Bijlage 2: Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur van de VUWB Organisatie van het bestuur De taak van het bestuur is zodanige voorwaarden te creëren dat de volksuniversiteit een bloeiend bestaan in de regio West Betuwe kan leiden. Dat betekent: 1. Zorg dragen voor voldoende financiële armslag en het ontwikkelen van plannen om daaraan te voldoen. 2. Zorg dragen voor een goede inbedding in de gemeenschap binnen het hele werkgebied. 3. In stand houden van de kwaliteit van de interne organisatie en het tonen van verantwoord werkgeverschap. 4. Ondersteunen bij het tot stand komen van een aantrekkelijk inhoudelijk aanbod en het ontwikkelen van nieuwe ideeën daarvoor. 5. Heldere beleids- en jaarplannen die worden ingezet voor communicatie zowel naar binnen als naar buiten de organisatie. De organisatie Het bestuur van VUWB bestaat uit zeven personen met ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid. 1. Voorzitter 2. Secretaris 3. Penningmeester (dagelijkse financiën) 4. Financieel analist (begroting) 5. Bestuurslid 1 (Geldermalsen) 6. Bestuurslid 2 (sponsoring, verhuur/beheer ruimtes) 7. Bestuurslid 3 (vrijwilligers, externe contacten) Algemene eigenschappen bestuursleden Een ruim netwerk in de regio West Betuwe Bereid met vrijwilligers samen te werken In staat goede contacten te onderhouden met de hoofdcoördinator 1
Bereid taken te delegeren Kunnen en willen samenwerken Organisatorisch inzicht Taken van bestuursleden De taken, zoals hieronder beschreven, gelden als algemene beschrijvingen voor de verschillende bestuursleden. In de jaarplanning wordt aangegeven of, indien nodig, taken worden verschoven tussen bestuursleden. 1. Voorzitter (steekwoorden: bewaken en ontwikkelen grote lijnen; vertegenwoordiging naar buiten; contacten binnen en buiten VUWB; P-beleid; verbinder) Stelt in overleg met de secretaris en de hoofdcoördinator de agenda van de bestuursvergadering op en zit deze vergadering voor. Heeft regelmatig gesprekken met de hoofdcoördinator en voert met deze jaarlijks een functioneringsgesprek. Vertegenwoordigt (of draagt zorg voor vervangende vertegenwoordiging van) de organisatie bij formele gelegenheden en is aanspreekpunt van buiten. Is verantwoordelijk voor het functioneren van het bestuur. Bemiddelt bij (onoverkomelijke) tegenstellingen van standpunten en hakt, indien nodig, knopen door. 2. Secretaris (steekwoorden: vervangend voorzitter; bewaken en ontwikkelen grote lijnen; bewaken interne structuur en samenhang; P-beleid). Stelt in overleg met de voorzitter en de hoofdcoördinator de agenda van de bestuursvergadering op en verstuurt deze met benodigde documenten naar bestuursleden en hoofdcoördinator. Is vicevoorzitter; vervangt de voorzitter wanneer die niet aanwezig is bij vergaderingen en bij andere gelegenheden. 2
Notuleert de bestuursvergaderingen en andere bijeenkomsten, waar het bestuur bij aanwezig is, bijvoorbeeld bijeenkomsten met vrijwilligers. Verzorgt de correspondentie, die vanuit het bestuur gevoerd wordt. 3. Penningmeester (steekwoorden: beheer financiën; beheer lopende rekening; zorgen voor de direct lopende zaken; contract en betaling hoofdcoördinator) Is verantwoordelijk voor het beheren van de financiën/dagelijkse gang van zaken. Beheert de lopende rekeningen en doet betalingen. Is verantwoordelijk voor het inbrengen van voorstellen voor investeringen die een bedrag van 500 euro te boven gaan in het bestuur en meldt iedere overschrijding van bedragen van 500 euro. Houdt contact met de hoofdcoördinator voor kleine financiële uitgaven. Regelt het contract met en de betaling van de (betaalde) hoofdcoördinator. Legt verantwoording af aan het bestuur voor de financiën. Laat zich dechargeren door een kascommissie. 4. Financieel analist (steekwoorden: begroting; onderhoudt financieel overzicht; adviseert bestuur) Stelt de begroting op. Beheert overzichtelijk systeem om periodiek de realisatie van de begroting te kunnen volgen. Adviseert bestuur over financiële voortgang en te nemen acties voor bijsturing. Bewaakt (het opbouwen van) voldoende reserves. Legt verantwoording af aan het bestuur voor de financiën. 3
5. Bestuurslid 1 (steekwoorden: beheer Geldermalsen). Aanspreekpunt voor en verzorgt het contact met de coördinatoren Geldermalsen in hun bijeenkomsten. Doet daarvan verslag in het bestuur. Brengt de besluiten en suggesties van het bestuur over aan de coördinatoren, respectievelijk licht ze toe. Werkt mee aan het tot stand komen van het aanbod. Zorgt voor de bespreekpunten vanuit de coördinatoren voor de gezamenlijk bestuurs-/coördinatoren bijeenkomsten 6. Bestuurslid 2 (steekwoorden: sponsoring (van materiële zaken); verhuur (ruimtes, senior web); infrastructuur (ruimtes, BHV); contact coördinatorenoverleg) Onderzoekt en stimuleert nieuwe mogelijkheden voor sponsoring. Onderzoekt en stimuleert nieuwe mogelijkheden voor verhuur. Zorgt dat de infrastructuur van de VUWB op orde is (ruimtes, verantwoordelijkheden, zoals BHV). Heeft zorg voor de kwaliteit van de organisatie. 7. Bestuurslid 3 (steekwoorden: communicatie (meest brede zin); externe contacten waaronder Bibliotheek Rivierenland; algemene vrijwilligersbeleid) In samenwerking met de hoofdcoördinator aandacht voor de PR. In samenwerking met de hoofdcoördinator onderhouden externe contacten In samenwerking met de hoofdcoördinator aandacht voor het vrijwilligersbeleid. Slotopmerkingen Alle bestuursleden nemen deel aan de bestuursvergadering en aan de besluitvorming daarin. Voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen in voorkomende gevallen het dagelijks bestuur vormen. 4
Het bestuurswerk is onbezoldigd. Vergoedingen, zoals voor reiskosten of anderszins, worden alleen in zeer bijzondere omstandigheden gegeven. Mocht dit het geval zijn, dan wordt dit beargumenteerd en expliciet in het financiële jaarverslag van dat jaar weergegeven. De Bestuurdersaansprakelijkheid en de Rechtsbijstandsdekking (voor iedereen van de VUWB) zijn collectief verzekerd. Rooster van aftreden: Naam bestuurslid Aangetreden Aftreden Marjon de Lange penningmeester Annelies Brand bestuurslid Geldermalsen Ruud van den Bos voorzitter Johan Jansen bestuurslid sponsoring etc Conrad Beckers financieel analist Nicole Mol bestuurslid vrijwilligers etc Suzanne Beek secretaris 01-11-2013 01-11-2017 (herkiesbaar) 01-11-2013 01-11-2017 (herkiesbaar) 01-09-2014 01-09-2018 (herkiesbaar) 01-09-2010 01-09-2018 (niet herkiesbaar) 01-09-2015 01-09-2019 (herkiesbaar) 01-09-2014 01-09-2018 (herkiesbaar) 01-01-2011 01-01-2019 (niet herkiesbaar) 5