EFRO Doelstelling Praktische gids bij het indienen van een projectvoorstel

EFRO Doelstelling 2 2007-2013 Praktische gids bij het indienen van een projectvoorstel VERSIE 30 NOVEMBER 2007

INHOUDSTAFEL 1 INLEIDING... 4 2 TOEGANG KRIJGEN TOT DE TOEPASSING... 5 2.1 FEDERAAL TOKEN OF DIGITALE IDENTITEITSKAART... 5 2.1.1 Aanmelden met het Federaal token... 6 2.1.2 Aanmelden met de digitale identiteitskaart... 8 2.2 U BENT NOG NIET GEREGISTREERD EN UW ORGANISATIE IS OOK NOG NIET GEREGISTREERD... 8 2.2.1 Vestigingsnummer opzoeken... 8 2.2.2 Gegevens aanpassen in de kruispuntbank ondernemen... 10 2.2.3 Vestigingsnummer ingeven... 11 2.2.4 Organisaties met verscheidene diensten of afdelingen... 14 2.2.4.1 De organisatie als geheel is één organisatie in de EFRO- toepassing... 14 2.2.4.2 Iedere dienst of afdeling met een eigen vestigingsnummer ingeven... 14 2.2.4.3 Iedere dienst of afdeling laten registreren door het programmasecretariaat.... 15 2.3 UW ORGANISATIE IS AL AANGEMELD IN DE INTERNETTOEPASSING... 15 2.3.1 U hebt al een rol gekregen... 15 2.3.2 U hebt nog geen toegang gekregen vanwege de organisatie... 16 2.3.2.1 U hebt al toegang bij een andere organisatie... 16 2.3.2.2 U hebt nog geen toegang bij een andere organisatie... 16 3 TOEKENNEN VAN ROLLEN BINNEN UW ORGANISATIE... 18 3.1 TOEGANG VERLENEN TOT DE INTERNETTOEPASSING... 18 3.2 PERSONEN TOEVOEGEN BIJ UW PROJECTORGANISATIE... 18 4 NAVIGEREN IN DE TOEPASSING... 19 4.1 HOE EEN PROJECTVOORSTEL AANMAKEN VIA HET ONDERDEEL OPROEP?... 19 4.2 HOE PROJECTEN ZOEKEN EN BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL PROJECT?... 21 4.3 HOE GEGEVENS BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL ORGANISATIE?... 24 4.3.1 Organisaties... 25 4.3.2 Personen... 26 5 AANMAKEN VAN EEN PROJECTVOORSTEL... 28 5.1 HOE HET ONDERDEEL PROJECTVOORSTEL INVULLEN?... 28 5.1.1 Projectvoorstel... 28 5.1.1.1 Nummer... 28 5.1.1.2 Projecttitel... 29 5.1.1.3 Omschrijving... 29 5.1.1.4 Startdatum en einddatum projectperiode... 29 5.1.1.5 Uiterste datum van indiening... 29 5.1.1.6 Promotor... 30 5.1.1.7 Bankgegevens: BIC- en IBAN- code... 30 5.1.2 Financieringsbronnen... 30 5.1.3 Indicatoren... 30 5.2 HOE HET ONDERDEEL ALGEMENE GEGEVENS INVULLEN?... 30 5.2.1 Projectvoorbereiding... 31 5.2.2 Promotor... 31 5.2.2.1 Contactgegevens... 31 5.2.2.2 BTW plicht... 31 5.2.2.3 Wetgeving overheidsopdrachten... 31 5.2.2.4 Relevante ervaring... 33 5.2.2.5 Projectorganisatie... 33 5.2.3 Co-promotor... 33 5.2.3.1 Contactgegevens... 34 5.2.3.2 BTW plicht... 34 5.2.3.3 Wetgeving overheidsopdrachten... 34 5.2.3.4 Relevante ervaring... 34 5.2.4 Projectgebied... 34 5.2.5 Projectbijlagen... 34 5.3 HOE HET ONDERDEEL PROJECTINHOUD INVULLEN?... 35 2

5.3.1 Samenvatting... 35 5.3.2 Projectbeschrijving... 35 5.3.2.1 Probleemstelling... 35 5.3.2.2 Doelgroep... 36 5.3.2.3 Projectdoelstelling(en)... 36 5.3.2.4 Projectactiviteiten... 36 5.3.2.5 Communicatieacties... 36 5.3.2.6 Continuïteit van het project... 36 5.3.2.7 (Sub)regiospecifieke ontwikkelingskenmerken... 37 5.3.2.8 Complementariteit overheidsinitiatieven... 37 5.3.2.9 Vernieuwend karakter... 37 5.3.2.10 Europese programma s... 37 5.3.3 Transversale thema s... 37 5.3.3.1 Duurzame ontwikkeling... 37 5.3.3.2 Leefmilieu... 38 5.3.3.3 Gelijkheid van kansen... 38 5.3.4 Interregionale samenwerking... 38 5.4 HOE HET ONDERDEEL INDICATOREN INVULLEN?... 39 5.4.1 Programma- indicatoren... 39 5.4.2 Projectresultaten... 40 5.5 HOE HET ONDERDEEL PLANNING INVULLEN?... 41 5.5.1 Planning... 41 5.5.2 Procedures en vergunningen... 41 5.6 HOE HET ONDERDEEL FINANCIËLE INFORMATIE INVULLEN?... 42 5.6.1 Inkomsten... 42 5.6.2 Cofinanciering... 44 5.6.3 Concurrentieregels... 44 5.6.4 Verantwoording steun... 45 5.7 HOE HET ONDERDEEL KOSTEN INVULLEN?... 45 5.7.1 Algemeen... 45 5.7.2 Subsidiabele kosten... 46 5.7.2.1 Algemene regels... 46 5.7.2.2 Kosten voorafgaand aan de startdatum van het project... 46 5.7.2.3 Kosten na de einddatum van het project... 46 5.7.2.4 Kostenrubrieken... 46 5.8 HOE HET ONDERDEEL FINANCIERING INVULLEN?... 48 5.9 TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN... 49 3

1 INLEIDING Deze handleiding is specifiek gericht op het elektronisch indienen van een EFRO project via een internetapplicatie. U kunt de toepassing vinden via http://www.efro.be. Aan de rechterkant vindt u de link naar de toepassing. Voor een toelichting (doelstelling, selectie en beoordeling, ) bij de verschillende modaliteiten van de EFRO projectoproepen van de prioriteiten 1 en 2 of de doorlopende indiening (permanente projectoproep) in het kader van de prioriteiten 3 en 4, raadpleegt u de oproep- en inhoudelijke fiches op onze website www.efro.be. Het is belangrijk deze fiches goed te lezen. Elk project dient immers bij te dragen tot het specifieke doel van de oproep of prioriteit. Het Operationeel Programma EFRO Doelstelling 2 Vlaanderen 2007-2013, dat de thematische prioriteiten bevat waarin uw project zich dient in te schakelen, biedt meer achtergrondinformatie. Wij adviseren u om gebruik te maken van de dienstverlening van de provinciale en stedelijke contactpunten. De contactpunten kunnen de verschillende onderdelen van deze gids verder toelichten. De contactgegevens vindt u op de website www.efro.be. Voor technische problemen met de internettoepassing kunt u een bericht sturen naar efrosupport@vlaanderen.be. Vermeld hierbij bondig uw vraag en uw contactgegevens. Bij het invullen van de verschillende vragen is het belangrijk dat u zo concreet en bondig mogelijk bent. De grootte van de antwoordvelden is beperkt. 4

