid zijn om tot het bestuur te kunnen toetreden. RM vertelt dat het bestuur AW heeft gevraagd of hij lid wilde worden en iets voor het GvRM wilde doen. Ook was hij bereid om bestuurslid te worden. Het GvRM is blij met deze handreiking. AW is Applied research professor of Behavioral Economics (lector) op de Hogeschool Rotterdam en beschikt over een enorm netwerk binnen het (wettenschappelijk) onderwijs. Hij is enthousiast en wil graag een bijdrage leveren aan de plannen die het GvRM heeft. RM geeft aan dat het GvRM extra handjes nodig heeft om alle doelstellingen te realiseren. Het bestuur beslist om AW 14 dagen na het bericht van 20 januari 2015 als bestuurslid van het GvRM te installeren. 4. Concept notulen vergadering 17 december 2014 Er zijn geen aanvullingen of vragen. De notulen zijn helder en duidelijk. 1
5. Welkom kandidaat bestuursleden CR en AW schuiven om 18.30 uur aan om aan de vergadering deel te nemen. Er volgt een voorstelronde: Arie de Wild AW is een academicus en lector op de hogeschool Rotterdam. AW verwacht een goede bruggenbouwer te zijn tussen de academische en wettenschappelijke tak van risicomanagement en de professionals die bij bedrijven en organisaties werkzaam zijn. AW zegt dat kennisuitwisseling tussen het onderwijs en het bedrijfsleven voor beide partijen belangrijk is. Dit initiatief is een mogelijke oplossing voor het vacuüm tussen beginners en professionals. Ook kunnen onderzoek en publicaties met elkaar worden afgestemd. LL brengt een idee in, om een aparte afdeling binnen het GvRM op te starten, die bestaat uit reguliere studenten en Post-HBO studenten. Daarnaast is het een idee om een apart tarief voor studenten te gaan voeren. Dit werkt drempelverlagend. Als de studenten later een betaalde baan hebben zijn ze lid en kunnen ze het reguliere contributiebedrag gemakkelijk betalen. Afgesproken wordt om dit onderwerp nader te onderzoeken. Een voorstel is om een werkgroep onder leiding van AW een onderzoek te laten doen naar de levensvatbaarheid van een aparte Jong GvRM afdeling binnen het GvRM. AW wil graag sparren met één van de bestuurscollega s die als klankbord kan fungeren. Afgesproken wordt dat een nog nader te bepalen bestuurslid AW gaat begeleiden. Chris Ravensbergen CR werkt bij de Vereniging Nederlandse Gemeenten als Adviseur risicomanagement. Hij kwam in 2011 bij Saxon te Deventer in aanraking met risicomanagement. Het nieuwe vakgebied gaf hem vanaf dat moment een enorme energie. Hij wilde zich bij een club of vakvereniging aansluiten. In zijn zoektocht trof hij een groot aantal veelal specialistische clubs/verenigingen aan. CR koos er voor om lid te worden van het GvRM, omdat het GvRM over een breed risicomanagement platform beschikt, waar iedereen die actief is in risicomanagement welkom is. CR vindt het een prachtige uitdaging om aandeel te hebben in de verdere uitbouw van het GvRM en mee te helpen haar doelstellingen te realiseren. CR heeft een groot netwerk en noemt zich een goede verbinder. Deze vaardigheid brengt hij graag binnen het GvRM in praktijk. CR ziet voor het GvRM een centrale rol, waarbij halen, brengen en uitwisseling van kennis plaatsvindt. RM vult aan dat het GvRM als doel heeft om een serieuze spreekbuis te worden, die wordt geraadpleegd als er net een gebeurtenis heeft plaatsgevonden en er een vraag over risico s of risicomanagement moet worden beantwoord. In dat geval is het zaak dat instanties automatisch aan het GvRM (gaan) denken en ons benaderen. RM geeft aan dat wetenschap, waardegeneratie en kennisdelen zonder te betalen, belangrijke uitgangspunten binnen het GvRM zijn. Het GvRM heeft geen commerciële doeleinden. Als deze zich wel voordoen, dan is er sprake van een (mogelijk) conflict of interest. De vergadering vindt dit een belangrijk onderwerp. Afgesproken wordt dat we kijken of en zo ja, hoe dit in de statuten is geregeld. Overige bestuursleden Overige bestuursleden stellen zich kort voor. 2
