Meerjarenvisie Villa Pardoes de moeite waard! Kaatsheuvel, oktober 2012
Inhoud Voorwoord...3 1. Inleiding... 4 1.1 Historie... 4 1.2 De Villa... 4 1.3 Toelating van kinderen... 5 1.4 Vrijwilligers... 5 1.5 Fondsenwerving... 5 1.6 Naar één Bestuur... 5 1.7 Directie en Vaste Staf... 6 1.8 Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF)... 6 1.9 Meerjarenvisie... 6 1.10 Aanpak... 6 2. Strategie... 8 2.1 Missie Villa Pardoes (mission statement)... 8 2.2 Visie Villa Pardoes... 8 2.3 Kernwaarden Villa Pardoes... 8 2.4 Sterke punten Villa Pardoes... 9 2.5 Aandachtspunten Villa Pardoes... 10 2.6 Toekomstige strategische positionering... 10 3. Gastenservice... 12 3.1 Activiteitenaanbod... 12 3.2 Digitalisering Aanmeldprocedure... 13 3.3 Medische Commissie... 13 3.4 Integraal Veiligheidsplan... 13 4. Fondswerving... 14 4.1 Landelijke actie... 14 4.2 Team Fondsenwerving... 14 4.3 Social Media... 15 4.4 Helpende Handjes... 15 4.5 Donateurs... 15 5. Vrijwilligersorganisatie.16 Meerjarenvisie Pagina 2 Versiedatum: 1-5-2014
Voorwoord Medio 2009 verscheen de meerjarenvisie Villa Pardoes 2009 2012 met als titel: Werken aan vandaag én bouwen aan morgen. In de afgelopen jaren is er in en rondom Villa Pardoes, met bovengenoemde meerjarenvisie als beleidskader, het nodige gebeurd en gerealiseerd. Omdat deze periode nagenoeg is verstreken wordt het tijd voor een actuele strategische visie voor de komende jaren. Zonder vernieuwing is er achteruitgang, zonder ambitie géén vooruitgang. Villa Pardoes heeft een stevige en gezonde basis gelegd voor de toekomst. In de afgelopen 12 jaar heeft Villa Pardoes haar bestaansrecht meer dan bewezen. Ruim 4500 gezinnen wisten de weg naar Kaatsheuvel te vinden en hebben daar allemaal, zonder uitzondering, een onvergetelijke vakantieweek gehad. Op dit moment overstijgt het aantal aanmeldingen de beschikbare mogelijkheden van 8 vakantiehuisjes en is er een structurele wachtlijst ontstaan. Dit maakt ook de discussie over een mogelijke capaciteitsuitbreiding actueel. In deze meerjarenvisie zullen de uitgangspunten en de beoogde meerwaarde van het Villa Pardoes-concept voor de komende jaren worden beschreven. Zowel in retrospectieve als in prospectieve zin was én blijft Villa Pardoes wel heel bijzonder. De titel van deze meerjarenvisie luidt dan ook: Villa Pardoes de moeite waard! Peter Persoon Algemeen Directeur Villa Pardoes Kaatsheuvel, oktober 2012 Meerjarenvisie Pagina 3 Versiedatum: 1-5-2014
1 Inleiding 1.1 Historie Villa Pardoes is een vakantieverblijf voor kinderen in de leeftijd van 4 tot 12 jaar met een ernstige, mogelijk levensbedreigende ziekte die met hun ouders, (gezonde) broertjes en zusjes en eventueel andere naasten geheel kosteloos een week vakantie krijgen aangeboden in het complex naast De Efteling, in Kaatsheuvel. Villa Pardoes is een initiatief geweest van Stichting Natuurpark de Efteling (SNE) waarvoor Piet van Haaren, als toenmalig voorzitter van deze stichting, de voorbereidende verkenning in 1996 startte. Het idee van Villa Pardoes is gebaseerd op het succesvolle concept van de organisatie Give Kids The World waarvan Henri Landwirth de grondlegger is. Deze organisatie is in de Verenigde Staten gestart met het aanbieden van vakanties aan ernstig zieke kinderen. Tijdens een oriënterend bezoek aan Amerika heeft het Bestuur van SNE in 1998 dit idee omarmd en naar Nederland gehaald. De stichting besloot tot de bouw van het complex en richtte twee stichtingen op voor het bestuur en beheer ervan: - De Stichting Exploitatie Villa Pardoes (SEV), met als doel: Het exploiteren en het beheren van een vakantievilla waar kinderen met een levensbedreigende ziekte en hun gezin een vakantie doorbrengen, het geven van voorlichting aan het publiek over de vakantievilla en al wat daarmee samenhangt... - De Stichting Fondswerving Villa Pardoes (SFV), met als doel: Het werven van fondsen voor de financiering van de Stichting Exploitatie Villa Pardoes. 1.2 De Villa Villa Pardoes is een geïntegreerd organisch bouwwerk in de vorm van een slakkenhuis, ontworpen door Anoul Bouwman. In het spiraalvormige slakkenhuis bevinden zich aan de buitenzijde 8 themahuisjes met elk 3 slaapkamers. In alle huisjes is plaats voor 6 personen. De Villa beschikt over extra brede speelgangen. Bovendien is er in het hart van de Villa veel ruimte voor gezamenlijk verblijf in de vorm van speel- en zitruimtes voor kinderen en ouders. Bij de aankleding is gebruik gemaakt van de thema s: fantasie, avontuur en natuur. Dit komt extra tot uitdrukking in de inrichting van de themahuisjes met benamingen als bijvoorbeeld Barbie, Space, Sneeuwwitje en Safari. In de Villa zijn géén medische voorzieningen; ouders moeten van tevoren op basis van een medische verklaring kunnen aantonen dat de kinderen vakantievaardig zijn. Wel zijn er met o.a. huisartsen, fysiotherapeuten en ziekenhuizen in de omgeving afspraken gemaakt over snelle inschakeling in bijzondere situaties. Ook bij de inrichting van de Villa is rekening gehouden met mogelijke lichamelijke beperkingen (o.a. aangepast sanitair en rolstoeltoegankelijkheid van alle ruimten) maar vooral ook met de wensen van de kinderen. Met behulp van het marktonderzoekbureau KidWise is onderzoek gedaan naar de (vakantie)behoeftes van de gezinnen. Dit heeft o.a. geresulteerd in voorzieningen als muziekinstallaties in diverse ruimten, (spel)computers en extra binnenspeelruimte compleet met glijbaan en zandbak. Ook beschikt de Villa over 2 whirlpools en een veilige afgesloten buitenspeeltuin. Alle attractieparken in de regio (o.a. de Efteling, de Beekse Bergen en Attractiepark Toverland) bieden gratis toegang aan. Dit geldt ook voor vele andere faciliteiten zoals musea, sportgelegenheden en bioscopen in de directe omgeving. Dit alles uiteraard binnen de geldende openstellingen. Meerjarenvisie Pagina 4 Versiedatum: 1-5-2014