2 TOEGANG KRIJGEN TOT DE TOEPASSING U kunt de toepassing vinden via http://www.efro.be en daar vindt u aan de rechterkant de link naar de toepassing. Om toegang te krijgen tot de internettoepassing moet u zich persoonlijk aanmelden met behulp van het federaal token of elektronische identiteitskaart (zie verder 1.1). Na aanmelding wordt er gecontroleerd of u verbonden bent aan een organisatie. Hier zijn twee mogelijkheden: - U bent nog niet eerder geregistreerd en uw organisatie is niet geregistreerd (zie verder 2.2). - U bent nog niet eerder in de toepassing geweest. Uw organisatie is al aangemeld. (zie verder 2.3). o U hebt in de internettoepassing al een rol gekregen binnen de organisatie. o U hebt nog geen toegang gekregen vanwege de organisatieverantwoordelijke van de organisatie waarvoor u wenst aan te melden. 2.1 FEDERAAL TOKEN OF DIGITALE IDENTITEITSKAART Iedere keer dat u aanmeldt in de toepassing 1 komt u op het onderstaande scherm: 1 Als u uit de toepassing gaat en opnieuw binnengaat, kan het zijn dat u nog aangemeld bent en dat u zonder deze stap kan verder werken. Als dit niet de bedoeling is, kan u in Windows afmelden en opnieuw aanmelden of uw computer opnieuw opstarten. 5

U kunt zich aanmelden ofwel met een Federaal token ofwel met uw Digitale identiteitskaart. 2.1.1 AANMELDEN MET HET FEDERAAL TOKEN Om op deze manier te werken heeft u een gebruikersnaam, een wachtwoord en het federaal token nodig 2. Als u klikt op Federaal token verschijnen onderstaande schermen. U vult hier de nodige gegevens in en u bent aangemeld bij de toepassing. Bij eventuele problemen tijdens deze stap kunt u contact opnemen met de Vlaamse Infolijn (tel. 1700). 2 Als u uw aangifte in de personenbelasting al hebt ingediend via het internet, hebt u mogelijks al een gebruikersnaam, wachtwoord en Federaal token. De procedure om gratis een gebruikersnaam, een wachtwoord en het federaal token aan te vragen vindt u hier: https://www.belgium.be/usermgmt/egovusermgmtwebapp/public/registrationintro.do Het duurt maximaal tien werkdagen voor u een token ontvangt. 6

7

2.1.2 AANMELDEN MET DE DIGITALE IDENTITEITSKAART Een digitale identiteitskaart 3 kan u aanvragen bij uw gemeente. Om met de digitale identiteitskaart te werken, heeft u buiten de identiteitskaart zelf een kaartlezer nodig om de kaart te lezen, de nodige software op uw computer en de pincode die hoort bij de identiteitskaart. Normaal gezien hebt u de pincode bij de identiteitskaart ontvangen. Meer informatie over de aanvraag en het gebruik van de digitale identiteitskaart op een PC vindt u op de volgende website: http://eid.belgium.be/nl/navigation/12001/index.html 2.2 U BENT NOG NIET GEREGISTREERD EN UW ORGANISATIE IS OOK NOG NIET GEREGISTREERD Als u uw organisatie voor de eerste keer aanmeldt, moet u een nummer van de vestigingseenheid (vestigingsnummer) opgeven. Indien uw organisatie geen vestigingsnummer, heeft dient u dit in orde te brengen 4. U kunt best voor iedere aparte vestiging van uw organisatie een vestigingsnummer aanmelden. Op die manier kunnen deze vestigingen totaal onafhankelijk werken. 2.2.1 VESTIGINGSNUMMER OPZOEKEN Indien u het vestigingsnummer van uw instelling of bedrijf niet kent, kunt u dit opzoeken via de volgende website: http://kbo-bce-ps.economie.fgov.be/ps/kbo_ps/kbo_search.jsp?lang=nl&dest=st Via zoekpagina op internet: vestigingsnummer opzoeken. 3 Zelfs als u een digitale identiteitskaart bezit, kunt u toch werken met het Federaal token. 4 Indien uw organisatie geen vestigingsnummer en ondernemingsnummer heeft, kan u de organisatie niet zelf toevoegen. U dient zelf te zorgen voor een vestigingsnummer. In noodgevallen kunnen wij uw organisatie toevoegen. Stuur dan een e-mail naar efrosupport@vlaanderen.be met uw contactgegevens en wij nemen contact met u op om uw organisatie eventueel toe te voegen. De meeste overheden, instellingen, organisaties en bedrijven hebben vestigingsnummers. 8

Kies de optie: naam en benaming eventueel met postcode en/of ondernemingstype Typ hier de benaming in die u zoekt en klik op zoek ondernemingen. Vervolgens verschijnt de lijst met zoekresultaten (hier is gezocht naar profruit ). 9

In dit voorbeeld ( profruit ) is er één resultaat met 0 vestigingseenheden. Indien u wel een ondernemingsnummer en geen vestigingseenheden hebt, mag u ook het ondernemingsnummer ingeven. 5 Bij andere voorbeelden zullen er wel één of meer vestigingseenheden zijn. Bijvoorbeeld voor stad Hamont-Achel. Deze organisatie heeft 10 vestigingseenheden. Door te klikken op het aantal vestigingseenheden verschijnt de lijst met vestigingseenheden. Zoek hier de vestigingseenheid die een project zal indienen. 2.2.2 GEGEVENS AANPASSEN IN DE KRUISPUNTBANK ONDERNEMEN Een correct adres en vestigingsnummer zijn erg belangrijk! Indien het adres niet meer correct is, dient u een aanpassingsaanvraag (adreswijziging of nieuwe vestiging) in te dienen bij:!! "### $%#&'&((%)!%## 5 Indien uw organisatie geen vestigingsnummer en geen ondernemingsnummer heeft, kan u de organisatie niet zelf toevoegen. U dient zelf te zorgen voor een vestigingsnummer. In noodgevallen kunnen wij uw organisatie toevoegen. Stuur dan een e-mail naar efrosupport@vlaanderen.be met uw contactgegevens en wij nemen contact met u op om uw organisatie eventueel toe te voegen. De meeste overheden, instellingen, organisaties en bedrijven hebben vestigingsnummers. 10

De formulieren om gegevens aan te passen, nieuwe vestigingen toe te voegen enz. vindt u op de resultatenlijst als u klikt op Toon aanpassingsaanvragen, onderaan de resultatenpagina. U gaat dan naar de juiste pagina en daar kan u aanklikken wat u wenst te veranderen. Voor niet-commerciële overheidsinstellingen (bijvoorbeeld steden en gemeenten) is het RSZPPO verantwoordelijke voor het beheer van de vestigingseenheden. Meer informatie vindt u op http://www.rszppo.fgov.be/nl/werkgevers/aansluiting/kbo.htm. 2.2.3 VESTIGINGSNUMMER INGEVEN Nadat u aangemeld bent met federaal token of digitale identiteitskaart verschijnt onderstaand scherm. Hier geeft u het vestigingsnummer in. Het is belangrijk dat u het vestigingsnummer ingeeft zonder spaties of punten. U geeft dus in 2162475438 en niet 2.162.475.438. U kunt ook een ondernemingsnummer ingeven en zo zoeken naar het vestigingsnummer, maar wij raden aan om vooraf het juiste vestigingsnummer op te zoeken. Nadat u op Ga Verder klikt, kunt u de organisatiegegevens verder invullen. Wij vragen u vooral de contactgegevens voor de organisatie zo volledig mogelijk in te vullen. De BTWstatus is een verplicht veld. 11