6. Bestuur en organisatie 6.1 Concept Plan van aanpak GvRM 2015 RM geeft toelichting: Communicatie binnen het bestuur Wat betreft de omgang onder elkaar en de normen en waarden die van de leden van het GvRM-bestuur mogen worden verwacht, spelen openheid, eerlijkheid en het op heldere wijze communiceren een belangrijke rol. Bij verschil van mening over agendapunten wordt er gestemd. Beslissingsbevoegdheid dagelijks bestuur Dagelijks bestuur bestaat uit de twee duovoorzitters en de vicevoorzitter ondersteund door de secretaris. Om praktisch en slagvaardig te kunnen werken is het uitgangspunt dat het dagelijks bestuur zelfstandige beslissingen kan nemen, mits dat er binnen afgebakende kaders wordt gewerkt. (budget, begroting, uitgangspunten) Ook is hier sprake van geen points of no return. Het dagelijks bestuur kan dus worden teruggefloten. De vergadering gaat hiermee akkoord. Bijlage 2a en 2b Bijlage 2a Vernieuwing bestuur GvRM en 2b Communicatieregels worden door RM toegelicht. Naast vergadering op locatie is het de bedoeling om met elkaar te skypen. Iedereen is het er over eens dat communicatie per e-mail alleen geschikt is voor eenvoudige zaken. Meer complexe of mogelijk gevoelige zaken moeten per telefoon, skype, of tijdens vergaderingen op een gezamenlijke locatie worden besproken. Aanvulling concept Plan van aanpak LL heeft enkele aanvullingen op het plan. Hij stelt voor om in het plan ook de visie en missie van het GvRM op te nemen. Daarnaast is zijn voorstel om een tweetal kerndoelstellingen aan het document toe te voegen. Omdat CR en AW het document niet hebben kunnen doornemen en TB afwezig is, wordt afgesproken dat LL het document van RM en TB + aanvullingen naar alle bestuursleden zal toezenden. Afgesproken wordt dat alle bestuursleden het plan doornemen en aanvullen. In de volgende bestuursvergadering wordt het Plan van aanpak besproken en geaccordeerd. 3
6.2 Structureren en verdeling van bestuurstaken Werkgroepen: Benoeming werkgroepen, werkgroep trekkers/voorzitters, rapportage en besluitvormingsprocedure. De werkgroepen worden gevuld met GvRM-leden die interesse hebben in een betreffend domein of vakgebied. Ook kunnen niet-leden uit het bedrijfsleven, het onderwijs of studenten aan de werkgroepen deelnemen, als ze over expertise beschikken waarmee ze meerwaarde leveren. De trekker is verantwoordelijk voor de rapportage naar het bestuur. Werkgroep 1 Waarde generatie asset management Trekker : AW Assistent : FS. Werkgroep 2 BCM Trekker : TB Leden : Stephan Moormann Werkgroep 3 ERM Trekker : Nog niet benoemd (Frank is dit iets voor jou?) Werkgroep 4 Financiële dienstverlening Trekker : CR Werkgroep 5 Externe contacten en netwerk Trekker : CR Werkgroep 6 Media management en website Trekker : Benaderen Alan van Ballegooijen (wie benadert Alan?) Werkgroep 7 Levensvatbaarheid aparte afdeling Jong GvRM Trekker : AW Assistent : Nog nader te bepalen Werkgroep 8 Evenementen, ronde tafel en 30-jarig jubileum GvRM Trekker : NH Leden : Jan Lobbezoo Harrie Jansen 4
