Jaarverslag BPUGnl 1 Bestuursjaar 2012 De community voor Best Practices van project-, programma-, en portfoliomanagement Versie: 0.1 Datum: februari 2013 Auteurs: Bestuur BPUGnl 1 In 2012 is de Prince User Group Nederland overgegaan in de Best Practice User Group Nederland. Op de ALV van 2013 zal de formele statutaire wijziging worden doorgevoerd.
Voorwoord van de voorzitter We zijn en blijven een club van enthousiaste vrijwilligers. De kracht zit hem in het enthousiasme, de zwakte - soms - in het vrijwillige. Maar dat is voor mij de charme van de BPUG. Ik vind dat BPUG de dingen die ze doet ook goed doet. Het seminar en de BPUG sessies, het zit in de vingers, ook met wisselingen in het bestuur. Het voor leden gratis toegankelijk maken van ons seminar vind ik een groot goed. Ik sta er helemaal achter, al betekent het wel dat we scherp moeten zijn op de verenigingsfinanciën. Want zo n dag is waar we als vereniging voor staan: toegankelijk, laagdrempelig, goede sfeer en intensieve kennisdeling. Ik ben dan ook blij met de hoge opkomst onder de leden en hoop van harte dat dat komende seminars alleen maar meer wordt. Als je lid bent om iets te halen (of brengen, dat mag ook) kom dan naar het seminar. Afgelopen jaar is BPUG zich breder op haar omgeving gaan oriënteren. Een nieuwe portefeuille externe contacten helpt daadwerkelijk om niet terug te vallen in oud gedrag. We hebben bewuster contact met andere vak/gebruikersverenigingen, met onze sponsors, met ATO s en met de deelnemende organisaties aan de bedrijfskortingsregeling. In die contacten zijn we op zoek naar toegevoegde waarde voor de leden en voor onze partners. De toekomst zal leren wat dit de vereniging gaat brengen, ik voor mij ben vooralsnog vooral nieuwsgierig! In 2012 hebben we twee bestuursleden lid van verdienste van de BPUG gemaakt. Hans Schneider is 8 jaar bestuurslid geweest, waarvan 5 jaar als voorzitter. Ruud Peltzer werd lid van verdienste na de 15 e editie van het seminar. Hij is hiervan al 10 jaar als organisator actief. Laat ik dit voorwoord afsluiten met de belofte dat het bestuur zich zal blijven inzetten voor de dingen waar het echt om gaat. Groeten, Bob Hotho 2
Inhoudsopgave 1 Bestuursjaar 2012... 4 1.1 Samenstelling bestuur... 4 1.2 Financiële situatie vereniging... 4 1.3 Ledengroei... 4 1.4 Algemene Leden Vergadering 2012... 5 1.5 Seminar 2012... 5 1.6 Kennisdeling... 5 1.7 BPUG op LinkedIN... 6 1.8 In het netwerk... 7 2 Ambities 2013... 8 Bijlage... 9 Contactgegevens... 9 Portefeuilleverdeling 2012... 9 3
1 Bestuursjaar 2012 1.1 Samenstelling bestuur 2012 kende de volgende bestuurswijzigingen: uitgetreden en niet herkiesbaar waren Hans Schneider en Rob de Zeeuw uitgetreden en opnieuw herkozen is Joost Nuyten Quintin Hessing gekozen als nieuw bestuurslid De samenstelling van het bestuur was in 2012 als volgt: Bestuur Jaar van aftreden Bob Hotho voorzitter 2013 Joost Nuyten penningmeester 2015 Hubert Casper secretaris 2014 Ruud Peltzer 2014 Quintin Hessing 2015 Mark Kouwenhoven 2014 1.2 Financiële situatie vereniging Voor een overzicht van de financiële situatie van de vereniging, zie het financieel jaarverslag op de website. 1.3 Ledengroei De vereniging is in 2012 gegroeid tot 443 leden. De ledengroei komt dit jaar grotendeels voort uit de actie gratis toegang tot seminar voor leden en de bedrijfskortingsregeling. betalende leden 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 443 373 383 352 290 257 183 150 132 111 91 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 4
