NIEUWE SJABLONEN VOOR KLEOS GEBRUIKERSINSTRUCTIE
Kleos Postbus 23 7400 GA Deventer T: 0570 67 35 55 F: 0172 46 69 98 E: software@kluwer.nl I: kleos.kluwer.nl/ Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden auteur(s), redacteur(en), uitgever deswege geen aansprakelijkheid. 2014, Kluwer Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht, c.q. de uitgeefster van deze uitgave, door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgeefster is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2, Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16b, Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form by means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the written permission of the publisher. 2 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
INHOUDSOPGAVE NIEUWE SJABLONEN VOOR KLEOS GEBRUIKERSINSTRUCTIE... 1 Inleiding... 4 1. KANTOORSJABLONEN EN KLEOS SJABLONEN... 8 1.1 Kantoorsjablonen... 8 1.2 Kleos sjablonen... 9 2. KLEOS SJABLONEN... 12 2.1 Inleiding... 12 2.2 Notitie... 12 2.3 Dossierkaart... 13 2.4 Dagvaarding... 15 2.5 Conclusie of akte... 17 2.6 Verzamelfactuur... 19 3. KOPIËREN VAN KLEOS SJABLONEN NAAR KANTOORSJABLONEN... 22 Bijlage 1 Dossierkaart: tabblad- en velddefinities... 25 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 3
Inleiding Kleos biedt u uitgebreide functionaliteit voor het maken van correspondentie in diverse vormen. Bij het genereren van correspondentie wordt daarbij gebruik gemaakt van sjablonen. Bij het in gebruik nemen van Kleos wordt een set standaard sjablonen meegeleverd welke op maat voor uw kantoor kan worden aangepast. Dit zijn de zogenaamde kantoorsjablonen. Vanaf april 2014 zijn daar een aantal nieuwe sjablonen aan toegevoegd, de zogenaamde Kleos sjablonen. In dit document wordt toegelicht wat het verschil is tussen deze twee soorten sjablonen en hoe u de Kleos sjablonen voor uw kantoor kunt gebruiken. Voor overige relevante informatie verwijzen wij u naar de Kleos helpfile. Indien u naar aanleiding daarvan behoefte heeft aan aanvullende informatie kunt u zich wenden tot de helpdesk (software@kluwer.nl) of een consultant inhuren. 4 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 5
HOOFDSTUK 1 KANTOORSJABLONEN EN KLEOS SJABLONEN 6 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 7
1. KANTOORSJABLONEN EN KLEOS SJABLONEN 1.1 Kantoorsjablonen Kantoorsjablonen zijn de sjablonen welke standaard bij Kleos worden meegeleverd en welke u naar wens kunt aanpassen aan uw huisstijl. Ook kunt u zelf kantoorsjablonen toevoegen indien u dat wenst. Kortom de kantoorsjablonen zijn de sjablonen die u normaal gesproken binnen uw organisatie gebruikt voor uw correspondentie. Kantoorsjablonen kunt u gebruiken voor: - Reguliere correspondentie gebruikmakend van Word, zoals brief, fax, maar bijvoorbeeld ook processtukken. - Declaraties - Aanmaningen - E-mail Het gebruik van kantoorsjablonen voor reguliere correspondentie In Kleos ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: Figuur 1-1 In dit voorbeeld zijn er dus 6 kantoorsjablonen waar u uit kunt kiezen. 8 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
1.2 Kleos sjablonen Kleos sjablonen zijn sjablonen welke Kluwer standaard voor alle Kleos gebruikers beschikbaar stelt. Deze sjablonen kunt u gewoon gebruiken, echter ze zijn niet aangepast aan uw eigen huisstijl. Het is ook niet mogelijk om deze sjablonen te wijzigen. Wilt u dat toch, dan dient u ze eerst te kopiëren naar uw eigen kantoorsjablonen, waar u deze mogelijkheid wel heeft. Op deze manier wordt het voor Kluwer mogelijk om op een eenvoudige manier nieuwe sjablonen beschikbaar te maken voor alle gebruikers. Ook kunnen zo sjablonen, die bij ingebruikname standaard werden uitgeleverd, worden aangepast en beschikbaar gemaakt. In figuur 1.1 vindt u de Kleos sjablonen in het mapje genaamd Kleos sjablonen. Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 9
