Argumentenboekje samen organiseren Bestemd voor alle gemeentesecretarissen 1
Inhoud Handreiking voor annotatie bij BALV VNG voorstel Samen Organiseren 3 Algemene presentatie 5 Goede redenen samen te organiseren 17 Hobbels die te overwinnen zijn 20 Goede voorbeelden van samen organiseren uit verleden en heden 23 Initiatieven die in 2017 in de versnelling gebracht worden 25 1 Aanvraag- en afgifteproces rijbewijzen 25 2 Digitale overlijdensaangifte 26 3 Digitale verhuisservice 27 4 GIBIT Uniforme inkoopvoorwaarden ICT 27 5 Gemeentelijke Overheid Netwerk (GON) 28 6 Govroam 29 Aanbeveling om bij deelname menskracht en budget vrij te maken 30 Achtergrondinformatie en toelichting op voorstel BALV VNG 30 november 2016 Kwartiermakersgroep VNG 2 november 2016 2
Handreiking voor annotatie bij BALV VNG voorstel Samen Organiseren Op 30 november 2016 is er een BALV VNG. Eén van de agendapunten betreft het voorstel om innovatie van dienstverlening als gemeenten veel meer samen te gaan organiseren. Dit voorstel is een vervolg op de besluitvorming in de ALV VNG van juni jl. over collectiviseren. Onderstaand staat een handreiking voor de annotatie bij dit voorstel ten behoeve van de standpuntbepaling in het college over dit BALV-voorstel. Advies Instemmen met het voorstel. Voorstel kent doorgaande lijn vanuit besluitvorming in ALV juni 2018 Het voorstel bevat een doorgaande lijn met de besluitvorming in de ALV van juni 2016 in het kader van de Digitale Agenda 2020, specifiek op de ambitie We werken massaal digitaal en leveren maatwerk lokaal. Het bouwt ook voort op wat er in de sector allemaal al aan initiatieven rondom verbetering van dienstverlening en de inzet van I-voorzieningen loopt, brengt deze met elkaar in samenhang en voorziet in een aanpak en maatregelen om beschikbare oplossingen veel sneller door veel meer gemeenten te laten gebruiken. De aanvliegroute in de collectiviseringsbeweging is die van de inhoud, met een leidende rol voor de gemeenten zelf, waar ook het eigenaarschap blijft liggen. De landelijke aanpak ondersteunt, maar neemt zeker niet over. Voorstel beoogt doorbraak in innovatie van dienstverlening te realiseren Initiatieven rondom innovatie van dienstverlening kosten veel tijd, geld en menskracht. Het blijkt in de praktijk vaak moeilijk om meer gemeenten te interesseren in deelname aan prachtige initiatieven van een paar gemeenten, regelmatig samen met ketenpartners. Het is ook opmerkelijk dat oplossingen die in projecten uitgewerkt zijn vaak maar door een handjevol gemeenten gebruikt worden terwijl de voordelen evident zijn. Vanuit de Digitale Agenda 2020 is een opschalingsmethodiek ontwikkeld, maar er is aanvullend behoefte aan een instrumentarium om belemmeringen die er blijkbaar zijn weg te nemen. Vaak ontbreekt de tijd en implementatiecapaciteit om meters te maken. Daarmee blijven reële kansen onbenut om de kwaliteit van de dienstverlening op een hoger plan te brengen. Dit voorstel gaat gemeenten helpen en ondersteunen bij hun innovatie van dienstverlening door de krachten te bundelen, innovatiegeld beschikbaar te houden, slimme manieren van werken te kiezen en schaarse proces- en implementatiecapaciteit te poolen. Voorzieningen komen, 3
onafhankelijk van leveranciers, beschikbaar voor alle gemeenten. Gemeenten blijven zelf besluiten hiervan gebruik te maken of dat niet te doen. Beleidsruimte gemeenten niet ter discussie Het voorstel is geen beleidsinhoudelijk voorstel, maar een procesvoorstel, gericht op een programmatische aanpak van collectiviseren. Het laat de beleidsruimte van gemeenten volledig intact. Bij deelname aan projecten en gebruik van ontwikkelde voorzieningen conformeert de gemeente zich wel aan de gekozen standaarden, architectuur en afspraken over de inrichting van het werkproces (zelfregulering). Zelf gekozen binding Instemmen met het voorstel betekent dat bestuurlijk commitment wordt uitgesproken om als gemeenten met elkaar, gebundeld in netwerkverband, intensiever te gaan werken aan kwaliteitsverbetering in de gemeentelijke dienstverlening om er zo versnelling in te brengen en herhalingsvoordeel te benutten. Er is geen sprake van binding aan een entiteit of contract. Organisatorische gevolgen Dit voorstel heeft in directe zin geen gevolgen voor de eigen gemeentelijke organisatie. Deze ontstaat pas bij deelname aan de ontwikkeling van een initiatief. Immers, bij elk initiatief moet een aantal gemeenten actief meedoen. Het is niet de bedoeling dat de voorzieningen achter de tekentafel worden bedacht, het moet uit de gemeentelijke praktijk komen. In geval van deelname is sprake van benodigde inzet van eigen menskracht. Op grond van de ervaringen tot nu toe gaat het indicatief om 0,1 fte op projecten voor I-voorzieningen en 1,0 fte voor projecten op grootschalige medebewindstaken. De voorzieningen die ontwikkeld worden, kunnen in alle gemeenten worden toegepast. Soms is dat eenvoudig. Soms betekent het voor gemeenten een flinke verandering omdat het bij de voorgestane innovatie niet alleen gaat om techniek, maar ook om een andere kijk op dienstverlening (bewoners centraal) en andere werkprocessen. Het BALV voorstel voorziet in ondersteuning bij de implementatie. Financiële gevolgen Het voorstel behelst het principebesluit om de middelen die de afgelopen jaren en in 2017 nog uit het GF zijn of worden genomen om initiatieven op het terrein van I-voorzieningen (Digitale Agenda 2020 en organisatiekosten KING onder andere) te financieren, ook in de jaren daarna via een technische omzetting landelijk beschikbaar te houden voor de collectiviseringsbeweging. Zowel om de lopende initiatieven te kunnen continueren als nieuwe te financieren, waarbij de beslissing hierover onderdeel wordt van de besluitvormingsstructuur van de VNG. Het voorstel is logisch omdat er langer lopende verplichtingen zijn aangegaan die ook na 2017 gefinancierd moeten blijven worden. Het is ook een logisch voorstel omdat zo geborgd blijft dat alle gemeenten bijdragen aan de totstandkoming van innovatie en het beheer en onderhoud van voorzieningen voor verbetering van de lokale dienstverlening, waarvan zij ook allemaal voordeel hebben. Oktober 2016 Kwartiermakers collectiviseren Jan van Ginkel (gemeentesecretaris Zaanstad) Marcel Meijs (gemeentesecretaris Enschede) Pieter Jeroense (gemeentesecretaris Alphen aan den Rijn) Irma Woestenberg (gemeentesecretaris s-hertogenbosch) 4
