NOTULEN van de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 19 oktober 2013 te Castricum Aanwezige bestuursleden: Ingrid de Bijl, voorzitter Theo Marijt, vice voorzitter/tc/ban Coen van der Molen, penningmeester Bert Ouwerkerk, secretaris Namens de Technische Commissie: Rob de Beer Ko Heilig Timo van der Laan Ereleden: Marian Beemster Nico van de Bijl Piet Debets Michel van Litsenburg Fred Roos Aanwezige verenigingen (20): Alkmaarse B.C., B.C. Bricas, R.K.A.B.C.,B.C. de Waard, Langedijker B.C, B.C. Oudorp, B.C. S.A.N.S., B.C. Wikken en Wegen, B.C. St. Pancras 94, B.C. Cross Ruff, B.C. Alkmaar Noord, B.C. Pubriso, B.C. Wardy, B.C. Krommenie, Bridge Zonder Nicotine, B.C. Gevangenpoort, B.C. de Breg, B.C. Golfclub Dirkshorn, Bridge in de Boed, B.C. Monnickendam & Katwoude. Afbericht ontvangen van (21): Enkhuizer B.C., B.C. Never Down Schagen, B.C. de Bosmolen, B.C. Egmond, B.C. Heijermans, B.C. Limmen, Julianadorper B.C., B.C. Lutjebroek, B.C. Texel Alert, B.C. Avenhorn e.o., B.C. Never Down Hoogkarspel,., B.C. de Zaan, B.C. Sans Atout Assendelft, Oostzaanse B.C., B.C. Drie onder de Tram, B.C. de Rijp, GBO- Bridge, De Schildersbuurt, B.C. Wognum, B.C. Roken Pas, B.C. de Kwaker.. Zonder afbericht (25): Berger B.C., B.K. Den Helder, B.C. Wieringen, B.C. Groot Slem, B.C. Kompas, B.C. Akersloot, B.C. de Schakel, Bridge Centrum Bergen, B.C. Andijk, Schoorlse B.C, Landmeerse B.C., B.C. Coenstad, Wormerveerse B.C., B.C. Never Down 76, B.C. Assendelft, B.C. de Hoofdtoren, B.C. Uitgeest, B.C. Sans Atout Heiloo, B.C. t Roode Hert, B.C. Wieringermeer, B.K. 84 Den Helder, B.C. Abbekerk, H.B.C. 45/W.S.O.V.,. B.C. de Compagnie, Breezandse B.C. 1
1. Opening De voorzitter opent om 10:00 uur de vergadering en heet de aanwezigen en in het bijzonder de ereleden van harte welkom. 2. Notulen ALV van 4 mei 2013 Opgemerkt wordt dat BC Pubriso in de persoon van Michel van Litsenburg wel aanwezig was. Nico van de Bijl geeft aan dat hij niet aanwezig was omdat hij op de fiets onderweg was naar Geneve. Die reis heeft hij met succes afgerond. Jaap de Bijl vraagt n.a.v. reactie van Jan Smit op blz. 1 over de weinige bestuursinformatie in het bridgeblad antwoordt de voorzitter dat het NBB heeft aangegeven het blad Bridge hiervoor minder geschikt te achten. Bestuurlijke informatie wordt in nieuwsbrieven en op de website gegeven. N.a.v. blz. 2 wordt geïnformeerd naar de toestand van Wim Sam. De voorzitter antwoordt dat het naar omstandigheden redelijk gaat. Marian Beemster vult aan dat hij dit weekend aan een bridgedrive deelneemt (speciaal voor mensen met een geheugenbeperking). Jaap de Bijl vraagt of er n.a.v. de mededeling dat BC de Branding is opgeheven nadere informatie bekend is over het waarom. Theo Marijt geeft aan dat er wel geprobeerd is nadere informatie te krijgen maar dat is niet gelukt. Naar aanleiding van de op blz. 3 weergegeven discussie over de hoogte van de financiële buffer vraagt Jaap de Bijl zich verder af of dit ook geen landelijk probleem is. De voorzitter kan dit bevestigen, de contributie van de NBB wordt volgend jaar dan ook verhoogd van 20 naar 21. De zinsnede op blz. 5 waar Jan Smit antwoordt dat de boeken zijn gecontroleerd moet, op verzoek van spreker, worden Jan Smit antwoordt dat rekenkundig alles klopt.. De zin daarna die volgens Jan niet zou zijn uitgesproken blijft gehandhaafd, de toen aanwezigen bevestigen