1 deel A 6.1.4. Inhoud van de offerte blz. 7/34 derde alinea " De offertes moeten beantwoorden aan de vereisten die worden geformuleerd in het bestek, met een duidelijke vermelding van het nummer en de tekst van de betrokken vereiste en met de beschrijving van het antwoord onmiddellijk na de verwijzing naar de gestelde vereiste." Ik begrijp volkomen dat de offerte moet beantwoorden aan de vereisten van het bestek, maar wat wordt er exact bedoeld met "vereisten"? Gaat het hier ook om de vereisten waarnaar gepeild wordt in de volumes 1 en 2 van de offerte of enkel over het beantwoorden van deel C. Wat de vereisten vermeld in deel C betreft,wordt er daar enkel een antwoord verwacht op wat staat na Bestek versie, Deel C,2.1 blz. 27/34 "Concreet wordt van de inschrijver verwacht dat hij... op strategisch vlak... op operationeel vlak..." of ook op hetgeen vermeld wordt onder punt 2, meer bepaald wat er staat p blz. 26/34. Moet er een antwoord gegeven worden per iedere onderverdeling (gedachtestreepje) of mag er een, uiteraard voldoende uitgewerkt en gedetailleerd, antwoord gegeven worden op een volledig punt, zoals bijvoorbeeld het Deel C,punt 2.1. Uiteraard is het de bedoeling om in één coherent verhaal iedere onderverdeling aan te kaarten maar dan wel op een manier die veel beter begrijpbaar is dan enkel te antwoorden onderverdeling per onderverdeling met het risico dat op die manier de algemene strategie verloren Hier wordt bedoeld dat er een antwoord moet worden geformuleerd op wat er in deel C gevraagd wordt en er rekening gehouden dient te worden met de concrete vereisten van deel A en deel B (termijnen, personeel etc..) Concreet zie hiervoor de omschrijving in C 2.3. op p. 28/34; waarop mijn uitgaat van wat in dit deel C concreet gevraagd wordt en vermeld wordt in C.2. De inschrijver dient het volgende in zijn offerte op te nemen (zie ook A.6.1.4) - een voorstel van aanpak met betrekking tot de concrete ondersteuning en de diensten die zullen geleverd worden. - de modus operandi waarmee hij zal functioneren. Tenminste volgende elementen dienen hierbij aan bod te komen : samenwerking met de stafdirecteur P&O, de stafdienst P&O, relatie tot de Voorzitter, het directiecomité, de leidinggevenden, - eventueel een voorstel van projectstructuur en timing waarin inschrijver zal werken - de nominatieve lijst van personen die aan dit project zullen meewerken, met duidelijke vermelding van hun functie en ervaring (voor elk van deze personen dient het CV-formulier te worden ingevuld; zie bijlage C) We laten het over aan de inschrijver in welke volgorde hij dit beschrijft zolang het maar coherent en begrijpbaar is. De volgorde van de punten C.2.3. hoeven niet noodzakelijk gevolgd te worden maar ze moeten er wel duidelijk inzitten. P&O - HR Expert 2011 - vragen/questions 1/6
dreigt te gaan. 2 deel C.1. vierde alinea,blz. 23/34 "Op de website http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/mod ernisation/index.htm kan u o.a. volgende informatie terugvinden : - het procesboek: het geheel van verbeteringsvoorstellen met betrekking tot processen - het organisatieboek: een overzicht van de toekomstige organisatie van de FOD Financiën, inclusief de benodigde personeelsbezetting. - het functieboek: stelt de resultaten voor van de toekomstige functies. Door middel van een fiche per functie, geïdentificeerd door middel van de processchema s, wordt de groep van taken aangeduid die aan elke functie wordt toegekend. Ook werden er functies gedefinieerd voor het leidinggevend personeel (afdelingshoofden en teamchefs) Inderdaad het betreffen hier de eindproducten van de initiële BPR-oefening van de FOD Financiën waarin de manier van werken grondig herbekeken werd en die dateren van 2002-2003 Op deze blauwdruk wordt nog steeds verder gewerkt. Zoals vermeld wordt is het bestek op p.23 en 24 is hierop verder gewerkt en op 3/12/2009 werd er een KB gepubliceerd dat de organisatiestructuur heeft aangepast. Om een beter zicht te krijgen van wat er gerealiseerd is kan er meer informatie gevonden worden in de het moderniseringsplan 2009 en het geïntegreerd managementplan 2010 die te vinden zijn op onze website onder de rubriek modernisering ; http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/management-plan.htm - het ICT boek: bevat de vereisten, de behoeften inzake de architectuur en de informaticatoepassingen en de communicatietechnieken. " De via deze link gevonden documenten lijken vaak te dateren uit de periode 2002-2003. Zijn er wat organisatie en personeelsbezetting betreft, recentere documenten die beschikbaar worden gesteld? 3 Deel C.2, blz.26/34 vermeldt onder 2 "2. anderzijds de structurele hervorming van de stafdienst P&O om te kunnen beantwoorden aan de behoeften en de verwachtingen van de organisatie;..." Vooreerst is het belangrijk aan te stippen dat de bestaande personeelsdiensten zowel centraal als lokaal in volle reorganisatie zijn met het oog op de implementatie van de nieuwe structuur van de Stafdienst P&O van de FOD FINANCIEN die door het Directiecomité werd gevalideerd. Is het mogelijk een idee te krijgen van de Deze nieuwe structuur zal er In grote lijnen er als volgt uitzien: P&O - HR Expert 2011 - vragen/questions 2/6