Vervolgens klikt u op Registreer Organisatie. Onderstaand scherm verschijnt. Hier kunt u uw eigen gegevens invullen. Het is de bedoeling dat u hier uw professionele gegevens invult. Deze gegevens kunnen gebruikt worden om u te contacteren in het kader van het dossier. Wij vragen u zo volledig mogelijk te zijn. De vakjes met een sterretje zijn verplicht in te vullen. U kunt deze gegevens later eenvoudig zelf bekijken en aanpassen. Door deze gegevens in te vullen en te klikken op Registreer Organisatieverantwoordelijke bevestigt u dat u (minstens tijdelijk) gemachtigd bent namens de organisatie op te treden. Als organisatieverantwoordelijke kan u andere personen bevoegdheden geven in de internettoepassing of iemand anders aanduiden als organisatieverantwoordelijke. (zie 4.3.2 Personen ) Het is zeer belangrijk dat u vooraf voor uw organisatie bepaalt hoe er in het kader van EFRO zal gewerkt worden. (zie 2.2.4 Organisaties met verscheidene diensten of afdelingen ) 12

Na deze stap, bent u aangemeld als organisatieverantwoordelijke van uw organisatie en verschijnt onderstaand scherm met de naam van de organisatie, uw naam en de rol die u heeft binnen de organisatie. De belangrijkste acties die u kunt ondernemen in de toepassing vindt u in deel 4 Navigeren in de toepassing. 13

2.2.4 ORGANISATIES MET VERSCHEIDENE DIENSTEN OF AFDELINGEN Voor organisaties die bestaan uit afdelingen of diensten die onafhankelijk werken van elkaar is het belangrijk om vooraf de EFRO- werking te bekijken. Er zijn verscheidene mogelijkheden om in het kader van de internettoepassing te werken. De keuze wordt gemaakt door uw organisatie zelf. 2.2.4.1 DE ORGANISATIE ALS GEHEEL IS ÉÉN ORGANISATIE IN DE EFRO- TOEPASSING Uw organisatie wordt aangemeld met één vestigingsnummer en vormt één organisatie. Als u hiervoor kiest, kunnen alle medewerkers die toegang krijgen voor de organisatie alle projecten zien. Iedere medewerker kan ook projecten indienen. Alle projecten zijn dan projecten van de (koepel)organisatie. Dit is een logische keuze voor kleine organisaties, maar ook grote organisaties kunnen hier gebruik van maken. 2.2.4.2 IEDERE DIENST OF AFDELING MET EEN EIGEN VESTIGINGSNUMMER INGEVEN Om deze keuze te kunnen maken, is het nodig dat iedere dienst of afdeling een eigen vestigingsnummer heeft. Dit is meestal het geval als de diensten op verschillende adressen gevestigd zijn. Het voordeel van deze keuze is dat iedere vestiging volledig onafhankelijk werkt. Enkel de personen die toegang krijgen voor een bepaalde vestiging, kunnen projecten bekijken en indienen. 14

2.2.4.3 IEDERE DIENST OF AFDELING LATEN REGISTREREN DOOR HET PROGRAMMASECRETARIAAT. Indien verscheidene afdelingen of diensten op hetzelfde adres gehuisvest zijn, zal er waarschijnlijk maar één vestigingsnummer zijn. De optie beschreven in paragraaf 2.2.4.2 is dan niet beschikbaar. Als er toch de wens bestaat om volledig onafhankelijk te werken, kan er contact opgenomen worden met het programmasecretariaat via efrosupport@vlaanderen.be. Er kan dan voor elke afdeling of dienst een aparte organisatie aangemaakt worden. Vergeet uw contactinformatie niet te vermelden. 2.3 UW ORGANISATIE IS AL AANGEMELD IN DE INTERNETTOEPASSING Indien een organisatie al aangemeld is, zijn er twee mogelijke situaties: 1. U hebt in de internettoepassing al een rol gekregen binnen de organisatie. 2. U hebt nog geen toegang gekregen vanwege de organisatieverantwoordelijke. 2.3.1 U HEBT AL EEN ROL GEKREGEN Nadat u aanmeldt, verschijnt het startscherm met de aanduiding van de naam van de organisatie, uw naam en de rol die u hebt binnen deze vestiging van de organisatie (zie de vorige schermafdruk). Als u een rol heeft bij meer dan één organisatie of vestiging van een organisatie, dan moet u eerst nog een keuze maken 6. (zie onderstaand scherm) 6 In het uitzonderlijke geval waarbij u actief bent bij meer dan één vestiging van dezelfde organisatie, verschijnt in het keuzemenu meer dan een keer dezelfde organisatienaam. De volgorde is altijd dezelfde. Na het aanduiden van één van de vestigingen kan u bij Organisatie controleren of u de juiste vestiging gekozen heeft. 15

2.3.2 U HEBT NOG GEEN TOEGANG GEKREGEN VANWEGE DE ORGANISATIE Als u voor het eerst probeert aan te melden en u hebt nog geen toegang gekregen zal u niet kunnen aanmelden. De organisatieverantwoordelijke en de EFRO- verantwoordelijken kunnen personen toegang verlenen tot de internettoepassing. Gebruikers hebben enkel toegangsrecht. Als u nog geen toegang hebt voor een organisatie kunnen er twee situaties voorkomen: 2.3.2.1 U HEBT AL TOEGANG BIJ EEN ANDERE ORGANISATIE Als u probeert aan te melden, krijgt u direct toegang tot de gegevens van de organisatie waarvoor u toegang heeft. U moet contact opnemen met de organisatieverantwoordelijke en/of EFRO- verantwoordelijke van de organisatie waarvoor u toegang wenst. Indien u niet weet wie dit is, kan u steeds contact opnemen met efrosupport@vlaanderen.be om toegang te krijgen. Wij contacteren dan de organisatie- of EFRO-verantwoordelijke en vragen om contact met u op te nemen 7. 2.3.2.2 U HEBT NOG GEEN TOEGANG BIJ EEN ANDERE ORGANISATIE Als u probeert aan te melden, krijgt u een foutmelding na het ingeven van het vestigingsnummer van uw organisatie. Om toegang te krijgen, moet u contact opnemen met de organisatieverantwoordelijke en/of EFRO- verantwoordelijke van de organisatie waarvoor 7 U zal de contactgegevens van de verantwoordelijken niet zelf ontvangen. Dit is niet toegestaan omwille van de wet op de bescherming van de privacy. 16

u toegang wenst. Indien u niet weet wie dit is, kan u steeds contact opnemen met efrosupport@vlaanderen.be om toegang te krijgen. Wij contacteren dan de organisatie- of EFRO-verantwoordelijke en vragen om contact met u op te nemen 8. 8 U zal de contactgegevens van de verantwoordelijken niet zelf ontvangen. Dit is niet toegestaan omwille van de wet op de bescherming van de privacy. 17