Organisatie werkgroepen: Elke werkgroep krijgt een opdracht van het GvRM-bestuur mee. Wat betreft de (financiële) middelen is het van belang om te vergaderen op een locatie die kan worden geregeld door een GvRM-lid of werkgroep-lid, zodat niet voor de locatie hoeft te worden betaald. Voor overige gewenste middelen (wel tegen betaling) krijgt de werkgroep de beschikking over een budget van het bestuur en indien dit niet het geval is dient vooraf met de penningmeester NH contact te worden opgenomen. Het is de bedoeling dat de trekker zelf verantwoordelijk is voor de samenstelling van zijn/haar werkgroep. Dit kan door het eigen netwerk, (ook nietleden zijn welkom) netwerk van GvRM-collega s, of d.m.v. GvRM-leden (zie ledenlijst en lijst domeinen en vakgebieden). Advies is ook om één of meerdere reguliere- of Post HBO-studenten aan de werkgroep toe te voegen. AW is hiervoor de ideale verbindingsman. Daarnaast heeft AW het aanbod gedaan dat het GvRM gebruik kan maken van de Hogeschool Rotterdam als vergaderlocatie. De trekker is verantwoordelijk voor rapportages van de werkgroep en stuurt de rapportage naar LL die als informatiemanager de data van alle werkgroepen beheert en het bestuur op de hoogte houdt. Rapportage betreft verslaglegging van werkgroepbijeenkomsten, voortgangsevaluaties, nieuwsbrieven, mijlpalen etc. Informatie manager RM geeft uitleg over de functie. Taak is om alle activiteiten te coördineren waardoor er binnen het GvRM een goed overzicht is van alle activiteiten die lopende zijn, of moeten worden opgepakt. Omdat deze taken in het verlengde liggen van de functie van de secretaris wordt aan LL gevraagd of hij deze taak op zich wil nemen. LL is hier toe bereid maar maakt wel de kanttekening dat mocht het echt te veel tijd in beslag nemen, er naar een passende oplossing moet worden gezocht waardoor de workflow weer acceptabel is. (wellicht dat het secretariaat in Apeldoorn uitkomst kan bieden) 5
7 Planning 7.1 Jaaragenda 2015 (incl. terugkoppeling netwerkinspanningen) - 1 e Ledenbijeenkomst in april Onderwerpen: o Plan van aanpak GvRM door RM o Boekbespreking door TB o Lezing Cees Coumou over integriteitsrisico s o ALV - 2 e Leden(zomer)bijeenkomst en viering 30 jarig jubileum GvRM juni Onderwerpen: o Lezing Peter van Donk over digitalisering versus risicomanagement o Nog nader te bepalen - Gezamenlijke bijeenkomst GvRM en PvIB op 9 september 2015-3 e Ledenbijeenkomst Themadag Risicomanagement versus social media september/oktober (groter geheel door naast eigen leden, belangstellenden van externe organisaties en reguliere- en Post HBO-studenten uit te nodigen) - ALV en 4 e Ledenbijeenkomst in november Onderwerpen: o Nog nader te bepalen 7.2 Ronde tafel evenement(en) Opzet, deelnemers en planning nog nader te bepalen en af te stemmen. NH is de trekker. 7.3 Korte termijnacties Zie activiteitenlijst. 7.4 Planning bestuursvergaderingen 2015* - 4 maart 19.00 uur aanvang vergadering bij van der Valk te Vianen - 1 april 19.00 uur aanvang vergadering bij van der Valk te Vianen - 21 mei 19.00 uur aanvang vergadering bij van der Valk te Vianen * De bestuursleden die vooraf met elkaar willen eten komen rond 17.30 uur bijeen. Actie: data en eventuele locaties moeten z.s.m. worden vastgelegd. 6
8 Samenwerking GvRM bestuur met GvRM secretariaat A.h.v. het bezoekverslag (13 januari jl.) van zijn gesprek bij het secretariaat geeft LL een korte toelichting. De vergadering gaat akkoord met toezending van de notulen van de bestuursvergaderingen naar het secretariaat. Het bestuur wil het secretariaat meer bij de vereniging betrekken. De vergadering wil graag inzage in de samenwerkings-overeenkomst die het GvRM en Secuur in het verleden met elkaar zijn aangegaan. Tevens wordt gevraagd of het secretariaat vanaf nu gaat bijhouden wat voor soort werkzaamheden ze voor het GvRM verrichten. LL pakt dit punt op. 9 Inschrijving KvK. KvK-formulieren worden door alle betrokkenen ondertekend Beschrijving doel GvRM en activiteiten bij KvK moeten worden herzien. 10 Bijwerken besluitvormingslijst en actielijst Zie bijlagen. 11 Rondvraag en sluiting van de vergadering NH meldt dat de bestuursleden 10,-- moeten bijdragen voor het eten. Dit bedrag wordt door NH verrekend met de ingezonden declaraties die NH op korte termijn van alle bestuursleden verwacht. RM sluit de vergadering. 7
