Debiteurenbeheer inzetten als aftersales Succesvol, en met behoud van klantrelatie! www.snelstart.nl
is dit e-book voor mij? Ja, dit e-book is voor u! Mits u ondernemer bent en nog niet alles weet over de mogelijkheden en kansen op het gebied van debiteurenbeheer en incasso. 2 www.snelstart.nl
Persoonlijk advies in uw incassoprocedure Eliza Schreuder is eigenaar van Sterk Financieel. Na jarenlange ervaring in de incassobranche als collector, teammanager en contractmanager is ze een eigen incassobureau begonnen. Ze ontdekte in haar werk steeds vaker dat veel bedrijven weinig kennis hebben van incassoprocedures en debiteurenbeheer. Inmiddels ontzorgt Sterk Financieel veel ZZP ers en MKB ers. Samen met een partner beheert ze debiteurenportefeuilles door gebruik te maken van een uniek concept. Per jaar worden er tienduizenden calls uitgevoerd en de debiteur wordt altijd in zijn eigen taal aangesproken, of dit nu Fins, Chinees of Nederlands is. Volg mij op Twitter @ElizaSchreuder Als je als bedrijf een incassoprocedure moet opstarten, is dat geen prettige aangelegenheid. Ik wil mijn opdrachtgevers daar graag persoonlijk in ondersteunen en begeleiden. Vanuit mijn kennis en ervaring kan ik hen de juiste adviezen op maat geven 3 www.snelstart.nl
Inhoud 1. Debiteurenbeheer 5 2. Pre-incasso 10 3. Incasso 11 4. Trainingen debiteurenbeheer 12 Checklist 13 Links 14 SnelStart 15 4 www.snelstart.nl
1. Debiteurenbeheer Juist in economisch lastige tijden hebben veel organisaties te kampen met zogeheten dubieuze debiteuren. In de praktijk zien we helaas nog vaak dat ondernemers één of twee aanmaningen sturen, maar het daar bij laten. Een efficiënte aanpak van dubieuze debiteuren met een uitgekiend systeem voor debiteurenbeheer kan u echter jaarlijks vele euro s opleveren! Van gefactureerde omzet gerealiseerde omzet maken, dat is wat te veel ondernemers vergeten. Dubieuze debiteuren zijn een aanslag op uw winst. En die is wellicht groter dan u denkt. Immers, als u bij een marge van 10% - een factuur van 2.000 euro ongemoeid laat, dient u maar liefst 20.000 euro omzet te genereren om dit weer te compenseren. Bereken hier hoeveel omzet u moet genereren om een afgeschreven factuur te compenseren. 5 www.snelstart.nl
1. Debiteurenbeheer Hoe heeft de Nederlandse ondernemer debiteurenbeheer geregeld? Zomaar wat cijfers: 13 tot 15 miljard aan afschrijvingen per jaar; De gemiddelde betaaltermijn is 73 dagen; 50% van de facturen wordt na vervaldatum betaald; 45% van de bedrijven stuurt pas na 60 dagen een betaalherinnering; Veel facturen tot 1.000,- worden afgeboekt omdat het volgens de ondernemer niet loont om deze door te sturen ter incasso. Uit bovenstaande cijfers blijkt, dat het debiteurenbeheer bij veel ondernemers nog effectiever en efficiënter kan. Op de volgende bladzijden kunt u lezen hoe u dit kunt doen. 6 www.snelstart.nl
1. Debiteurenbeheer Matig of slecht debiteurenbeheer kost veel geld Waar veel ondernemers geen rekening mee houden is dat zij hun eigen debiteuren financieren. De debiteur betaalt de rekening te laat en de ondernemer heeft voor zijn eigen bedrijfsvoering een lening nodig. Wanneer hij echter zijn eigen facturen eerder betaald krijgt heeft hij veel minder geld van de bank nodig en kan hij zogezegd met zijn eigen geld ondernemen. Een belangrijke kostenpost voor de ondernemer in dit geval is de rente. Wij willen dit graag illustreren met een rekenvoorbeeld: Rekenvoorbeeld Ondernemer X heeft een jaaromzet van 10.000.000,- en zijn debiteurensaldo bedraagt 1.000.000,-. Wij gaan in dit voorbeeld uit van een rentelast van 6%. Rentelast per jaar over het openstaande saldo: 60.000,-. Wanneer het debiteurensaldo door adequaat debiteurenbeheer wordt teruggebracht met 30% levert dit de ondernemer aan rente al 18.000,- per jaar op! 7 www.snelstart.nl