3 TOEKENNEN VAN ROLLEN BINNEN UW ORGANISATIE Binnen de internettoepassing zijn er twee plaatsen waar u kunt aangeven hoe uw vestiging (organisatie), in het kader van EFRO, functioneert. Enerzijds kunt u aangeven wie de personen zijn binnen uw vestiging die toegang hebben tot de EFRO- internettoepassing en anderzijds kan u per project(voorstel) aanduiden wie betrokken is bij een project. 3.1 TOEGANG VERLENEN TOT DE INTERNETTOEPASSING De eerste persoon die een organisatievestiging aanmeldt, is (tijdelijk) organisatieverantwoordelijke. De eerste organisatieverantwoordelijke kan een andere persoon organisatieverantwoordelijke maken. Als dat gebeurt, zal de eerste persoon automatisch EFRO-verantwoordelijke worden. Er is immers maar één organisatieverantwoordelijke per organisatievestiging. Iedere organisatie heeft binnen de internettoepassing drie soorten medewerkers: één organisatieverantwoordelijke, geen, één of meerdere EFRO-verantwoordelijken en geen, één of meerdere gebruikers. U hebt zelf volledige controle over de toegang tot de internettoepassing. De organisatieverantwoordelijke kan één of meer EFROverantwoordelijken toegang verlenen. De organisatieverantwoordelijke en alle EFRO-verantwoordelijken kunnen extra personen toegang verlenen tot de internettoepassing. Alle personen die toegang hebben tot de internettoepassing kunnen projectvoorstellen aanmaken, indienen en bekijken. 3.2 PERSONEN TOEVOEGEN BIJ UW PROJECTORGANISATIE Als uw organisatievestiging verscheidene projecten indient of uitvoert, kan u bij de projectorganisatie aanduiden welke personen betrokken zijn bij een project. De bedoeling hiervan is dat het mogelijk is de juiste personen te kennen binnen uw organisatie. 18

4 NAVIGEREN IN DE TOEPASSING 4.1 HOE EEN PROJECTVOORSTEL AANMAKEN VIA HET ONDERDEEL OPROEP? Bovenstaand scherm is het eerste scherm dat u ziet als u aangemeld bent. U bent nu in het deel oproep. Hier kunt u oproepen zoeken. Dit is nodig om een projectvoorstel aan te maken. U kunt onderaan op zoeken klikken om alle oproepen te zien. Als u op zoek bent naar een specifieke oproep, kunt u de zoekvelden gebruiken. Waarschijnlijk is het zinvol om de operationele doelstelling aan te duiden. Op die manier verschijnen enkel de oproepen die op een specifieke prioriteit en doelstelling gericht zijn. Zoals reeds vermeld, kan voor prioriteiten 3 en 4 doorlopend ingediend worden. Hier geldt een permanente projectoproep voor de duur van het programma. 19

Nadat u op zoeken geklikt heeft, verschijnt een lijst met oproepen. Hier kunt u de oproep die u interesseert aanklikken. Onderstaand scherm verschijnt: 20

De tabbladen financiering, indicatoren en bijlagen bevatten meer informatie over de oproep. Als u een projectvoorstel wenst aan te maken voor deze oproep, klikt u aan de rechterkant op Aanmaken projectvoorstel. Op dit scherm moet u de nodige gegevens invullen. Meer informatie hierover vindt u in deel 5 Aanmaken projectvoorstel. Als alles ingevuld is, klikt u op Bewaar, onderaan de pagina. Pas nadat u op bewaar heeft geklikt, is uw projectvoorstel echt aangemaakt. Er wordt dan ook een nummer toegekend aan uw projectvoorstel. Het is nuttig dit nummer te noteren. Dit is handig om later het project op te zoeken. Vervolgens kunt u verder werken aan het invullen van uw projectvoorstel. Hoe u dit projectvoorstel later opnieuw kan terugvinden, vindt u in paragraaf 4.2. Aangemaakte projectvoorstellen kan u altijd verwijderen. Nadat u een project ingediend heeft, kan u het niet meer verwijderen. 4.2 HOE PROJECTEN ZOEKEN EN BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL PROJECT? Als u na het startscherm klikt op Project verschijnt onderstaand scherm. Hier kunt u lopende projecten of projectvoorstellen bekijken en eventueel bewerken. Ook hier kunt u gebruik maken van de opzoekvelden. Als u direct klikt op Zoek, zal u alle projecten van uw organisatie zien. Om een project te openen, klikt u op het project in de lijst met zoekresultaten. 21

Hieronder staat het scherm van het project. Om uw projectvoorstel in opmaak te bewerken en eventueel in te dienen, klikt u op In Opmaak. De volledige projectinhoud wordt zo geopend. 22

23

Als het projectvoorstel open staat, kunt u klikken op: Indienen : u dient het projectvoorstel in. Na indiening kunt u het voorstel niet meer wijzigen. U kunt controleren of een project ingediend is, door het project op te zoeken en te openen. In plaats van In Opmaak verschijnt er Ingediend. Valideer : u laat de toepassing controleren of uw voorstel voldoet aan een aantal minimumeisen (verplichte vragen ingevuld, financiering in evenwicht, ). Wanneer er een foutmelding komt bij valideren, kunt u het voorstel niet indienen. Wijzig : u kunt het projectvoorstel verder invullen en bewerken Verwijder : hiermee verwijdert u het projectvoorstel Afdrukken : via deze functie krijgt u een PDF- bestand met daarin alle vragen en antwoorden die u al gegeven heeft. Dit is vooral interessant om te bespreken met de contactpunten. U kunt zo bijvoorbeeld via e-mail informatie uitwisselen. 4.3 HOE GEGEVENS BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL ORGANISATIE? Bij organisatie kunt u de organisatiegegevens bekijken en bewerken en ook de personen beheren die binnen uw organisatie actief zijn. U klikt bovenaan op Organisatie. Onderstaand scherm verschijnt. 24

4.3.1 ORGANISATIES In het tabblad Organisaties kunt u de organisatiegegevens bekijken. Als u klikt op wijzig, kunt u bepaalde gegevens wijzigen. 25

4.3.2 PERSONEN Via het tabblad Personen kunt u personen opzoeken en personen toevoegen. 26

U kunt een persoon toevoegen aan uw EFRO- organisatie door aan de rechterkant te klikken op toevoegen persoon. Dan verschijnt onderstaand scherm. Enkel Organisatie verantwoordelijken en EFRO- verantwoordelijken kunnen personen toevoegen. Als u wenst dat iemand toegang krijgt tot uw EFRO- projectvoorstellen en EFROdossiers dan moet u hier toegang verlenen. U hebt hiervoor het rijksregisternummer nodig van de personen die u wenst toe te voegen. Let op bij het invullen van de persoonsgegevens. Het is de bedoeling dat hier alleen professionele gegevens worden opgenomen en geen persoonlijke adressen en telefoonnummers. 27

5 AANMAKEN VAN EEN PROJECTVOORSTEL Voor het aanmaken van een projectvoorstel dienen alle tabbladen doorlopen te worden 9. Voor de meeste vragen werd er in de internettoepassing een helpvenster voorzien. Deze helpvensters hernemen belangrijke informatie uit de praktische gids. Een helpvenster opent u door op de i te klikken. 5.1 HOE HET ONDERDEEL PROJECTVOORSTEL INVULLEN? 5.1.1 PROJECTVOORSTEL 5.1.1.1 NUMMER Het projectnummer wordt automatisch door het systeem toegekend. 9 Niet op ieder tabblad staan vragen. Indien er geen vragen staan op een tabblad, hoeft u op dat tabblad niets in te vullen. Het tabblad bijlagen mag u omwille van technische redenen niet gebruiken tijdens het aanmaken van een projectvoorstel. U voegt alle bijlagen toe via het tabblad Algemene gegevens. 28

