Handleiding Salariscentrum.nl Salariscentrum.nl is het online platform waarop verschillende diensten worden aangeboden aan geregistreerde gebruikers van Salarisadministratie en PayCheck van Wolters Kluwer. Download- en e-mailservice Van beide pakketten kunnen gebruikers, die in het bezit zijn van een geldige licentiecode, setups en updates downloaden. Gebruikers van Salarisadministratie kunnen bovendien via e-mail en online loonstroken en jaaropgaven aanbieden aan werkgevers en werknemers. 1 Hoe werkt het? De loonstroken en jaaropgaven worden met een wizard vanuit door de licentiehouder naar een server geüpload. De licentiehouder kan een administratiekantoor (intermediair) zijn dat (die) voor meerdere werkgevers (klanten) de salarisadministratie verzorgt of een werkgever die voor een of meerdere eigen bedrijven de salarisadministratie doet. Werkgevers en werknemers kunnen dan op een beveiligde website inloggen en hun loonstroken en jaaropgaven inzien, downloaden en indien nodig afdrukken. Gebruikers van deze service zijn uitsluitend de licentiehouder, werkgevers en werknemers die in een administratie van voorkomen. 2 Beveiliging van de gegevens Uiteraard is bij het opzetten van deze service veel aandacht besteed aan de beveiliging van de gegevens. De beveiligde website is daarom alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen die beschikken over geldige inloggegevens (gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord). Om gebruik te kunnen maken van de service moet een gebruiker eerst een registratie- en aanmeldingsproces te doorlopen. Pas als de procedure geslaagd is kan de gebruiker op de beveiligde website inloggen. Via een geavanceerd beveiligingssysteem met toegangssleutel (API-code) krijgt alleen de licentiehouder voldoende rechten om gegevens op de server te plaatsen (uploaden). Werkgevers kunnen alleen van hun eigen werknemers loonstroken en jaaropgaven inzien, downloaden en e-mailen. Werknemers kunnen alleen de eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden. 3 Voorbereiden Voor het toekennen van afzonderlijke bevoegdheden (die gekoppeld zijn aan een rol) moeten in Kluwer Salarisadministratie geldige e-mailadressen gekoppeld worden aan de licentiehouder, werkgevers en werknemers. Dit moet u doen op het tabblad Algemeen in de respectievelijke Stamgegevens. Alleen de hier ingevulde e-mailadressen zijn geldige adressen die gebruikt mogen worden bij de registratie voor de service en daarna voor het inloggen op de site. Let op! Controleer of de e-mailadressen correct zijn ingevuld en nog actief zijn. E-mailservice Pagina 1 van 5 november 2016
4 Rollen en bevoegdheden Nadat de gebruiker ingelogd is op de site kan die, afhankelijk van zijn rol, loonstroken en jaaropgaven uploaden, downloaden of e-mailen. Het toekennen van een rol aan een gebruiker vindt plaats in Kluwer Salarisadministratie en gebeurt op basis van het niveau (licentiehouder, werkgever of werknemer) waarop een gebruiker ingevoerd is in de administratie. De sleutel hierbij is het opgegeven e-mailadres op het tabblad Algemeen in de Stamgegevens van respectievelijk licentiehouder, werkgever en werknemer (zie Voorbereiden). Rol / niveau Bevoegdheden Licentiehouder beheert de eigen bedrijven (Mijn bedrijven) en alle overige klanten (Mijn klanten) in de salarisadministratie uploaden loonstroken en jaaropgaven van de eigen bedrijven en alle overige klanten inzien en downloaden loonstroken en jaaropgaven van de eigen bedrijven en alle overige klanten e-mailen loonstroken en jaaropgaven aan de werknemers van de eigen bedrijven en alle overige klanten eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden (Mijn loonstroken en jaaropgaven) Werkgever beheert de eigen bedrijven (Mijn bedrijven) inzien en downloaden loonstroken en jaaropgaven van de eigen werknemers e-mailen loonstroken en jaaropgaven aan eigen werknemers eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden downloaden (Mijn loonstroken en jaaropgaven) Werknemer alleen eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden downloaden (Mijn loonstroken en jaaropgaven) NB! Een werkgever met meerdere bedrijven in de administratie kan één e-mailadres voor meerdere bedrijven gebruiken en dus met één login alle loonstroken en jaaropgaven van deze bedrijven op de site beheren. Let op! Indien een werknemer bij twee of meer van deze bedrijven (met hetzelfde e-mailadres) in dienst is moet voor deze werknemer bij elk bedrijf een ander e-mailadres worden opgegeven in Kluwer Salarisadministratie. De combinatie van werkgever e-mailadres en werknemer-mailadres moet namelijk voor elke loonstrook ( einddatum periode ) of jaaropgave uniek zijn. Anders worden eerder geüploade loonstroken van een werkgever overschreven door de op een later tijdstip geüploade loonstroken van een andere werkgever met hetzelfde e-mailadres. E-mailservice Pagina 2 van 5 november 2016
