Reglement Klachtencommissie HagaZIekenhuis Artikel 1 - Doel en werkingsgebied reglement Doel van dit reglement is het beschrijven van de werkwijze, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Klachtencommissie. Een ieder kan een kopie van het reglement ontvangen. Artikel 2 - Begripsomschrijvingen 2.1 Klacht: Elt< kenbaar gemaakt ongenoegen met betrekking tot het functioneren van een medewerker van het ziekenhuis of een omstandigheid In de hulpverlening. 2.2 Klager: De patiënt die gebruik maakt, wil maken of heeft gemaakt van de diensten van het ziekenhuis, dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger, naaststaande of nabestaande, en die daarover een klacht heeft ingediend. 2.3 Medewerker: Een ieder die krachtens arbeidsovereenkomst, stageovereenkomst, toelatingsovereenkomst dan wel anderszins aan het ziekenhuis is verbonden. 2.4 Verweerder: De medewerker of het organisatorisch verband in het ziekenhuis, tegen wie de klacht is gericht. 2.5 Klachtenfunctionaris (Patiëntencontactpersoon): De persoon die is belast met de eerste opvang van klachten en die onder meer als taken heeft het geven van informatie en advies aan klagers alsmede het bemiddelen bijen registreren van klachten. 2.6 Klachtencommissie: Een onafhankelijke commissie, aan wie de Raad van Bestuur de behandeling van klachten conform de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector opdraagt. Artikel 3 - Samenstelling Klachtencommissie 3.1 De commissie bestaat uit negen leden, te weten: a. 2 externe juristen (voorzitter en vice-voorzitteo; b. 3 externe medici (bij voorkeur van een 'snijdend' specialisme, een 'niet-snijdend' specialisme en een ondersteunend' specialisme); c. 1 externe patiëntvertegenwoordiger, benoemd in samenspraak met de Cliëntenadviesraad (CAR); d. 2 medisch specialisten (bö voorkeur een opleider en een niet-opleider); e. 1 medewerker uit de zorg 3.2 De 6 externe leden zijn stemgerechtigd; de 3 interne leden hebben een adviserende stem. De commissieleden nemen deel op persoonlijke titel, zonder last of ruggespraak. 3.3 Ter ondersteuning van de commissie heeft het ziekenhuis een of meer ambtelijk secretarissen aangesteld. De secretaris coördineert de klachtbehandeling en treedt op als aanspreekpunt voor klagers, verweerders en org'anisatie. Artikel 4 - Benoeming, zittingsduur, ontslag 4.1 Benoeming van de leden vindt plaats door de Raad van Bestuur voor de periode van drie jaar. Leden zijn direct herbenoembaar, in beginsel met een maximum van drie benoemingsperioden. De Raad van Bestuur kan hiervan in bijzondere gevallen afwijken. De secretaris zorgt voor een rooster van aan- en aftreden. Reglement Klachtencommissie HagaZiekenhuis, 16 maart 2015 blz. 1 van 5
4.2 Bij afwezigheid van een lid gedurende een periode van meer dan twee maanden kan de voorzitter de raad van bestuur verzoeken een waarnemer te benoemen. 4.3 Het lidmaatschap van de commissie eindigt door: - vrijwillig aftreden of aftreden volgens rooster; - beëindiging van het dienstverband of toelatingscontract met het ziekenhuis; - intrekken van de benoeming door de raad van bestuur op zwaarwegende gronden, gehoord de Klachtencommissie. 4.4 De leden van de Klachtencommissie en de secretaris hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hun in het kader van de klachtenbehandeling bekend is geworden. Artikel 5 - Binnenkomst en selectie klachten 5.1 Alle 1<Jachten, ingediend bij het ziekenhuis of gericht aan de Klachtencommissie, worden in eerste instantie gezien door de klachtenfunctionaris. Indien hij mogelijkheden daartoe aanwezig acht en de klager hiervoor open staat, zal de klachtenfunctionaris een bemiddelingstraject inzetten. 5.2 Indien de klager geen bemiddeling wenst of het resultaat daarvan onvoldoende acht, zal de klachtenfunctionaris - zo de klager dat wenst - de klacht doorsturen naar de secretaris van de Klachtencommissie. De commissie neemt alleen schriftelijke klachten, in de Nederlandse taal, in behandeling. 5.3 Indien een klacht naar het oordeel van de commissie geen redelijk doel dient of kennelijk ongegrond, is kan de commissie die klacht aanstondsals ongegrond afdoen, zonder nader onderzoek. Die bevoegdheid geldt ook, indien een goede beoordeling van de klacht niet mogelijk is, bijvoorbeeld doordat klager nalaat noodzakelijke informatie te verstrekken of geen machtiging verleent tot inzage in het medisch dossier, dan wel als gevolg van buitensporig tijdsverloop sedert de verweten gedraging. 