manier waarop de personeelsleden die met HR bezig zijn op dit ogenblik georganiseerd zijn - de cel personeelszaken bij elke entiteit en stafdienst; daar zijn er momenteel 7 van; één per (centraal,gedecentraliseerd,lokaal,...) met administratie-generaal en 1 voor alle stafdiensten en autonome diensten samen. Deze cellen indicatie van omvang van de ondersteunen elke manager en bestaat uit een eerder beperkt aantal P&O-medewerkers en ze verschillende groepen? houden zich vooral bezig met strategisch personeelsbeleid (vb. opmaak personeelsplan) maar behandelen geen dossiers. - Centraal zijn er een 5-tal Expertisecentra voorzien en dit per bevoegdheidsgebied zoals planning en loopbaan, competentie- en kennismanagement, arbeidsvoorwaarden, reglementering en sociaal overleg en personeelsontwikkeling. Deze bestaan telkens uit een conceptcel en een backoffice. Deze centra zijn in nog in oprichting. - Centrum e-hr: staat in voor de digitalisering van de P&O-diensten en zorgt voor de inforamtisering van de P&O-processen. - Decentraal worden er dan ook nog een aantal P&O-antennes voorzien die voorzien in de P&Ocontacten met de ambtenaren in de buitendiensten en dit over de grenzen van de administraties heen. Deze dienen nog te worden opgericht. Centraal beschikt de Stafdienst P&O over ongeveer 420 fysieke eenheden daarnaast een 300-tal in de opleidingcentra en nog ongeveer een 150 personeelsleden in de lokale diensten. 4 Deel A,6.1.1. Algemeen blz. 6/34 eerste alinea " De inschrijver moet tevens een exemplaar van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (cdrom). In het exemplaar in elektronische vorm zullen de prijstabellen worden voorgesteld in een apart bestand, naast het bestand met de technische offerte. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. " We veronderstellen dat bij de 3 papieren versies eveneens de prijstabellen op basis van het model gepubliceerd onder Deel D 2 bijlage B,blz. 32/34 in de technische offerte moeten gevoegd worden. Is dit een correcte lezing van Ja. De elektronische versie ingediend in de vorm van een cd-rom (het is verplicht in dergelijke geval een papieren versie in te dienen) moet niet verplicht getekend worden. E-tendering is de enige manier om een enkele elektronische offerte, zonder papieren versies, in te dienen. P&O - HR Expert 2011 - vragen/questions 3/6
het bestek? Indien de elektronische versie ingediend wordt in de vorm van een cd-rom,moet er dan een handtekening bij en zo ja onder welke vorm? 5 Deel A.6.2.1.2. Elektronisch e offerte blz. 8/34 eerste alinea "Voor elektronisch opgestelde offertes die niet elektronisch worden verzonden, gelden dezelfde voorwaarden als voor de offertes op papier." Betekent dit dat deze cd-rom in de omslag met de drie papieren versies van de offerte moet worden gestoken of is er aparte omslag? Ja. In de zelfde omslag met de papieren versies. 6 - FR La nouvelle politique RH doit-elle intégrer des prérogatives particulières émises par le FOD P&O? Ou, le FOD P&O joue-t-il un rôle dans la définition de la politique RH du SPF Finances? Et si oui, lequel? 7 - FR Quelles sont les compétences des personnes disponibles pour le projet au sein du FOD Finance? Et, quelles sont leurs disponibilités (en terme de jour/homme)? 8 - FR Le FOD Finances utilise-t-il déjà un modèle de compétences? Si oui, lequel et quel est son niveau d'intégration? La politique RH suit les lignes directrices du SPF P&O. Comme indiqué dans le cahier des charges, pages 26, 27 et 28, c est un marché de conseil et d accompagnement sur le plan stratégique et sur le plan opérationnel. L expert apportera le support nécessaire au directeur du Service d encadrement P&O et il rapportera directement au Président du Comité de direction. Il n y a pas vraiment une équipe de projet pour ce marché prévu au sein du SPF Finances. Le SPF FIN utilise le modèle fédéral de compétences c-à-d le modèle «5 + 1». Ce modèle est utilisé dans toutes nos descriptions de fonctions. Les processus de recrutement, de sélection et des cercles de développement sont basés sur ce modèle. Le but est d'introduire ce modèle dans tous les processus HR. P&O - HR Expert 2011 - vragen/questions 4/6