Algemene presentatie Deze presentatie is ook digitaal beschikbaar op de site van de VGS: https://www.gemeentesecretaris.nl/ Samen organiseren Impuls verbeteren kwaliteit dienstverlening 5
Aanleiding ALV VNG 7 juni 2016: Besluit tot voornemen collectiviseren BALV van VNG 30 november 2016: Uitwerking voorstel Samen Organiseren Onze positie hierin Wat is Samen Organiseren? Voorzieningen ontwikkelen die alle gemeenten kunnen gebruiken Initiatieven door een kopgroep Uittesten in een grotere groep Opschalen naar landelijk gebruik Samen organiseren: samen ontwikkelen, lokaal toepassen 6
Voorbeelden in ontwikkeling of al gereed: GDI-stelsel (generieke digitale infrastructuur) Digitale melding overlijden Inkoop telefonie Nationale verhuisservice Aanvraag- en afgifteproces verlenging rijbewijzen Gemeentelijk gegevensknooppunt sociaal domein Informatievoorziening Omgevingswet NUP-projecten GBI (gemeentelijke basisprocessen inkomensvoorziening) Ontwikkeling is onvermijdelijk Lokale begrenzing optimalisering dienstverlening Schier onbegrensde IT-mogelijkheden Steeds nieuwe taken met ingewikkelde processen en ICT Voortdurend aanpassen processen nodig Landelijk georganiseerde ketenpartners Maken grote schaal voor innovatie noodzakelijk 7
Belang van meer/sneller samen organiseren Inhoud Verbeteren dienstverlening aan bewoners en bedrijven Bewoners verwachten e-service die ze elders gewend zijn Verbetering kwaliteit van uitvoering in ketens Mogelijk maken verbetering wet- en regelgeving Regie op innovatief gebruik van ICT Belang van meer/sneller samen organiseren Efficiency Benutting schaarse resources voor ontwikkeling Besparingen / meer mogelijk maken met dezelfde middelen Beheersen van steeds hogere kosten beveiliging en privacy Optimaliseren gebruik basisregistraties Eigenaarschap van voorzieningen/minder leveranciersafhankelijkheid 8
Belang van meer/sneller samen organiseren Positionering Branchevorming Eén gezicht naar buiten (gemeente-apps) Mogelijk maken van de één overheidsgedachte Meer regie op voor gemeenten relevante overheidsinnovaties Aansluiting houden bij de informatiesamenleving Daarom het BALV voorstel! 9
Inhoudelijke invalshoek Wat gaan we samen organiseren? Initiatieven voor verbetering dienstverlening Werkprocessen, administratieve componenten, I-voorzieningen Binnen beleidsneutrale gemeentelijke taken Sturing Door gemeenten, vanuit de inhoud & relatie met burgers ICT ondersteunend en faciliterend Inhoud: 2 hoofdtypes Voorzieningen voor I-dienstverlening Afgebakend, snel, projectmatig, veelvormig Apps, E-formulieren, landelijke afspraken, mantelcontracten etc. Basisprocessen medebewindstaken Nieuwe taken (Sociaal domein, Omgevingswet) én bestaande taken Inrichting/herinrichting grote administratieve processen Procesapplicaties 1 x ontwikkelen, 390 x toepassen 10
Proces invalshoek Hoe gaan we samen organiseren? Mogelijk maken en versnellen van opschaling van initiatieven Landelijke autoriteit (College voor Dienstverleningszaken) Methodiek voor beoordeling en beslissing Doorgaande lijn initiatief - opschaling - implementatie Proces: ondersteuningsstructuur Wegnemen belemmeringen wet- en regelgeving Regelen van financiering en governance Begeleiding initiatieven van aanjagen via opschaling tot implementatie Realiseren generieke standaarden en I-voorzieningen Ondersteuning en facilitering van projecten 11
Samenhang GRONDPLAAT COLLECTIVISEREN Initiatieven verbeteren kwaliteit dienstverlening Alle gemeenten met rol VNG, KING, VGS en Kring 100 + Voorzieningen I-dienstverlening Basisprocessen medebewindstaken -gemeentelijke generieke (ICT)-infrastructuur -gemeenschappelijke digitale infrastructuur -innovatief standaardiseren dienstverlening -collectieve inkoopprojecten -projecten pilotstarter -inkomen -werk -zorg -belastingen -fysiek domein/omgevingswet -burgerzaken Impulsen voor versnelling en massaliteit Landelijke ondersteuning Kortlopende projecten Langlopende trajecten Landelijke ondersteunings - structuur met inzet bestaande organisaties -vereenvoudiging generieke wet- en regelgeving -governance, financiering -standaarden, ICT-voorzieningen, marktstrategie, contractmanagement -opschalingsstrategie, methode, beslismodel, sturing en ondersteuningsstuctuur -implementatiekwaliteit en -capaciteit Gradaties in vorm en binding Handige voorbeelden gemakkelijk kunnen gebruiken (pilotstarter) Inspelen op kansen (gezamenlijke inkoop telefonie) Keuze tot meedoen > dan de standaards accepteren (GBI-project) Druk van buiten (landelijke formulieren voor ondernemers) Verplichtende zelfregulering (GDI-stelsel) 12
Spelers in dit veld Initiatiefgroepen voor de verbeteringen Gemeenten (sturend) KING (faciliterend) Partners (medeontwikkelend) Landelijke ondersteuningsstructuur voor de opschaling VNG bestuur (beslissend) Task force / College voor Dienstverleningszaken (adviserend) VNG/KING (ondersteunend) Gemeentesecretarissen: scharnier naar lokaal Collectiviseren = uitvoeren = verantwoordelijkheid GS-en VGS is de gesprekspartner van VNG/KING Meedoen voorzieningen I-dienstverlening (alle gemeenten) Meedoen basisprocessen medebewindstaken (aanbod grote gemeenten) Rol in de landelijke ondersteuningsstructuur (task force, College Dvlz) 13
Brede gemeentelijke betrokkenheid Vooral ambtelijk, getrokken door gemeentesecretarissen Hoofden publieksdienstverlening Proceseigenaren medebewindstaken CIO s, hoofden informatievoorziening / ICT En hun landelijke koepels / beroepsverenigingen Bezwaren en weerstanden Mindset Gewoontes, eigen meningen, eigen werkwijze, voorzichtigheid Belangen Gemeenten (geld, desinvesteringen, bestaande samenwerking) Leveranciers Praktische bezwaren Twijfels, risico s, veranderkundig vermogen 14
Voorstel is noodzakelijk, maar niet voldoende Werk te doen aan de mindset van gemeenten Landelijke ondersteuningsstructuur snel en soepel werkzaam maken Beroepsverenigingen, stakeholders en leveranciers meekrijgen Ook organiseren van snelle slimme open innovaties Kosten en baten voor gemeenten Kosten landelijke structuur Besteding uitnames gemeentefonds t/m 2017 Na 2017: hetzelfde bedrag op een andere manier Baten voor gemeenten (en hun bewoners!) Kant-en-klare oplossingen dienstverlening aan bewoners en bedrijven Toepasbare innovaties en verbeteringen van producten en processen Ontzorging bij nieuwe of wijziging wet- en regelgeving 15
