Session d information du 05/11/2015 à 14 h Réponses aux questions posées dans le cadre du marché B&O

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1 Session d information du 05/11/2015 à 14 h Réponses aux questions posées dans le cadre du marché B&O Appel d'offres ouvert pour le développement et l organisation en français et en néerlandais de formations générales et spécifiques en communication à destination du personnel du Service Public Fédéral Finances Informatiesessie van 05/11/2015 om 14 u Antwoorden op de vragen in het kader van de opdracht B&O Open offerteaanvraag voor het ontwikkelen en geven van algemene en gespecialiseerde communicatieopleidingen in het Frans en in het Nederlands aan het personeel van de Federale Overheidsdienst Financiën Trigger 4 Results Vraag 1: B. Technische Voorschriften. 3. Doelgroepen. Perceel 1. Thema s. Elk thema verdient het om er een dag opleiding aan te besteden. Dus voor elk thema kan één formulier type "Modeltabel leerdoelstellingen/methode/evaluatie" ingevuld worden. Is dat de bedoeling, of is het de bedoeling om deze tabel enkel in te vullen voor één van deze thema s? Antwoord 1: Wat de algemene communicatieopleidingen (perceel 1) betreft, moet de tabel leerdoelstellingen/methode/evaluatie op pagina 20 van het lastenboek ingevuld worden voor de 6 thema s die opgesomd worden op pagina 19 en 20 van het lastenboek. Het lastenboek bepaalt immers op pagina 19, 1. Inhoud en programma: Het programma moet aan de hand van de bovenvermelde tabel ontwikkeld worden voor ieder van de volgende thema s en voor de volgende doelgroepen : 1. Samenwerken in een team stagiair van niveau C 2. Klantvriendelijk telefoneren ambtenaar van niveau C 3. Overtuigend presenteren ambtenaar van niveau A 4. Omgaan met intimidatie en agressie controleambtenaar van niveau B 5. Vergaderingen leiden ambtenaar van niveau A 6. Onderhandelen met impact ambtenaar van niveau A Wat de gespecialiseerde communicatieopleidingen (perceel 2) betreft, moet de tabel leerdoelstellingen/methode/evaluatie op pagina 24 van het lastenboek ingevuld worden voor de 2 thema s die opgesomd worden op pagina 23 van het lastenboek. Het lastenboek bepaalt immers op pagina 23, 1. Inhoud en programma: Het programma moet aan de hand van de bovenvermelde tabel ontwikkeld worden voor ieder van de volgende thema s, per opleidingsdag en voor de volgende doelgroepen: Pag. 1

2 1. Crisiscommunicatie medewerker van de Dienst Communicatie 2. Een communicatie- en mediastrategie ontwikkelen medewerker van de Dienst Communicatie Opgelet: voor deze gespecialiseerde communicatieopleidingen wordt een opleiding van 2 dagen gevraagd. De modeltabel moet dus voor twee dagen ingevuld worden. Question 1: B. Prescriptions techniques. 3. Groupes cibles. Lot 1. Thèmes. Chaque thème mérite qu on lui consacre une journée de formation. Ainsi, pour chaque thème, un formulaire type Exemple de tableau objectifs d apprentissage/méthodologie/évaluation peut être complété. Est-ce cela la signification, ou bien ce tableau doit-il uniquement être complété pour un seul de ces thèmes? Réponse 1: En ce qui concerne les formations générales en communication (lot 1), le tableau «objectifs d apprentissage/méthodologie/évaluation» page 21 du cahier des charges doit être complété pour les 6 thèmes qui sont énumérés à la page 20 du cahier des charges. Le cahier des charges détermine en outre à la page 20, 1. Contenu et programme : «Le programme doit être développé sur base du tableau mentionné ci-dessus pour chacun des thèmes et des groupes cibles suivants: 1. Travailler en équipe - stagiaires de niveau C 2. Téléphoner orienté client - fonctionnaires de niveau C 3. Présenter de manière convaincante - fonctionnaires de niveau A 4. Gérer l intimidation et l agressivité - agents de contrôle de niveau B 5. Conduite de réunions - fonctionnaires de niveau A 6. Négocier avec impact - fonctionnaires de niveau A» En ce qui concerne les formations spécifiques en communication (lot 2), le tableau «objectifs d apprentissage/méthodologie/évaluation» page 25 du cahier des charges doit être complété pour 2 thèmes qui sont énumérés page 24 du cahier des charges. Le cahier des charges détermine en outre à la page 24, 1. Contenu et programme : «Le programme doit être développé sur base du tableau mentionné ci-dessus pour chacun des thèmes suivants, par jour de formation et pour les groupes cibles suivants: 1. Communication de crise collaborateurs du Service Communication 2. Développer une stratégie de communication et de médias collaborateurs du service Communication Attention: pour ces deux formations spécifiques en communication, une formation de 2 jours est à prévoir. Le tableau doit donc être complété pour 2 jours. Vraag 2: Opleiding voor stagiairs: daarvan is de inhoud al bepaald en zoeken we enkel nog de lesgever. Waar is de inhoud (leerdoelstellingen/methode/evaluatie) te bekijken? Pag. 2