1.3 Toelating van kinderen In grote lijnen verloopt de aanmeldprocedure als volgt: Indien de behandelende arts van een ziek kind verklaart dat er sprake is van een levensbedreigende, dan wel een in ernst gelijkwaardig geachte ziekte, maar het wel in staat is om op vakantie te gaan, dan is dit kind met het hele gezin welkom in Villa Pardoes. De aanmelding kan rechtstreeks plaatsvinden op initiatief van de ouders zelf of nadat zij hierop zijn geattendeerd door professionele hulpverleners of behandelaars uit de zorgsector. De aanmelding dient wel ondertekend te zijn door de behandelend arts. De toelating hangt af van de gevolgen van de ziekte voor het dagelijkse leven van kind en familie en wordt getoetst door een onafhankelijke Medische Commissie. Om tot een inschatting hiervan te komen door de Medische Commissie dient de behandelend arts een aantal vragen op het aanmeldingsformulier te beantwoorden. De Gastencoördinator stelt in overleg met de Medische Commissie, welke thans bestaat uit 5 kinderartsen en een (kinder-) revalidatiearts, voor iedere week een groep van 8 gezinnen samen. Vanaf de start in 2000 hebben inmiddels ruim 4500 gezinnen de Villa bezocht. 1.4 Vrijwilligers In feite wordt de Villa in de praktijk gedragen door een 130-tal gemotiveerde en enthousiaste vrijwilligers. Binnen het onderdeel Gastenservice zijn ca. 110 vrijwilligers actief. Een groot deel daarvan heeft rechtstreeks contact met de gasten in het kader van allerhande activiteiten in en rondom de Villa. Een ander deel is actief in het gebouw- en terreinonderhoud en ook op vrijdag, de vaste wisseldag, wordt een extra facilitair team ingezet. Bij Fondsenwerving zijn ca. 20 vrijwilligers actief. Zij vertegenwoordigen de Villa vaak op locatie tijdens evenementen/fairs, sportactiviteiten, beurzen, voorlichting op scholen etc. Er bestaat binnen de Villa een actieve Vrijwilligersraad die de belangen en betrokkenheid van de vrijwilligers naar Vaste Staf en Algemeen Directeur representeert. 1.5 Fondsenwerving De kosteloze vakantieweken voor het gezin worden volledig gefinancierd uit Fondsenwerving. In de loop der jaren hebben vele bedrijven en organisaties hun structurele steun toegezegd of (eenmalige) fondsenwervende activiteiten ontplooid. Dit varieert van galadiner tot kerkcollecte en van bedrijvensportdag tot kunstveiling. Ook veel particulieren steunen Villa Pardoes doordat ze donateur zijn geworden. Alle relaties ontvangen regelmatig een Nieuwsbrief en jaarlijks een Villa Pardoes Magazine. 1.6 Naar één Bestuur Voorheen was het Bestuur in twee stichtingen ondergebracht. Redenen voor deze indeling in twee stichtingen hadden te maken met de scheiding tussen de twee verschillend geaarde geldstromen: die van uitgifte ter exploitatie en die voor verwerving van sponsor- en donatiegelden ter financiering van de exploitatie. Verder oriënteerde men zich op de eerste regelgeving van de stichting Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Het CBF is in 1996 opgericht en heeft tot doel het ontwikkelen van regelgeving voor een betrouwbare en verantwoorde fondsenwerving en -besteding, alsmede het toetsen van de naleving van de regels door individuele instellingen. Met het oog op deze regelgeving werd binnen de bestuursstructuur voor fondsenwerving tevens in een Raad van Toezicht voorzien. Deze zou vooral op de fondsenwerving moeten toezien en zou minder betrokkenheid hebben met de exploitatie. Voorts zou SEV via een begroting het jaarlijks exploitatiebudget bij SFV kunnen aanvragen, waardoor er transparantie in enerzijds de kosten voor werving van gelden zou zijn en anderzijds de kosten voor exploitatie van het vakantiecomplex. Meerjarenvisie Pagina 5 Versiedatum: 1-5-2014
In de loop van 2007 is een proces van bestuurlijke vernieuwingen in gang gezet. Als eerste belangrijke stap werden de besturen van beide genoemde stichtingen samengevoegd tot één Personele Unie. Door het aanstellen van één Algemeen Directeur (april 2008) werd de samenhang en de afstemming in de dagelijkse gang van zaken bevorderd. Medio 2008 hebben het Bestuur en de nog in functie zijnde Raad van Toezicht van de Stichting Fondsenwerving Villa Pardoes unaniem besloten te komen tot een geïntegreerd Raad van Toezichtmodel. Op basis van een statutenwijziging worden de diverse functies met bijbehorende verantwoordelijkheden en de werkwijze in de dagelijkse praktijk (reglementen) geheel in overeenstemming gebracht met de reglementen van het CBF. Met het formeren van een nieuwe Raad van Toezicht, het benoemen van de Algemeen Directeur tot bestuurder en het notarieel vast laten leggen van nieuwe statuten heeft dit bestuurlijke veranderingsproces medio 2009 officieel zijn beslag gekregen. 1.7 Directie en Vaste Staf De huidige Vaste Staf bestaat naast de Algemeen Directeur intussen uit een 6-tal medewerkers. Daarvan zijn er 3 actief in het team Gastenservice t.w. een Gastencoördinator, een Activiteitencoördinator/Administratief medewerker en een Facilitair Coördinator die tevens Vrijwilligerscoördinator is. De overige 3 medewerkers vormen het team Fondsenwerving. De leden van de Vaste Staf faciliteren in gezamenlijkheid de inzet van alle vrijwilligers. 1.8 Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) De formele toekenning van het keurmerk CBF is in 2002 verleend. Dit keurmerk werd aanvankelijk voor vijf jaar toegekend. Gedurende de looptijd van het keurmerk wordt jaarlijks een tussentijdse controle uitgevoerd. Aan het eind van de 5-jaarsperiode wordt de instelling - die verlenging van het keurmerk op prijs stelt- opnieuw getoetst. Feitelijk vindt er regelmatig overleg met het CBF plaats. Per 1 juli 2008 is er een vernieuwd reglement ingegaan met een looptijd van drie jaar, waarin aanvullende regels voor good governance en goed bestuur zijn verwerkt. Deze zijn de basis geweest voor de evaluaties door het CBF van Villa Pardoes. De criteria van het CBF zijn vooral te zien in het licht van het streven naar transparantie en professioneel handelen, zowel van bedrijfsvoering, werving, beheer en uitgave van financiën, als bestuur, integriteit van belangen, duurzaamheid e.d. 1.9 Meerjarenvisie In haar ontwikkeling als goede doelenorganisatie is Villa Pardoes na 12 jaar functioneren opnieuw op een belangrijk moment aangekomen. Het unieke concept voor de doelgroep staat als een huis. Het initiatief is niet alleen goed uitgewerkt maar in de loop der jaren ook verder geprofessionaliseerd. In lijn met de reglementen van het CBF dient de voorliggende meerjarenvisie van Villa Pardoes ook als richtinggevend kader voor consolidatie van het huidige beleid enerzijds en innovatieve ontwikkelingen anderzijds. Deze notitie heeft tot belangrijkste doel, naast het bevorderen van de discussie én informatievoorziening over de te volgen koers, ook het stimuleren van de betrokkenheid van iedereen die de Villa een warm hart toe draagt bij de realisatie van de (nieuwe) plannen in de periode 2013-2016. Meerjarenvisie Pagina 6 Versiedatum: 1-5-2014