dat die uitspraak wel degelijk is gedaan. Overigens verontschuldigt de voorzitter zich want in de vergadering heeft zij verzuimt de kascontrolecommissie te bedanken voor het werk dat zij hebben gedaan. Zij doet dit alsnog en dankt Jan Smit en Harry Swinkels voor het belangrijke werk en hun inzet. In de notulen wordt Philip Breedveld als Henk aangeduid, de secretaris trekt het boetekleed aan en zal dit wijzigen. N.a.v. de twee CLA docenten die vorig jaar wegens ziekte verstek moesten laten gaan wordt gemeld dat Wytze van der Meer nog altijd ernstig ziek is en een zware behandeling ondergaat. Alice van der Wal heeft een chronische ziekte en haar gaat het verder goed. 2
Michel van Litsenburg vraagt n.a.v. het toegezegde jaarplan voor 2014 hoe de stand van zaken is. Theo Marijt antwoordt dat wat bekend is al op de site staat. Bij punt 7a van de agenda komt hij er verder op terug. Jaap de Bijl vraagt hoe het staat met de reacties op de vacatures en de mogelijke kandidaat die op blz. 8 van de notulen werd aangegeven. De voorzitter heeft het gesprek gevoerd maar helaas was de kandidaat niet beschikbaar voor de functie. Ingrid de Bijl zal, als voorzitter van Alkmaarse BC binnenkort het overleg als bedoeld bovenaan blz. 9 opstarten. N.a.v. de opmerking van Tiny Groot heeft zij aangegeven dat B.C. de Waard geen passageclub heeft. Jan Brink bevestigd dit, waarschijnlijk wordt de passageclub die in De SWAN speelt bedoeld. De voorzitter reageert dat het als er een passageclub wordt opgericht het verstandig is dit aan de NBB te melden omdat de leden dan een korting kunnen krijgen. Jaap de Bijl vraagt n.a.v. de rondvraag op blz. 9 of er nadere informatie is over de bijstelling van de structuur van de districten. De voorzitter heeft daar geen nadere informatie over ontvangen. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken, behoudens de e-mails m.b.t. de notulen die al bij punt 2 zijn behandeld. 4. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 5. Gebruik en misbruik van NBB Rekenprogramma Het bestuur heeft in augustus overleg gevoerd met afgevaardigden van de NBB o.a. over de bestuursovereenkomst. Daarbij werd aangegeven dat er juridische stappen zijn genomen in een misbruik zaak in Eindhoven. Gemeld werd dat er ook andere verdachte situaties worden gevolgd. Ook in West-Friesland is zo n situatie aangetroffen. De licentievoorwaarden van het leveren en gebruiken van het NBB-rekenprogramma zijn duidelijk dat het uitsluitend voor gebruik binnen de eigen club bedoeld is. De Statuten e.d. van de NBB zullen worden aangepast om sneller te kunnen ingrijpen. Nu is er nog een juridische procedure nodig om misbruik aan te pakken. Iedere club, die een zomerdrive, kroegendrive of andere inloop organiseert waar natuurlijk ook niet NBB leden komen, kan natuurlijk gewoon het NBB-Rekenprogramma gebruiken. De voorzitter adviseert de clubs bij twijfel over het gebruik van het programma contact op te nemen met de NBB in Utrecht. Ko Heilig merkt op dat het vaker voorkomt dan we denken. Nico van de Bijl wijst erop dat in de Statuten van de NBB ook de bevordering van het 3
