Notulen MR-vergadering De Torenuil Datum : donderdag 25 oktober 2012, 20.00 uur 22.30 uur Aanwezig : José,, Alma, Barbara, Kim,, Marc Aanwezig namens directie : Ine Aanwezig : Paul (geen MR-lid) Afwezig : Tess, Marijke, Roland 1. Opening; José heet iedereen welkom, Paul in het bijzonder. 2. Vaststelling agenda; Ine wil graag wat schuiven in de volgorde van de te behandelen punten, dit is uiteraard akkoord. Er worden geen extra agendapunten ingebracht. 3. Notulen MR-vergadering 30-08-2012; Tekstueel: geen opmerkingen Inhoudelijk: - Marc vraagt zich af of voor alle groepen inmiddels een klassenouder gevonden is. Dit blijkt inderdaad het geval. - Kim merkt op dat deze vergadering oorspronkelijk gepland stond voor 19.30 uur, in de agenda staat echter 20.00 uur. Dit blijkt een misverstand aan de zijde van José, er wordt afgesproken de volgende vergadering dan om 19.30 uur te laten beginnen in plaats van om 20.00 uur. Bij de vorige vergadering is tenslotte afgesproken de tijden te variëren zodat we iets eerder klaar zijn (fijn voor diegenen die verder weg wonen). - De teamleden geven aan dat de datumprikker die gebruikt is om deze vergadering definitief in te plannen niet is aangekomen in de e-mailboxen van het team. Reden is misschien het spamfilter? Dit wordt nagegaan omdat we de datumprikker toch vaker willen gebruiken in het verleden was het geen enkel probleem. - Marc vraagt of de vergaderingen wellicht op een andere dag kunnen worden gepland. Een korte inventarisatie leert dat de meeste leden toch op donderdag kunnen. Er wordt afgesproken de eerdere planning wel aan te houden, maar dan afwisselend op school en bij Marc thuis te vergaderen. Behandeling actiepunten: alle actiepunten zijn afgehandeld. 4. Mededelingen; Mededelingen vanuit het team (door Ine): - Er zijn diverse personele ontwikkelingen in verband met verzuim/re-integratie; - Tessa heeft een zoontje gekregen, zijn naam is Kian; - Hanneke komt binnenkort terug van haar bevallingsverlof; - Ine heeft een brief ontvangen van een ouder inzake sponsoring door een lokaal bedrijf middels t-shirts. Op deze manier kan iedereen een shirt van De Torenuil dragen bij bijvoorbeeld sportdagen of de avondvierdaagse. Het beheer van de shirts zou door de school geregeld moeten worden. Ine vraagt de MR hierover na te denken en een standpunt te formuleren. Vermelding van een sponsor op schoolshirts impliceert steun van school aan het betreffende bedrijf willen we dat uitdragen? Marc vraagt of er beleid is op dit gebied. Volgens Ine is het beleid dat we in principe niet meewerken aan sponsoring op deze wijze. Het zou echter ook voordelen voor school kunnen opleveren, en herkenbaarheid bij bijvoorbeeld de avondvierdaagse. Afgesproken wordt om het
onderwerp op de agenda voor de volgende vergadering te zetten. In de tussentijd kan eenieder er dan even over nadenken. We kunnen er daarna over discussiëren en over dit specifieke geval een standpunt namens de MR formuleren. Het verzoek is tevens om na te denken over sponsoring in het algemeen: wat kan wel, wat kan niet, wat willen we? Iemand oppert dat als een bedrijf onze school wil sponsoren, zij dit ook kunnen doen door middel van advertentieruimte in de schoolkrant, moeten we daarop wijzen? Ine zal de stukken op de mail zetten, samen met beleidsinfo over dit onderwerp van De Torenuil en van Robijn. Mededelingen vanuit de GMR: De laatste GMR-vergadering was op 8 oktober jl. Daarin zijn een aantal zaken besproken: - de bestuurshervorming binnen Robijn; dit proces is inmiddels vlotgetrokken (was wat stil komen te staan) en loopt nog. - De inspectie heeft Robijn onder de loep genomen vanwege de grote financiële reserves. De inspectie wil feitelijk dat dat geld wordt uitgegeven aan onderwijs. De inspectie heeft rekenmodellen van waaruit maximale bedragen