Uitwisselbare functies Oosterpoort Johan Weevers hoofd P&O Oosterpoort jeugd- en opvoedhulp Versie 3.1, 3-12-2014
Uitwisselbare functies Oosterpoort Inleiding Als gevolg van de transitie van de jeugdzorg maakt Oosterpoort een reorganisatieplan, waar het formatieplan onderdeel vanuit maakt. Om dit formatieplan concreet in te kunnen vullen is het nodig te bepalen welke functies en functiegroepen er zijn binnen Oosterpoort. In dit formatieplan moeten alle uitwisselbare functies en formatieplaatsen worden meegenomen. In dit document is uitgewerkt welke functies binnen Oosterpoort bestaan en welke wel of niet uitwisselbaar zijn. De functiematrix is toegevoegd. De functies die hierin benoemd staan, worden momenteel vervuld binnen Oosterpoort. De inschaling in deze matrix is op basis van de functie-inschaling. Het is mogelijk dat de medewerker(s) die de functie vervullen qua inschaling afwijken. Alle functies zijn vastgesteld door de bestuurder. Aangezien het uitvragen van controle op de dienstverbanden bij diverse medewerkers heeft geleid tot het herzien van functies of het opstellen van nieuwe beschrijvingen, zijn diverse functiebeschrijvingen ook voorgelegd aan de betreffende medewerkers. Dit betreft de volgende functies: Ambtelijk secretaris klachtencommissie Ambulant hulpverlener scholing & werk Beleidsmedewerker B marketing en communicatie Bestuurder Crisismanager Directiesecretaresse Instroommedewerker A Instroommedewerker B Manager Pleegzorg Matchbegeleider NP-begeleider Ondersteuningsfunctionaris zvw/dbc Pleegouder-trainer Secretariaatsmedewerker C (enkel de uitsplitsing van de diverse hoofdwerkzaamheden op de diverse afdelingen) Voor het bepalen van de uitwisselbaarheid hebben meerdere overleggen plaatsgevonden met de diverse managers uit het MT. De inventarisatie is getoetst aan de beleidsregels van het UWV (zie bijlage 2). In het overzicht uitwisselbare functies (zie bijlage 1) wordt iedere functie binnen Oosterpoort weergegeven. De onderbouwing voor de bevindingen staan beschreven naast de betreffende functie. Deze lijst is vastgesteld door het MT. Het document uitwisselbare functies zit volgens de OR juridisch goed in elkaar. Inhoudelijk heeft de OR niets te zeggen over de functieomschrijvingen, de medewerkers zijn daar zelf verantwoordelijk voor. Uitwisselbare functies vormen een onderdeel van het reorganisatieplan en worden officieel gezien meegenomen in het advies dat de OR over het reorganisatieplan afgeeft. De OR heeft de lijst en het opstellen daarvan doorgenomen met een externe adviesbureau genaamd MEDE. Als onderliggend document voor de bepaling van de uitwisselbaarheid dient het functieboek 2014. Hierin zijn alle beschrijvingen van de functies binnen Oosterpoort opgenomen en vastgesteld. De lijst is niet statisch, wijzigingen in de toekomst kunnen volgens hetzelfde proces ertoe leiden dat functies worden toegevoegd of verwijderd.
