De Eik Beheer BV verwerkt internationale documentenstroom met Microsoft Dynamics AX De Eik Beheer BV heeft als motto "Global Strength through Local Presence". Dit motto klinkt door in de IT-omgeving, nu het internationale zakendoen centraal beheerd wordt met Microsoft Dynamics AX. Inleiding De Eik Beheer BV in Nijmegen telt werkmaatschappijen in Europa, de Verenigde Staten en Australië die allen melkpoeder, boter en kaas verhandelen. Hollands klinkende producten, met een internationale handelsgeest gedistribueerd. De Eik Beheer of Oak Trading Group zoals het bedrijf internationaal heet - behoort tot de Top 5 van de wereldhandelaren van zuivelproducten en telt 100 medewerkers, verdeeld over negen werkmaatschappijen wereldwijd. Daarnaast is er nog een fabriek in Estland. Meertaligheid was struikelblok Hans Thijs, Informatiemanager bij De Eik Beheer, werkte eerst 21 jaar op de financiële afdeling van G. Van de Bergh en zit nu bijna drie jaar bij de holding: "Drie takken van sport lopen als een rode draad door onze organisatie, Trade, Logistic en Finance. In onze dagelijkse processen was er vooral behoefte aan een betere koppeling van onze Logistic met de Trade en Finance afdelingen. Er was veel handwerk, veel gegevens moesten op elke afdeling opnieuw worden ingevoerd, kortom, het werkte allemaal niet efficiënt. "Om één centrale administratieve oplossing te bouwen, die in alle landen ingezet kan worden, moet je een all-round pakket hebben. Microsoft Dynamics AX software is daarvoor een uitstekende basis. Hans Thijs, Informatiemanager bij De Eik Beheer
Een softwarepakket dat in zo'n koppeling voorziet, ligt echter niet kant en klaar op de plank, temeer omdat wij te maken hebben met verschillende talen en landgebonden regelgevingen. Je bent daarom al snel aangewezen op maatwerk. Als je dan toch een keuze moet maken, wil je natuurlijk een pakket dat niet te veel aanpassingen vergt en al dicht tegen je eigen wensen aan zit. Workshops Tot 2001 had elke werkmaatschappij van De Eik Beheer zijn eigen systeem van documentverwerking voor de handel, logistiek en financiën (valuta). Gezocht werd naar een centraal beheerde oplossing voor de documentenstroom. Hans Thijs: "Het was niet de bedoeling dat elke werkmaatschappij voor zichzelf een oplossing ging zoeken. Wij streven naar een integrale aanpak. De oplossing die we gingen realiseren, moest bij al onze werkmaatschappijen bruikbaar zijn." Om tot een goede keuze te komen organiseerde De Eik Beheer workshops, waarin elke afdeling zijn eisen en wensen kon beschrijven, en waarin aanbieders hun oplossingen konden presenteren. Hans Thijs: "De deelnemers aan deze workshops kwamen van onze drie afdelingen Trade, Finance én uiteraard Logistic. Het resultaat van de intensieve en interactieve workshops was, dat wij in 2001 in zee zijn gegaan met Microsoft Partner HGH Business Consultancy uit Amstelveen." Kiezen uit drie pakketten Hans Thijs: "We hebben een aantal producten bekeken en vergeleken met wat we gewend waren. Daaronder waren Microsoft Dynamics AX (toen nog Axapta) en alternatieven van Unit 4 en SAP. Het alternatief van Unit 4 bood destijds o.a. geen Franse taalmogelijkheden of landgebonden functionaliteiten. SAP was voor ons een te zware oplossing en daardoor wellicht te duur. De CRM-eigenschappen en de integratiemogelijkheden tussen de verschillende afdelings-gerelateerde oplossingen waren sterke overwegingen om Microsoft Dynamics AX als basis te kiezen. Om de uit de workshops gekomen wensen te verwezenlijken bood HGH aan een commodity add-on te ontwikkelen, om Dynamics AX een op een te laten aansluiten bij onze veeltalige bedrijfsprocessen." De implementatie
Begin 2002 ging de nieuwe oplossing live bij G. Van de Bergh Nijmegen BV. Van april 2002 tot begin 2006 werd verder uitgerold in de vestigingen in Frankrijk, Duitsland, België, Australië en Polen. Hans Thijs: De lange periode is een bewuste keuze geweest en heeft te maken met onze administraties, die gelijk lopen met een kalenderjaar. We prefereerden derhalve om aan het begin van elk jaar steeds één land over te zetten. Boekhoudkundig is dat logisch. Er zijn nu 70 à 80 gebruikers van het pakket, dat van Europa tot Australië 24 uur per dag in bedrijf is. Overdag zijn er tegelijkertijd steeds 60 gebruikers online, 's nachts (Europese tijd) zijn alleen Australische gebruikers actief. Voor 2007 staat verdere uitrol bij de andere werkmaatschappijen op de agenda en zullen er nog zo'n 20 gebruikers bijkomen. Ouko Reitsema, Business Unit Manager Commodities & Trade, HGH Business consultancy: Om te voldoen aan de wensen van de klant hebben wij voor De Eik Beheer een add-on ontwikkeld, die wij later hebben doorontwikkeld en nu onder de naam DycoTrade (Dynamics Commodity Trade) uitbrengen. De eigenschappen van DycoTrade hebben vooral betrekking op de meertaligheid in het Customer Relations Management, de Contract-Einde-Maand rapportage en de logistieke- en voorraadafhandelingen. Daarnaast zijn er diverse oplossingen ingebouwd ten aanzien van de landeigen zaken, zoals de BTW en regelgeving. De Eik Beheer heeft aan de wieg gestaan van deze add-on en gebruikt de oerversie van DycoTrade. Controlerende functies vanuit Nijmegen Om aan te tonen hoe het nieuwe platform werkt en welke voordelen De Eik Beheer ervan heeft, legt Hans Thijs uit: Al onze vestigingen, dus Australië, Polen, Duitsland, Frankrijk, België en natuurlijk ook Nederland, loggen in op onze server in Nederland. Ieder komt dan in zijn eigen Microsoft Dynamics AX administratie in zijn eigen taal. Als coördinator kan ik vanuit Nijmegen alle bewegingen en mutaties van alle landen bekijken. Controletechnisch hebben we hiermee een enorme stap vooruit gezet. Iedereen werkt in Dynamics AX in hetzelfde format. Het enige wat landeigen is zijn de grootboeknummers en de BTW-rekeningen: de rest is standaard en voor alle landen gelijk. Dat biedt ons de mogelijkheid om vanuit de holding in Nederland controle uit te voeren op openstaande debiteuren en overschrijdingen van Kredietlimieten in alle landen. Dat gebeurt onder meer door middel van rapportages, een standaardfunctie van Dynamics AX.