Besluitenlijst 1. Opzet en hantering communicatieprotocol Alle e-mailberichten van en voor leden die door het secretariaat worden verstuurd of ontvangen, lopen via de secretaris, LL. Binnen het bestuur behouden wij hiermee controle over de processen, weten we wie waarmee bezig is en worden communicatiestoornissen zoveel mogelijk voorkomen. 2. GvRM en PvIB organiseren op 9 september 2015 een themamiddag GvRM regelt de locatie (vaak Deloitte). PvIB regelt het thema en sprekers. Incidenteel regelt het GvRM ook sprekers. 3. RM maakt afspraak met voorzitter van PvIB voor een kennismaking. (deelname TB?) Afgesproken wordt dat RM contact opneemt met de voorzitter van het PvIB om een afspraak te maken voor een kennismakingsgesprek. 4. Website FS en TB verdiepen zich in de vergelijking van de offertes en doen een voorstel aan het bestuur (uiterlijk in de volgende bestuursvergadering). Haar oogmerk is om eind januari een afweging te maken o.b.v. de vier (!) offertes 5. Afspraken over het beheer van de website moeten worden vastgelegd. 6. Begeleiding AW als nieuw bestuurslid AW krijgt begeleiding van een collega bestuurslid. RM/TB pakken dit punt op. 7. Aparte afdeling GvRM Nader bestuursoverleg over de mogelijke oprichting van een aparte afdeling binnen het GvRM, die bestaat uit reguliere studenten en Post-HBO studenten die lid kunnen worden tegen een apart tarief. Een werkgroep onder leiding van AW gaat onderzoek verrichten naar de levensvatbaarheid van een aparte afdeling Jong GvRM 8. Spreekbuis bij belangrijke gebeurtenissen voor het grote publiek Doel van het GvRM is om een serieuze spreekbuis te worden, als er net een bijzondere gebeurtenis heeft plaatsgevonden en er een vraag over risico s of risicomanagement moet worden beantwoord. 8
Actielijst Wie Deadline 1. Bericht nieuwe bestuurssamenstelling in de media LL 5 febr 2. Opstellen rooster van aftreden LL 4 mrt 3. Planning evaluatie functioneren GvRM + bestuur LL 15 sept 4. Regelen van visitekaartjes LL 4 mrt 5. Planning themadag Social Media en netwerken Allen 4 mrt 6. Werkgroep Ledenwerving? 30 jan 7. Werkgroep Mediamanagement en Communicatie (themadag)? 30 jan 8. Correctie begroting 2014/2015 NH 25 jan 9. Back-up archivering herstellen bij Tessa LL 4 mrt 10. Beoordeling overeenkomst GvRM-Secuur RM/TB/LL 4 mrt 11. Administreren activiteiten secretariaat LL 4 mrt 12. Begeleiding AW door collega bestuurslid RM/TB 15 febr 13. Herziening beschrijving doel GvRM en activiteiten bij KvK LL 4 mrt 14. Inzage in samenwerkingsovereenkomst GvRM en Secuur LL 4 mrt 15. Bijhouden secretariaat van GvRM-werkzaamheden. LL 4 mrt 16. Check statuten op commerciële belangen/handelingen LL 4 mrt 17. Kennisdelen van de opleidingsdag over ISO 31000 RM 4 mrt 18. Uitwisseling Skype-adressen bestuursleden AW 4 mrt Agendapunten niet behandeld tijdens de bestuursvergadering van 27 januari 1. Procedure aanmelding nieuw lid (brief + telefoontje bestuur) 2. Communicatie plannen en evenementen 2015 naar de leden Presentatie nieuw bestuur in de (social media) Meta communicatie : vastleggen totstandkoming (bestuurs) besluit Communicatie met leden Communicatie met secretariaat Communicatie protocol Meegezonden bijlagen o Concept Plan van aanpak o Lijst GvRM-leden o Lijst met domeinen en vakgebieden o Lijst met externe organisaties Allen: afgesproken is dat elk bestuurslid deze lijst vanuit zijn/haar netwerk aanvult 9