3 Antwoord 2: De interne lesgevers leggen momenteel de laatste hand aan het generiek integratietraject voor stagiairs, waarvan de inhoud wordt samengevat op p. 33 van het lastenboek. Voor de 2 dagen van het generiek integratietraject hebben de interne lesgevers een draaiboek ontwikkeld. Minimaal 1 maand vóór de eerste lesdag zal een overlegvergadering tussen de opleidingscoördinator van de Academie, de interne lesgevers en de externe lesgevers georganiseerd worden om het draaiboek door te nemen en te bespreken. De leerdoelstellingen van het generiek integratietraject zijn: de waarden van de FOD Financiën kunnen toepassen in uw werk, het belang van het competentiemodel voor de FOD Financiën kunnen uitleggen, het verschil tussen generieke en technische competenties kunnen verklaren, het belang van de kerncompetenties van het competentiemodel kunnen aantonen, kunnen uitleggen wat de voorwaarden zijn om doeltreffend in team te werken, zich bewust zijn van de eigen manier van communiceren en van die van anderen om de onderlinge communicatie en samenwerking te vergemakkelijken, de verschillende communicatiestijlen kunnen toepassen, klantvriendelijke en servicegerichte communicatie kunnen definiëren, de betekenis van de term servicegericht binnen FOD Financiën kunnen uitleggen, verschillende communicatietechnieken kunnen toepassen bij moeilijke boodschappen of weerstand. Voor de methodologie en de evaluatie zal geopteerd worden voor een mix van onder andere toepassingsoefeningen, groepsgesprekken, video s, rollenspel en een quiz. Question 2: Formation pour stagiaires: le contenu a déjà été fixé et nous recherchons encore uniquement le formateur. Où le contenu peut-il être consulté(objectifs d apprentissage/méthodologie/évaluation)? Réponse 2: Les formateurs internes finalisent en ce moment le trajet d intégration générique pour les stagiaires, dont le contenu est résumé à la page 33 du cahier des charges. Les formateurs internes ont développé un scénario pour les 2 jours du trajet d intégration générique. Au minimum un mois avant le premier jour de formation, une réunion de concertation sera organisée entre le coordinateur des formations de l Académie, les formateurs internes et les formateurs externes afin de parcourir et discuter du scénario. Les objectifs d apprentissage du trajet d intégration générique sont : pouvoir appliquer les valeurs du SPF Finances dans votre travail, pouvoir expliquer l intérêt du modèle de compétence pour le SPF Finances, pouvoir expliquer la différence entre compétences techniques et génériques, pouvoir démontrer l importance des compétences clés du modèle de compétence, pouvoir expliquer quelles sont les conditions pour travailler efficacement en équipe, être conscient de sa manière de communiquer et de celle des autres pour faciliter la communication et la collaboration, pouvoir appliquer les différents styles de communication, pouvoir définir la communication orientée service et client, pouvoir expliquer la signification du terme orienté service au sein du SPF Finances, pouvoir appliquer les différentes techniques de communication en cas de messages difficiles ou en cas de résistance. Pour la méthodologie et l évaluation, on optera pour un mix entre autres d exercices d application, discussions de groupe, vidéos, jeux de rôles et un quiz. Pag. 3

4 Vraag 3: Blz. 25. Duidelijkheid en kwaliteit van de demonstratie. Hoeveel personen (van de FOD Financiën) zullen deelnemen aan de demonstratie? Antwoord 3: Dit wordt bepaald naar gelang de beschikbaarheden van de evaluatoren en is op voorhand niet te zeggen. Question 3: Page 26. Clarté et qualité de la démonstration. Combien de personnes (du SPF Finances) participeront à la démonstration. Réponse 3: C est déterminé en fonction des disponibilités des évaluateurs et ne peut pas être communiqué à l avance. Pag. 4