5 Registreren voor de E-mailservice Om gebruik te kunnen maken van de service moet u zich eerst registreren en aanmelden op www.salariscentrum.nl. Registratie is alleen mogelijk voor gebruikers van en Kluwer PayCheck die een brief van Kluwer met een licentiecode hebben ontvangen. Andere gebruikers (werkgevers en werknemers waarvoor de salarisadministratie met gedaan wordt) krijgen per mail een uitnodiging om zich te registreren en kunnen daarna ook gebruik maken van de e-mailservice. In de volgende stappenplannen wordt per soort gebruiker aangeven welke stappen moeten worden doorlopen in het registratieproces. 5.1 Registratie Licentiehouder De licentiehouder (administratiekantoor (intermediair) of werkgever) moet de volgende stappen doorlopen om zicht te registreren: 1. Ga naar http://www.salariscentrum.nl. Dit kan ook via de link in op het tabblad Algemeen in de Stamgegevens van de licentiehouder. 2. Klik op Registreren en vul de volgende velden in: E-mailadres : het e-mailadres dat ingevuld is in de stamgegevens van de licentiehouder (zie Voorbereiden). Dit adres wordt gebruikt voor het inloggen op de site en voor het ontvangen van informatie en serviceberichten. Wachtwoord: een zelf gekozen wachtwoord dat samen met het hiervoor genoemd e-mailadres nodig is om in te loggen op de site. Wachtwoord bevestigen; vul het wachtwoord ter controle nogmaals in. Licentiecode: vul de licentiecode in die u in de brief van Kluwer hebt ontvangen. 3. Klik op Registreren om de registratie te voltooien. Er wordt een e-mail met bevestigingsinstructies naar het opgegeven e-mailadres verzonden. 4. Klik in de bevestigingsmail op de link Account bevestigen. U wordt naar de site geleid en bent automatisch ingelogd als licentiehouder. 5. Klik op Instellingen en kopieer de API-code naar in de stamgegevens van de Licentiehouder op het tabblad Algemeen in het vakje API-code (zie schermafdruk bij Voorbereiden. De licentiehouder kan nu gebruik maken van de service. 5.2 Registratie Werkgever Wanneer de licentiehouder voor de eerste keer loonstroken en jaaropgaven van een werkgever uploadt wordt het e-mailadres van deze werkgever automatisch opgeslagen op de server en is in feite de registratieprocedure van de werkgever gestart. De werkgever ontvangt vervolgens een bevestigingsmail met een link naar de website om de registratie af te ronden met het invoeren van een wachtwoord. De werkgever kan nu gebruik maken van de service in het vervolg rechtstreeks inloggen op de site. 5.3 Registratie Werknemer Bij het uploaden van de loonstroken en jaaropgaven wordt het e-mailadres van een werknemer automatisch opgeslagen op de server en is in feite de registratieprocedure van de werknemer gestart. Op de website wordt de loonstrook of jaaropgave vervolgens door de licentiehouder of een werkgever als bijlage bij een e-mail aan de werknemer verzonden. Als de werknemer zich nog niet geregistreerd heeft bevat de mail een link naar de website om de registratie af te ronden met het invoeren van een wachtwoord. De werkgever kan nu gebruik maken van de service in het vervolg rechtstreeks inloggen op de site. E-mailservice Pagina 3 van 5 november 2016
6 De service gebruiken 6.1 In (alleen licentiehouder) Uploaden loonstroken en jaaropgaven Let op! De licentiehouder moet de registratieprocedure eerst succesvol hebben voltooid voordat die loonstroken en jaaropgaven uit naar de server mag uploaden. Het uploaden van de loonstroken en jaaropgaven gebeurt in via menu Extra Wizards Loonstroken en jaaropgaven per e-mail. Daarna kunnen de loonstroken en jaaropgaven door licentiehouder/intermediair of werkgever via de website aan werknemers gemaild worden. 