1. Debiteurenbeheer Adequaat debiteurenbeheer loont! U kunt zich voorstellen dat adequaat debiteurenbeheer echt loont bij een grote debiteurenportefeuille. Hieronder een overzicht: Debiteurensaldo Rente per jaar (6%) Een vermindering van 30% van het debiteurensaldo levert de ondernemer per jaar op: 50.000,- 3.000,- 900,- 100.000,- 6.000,- 1.800,- 500.000,- 30.000,- 9.000,- SnelStart-expert aan het woord Iedere ondernemer heeft er mee te maken: de week is om, je hebt veel werk verzet alleen moeten de gemaakte uren nog worden omgezet in een nota. Door veel ondernemers wordt dit als een lastige klus ervaren. Toch is het uitfactureren van je werkzaamheden de start van de incasso. Het is daarom verstandig dit met grote regelmaat te doen. Als een opdracht is afgerond of een product geleverd, dan kan de factuur naar de opdrachtgever, hard-copy of digitaal via e-mail. Mocht de nota niet overeenkomen met wat is afgesproken, dan kan dit nog snel opgelost worden. kan in de administratie verwerkt worden. Je financiële administratie op orde levert elke onderneming, hoe klein ook, geld op. Mocht een opdrachtgever ondanks als jouw inspanningen de nota niet betalen, dan zijn de te nemen stappen uitstekend beschreven in dit e-book over Debiteurenbeheer van Eliza Schreuder van Sterk Financieel. En last but not least: de software van SnelStart heeft voor elke onderneming een passend pakket. Kijk op de website of bel 0222 36 30 60 voor meer informatie. Voor factureren is een administratie softwarepakket een geweldig stuk gereedschap waar je als ondernemer gewoon in moet willen investeren. Zie de facturen die je verstuurd ook als visitekaartje van je bedrijf. Door te factureren met een boekhoudkundig softwarepakket gaat de informatie niet verloren, maar blijft bewaart en Benno Bakker is accountmanager bij SnelStart Software. In zijn functie heeft hij veelvuldig contact met accountant- en administratiekantoren. 8 www.snelstart.nl
1. Debiteurenbeheer Tips voor een adequate aanpak van dubieuze debiteuren Stuur een goede, laatste sommatie, want In 64% van de gevallen leidt dit tot een snellere betaling. Bel met uw debiteur, want het nabellen van debiteuren is veel effectiever dan het versturen van alleen maar betaalherinneringen. Bij een adequate aanpak van uw debiteuren raakt u uw klanten niet kwijt. Neem de gemiddelde openstaande termijn van uw facturen eens onder de loep, want de meeste ondernemers schatten deze veel te positief in. Gebruik ideal, want het inzetten van ideal leidt tot substantieel snellere betaling van uw facturen. Bovenstaande tips zijn de sleutel naar adequaat debiteurenbeheer. Want wanneer u uw debiteurenbeheer zo inricht dat de debiteur op een vriendelijke maar toch ook dringende manier wordt getriggerd om te betalen dan heeft u uw doel bereikt. U beschikt namelijk eerder over uw geld en de klantrelatie blijft intact! Hoe snel worden uw facturen gemiddeld betaald? 9 www.snelstart.nl
2. Pre-incasso Met pre-incasso kunt u de openstaande factuur innen, voordat er daadwerkelijk een incassoprocedure wordt opgestart. Vooral het midden en kleinbedrijf maakt veel gebruik van deze soort van dienstverlening. Pre-incasso is een stap verder dan debiteurenbeheer. Dit omdat uw klant een laatste aanmaning krijgt op het briefpapier van een incassobureau. Al uw gegevens staan echter in de brief vermeldt. De debiteur wordt ook verzocht om het openstaande bedrag over te maken op uw bankrekeningnummer. Daarnaast wordt uiteraard duidelijk vermeld dat het dossier daadwerkelijk over wordt gedragen aan het incassobureau wanneer de betaling uitblijft. De ervaring leert dat pre-incasso zeer succesvol is zodat u het dossier niet uit handen hoeft te geven aan een incassobureau. 10 www.snelstart.nl