"De voor De Eik Beheer ontwikkelde add-on is een standaardoplossing geworden. Met de daarmee opgedane kennis kunnen we alle internationaal opererende handelsbedrijven snel een Microsoft Dynamics AX omgeving bieden, die past bij de manier waarop zij zaken doen." Ouko Reitsema, Business Unit Manager Commodities & Trade, HGH Business consultancy Zo kunnen we hier in Nijmegen openstaande postenlijsten afdrukken met de kredieten ernaast. O.a. deze controlemogelijkheid, naast diverse andere Contract- en Financieel-gerelateerde controlemogelijkheden zijn dan ook de reden dat wij onze overige werkmaatschappijen zo snel mogelijk naar het Dynamics AX systeem willen overzetten. Meer voordelen Tijdens hun dagelijkse werkzaamheden worden vooral de Traders stap voor stap door een 'contract' geleid. De lokale gebruiker/trader wordt als het ware door een trechter geleid om de juiste en verplichte gegevens correct in te voeren. Het daardoor ontstane contract bevat gegevens, die meermalen worden hergebruikt op alle documenten en rapporten in de orderketen en levert automatisch de input aan de logistiek en uiteindelijk aan de financiële afdeling. Hans Thijs: "Met Microsoft Dynamics AX hebben we een internationale uniformiteit bereikt in onze documentenstroom. Ongeacht in welk land zaken worden gedaan, de afhandeling is overal gelijk en er wordt automatisch rekening gehouden met de taal en regelgeving van het land." Door de integrale en internationale aanpak geniet De Eik Beheer meerdere kostentechnische voordelen. Immers, de werkmaatschappijen gebruiken allemaal dezelfde oplossing, éénmaal ingevoerde informatie wordt door alle afdelingen Trade, Logistiek en Finance hergebruikt, de workflow is gestroomlijnd en volledig onder beheer van de holding. Hans Thijs: "Nog een voordeel is dat de oplossing centraal wordt gehost en daardoor per hoofd/gebruiker steeds goedkoper wordt, naarmate er meer mensen en meer werkmaatschappijen mee werken." Toekomst
Het ontwikkelen van een add-on voor één klant is doorgaans vrij kostbaar, maar HGH zag een markt voor de oplossing die speciaal voor De Eik Beheer zijn gemaakt. Ouko Reitsema: Er zijn immers meer bedrijven, die internationaal opereren en met dezelfde problematiek worstelen. Daarom is de add-on voor De Eik Beheer verder doorontwikkeld en is hij nu als DycoTrade leverbaar. Hans Thijs: Onze oplossing die HGH voor ons heeft gemaakt is een stuk maatwerk. Het verder uitgekristalliseerde Dycotrade is inmiddels een standaardoplossing, die door de jaren heen steeds verder van onze add-on is komen af te staan. Talloze klanten van HGH hebben Dycotrade in gebruik als add-on voor Microsoft Dynamics AX. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat wij in de toekomst overstappen op deze totaaloplossing. Conclusie Hans Thijs: "Microsoft Dynamics AX biedt ons één uniforme omgeving, die precies past bij de manier waarop wij zaken doen. En voor zover dat niet het geval is, bijvoorbeeld als gevolg van de taal of de regels van een ander land, dan zorgt een slimme add-on ervoor dat dit wel het geval is. Zo behoudt ons motto Global Strength through Local Presence zijn betekenis." Eisen Eén oplossing voor alle internationale vestigingen Documentbeheer met landeigen functionaliteiten Meertaligheid Customer Relations Management module Integratie tussen handel, financiën en logistiek Voordelen Lagere kosten per gebruiker Internationale uniformiteit in documenten Centrale aansturing van de werkmaatschappijen
Producten Microsoft Dynamics AX www.microsoft.nl/ax Links Oak Trading Group - www.oaktradinggroup.com HGH Business Consultancy - www.hgh.nl DycoTrade - www.dycotrade.com