1.10 Aanpak De meerjarenvisie van Villa Pardoes mag geen statisch document zijn. Het moet een goed beeld geven van de ontwikkel- en groeitrajecten die de Villa de komende jaren wenst door te maken. Dit is niet de exclusieve taak of verantwoordelijkheid van één persoon maar moet vooral een collectief karakter kennen. Daarom zijn en worden ook bewust veel direct en indirect betrokkenen bij Villa Pardoes gevraagd actief deel te nemen in deze ontwikkeling. Dit geldt voor de Algemeen Directeur/Bestuurder en de Raad van Toezicht als ook voor de medewerkers van de Vaste Staf, de vrijwilligers en de Vrijwilligersraad, naast vele anderen die daaraan ondertussen hun bijdrage hebben gegeven en zullen geven, niet in de laatste plaats de gasten van Villa Pardoes zelf. Meerjarenvisie Pagina 7 Versiedatum: 1-5-2014
2 Strategie Uniek concept Villa Pardoes is een uniek concept met als doelgroep kwetsbare kinderen in de leeftijd van 4 tot 12 jaar die een ingrijpend ziekteproces doormaken waarvan de impact op het hele gezin groot is. De Villa staat open voor alle Nederlandstalige gezinnen uit Nederland en België, ongeacht sociale klasse, geloofsovertuiging e.d. Er is géén sprake van een eigen bijdrage. Niet alleen uit de continu uitgevoerde tevredenheidonderzoeken onder gasten blijkt een grote waardering voor Villa Pardoes. Vanuit het Academisch Medisch Centrum is wetenschappelijk onderzoek gepleegd naar de effecten van een ontspannende week vakantie voor een ziek kind in gezinsverband. Deze blijken zeer positief te zijn voor zowel het herstelproces van het zieke kind (voor zover er sprake kan zijn van herstel) maar ook op de psychosociale omstandigheden voor het hele gezin. Door de wijze waarop het Villa Pardoes-concept is ontwikkeld en thans wordt aangeboden is het zeer robuust en dus niet gemakkelijk kopieerbaar. 2.1 Missie Villa Pardoes (mission statement) Villa Pardoes laat kinderen met een ernstige, mogelijk levensbedreigende ziekte, genieten van een heerlijke onbezorgde gratis week vakantie in het Noord Brabantse Kaatsheuvel. Met alles erop en eraan. Samen met hun familie. Van activiteiten in en rond de Villa tot het bezoeken van attractieparken en vele andere uitstapjes in de buurt. De acht themahuisjes voor zes personen in Villa Pardoes zijn van alle gemakken voorzien. Als het zieke kind specifieke medische behoeften heeft, vinden we daar een passend antwoord op. Kinderen mogen uit Nederland en Vlaanderen komen en moeten 4 t/m 12 jaar oud zijn. Om helemaal uit de ziekenhuis- en in vakantiesfeer te komen, is er géén verplegend personeel aanwezig in Villa Pardoes. Weer eens écht genieten van het leven! Daar gaat het om in Villa Pardoes. Daar vergeet je alles! 2.2 Visie Villa Pardoes Villa Pardoes vindt het belangrijk en werkt er voortdurend aan dat álle gezinnen in Nederland en Vlaanderen met een ernstig, mogelijk levensbedreigend ziek kind tussen de 4 en 12 jaar op de hoogte zijn van het bestaan en de mogelijkheden van Villa Pardoes en de weg naar Kaatsheuvel weten te vinden. 2.3 Kernwaarden Villa Pardoes VILLA PARDOES = PASSIE, INTEGRITEIT, TRANSPARANT, BEWUSTZIJN, FLEXIBILITEIT, RESULTAATGERICHT Meerjarenvisie Pagina 8 Versiedatum: 1-5-2014
2.4 Sterke punten Villa Pardoes In een eerder uitgevoerde strategische analyse zijn als sterke punten van Villa Pardoes naar voren gekomen: - Kracht Vrijwilligersorganisatie Villa Pardoes kan continu beschikken over ca. 130 vrijwilligers, voor het overgrote deel voor Gastenservice maar ook een deel voor Fondsenwerving. Het verloop onder de vrijwilligers mag klein worden genoemd. De Villa zit nog in de riante positie dat zij over een wachtlijst beschikt voor vrijwilligers. Jaarlijks stroomt een aantal nieuwe vrijwilligers in die vooral door collega-vrijwilligers worden geïntroduceerd en begeleid. Over het algemeen beschikken de vrijwilligers over de nodige levenservaring in sociaal en maatschappelijk opzicht. Vooral in de directe omgang met gasten is het van belang dat vrijwilligers evenwichtige personen zijn. Begin 2012 heeft Villa Pardoes op basis van een volledig uitgewerkt Vrijwilligersbeleid het keurmerk Goed Geregeld gekregen. Dit is een kwaliteitsonderscheiding van het NOV (vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk). Villa Pardoes prijst zich gelukkig met haar enthousiaste vrijwilligersbestand. - Sterke organisatie met veel potentieel Door de jaren heen is Villa Pardoes een sterke en flexibele organisatie gebleken. Dit geldt zowel voor de leden van de Vaste Staf, de Algemeen Directeur/Bestuurder, de Raad van Toezicht, de Vrijwilligersraad én alle Vrijwilligers. Ondanks dat er op een aantal sleutelposities een aantal keren is gewisseld heeft de continuïteit van Gastenservice en Fondsenwerving hier nauwelijks merkbaar onder geleden. Het is de uitdrukkelijke wens en ambitie van alle betrokkenen geweest om het functioneren van Villa Pardoes geheel in overeenstemming te brengen met de richtlijnen van het CBF en daarmee te komen op het niveau van een eigentijdse professionele goededoelenorganisatie. - Plaats in de media goede uitstraling Vanaf het begin heeft Villa Pardoes regelmatig positieve aandacht gehad in de diverse media. Bij alle publicaties en bezoeken aan de Villa is de uitstraling pakkend en verrassend! - Ligging t.o.v. de Efteling Vanwege de ligging van Villa Pardoes vlakbij de Efteling en de faciliteiten die de Efteling de gasten biedt is een week Villa Pardoes extra aantrekkelijk. - Maatwerk naar Sponsors De afdeling Fondsenwerving weet zich goed te verplaatsen in de markt, de doelgroep en de mogelijkheden van de (potentiële) sponsors. Het gevolg hiervan is dat in de keuze en de uitwerking van o.a. evenementen, acties en promotietrajecten maatwerk wordt gemaakt dat door sponsoren, hun medewerkers én hun klanten zeer op prijs wordt gesteld. Ook in het kader van hun MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) zoeken diverse bedrijven en organisaties de samenwerking met Villa Pardoes. Het team Fondsenwerving weet daar iedere keer weer goed op in te spelen. Meerjarenvisie Pagina 9 Versiedatum: 1-5-2014