6.2 Op www.salariscentrum.nl Een gebruiker kan, na het succesvol voltooien van de registratieprocedure, op de site inloggen en afhankelijk van zijn rol loonstroken en jaaropgaven aan werknemers verzenden of de eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden. 6.2.1 Ingelogd als Licentiehouder Eigen loonstroken en jaaropgaven inzien Via de link Mijn loonstroken en jaaropgaven worden de eigen loonstroken en jaaropgaven van de licentiehouder in het overzichtsscherm getoond. Met de knop (downloaden) kan een loonstrook of jaaropgave gedownload worden. Mijn klanten De link Mijn klanten bevat een keuzelijst met alle werkgevers waarvan loonstroken en jaaropgaven uit Kluwer Salarisadministratie naar de server zijn geüpload. Kiest u een werkgever uit deze lijst dan worden alle loonstroken en jaaropgaven van deze werkgever in het overzicht Loonstroken getoond. Instellingen (voor downloads en de e-mailservice loonstroken en jaaropgaven) Via de link Instellingen gaat u naar de pagina Instellingen waar u per werkgever de volgende taken kunt uitvoeren: licentiecodes invoeren om programma s en handleidingen te downloaden; de tekst van de e-mail (bij verzending van loonstroken of jaaropgaven) aanpassen; het meesturen van loonstrook of jaaropgave als bijlage bij de e-mail Aan of Uit zetten. Let op! De standaardinstelling is: Aan, en wordt de loonstrook of jaaropgave dus standaard als bijlage meegestuurd. Wilt u dit niet dan moet u de instelling veranderen in Uit door op de knop Aan te klikken; een eigen logo voor administratiekantoor en/of werkgever instellen. Op alle pagina s in het onderdeel Instellingen bevindt zich een knop toelichting op het aanpassen van de gegevens op de bewuste pagina.. Klik op deze knop voor een Loonstroken en jaaropgaven verzenden aan werknemers De licentiehouder (intermediair) kan per werkgever (klant) op twee manieren loonstroken en jaaropgaven aan de werknemers e-mailen: 1. via link Alles verzenden : alle loonstroken en jaaropgaven van de geselecteerde werkgever in één keer verzenden; 2. via link Verzenden : een loonstrook of jaaropgave afzonderlijk aan een werknemer van de geselecteerde werkgever verzenden. Na verzending van een loonstrook of jaaropgave wordt in kolom Verzonden op automatisch de verzenddatum ingevuld en kan deze loonstrook of jaaropgave niet meer verzonden worden. Na een nieuwe upload vanuit wordt de verzenddatum gewist en kan de loonstrook of jaaropgave opnieuw verzonden worden. E-mailservice Pagina 4 van 5 november 2016
6.2.2 Ingelogd als Werkgever Mijn loonstroken Via de link Mijn loonstroken en jaaropgaven kan een werkgever de eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden. Mijn bedrijven Onder de link Mijn bedrijven vindt u een lijst van alle bedrijven die gekoppeld zijn aan de ingelogde werkgever (via hetzelfde e-mailadres). Selecteer een bedrijf om alle loonstroken en jaaropgaven van dit bedrijf in het Loonstroken en jaaropgavenoverzicht te tonen. Loonstroken en jaaropgaven verzenden aan werknemers De werkgever kan op twee manieren loonstroken en jaaropgaven aan de eigen werknemers e-mailen: 1. via link Alles verzenden : alle loonstroken en jaaropgaven van de eigen werknemers in één keer verzenden; 2. via link Verzenden : een loonstrook of jaaropgave afzonderlijk aan een werknemer verzenden. Na verzending van een loonstrook of jaaropgave wordt in kolom Verzonden op automatisch de verzenddatum ingevuld en kan deze loonstrook of jaaropgave niet meer verzonden worden. Na een nieuwe upload vanuit wordt de verzenddatum gewist en kan de loonstrook of jaaropgave opnieuw verzonden worden. Pagina verversen Na verzending van een of meerdere loonstroken en jaaropgaven moet u onderin het scherm op de link Verversen klikken om de verzenddatum in de kolom Verzonden op bij te werken. 6.2.3 Ingelogd als Werknemer Via de link Mijn loonstroken en jaaropgaven kan de werknemer de eigen loonstroken en jaaropgaven inzien en downloaden. Loonstroken en jaaropgaven downloaden Een werknemer kan alleen zijn eigen loonstroken en jaaropgaven downloaden en inzien via de knop. Pdf-lezer De loonstroken en jaaropgaven worden als pdf aangeboden en voor het weergeven en afdrukken heeft u een pdf lezer nodig (bijv. Adobe PDF Reader). 7 Ondersteuning (alleen licentiehouder) Als u tegen problemen aanloopt of vragen hebt over het gebruik van deze service, neemt u dan contact op met de helpdesk: telefoon: 0900-2025529 (30ct/pm) e-mail: support@kluwersupport.com Werkgevers en werknemers moeten bij vragen over de service contact opnemen met respectievelijk licentiehouder en/of werkgever en niet rechtstreeks contact opnemen met de helpdesk van Kluwer Salarisadministratie. E-mailservice Pagina 5 van 5 november 2016