1.4 Algemene Leden Vergadering 2012 Het verslag van deze vergadering staat op de website. 1.5 Seminar 2012 Op 7 juni 2012 is het 15e seminar gehouden. Het thema van het seminar was: "Zuivere speeltijd Het seminar is zeer succesvol verlopen en de reacties van zowel bezoekers als sponsors waren zeer positief. We hebben deze editie nog wel met een klein negatief resultaat afgesloten ( 3.434,-). De inkomsten uit sponsorgelden waren hoger dan vorig jaar. De opbrengsten van betalende bezoekers waren aanzienlijk lager dan vorig jaar, doordat leden gratis naar het seminar mochten. De gratis toegang voor leden leidde wel tot meer bezoekers. Het bezoekersaantal is uitgekomen op 320 waarmee de groei van de afgelopen jaren verder is doorgezet. Andere wetenswaardigheden: Het aanbod gratis seminar toegang voor leden heeft 67 nieuwe leden opgeleverd. De sponsorinkomsten waren aanzienlijk hoger dan vorige jaren. De kosten voor het seminar zijn nagenoeg gelijk gebleven, ondanks hogere bezoekers aantallen. De bezoekers waardeerden het seminar met een gemiddeld cijfer van 7,6. De sponsors waardeerden het seminar met een gemiddeld cijfer van 7,5. De gewijzigde opzet met round table challenges, workshops en gaming leidde tot meer diversiteit en meer interactie met het publiek. De keynote van Gerard Scheffrahn over de Noord-Zuidlijn was een ijzersterke opening voor een uiteindelijk zeer mooie dag. APMG heeft ook dit jaar haar bijdrage geleverd door een middagsessie van Alan Harpham (Chairman APMG) en Jeroen Bolluyt omtrent het P3M Assessment (o.a. Haven Rotterdam). Hierdoor is de samenwerking met APMG nog verder verbeterd en de sponsoring voor de komende jaren gewaarborgd. Bezoekers Seminar 350 300 250 200 150 100 50 0 bezoekers betalend leden nwe leden 1.6 Kennisdeling In 2012 zijn in totaal 14 sessies georganiseerd. Het streven om 16 sessies te organiseren is daarmee niet gehaald. Aanmeldingen, opkomst en waardering van de sessies zijn goed te noemen. In 2012 hebben bijna 450 personen een BPUG sessie bezocht. De gemiddelde opkomst was 32 personen en lag iets boven die van vorig jaar (30). De gemiddelde waardering van de sessies was 4,22 (op een schaal van 1-5), wat ook iets hoger is dan de gemiddelde score in 2011 (4,06). 5
Kennisdelingsessies aantal 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 jaar Figuur: Aantal BPUG sessies per jaar van 2005-2012 Onderstaande tabel geeft een overzicht van de in 2012 georganiseerde BPUG-sessies. Nr Spreker(s) Onderwerp Best Practice 1 Frank Hoevenaars en Richard Moret Project 2e Maasvlakte PRINCE2 2 Mark Kouwenhoven Best Practice overview (alle) 3 Michiel van der Molen De business case als succes voor projecten PRINCE2 4 Robbert van Alen De impact van ISO21500 op PRINCE2 projecten PRINCE2 5 Robert Jan Drijver en Jan Postema De PM, de opdrachtgever en PRINCE2 PRINCE2 6 Ed Lam Benefits management MSP 7 Albrie Beemer en Erik Bits De duivelse samenwerking PRINCE2 Ard van der Heijden en Claudia 8 Landewé Implementatie van technologie in de zorg PRINCE2/MSP 9 Chris Boogert en Willem Nooij Zo zacht als boter PRINCE2/MSP Conny van Veldhuijzen, Geert 10 Wissink en Rob Valkenhoff Invoering van projectmatig werken o.b.v. PRINCE2 PRINCE2 11 Ludo Zwaan Pak je rol en stuur de rollen (PM) 12 Monique Booij Portfoliomanagement: van faciliteren naar sturen MoP 13 Susan van Hes Best Value Procurement: inkopen op prestatie (BVP) Frank Oeben, Ab van de Water en PMO: fundament onder de veranderende 14 André Leeuwendal organisatie P3O Tabel: Overzicht BPUG sessies in 2012 1.7 BPUG op LinkedIN De LinkedIN groep van BPUG heeft per eind december 2012 een omvang van bijna 1700 leden. De voordelen van dit platform zijn het afgelopen jaar goed naar voren gekomen: Communicatie / kennisuitwisseling tussen leden. Informatie over nieuwe sessies, workshops en externe activiteiten worden er direct gepubliceerd. LinkedIN zorgt er onder andere voor dat de kennissessies beter worden bezocht dan voorgaande jaren. 6