Gevraagde inspanningen gemeenten Instemmen met het BALV-voorstel Principe van, door en met gemeenten: meedoen I-projecten: halve dag per week (alle gemeenten) Basisprocessen: 1 FTE (grote gemeenten) Breder kijken dan nu en hier Vragen Wat betekent dit voor ons? Hoe willen wij ons verhouden tot deze beweging? 16
Goede redenen samen te organiseren Er zijn tenminste 8 goede redenen om als gemeenten samen te willen organiseren. 1 Het verbetert de kwaliteit en toegankelijkheid van de dienstverlening. Door procesoptimalisatie en verregaande digitalisering die door samen organiseren kan worden bereikt kunnen burgers en bedrijven tijd- en plaats onafhankelijk gebruik maken van diensten van gemeenten. Onnodige handelingen voor burgers en bedrijven en extra schakels in het proces die geen waarde toevoegen verdwijnen. Bijvoorbeeld digitale aangifte van verhuizing of overlijden op één plek voor alle overheidsinstanties. Of de intake voor toeleiding naar werk; waarom doet de gemeente deze voor de doelgroep die doorstroomt uit de WW opnieuw, terwijl het UWV alle informatie over die klant en zijn profiel al heeft? Zo ontstaat een positieve maatschappelijke businesscase. Een voorbeeld: het landelijke e-formulier voor begrafenisondernemers een kleine toepassing - levert deze ondernemers een besparing op van 1,5 tot 5 uur per aangifte. Als we het allemaal gaan gebruiken levert alleen al deze voorziening voor begrafenisondernemers een voordeel op van 15 mln. per jaar. Dit nog los van het sterk toegenomen gemak waarmee zij hun zaken met de overheid kunnen afwerken. Wanneer gemeenten gezamenlijk ontwikkelen is het veel makkelijker om te reageren op innovaties.we spreken over dienstverlening, maar de opmerkingen die we maken over het bevorderen van samenwerken betreffen natuurlijk ook de andere overheidsrollen zoals die gelden voor democratie en bestuur en zeker ook het bijeenbrengen van stuurinformatie. Ook daar wordt door te samen organiseren de kwaliteit en toegankelijkheid verbeterd. 2 Het verbetert de uitvoering in de keten. Gemeenten maken gebruik van dertien basisregistraties die veelal in ketens met elkaar verbonden zijn met toepassingen die in de gemeenten gebruikt worden. Bijna alles vindt plaats in digitale ketens of netwerken. Intensievere samenwerking met ketenpartners draagt bij aan burgervriendelijkere dienstverlening vanuit één overheid. Ook ketenpartners vragen om bundeling van krachten van gemeenten om tot stroomlijning van werkprocessen en optimalisatie van digitale gegevensuitwisseling te komen. Zij kunnen geen zaken doen op basis van 390 individuele wensen. Bepaalde verbeteringen gaan ook pas lukken als ketenpartners erop kunnen vertrouwen dat gemeenten een uniforme werkwijze hebben. Bijvoorbeeld de digitale gegevensuitwisseling tussen gemeenten en het UWV over vacatures in het kader van de werkgeversdienstverlening zal niet van de grond komen als we geen landelijke standaard hebben. We zien nu nog dat ketenpartners in grote problemen komen omdat gegevens toelevering vanuit gemeenten in een onverwerkbare veelvormigheid plaats heeft. Denk aan de uitvoering van de PGB. Er zijn uitstekend functionerende ketens en er zijn veel initiatieven om te komen tot optimalisering, maar vooral in de keten kunnen door gezamenlijkheid belangrijke verbeteringen gerealiseerd worden. 17
3 Het vergroot de kans op beïnvloeding van departementen in de regelgeving. Samen optrekken om belemmeringen in regelgeving weg te nemen, vergroot de slaagkans. Ook van departementen kan niet verlangd kan worden dat 390 verschillende wensen gehonoreerd worden. De belemmering goed formuleren, de consequenties voor de uitvoering scherp maken en samen een oplossingsrichting aan geven aan het betreffende departement verhoogt de kans op een oplossing. Zo heeft de aanpak van het project digitale aangifte overlijden ertoe geleid dat de wettelijke plicht voor begrafenisondernemers om een handtekening te komen plaatsen is vervallen. 4 Het stopt de verspilling van tijd, menskracht en geld. We werken rondom de uitvoeringsprocessen nu allemaal op onze eigen manier als wetten wijzigen of nieuwe taken op ons af komen. Om de kwaliteit en doelmatigheid van de dienstverlening te verbeteren is herontwerp en innovatie van processen nodig en standaardisatie en verregaande digitalisering. Dat vraagt om inspanningen in menskracht en geld. Innovatie en verbetering van dienstverlening vindt nu op allerlei plekken, vaak kleinschalig, plaats. Soms komen die initiatieven naar boven via bijvoorbeeld de pilotstarter, vaak ook niet. Dat laatste is jammer want laat kansen voor leren van elkaar voor betere resultaten onbenut. Sommige zaken kunnen we beter samen één keer doen dan allemaal apart of in kleiner verband. Dan is het duurder en kost het meer energie en menskracht. Het gaat hier om veelal schaarse kennis: ook hierom kunnen we beter de krachten bundelen en kennis, dus menskracht, delen. Samen organiseren zal het ook mogelijk maken mensen vrij te spelen en aldus het hoofd te bieden aan de schaarste op de arbeidsmarkt waar gemeenten mee geconfronteerd worden. 5 Het levert forse besparingen op. De efficiencywinst zit op meerdere plekken. Er hoeft maar één keer te worden ontworpen in plaats van honderden keren. Processen kunnen worden ontworpen met het oog op meervoudig gebruik van gegevens en op het eenmalig leveren van die gegevens door bewoners of bedrijven. Massa stelt ons in staat verder te gaan met digitaliseren, bijvoorbeeld rondom het uitwisselen van gegevens met andere overheidsinstanties. Massa stelt ons ook in staat sneller te digitaliseren en veranderingen te implementeren. Gezamenlijkheid stelt ons in staat grote voordelen te boeken op ICT. Een voorbeeld: de uitvoering van de Participatiewet kost landelijk meer dan 1 mrd. De businesscase GBI laat zien dat een besparing van 20 tot 30% mogelijk is. Iets specifieker; op het onderdeel Aanvraag levensonderhoud wordt bij invoering door 8 deelnemende gemeenten een besparing van 6 mln. gecalculeerd. Met het landelijke mantelcontract Telefonie wordt in potentie 80 mln. bespaard. Zelfs als het maar voor de helft lukt, gaat het landelijk gezien om enorme bedragen die besteed kunnen worden aan de burgergerichte warme taken. 6 Het brengt het eigenaarschap van kritische voorzieningen terug waar het hoort. We zijn in toenemende mate afhankelijk van IT-leveranciers in de uitvoering van ons werk en hebben weinig grip op wat ons aan oplossingen wordt aangeboden. Voor een deel komt dat door onszelf; we articuleren niet samen de vraag en onderhandelen niet als één groep, maar steken allemaal apart over. Op de kritische onderdelen van de uitvoering moeten we het eigenaarschap van de IT-voorzieningen die nodig zijn naar ons toe halen. Dat lukt alleen als we de krachten bundelen. 7 Het bevordert de branchevorming van gemeenten en de één overheidsgedachte. Gemeenten zijn zelfstandige organisaties. Maar hebben de ambitie om in de beleidsneutrale onderdelen van het werk steeds meer naar buiten toe als één branche op te treden. Deze beweging wordt van onderop gesteund (basisgemeente) en van bovenaf gestimuleerd, bijvoorbeeld met een instrument als Mijnoverheid.nl (rijksbeleid). Samen organiseren levert een enorme boost aan dit proces. 18