- CBF-keur In 2002 heeft de Stichting Fondswerving Villa Pardoes op basis van een uitgebreide visitatie het CBF-keur verdiend. Omdat de sector van de goededoelenorganisaties de laatste jaren maatschappelijk veel aan gewicht en aanzien veel heeft gewonnen is ook de noodzaak tot verdergaande professionalisering toegenomen. Villa Pardoes heeft hierin de afgelopen 2 jaar veel vorderingen gemaakt en heeft ook de laatste hertoetsing inzake het CBF-keur glansrijk doorstaan. Voorlopig is het Keurmerk tot medio 2014 weer verlengd. - Financiële buffer Door vooral de inspanningen van het team Fondsenwerving én de Directie heeft Villa Pardoes in de afgelopen jaren een gezonde financiële buffer opgebouwd. Hierdoor heeft het de gasten van de Villa nooit aan iets hoeven te ontbreken en ziet de Villa er altijd tiptop uit. 2.5 Aandachtspunten Villa Pardoes Uiteraard staat er ook voor Villa Pardoes tegenover de sterke punten een aantal aandachtspunten. Deze lagen voornamelijk op het terrein van de naamsbekendheid, het proces van aanmelding en informatievoorziening van Gastenservice, het donateursbeleid, en de bedrijfsvoering. Aan deze zaken is de afgelopen jaren gewerkt met overwegend goed resultaat. Op het (toekomstig) sponsorbeleid zal in deze notitie worden terug gekomen in paragraaf 4. 2.6 Toekomstige strategische positionering Zoals gezegd heeft Villa Pardoes in de afgelopen 12 jaar haar deuren kunnen openen voor ca. 4500 gezinnen uit Nederland en Vlaanderen. Uitgedrukt in een gastenaantal praten we dan over 20 à 25. 000 kleine én grote gasten. Wat al deze gezinnen met elkaar gemeen hebben is dat zij een kindje in hun midden hebben in de leeftijd van 4 t/m 12 jaar dat ernstig, mogelijk levensbedreigend ziek is. Deze kinderen vormen uiteindelijk de doelgroep voor Villa Pardoes en waren ook de aanleiding voor de bouw van de Villa die in oktober 2000 officieel is geopend. Dit is statutair vastgelegd en altijd zo gebleven. Ook voor de toekomst zal dit het uitgangspunt blijven en wel om onderstaande redenen. - Jaarlijks komen er alleen al in Nederland ca. 1.500 kinderen bij in de leeftijd van 4 t/m 12 jaar die lijden aan een ernstige, mogelijk levensbedreigende ziekte. Als Vlaanderen daarbij wordt betrokken gaat het in totaal om ca. 2.000 kinderen. Nadat in 2010 de gespecialiseerde kinderziekenhuizen (als onderdeel van de Universitaire Medische Centra) actief in het netwerk en het relatiebeheer van de Villa zijn betrokken is het aantal aanmeldingen significant gestegen. Na die tijd is er steeds sprake van een wachtlijst van ca. 150 à 175 gezinnen, hetgeen in tijd uitgedrukt neer komt op 5 à 6 maanden. Villa Pardoes beschouwt het als vanzelfsprekend om verder te werken aan de naamsbekendheid. Dit zal zeker tot gevolg hebben dat de thans reeds gevoelde capaciteitsbeperking sterker zal worden. - Er zijn intussen meerdere initiatieven op gang gekomen om oudere kinderen, vanaf 12 jaar in gezinsverband vakanties aan te bieden. Nu anderen hierin voorzien heeft Villa Pardoes de gedachte om het concept voor oudere kinderen in aangepaste vorm beschikbaar te stellen, losgelaten. De Villa blijft de focus richten op de huidige doelgroep. Enerzijds vanwege de grote expertise die is opgebouwd anderzijds vanwege de groeiende behoefte aan een veilige, unieke en kindvriendelijke omgeving die Villa Pardoes deze jonge zieke kinderen kan bieden. Meerjarenvisie Pagina 10 Versiedatum: 1-5-2014
Er ligt voor Villa Pardoes voor dezelfde doelgroep dus nog een groot terrein braak. De opgave is dan ook om te onderzoeken of de bestaande capaciteit dient te worden uitgebreid, zodat vervolgens beter aan de (groeiende) vraag kan worden voldaan. Dit veronderstelt een goede kunst van het balanceren en een grondige kennis van de markt. In relatie tot deze meerjarenvisie zal het voor de komende jaren dan ook voor een belangrijk deel gaan om de vragen: Hoe realiseert Villa Pardoes de gewenste capaciteitsuitbreiding? Wat moet hiervan de omvang zijn? Waar en onder welke omstandigheden kan deze mogelijk worden gerealiseerd? Wat zijn hiervan de belangrijkste (financiële) implicaties? Dit vraagstuk zal separaat worden uitgewerkt. Meerjarenvisie Pagina 11 Versiedatum: 1-5-2014
3 Gastenservice Op het gebied van Gastvrijheid en Beleving wil Villa Pardoes de komende jaren nog wel een professionaliseringsslag maken. Deze ligt vooral in de berichtgeving en communicatie met de gezinnen vóórafgaand aan het bezoek aan de Villa. In het verleden was het zo dat gezinnen (te)veel informatie thuis gestuurd kregen ter voorbereiding op hun komst in de vorm van een pak papier. Hierin waren veel instructies en handleidingen opgenomen over het verblijf in hun themahuisje en de beschikbare voorzieningen en faciliteiten in en rondom de Villa. Feitelijk bleef er nauwelijks nog iets te gissen of te fantaseren over. In de nieuwe benadering ontvangt een gezin op een gastvriendelijke wijze alleen de strikt noodzakelijke voorinformatie op papier en zonodig een verwijzing naar een specifiek deel van de website (b.v. medische hulpmiddelen). Alle instructies en handleidingen voor in het huisje en de Villa kunnen achterwege blijven. Het is juist leuk om je vooraf op een verblijf met verrassingen in de Villa te verheugen zonder dat je alles op voorhand weet. Het ligt vooral op de weg van de Gastvrouwen en heren in Villa Pardoes om mensen in te wijden en met raad en daad ter zijde te staan als zij tijdens hun verblijf iets willen weten of zelf niet kunnen oplossen. Dat maakt ook de rol van de vrijwilligers in dit functiegebied alleen maar leuker en belangrijker. De wens om tot een capaciteitsuitbreiding te komen is tevens een goede aanleiding om het huidige concept van Villa Pardoes nog eens tegen het licht te houden; doen wij de goede dingen en doen wij die dingen goed? Bestaat er onder de gasten behoefte aan verdieping in het onderlinge contact en zo ja ligt dat dan op de weg van Villa Pardoes en hoe kan hierin worden voorzien? Omdat tot nu toe altijd het adagium van de (vakantie) Villa Pardoes is geweest alles mag, niets moet blijft de opgave om goed de balans te bewaken tussen afstand en nabijheid. Een en ander moet ook worden gezien in relatie tot de veelheid aan (psychosociale) ondersteuning en begeleiding welke vaak in de thuissituatie al wordt geboden. Thuis moet in dit kader ruim worden gezien zoals b.v. school, ziekenhuis, revalidatiecentrum, MEE etc. Het ligt zeker niet op de weg van Villa Pardoes om in bestaande begeleidingssituaties te interveniëren. In relatie tot het voorafgaande zal wel bekeken worden of Villa Pardoes de toepassingsmogelijkheden van de website en de social media intensiever kan inzetten t.b.v. de gasten en hun onderlinge contacten. Een speciale (interactieve) Kinderpagina op de website of een eigen weblog zouden hier wellicht in kunnen voorzien. Ook een twitteraccount kan toegevoegde waarde hebben. Op deze wijze kunnen voorpret en napret van een verblijf in Villa Pardoes worden gestimuleerd. Mogelijk kan daardoor ook na afloop gemakkelijker een beroep op ouders worden gedaan om in specifieke situaties op te treden als Ambassadeur van Villa Pardoes. 3.1 Activiteitenaanbod In samenhang met de capaciteitsuitbreiding dient ook nog eens zorgvuldig te worden gekeken naar het activiteitenaanbod aan de gasten en de mate waarin dit in hun behoefte voorziet. Mogelijk dat er wensen leven die gelijktijdig met een aanvullende nieuwbouw kunnen worden gerealiseerd. Het gaat dan in het bijzonder om activiteiten waarvoor speciale faciliteiten gewenst zijn b.v. op het gebied van muziek (geluidsdichte ruimte/studio), creativiteit (atelier?) en buitenactiviteiten (hutten bouwen e.d.). In de praktijk zullen daar ook de ervaringen met de nieuwe MFE de Poef bij betrokken dienen te worden. De Activiteitencoördinatie blijft een integraal onderdeel van het Team Gastenservice. Hier is weliswaar één medewerker in het bijzonder mee belast, maar ook aanwezige stagiaires. In voorkomende gevallen nemen de collega s de organisatie of aansturing van activiteiten over. Meerjarenvisie Pagina 12 Versiedatum: 1-5-2014