HOOFDSTUK 2 KLEOS SJABLONEN 10 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 11
2. KLEOS SJABLONEN 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden een aantal Kleos sjablonen beschreven. Uitgelegd wordt waar ze voor bedoeld zijn en wat er voor nodig is om ze correct te kunnen gebruiken. Een aantal sjablonen vergt aanpassingen in de inrichting van Kleos. Het kan voorkomen dat u een aantal van deze Kleos sjablonen ook al bij uw kantoorsjablonen heeft staan. Ze kunnen echter wel daarvan verschillen. 2.2 Notitie Doel: Het vastleggen van notities op een dossier. Voorbeeld: Randvoorwaarden: - De uitvoerende wordt alleen ingevuld indien op het dossier bij de kantoormedewerkers een uitvoerend medewerker is toegevoegd. - Bij cliënt(en) worden de partijen overgenomen die op het dossier als cliënt zijn toegevoegd. Ook de contactpersoon die op het dossier aan deze partij is gekoppeld wordt overgenomen. Toelichting: Nadat het document is geopend volstaat het om F11 te kiezen. Door vervolgens te gaan typen wordt de tekst <F11>Geef hier notitie tekst in overschreven. 12 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
2.3 Dossierkaart Doel: Het maken van een dossierkaart met relevante dossiergegeven welke in de fysieke dossiermap kan worden opgenomen. Voorbeeld: Een dossier bevat de volgende toevoegingsgegevens: De dossierkaart bij deze toevoegingszaak ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 13
Randvoorwaarden: Inrichting Om de dossierkaart goed te laten functioneren dient de inrichting van Kleos hier wel op te zijn aangepast. Onder Configuratie, Algemeen, Configuratie Algemeen kiest u voor Extra velden voor dossiers. Hier heeft u de mogelijkheid om extra tabbladen met daarop extra velden te definiëren. De hier gedefinieerde tabbladen en velden vindt u straks terug op elk dossier onder het tabblad Extra velden en Extra gegevens. In bijlage 1 wordt beschreven welke tabbladen en velden dienen te worden gedefinieerd. NB De gegevens uit bijlage 1 dienen exact te worden overgenomen. Indien u daar van afwijkt kan het zijn dat de dossierkaart niet goed functioneert! Toelichting: De dossierkaart werkt zowel voor toevoegingen als betalende zaken. Toevoeggegevens worden uitsluitend getoond indien u bij het extra veld Toevoeging Ja/Nee de waarde Ja heeft ingevuld. 14 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
2.4 Dagvaarding Doel: Het automatisch genereren van een dagvaarding voor één cliënt gebruikmakend van de gegevens uit het dossier. Voorbeeld: Het geel gemarkeerde deel wordt automatisch ingevuld, mits de gegevens in Kleos correct zijn ingevuld. Randvoorwaarden: 1. Het dossier bevat één cliënt, waarvan de volgende gegevens bekend zijn: a. Natuurlijk persoon: o Titel o Voornamen o Tussenvoegsel o Achternaam o Straatnaam woonadres o Huisnummer woonadres o Plaatsnaam woonadres Of b. Rechtspersoon: o Naam o Straatnaam woonadres Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 15
o o Huisnummer woonadres o Plaatsnaam woonadres De dossierpartij kan een natuurlijk persoon zijn of een rechtspersoon NB Indien het een rechtspersoon betreft moet het een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid zijn! 2. Het dossier bevat één wederpartij waarvan dezelfde gegevens bekend moeten zijn als van de cliënt. 3. Het dossier bevat een verantwoordelijke waarvan de volgende gegevens bekend zijn: Initialen Tussenvoegsel Achternaam 4. De volgende kantoorgegevens zijn bekend: Straatnaam woonadres Huisnummer woonadres Plaatsnaam woonadres Toelichting: Met de functietoets F11 kunt u springen langs de grijs gemarkeerde velden en deze overschrijven met de juiste waarden. 16 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