8 Het brengt ons bij de tijd De samenleving is inmiddels gewend aan de dienstverlening van Bol.com, booking.com en internetbankieren. Achter de PC, aan de IPhone snel je zaken regelen en onmiddellijk respons. Als overheid hebben we andere verantwoordelijkheden waardoor we niet altijd deze service kunnen bieden, maar niets hoeft ons in de weg te staan om de dienstverlening waar dat mogelijk is wél op een bijdetijds niveau en snelheid te krijgen. Dat kan alleen als we dit grootschalig en als branche aanpakken. 19
Hobbels die te overwinnen zijn Samenwerken is niet makkelijk, hoezeer de argumenten daartoe ook overtuigen. Er zijn altijd wel redenen te verzinnen om er toch wat van weg te blijven. We constateren dat in het verleden goede initiatieven strandden of in elk geval geen brede navolging in de sector kregen. Dat is niet uniek. Bij de samenwerking die nodig is bij banken, zorg- en onderwijsinstellingen, zien we ook dat zich hobbels af tekenen. Dat is niet zonder reden; er worden belemmeringen gezien of geformuleerd en soms ook kansen om sterker in het veld te komen door juist niet mee te doen. Samen doen betekent voor de koplopers een beetje minder snel en voor de achterblijvers een tandje harder. Voor de achterblijvers is de verandering het grootst en uit die hoek zullen dus ook de hobbels komen. De middenmoot krijgt vanzelfsprekend ook veranderingen te zien, maar die komen toch, al was het maar door de technologische ontwikkeling en de nieuwe wet- en regelgeving die op ons af komt. De hobbels moeten we in beeld krijgen en met de aanpak die gekozen wordt moeten we bezwaren weg nemen en beargumenteerd weerleggen. Hieronder lopen we een paar van de vaak geformuleerde hobbels langs. 1 De efficiencyvoordelen van het initiatief moeten nog blijken. De efficiencyvoordelen hebben zich nog niet gemanifesteerd, maar zijn echter wel zeer plausibel. Allereerst zijn er de bureauberekeningen. Eén keer ontwerpen en 390 keer toepassen is zonder meer efficiënter dan de huidige werkwijze. Er zijn goede voorbeelden van samen organiseren op kleinere schaal. Bijvoorbeeld door gebruikersverenigingen en Dimpact zijn forse efficiencyvoordelen gerealiseerd. Bij een landelijke schaal is de complexiteit groter en is er daardoor meer innovatierisico, maar is ook het voordeelpotentieel veel groter. Het gaat om een positief perspectief op de langere termijn, waarbij de efficiencyverbetering per voorziening zal verschillen. Het is van groot belang om in een aantal projecten snel efficiencyvoordeel te laten zien. Dit mede omdat er ook projecten zijn waar lange tijd en veel geld nodig is voordat efficiency ontstaat. Met name innovatie van grootschalige uitvoeringsprocessen kost tijd en geld. Maar in het GBI-programma zijn nu reeds voordelen bereikt die aantonen dat dit samen oppakken tot meer snelheid en lagere kosten leiden dan het zelf doen. 2 De efficiencyvoordelen van de projecten moeten onderbouwd zijn en duidelijk moet zijn wat we er voor krijgen. Dat klopt vaak. We bekijken de projecten nog niet erg zakelijk. Pioniers willen de voordelen van hun project nog wel eens overschatten. Dit moeten we als branche beter gaan doen. De landelijke ondersteuning kan de expertise hierop ontwikkelen. Maar ook inbreng van gemeenten en niet alleen van de IT-discipline- en dit tussentijds te meten en eventueel heroverwegen. Zo heeft commissie/rapport Elias ons in 2015 geleerd dat is noodzakelijk om in elk project te komen tot een realistische inschatting van de voordelen en om inschatting van de impact die een voorziening landelijk én voor een gemeente heeft. Gemeenten mogen verlangen dat projecten die worden 20
opgestart of die worden gecollectiviseerd scherp op de plausibiliteit van de business case worden beoordeeld. Het doel is altijd om per werkproces/voorziening een verbetering van de dienstverlening en/of verbetering van de efficiency te realiseren, door middel van een gestandaardiseerd werkproces met een IT-voorziening die past op de eigen systemen van de gemeente. Per project zal dit bij de start specifiek moeten worden uitgewerkt. 3 Het moet aansluiten bij onze eigen uitvoeringspraktijk en IT-landschap. De oplossing hiervoor is dat de landelijk te gebruiken voorzieningen organisatie- en schaalonafhankelijk zijn en in de ontwerpfase goed nagedacht wordt over de generieke koppelvlakken die nodig zijn voor lokaal gebruik op verschillende systemen. We werken vanuit gezamenlijk vastgestelde kaders, zoals een referentie-architectuur en domein-architecturen. Zo werken we toekomstvast én in samenhang met medeoverheden en ketenpartners We werken natuurlijk ook met leveranciers, maar zorgen dat we minder afhankelijk van hen worden omdat het eigendom van de procesverbeteringen bij gemeenten blijft en er in de ICT-uitwerking gekoppeld kan worden aan alle systemen. Ook hiervoor is meewerken door medewerkers van de business en IT van gemeenten cruciaal. De uitvoeringspraktijk en het IT landschap van een gemeente zijn niet in beton gegoten, maar altijd onderhevig aan veranderingen. Het komt er nu op aan om bij die veranderingen mee te nemen in de beoordeling of de samenwerking daarmee wordt bevorderd of niet. Mee doen moet passen in het eigen investeringstempo, en niet leiden tot kapitaalverlies. Dit is oplosbaar door bij de landelijke standaardverklaring een slimme fasering in de uitrol te kiezen. Dat kan toch niet in 390 gemeenten tegelijk. Deze gefaseerde en uitgekiende uitrol vraagt uiteraard een investering, maar betaalt zich terug in geld, in draagvlak lokaal en in commitment aan de beweging. 