bridgespel staat. Dus is het toelaten van niet leden op zichzelf niet ontoelaatbaar. Theo Marijt geeft aan dat er voor drives e.d. toestemming kan worden gegeven door het district dan is het gebruik van het NBB- Rekenprogramma natuurlijk impliciet toegestaan. Dit geldt ook voor drives met een ideëel doel (Lionsclub, Verzorgingshuis e.d.). Toch vraag John van Voorst zich af of de licentievoorwaarden wel voldoende voorzien en er niet erg veel lekken in zitten. De voorzitter antwoordt dat met de wijzigingen in de Statuten en Reglementen de mogelijkheden voor de NBB toenemen en er minder juridische stappen nodig zullen zijn. Maar ze adviseert alle clubs goed naar de voorwaarden te kijken en gedonder te voorkomen. 6. Financiële zaken a. Begroting 2014 Michel van Litsenburg wijst op de ongelijkheid van de begroting t.o.v. de competitieseizoenen. De begroting is van het boekjaar 2014, maar er zitten delen in van het seizoen 2013/2014 en 2014/2015. Dat maakt het onduidelijk. Verder verbaasd het hem dat de bedragen voor het viertallen ongewijzigd zijn gebleven. In de vorige vergadering is immers gevraagd te kijken of er aanpassingen konden worden gedaan om de kosten te beperken. Timo van der Laan geeft aan dat uit en thuis spelen wel expliciet is aangeboden, maar daar is geen aanmelding voor gekomen. Jaap de Bijl vraagt of de bedragen voor viertallen van seizoen 2013/2014 zijn gebruikt. Co Heilig stelt voor de jaartallen in de begrotingsonderdelen weg te laten. Op zichzelf zal het weinig uitmaken om de seizoenhelften van twee jaren in één begroting te vermelden. Verder ziet Michel van Litsenburg dat er een uitgave bedrag voor een parencompetitie is opgenomen terwijl deze al twee jaar niet is doorgegaan en er ook geen inkomsten (inschrijfgelden) zijn opgenomen. Geen paren, geen kosten toch? Theo Marijt antwoordt dat er rekening is gehouden met het wel doorgaan of eventueel als er zich paren melden deze bij een buurdistrict te laten meespelen. Ko Heilig merkt op dat er geen rekening is gehouden met de opmerkingen uit de vorige vergadering, bijvoorbeeld het voorstel van een retributiebijdrage. Piet Debets is het daarmee eens en vraagt of er als er andere voorstellen worden aangenomen er dan een bijstelling komt. De voorzitter bevestigt dit, als het besluit m.b.t. de retributie is genomen zal de begroting worden herzien. Michel van Litsenburg verzoekt de penningmeester in de begroting meer detaillering aan te brengen. Welke onderdelen (denk aan zaalhuur, wedstrijdleiding, materiaal e.d.) zijn opgenomen. Nico Glandorf benadrukt dat dit van belang zal zijn bij de discussie. De voorzitter zegt toe dat er een nieuwe, gedetailleerde, begroting zal komen. Deze zal met deze notulen worden meegezonden. 4
b. Voorstel clubbijdrage (retributie) aan district De voorzitter licht het voorstel toe, de terugloop van de reserve was voorzien en gepland. Het hoge bedrag aan reserve was aanleiding de retributie op nihil te stellen. De grens is nu in zicht, de buffer van 15.000 is gebaseerd op de uitgaven van één jaar. Het voorstel is nu de retributie op 0,50 per lid/per jaar te stellen. Nico Glandorf vraagt of deze vaststelling slechts voor één jaar geld, kunnen we volgend jaar een verhoging verwachten? De voorzitter antwoordt dat dit niet de bedoeling is, naast deze retributie zullen ook andere, kostenbesparende maatregelen worden genomen. Zij vraagt de aanwezige verenigingen te reageren. St. Pancras 94 : geen bezwaar BC S.A.N.S. : geen bezwaar BC Alkmaar Noord: geen bezwaar Alkmaarse B.C. : geen bezwaar met als kanttekening dat de hoogte mogelijk wel afhankelijk zal moeten worden gemaakt van het tekort gedeeld