5.4 De voorzitter kan besluiten een klacht die - indien kennelijk gegrond - om acuut ingrijpen vraagt, aanstonds door te sturen naar de raad van bestuur. De klachtprocedure zal los daarvan worden voortgezet. 5.5 Indien een klacht mede een aansprakelijkstelling inhoudt, verwijst de secretaris de klager voor het aspect van de aansprakelijkheid en schadevergoeding naar de raad van bestuur, die de claim voor verdere behandeling zal doorgeleiden naar de aansprakelijkheidsverzekeraar van het ziekenhuis. Artikel 6 - Procedure behandeling klacht 6.1 Binnen een week na ontvangst van de klacht stuurt de secretaris aan de klager een ontvangstbevestiging. Tevens wordt klager dan verzocht zijn behandelend medid schriftelijk te machtigen om de commissie en eventueel door haar aan te zoeken externe deskundigen inzage te geven in zijn medisch dossier. Klager krijgt hiertoe ter verdere invulling en ondertekening een machtigingsformulier toegezonden. 6.2 Eveneens binnen een week zendt de secretaris een kopje van de klacht aan de verweerder met. het verzoek daarop binnen twee weken schriftelijk te reageren. Indien er meer verweerders zijn, zullen hun namen aan alle verweerders worden meegedeeld, behoudens in het geval daartoe contra-indicaties bestaan, waaromtrent zal worden beslist door de (vice)voorzitter in samenspraak met de secretaris. Betreft de klacht een overleden patiënt, dan zal de behandelend medisch specialist worden verzocht zich schriftelijk uit te laten omtrent diers veronderstelde toestemming tot inzage. 6.3 De secretaris zendt een kopie van het verweerschrift aan klager. Eventuele medeverweerders ontvangen zodanige kopie slechts na uitdrukkelijk verzoek. Reglement Klachtencommissie HagaZiekenhuis, 16 maart 2015 blz. 2 van 5
6.4 Indien de commissie na ontvangst van het verweerschrift over voldoende informatie beschikt, kan zij besluiten aanstonds een uitspraak te doen. Zij zal dat motiveren in de uitspraak. 6.5 In geval aan de verweerder om een schriftelijk verweer wordt gevraagd, wordt daarbij tevens de vraag gesteld of verweerder een voorkeur heeft voor een (na dat verweer) te houden tweede schriftelijke ronde dan wel voor een hoorzitting. Diezelfde vraag wordt aan de klager gesteld, gelijktijdig met het toezenden van het schriftelijke verweer van de verweerder. Indien de commissie de voorkeuren van klager en/of verweerder niet volgt, zal zij dat motiveren. 6.6 In het geval van een tweede schriftelijke ronde zal de secretaris kopieën van nadere stukken van de ene partij aan de andere partij toezenden, de laatste stukken van verweerder eventueel gelijktijdig met de uitspraak. 6.7 Bij een hoorzitting zijn ten minste twee leden van de commissie aanwezig (onder wie de voorzitter of de vice-voorzitter), alsmede de secretaris. De klager en de verweerder worden beiden ter zitting verwacht. Zij worden in beginsel in elkaars aanwezigheid gehoord. De zitting is besloten. Er wordt geen schriftelijk verslag ten behoeve van partijen opgesteld. De aanwezige commissieleden rapporteren aan de Klachtencommissie. 6.8 De Klachtencommissie is bevoegd om binnen en buiten de organisatie van het ziekenhuis informatie op te vragen die een bijdrage kan leveren aan de oordeelsvorming. Medewerkers van het ziekenhuis zijn verplicht aan desbetreffende verzoeken van de commissie te voldoen. 6.9 De commissie is bevoegd vragen voor te leggen en advies in te winnen bij een extern deskundige. De secretaris zal het rapport van de deskundige in kopie toezenden aan klager en verweerder. 6.10 De beslissing op een klacht wordt genomen ter vergadering van de Klachtencommissie. 6.11 De commissie doet schriftelijk uitspraak. Zij kan een klacht gegrond of ongegrond verklaren. In voorkomende gevallen kan zij ook in algemene zin aanbevelingen doen aan de Raad van Bestuur. De Klachtencommissie kan geen maatregelen treffen. Zij zal zich onthouden van een oordeel over aansprakelijkheid van de verweerder en het ziekenhuis. 6.12 De secretaris verstuurt de uitspraak aan de klager met afschriften aan de verweerder en de Raad van Bestuur. 6.13 Binnen een maand na ontvangst van de uitspraak stuurt de Raad van Bestuur aan de klager een schriftelijke reactie met kopie aan de commissie en verweerder(s). Bij afwijking van deze termijn, stelt de Raad van Bestuur de klager en commissie met redenen omkleed op te hoogte, onder vermelding van de termijn waarbinnen de Raad van Bestuur zijn standpunt aan hen zal kenbaar maken. 6.14 Tegen een uitspraak van de Klachtencommissie kan geen hoger beroep worden ingesteld. De commissie gaat niet inhoudelijk in op eventuele reacties op een uitspraak. 