4 Draagvlak voor op de werkvloer is essentieel. Samen organiseren gebeurt door professionals (met betrokkenheid van beroepsverenigingen) en managers (en hun belangenverenigingen) van gemeenten zelf, zodat invloed op de resultaten goed geborgd is. Dat kan natuurlijk niet met 390 deelnemers; er is altijd sturing nodig. Allemaal mee doen in de initiatie- en ontwikkelfase hoeft ook niet als er genoeg vertrouwen is in elkaars werk. En, als de beslissing een voorziening tot landelijke standaard te verklaren, genomen wordt met grote betrokkenheid van gemeenten; zowel bestuurders als gemeentesecretarissen die primair verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Het voorstel van de VNG voor de BALV van 30 november 2016 voorziet hierin. 5 Let op bij grootschalige ICT-projecten. Let op bij samen realiseren. Samen organiseren is géén grootschalig ICT-project, maar een programma om via vele kleine en grote stappen tot verbetering van de dienstverlening te komen. De ICT daarachter is soms ingewikkeld, maar heel vaak ook niet. De veranderkundige kant is vaak veel weerbarstiger en een kwestie van een lange adem en gericht investeren in andere competenties van medewerkers Er zijn geslaagde voorbeelden van collectivisering. Bijvoorbeeld de basisadministraties, het GDI-stelsel, de inkoop telefonie: allemaal geslaagd. Maar er zijn ook minder goed verlopen initiatieven. We kunnen noemen de moeizame gang van zaken rondom de realisering van een landelijk GBA, overigens zeker ook door het steeds toevoegen van nieuwe eisen op rijksniveau. Het landelijk gaan uitvoeren van de PGB s door de SVB is een ander voorbeeld. Kenmerk van deze moeizame trajecten is, dat hier niet eerst landelijk is gesleuteld aan uniformering van de gemeentelijke werkprocessen, terwijl dat wel een randvoorwaarde is voor succesvolle ICTtoepassing. Dat is een les die we kunnen trekken. Uitermate belangrijk is verder dat we het eigenaarschap van gemeenten goed regelen. Gemeenten moeten met hun managers en uitvoerders aan het stuur staan van de collectiviseringsbeweging, dat is een voorwaarde voor succes. 6 Kan de schaal kleiner? Een begrijpelijke reactie. Dimpact, Wigo4it en gebruikersverenigingen hebben zich bewezen; grootschaliger samen organiseren is een pad met onzekerheden. Het is echter ook zonneklaar dat kleinschaligere aanpak suboptimaal is; enerzijds door zijn geringere massa, anderzijds omdat het niet leidt tot de landelijke standaardisering die nodig is voor verbindendverklaring, voor grote stappen in de ketenaanpak en om te komen 21
tot leveranciersonafhankelijke oplossingen. Het is goed de expertise van de gebruikersverenigingen actief te betrekken bij de projectmatige aanpak van I-voorzieningen. Wigo4it is al actief betrokken bij de aanpak van de grootschalige werkprocessen van medebewindstaken. Bij de voorkeur voor een kleinere schaal zit er soms de zorg achter dat een vaak al ingewikkeld verlopend samenwerkingsproces wordt verstoord door verandering in werkwijze, terwijl er al zoveel verandert. Wij redeneren juist andersom; als er toch opnieuw naar werkprocessen gekeken wordt, kan meteen gebruikt worden wat elders beschikbaar is. Bovendien: gemeenten kunnen ook prima als samenwerkende groep instappen op de collectiviseringstrein. 7 Het komt aan op implementatie en niet bestuurlijk ja zeggen en operationeel nee doen. Een vaak gehoord punt, door andere prioriteiten en een gebrek aan kennis en ervaring op veranderkundig gebied. De gedachte om de landelijke ondersteuningsstructuur ook de taak te geven gemeenten te helpen bij de implementatie neemt dit bezwaar weg. Eerdere trajecten hebben laten zien dat implementatie-ondersteuning werkt. Deze ondersteuning zal langdurig de transitie moeten ondersteunen. Gemeenten warm krijgen voor collectivisering vergt naast sterke inhoud en goede marketing- een proces van overtuigen en overreden. We kunnen leren van HR21, dat nooit verplicht is gesteld maar langzaam maar zeker toch de standaard van gemeenten is geworden. Het project Taskforce BID over het belang van informatieveiligheid heeft geleerd dat een geconcentreerde versnellingsactie daadwerkelijk tot resultaten kan leiden. En last but not least mag er iets worden verwacht van onze beroepsgroep. 8 Autonomie. Samen organiseren gebeurt op onderdelen waar lokale verschillen niet groot of belangrijk zijn. Het gaat over beleidsneutrale administratieve processen, waarbij autonomie niet de bepalende factor is voor de kwaliteit van dienstverlening of efficiency. Vele basisprocessen gingen voor. Geen enkele gemeente haalt het meer in zijn hoofd om autonomie te bepleiten bij het inrichten van personeels- en salarisadministraties of kantoorautomatisering; die zijn in het verleden door andere mechanismen reeds verregaand gecollectiviseerd. De beleidsgevoelige processen blijven gemeenten zelf vormgeven. Ook voor de bulkprocessen wordt niet gekoerst op one size fits al ; de oplossingen passen bij wat nodig is in het betreffende beleidsdomein. Bij GBI krijgen gemeenten bijvoorbeeld een keuze tussen wel of niet de aanvragers voor een uitkering zien. Voor het overige worden deze oplossingen wel standaard vormgegeven. Met als belangrijk element, dat dit voor, door en met gemeenten gebeurt. Zij zitten zelf aan het stuur van de totstandkoming van standaarden. Er ontstaat dus een vorm van zelfregulering die beter is dan oplegging van hogerhand (vgl. de PGB-uitvoering). Het is verstandig om in het programma te starten met projecten waarvan iedereen het collectiviseringsbelang kan zien. En we moeten niet de ambitie hebben om álles te collectiviseren; de focus moet blijven liggen op processen die we allemaal uitvoeren en waarbij samen organiseren winst oplevert voor dienstverlening of efficiency. 22