worden berekend die als reserve mogen worden aangehouden. Tenzij er een goede onderbouwing is, dient het meerdere in de komende jaren te worden afgebouwd. Ine licht dit verhaal kort toe; het gaat niet om percentages cq bedragen per school, maar op stichtingsniveau van Robijn. Barbara vraagt zich af hoe het geld uiteindelijk zal worden verdeeld. Ine legt uit dat dat lastig is, het geld is op bovenschools niveau getild. Er is een grote buffer opgebouwd voor het geval dat. Robijn gaat nu een nieuwe risicoanalyse maken om te zien hoeveel en waarvoor de reserves nodig zijn. - Sinds vorig schooljaar is er een nieuwe arbodienst maar Robijn is daar niet tevreden over. De kosten zijn erg hoog, ieder telefoontje wordt door de arboarts in rekening gebracht. Bovendien vraagt men zich af of alle regels en protocollen wel juist zijn gevolgd. Dit wordt onderzocht, tevens wordt gekeken naar mogelijke alternatieven. Het huidige contract is inmiddels pro-forma opgezegd maar gezien het feit dat het kort dag is, is de verwachting dat oversluiten nu geen optie is en dat men toch nog even doorgaat met deze arbodienst. - Met ingang van 1 januari 2014 moet het passend onderwijs een feit zijn. De regio s zijn inmiddels opnieuw ingedeeld met als gevolg dat twee samenwerkingsverbanden samengevoegd moeten gaan worden, dit vergt wat moeite. Het onderwerp passend onderwijs loopt door op stichtingsniveau (Robijn) maar als school merken we er nu even weinig van. Mededelingen algemeen: - Kim heeft weer een aantal opmerkingen gehoord van ouders over een continurooster. Eén ouder wilde weten of de school dat gaat invoeren, een ander dacht juist te weten dat wij dat inderdaad gaan invoeren. Ine reageert dat zij juist bij Robijn heeft aangegeven dat het onderwerp weer eens binnen Robijn besproken moet worden, ook al om op de hoogte te blijven van de plannen van andere scholen. In het verleden is al eerder gezegd dat invoering door een andere school voor ons een reden kan het ook of juist niet te overwegen. De consequenties zijn wel flink, zo heb je te maken met pauzes voor het team die je toch ergens moet inlassen en moet je voor alle leerlingen tussendoor opvang regelen voor de lunchpauze, terwijl daar geen inkomsten vanuit de overblijf meer tegenover staan. Bij de laatste peiling binnen het team was het overigens 50/50. Ine herinnert ons eraan dat het de MR altijd vrij staat het onderwerp op tafel te leggen. - De bij de jaarvergadering aanwezige ouders/kandidaten gaven aan prijs te stellen op toezending van de agenda, voorafgaand aan de vergadering. Er is toen toegezegd dat we daarvoor een mailinglijst zouden opstellen, en dat hiervoor een oproep zou volgen. Bij
nader inzien is het praktischer de agenda op de website te plaatsen. kan daar voor zorgen. Vanaf de volgende vergadering aldus oppakken. De agenda en de notulen zijn voortaan te vinden op de website via schoolinformatie > ouders in de school > medezeggenschapsraad > notulen vergaderingen. 5. Rolverdeling MR; Per heden is de rolverdeling als volgt: Voorzitter José Vice-voorzitter Barbara Secretaris Notulist Er wordt besloten de commissies voorlopig te laten sluimeren. Op het moment dat het nodig is, kunnen ze alsnog bemand en ingezet worden. De werkgroep Communicatie & PR kan wel worden opgeheven, in voorkomende gevallen regelt dit zich altijd vanzelf. Afgelopen jaar hebben we vrijwel alle onderwerpen met de voltallige MR behandeld en dat is prima bevallen. Het is wel praktisch om een aanspreekpunt per onderwerp te hebben. Mochten er zaken zijn die voor dat onderwerp moeten worden opgepakt, dan kan hij of zij hulp van anderen inroepen. Aanspreekpunt financiën Aanspreekpunt personeel/organisatie Aanspreekpunt onderwijs Aanspreekpunt communicatie Aanspreekpunt huisvesting Aanspreekpunt verkiezingen Aanspreekpunt mediawijsheid