5.1.1.2 PROJECTTITEL Kies een korte titel of acroniem voor uw project. 5.1.1.3 OMSCHRIJVING Geef hier de ruimere projecttitel of eventuele subtitel van het project. Als u kiest voor een acroniem formuleert u hier de volledige titel. 5.1.1.4 STARTDATUM EN EINDDATUM PROJECTPERIODE In de projectaanvraag dient u start- en einddatum van uw projectperiode zo goed mogelijk in te schatten. De projectperiode bedraagt maximaal 2 jaar. U dient een projectperiode te kiezen die valt binnen de vermelde uiterste begindatum projectperiode en uiterste einddatum projectperiode. De uiterste begin- en einddatum van de projectperiode wordt bepaald bij de lancering van de projectoproep en zijn zichtbaar in de toepassing. Startdatum projectperiode: zo snel mogelijk en uiterlijk 6 maanden na goedkeuring van uw project door het Comité van Toezicht, u hebt m.a.w. maximaal 6 maanden de tijd om uw contract af te sluiten en uw project te starten. Einddatum projectperiode: maximaal 24 maanden na de startdatum van uw project. Het Comité van Toezicht zal ongeveer 3 maanden na afsluiting van de oproep (prioriteit 1 & 2) of na indiening van uw project (prioriteit 3 & 4) plaatsvinden. Bepaalde kosten gemaakt en betaald voor de startdatum van uw project, zogenaamde voorafgaande kosten, kunnen in aanmerking komen voor EFRO- subsidiëring (zie 5.7 kosten ). In voorkomend geval wordt dit vermeld in het contract. De definitieve projectperiode alsook de periode waarin kosten kunnen ingediend worden, zullen worden opgenomen in het contract. 5.1.1.5 UITERSTE DATUM VAN INDIENING De uiterste datum voor indiening van een projectvoorstel wordt vermeld bij de lancering van de oproep in het kader van de prioriteiten 1 en 2. Deze datum is de afsluitdatum en op deze dag kan er niet meer ingediend worden. U dient dus in vóór deze datum. Voor de prioriteiten 3 en 4 waar projectvoorstellen permanent kunnen worden ingediend, kunt u zich best richten naar de vergaderdata van het Comité van Toezicht (www.efro.be), rekening houdend met een behandelingstermijn van omstreeks 3 maanden. Indiening kan enkel elektronisch via het geïnformatiseerd aanvraagsysteem. Na het invullen en bewaren van het projectvoorstel klikt u onderaan op indienen. 29

5.1.1.6 PROMOTOR Na aanmelding wordt de naam van de promotor automatisch door het systeem gegenereerd (zie 5.2 algemene gegevens ). 5.1.1.7 BANKGEGEVENS: BIC- EN IBAN- CODE De door u vermelde BIC en IBAN-code zal door de certificeringsautoriteit van het programma gebruikt worden om de EFRO-steun op te storten. Gebruik geen witruimtes of leestekens bij het ingeven van BIC en IBAN- code. De BIC-code bestaat uit acht tekens. De IBAN- code begint met hoofdletters, BE voor een Belgische rekening, gevolgd door cijfers. Uw financiële instelling kan u de gevraagde gegevens bezorgen. 5.1.2 FINANCIERINGSBRONNEN We raden u aan om te controleren of de vermelde prioriteit en operationele doelstelling wel degelijk deze zijn waarbinnen u een projectvoorstel wenst in te dienen. 5.1.3 INDICATOREN De programma-indicatoren voor deze oproep worden hier vermeld. De bijdrage van uw project aan deze indicatoren geeft u aan in het tabblad indicatoren. (zie 5.4 indicatoren ) 5.2 HOE HET ONDERDEEL ALGEMENE GEGEVENS INVULLEN? 30

5.2.1 PROJECTVOORBEREIDING Wij bevelen u sterk aan om bij het invullen van deze aanvraag gebruik te maken van de dienstverlening van een provinciaal of stedelijk contactpunt met het oog op een controle van de voorwaarden inzake ontvankelijkheid en eligibiliteit. De contactgegevens vindt u op de website www.efro.be. 5.2.2 PROMOTOR De promotor is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. 5.2.2.1 CONTACTGEGEVENS Verantwoordelijke organisatie: verantwoordelijke van de organisatie die het project uitvoert. Projectverantwoordelijke: contactpersoon voor het programmasecretariaat voor alle vragen met betrekking tot de inhoudelijke en financiële voortgang van de projectuitvoering. Contactpersoon projectboekhouding: contactpersoon voor het programmasecretariaat voor alle vragen met betrekking tot de projectuitgaven (onder meer facturen, betalingsbewijzen, loonfiches, ). Indien dit dezelfde perso(o)n(en) betreft, volstaat het om de tweede maal enkel naam en voornaam in te voeren. Handtekeningsbevoegdheid: persoon die het contract met de beheersautoriteit zal ondertekenen na goedkeuring van het project. Indien dubbele handtekening voor uw organisatie vereist is, kan u meerdere personen vermelden. Indien de gevraagde contactgegevens wijzigen tijdens de uitvoering van het project, dient dit schriftelijk aan het programmasecretariaat te worden gemeld. 5.2.2.2 BTW PLICHT Geef het BTW statuut van uw organisatie. Het in aanmerking komen van BTW voor EFRO steun wordt verduidelijkt in paragraaf 5.7 kosten. 5.2.2.3 WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN Met het oog op rapportering aan de Europese Commissie dienen de uitgaven van uw organisatie gecatalogeerd te worden als overheidsuitgaven dan wel als privé uitgaven. Uitgaven van organisaties die vallen onder het toepassingsgebied van de wet op de overheidsopdrachten worden beschouwd als overheidsuitgaven. Artikel 4 van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten geeft een opsomming van de organisaties onderworpen aan deze wetgeving. We beperken ons tot enkele algemene toelichtingen bij de volgende onderworpen categorieën. 31