FUNCTIEMATRIX OOSTERPOORT Gebaseerd op functiematrix CAO Jeugdzorg (2014-2015) Salaris- Primair proces Strategie, beleid en organisatie Ondersteunend schaal 1 2 - Huishoudelijk Medewerker 3 4 - Gastvrouw/ -heer - Secretariaatsmedewerker C 5 - Hoofd huishoudelijke dienst - Secretariaatsmedewerker B - Technisch onderhoudsmedewerker 6 - Financieel-administratief mdw - Mdw personeelsadministratie - Ambtelijk Secretaris OR - Secretariaatsmedewerker A - Salarisadministrateur 7 - Pedagogisch Medewerker B - Hoofd technische dienst - Medewerker automatisering 8 - Gezinshuisouder - Pedagogisch Medewerker A 9 - Ambulant hulpverlener B - Ambulant hulpverlener Scholing & Werk - Begeleider Pleegzorg - Instroommedewerker B - Match begeleider - NP begeleider - Pleegouder-trainer - Trainer CSL - Woonbegeleider 10 - Ambulant hulpverlener A - Crisismanager - Instroommedewerker A - NPT begeleider - Plaatsingscoördinator - Werkbegeleider 11 - Behandelcoördinator - Behandelcoördinator/GZpsycholoog - Manager Pleegzorg - MST therapeut - Operationeel manager 12 - Manager bedrijfsbureau - MST supervisor - Ondersteuningsfunctionaris zvw/dbc 13 - Manager Bestuursbureau - Regiomanager 14 15 - Bestuurder - Directiesecretaresse - Medewerker P&O - Arbocoördinator - Beleidsmedewerker B marketing en communicatie - Ondersteuningsfunctionaris cliëntenparticipatie - Personeelsadviseur - Beleidsmedewerker A (Kwaliteit) - Beleidsmedewerker A Methodieksontw. en onderzoek - Hoofd P&O - Controller - Hoofd cliëntenadministratie - Hoofd servicebureau - Stafmedewerker automatisering - Hoofd financiële administratie - Ambtelijk secretaris klachtencommissie
Werkdocument uitwisselbare functies Functienaam Schaal Wel/niet uitwisselbaar Ambtelijk secretaris klachtencommissie Ambtelijk secretaris OR Ambulant hulpverlener A Ambulant hulpverlener B Ambulant hulpverlener Scholing en Werk Arbocoördinator Begeleider pleegzorg Behandelcoördinator Behandelcoördinator/GZ psycholoog Beleidsmedewerker A (kwaliteit) Beleidsmedewerker A methodiekontw. en onderzoek Beleidsmedewerker B marketing en communicatie Bestuurder Controller Crisismanager Uitwisselbaar met Onderbouwing Deze functie moet gezien worden als nevenfunctie (1 uur p.w.) Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort Specifieke kennis medezeggenschap wordt 6 Niet uitwisselbaar gevraagd. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort 10 Niet uitwisselbaar 9 Wel uitwisselbaar -Ambulant hulpverlener Scholing en Werk - Begeleider pleegzorg 9 Wel uitwisselbaar - Ambulant hulpverlener B - Begeleider pleegzorg Hoofddoel van functies: Begeleiden en ondersteuning van jeugdige en (pleeg)ouders. Basis van deze hulpverlening is het systemisch werken. Hoofddoel van functies: Begeleiden en ondersteuning van jeugdige en (pleeg)ouders. Basis van deze hulpverlening is het systemisch werken. Medewerker is een ambulant hulpverlener B, aandachtsgebied is de dagbesteding van de jongere. Inwerken in deze functie met dit aandachtsgebied is in een korte periode te realiseren. Specifieke kennis en opleiding wordt gevraagd (arbeidsomstandigheden) - Ambulant hulpverlener B Hoofddoel van functies: Begeleiden en 9 Wel uitwisselbaar - Ambulant hulpverlener ondersteuning van jeugdige en (pleeg)ouders. Scholing en Werk Basis van deze hulpverlening is het systemisch werken. Specifieke basiskennis van de pleegzorg is in een korte periode te realiseren. 11 Niet uitwisselbaar Afgeronde gedragswetenschappelijke opleiding wordt gevraagd. 11 Niet uitwisselbaar Afgeronde specifieke GZ-opleiding wordt gevraagd. 10 Niet uitwisselbaar Specifiek aandachtsgebied kwaliteit. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor 10 Niet uitwisselbaar Specifiek aandachtsgebied. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor Specifieke expertise (marketing en communicatie) wordt gevraagd. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor 15 Niet uitwisselbaar 11 Niet uitwisselbaar Specifieke scholingseisen (economie-accountancy) 10 Niet uitwisselbaar Specifieke omstandigheden van de functie: zoals zelfstandig optreden in crisissituaties zonder directe terugval op leidinggevenden, bereikbaarheidsdiensten voor de gehele