6.15 De commissie streeft naar afhandeling van de klacht binnen vier maanden na ontvangst. Gaat de behandeling langer duren, dan stelt de commissie de klager daarvan op de hoogte, telefonisch dan wel schriftelijk. 6.16 Klager en verweerder hebben het recht zich in de procedure (op eigen kosten) door een adviseur te laten bijstaan. Artikel 7 - Vergadering en besluitvorming 7.1 De commissie vergadert in beginsel eenmaal per maand en zo nodig vaker op verzoek van de voorzitter. Indien leden niet aanwezig kunnen zijn, melden zij dit tijdig aan de secretaris. 7.2 De vergadering heeft een besloten karakter. De notulen zijn niet openbaar. 7.3 Voor besluitvorming is de aanwezigheid vereist van ten minste de helft van het aantal leden, onder wie minimaal 3 stemgerechtigde leden, onder wie in ieder geval de (vice)voorzitter. Reglement Klachtencommissie HagaZiekenhuis, 16 maart 2015 blz. 3 van 5
7.4 De besluitvorming in de commissie geschiedt bij meerderheid van stemmen van de stemgerechtigde leden. Bij het staken van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Voor alles wordt echter gestreefd naar consensus. Artikel 8 - Dossier, registratie en rapportage 8.1 Klachtendossiers worden digitaal bewaard op het secretariaat van de commissie en vijf jaar na afsluiting van het onderzoek vernietigd. De in de dossiers aanwezige informatie is vertrouwelijk. Wel hebben klager, verweerder en Raad van Bestuur recht op inzage. 8.2 De secretaris registreert inhoud en uitkomst van de klachten ten behoeve van kwaliteitsverbetering van de zorg- en dienstverlening in het ziekenhuis. 8.3 De commissie doet eenmaal per jaar - uiterlijk in mei - schriftelijk verslag aan de Raad van Bestuur. 8.4 Minimaal eenmaal per jaar heeft (een delegatie van) de Klachtencommissie overleg met de Raad van Bestuur over de wijze van klachtenbehandeling, de aantallen en aard van de klachten en over de voortgang van de uitgebrachte aanbevelingen. Artikel 9 - Overige bepalingen 9.1 Indien een klacht betrekking heeft op een lid van de commissie of indien deze op andere wijze betrokken is, dient deze zich te onthouden van deelneming aan de behandeling van de klacht (verschoningsplicht). 9.2 Indien kl ger, verweerder of een lid van de Klachtencommissie van mening is dat twijfel bestaat aan de volledige onpartijdigheid van één van de leden, kan hij dit met redenen omkleed aan de Klachtencommissie kenbaar maken. Het is aan de commissie om te bepalen of dit lid deel kan nemen aan de behandeling van de klacht (wrakingsrecht). 9.3 Betreft de klacht een arts-assistent, dan zal de secretaris ook zijn opleider en supervisor op de hoogte brengen van de klacht en het verloop van de procedure. 9.4 Indien de klacht gericht is tegen een co-assistent of leerling-verpleegkundige, dan zal de opleider respectievelijk leidinggevende worden verzocht betrokkene te begeleiden bij het voeren van verweer. 9.5 Indien de klacht gericht is tegen een medewerker/niet-arts dan wel tegen een afdeling als zodanig, dan zal de secretaris deze (mede) aan de betrokken leidinggevende voorleggen. 9.6 Indien een klacht omtrent een ernstige situatie gegrond wordt bevonden, en indien de Raad van Bestuur - hoewel daarom verzocht - nalaat ter zake daarvan maatregelen te treffen, waardoor sprake is van een ernstige, structurele bedreiging van de kwaliteit van zorg, zal de commissie conform het gestelde in de Wet Klachtrecht zulks melden aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Persoonsgegevens van de klager worden daarbij niet prösgegeven. Vaneen voorgenomen melding zal de commissie de raad van bestuur vooraf in kennis stellen. 9.7 De klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich te wenden tot een andere daartoe geëigende externe instantie, zoals het Informatie- en Klachtenbureau Gezondheidszorg (IKG), het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg, de burgerlijke rechter of justitie. 9.8 Voor klachten op grond van de Wet Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen is in artikel 41 van de wet BOPZ een afwijkende regeling gegeven. Reglement Klachtencommissie HagaZiekenhuis, 16 maart 2015 blz. 4 van 5
Artikel 10 - Slotbepalingen 10.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Raad van Bestuur, gehoord de Klachtencommissie. 10.2 Wijzigingen in het reglement, al dan niet op voorstel van de Klachtencommissie, worden vastgesteld door de Raad van Bestuur, gehoord de commissie. Vastgesteld doo'35»ad van Bestuur op 16 maart 2015, fr. <.A. Tasche, arts Uid raad van bestuur Reglement Klachtencommissie HagaZiekenhuis, 16 maart 2015 blz. 5 van 5