1 OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN Vastgesteld 7 november 2014 Vergaderdatum 27 augustus 2014 Vergaderplaats Service Center, Middelburg Aanwezig: dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Stee, Versteeg, Van Wallenburg en de heren Van Beekum, Huijsman en Van Rijn Afwezig: mevrouw De Heus Aanwezig: Raad van Bestuur (): de heer Van der Waal Aanwezig namens mevrouw De Heus: mevrouw Goeree Voorzitter: de heer Van Beekum Notulist: mevrouw Lapré 1 Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. Als nagekomen punt wordt de ontwikkeling van Arduin besproken. 2 Mededelingen : -de heer Van der Waal deelt mee dat hij na het vertrek van de Raad van Bestuur door de Raad van Toezicht formeel is aangesteld als tijdelijk. Dit is tot aan de benoeming van de interim-bestuurder. Binnenkort heeft de Raad van Toezicht gesprekken met een aantal kandidaten. De adviescommissie, met daarin onder andere een afvaardiging van de OR, heeft met de laatst overgebleven kandidaat een gesprek. Op termijn zal gestart worden met de werving voor de definitieve bestuurder. OR: -De OR deelt mee een prettig gesprek te hebben gehad met de bedrijfsarts. Dit is een jaarlijks terugkerend gesprek. 3 Concept notulen OV 25 juni 2014 De notulen worden na tekstuele aanpassing vastgesteld. Naar aanleiding van de actiepuntenlijst in de notulen wordt het volgende besproken: -de OR heeft vernomen dat vanaf 1 januari alle aparte belastingvoordeelregelingen van overheidswege komen te vervallen. Er bestaat wel een mogelijkheid om deze regelingen onder de werkkostenregeling te laten vallen. De bruto fietsregeling komt dus te vervallen en de OR verzoekt om ervoor te zorgen dat er nog wel een fietsregeling blijft bestaan. De geeft aan dat de fietsregeling al in de werkkostenregeling zit. Er wordt gewerkt aan een nieuw document, waarin de bruto-regeling nog wel is opgenomen maar niet meer de nettoregeling. Iedereen kan er dan dus gebruik van maken. -De OR vraagt hoe het tijdens de zomerperiode is verlopen op het mobiliteitscentrum. De geeft aan dat er nog geen evaluatie heeft plaatsgevonden en zal trachten deze voor de volgende OV gereed te hebben. -De weet dat er hard wordt gewerkt om oude regelingen op Intranet op te schonen en te vernieuwen.
4 Maatregelen personeelsbeleid Door een aantal veranderingen in het arbeidsrecht, de AWBZ-zorg en de nieuwe CAO zal de komende tijd worden gekenmerkt door onzekerheden over de gevolgen van deze veranderingen. De zal hierop anticiperen en is voornemens een aantal personeelsmaatregelen te treffen. De OR is om advies en instemming gevraagd ten aanzien van de besluiten inzake: -verlenging termijn van aanbieden vast contract na een tijdelijk contract -geen vaste o-uren contracten meer. Ter vergadering wordt duidelijk dat dit voorlopig niet doorgaat zolang er nog geen helderheid is gegeven door VGN. Dit is mogelijk in de volgende OV wel duidelijk. -terughoudendheid met aannemen personeel -duidelijke procedure bij interne herschikking -instrument Arbeidsmarkttoeslag voor nieuwe medewerkers niet meer toepassen en dit instrument voor bestaande medewerkers afbouwen -afschaffen reiskosten vergoeding bij solliciteren De OR en de wisselen van gedachten over de maatregelen. De OR heeft enkele tekstuele opmerkingen en stelt ter vergadering enkele inhoudelijk vragen aan de. De OR stemt in met de maatregelen, met uitzondering van het afbouwen van de Arbeidsmarkttoeslag. De OR heeft zijn bedenkingen geuit over nut en noodzaak en vraagt zich af welke besparing het oplevert. Voor de huidige medewerkers betekent het dat ze flink gekort gaan worden in hun inkomen. De komt terug op vragen die de OR heeft gesteld. 