3. Incasso Het tijdig inschakelen van een incassobureau kan u heel wat sores besparen. De liquiditeit van veel ondernemingen is immers sterk afhankelijk van het betalingsgedrag van debiteuren. Het incassotraject kan opgedeeld worden in een minnelijk traject en een gerechtelijk traject. In het minnelijke traject wordt de debiteur telefonisch en schriftelijk aangemaand. Dit leidt in 80% van de cases tot betaling. executiemaatregelen zoals loonbeslag of beslag roerende zaken gelegd worden. Vooraf is het altijd goed om na te gaan of het zin heeft om een gerechtelijke procedure op te starten. Dit omdat het u veel geld kan kosten wanneer er bij uw debiteur niets te verhalen valt en u achteraf de rekening betaalt. In sommige gevallen is het dus beter om een vordering af te schrijven dan door te gaan tot het bittere eind. In sommige gevallen is er een gerechtelijke procedure nodig. De gerechtelijke procedure kan op veel manieren verlopen. Laat u daarom vooraf altijd goed informeren! Het uitbrengen van een dagvaarding is in veel zaken al voldoende om betaling van de vordering te krijgen. Wanneer dit niet het geval is moet de hele gerechtelijke procedure gevolgd worden en moeten er zogenaamde 11 www.snelstart.nl
3. Trainingen debiteurenbeheer Een training debiteurenbeheer kan van grote meerwaarde zijn voor uw bedrijf. Wist u dat niet betalende debiteuren het Nederlands bedrijfsleven jaarlijks 15 miljard euro kosten? Een gerichte training debiteurenbeheer kan deze cirkel voor uw bedrijf doorbreken. Want professioneel debiteurenbeheer draagt bij aan het verhogen van uw daadwerkelijke omzet, omdat gefactureerde omzet gerealiseerde omzet wordt! Daarnaast is het uiteraard altijd goed om eens in de zoveel tijd bijgepraat te worden over de nieuwe wet en regelgeving met betrekking tot debiteurenbeheer en incasso. Want wet- en regelgeving verandert vaker dan u denkt. Vaak zijn nieuwe regels interessant om toe te passen in uw debiteurenbeheer. Kent u deze wetswijziging bijvoorbeeld al? Uit onderzoek blijkt dat veel ondernemers niet op de hoogte zijn. 12 www.snelstart.nl
Checklist Nog even de 5 belangrijkste punten over debiteurenbeheer op een rij: Verstuur niet alleen een betaalherinnering, bel uw debiteur ook op; Effectief en efficiënt debiteurenbeheer geeft de ondernemer financiële armslag; Pre-incasso is een goed en bewezen alternatief wanneer u niet gelijk een incassobureau wilt inschakelen; Het opstarten van een incassotraject levert in 80% van de gevallen resultaat op; Train uw debiteurenbeheerders zodat zij op hoogte zijn van de wet- en regelgeving en deze ook kunnen toepassen in de praktijk. 13 www.snelstart.nl
links Hieronder vindt u een aantal links met meer informatie over debiteurenbeheer en incasso: www.sterkfinancieel.nl www.incassokostenberekenen.nl/ www.creditexpo.nl 14 www.snelstart.nl
De 5 van snelstart Wij streven naar het sterker maken van ondernemers middels onze administratieve software. SnelStart zorgt voor inzicht in uw financiën. Stuur uw bedrijf op de cijfers en kom niet voor verrassingen te staan. Bespaar tijd. Hoe vlotter uw administratie gaat, hoe meer tijd er is voor waar het echt om gaat: uw onderneming. Bespaar geld. Gebruik onze eerlijk geprijsde producten zelfstandig of in samenwerking met uw accountant. Eenvoudig in gebruik. Al heeft u geen ervaring met boekhouden, u zet snel en gemakkelijk uw administratie op. Met onze klantenservice, website, FAQ, cursusaanbod en 2.500 accountants- en administratiekantoren die met SnelStart werken bieden wij alle ondersteuning die u nodig heeft! Ervaar het gemak van SnelStart zelf! 15 www.snelstart.nl