Goede voorbeelden van samen organiseren uit verleden en heden Mantelcontract Telefonie Dit is een voorbeeld van een I-voorziening. De VNG heeft met inschakeling van KING ten behoeve van alle gemeenten een mantelcontract afgesloten met leveranciers van vaste en mobile telefonie. Telefonie is in dit verband een breed begrip; er vallen bijvoorbeeld ook chips voor straatverlichting onder. KING beheert dat mantelcontract. Gemeenten kunnen hiervan naar eigen inzicht gebruik maken en contracteren zelf met de leverancier die zij kiezen. Bij gebruik op landelijke schaal wordt een inkoopvoordeel van 90 mln. voorzien. Gemeentelijke basisprocessen Inkomensdeel Participatiewet (GBI) Dit is een voorbeeld van een basisproces op medebewindstaken. 15 grote gemeenten ontwikkelen samen op basis van één grondplaat architectuur, een standaard werkproces met 42 transacties voor de uitvoering van het inkomensdeel uit de Participatiewet volgens het principe 1x inrichten, 390x gebruiken. De voorzieningen die worden ontwikkeld zijn bestemd voor lokaal gebruik, of gebruik in een regionale sociale dienst. Om dat mogelijk te maken worden de voorzieningen schaal- en organisatie- onafhankelijk ontwikkeld. Zij hebben een hoge graad van digitalisering. Gekozen is voor een ontwikkelgerichte aanpak, waarin de G4 een belangrijke rol spelen met hun Innovatieprogramma WIZ. De uitrol van het gehele pakket aan voorzieningen start in 2018. Gemeenten die mee doen verplichten zich de ontwikkelde standaarden te gebruiken. Bij gebruik op landelijke schaal wordt een besparingsvoordeel voorzien van minimaal 200 mln. structureel. Gemeentelijk Gegevensknooppunt in het Sociaal Domein Als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein wisselen gemeenten veel meer (persoons)gegevens uit met een groot aantal partijen. Om de digitale gegevensuitwisseling in goede banen te leiden en de administratieve lasten te verlichten, is het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk) opgezet. Via het GGk kunt u berichten uitwisselen in het kader van de Wmo en de Jeugdwet. Hiervoor is een connectie gemaakt met het knooppunt voor zorgaanbieders bij VECOZO. Daarnaast kunt u gebruik maken van de WLZ Registertoets en de Dienst Woonplaatsbeginsel, en kunt u Toekenningsberichten PGB versturen. Op deze manier kunnen gemeenten, aanbieders en andere organisaties in het sociaal domein op een veilige manier gegevens uitwisselen. 23
Dynamisch aankoopsysteem Ook dit is een voorbeeld van een I-voorziening. KING heeft in opdracht van de VNG een dynamisch aankoopsysteem (DAS) ontwikkeld dat wordt gebruikt voor de aanschaf van de generieke digitale loketten. Via een DAS kunnen leveranciers toetreden tot de marktplaats en per offerte-uitvraag krijgt een leverancier de gunning vanuit die gemeente. Informatiebeveiligingsdienst (IBD) De IBD is een gezamenlijk initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De IBD is de sectorale CERT/CSIRT voor alle Nederlandse gemeenten en richt zich op (incident)ondersteuning op het gebied van informatiebeveiliging. De IBD is voor gemeenten het schakelpunt met het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). De IBD beheert de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en geeft regelmatig kennisproducten uit. Daarnaast faciliteert de IBD kennisdeling tussen gemeenten onderling, met andere overheidslagen, met vitale sectoren en met leveranciers. Omgevingswet mooi voorbeeld van nieuwe ontwikkeling om samen op te pakken De Omgevingswet bundelt de wetgeving en regels voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water. Met de Omgevingswet wordt het stelsel van ruimtelijke regels volledig herzien. Minder en overzichtelijker regels, meer ruimte voor initiatieven en lokaal maatwerk en vertrouwen als uitgangspunt. Het doel van een initiatief in de fysieke leefomgeving moet centraal staan in plaats van de vraag: mag het wel? Digitalisering is een onlosmakelijk onderdeel van de (invoering van de) Omgevingswet. Een initiatiefnemer wil online inzicht in wat er op een bepaalde plek wel en niet kan, welke regels gelden en weten welke onderzoeken nodig zijn. Alleen met een goede digitale ondersteuning kan de bedoeling van de wet worden gerealiseerd. Daarom wordt veel aandacht besteed aan het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). De grote veranderingen bieden kansen voor het samen organiseren van de verbinding van de werkprocessen en informatievoorziening van gemeenten aan het Digitaal Stelsel. Belangrijke stappen hiervoor zijn ook al gezet. In 2015 is door de VNG een Bestuursakkoord gesloten met het rijk, ipo en uvw. Deze ketenpartners werken momenteel uit wat interbestuurlijk vastgelegd moet worden (zoals procesarchitectuur en semantische standaarden). In samenhang hiermee werkt de VNG uit wat collectief op gemeentelijk niveau moet worden geregeld. De consequenties voor het gemeentelijk applicatienetwerk (Gemma) wordt in beeld gebracht, met inzet van een groot aantal vakspecialisten uit de gemeenten. Voor het vormgeven van deze collectieve invoeringsondersteuning op weg naar 2019 heeft het rijk 13 mln beschikbaar gesteld en de ALV heeft dit bedrag met 3.6 mln aangevuld uit de Digitale Agenda 2020. De VNG komt in het najaar met een uitvoeringsprogramma Omgevingswet 2016-2019 waarbij inzicht wordt geboden in de besteding van dit budget. 24
Initiatieven die in 2017 in de versnelling gebracht worden Er lopen diverse initiatieven die in 2017 in versnelling worden gebracht. Deze verschillen sterk van elkaar in type, grootte, complexiteit, kosten en de doorlooptijd van implementatie. Doel is voor elk van deze projecten in 2017 zoveel mogelijk gemeenten te laten profiteren van een collectieve oplossing. Naast onderstaande (relatief minder complexe) initiatieven wordt nog bepaald welke meer grootschalige trajecten komend jaar collectief kunnen worden geadresseerd, voor de hand ligt bijvoorbeeld de (informatievoorziening) Omgevingswet. 1 Aanvraag- en afgifteproces rijbewijzen Wie heeft het ontwikkeld? NVvB voert samen met RDW en verschillende gemeenten een project uit voor het verbeteren van het aanvraagproces voor rijbewijzen. Dit met als doel om de positie van de gemeente bij de heraanvraag uit het proces te halen. Wat is het precies, wat kun je er mee (applicatie, app, werkproces, anders?) De burger kan bij een heraanvraag van zijn rijbewijs een foto laten maken bij een erkende fotograaf (3.000 in Nederland). Bij de fotograaf wordt tevens een handtekening gezet. Beide bestanden worden door de burger (na inlog met DigiD niveau 4) in het portaal van de RDW geüpload. RDW heeft software ontwikkeld die de aangeleverde foto en de handtekening vergelijkt bij de bij de RDW beschikbare gegevens. Indien met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid kan worden vastgesteld dat de bestanden bij de persoon horen wordt het rijbewijs aangemaakt en via het gemeentelijke loket verspreid. Bij twijfel dient de burger zich al in het aanvraagproces alsnog bij de gemeentelijke balie te melden. Deze pilot staat los van de pilot voor thuisbezorgen reisdocumenten en de projecten worden in een latere fase mogelijk samengevoegd. Het combineren van beide projecten heeft vooralsnog de uitdaging dat de identiteit van de burger dan helemaal niet bij een overheidsinstantie wordt gevalideerd. Wie gaat het gebruiken; gemeente of ketenpartner? Zowel gemeenten als RDW. 25