3.2 Digitalisering Aanmeldprocedure Vanaf het laatste kwartaal van 2012 is voorzien dat de Aanmeldprocedure voor nieuwe gasten volledig is geautomatiseerd. Dit is mogelijk geworden omdat een koppeling tot stand is gebracht tussen de website van Villa Pardoes en het CRM-systeem. Het aanmeldformulier kan van de website worden gedownload en digitaal worden ingevuld en geretourneerd. Dat geldt ook voor het deel dat door de behandelende Kinderarts in het ziekenhuis dient te worden ingevuld. Door deze werkwijze wordt ook de beoordeling van de aanvragen door de artsen van de Medische Commissie een stuk efficiënter. In plaats van het op en neer sturen van papier of faxen kunnen zij nu via de computer beoordelen en elkaar onderling ook sneller consulteren. Het aanmeldproces is daardoor niet alleen sneller/effectiever geworden, maar ook een stuk goedkoper. 3.3 Medische Commissie De Medische Commissie is intussen weer uitgebreid met een Belgische Kinderarts. Deze vormt een gemakkelijker bruggenhoofd naar de Belgische Ziekenhuizen. Met de Medische Commissie is ook gesproken over een rooster van aftreden o.a. in relatie tot een landelijke spreiding en een evenwichtige vertegenwoordiging tussen de Algemene en de Academische ziekenhuizen. Hierbij is ook gekeken naar de diverse specialisaties binnen de Kindergeneeskunde. Dit laatste heeft vooral te maken met de ontwikkelingen in het vakgebied in relatie tot de toelatingscriteria om voor een verblijf in Villa Pardoes in aanmerking te komen. Door de jaren heen hebben er door de medisch-technologische ontwikkelingen kleine verschuivingen plaatsgevonden in de doelgroep. De Medische Commissie beschouwt het als haar taak om de beoordelingen kritisch te blijven doen in relatie tot de doelstellingen (en dus het oorspronkelijke gedachtegoed) van Villa Pardoes. 3.4 Integraal Veiligheidsplan Veiligheid van de gasten en de vrijwilligers vraagt continue aandacht binnen Villa Pardoes. Sinds 2012 beschikt Villa Pardoes over een integraal Veiligheidsplan. Hierin zijn alle aspecten op het gebied van veiligheid en bedrijfshygiëne samengevoegd. Te denken valt hierbij aan het bedrijfsnoodplan, het calamiteitenplan, legionella-beheersplan, beschrijving BHV-organisatie en dergelijke. De uitwerking van diverse belangrijke onderdelen vindt in nauwe samenwerking met de Efteling plaats. Ook de bedrijfshygiëne op het gebied van onder andere voedsel (HACCP) en de whirlpool maakt deel uit van dit plan. Ook hebben veel nieuwe vrijwilligers een BHV -cursus gevolgd en worden de bestaande vrijwilligers met succes hiertoe gestimuleerd. Om de opgedane kennis niet verloren te laten gaan, zijn deze vrijwilligers verplicht 4 herhalingsoefeningen/cursussen per jaar bij te wonen. Tevens wordt er een 24-uurs calamiteitendienst gedraaid door de leden van de Vaste Staf van Gastenservice en de Algemeen Directeur. Meerjarenvisie Pagina 13 Versiedatum: 1-5-2014
4 Fondsenwerving Het team Fondsenwerving is er al vanaf het begin in geslaagd voldoende gelden voor de Villa te verwerven om de jaarlijkse exploitatie financieel mogelijk te maken. Het team in zijn huidige samenstelling ziet het tevens als een grote uitdaging een mogelijke uitbreiding van de bestaande Villa gefinancierd te krijgen op basis van sponsorbijdragen uit het bedrijfsleven. Dat geldt overigens ook voor een mogelijke toename in de exploitatiekosten. Voor de toekomstige ontwikkeling van Fondsenwerving in en vanuit Villa Pardoes zijn voor de komende jaren onderstaande aandachtspunten geformuleerd. 4.1 Landelijke actie Villa Pardoes moet de realisatie van een mogelijke uitbreiding aangrijpen voor een landelijke actie/campagne. De extra aandacht en exposure van de landelijke actie worden zeer belangrijk geacht, omdat zij bijdragen aan een nog betere naamsbekendheid van Villa Pardoes. Dit geldt zowel voor leden van de (potentiële) doelgroep als voor (potentiële) sponsoren. Er zullen (nieuwe) contacten ontstaan en worden gelegd die ook na de realisatie kunnen bijdragen aan de jaarlijkse exploitatie. Deze mogelijk meerjarige of zelfs structurele ondersteuning wordt nog belangrijker geacht dan de initiële bijdrage. 4.2 Team Fondsenwerving Om het voorafgaande mede mogelijk te maken is het team Fondsenwerving aangepast qua competenties. Inmiddels is een fondsenwerver aangetrokken met een uitgesproken commercieel profiel. Het gaat om iemand met de nodige (commerciële) ervaring die zal worden ingezet voor het opzetten en ontwikkelen van wervingsactiviteiten met name onder bedrijven. Het monitoren en borgen van bestaande en nieuwe relaties maken eveneens een belangrijk deel uit van het takenpakket. Overigens zullen alle fondsenwervers bemoeienis hebben en houden bij het Relatiebeheer en de herkenbare uitstraling (huisstijl) van Villa Pardoes. De coördinatie en bewaking hiervan zal echter komen te liggen bij één van de reeds aanwezige fondsenwervers. Samenwerking op dit punt en een goede afstemming hierover met de Gastencoördinator van Villa Pardoes is, zeker ten aanzien van de doelgroep, erg belangrijk. In de verdere taakverdeling in het Team Fondsenwerving zullen twee van de drie fondsenwervers ieder hun eigen (grote) accounts hebben en hiermee de contacten onderhouden en (voortgangs)afspraken bewaken. Uiteraard zijn zij op hoofdlijnen van het verloop van relevante ontwikkelingen wel op de hoogte zodat zij elkaar zonodig kunnen waarnemen en/of vervangen. Hun betrokkenheid bij het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)door bedrijven en organisaties is al eerder genoemd en is groeiende. Bij de derde fondsenwerver ligt het accent in het takenpakket voornamelijk op de voorlichting aan en acties met scholen en sportclubs. Ook kleinere eenmalige (vaak particuliere) activiteiten worden door haar gecoördineerd. Hierbij is vaak de extra inzet van Vrijwilligers aan de orde. Meerjarenvisie Pagina 14 Versiedatum: 1-5-2014