5 Kwaliteitsjaarverslag Arduin De OR heeft vragen gesteld ten aanzien van een aantal onderwerpen/onderdelen. -Er wordt een inhaalslag gemaakt ten aanzien van het voeren van de wensgesprekken. Er zijn verschillende oorzaken dat het percentage nog niet is gestegen. Elke cliënt heeft een PA. Binnen het MT wordt voor het eerst gewerkt met dit kwaliteitssysteem. Vanaf nu worden er concrete stappen op genomen. -M&M: de OR ziet een teruggang in de percentage en vraagt om een toelichting aan de. Het lijkt niet overeen te komen met het aantal meldingen van locaties. De zal dit na overleg met de MIC-commissie terugkoppelen aan de OR. -De OR vindt het afnemen van de hoeveelheid medicatie vergissingen een positieve ontwikkeling. -De geeft een toelichting op enkele grafieken in het stuk. -Uit de rapportage blijkt dat de sociale inclusie ver achter blijft, ondanks alle inzet en beleid nu en in de laatste jaren. Dat verbaast zowel de als de OR. Door onder andere scholing zouden medewerkers nog bewuster gemaakt kunnen worden dat inclusie in de maatschappij ook in de kleine dingen zit, zodat de cliënten in de woning meer bekend worden in de buurt. -Ten aanzien van de afbouw psychofarmaca en de teruggang beperkende maatregelen geeft de op vragen van de OR aan dat niet bekend is of er toename van agressie meldingen is door deze maatregelen. Het moet pedagogisch worden opgelost. Het staat op de agenda van het RMT om in samenwerking met de arts de afbouw in het 2
3 voortraject beter te bespreken met de teams. De monitoring is goed. -De OR begrijpt uit het stuk dat supportwerkers voor extramurale cliënten een ondersteuningsplan moeten schrijven. De OR maakt zich zorgen en vindt dit een taakverzwaring voor deze medewerkers. De geeft aan dat elke cliënt een persoonlijk plan moet hebben en een PA heeft die dat moet doen. Het is aan de dagbestedingen om een voorlópig plan te schrijven met een eerste aanzet waarmee gewerkt kan worden. Dit behoeft geen uitgebreid plan te zijn. Streven is voor iedere cliënt een PA. Tijdens het overleg wordt de suggestie geopperd dat mogelijk een stagiaire dit voorlopige plan kan schrijven. Als het op de dagbesteding niet lukt, dient men in gesprek te gaan met de coach. -Bedrijven zouden op de hoogte moeten zijn dat de RI&E via de Drive te vinden is. Er wordt wel meer aandacht gegeven aan de RI&E. in 2015 wordt daar extra aandacht aan besteed. De zal nagaan of en hoe er gecommuniceerd is. -De zal nagaan of er meldingen zijn geweest bij de vertrouwenspersoon van de medewerkers. -De OR en de delen de zorg om de medicatie weigeringen. Wat zijn de gevolgen voor de medewerkers en cliënten? De geeft aan dat dit ter verantwoording is aan de arts en orthopedagoog. -De informeert de OR hoe IDUC op dit moment loopt. Organisatorisch staat het bureau nu goed en alle processen lopen naar tevredenheid en succesvol dankzij de huidige bezetting. -De zal trachten de strategische notitie voor vastgoed voor de volgende OV gereed te hebben. Het zal een tussenstuk zijn. 6 Persoonlijk Ontwikkelplan Alvorens de OR zijn instemming zal geven worden ter vergadering nog enkele vragen gesteld. De zal deze vragen beantwoorden, waarna de OR zo spoedig mogelijk zal reageren op het instemmingsverzoek. 7 Kaderbrief Besproken in plaats van kaderbrief: Regeling uitbetaling PBL-uren De OR en de komen overeen dat de regeling kan vervallen. De uitvoering staat al in de CAO en de huidige regeling van Arduin voegt niets (meer) toe. Er zal nog wel een interne aanvraagprocedure blijven bestaan. 8 2 e Kwartaalrapportage Ter vergadering wordt de rapportage besproken en toegelicht. Kort voor dit overleg heeft de OR de prognose voor 2014 ontvangen. Deze wordt na een korte leespauze ook besproken. In de prognose is duidelijk dat er bij het doorrekenen van de cijfers aan het eind van het jaar een tekort ontstaat in de begroting. De begroting is taakstellend. Naar aanleiding van bevindingen van de financiële auditcommissie inzake de voorbereidingen voor de begroting 2015, is bepaald dat er stappen ondernomen moeten worden ten aanzien van de dreigende tekorten. Tevens zijn extra kosten te verwachten in verband met het vertrek van mevrouw Van Belle en
de komst van een interim. 80 % van het budget betreft personeelskosten, waardoor Arduin genoodzaakt is om fte s in te leveren. Hoe dat gaat gebeuren wordt nog onderzocht. Inmiddels zijn er een aantal maatregelen ingevoerd om kosten te besparen, zoals aanscherping beleid ten aanzien van de extra uren en aanscherping van de oude afspraak inzake het niet her bezetten van uren bij de ondersteunende diensten en dagbesteding. De ziekteverzuimcijfers worden ook onderzocht, omdat deze mogelijk een positiever beeld opleveren dan in de werkelijkheid. Medewerkers die door omstandigheden op een andere werkplek werken, worden beter gemeld. Dit geeft een vertekend beeld. De OR geeft aan dat juist door acties te treffen op de werkvloer op termijn een opgaande lijn is in de ziekteverzuimcijfers, dus ook in de besparing op kosten door verzuim. De meldt dat er mogelijk ook nog meevallers te verwachten zijn die niet in de prognose zijn meegenomen. 