Als je het als gemeente gaat gebruiken, wat moet je dan doen qua implementatie (IT, werkproces, veranderkundig, personeelsmatig)? Het heeft impact op het personeel (minder baliebezoeken voor aanvraag rijbewijs) en het is een veranderkundig vraagstuk. Bij de uitgifte zal de identiteit van de burger zeer secuur moeten worden vastgesteld. Voordat dit project grootschalig kan worden geïmplementeerd, zal eerst nog een goede impactanalyse moeten plaatsvinden om alle consequenties voor inwoners en gemeenten goed in beeld te krijgen. Wat kost het gebruik en wat levert het op qua besparing (in en fte); is een kwalitatieve beschrijving, tenzij we een businesscase hebben, dan cijfers toevoegen? Vooralsnog zijn er geen out of pocket kosten voor de gemeenten voorzien. Door het verminderen van het aantal baliebezoeken wordt de gemeentelijke frontoffice ontlast. 2 Digitale overlijdensaangifte Wie heeft het ontwikkeld? Gemeenten hebben samen met NVvB en VNG/KING het proces voor Digitaal Aangifte Overlijden uitgewerkt. Wat is het precies, wat kun je er mee (applicatie, app, werkproces, anders?) Digitaal Aangifte Overlijden is een online formulier dat Uitvaartverzorgers de mogelijkheid biedt om een aangifte van overlijden digitaal in te dienen. Het formulier is beschikbaar achter het Ondernemingsdossier en maakt gebruik van eherkenning niveau 2+ en de Berichtenbox voor Bedrijven. Voor gemeenten die gebruik willen maken van een koppelvlak wordt een gestandaardiseerd koppelvlak beschikbaar gesteld. De huidige versie van het formulier is geleverd door EZ en de nieuwe versie (gereed begin 2017) wordt geleverd door de markt (gemeentelijke softwareleveranciers). Wie gaat het gebruiken; gemeente of ketenpartner? Gemeenten. Als je het als gemeente gaat gebruiken, wat moet je dan doen qua implementatie (IT, werkproces, veranderkundig, personeelsmatig). Als de gemeente gebruik maakt van het gestandaardiseerde koppelvlak naar de gemeentelijke backoffice dient dit beschikbaar te worden gesteld door de gemeentelijke softwareleverancier. De gemeente zal eenmalig de ondernemers moeten autoriseren die van de elektronische aangifte gebruik gaan maken. Verder zorgt het voor minder baliebezoeken. Het heeft geen impact op het gemeentelijke backoffice proces. Wat kost het gebruik en wat levert het op qua besparing (in en fte); is een kwalitatieve beschrijving, tenzij we een businesscase hebben, dan cijfers toevoegen? De landelijke voorziening wordt gratis beschikbaar gesteld aan gemeenten. Indien de gemeente gebruik maakt van het koppelvlak zal de softwareleverancier kosten in rekening brengen voor het aanpassen van de backoffice. Als de melding via de Berichtenbox voor Bedrijven komt zijn er geen kosten aan. Door het verminderen van het aantal baliebezoeken wordt bij de ondernemingen een substantieel bedrag bespaard. Het landelijke e-formulier levert voor begrafenisondernemers een besparing op van 1,5 tot 5 uur per aangifte. Als we het allemaal gaan gebruiken levert alleen al deze voorziening voor begrafenisondernemers een voordeel op van 15 mln. per jaar. Dit nog los van het sterk toegenomen gemak waarmee zij hun zaken met de overheid kunnen afwerken. 26
3 Digitale verhuisservice Wie heeft het ontwikkeld? Gemeenten hebben samen met NVvB, VDP en VNG/KING het proces voor de online verhuizing uitgewerkt. Wat is het precies, wat kun je er mee (applicatie, app, werkproces, anders?) De Digitale Verhuisservice is een online formulier dat burgers de mogelijkheid biedt om een verhuizing online door te geven. Hierbij worden de gegevens van de Aangever en de meeverhuizende gezinsleden vooringevuld en wordt gebruik gemaakt van de BAG voor het bepalen van het nieuwe adres. Het formulier is beschikbaar achter MijnOverheid en maakt gebruik van DigiD en de Berichtenbox voor Burgers. Voor gemeenten die gebruik willen maken van een koppelvlak wordt een gestandaardiseerd koppelvlak beschikbaar gesteld. De voorziening komt april 2017 beschikbaar. Wie gaat het gebruiken; gemeente of ketenpartner? Gemeenten. Als je het als gemeente gaat gebruiken, wat moet je dan doen qua implementatie (IT, werkproces, veranderkundig, personeelsmatig)? Als de gemeente gebruik maakt van het gestandaardiseerde koppelvlak naar de gemeentelijke backoffice dient dit beschikbaar te worden gesteld door de gemeentelijke softwareleverancier. Verder zorgt het voor minder baliebezoeken. Het heeft geen impact op het gemeentelijke backoffice proces. Wat kost het gebruik en wat levert het op qua besparing (in en fte); is een kwalitatieve beschrijving, tenzij we een businesscase hebben, dan cijfers toevoegen? De landelijke voorziening wordt gratis beschikbaar gesteld aan gemeenten. Indien de gemeente gebruik maakt van het koppelvlak zal de softwareleverancier kosten in rekening brengen voor het aanpassen van de backoffice. Door het verminderen van het aantal baliebezoeken wordt een substantieel bedrag bespaard. 4 GIBIT Uniforme inkoopvoorwaarden ICT Wie heeft het ontwikkeld? Gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en KING en een klankbordgroep van leveranciers hebben de GIBIT ontwikkeld. De ontwikkeling is ondersteund door een advocatenkantoor (Dirkzwager) en adviesbureau ICT Recht. Wat is het precies, wat kun je er mee (applicatie, app, werkproces, anders?) De doelstelling van de GIBIT is het professionaliseren van het gemeentelijk opdrachtgeverschap en het strikter kunnen aansturen van de ICT-markt vanuit de inkoopfunctie van gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden. De GIBIT bestaat uit een algemeen juridische inkoopkader en is gebaseerd op de ARBIT (de inkoopvoorwaarden van het Rijk). De GIBIT staat niet op zichzelf. De GIBIT maakt deel uit van een samenhangend en modulair opgezette voorwaarden- en overeenkomstenstructuur waarin afspraken voor een ICT-product/dienst zijn opgenomen. Ook zijn hulpmiddelen voorzien voor het opstellen van ICT-contracten. De GIBIT is eind 2016 beschikbaar voor gebruik. Wie gaat het gebruiken; gemeente of ketenpartner? Gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden en de ICT-leveranciers op de gemeentemarkt. 27