José ad-hoc Kim Alma Marc 6. Slim Fit; Kim en laten een presentatie zien over de recente ontwikkelingen. De mijlpalen worden doorgenomen, en de planning voor dit schooljaar en voor de lange termijn. De presentatie zal worden meegestuurd met de notulen. Indien er op- of aanmerkingen zijn, deze dan graag vóór 12 november a.s. aan Kim doorgeven zodat zij deze in het volgende Slim Fit-overleg kan meenemen. Het belangrijkste punt voor de korte termijn is het opstarten van het evenemententeam. Onderdeel hiervan is het opstellen, standaardiseren en evalueren van draaiboeken voor de verschillende evenementen. Barbara stelt voor om een keer een draaiboek te laten bekijken door de MR, om er gevoel bij te krijgen. 7. Stand van zaken: passend onderwijs; Zoals eerder gezegd: het onderwerp passend onderwijs loopt door op stichtingsniveau (Robijn) maar als school merken we er nu even weinig van. Meer nieuws volgt zodra dit bekend is. 8. Stand van zaken: schoolgids en website; Dit ligt een beetje stil. De werkgroep voor de schoolgids bracht minder input dan verwacht omdat het voor ouders toch lastig is om namens de school zaken op papier te zetten. Daarom is de werkwijze iets aangepast: school levert de teksten aan, vervolgens gaat de werkgroep daarmee aan de slag. Inmiddels heeft de school e.e.a. aangeleverd, het wachten is nu op de reactie van de werkgroep. Door drukte aan de kant van de directie, duurt alles even wat langer. Op korte termijn zullen concrete stappen worden genomen. Dit geldt ook voor de nieuwe website. Het schoolplan moet medio december 2012 klaar zijn, hierover meer in de volgende vergadering. Na het afronden van het schoolplan worden de schoolgids en de website weer opgepakt. Jose
wijst erop dat de MR instemmingsrecht heeft met betrekking tot de nieuwe schoolgids, voor wanneer moeten we dat op de agenda zetten? Dat zal dan het tweede deel van het jaar worden. Ine geeft aan dat de schoolgids aan het einde van dit schooljaar klaar moet zijn. oppert om in plaats van een grote schoolgids een verkorte versie te maken en die uit te delen aan nieuwe ouders. Uitdelen van de volledige schoolgids aan alle ouders is te kostbaar, het is praktischer om deze aan te bieden via de website. Ine vraagt wat de MR belangrijker acht: de schoolgids of de website. De aanwezigen kiezen vrijwel unaniem voor de website. Ine geeft daarop aan prioriteit te willen geven aan het vullen van de website, daarna zal verder worden gegaan met de schoolgids. 9. Evaluatie verkiezingen en jaarvergadering; Verkiezingen: de organisatie is op zich goed verlopen. Helaas is het uitdelen van de stembiljetten niet helemaal vlekkeloos gegaan. Kim stelt voor om volgende keer de formulieren eerder te laten uitdelen. Dit keer was daar juist bewust niet voor gekozen, om het team zo min mogelijk te belasten met stemformulieren die al ruim vóór de verkiezingsdag door leerlingen werden ingeleverd. De aanwezige teamleden stellen dit niet als belasting te ervaren. Voor volgende keer overwegen om de stemboxen al eerder te plaatsen, wellicht mogelijk onder toezicht van een teamlid. Daarnaast moet een duidelijke instructie voor het team komen waarin het belang wordt benadrukt van het tijdig verspreiden van de stembiljetten. Jaarvergadering: De opkomst voor de vergadering was helaas bijzonder laag. Kim vraagt zich af of het nodig is dat alle stukken tijdens de jaarvergadering worden voorgelezen? Volgend keer proberen we aan te geven dat de jaarvergadering bedoeld is om vragen te stellen naar aanleiding van de jaarstukken, die eenieder vooraf per e-mail ontvangt. Er zal dan wat meer voorbereiding gevraagd worden van de aanwezigen. 