1. Overheden en overheidsinstellingen met rechtspersoonlijkheid Het gaat hierbij over die organisaties die meteen herkend worden als overheid(sorganen). Artikel 4 van de wet geeft een niet-limitatieve opsomming: - de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten, de provincies, de gemeenten, alsmede de verenigingen gevormd door een of meerdere van deze - de organismen van openbaar nut - de publiekrechtelijke verenigingen - de openbare centra voor maatschappelijk welzijn - de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten - de gewestelijke ontwikkelingsmaatschappijen - de polders en wateringen - de ruilverkavelingscomités 2. Rechtspersonen die cumulatief aan bepaalde voorwaarden (2) voldoen Om te weten of uw organisatie onder het toepassingsgebied valt moet voldaan worden aan volgende voorwaarden: Voorwaarde 1: Is ze opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn? Het is dus niet de aard van de rechtspersoon maar zijn specifieke opdracht die van industriële of commerciële aard moet zijn om hem aan het toepassingsgebied van de Wet te onttrekken. Voorwaarde 2: Is ze gekenmerkt door een bijzondere overheidsinvloed (via de samenstelling van de beslissende organen, het toezicht of de financiering)? Voorwaarde 2 is voldaan als rechtspersonen door één van volgende punten worden gekenmerkt: - hetzij beïnvloed doordat de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan 50 % door overheden of overheidsinstellingen worden aangewezen; - hetzij in hun beheer onderworpen aan het toezicht van overheden of overheidsinstellingen; - hetzij voor meer dan 50 % gefinancierd door één of meerdere overheden of overheidsinstellingen. Indien u als privaatrechterlijke organisatie niet onderworpen bent aan de wet, dan worden uw uitgaven beschouwd als privé uitgaven. Dit belet echter niet dat u voor de uitvoering van uw project in bepaalde gevallen toch de wetgeving zal dienen toe te passen. Dit zal het geval zijn bij de zogenaamde gesubsidieerde opdrachten, zijnde projecten waarvoor u subsidies ontvangt van overheden of instellingen die onderworpen zijn aan de wet en waarbij cumulatief aan een aantal voorwaarden voldaan wordt. Deze voorwaarden zijn: - de opdracht rechtstreeks voor meer dan 50% gesubsidieerd wordt; 32

- het geraamd bedrag van de opdracht gelijk is aan of groter is dan 135.000 euro exclusief BTW - als het over: o opdrachten van werken gaat: indien de werken bepaalde bouwwerken betreffen: de werken van klasse 50, groep 502 van de bijlage 1 van de wet van 24 december 1993 of bouwwerken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie en vrije tijdsbesteding, schoolgebouwen andere dan universitaire gebouwen en gebouwen met een administratieve bestemming; o opdrachten van diensten handelt: de diensten betrekking hebben op gesubsidieerde opdrachten van bovenvermelde gesubsidieerde werken Aanbestedingsplan: In het kader van de controle op de naleving van de wet op de overheidsopdrachten dient u een aanbestedingsplan op te maken. Dit aanbestedingsplan is een verplichte bijlage. (zie 5.2.5 projectbijlagen ) In het aanbestedingsplan wordt onder andere bepaald hoe de opdracht eventueel wordt opgedeeld (of niet) en welke aanbestedingsvorm wordt gevolgd. Concreet vermeldt u: - de concrete inhoud van de overheidsopdracht - een zorgvuldige raming van de overheidsopdracht - de gekozen aanbestedingsprocedure en de motivering daartoe * de aanbestedingsplanning 5.2.2.4 RELEVANTE ERVARING Welke specifieke ervaring heeft uw organisatie met de gekozen thematiek, doelgroepen, van het project? Beperk u tot ervaring relevant voor een succesvolle uitvoering van uw project. 5.2.2.5 PROJECTORGANISATIE Deze vraag is enkel van toepassing bij één of meerdere co-promotoren (zie 5.2.3 copromotor ). Omschrijf de bijdrage van elke partner in de projectuitvoering. Voor welke projectonderdelen is elke partner inhoudelijk verantwoordelijk? Op welke manier krijgt de samenwerking tussen de partners concreet gestalte in de projectuitvoering? 5.2.3 CO-PROMOTOR Naast de promotor kan een co-promotor bij de uitvoering van het project betrokken zijn. Beiden voeren het project samen uit (projectuitgaven van promotor als co-promotor komen in aanmerking voor EFRO-steun), doch enkel de promotor is het officiële aanspreekpunt en de uiteindelijke projectverantwoordelijke. Dit impliceert dat enkel de promotor betalingsaanvragen bij de bevoegde administratie kan indienen, en dat de subsidies enkel gestort kunnen worden op zijn rekeningnummer. De promotor is verantwoordelijk voor eventuele doorstortingen naar de co-promotor. 33

We bevelen sterk aan om het aantal co-promotoren te beperken tot maximaal twee. Geef voor elke co-promotor naam, adres en juridisch statuut. 5.2.3.1 CONTACTGEGEVENS (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.3.2 BTW PLICHT (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.3.3 WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.3.4 RELEVANTE ERVARING (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.4 PROJECTGEBIED Benoem het gebied waar het project zal worden uitgevoerd. Dit is niet (noodzakelijk) de plaats waar de promotor gevestigd is. Het projectgebied kan ruimtelijk beperkt (bijv. een stadsdeel, één of meerdere bedrijventerreinen, ) of meer uitgestrekt (bijv. één of meerdere gemeenten, provincies, gans Vlaanderen, ) zijn. 5.2.5 PROJECTBIJLAGEN Enkel op deze plaats kan u bijlagen aan het projectvoorstel toevoegen. Het tabblad bijlagen is niet bedoeld om bijlagen toe te voegen. We maken een onderscheid tussen verplichte en niet-verplichte bijlagen. Verplichte bijlagen zijn noodzakelijk voor de ontvankelijkheid van het projectvoorstel. De verplichte bijlagen zijn: - een detaillering van de kosten (zie 5.7 kosten ) - een objectieve raming van de inkomsten (zie 5.6.1 financiële informatie ) - het aanbestedingsplan (zie 5.2.2.3 Wetgeving overheidsopdrachten ) - andere in het kader van de oproep gevraagde bijlagen Niet-verplichte bijlagen dienen tot een minimum te worden beperkt. Enkel documenten die een noodzakelijke verduidelijking vormen voor de inhoud van uw voorstel kan u toevoegen. Voor alle bijlagen geeft u naast de naam van het document een bondige toelichting van de inhoud. De grootte van elke bijlage is beperkt tot 5MB. Door het paperclipje te selecteren kan u bijlagen toevoegen. U zoekt het betreffende document via bladeren en hecht het document vervolgens vast aan uw voorstel via opladen. Voor elke bijlage dient u deze stappen opnieuw te doorlopen. Controleer zorgvuldig of alle bijlagen werkelijk werden toegevoegd! 34

5.3 HOE HET ONDERDEEL PROJECTINHOUD INVULLEN? 5.3.1 SAMENVATTING Geef hier de inhoud van uw projectvoorstel beknopt weer. Volgende elementen dienen opgenomen te worden: de probleemstelling/uitdaging, de projectdoelstelling(en) en de voorziene activiteiten om deze doelstellingen te bereiken, en, indien een constructie met één of meerdere co-promotoren, de rol van deze partners in het project. Deze samenvatting kan door het programmasecretariaat gebruikt worden voor communicatieacties over de uitvoering van het operationele programma. 5.3.2 PROJECTBESCHRIJVING 5.3.2.1 PROBLEEMSTELLING Een goed project begint bij een degelijke probleemanalyse. Geef hier een heldere formulering van de problematiek of de opportuniteit waarop het project inspeelt. Zijn de geïdentificeerde noden / opportuniteiten gebaseerd op een voorgaande analyse? De problematiek dient belicht te worden vanuit alle relevante invalshoeken. 35