Als je het als gemeente gaat gebruiken, wat moet je dan doen qua implementatie (IT, werkproces, veranderkundig, personeelsmatig)? De GIBIT en de bijbehorende modelcontracten, handreikingen en hulpmiddelen zullen gebruikt gaan worden door inkopers, I&A-professionals en juristen binnen inkoop en informatie/ict-managementprocessen. Voor de borging van het gebruik is het van belang dat elke gemeente de GIBIT in het eigen aanbestedingsbeleid opneemt. Voor de invoering en optimaal gebruik is het noodzakelijk dat inkopers, juristen en I&A-professionals kennis en ervaring opbouwen over de inhoud en de bijbehorende hulpmiddelen. Wat kost het gebruik en wat levert het op qua besparing (in en fte); is een kwalitatieve beschrijving, tenzij we een businesscase hebben, dan cijfers toevoegen? Het gebruik van de GIBIT kost niets. Bijna 80% van de gemeenten (59x) die heeft deelgenomen aan een brede consultatie van de conceptversie vindt de GIBIT beter bruikbaar dan de huidige voorwaarden. De verwachte voordelen van gebruik van de GIBIT zijn dat gemeenten beter kunnen inspelen op samenwerking en het collectief organiseren van de informatievoorziening. Verder is het gebruik van de gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen en standaarden voor beveiliging, interoperabiliteit, archivering, toegankelijkheid, landelijke ICT-infrastructuur en Cloud in de GIBIT geborgd. Dat leidt tot een hogere kwaliteit van ICT-producten en diensten. Brede adoptie resulteert in een gelijk en meer transparant speelveld voor de ca. 200 ICT-leveranciers die op de gemeentemarkt actief zijn. 5 Gemeentelijke Overheid Netwerk (GON) Wie heeft het ontwikkeld? Het GON wordt door gemeenten, VNG en KING in het kader van DA2020 ontwikkeld. Wat is het precies, wat kun je er mee (applicatie, app, werkproces, anders?) Het GON is een gesloten netwerkvoorziening (vaste verbindingen) voor gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en uitvoeringsdiensten met veilige koppelingen met de GDI (Generieke Digitale Infrastructuur), met het RON (rijksoverheid netwerk), met de landelijke voorzieningen voor zowel de gehele overheid als die specifiek voor gemeenten en het internet ter ondersteuning van het nieuwe werken van de eigen medewerkers en digitale toegankelijkheid voor burgers en bedrijven. Wie gaat het gebruiken; gemeente of ketenpartner? Het GON biedt gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en uitvoeringsdiensten de mogelijkheid om met één (redundante) netwerkverbinding met het GON een betrouwbare en veilige digitale verbondenheid te hebben met alle partijen waarmee op veilige wijze informatie-uitwisseling moet kunnen plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld de ketenpartners. Tevens biedt het GON de mogelijkheid om als collectieve voorziening netwerkmonitoring als informatiebeveiligingsdienst in te richten. Hiermee wordt het risico op het optreden van (informatie) beveiligingsincidenten voor alle aangesloten partijen verminderd Als je het als gemeente gaat gebruiken, wat moet je dan doen qua implementatie (IT, werkproces, veranderkundig, personeelsmatig)? Om dit te bereiken dienen de bovengenoemde partijen een netwerkaansluiting op het GON te maken, eigen datacenters op het GON aan te sluiten en de ketenpartners en de commerciële datacenters waarvan SaaSdiensten worden betrokken een koppeling op het GON aan te laten brengen. Vervolgens dienen zij de vele tientalen netwerkverbindingen met hun omgeving op te heffen. 28
Wat kost het gebruik en wat levert het op qua besparing (in en fte); is een kwalitatieve beschrijving, tenzij we een businesscase hebben, dan cijfers toevoegen? Voordelen voor de gemeenten bij gebruik van het GON-vast Gemeenten hoeven zelf niet meer zorg dragen voor betrouwbare digitale verbindingen voor veilige informatie-uitwisseling; vermindering beheerlast netwerkverbindingen in termen van kennis, kunde en capaciteit; Het nieuwe werken en samenwerking tussen gemeenten worden optimaal gefaciliteerd; Financiële voordelen als gevolg van collectieve inkoop van netwerkcapaciteit; Er kunnen hogere eisen worden gesteld aan IV/ICT-leveranciers (omkering van de afhankelijkheid; gemeenten als collectief in de lead ); Vermindering van de risico s op het optreden van (informatie) beveiligingsincidenten door het centraal inrichten van netwerkmonitoring. 6 Govroam Wie heeft het ontwikkeld? Govroam is ontwikkeld door stichting Govroam in samenwerking met gemeenten en andere overheidsorganisaties. Wat is het precies, wat kun je er mee (applicatie, app, werkproces, anders?) Govroam staat voor Government Roaming en is een dienst die het mogelijk maakt om veilig in te loggen op een op govroam aangesloten gemeentelijk wi-fi netwerk. De dienst is afgeleid van eduroam, een vergelijkbare dienst die in het onderwijs wordt gebruikt en inmiddels dagelijks over de hele wereld zo n 20 miljoen gebruikers heeft. Wie gaat het gebruiken; gemeente of ketenpartner? Gemeenten en ketenpartners Als je het als gemeente gaat gebruiken, wat moet je dan doen qua implementatie (IT, werkproces, veranderkundig, personeelsmatig)? Govroam vraagt minimale investeringen, doordat gebruik wordt gemaakt van meestal al aanwezige netwerken en componenten. Alleen de verbinding naar de centrale authenticatieserver en een aantal instellingen op netwerkapparaten moet worden aangepast. Wat kost het gebruik en wat levert het op qua besparing (in en fte); is een kwalitatieve beschrijving, tenzij we een businesscase hebben, dan cijfers toevoegen? De kosten zijn zeer beperkt en omvatten een eenmalig bedrag van 1500 voor de aansluiting en afhankelijk van het aantal gebruikers 500 tot 2500 per jaar voor het gebruik. De uitrol van govroam bij gemeenten is in volle gang en moet eind 2017 tot een landelijke dekking van op govroam aangesloten gemeenten leiden. Govroam verbindt het wi-fi netwerk van een aangesloten gemeente met een centrale authenticatieserver. Daardoor is het mogelijk dat medewerkers van zo n gemeente veilig kunnen inloggen op hun eigen gemeentelijk netwerk, ook wanneer zij zich fysiek bij een andere gemeente bevinden. Zo n medewerker kan de inloggegevens gebruiken die hij/zij van zijn/haar eigen gemeente heeft ontvangen. Dat maakt het gebruik van draadloze verbindingen niet alleen eenvoudiger maar ook veiliger, zeker wanneer govroam wordt gebruikt in combinatie met een zogenaamde VPN-verbinding, waardoor data in beginsel niet van buitenaf zijn af te luisteren of te beïnvloeden. Govroam maak het mogelijk om veiliger en gemakkelijker digitaal (samen) te werken. 29