Functienaam Schaal Wel/niet uitwisselbaar Directiesecretaresse Financieel administratief medewerker Gastvrouw/-heer Gezinshuisouder Hoofd cliëntenadministratie Hoofd financiële administratie Hoofd huishoudelijke dienst Hoofd P&O Hoofd servicebureau Hoofd technische dienst Huishoudelijk medewerker Instroommedewerker A Instroommedewerker B Uitwisselbaar met Onderbouwing organisatie waarbij zelfstandig beslissingen genomen moeten worden t.b.v. uithuisplaatsingen, ook buiten eigen caseload. In de bereikbaarheidsdienst vervangen van behandelcoördinatoren met back-up van het MT. Trainingen Signs of Safety en Families First vereist. In deze functie wordt een zeer groot beroep gedaan op de flexibiliteit en stressbestendigheid van de medewerker. 6 Niet uitwisselbaar 4 Niet uitwisselbaar Specifieke omstandigheid: 24uurs-setting, 7 dagen per week. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort Specifiek aandachtsgebied cliëntenadministratie en specifieke kennis van registratiesystemen wordt gevraagd. Hierdoor niet uitwisselbaar met bijvoorbeeld hoofd servicebureau. Specifieke opleidingseisen (financieel/economisch) uitwisselbaarheid 5 Niet uitwisselbaar Specifieke kennis wordt gevraagd (arbeidsrecht, 10 Niet uitwisselbaar sociale verzekeringswetgeving en arbeidsvoorwaarden ) Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor Specifiek kennisgebied Pleegzorg wordt gevraagd, deze specifieke kennis is niet binnen een half jaar over te dragen. Hierdoor niet uitwisselbaar met bijvoorbeeld hoofd cliëntenadministratie. Specifieke kennis wordt gevraagd 7 Niet uitwisselbaar (onderhoudsman) Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor 2 Niet uitwisselbaar In de basis richt deze functie zich voornamelijk op het werven, matchen en voorbereiden van 10 Niet uitwisselbaar (aspirant)pleeggezinnen en op het inzichtelijk maken en begeleiden van de jeugdige en zijn netwerk. Hierdoor niet uitwisselbaar met bijvoorbeeld Ambulant A. Functie richt zich voornamelijk op het werven, matchen en voorbereiden van (aspirant)pleeggezinnen, niet op de begeleiding van de jeugdige en het (pleeg)gezin. Hierdoor niet uitwisselbaar met begeleider pleegzorg en/of
Functienaam Schaal Wel/niet uitwisselbaar Manager bedrijfsbureau 12 Niet uitwisselbaar Uitwisselbaar met Onderbouwing ambulant hulpverlener B/scholing en werk. Manager Bestuursbureau Manager pleegzorg Matchbegeleider Medewerker automatisering Medewerker P&O Medewerker personeelsadministratie MST supervisor MST therapeut NP begeleider NPT begeleider Ondersteuningsfunctionaris cliëntenparticipatie Ondersteuningsfunctionaris zvw/dbc Operationeel manager Pedagogisch medewerker A 13 Niet uitwisselbaar Beleidsfunctie op academisch niveau. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor 11 Niet uitwisselbaar Specifieke kennis van Pleegzorg wordt gevraagd, welke niet binnen een half jaar overgedragen kan worden. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort Functie richt zich voornamelijk op werven, opleiden en selecteren van vrijwilligers en het matchen met jongeren. Medewerker is beperkt betrokken bij de daadwerkelijke hulpverlening, maar zet het hulpverleningstraject uit voor de jongere. Hierdoor niet uitwisselbaar met bijv. Ambulant hulpverlener B/Scholing en werk en begeleider Pleegzorg. Specifieke kennis wordt gevraagd. (Informatica) 7 Niet uitwisselbaar Specifieke kennis en opleiding wordt gevraagd (personeel en arbeid) Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor 6 Niet uitwisselbaar Afgeronde basistraining MST en BIG-registratie 12 Niet uitwisselbaar gevraagd. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort uitwisselbaarheid 11 Niet uitwisselbaar Academische therapeuten-functie. Afgeronde basistraining MST wordt gevraagd. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor uitwisselbaarheid Training NP wordt gevraagd, opleidingstraject van een jaar. Hierdoor niet uitwisselbaar met bij. Ambulant hulpverlener B/scholing en werk en begeleider pleegzorg. Training NPT wordt gevraagd, opleidingstraject van 10 Niet uitwisselbaar een jaar. Hierdoor niet uitwisselbaar met bijv. ambulant A of Crisismanager. Specifieke aandachtsgebied, cliëntenparticipatie. Unieke tijdelijke functie, vandaar enkel een korte 12 Niet uitwisselbaar beschrijving van de werkzaamheden en komt deze niet in aanmerking voor 11 Niet uitwisselbaar