door het aantal leden. Ko Heilig vraagt zich af of de retributie volledig kostendekkend moet zijn. Hierop wordt door Kees Mosch van Wikken en Wegen gereageerd met het voorstel een meerjarenbegroting op te stellen zodat er beter inzicht ontstaat. Overigens stemt BC Wikken en Wegen in met het voorstel. BC de Waard : akkoord. BC Golfclub Dirkshorn: niet oneens, maar zien graag maatregelen om de kosten van o.a. het viertallen terug te dringen. RK A.B.C. Nog nee, immers eerst uitgaven beperken en de tarieven verhogen. En mogelijk kan de retributie van de NBB omhoog. De voorzitter kan dit meteen beantwoorden, die vraag is al gesteld en door Utrecht met hard nee beantwoord. Niet voor niets wordt ook de NBB contributie volgend jaar met 1 verhoogd. B.Z.N : akkoord met voorstel BC Krommenie : akkoord BC Bridge in de Boet : akkoord BC Langedijk : akkoord Bricas : logisch gevolg dus akkoord BC Oudorp : sneller dan verwacht, maar onafwendbaar, akkoord BC Gevangenpoort: akkoord BC Wardy : nog niet besproken in bestuur nog geen uitspraak. Persoonlijk is Nico van de Bijl wel akkoord met de kanttekening dat hij adviseert ofwel te kiezen voor kostendekkende tarieven ofwel een kostendekkende retributie en niet voor een combinatie. BC Monnickendam & Katwoude : akkoord BC de Breg: op dit punt geen overleg gepleegd, maar op zich geen bezwaar De voorzitter concludeert dat er een meerderheid voor is en het voorstel daarmee is aangenomen. De tarieven voor het seizoen 5
2013/2014 staan vast. Het bestuur zal de tarieven voor 2014/2015 opnieuw bezien rekening houdend met de retributie van 0,50 per clublid per jaar. Verder zullen we ook kijken naar het terugdringen van de kosten. Ko Heilig adviseert op dit laatste punt te kijken naar de details van de kosten. Hoe zijn deze opgebouwd, dan kan op basis van dat inzicht keuzes worden gemaakt. Tineke Bakker vraagt zich ook af of alle activiteiten wel nodig zijn. Zou je een dankjeweldrive niet kunnen laten vervallen. De voorzitter zegt toe dat er een meerjarenbegroting zal worden opgesteld waarbij met de suggesties die in deze en in de voorjaarsvergadering zijn gedaan worden meegenomen. Deze meerjarenbegroting en de tarieven voor 2014/2015 zullen in de voorjaarsvergadering 2014 aan de orde worden gesteld. Ko Heilig herhaalt de eerder toezegging dat ook voor 2014/2015 de retributie op 0,50. De voorzitter bevestigt dit. Matthieu van Noort vraagt of de buffer van 15.000 gehandhaafd blijft. De voorzitter zegt toe ook dit te bezien op basis van de toekomstige activiteiten en kosten (onderbouwing reserve). 7. Technische Zaken a. Stand van zaken TC Viertallen Theo Marijt deelt mee dat er 12 Hoofdklasse en 15 1 e /2 e klasse viertallen zijn aangemeld. Het aantal 1 e en 2 e klasse viertallen baart zorgen. De Zaanstreek/Waterland kan kiezen uit de locatie Hoorn of Alkmaar of uit en thuiswedstrijden. We horen als TC graag suggesties, verbetervoorstellen en ideeën over hoe we meer viertallen kunnen inschrijven. Nettie Jonker vraagt of het niet mogelijk is locaties om de week/wedstrijd te wisselen. Dus de ene keer in Hoorn en de andere keer in Purmerend o.i.d. Een andere suggestie is het viertallen ook op een middag te organiseren. Er ontstaat een korte discussie over het animo en de aversie tegen het viertallen. Dit leidt tot de suggestie van Marian Beemster om in het bridgeblad meer aandacht te geven aan het viertallenspel. De voorzitter wijst op de grote belangstelling voor de viertallenworkshops (gegeven door Jet Pasman en Chris Niemeyer) en verbaast zich dat daaruit geen nieuwe viertallen zijn ontstaan. Theo Marijt herhaalt zijn verzoek om verdere ideeën, suggesties e.d., deze kunnen ook via e-mail aan hem worden toegezonden. 6