1.8 In het netwerk Sponsoring BPUG heeft haar activiteiten in 2012 mede dankzij haar hoofdsponsors kunnen organiseren: Fortes, KPN Consulting en Insights International. Wij zijn onze hoofdsponsors hier dankbaar voor. Samenwerking APMG De samenwerking met APMG is net zoals voorgaande jaren goed verlopen. Tijdens onze succesvolle Nieuwjaarssessie i.s.m. Havenbedrijf Rotterdam over de Maasvlakte 2 zijn de eerste aanzetten gegeven voor het maken van een case-study. Deze eerste Nederlandse casestudy is onlangs verschenen. Samenwerking andere vakverenigingen BPUG heeft in 2012 de banden aangehaald met IPMA, KIVI/NIRIA vaksectie bedrijfskunde en MSPUG. Gemene deler hierin was het verkennen hoe we elkaar als verenigingen kunnen versterken en ondersteunen. 7
2 Ambities 2013 Ledengroei Het bestuur streeft voor 2013 ledengroei na. Dit vanuit de gedachte dat je als gebruikersvereniging er naar moet streven zoveel mogelijk gebruikers van onze best practices te bereiken. Het bestuur zou de vereniging graag zien groeien naar 1000 betalende leden in 2015. Gezien de historische ontwikkeling van het aantal leden een aardige uitdaging. Kennisdeling In 2013 willen we 16 kennisdelingssessies organiseren. Aanvullend willen we alle leden toegang geven tot 5 aanvullende sessies door het aangaan van samenwerking met andere verenigingen. In het verlengde van de ambities qua ledengroei streven we ook groei na in het totaal aantal deelnemers aan de sessies. De waardering van de sessies is naar onze mening op een goed en hoog niveau. Dat niveau willen we in 2013 vasthouden. We sturen er op dat in 2013 alle best practice methoden aan bod komen, rekening houdend met de mate van gebruik van de diverse methoden. PRINCE2: 3 P3O: 4 MSP: 2 MoR: 1 MoP: 2 MoV: 1 Overig: 3 In 2013 doen we een nieuwe poging intervisie tussen leden op te zetten. Het bestuur is van mening dat het stimuleren en helpen opstarten van intervisie tussen leden past bij de vereniging. BPUG wil startende intervisiegroepen faciliteren met locaties en begeleiding. De ervaringen in 2013 zullen bepalend zijn of en hoe intervisie een vaste plek krijgt binnen de vereniging. Seminar Het BPUG seminar vindt plaats op dinsdag 4 juni 2013 in de Jaarbeurs te Utrecht. Het thema is dit jaar "De wendbare organisatie. Ook dit jaar is deelname aan het seminar gratis voor leden die hun contributie hebben voldaan. BPUG streeft dit jaar naar 400 bezoekers en een waardering die gelijk of hoger is als in 2012 (7,6). 8
Bijlage Contactgegevens BPUG Nederland Postadres Postbus 19020, 3501 DA, Utrecht Telefoon 06 46522120 Fax 084 7471441 Email algemeen info@bpug.nl Email secretariaat secretariaat@bpug.nl Website www.bpug.nl KvK 27178097 BTW-nummer NL8096.06.598 Rekeningnummer (ING) 66.79.18.299 IBAN NL73 INGB0667918299 BIC INGBNL2A Portefeuilleverdeling 2012 Bestuurslid Formele rol Portefeuille Bob Hotho Voorzitter - Voorzitterschap - Externe contacten: sponsors, werven sponsors, APMG Hubert Casper Secretaris - Media - Publicaties/reviews Joost Nuyten Penningmeester - Financiën Ruud Peltzer Lid - Seminar, website Mark Kouwenhoven Lid - Kennisdeling Quintin Hessing Lid - Externe contacten: andere verenigingen, bedrijfskorting, ATO's Ondersteuning Jolanda Zwaan Secretariaat Administratie en ondersteuning bij Kennisdeling en Seminar 9