5 Demos Group Vraag 1: Voorbereidingsproces Deze vraag verwijst naar punt A.11 op pagina 12 en naar punt B.4. op pagina 35. We hebben gelezen dat alle mogelijke kosten in de prijsofferte begrepen moeten zijn, met inbegrip van de voorbereiding van de opleidingen (punt A.11). Het voorbereidingsproces werd overigens beschreven in punt B.4. Dit proces zal identiek zijn ongeacht het aantal sessies dat voor eenzelfde opleiding georganiseerd zal worden. Dat betekent dat de kostprijs van de voorbereiding berekend moet worden op een verschillend aantal sessies. Bovendien is het mogelijk dat de dienstverstrekker meer tijd in de voorbereiding moet investeren naargelang het opleidingsthema. Dit alles maakt het heel ingewikkeld om bij het bepalen van de prijs de voorbereiding te verrekenen. Kan de aanbestedende overheid in deze context een voorbereidingsbudget toekennen voor de voorbereiding van de programma s? Antwoord 1: De aanbestedende overheid kan geen apart voorbereidingsbudget toekennen. Het is begrijpelijk dat het niet zo eenvoudig is om de voorbereiding in de prijs op te nemen, maar het is aan de inschrijver om een realistische kostprijs voor te stellen die er rekening mee houdt dat sommige opleidingsthema s meer voorbereiding zullen vragen dan andere. Question 1: Processus de préparation La question fait référence au point A.11 à la page 12 et au point B.4. en page 35. Nous avons bien lu que le prix proposé doit inclure tous les coûts possibles, en ce compris la préparation des formations (point A.11). Le processus de préparation est par ailleurs décrit au point B.4. Ce processus sera le même quel que soit le nombre de sessions organisées pour une même formation. Cela signifie que le coût de la préparation sera à amortir sur un nombre différents de session. De plus, l investissement en préparation pour le contractant pourra être plus ou moins importants en fonction de la thématique de la formation. Tout cela complique fortement la prise en compte de la préparation dans la détermination du prix. Dans ce contexte, des budgets de préparation pourront-ils être octroyés par le pouvoir adjudicateur pour la préparation des programmes? Réponse 1: Le pouvoir adjudicateur ne peut attribuer aucun budget séparé pour la préparation. La difficulté d inclure la préparation dans l offre de prix est compréhensible, cependant il appartient au soumissionnaire de proposer un prix réaliste qui tient compte du fait que certains thèmes de formation demanderont plus de préparation que d autres. Pag. 5

6 Vraag 2: Demonstratie Deze vraag verwijst naar punt op pagina 22. Er zal een demonstratie met een proefles gevraagd worden. Hiervoor wordt een evaluatierooster voorgesteld. We veronderstellen dan ook dat de opleider de demonstratie moet verzorgen. Daarnaast wordt echter ook gevraagd dat de inschrijver zijn visie op de uitvoering van de opdracht toelicht. Om dit punt uiteen te zetten, is het niet de opleider die bevoegd is, maar de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht (de projectleider). Bovendien worden voor dit punt geen evaluatiecriteria vermeld. Kunt u bevestigen of we tijdens deze demonstratie door twee personen vertegenwoordigd mogen worden en op basis van welke criteria de uitvoering van de opdracht geëvalueerd zal worden? Antwoord 2: Een inschrijver mag tijdens de demonstratie door meerdere personen vertegenwoordigd worden. Tijdens de demonstratie moet de inschrijver eveneens zijn visie op de opdracht toe te lichten met betrekking tot een welbepaald thema, zoals bepaald op pagina 21 van het lastenboek, 4. Duidelijkheid en kwaliteit van de demonstratie: Tijdens de demonstratie zal de inschrijver zijn visie op de uitvoering van de opdracht toelichten, in het specifieke kader van de FOD Financiën. De demonstratie, die 1 uur zal duren, moet gaan over één enkel thema dat door de FOD Financiën geselecteerd werd, namelijk: 1. Omgaan met intimidatie en agressie - 1 dag - controleambtenaar van niveau B: Voornaamste punten: herkennen van signalen van groeiende agressie bij anderen en bij zichzelf (verbale en non-verbale symptomen), geweldloze en assertieve communicatie, hoe niet vervallen in verdedigingsmechanismen. Ook de externe opleider moet trouwens in staat zijn om deze visie op een duidelijke manier toe te lichten. Zoals bepaald op pagina 21 en 22 van het lastenboek zal de aanbestedende overheid om de duidelijkheid en de kwaliteit van de demonstratie te beoordelen een evaluatierooster gebruiken met de volgende punten: - de introductie, - de algemene structuur en de voorstelling van de boodschap, - de animatie tijdens de uiteenzetting, - de expertise van de opleider, - de verbale expressie van de opleider, - de non-verbale expressie en houding van de opleider, Pag. 6