CLA-cursus Theo Marijt overlegt met Nettie Jonker over de start van de CLA cursus. Dit zal vanaf januari kunnen starten, mogelijk op meerdere locaties. Op korte termijn zal nadere informatie via een nieuwsbrief worden gegeven. b. Nieuwsbrieven Zoals eerder aangegeven is het bestaande bestand leden die een nieuwsbrief willen ontvangen niet meer bruikbaar. Besloten is de nieuwsbrieven aan de voorzitters en secretarissen te zenden zodat via een link op de clubwebsite alle leden kunnen worden bereikt. Ook staan de nieuwsbrieven op de website van het district. Timo van der Laan vindt de procedure te omslachtig, om alle leden te bereiken moeten nieuwsbrieven aan alle leden worden gezonden. Hij stelt voor dit gewoon te doen, het gaat immers om 2 à 3 nieuwsbrieven per jaar. Als lid van de NBB kan dat toch geen bezwaar zijn. De vergadering stemt hiermee in. c. Stand van zaken Bridgecursus MAX en opvang door clubs Theo Marijt heeft vorige week een vergadering over dit onderwerp bijgewoond. Vanaf 20 november zal iedere woensdag om 14:40 uur in een uitzending van 12 minuten een mini bridgecursus worden gegeven (door Berry Westra). Men kan deze uitzendingen overigens later bekijken via Uitzending gemist. Vanuit de Mediawet is een directe relatie met de NBB niet toegestaan. Inmiddels hebben de verenigingen die zich aangemeld hadden voor de opvang/begeleiding van cursisten van deze MAX cursus een e-mail ontvangen met informatie, posters, concept advertentie e.d.. Theo vraagt of er bij de verenigingen behoefte is aan een bijeenkomst om ervaringen te delen, tips uit te wisselen en de aanpak te bespreken. Hij benadrukt dat het een kans is om nieuwe leden binnen te krijgen. Hij zal de 18 verenigingen benaderen om te vragen of er behoefte is aan een bijeenkomst. Timo van der Laan stelt voor het niet te beperken tot de 18 clubs. De secretaris stelt voor dat het district de informatie aan alle clubs zal doorsturen. Theo Marijt benadrukt de noodzaak dat mensen die de tv-cursus volgen begeleid en opgevangen worden. 8. Vacatures bestuur NBB district Noord-Holland De voorzitter licht toe dat ook na de oproep in het voorjaar er zich geen kandidaten hebben gemeld. Ze geeft in het kort aan wat de functies behelzen. Afgesproken wordt dat de functiebeschrijvingen nogmaals bij het verslag worden gevoegd. 7
Co Heilig stelt zich beschikbaar de functie Clubadviseur voor Noord- Holland-Noord. Zijn aanbod wordt met applaus aanvaard. Nico van de Bijl voelt wel wat voor de Opleidingsfunctie, maar is pas na 2014 beschikbaar. De voorzitter zal dit onthouden en komt er t.z.t. op terug. 