9 Section 2.1 p.27/34 FR Est-ce que le pouvoir adjudicateur peut clarifier les livrables concrets qu'il attend au regard des attentes qu'il formule à la section 2.1: participation à des réunions ou participations à des réunions et rédactions des procès-verbaux, formulation des recommandations lors des réunions ou élaboration de documents de synthèses ou rapports définissant le plan d'action, identifiant les risques, etc.? Concrètement, nous souhaitons comprendre le volume de travail que ces derniers représentent pour le soumissionnaire et leur format (limités à des sessions de travail, des discussions, des animations d'ateliers et/ou des documents à élaborer: présentations, visuels, feuilles excell, rapports word etc). Il est difficile de définir à l avance le volume exact des livrables comme demandé dans le cahier des charges, pages 27/34, mais comme précisé dans ce même cahier des charges, page 27,«L accent sera mis sur le support pratique ainsi que sur une approche pragmatique et orientée résultats.» C est pourquoi, il est demandé un soutien de 125 jours/homme pour un an (p.27 et 9) et que l on prévoit la procédure des bons de commande partiels sur appel. (point 4.1 p.18) 10 Section 2 & 2.3 FR Pourriez vous clarifier quels seront précisément les interlocuteurs du soumissionnaire et leur nombre. Ceux-ci sont identifiés différemment dans l'avant dernier paragraphe de la section "2. Attentes vis-à-vis du soumissionnaire" et la section "2.3 Le soumissionnaire doit inclure ce qui suit[...]"? Notre souci est de pouvoir au mieux prévoir le modus operandi le plus adéquat ainsi que les charges de travail afférentes. Comme indiqué dans le cahier des charges (p.26 point 2 dans l avant dernier paragraphe), l expert apportera le support nécessaire au directeur du service d encadrement P&O dans la perspective d une gestion orientée résultats et de la réforme du service d encadrement P&O. Il assumera en même temps une importante fonction d écoute dans l instauration d une politique HR moderne au sein de l organisation. Dans ce cadre là, il aura des contacts avec les membres du Comité de direction, les dirigeants, etc. Il y a 6 administrations générales, les services d encadrement (voir organigramme p.24) et le Président. 11 Section 2.1 Section 2.3 & Section 2 FR Pourriez-vous articuler les attentes et livrables attendus en matière de conseils mentionnés dans la section "2.1 Concrètement, voici ce que le pouvoir..." par rapport aux différents interlocuteurs identifiés (dernier paragraphe de la Voir réponse à la question 9 & 10 P&O - HR Expert 2011 - vragen/questions 5/6
section "2. Attentes vis-à-vis du soumissionnaire" et la section "2.3 Le soumissionnaire doit inclure ce qui suit...")? 12 Section 2.3 A.5.1.4 FR Pourriez-vous référencer plus précisément ce que vous entendez par A.5.1.4 dans la section "2.3 Le soumissionnaire doit inclure ce qui suit dans son offre (voir aussi A. 5.1.4.)"? Nous ne retrouvons pas cette section dans le chapitre "A. Dispositions Générales". C est une erreur dans le cahier des charges, ça doit être A. 6.1.4. Contenu de l offre ; 13 Section 2.3 FR Pourriez-vous confirmer qu'il ne manque pas de paragraphes ou de sections entre les sections "2.3 Consultants à mobiliser" et "2.3 Le soumissionnaire doit inclure ce qui suit dans son offre (voir aussi A. 5.1.4.)" 14 Section 2.3 FR Section "2.3 Consultants à mobiliser": Doit-on référencer un éventuel remplaçant pour le consultant senior, dans le cas ou celui-ci est indisponible temporairement durant le projet (vacances ou maladie)? 15 Section 2.3 FR Section "2.3 Le soumissionnaire doit inclure ce qui suit dans son offre (voir aussi A. 5.1.4.)": Pourriez-vous clarifier ce que vous entendez par "modus operandi" par rapport à "proposition d'approche"? Un exemple serait idéal. 16 - FR Généralement, pourriez-vous décrire les critères selon lesquels le projet sera jugé comme une réussite par l'attributaire? Non, il ne manque pas de paragraphes, la numérotation doit être corrigée ; ça doit être 2.2. services à prester 2.3. consultants à mobiliser 2.4. le soumissionnaire doit inclure ce qui suit dans son offre (voir aussi A. 6.1.4.) Oui, on doit prévoir un remplaçant si le consultant senior est indisponible pour des longues périodes. Dans le «modus operandi» on doit décrire la façon de travailler avec les personnes indiquées. L installation d une nouvelle politique HR doit être concrétiser. P&O - HR Expert 2011 - vragen/questions 6/6