2.5 Conclusie of akte Doel: Het automatisch genereren van een conclusie of akte gebruikmakend van de gegevens uit het dossier. Voorbeeld: Randvoorwaarden: 1. Het dossier bevat één cliënt, waarvan de volgende gegevens bekend zijn: a. Natuurlijk persoon: o Titel o Voornamen o Tussenvoegsel o Achternaam o Straatnaam woonadres o Huisnummer woonadres o Plaatsnaam woonadres Of b. Rechtspersoon: o Naam o Straatnaam woonadres o Huisnummer woonadres o Plaatsnaam woonadres Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 17
o Indien aan de rechtspersoon een contactpersoon is gekoppeld op het dossier worden diens gegevens ook overgenomen, alleen van de eerste contactpersoon. 2. Het dossier bevat één wederpartij waarvan dezelfde gegevens bekend moeten zijn als van de cliënt. 3. Het dossier bevat een natuurlijk persoon als Advocaat wederpartij of een rechtspersoon, Advocatenkantoor, van het type Advocaat wederpartij met daaraan gekoppeld een natuurlijk persoon, de advocaat, van het type Contactpersoon. 4. Het dossier bevat een rechtspersoon van het type Instantie. 5. Het dossier bevat een verantwoordelijke waarvan de volgende gegevens bekend zijn: Initialen Tussenvoegsel Achternaam 6. De volgende kantoorgegevens zijn bekend: Straatnaam woonadres Huisnummer woonadres Plaatsnaam woonadres 18 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
2.6 Verzamelfactuur Doel: Het automatisch genereren van een factuur aan één debiteur waarop declaratieonderdelen (uren en verschotten) van meerdere dossier verzameld worden. Voorbeeld: Randvoorwaarden: 1. De te verzamelen declaratieonderdelen zijn afkomstig van meerdere dossiers. Die dossiers bevatten minimaal één cliënt. Op al deze dossiers is dezelfde cliënt aanwezig, waarvan de volgende gegevens bekend zijn: a. Natuurlijk persoon: b. Titel c. Voornamen d. Tussenvoegsel e. Achternaam f. Straatnaam woonadres g. Huisnummer woonadres h. Plaatsnaam woonadres 2. Of a. Rechtspersoon: b. Naam c. Straatnaam woonadres d. Huisnummer woonadres e. Plaatsnaam woonadres f. Indien aan de rechtspersoon een contactpersoon is gekoppeld op het dossier worden diens gegevens ook overgenomen, alleen van de eerste contactpersoon. Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 19
HOOFDSTUK 3 KOPIËREN VAN KLEOS SJABLONEN NAAR KANTOORSJABLONEN 20 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 21
3. KOPIËREN VAN KLEOS SJABLONEN NAAR KANTOORSJABLONEN Indien u Kleos sjablonen wilt aanpassen aan uw huisstijl dan kan dat alleen door deze eerst te importeren naar uw kantoorsjablonen. U dient hierbij als volgt te werk te gaan: Stap 1. Ga bijvoorbeeld naar Configuratie/Documenten en kies Modellen. U ziet hier de voor u beschikbare kantoorsjablonen. Stap 2. Kies Model importeren indien u een kantoorsjabloon wilt importeren. U krijgt nu het volgende scherm: Stap 3. Indien u rechtsboven op klikt kunt u vanaf uw netwerk een bestand importeren. Wilt u echter een kantoorsjabloon importeren, dan kiest u het plaatje rechtsboven met het Kluwer logo. Hier kunt u kiezen welk kantoorsjabloon, in dit geval een Modeldocument, u wilt importeren naar uw kantoorsjablonen. Vervolgens kunt u deze op dezelfde manier bewerken als uw huidige kantoorsjablonen. Stap 4. 22 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
Controleer of het door u gekozen kantoorsjabloon verwijzingen heeft naar tekstblokken. Zo ja, dan dient u deze ook, op analoge wijze, te importeren. Opmerking: De functionaliteit van Kleos sjablonen biedt Kluwer de mogelijkheid om door eindgebruikers ontwikkelde sjablonen te publiceren, dat wil zeggen centraal beschikbaar te stellen voor alle Kleos-gebruikers. Indien u goedwerkende sjablonen heeft ontwikkeld die u graag met uw collega-kantoren wilt delen, dan kunt u deze sturen naar kleos@kluwer.nl. Geef daarbij ook aan welke eventuele randvoorwaarden aan het gebruik van uw sjabloon worden gesteld. Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 23
BIJLAGEN 24 Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014
Bijlage 1 Dossierkaart: tabblad- en velddefinities Nieuwe sjablonen voor Kleos Gebruikersinstructie v 2.0 18 augustus 2014 25