Functienaam Schaal Wel/niet uitwisselbaar Pedagogisch medewerker B Personeelsadviseur Plaatsingscoördinator Pleegouder trainer Regiomanager Salarisadministrateur Secretariaatsmedewerker A Secretariaatsmedewerker B Secretariaatsmedewerker C Stafmedewerker automatisering Technisch onderhoudsmedewerker Trainer CSL Werkbegeleider Woonbegeleider 7 Niet uitwisselbaar 10 Niet uitwisselbaar 13 Niet uitwisselbaar 6 Niet uitwisselbaar 6 Niet uitwisselbaar 5 Niet uitwisselbaar 4 Wel uitwisselbaar 5 Niet uitwisselbaar Uitwisselbaar met Met functie secretariaatsmedewerker C zoals deze voorkomt binnen de diverse afdelingen. Onderbouwing Specifieke kennis wordt gevraagd (Personeel en arbeid, arbeidsrecht)gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor Functionaris dient zelf pleegouder te zijn. Hierdoor niet uitwisselbaar met andere functies binnen Oosterpoort. Specifieke opleiding loonadministratie wordt gevraagd. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort Specifieke kennis en kunde wordt gevraagd (secretarieel) tevens leidinggevende functie voor het secretariaat en receptie. Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor Specifieke kennis en kunde wordt gevraagd (secretarieel) Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort Functie komt voor bij diverse afdelingen: cliëntenadministratie, receptie en pleegouderadministratie. Uitwisselbaarheid vastgesteld op basis van beschrijving van hoofdwerkzaamheden per afdeling. Specifieke kennis wordt gevraagd. (bedrijfsinformatica) Gekeken naar andere functies binnen Oosterpoort komt er geen in aanmerking voor Specifieke kennis wordt gevraagd. (techniek) Opleiding sociale vaardigheidstrainer wordt gevraagd. Functie concentreert zich specifiek op het geven van (sociale vaardigheids)trainingen, medewerker functioneert niet als systemisch werkende hulpverlener. Hierdoor niet uitwisselbaar met bijv. ambulant B/Scholing en werk en begeleider pleegzorg. Werkbegeleider neemt niet deel aan de directe 10 Niet uitwisselbaar hulpverlening en er wordt een relevante (post hbo)opleiding als toevoeging gevraagd. Hierdoor niet uitwisselbaar met Ambulant A De functie van woonbegeleider richt zich voornamelijk op de individuele hulpvraag van de jongere, niet op het cliëntsysteem. Hierdoor een wezenlijk andere functie dan bijv. ambulant hulpverlener B. Hierdoor niet uitwisselbaar.
Bijlage 1 Gezien bovenstaand document en de functiebeschrijvingen (zie functieboek Oosterpoort 2014) komen we tot de volgende lijst uitwisselbare functies: Functienaam Schaal Uitwisselbaar met Ambulant hulpverlener B 9 Begeleider Pleegzorg Ambulant hulpverlener scholing en werk Ambulant hulpverlener scholing en werk 9 Ambulant hulpverlener B Begeleider Pleegzorg Begeleider Pleegzorg 9 Ambulant hulpverlener B Ambulant hulpverlener scholing en werk Secretariaatsmedewerker C 4 Secretariaatsmedewerker C (3 verschillende aandachtsgebieden)
Bijlage 2 Interpretaties van de beleidsregels i.r.t. vragen: 1. Moeten functies altijd onderling uitwisselbaar zijn? 1. Vergelijkbaar en gelijkwaardig Als functies uitwisselbaar zijn, dan betekent dit, dat de functies naar inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. De functies moeten op de beoordeelde factoren uitwisselbaar zijn met elkaar. Dus onderling en vice versa. Wij hebben deze beleidsregel zo geïnterpreteerd dat functies altijd met elkaar uitwisselbaar moet zijn, dus onderling en vice versa. Dit ook nagevraagd bij het UWV en dit klopt. Om die reden zijn de volgende functies niet uitwisselbaar: Pedagogisch medewerker A met pedagogisch medewerker B Ambulant hulpverlener A met ambulant hulpverlener B 2. Wat is leidend voor het bepalen van de uitwisselbaarheid, de functie zoals in arbeidsovereenkomst staat of de functie die men op dit moment uitvoert (met functiebeschrijving)? Uitgangspunt voor het vaststellen van de functie-inhoud e.d. is de functiebeschrijving, zo nodig aangevuld met aandachtsgebieden (bij algemeen beschreven functies), nadere functie-eisen en algemene planningsafspraken (bij functiereeksen). Bij het ontbreken van een schriftelijke functiebeschrijving of in geval deze beschrijving sterk afwijkt van de feitelijke situatie, is het nodig bij de beoordeling te betrekken hoe de functie in de praktijk wordt uitgeoefend. Dit kan aan de hand van informatie van partijen over de feitelijke situatie. Let er wel op dat er in deze situatie nog steeds gekeken moet worden naar de functie en niet naar de (persoon van de) medewerker. Het feit dat een bepaalde medewerker zijn functie uitvoert op een wijze die overeenkomt met de uitvoering van een andere functie, wil niet zeggen dat die functies per definitie uitwisselbaar zijn. Het gaat om de wijze waarop de functie in het algemeen uitgeoefend dient te worden. Uitgangspunt is de met de werknemer overeengekomen functie. UWV gebeld: zij geven aan dat je moet uitgaan van het werk wat er in de functie gedaan wordt. Dus wat de medewerker op dit moment doet, ook al staat er iets anders in de functiebeschrijving of in de arbeidsovereenkomst. Om bovenstaande goed in beeld te krijgen zijn alle werkzaamheden per team goed in beeld gebracht en waar nodig nieuwe functiebeschrijvingen en/of benamingen opgesteld, vastgesteld en aan de medewerkers voorgelegd. 3. Omstandigheden die speciale eisen stellen aan de functie. d. Omstandigheden bij functie-inhoud, kennis en vaardigheden en competenties Bij de beoordeling van de functie-inhoud, de vereiste kennis en vaardigheden en de vereiste competenties, is het ook belangrijk om de omstandigheden waaronder de te vergelijken functies dienen te worden uitgevoerd, mee te wegen. Deze omstandigheden kunnen speciale eisen stellen aan de functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en de vereiste competenties. De omstandigheden kunnen daardoor mede bepalend zijn voor de uitwisselbaarheid van functies. Naarmate die bijzondere eisen meer samenhangen met
persoonskenmerken of moeilijk ontwikkelbare (in de persoonlijke aanleg verankerde) competenties, is er eerder sprake van niet- Als voorbeeld: De functie van Crisismanager heeft een specifiek karakter. Er is een 24-uurs bereikbaarheidsdienst en men dient tijdens die bereikbaarheidsdienst beslissingen te nemen in crisissituaties op het niveau van een behandelcoördinator. (ook beslissingen m.b.t. uithuisplaatsingen) Wij hebben bovenstaande beleidsregel zo geïnterpreteerd dat de functie van Crisismanager om bovenstaande redenen niet uitwisselbaar is met bijvoorbeeld een Ambulant A hulpverlener. 4. Overdrachtsperiode Het uitgangspunt is dat een medewerker vrijwel direct inzetbaar moet zijn in de andere uitwisselbare functie. De overdrachtsperiode is de periode die een medewerker in het algemeen (dus objectief beschouwd) nodig heeft om in de andere functie ingewerkt te raken. Wat in het gegeven geval een redelijke overdrachtsperiode is, dient aan de hand van bijvoorbeeld de complexiteit van de functies beoordeeld te worden. In de praktijk wordt vaak een periode van enkele dagen tot enkele weken gehanteerd voor de bepalende, essentiële functie-eisen en drie tot zes maanden voor de minder bepalende functie-eisen. Bepalende functie-eisen zijn die functie-eisen waaraan ten minste moet worden voldaan om in de functie inzetbaar te zijn. Naarmate de benodigde overdrachtsperiode langer is, zal eerder dienen te worden geconcludeerd dat de functies niet uitwisselbaar zijn. Met het bovenstaande als uitgangspunt zijn alle functies bekeken en hebben we mede op basis hiervan aangeven of uitwisselbaarheid van toepassing is.