5.3.2.2 DOELGROEP De geïdentificeerde noden / opportuniteiten kunnen verbonden zijn aan één of meerdere doelgroepen. Geef in dit geval een duidelijke omschrijving van de(ze) doelgroep(en), d.i. de belanghebbenden voor wie het project eigenlijk zal uitgevoerd worden. Indien relevant binnen de opzet van het project, beschrijf de belangrijkste kenmerken/behoeften van de doelgroep(en). 5.3.2.3 PROJECTDOELSTELLING(EN) De geïdentificeerde noden / opportuniteiten vormen de basis voor de projectdoelstellingen. Formuleer de projectdoelstellingen zo concreet mogelijk (SMART = specifiek, meetbaar, beschikbaar, relevant en tijdsgebonden). Geef duidelijk aan op welke manier het project bijdraagt aan de realisatie van de doelstellingen van de projectoproep en prioriteit. Verduidelijk hier op welke wijze u inspeelt op de specifieke (beleids-)accenten die binnen bepaalde projectoproepen geformuleerd worden (vb. prioritaire kennisdomeinen binnen de oproepen kenniseconomie en innovatie). 5.3.2.4 PROJECTACTIVITEITEN De projectactiviteiten dragen bij tot de realisatie van de projectdoelstellingen. Formuleer hier voor elke projectdoelstelling bondig de voorziene projectactiviteiten. Beperk de activiteiten tot deze die nodig zijn voor het behalen van de projectdoelstellingen. 5.3.2.5 COMMUNICATIEACTIES Beschrijf hier de acties m.b.t. de communicatie over de inhoud van het project en de projectresultaten (voorbeelden van communicatiemiddelen: bekendmaking van het project via eigen website, persacties, rapporten, brochures, workshops, affiches, video, etc. ). De verplichte publiciteit over de steunverlening door de Europese Unie dient gevoerd te worden conform de EFRO reglementering. De regelgeving met betrekking tot voorlichting en publiciteit tijdens de programmaperiode 2007 2013 kan geraadpleegd worden op de website www.efro.be. Bij de goedkeuring van uw project, zullen hierover concrete afspraken gemaakt worden. Het benodigde publiciteitsmateriaal (Logo EFRO, Logo Vlaamse overheid, Logo Europa, etc. ) en het Draaiboek Communicatie worden ook via de website www.efro.be beschikbaar gesteld. 5.3.2.6 CONTINUÏTEIT VAN HET PROJECT Deze vraag peilt naar de continuïteit van de projectwerking en/of het blijvend effect van de projectresultaten. Geef aan op welke wijze de continuïteit van de projectwerking wordt verzekerd na de subsidiëringsperiode. Worden er in het kader van het project hiervoor al acties ondernomen? 36

Blijven de projectresultaten behouden? Op welke wijze zijn de resultaten op termijn zinvol voor de doelgroep en zullen deze gebruikt worden door de doelgroep? 5.3.2.7 (SUB)REGIOSPECIFIEKE ONTWIKKELINGSKENMERKEN Verduidelijk op welke wijze het project aandacht heeft voor specifieke ontwikkelingskenmerken van de (sub)regio. Deze (sub)regio kan een stad, streek, provincie, Vlaanderen,, afhankelijk van de projectdoelstellingen. 5.3.2.8 COMPLEMENTARITEIT OVERHEIDSINITIATIEVEN Projecten dienen waar mogelijk complementair te zijn aan bestaande instrumenten en acties van de Vlaamse, provinciale en lokale overheid. Benoem de initiatieven en verduidelijk de manier waarop het project hierbij aansluit. 5.3.2.9 VERNIEUWEND KARAKTER Een project kan vernieuwend zijn op verschillende manieren: het vernieuwende kan bijvoorbeeld slaan op de wijze waarop de probleemstelling benaderd wordt, de samenwerking tussen de partners, de voorziene projectactiviteiten,. Toon het vernieuwende karakter zo goed mogelijk aan. 5.3.2.10 EUROPESE PROGRAMMA S Sluit dit project aan bij projecten van de promotor of co-promotor die reeds eerder met Europese middelen betoelaagd werden? Zo ja, vermeld programma en projectnummer alsook een bondige toelichting. Beperk u tot projecten die sinds 2000 werden uitgevoerd. Werden de vooropgestelde resultaten behaald? Welke knelpunten werden eventueel ervaren en hoe denkt u dit met dit projectvoorstel te vermijden? 5.3.3 TRANSVERSALE THEMA S 5.3.3.1 DUURZAME ONTWIKKELING Duurzame ontwikkeling vormt een transversaal thema in het operationele programma. Projecten binnen de vier programmaprioriteiten (kenniseconomie en innovatie, ondernemerschap, ruimtelijke omgevingsfactoren en stedelijke ontwikkeling) dienen positief bij te dragen aan duurzame ontwikkeling. Geef hier enkel de acties weer die specifiek opgezet worden om een bijdrage te leveren aan duurzame ontwikkeling. Relevante acties zijn onder meer deze die bijzondere aandacht geven aan de synergie en integratie tussen de economische, sociale en ecologische pijler van duurzame ontwikkeling of die de bestuurlijke dimensie (interactieprocessen, structuren, instrumenten, competenties en capaciteiten) van duurzame ontwikkeling versterken. 37

Worden er specifieke acties opgezet die zich richten op armoede en sociale uitsluiting, vergrijzing, klimaatverandering, mobiliteit, ruimtelijke ordening, duurzaam beheer van natuurlijke hulpbronnen en bestrijding van gezondheidsrisico's, thema s die strategisch zijn voor een duurzame ontwikkeling van Vlaanderen? 5.3.3.2 LEEFMILIEU Leefmilieu vormt een transversaal thema in het operationele programma. Projecten binnen de vier programmaprioriteiten dienen positief bij te dragen aan de bevordering van de bescherming of verbetering van het leefmilieu. Beperk u ook hier tot relevante en specifieke acties gericht op het leefmilieu. Indien van toepassing, geef aan via welke acties rekening wordt gehouden met de mogelijke impact van het project op de luchtkwaliteit, water, natuur en biodiversiteit? Worden er specifieke acties voorzien om eventuele negatieve milieueffecten te beperken en/of te compenseren? Indien van toepassing, geef aan in welke mate het project CO2- neutraal is. 5.3.3.3 GELIJKHEID VAN KANSEN Gelijkheid van kansen vormt een transversaal thema in het operationele programma. Projecten binnen de vier programmaprioriteiten dienen positief bij te dragen tot gelijke kansen voor iedereen. Beperk u ook hier tot relevante en specifieke acties gericht op gelijke kansen. Worden er specifieke acties ondernomen voor gelijke kansen voor groepen die omwille van bepaalde kenmerken (geslacht, seksuele oriëntatie, handicap, etnische afkomst, ) gemakkelijk blootstaan aan discriminatie? Worden er specifieke acties opgezet die een meerwaarde vormen op vlak van toegankelijkheid voor personen met functioneringsbeperkingen,? 5.3.4 INTERREGIONALE SAMENWERKING Geef aan of u bepaalde acties voorziet gericht op het uitwisselen van informatie / ervaringen en de overdracht van best practices naar partners buiten Vlaanderen. Geef hier ook aan of u bereid bent om ervaringsuitwisselingen met partners buiten Vlaanderen op te zetten indien de mogelijkheid zich voordoet. Welke aspecten van het project hebben potentieel voor een dergelijke interregionale samenwerking? 38