4.3 Social Media Door de jaren heen heeft Villa Pardoes de ontwikkelingen op het gebied van automatisering en digitalisering altijd goed bij kunnen houden. Ook diverse sponsoren hebben daar aan bij gedragen. Intussen gaan de ontwikkelingen op dit terrein redelijk snel waardoor het voor een kleine organisatie zoals de Villa soms lastig is alles op dit terrein te kunnen blijven overzien. Ook de diverse wisselingen binnen het team Fondsenwerving hebben daar aan bij gedragen. Intussen wordt er, samen met een aantal externe adviseurs, hard aan gewerkt om ook op dit terrein weer state of the art te zijn. Hiertoe wordt ook de inzet van Social Media t.b.v. de gasten gerekend ( zie hiervoor ook paragraaf 2). 4.4 Helpende Handjes De daadwerkelijke actieve inzet (menskracht) in de Villa van sponsoren of medewerkers van sponsoren wordt ook wel aangeduid met Helpende Handjes. Het gaat dan vaak om activiteiten waar de gasten (groot en klein) zelf bij betrokken zijn. Dit is een goede manier gebleken om over en weer de betrokkenheid en waardering tastbaar te maken. De activiteiten variëren van speurtochten en Vlaamse kermissen tot Pannenkoekfestijnen en BBQ s. Het streven van Fondsenwerving én Gastenservice is om hier in de toekomst nog meer maatwerk van te maken. Gasten én medewerkers van bedrijven kunnen dan aan deze inzet nog meer plezier beleven en het is goed voor de exposure van alle partijen. 4.5 Donateurs De werving van vaste donateurs zal in de komende 2 jaar extra aandacht krijgen. Zij vormen een vaste bron van inkomsten waarvoor verhoudingsgewijs niet veel extra inspanningen nodig zijn. Opnieuw zal worden bekeken of hierbij externe ondersteuning (uitbesteding) wenselijk is. Mogelijk dat ook de oud-gasten hierin een rol van meer betekenis kunnen spelen. Meerjarenvisie Pagina 15 Versiedatum: 1-5-2014
5 Vrijwilligersorganisatie Het behalen van de kwaliteitsonderscheiding Goed Geregeld in maart 2012 is voor Villa Pardoes een extra aansporing om ook in de toekomst als Vrijwilligersorganisatie avant la lettre te willen blijven functioneren. Dit betekent o.a. dat ook een mogelijke uitbreiding van de bestaande capaciteit van Villa Pardoes door de vrijwilligersorganisatie wordt gedragen. Over de toekomstige inzet van vrijwilligers heeft in het kader van de totstandkoming van deze meerjarenvisie een overleg plaatsgevonden met een delegatie van de Vrijwilligersraad, de 3 Vrijwilligers Coördinatoren, de portefeuillehouder uit de Raad van Toezicht en de Algemeen Directeur. Tijdens dit gesprek zijn de volgende aspecten aan de orde geweest: - De communicatie en afstemming met alle vrijwilligers is door de inschakeling van 3 coördinatoren aanmerkelijk verbeterd en zal worden gecontinueerd. - Het is voor veel van de bestaande vrijwilligers een uitdaging en een welkome afwisseling als zij breder kunnen worden ingezet. Dat geldt in het bijzonder voor de Gastvrouwen en heren. Ook voor de vrijwilligers van Fondsenrving wordt een intensievere inzet bij de voorlichtingsactiviteiten en werving van (nieuwe) sponsoren t.b.v. de realisatie alleen maar zinvoller geacht. - Een mogelijk noodzakelijke uitbreiding met vrijwilligers wordt niet als een knelpunt aangemerkt. Er is op dit moment sprake van een wachtlijst van circa 20 personen. Bij het werven en inwerken kunnen de reeds aanwezige vrijwilligers worden betrokken. - Het blijft een voordeel dat vrijwilligers uit de directe omgeving van de Villa afkomstig zijn, maar dit is géén eis! - Het verdient aanbeveling om de inzetbaarheid in de weekends te vergroten. Met nieuwe vrijwilligers zouden hierover afspraken kunnen worden gemaakt. Bijvoorbeeld 1 weekenddienst op zaterdag óf zondag per kwartaal. Het zou de inzetbaarheid vergroten als hierover ook met de huidige vrijwilligers aanvullende afspraken kunnen worden gemaakt! - Het overleg met de Vrijwilligersraad, de Algemeen Directeur en de 3 Vrijwilligerscoördinatoren verloopt intussen uitermate constructief en resultaatgericht. Deze lijn zal op een gemotiveerde wijze worden voortgezet. Villa Pardoes Kaatsheuvel, oktober 2012 Meerjarenvisie Pagina 16 Versiedatum: 1-5-2014
Jaarplan 2014 Het doel geeft al een goed gevoel! Kaatsheuvel, december 2013
Inleiding Het kader voor het jaaractieplan 2014 wordt gevormd door de meerjarenvisie zoals die in oktober 2012 door de Raad van Toezicht van Villa Pardoes is vastgesteld. In 2014 zal, naast de vele andere initiatieven, een tweetal activiteiten centraal staan: De Fondsenwerving van Villa Pardoes krijgt een forse impuls. Het bestaande netwerk van sponsoren zal opnieuw worden geëxploreerd en waar mogelijk worden uitgebreid. De Raad van Toezicht heeft ingestemd met een (voorlopig tijdelijke) capaciteitsuitbreiding van het Team Fondsenwering. De aanvliegroutes van deze nieuwe aanpak zijn uitgewerkt en vastgelegd in het Fondsenwervingsplan 3.0 Zie hiervoor ook hoofdstuk 2 van dit Jaarplan. Tevens zullen in 2014 de gesprekken en nadere uitwerkingen plaats vinden over de wijze waarop een mogelijke capaciteitsuitbreiding van Villa Pardoes kan worden gerealiseerd. Belangrijkste aanleiding hiertoe vormt de inmiddels ontstane wachtlijst waarop intussen ca. 200 gezinnen staan die voor een vakantie in de Villa in aanmerking komen. De gemiddelde wachttijd voor een verblijf in Villa Pardoes bedraagt daardoor (m.u.v. spoedplaatsingen) ongeveer een half jaar! Zowel de Raad van Toezicht als de Algemeen Directeur en de Vaste Staf vinden dit te lang. Kortom het wordt weer een bijzonder jaar voor Villa Pardoes. Medewerkers en vrijwilligers zitten boordevol ambities. Zonder ambities géén uitdaging. Het doel geeft al een goed gevoel! Peter Persoon Algemeen Directeur Villa Pardoes Kaatsheuvel, december 2013 Jaarplan 2014 Pagina 1 Versiedatum: 1-5-2014