7 - de pedagogie, - de stijl. Question 2: Démonstration La question fait référence au point à la page 22. Une démonstration avec un cours test sera demandée. Une grille d évaluation est proposée. Nous supposons dès lors que c est le formateur qui devra assurer la démonstration. Toutefois, il est indiqué également que le soumissionnaire expliquera sa vision de l exécution du marché. Pour démontrer ce point, ce n est pas le formateur qui est compétent chez nous, mais la personne qui sera en charge de l exécution du marché (le chef de projet). Il n est par ailleurs pas fait état de critères d évaluation pour ce point. Pouvez-vous confirmer que nous pourrons être représentés par deux personnes lors de cette démonstration, et sur quels critères la vision de l exécution du marché sera évaluée? Réponse 2: Un soumissionnaire peut, lors d une démonstration, être représenté par plusieurs personnes. Le soumissionnaire, pendant la démonstration, doit expliquer sa vision de l exécution du marché en lien avec un thème déterminé, comme déterminé à la page 22 du cahier des charges 4. Clarté et qualité de la démonstration : «Lors de la démonstration, le soumissionnaire expliquera sa vision de l exécution du marché, dans le cadre spécifique du SPF Finances. La démonstration, qui durera 1 heure, doit porter sur un seul thème sélectionné par le SPF Finances, à savoir : 1. Gérer l intimidation et l agressivité - 1 jour - agents de contrôle de niveau B Points principaux: reconnaître les signes d une agressivité croissante chez les autres et chez soi-même (symptômes verbaux et non-verbaux), communication assertive et non violente, comment ne pas tomber dans les mécanismes de défense.» Le formateur externe doit donc également être capable d expliquer cette vision d une manière claire. Comme déterminé à la page 22 du cahier des charges, le pouvoir adjudicateur utilisera pour juger la clarté et la qualité de la démonstration, une grille d évaluation reprenant les points suivants : - l introduction, - la structure générale et la présentation du message, - l animation durant l exposé, - l expertise du formateur, - l expression verbale du formateur, - l expression non-verbale et le comportement du formateur, - la pédagogie, - le style. Pag. 7

8 SKAN Vraag 1: Op pagina 17 (NL lastenboek), Deel A, vraagt u minstens 3 referenties voor gelijkaardige opleidingen. Gaat het hier om 3 referenties voor het geheel van perceel 1 of om 3 referenties voor elk van de thema s van perceel 1 (zoals vermeld op p 32, deel B punt 2)? Antwoord 1: Het gaat om 3 referenties voor het geheel van perceel 1. Question 1: A la page 17 (version néerlandophone du cahier des charges), partie A, , vous demandez au minimum 3 références de formations similaires. S agit-il ici de 3 références pour l ensemble du lot 1, ou plutôt de 3 références pour chacun des thèmes du lot 1 (comme mentionné page 32, partie B point 2)? Réponse 1: Il s agit de 3 références pour l ensemble du lot 1. Vraag 2: Op pagina 18 (NL lastenboek), Deel A, vraagt u ervaring van de lesgever met het onderwerp en de vermelding van minimaal 3 opleidingen. Gaat het hier ook over het geheel van perceel 1 (zijnde communicatieopleidingen) of dient ook hier voor elk vermeld thema van p 32 opgesplitst te worden? Op pagina 18 (NL lastenboek), Deel A, vraagt u minimaal 2 lesgevers per taalrol voor perceel 1. Gaat het ook hier om het geheel van perceel 1 of ook opgesplitst per thema? Antwoord 2: Het gaat hier ook over het geheel van perceel 1 (zijnde communicatieopleidingen). Minimaal 2 lesgevers per taalrol worden gevraagd voor het geheel van perceel 1. Question 2: A la page 18 (version néerlandophone du cahier des charges), partie A, point , vous demandez l expérience du formateur avec le sujet, ainsi que la mention de 3 formations minimum. S agit-il ici aussi de 3 formations portant sur l ensemble du lot 1 (formations en communication) ou s agit-il de fractionner pour chaque thème mentionné page 32? A la page 18 (version néerlandophone du cahier des charges), partie A, point , vous demandez un minimum de 2 formateurs par rôle linguistique pour le lot 1. S agit-il également ici de l ensemble du lot 1 ou faut-il également fractionner cette exigence pour chaque thème du lot 1? Réponse 2: Il s agit ici aussi de l ensemble du lot 1 (formations en communication). Deux formateurs minimum par rôle linguistique sont demandés pour l ensemble du lot 1. Pag. 8