4 Nagekomen punten Ontwikkelingen De geeft aan dat als ZZP 1, 2 en 3 volledig uit het pakket gaat leveren wij op termijn 147 cliënten in. Per 1 januari 2015 gaat het om 37 cliënten. Dat heeft (op termijn) ook negatieve invloed op het aantal medewerkers. De geeft aan dat met het vertrek van mevrouw Van Belle niets verandert aan de eerdere plannen. Er staan ons veranderingen te wachten door de transitie van de Jeugdzorg en de veranderingen in de WMO. Arduin moet anticiperen op deze ontwikkelingen en is tegelijkertijd hard bezig om ervoor te zorgen dat de gemeenten bij ons de zorg gaan inkopen. Arduin kan zich binnenkort inschrijven voor de Jeugdzorg. De geeft aan dat in een model staat beschreven hoe men ervoor gaat zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd als we naar zelfsturend gaan. Vervolgens moet het gesprek worden aangegaan over wat dat betekent. Hoe maken we een verandering in het denken. Het model moet eerst goedgekeurd worden door de RvT en de OR. De OR geeft aan tijdig meegenomen te willen worden, waarbij hij zich realiseert dat er op dit moment nog niet duidelijk is waarop advies en/of instemming gevraagd kan worden. In belang van het proces is het noodzakelijk geen onnodige vertraging op te laten treden. De geeft aan alle informatie door te sturen. De zaken gaan heel snel en het is belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan. De zal het advies van de OR meegeven aan de interim. Naast het feit dat er nu nog veel onzeker is, is wel duidelijk dat 2015 een overgangsjaar zal zijn tot aan de nieuwe situatie in de zorg. De ondersteuningsvraag zal veranderen. Dit vraagt flexibiliteit van de medewerkers. De OR geeft aan dat medewerkers goed geïnformeerd moeten worden over welke stappen worden gezet en waarom. Dit om onbegrip en onrust op de werkvloer te voorkomen. Het sociaal plan loopt ongeveer over een jaar af. De OR wil graag zien dat er een nieuw plan komt en het verzoek is om tijdig te starten met de voorbereidingen. Dit zal met de interim worden besproken in een overlegvergadering. Er moet flink worden bezuinigd op vervoer. Er komt een vervoersplan in concept naar de OR. De aankomende en noodzakelijke verandering in het vervoer vraagt weer wat van de
medewerkers. 9 Rondvraag + sluiting -De OR merkt op dat dagcentrum Yerseke a.s. vrijdag wordt heropend en de OR heeft daar geen bericht over gezien naar de medewerkers. De zal zorgen dat er een nieuwsbericht komt. -De kerstviering wordt voorbereid. De vraagt de OR om evenals vorig jaar een goed doel voor te stellen. -Bij taxiritten moeten medewerkers hun BSN-nummer registreren. De OR geeft aan dat dit wat onrust veroorzaakt bij sommige medewerkers. De OR wil van de weten hoe de veiligheid wordt gewaarborgd. Hoe veilig wordt er me omgegaan? Dat zal de navragen. ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE 5
Nr Naar aanleiding van: 1 v.a. OV aug 13 Actiepunten + afspraak Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social Media) wordt meegenomen in kader van organisatieontwikkeling Actor 2a OV feb 14 Stand van zaken 4 aandachtsgebieden Mobiliteitscentrum Komt op de agenda zodra meer bekend over organisatieontwikkeling 2b OV aug 14 Mobiliteitscentrum: Evaluatie van de zomerperiode 2014 3 OV mrt 14 Beleidsuitgangspunten POP + nieuwe POP-regeling beantwoord vragen van de OR 4 OV mei 14 Terugkoppeling door na signaal van de OR over ontoegankelijke en conflicterende diensten op de diverse websites 5 OV aug 14 Afbouw Arbeidsmarkttoeslag: beantwoord vragen van de OR (om hoeveel medewerkers gaat het en wat levert het op? 6 OV aug 14 M&M/MIC-meldingen: koppelt terug 7 OV aug 14 Communicatie Google Drive: koppelt terug of en hoe dit is gegaan 8 OV aug 14 Meldingen vertrouwenspersoon: koppelt terug 9 OV aug 14 Strategische notitie vastgoed: Trachten gereed voor OV van oktober 10 OV aug 14 Goed doel kerstviering: de OR zal een goed doel voorstellen 11 OV aug 14 BSN-nrs bij taxiritten: de koppelt terug hoe het met de veiligheid zit OR Versie 4 september 2014 kopie aan directiesecretariaat 6