1. Gastenservice 1.1 Gasten Coördinatie In 2013 is de aanmeldprocedure in overleg met de Medische Commissie beter gestroomlijnd en gedigitaliseerd. Eind 2013 nam de Villa de digitale procedure zelf in gebruik. In 2014 wordt deze ook beschikbaar gesteld aan artsen, ziekenhuizen en gezinnen. Speerpunt van de Gasten Coördinatoren zal dus o.a. liggen op het geven van voorlichting over de digitale aanmelding en actualiseren van de contactgegevens met de Medische Wereld. In 2014 zal de nodige aandacht worden besteed aan de Medische Ambassadeurs. De banden met deze ambassadeurs worden aangehaald en ook de gegevens omtrent de ambassadeurs dienen te worden geactualiseerd en aangevuld. De contacten zullen o.a. worden versterkt door het opstellen van gespecialiseerde nieuwsbrieven. De Coördinatoren van Gastenservice leren ook van collega stichtingen. Gebruik maken van elkaars expertise, doorverwijzen naar elkaar of samenwerken behoren tot de mogelijkheden. In 2014 onderzoeken zij welke aanpak voor de Villa wenselijk en haalbaar is. Wederom wordt voor 2014 gestreefd naar een bezettingsgraad van de Villa van minimaal 95 %. 1.2 Facilitaire Coördinatie 2014 zal voor en vanuit de Facilitaire Coördinatie voor een belangrijk deel in het teken staan van de uitwerking en voorbereiding van de capaciteitsuitbreiding van Villa Pardoes. In dit stadium valt nog niet te zeggen wanneer en hoe dit proces z n beslag gaat krijgen. In 2013 heeft de afronding plaatsgevonden van het Integraal Veiligheidsplan. Hierin zijn alle aspecten op het gebied van veiligheid en bedrijfshygiëne samengevoegd. Te denken valt hierbij aan het bedrijfsnoodplan, het calamiteitenplan, legionella-beheersplan, beschrijving BHV-organisatie en dergelijke. Ook de bedrijfshygiëne op het gebied van onder andere voedsel (HACCP) en de whirlpool maakt deel uit van dit plan. In 2014 vindt de implementatie van een aantal belangrijke onderdelen plaats. In 2013 werd er vanuit de Efteling een RI/E op de BHV organisatie uitgevoerd. De hieruit voortvloeiende aandachts- c.q. verbeterpunten zullen in 2014 verder geïmplementeerd worden in het BHV plan van Villa Pardoes. In 2014 zullen de aanbevelingen en adviezen uit de in 2013 uitgevoerde Risico Inventarisatie + Evaluatie (RI +E) worden geïmplementeerd en vervolgens jaarlijks worden geëvalueerd. In januari 2014 was het plan dat tijdens het Groot Onderhoud de reeds lang gewenste en noodzakelijke aanpassing van de bestaande Whirlpool tot een Bubbelparadijs zou plaatsvinden. Aangezien het een te ingrijpende verbouwing betreft is besloten deze voorlopig uit te stellen. Onderzocht zal worden of een en ander kan worden gecombineerd met de aanvullende nieuwbouw in het kader van de mogelijke capaciteitsuitbreiding van Villa Pardoes. Jaarplan 2014 Pagina 2 Versiedatum: 1-5-2014
1.3 Activiteiten Coördinatie De wijze waarop in 2013 de Activiteiten Coördinatie heeft plaats gevonden zal in 2014 worden gecontinueerd. Voor de voorbereiding en begeleiding tijdens de uitvoering van diverse activiteiten is een fulltime stagiaire beschikbaar van de opleiding NHTV uit Breda. De Activiteiten Coördinator zal zich blijven inspannen om voortdurend nieuwe en verrassende activiteiten aan het programma toe te kunnen voegen. 1.4 Verpleegartikelen en hulpmiddelen De Villa biedt de gasten de mogelijkheid tot het gebruiken van verpleegartikelen en andere praktische hulpmiddelen zoals o.a. tilliften, douchebrancards en rolstoelen. Hiervoor is een investeringsplan opgesteld dat vanaf 2012 is ingevoerd. Het beheer van deze hulpmiddelen ligt bij de Facilitair Coördinator. Jaarplan 2014 Pagina 3 Versiedatum: 1-5-2014
2. Fondsenwerving De economische crisis van de afgelopen jaren is ook van invloed geweest op de fondsenwerving van Villa Pardoes. Niet alleen het aantal structurele sponsors is afgenomen maar ook de hoogte van hun financiële bijdragen en de opbrengsten van evenementen, veilingen, loterijen en dergelijke blijven soms achter ten opzichte van eerdere jaren. Ook is er sprake van een trend waarbij sponsors hun bijdrage besteed willen zien aan een specifiek materiële voorziening (geoormerkte besteding) zoals bijvoorbeeld speelgoed, spelmateriaal of de computerruimte. Hierdoor ontstaat minder vrijheid om verkregen financiële middelen aan te wenden ten behoeve van de exploitatie. Wel is het plezierig om te constateren dat steeds vaker bedrijven en organisaties Villa Pardoes benaderen in het kader van MBO (Maatschappelijk Betrokken Ondernemen). Bij de uitwerking van hun beleid op dit terrein zoeken zij naar een passende maatschappelijke organisatie (lees: goed doel) waar zij zich dan voor langere tijd (minimaal 2 jaar) aan willen verbinden. Deze vorm van samenwerking spreekt Villa Pardoes erg aan en levert originele winwin situaties op. Daarom is in de 2 e helft van 2013 besloten van deze vorm van samenwerking een speerpunt te maken en hier dus proactief mee aan de slag te gaan. Dit heeft o.a. geresulteerd in het besluit tot het aantrekken van een nieuwe Senior Fondsenwerver. Deze zal voornamelijk worden belast met het leggen en onderhouden van contacten in de grootzakelijke markt. Zijn inschakeling vormt een onderdeel van het Fondsenwervingsplan 3.0 zoals dat is uitgewerkt. Voor een korte toelichting zie ook paragraaf 2.2 van dit hoofdstuk. 2.1 Marketing & Communicatie Intussen is duidelijk geworden dat dit aandachtsgebied nauw verweven is met de ontwikkeling op het terrein van Fondsenwerving. De medewerker in de Villa die het eerste aanspreekpunt vormt voor Communicatie heeft dan ook haar vaste plek binnen het team Fondsenwerving. Over tal van zaken vindt initieel onderlinge afstemming plaats. Dit geldt uiteraard ook voor de potentiële sponsors die door tal van nieuwe initiatieven in beeld van Villa Pardoes komen. In 2013 is een nieuwe website voor Villa Pardoes ontwikkeld en in gebruik genomen. Tijdens de voorbereiding en uitwerking van de website is een aantal zaken op het gebied van Voorlichting en Marketing & Communicatie herijkt en geactualiseerd. Voor 2014 levert dit concreet de volgende acties op: Tegen het einde van het jaar zal (net als in 2013) weer een gedrukt Jaarboek verschijnen dat het karakter heeft van een Sociaal Jaarverslag van Villa Pardoes; dit zal worden gestuurd naar alle stakeholders van de Villa. In 2014 zal er weer regelmatig (3 á 4 keer per jaar) een digitale Nieuwsbrief verschijnen. Deze zal per doelgroep worden samengesteld. Het zal hierbij om twee versies gaan t.w. één voor de sponsoren en donateurs en één voor de doelgroep Gasten en de Medische Wereld. Afhankelijk van de behoefte zal de Klaroen (de krant vóór en dóór Vrijwilligers) in 2014 opnieuw één of tweemaal verschijnen. Bij de ingang van de Villa staat, in combinatie met een Receptie/balie, een digitale Infozuil opgesteld. Deze zal, op onderdelen, dagelijks worden ververst en worden voorzien van actuele berichten o.a. het welkom heten van gasten en bezoekers, bijzondere activiteiten etc. De website zal regelmatig worden voorzien van actuele berichten en nieuwtjes. Ook zal Villa Pardoes zich via de Social Media presenteren én profileren voornamelijk op Facebook, Twitter en Youtube. Ook in 2014 zal weer een Eindejaarsgeschenken actie plaatsvinden en zal ook de Nieuwjaarswens weer in het jaarprogramma worden opgenomen. Jaarplan 2014 Pagina 4 Versiedatum: 1-5-2014