5.4 HOE HET ONDERDEEL INDICATOREN INVULLEN? 5.4.1 PROGRAMMA- INDICATOREN Voor de opvolging van het operationele programma werd een set van meetbare en relevante indicatoren op maat van de omvang van het programma samengesteld. De indicatorenset bestaat uit output-, resultaat- en impactindicatoren. Voor de programma- indicatoren (output, resultaat en impact) relevant voor deze projectoproep vindt u in de helptekst de interpretatie van de indicator. Formuleer realistische streefwaarden of realistische verwachte scores in functie van de projectactiviteiten en het projectbudget. Indien het project niet bijdraagt aan een indicator, geeft u 0 aan als streefwaarde / verwachte score. - Met realistische streefwaarden bedoelen we dat men hier kwantitatief moet aangeven ( x aantal ) in welke mate de projectactiviteiten kunnen bijdragen tot het behalen van een output- indicator of resultaatindicator (vb. aantal personen welke ook effectief een ondernemingsactiviteit opstarten). - Een verwachte score betreft een kwalitatieve beoordeling (5- puntenschaal) van de mate waarin men verwacht dat het project zal bijdragen tot het behalen van de doelstellingen van het programma (vb. in welke mate heeft het project bijgedragen tot duurzame ontwikkeling?). 39

De dataverzameling met betrekking tot de indicatoren dient als volgt te gebeuren: - Output- en resultaatindicatoren: De projectpromotor is verantwoordelijk voor de meting van de output- en resultaatindicatoren en rapporteert hierover aan het programmasecretariaat in het 3- maandelijkse voortgangsrapport en het eindrapport van het project - Impactindicatoren: De projectpromotor rapporteert over de impact van het project in het eindrapport, waarbij wordt aangegeven wat de impact van het project is tot dusver en wat de verwachte impact is voor de komende periode (2 tot 3 jaar). Het programmasecretariaat zal op basis van een bevraging bij de projectpromotoren (tweemaal tijdens de programmaperiode) nagaan of gerapporteerde impact realistisch is. Voor een aantal indicatoren werden bijkomend subindicatoren bepaald. Hieromtrent vindt u een verwijzing in de helptekst van de betreffende indicator. Over de subindicatoren dient uitsluitend gerapporteerd te worden in het eindrapport van het project. De subindicatoren zijn: 1/ Geslacht van de persoon: man / vrouw 2/ Grootte onderneming: Voor de grootte van een onderneming moet gekeken worden naar de totale groep waartoe de onderneming eventueel behoort. - Micro: minder dan 10 werknemers (VTE) - Klein: minder dan 50 werknemers (VTE) - Middelgroot: minder dan 250 werknemers (VTE) - Groot: 250 of meer werknemers (VTE) 5.4.2 PROJECTRESULTATEN Zijn er andere relevante projectresultaten die niet door de indicatoren worden gemeten? Geef voor ieder resultaat een zo realistisch mogelijke streefwaarde in functie van de voorziene projectactiviteiten en het voorziene budget. 40

5.5 HOE HET ONDERDEEL PLANNING INVULLEN? 5.5.1 PLANNING De activiteitenplanning van uw project dient logisch opgebouwd en realistisch te zijn in functie van de eventueel te doorlopen (plannings-) procedures of te verkrijgen vergunningen. Vraag 1: Benoem de voornaamste projectactiviteiten en lijst deze op. Activiteit 1: Naam Activiteit 2: Naam Activiteit 3: Naam. Vraag 2: Kruis aan in welk(e) kwarta(a)l(en) u de betreffende projectactiviteit zal uitvoeren. 5.5.2 PROCEDURES EN VERGUNNINGEN Indien van toepassing, duidt de in het kader van de projectuitvoering vereiste procedures / vergunningen aan. De verwachte beslissingstermijn is hier de uiterste beslissingsdatum bij decretaal bindende termijnen. Wanneer u verwacht dat de decretaal bindende termijn niet gehaald zal worden, kan u dit hier ook aangeven. 41

5.6 HOE HET ONDERDEEL FINANCIËLE INFORMATIE INVULLEN? 5.6.1 INKOMSTEN Geef hier aan of uw project inkomsten genereert. Inkomstengenererende projecten hebben betrekking op een investering in infrastructuur voor het gebruik waarvan de gebruikers een vergoeding betalen, op de verkoop of de verhuur van land of gebouwen of de levering van diensten tegen betaling. Raming: Geef een objectieve raming van de netto-inkomsten. Vermeld hier het geraamde bedrag alsook de naam en functie van de persoon verantwoordelijk voor de raming. De volledige berekeningswijze van de inkomstenraming dient opgenomen te worden als bijlage (zie 5.2.5 projectbijlagen ). De raming dient, in voorkomend geval, ook de netto-inkomsten van copromotoren te vermelden. Na eventuele goedkeuring van uw projectvoorstel kan u in bepaalde gevallen om een tweede onafhankelijke opinie gevraagd worden met betrekking tot de raming van uw netto-inkomsten. Geval 1: totale projectkost is groter dan 200.000 euro Een objectieve raming van de netto-inkomsten dient uitgevoerd te worden rekening houdend met de hieronder vermelde bepalingen van de Europese Commissie en met de bepalingen opgenomen in werkdocument nr. 4, hoofdstuk 3 van de Europese Commissie. 42

Dit werkdocument kan u vinden op de website www.efro.be of kan u aanvragen bij uw contactpunt. De subsidiabele uitgaven voor inkomstengenererende projecten mogen niet hoger zijn dan de investeringskosten na aftrek van de actuele waarde van de netto-inkomsten die de investering tijdens een bepaalde referentieperiode heeft opgeleverd. Dit geldt voor investeringen in infrastructuur of andere projecten waarbij de inkomsten van tevoren objectief kunnen geraamd worden. Indien niet alle investeringskosten voor medefinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en niet subsidiabele delen van de investeringskosten. Bij de berekening wordt rekening gehouden met de referentieperiode die past bij de betrokken investeringscategorie (in geval van werkingsproject is referentieperiode de projectperiode), de categorie van het project, de normaal verwachte rentabiliteit van de betrokken investeringscategorie en met toepassing van het beginsel de vervuiler betaalt. Wanneer in uitzonderlijke gevallen de netto-inkomsten niet objectief van tevoren kunnen worden geraamd dan is een duidelijke verantwoording noodzakelijk. Daarenboven zullen de binnen 5 jaar na voltooiing van de actie effectief gegenereerde netto-inkomsten ex post worden afgetrokken en zal in voorkomend geval overgegaan worden tot terugvordering van onrechtmatig betaalde EFRO-steun. Geval 2: totale projectkost is kleiner of gelijk aan 200.000 euro De promotor staat in voor de raming van de netto-inkomsten. Deze netto-inkomsten zullen in mindering gebracht worden van de totale kostprijs van de actie vooraleer de EFROsteun wordt berekend. Wanneer in uitzonderlijke gevallen de netto-inkomsten niet van tevoren kunnen worden geraamd dan is een duidelijke verantwoording noodzakelijk. Daarenboven zullen de binnen 5 jaar na voltooiing van de actie effectief gegenereerde netto-inkomsten ex post worden afgetrokken en zal in voorkomend geval overgegaan worden tot terugvordering van onrechtmatig betaalde EFRO-steun. Investeringsproject < 200.000 euro netto-inkomsten: geraamde opbrengsten voortvloeiend uit het project minus werkingskosten in de loop van de referentieperiode. werkingskosten: onkosten verbonden aan de werking van het investeringsproject, met inbegrip van de normale en buitengewone onderhoudskosten, maar uitgezonderd afschrijvings- en kapitaalkosten. referentieperiode: 10 jaar 43