9. Voorbespreking ALV NBB op 9 november a.s. In het overleg van de districtvoorzitters is de agenda door de NBB toegelicht. De voorzitter geeft een aantal hoofdpunten aan: Wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement o o o o Commissies Adviesraad Vorig jaar werd voorgesteld het aantal leden te beperken tot 5, dat voorstel haalde het niet en er werden 7 leden benoemd. Dit heeft geleid tot een herbezinning en nu stelt men voor naast NBB leden ook adviseurs van buitenaf te benoemen. Daarnaast stelt men voor de benoemingstermijnen te verlengen van 2 naar 3 jaar. Al met al goede voorstellen aldus de voorzitter. Jaarrekening In de praktijk vroeg men ieder jaar uitstel tot de ALV in het najaar. Men wil dat nu als permanente ontheffing vastleggen. Wel zal al in het voorjaar een samenvatting worden gepubliceerd op de website. Clubs kunnen daarop al reageren met vragen en opmerkingen naar de Financiële Commissie. Bij ernstige bezwaren van clubs kan er een extra ALV worden uitgeschreven. Er zal op 9 november geen quorum aanwezig zijn en men heeft daarom een tweede ALV uitgeschreven (niet op dezelfde dag, dat is juridisch niet mogelijk). Clubs die niet zelf naar de ALV komen kunnen een andere club of de districtsvoorzitter volmacht verlenen. 10. Wat verder ter tafel komt De tafel blijft leeg. 11. Rondvraag Robert van de Gulik deelt mee dat BC S.A.N.S. Medemblik met Sportservice West Friesland gaat starten met een Denken en Doen project. Ko Heilig zal na de drie geplande workshops van het NBB- Rekenprogramma een vierde masterclass geven. Daarin zal o.a. worden uitgelegd hoe het programma kan worden gebruikt bij bijzondere drives (kroegendrive, finale zomercompetitie e.d.). Jaap de Bijl reageert hierop dat de NBB-R workshops niet voor januari/februari zullen starten. Verder vraagt hij of de datum van de Toekomstdrive al bekend is. Theo Marijt antwoordt dat dit centraal in Utrecht wordt georganiseerd en komend voorjaar ook in het district zal gebeuren. De datum is echter nog niet bekend. 8
Lourens van Buuren vraagt of de declaraties nu tijdig zijn ingediend. Coen van der Molen bevestigt dit, er wordt per kwartaal gedeclareerd. John van Voorst verzoekt de secretaris het verslag binnen een maand toe te zenden. Gaat gebeuren antwoordt de voorzitter. Piet Debets vraagt wanneer we de bijgestelde begroting 2014 mogen verwachten. De voorzitter geeft aan dat de begroting 2014 en de functiebeschrijvingen met de notulen zullen worden meegezonden. Jaap van der Jagt meldt dat de subsidie voor het Denken en Doen project in Zaanstad is afgewezen, ondanks de kwalificatie dat het projectplan een goed werkstuk was. Er is bezwaar aangetekend en er wordt nader overlegd met Nico Portegijs. Kees van Vliet suggereert de penningmeester om met transitorische posten te gaan werken. Daarmee is het mogelijk beter aan te sluiten aan de seizoensbegrotingen van de clubs. Theo Marijt vult de informatie over de workshops NBB-Rekenprogramma aan. Gezien de ervaringen met de grote groepen vorig jaar hebben we besloten de aantallen te beperken tot 20 per sessie. Co Heilig geeft aan dat deze beperking niet voor de masterclass geldt omdat daar geen praktijkoefeningen worden gedaan. De voorzitter wijst op de procedure binnen de ALV NBB. s Morgens kunnen technische en financiële vragen en nadere informatie in de vragenuurtjes worden gesteld. Tijdens de ALV zelf worden alleen inhoudelijke vragen en opmerkingen behandeld. Tot slot wordt de ALV van NBB Noord-Holland vastgesteld op zaterdag 12 april 2014, aanvang 10:00 uur. Deze zal worden gehouden bij BC Golfclub Dirkshorn. Mocht de locatie op deze zaterdag niet beschikbaar zijn wordt de ALV gehouden op 29 maart. Zodra dit definitief vaststaat zal dit op de website worden aangegeven. 12. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 12:25 uur. 9