2.2 Fondsenwervingsplan 3.0 In het laatste kwartaal van 2013 is besloten een nieuwe fulltime Fondsenwerver aan te trekken. Deze komst maakt deel uit van het Fondsenwervingsplan 3.0. Bij de opstelling van dit plan heeft het team Fondsenwerving de noodzakelijke hulp en begeleiding gehad van Van Spaendonck BrancheAdvies. Op grond van een gesignaleerde systematische terugloop in sponsorbijdragen hebben de Adviseurs van Van Spaendonck op basis van een grondige kwantitatieve én kwalitatieve analyse een aantal wenken gegeven over de nieuwe werkwijze van Fondsenwerving. Het hierop gevolgde Plan van Aanpak heeft de bovenstaande titel meegekregen. De belangrijkste sleutelbegrippen hierbij zijn: Maatschappelijk Betrokken Ondernemen en een proactieve benadering van Sponsoren en Donateurs. In dit plan zijn niet alleen de Bedrijven en Ondernemingen betrokken, maar ook particuliere donateurs, serviceclubs, scholen en verenigingen. Ook een verdergaande taakverdeling tussen de teamleden van Fondsenwering is hierin meegenomen. 2.3 Helpende Handen Door de jaren heen is gebleken dat de Helpende Handen voor (potentiële) sponsoren een ideale manier vormen om kennis te maken met Villa Pardoes. Er worden in overleg met bedrijven activiteiten in en rondom de Villa georganiseerd om mensen enthousiast te maken voor de Villa en de benodigde financiële steun. Dit kunnen praktische activiteiten zijn in de vorm van bijvoorbeeld tuinonderhoud, snoeien, schilderen en dergelijke. Maar vaak worden ook activiteiten gedaan samen met en voor de gasten zoals een spelletjesmiddag, een Vlaamse Kermis, een Pannenkoekenfestijn, knutselen etc. Een dergelijke aanpak past vaak prima in een MBO-gedachte. In 2014 zullen de teams van Gastenservice en Fondsenwerving in onderlinge samenspraak op zoek gaan naar gerichte activiteiten (lees: organisaties) die ook een toegevoegde waarde hebben voor de gasten én de Villa. 2.4 Relatiegeschenken/Merchandise Villa Pardoes beschikt al sinds vele jaren over een klein en redelijk vast assortiment artikelen dat als relatiegeschenken en merchandise wordt aangeboden. Voor vaste sponsoren en relaties betekent dit dat zij al vaak met alle artikelen zijn verblijd. Het wordt tijd voor verandering en mogelijk meer variatie. In 2014 zal het huidige assortiment nog eens kritisch worden bekeken en waar nodig worden aangepast e/o uitgebreid. Ook zal worden bekeken wat de verhouding is tussen de kosten en de baten. 2.5 Telemarketing/werving nieuwe donateurs Hoewel Villa Pardoes in de afgelopen jaren erg terughoudend is geweest in het colporteren en koude acquisitie breekt nu een fase aan waarin de werving van nieuwe donateurs extra aandacht moet gaan krijgen. Uiteindelijk vormen zij een vaste bron van inkomsten waar verhoudingsgewijs niet veel inspanningen voor nodig zijn. Er zijn meerdere methoden om nieuwe donateurs te werven of te laten werven ( zelf doen of uitbesteden). In de loop van 2014 zal kritisch worden bekeken welke methode(n) in deze fase actueel en effectief blijk(t)en te zijn en/of dat dit past bij het imago van Villa Pardoes. 2.6 Vriendenclub Villa Pardoes Over de samenstelling en inschakeling van de Vriendenclub worden in 2014 nieuwe afspraken gemaakt. Gegeven de extra aandacht die uitgaat naar de zorgsector blijft een nieuwe professionele ambassadeur ten behoeve van dat deel van het netwerk een optie. Jaarplan 2014 Pagina 5 Versiedatum: 1-5-2014
3. Vrijwilligersbeleid- en vrijwilligersorganisatie De eindverantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid is gekoppeld aan de functie van de huidige Facilitair Coördinator. 3.1 Vrijwilligersbeleid In 2012 is het Integrale Vrijwilligersbeleid van Villa Pardoes met goed resultaat geïmplementeerd. Steeds meer maatschappelijke organisaties die veel van Vrijwilligers gebruik maken onderkennen de noodzaak van het voeren van een duidelijk beleid op dit punt en voelen het gemis aan een dergelijk document. De Villa wordt steeds vaker gevraagd naar hun ervaringen op dit terrein. Ook de VFI (Vereniging van Fondsenwervende Instellingen) en de NOV (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) worden steeds actiever op dit gebied. Gegeven hun doelstellingen bevorderen en faciliteren zij vrijwilligersorganisaties bij het leren van en aan elkaar o.a. door het organiseren van paneldiscussies en (informatie) bijeenkomsten. Daar waar mogelijk levert Villa Pardoes daar graag een bijdrage aan. Ook de leden van de Vrijwilligersraad worden hierin betrokken. Jaarlijks vinden er overleggen plaats met de desbetreffende functiegroepen van de Villa. Zo blijven alle functiegroepen goed geïnformeerd en is er ruimte om te groeien en te ontwikkelen. 3.2 Vrijwilligersraad In navolging van de interne organisatie van Villa Pardoes zal ook het functioneren van de Vrijwilligersraad verder worden geprofessionaliseerd. Het kader hiervoor wordt gevormd door de samenwerkingsovereenkomst Vrijwilligersraad en Villa Pardoes. Deze zal in 2014 worden geëvalueerd en zo nodig worden bijgesteld. Met het oog op de noodzakelijke continuïteit zal vanaf 2013 worden gewerkt met een rooster van aftreden. 3.5 Keurmerk Goed Geregeld In 2012 heeft de vrijwilligersorganisatie van Villa Pardoes het Keurmerk Goed Geregeld behaald. Dit wordt uitgegeven door de NOV; Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk. Met dit keurmerk wordt aangetoond dat het vrijwilligerswerk in de organisatie goed geregeld is. De evaluatie van de thema s van dit keurmerk is een permanent punt van aandacht, waarmee in 2014 een start zal worden gemaakt. 3.6 Computercursus Omdat het gebruik van email, Internet en social media een steeds hogere vlucht neemt is er in 2013 een computercursus aangeboden aan de vrijwilligers. In 2014 zal bekeken worden of het wenselijk is om een vervolg te geven aan deze cursus zodat mogelijk een verdiepingsslag kan worden gemaakt. Een goed gebruik van social media draagt immers bij aan het vergroten van de naamsbekendheid van de Villa. Wel wordt een protocol inzake juist gebruik wenselijk geacht 3.7 Handboek Vrijwilligers In 2013 is de update en aanpassing van het Handboek Vrijwilligers afgerond. Een digitale versie is in de Vrijwilligersruimte ook op de PC online beschikbaar. In 2014 zullen het gebruik en de compleetheid worden geëvalueerd. 3.8 Digitalisering Logboek In 2014 worden er verdere stappen gezet in het papierloos werken binnen Villa Pardoes. Eén van de onderdelen is het digitaliseren van het Logboek. Het huidige Logboek in papieren vorm zal gaan verdwijnen. In plaats daarvan wordt er vanaf 2014 gewerkt in een digitale versie. Dit houdt voor de vrijwilligers concreet in dat alle overdrachten naar de collega s ingevoerd moeten worden op de logboekformulieren in de PC in de vrijwilligersruimte. Jaarplan 2014 Pagina 6 Versiedatum: 1-5-2014