10. Mediawijsheid; Ine heeft geïnformeerd bij de bibliotheek. Zij blijken een kant-en-klaar pakket te hebben voor groep 7/8, inclusief informatie voor het team en een spel waarmee zij aan de slag kunnen. Daarnaast kan de bibliotheek een interactieve voorlichtingsbijeenkomst voor ouders geven. Het betreft een presentatie van één of twee uur, inclusief stellingen en opdrachten waarover in groepjes gediscussieerd kan worden. De MR is erg enthousiast. Ine overhandigt alle informatie. Jose vraagt of het standpunt van de school al duidelijk is. Namens het team is Judith met dit onderwerp bezig, zij gaat contact opnemen met de bibliotheek over het pakket voor het team. Het is verstandig als het team eerst aan de slag gaat met de leerlingen, en dat er aansluitend een informatieavond wordt georganiseerd voor de ouders. Dit zal voor het tweede deel van het schooljaar moeten worden ingepland. Er wordt gevraagd of de informatieavond op school of in de bibliotheek gehouden zal worden: het heeft onze voorkeur dit binnen de school te doen. De kosten van de presentatie bedragen overigens ongeveer EUR 100,-. José stelt voor dat één van de MR-leden met dit onderwerp aan de slag gaat, en daarvoor afstemt met Judith. Marc neemt dit op zich. 11. Vakantierooster 2013-2014; Ine geeft aan dat dit agendapunt eigenlijk over het rooster van 2014-2015 gaat, foutje in de agenda, maar 2014-2015 is nog niet vastgesteld. Op dit moment nog geen nieuws dus. We ontvangen wel het vakantierooster voor schooljaar 2013-2014. De MR heeft overigens geen zeggenschap over het vaststellen van vakanties, vrije dagen en studiedagen, maar mag wel voorstellen doen. Die voorstellen neemt Ine dan mee naar Robijn. We zetten dit onderwerp door naar de agenda voor de volgende vergadering. José merkt nog even op dat er binnen Robijn verschillen kunnen en mogen zijn in vastgestelde vrije dagen/studiedagen.
12. Rondvraag; Paul: voor de volgende keer graag een aantal onderwerpen op de agenda zetten - Huisvesting; - Verkeersveiligheid rondom het WOC; - Ontruimingsoefening op het WOC. Marc: volgende keer graag de verkeerssituatie rondom het WOC op de agenda. Alma reageert dat Ine en Arnold inmiddels bezig zijn geweest de situatie in kaar te brengen, Arnold heeft foto s gemaakt. De politie wordt hierbij betrokken. We vragen Ine om daar voor de volgende vergadering een toelichting op te geven. Marc wil graag meer weten over de mogelijkheden voor een MR-training. José geeft aan dat wij deze zelf kunnen organiseren. We stellen wel de GMR hiervan op de hoogte zodat andere scholen kunnen aanhaken. Kim zal inventariseren wat er mogelijk is. Voor volgende keer op de agenda! wil graag dat we de volgende vergadering met tijdsbewaking doen, we zijn vanavond erg uitgelopen. José en Barbara geven aan dat dit zeker niet gebruikelijk is, maar we proberen het volgende keer beter in de gaten te houden. De volgende vergadering staat gepland voor dinsdag 27 november 2012, om 19.30 uur. Actiepunten Naam Ine Aktie Verspreiding notulen onder het team. Nieuwe lijst gegevens MR-leden. Navragen of er nog zakboekjes MR bij oud-leden in bezit zijn. Eventueel moeten nieuwe boekjes besteld worden voor de nieuwe leden. Oude notulen verwijderen van de website, notulen schooljaar 2011/2012 en lopend schooljaar 2012/2013 plaatsen. Stukken mailen inzake sponsoring, inclusief informatie over beleid in deze van Torenuil en Robijn. Ine Graag een toelichting geven op de evaluatie van de verkeerssituatie rondom het WOC. José Schoolgids op de agenda zetten medio mei 2013. Nieuwe tekst MR-deel website aanleveren aan. Kim Marc Mogelijkheden voor MR-cursussen bekijken. Overleggen met Judith over thema mediawijsheid / presentatie bibliotheek. Op de agenda voor de volgende vergadering plaatsen: - sponsoring op school (t-shirts); - schoolplan; - vakantierooster 2014-2015; - huisvesting; - verkeersveiligheid/verkeerssituatie rondom het WOC; - ontruimingsoefening op het WOC; - mogelijkheden MR-training.