VERGADERDATUM AFDELING -7-213 Projectbureau STUKDATUM NAAM STELLERS 18-6-213 Bert Olieman Tom van t Zand ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT 8 ONDERWERP Onderzoek gecombineerd en gespreid aanslag opleggen. PARAAF PARAAF DIRECTEUR Voorstel 1. Kennis nemen van de conclusies van het onderzoek gespreid en gecombineerd aanslagoplegging en 2. In te stemmen met het voorstel om: a. De forfaitaire en voorlopige aanslagen bedrijven op te leggen voor half januari; b. De aanslagen zuiverings-/ingezetenenheffing gecombineerd op te leggen met de aanslagen watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd (waar mogelijk, in praktijk 6%) in de periode eind maart t/m juni c. De 4% van de aanslagen zuiverings-/ingezetenenheffing die niet gecombineerd kan worden op te leggen in de periode januari t/m maart. d. Voor alle aanslagen het aantal termijnen voor automatische incasso gelijk te stellen met het aantal maanden dat resteert in het desbetreffende belastingjaar. Bespreken in het AB d.d. juli 213 Samenvatting In het transitieplan GBLT NeXt zijn een aantal randvoorwaarden benoemd die nodig zijn om de strategie van GBLT te volgen en de transitie naar een Lean eindsituatie te vervolmaken. Eén van de randvoorwaarden die is beschreven is het gecombineerd en gespreid opleggen van belastingaanslagen. Na de fusie tussen Lococensus en Tricijn en het stoppen meeliften Vitens worden in januari van elk jaar circa 1,5 miljoen aanslagen verzonden. De praktijk heeft uitgewezen dat deze massale verzending leidt tot een zeer matige performance jegens de belastingplichtigen. Dit ontstaat mede door overbelasting van onze systemen waaronder de website en telefooncentrale en ons klantenteam. Daarnaast heeft deze massale verzending ook zijn uitwerking op de waterschappen doordat belastingplichtigen ook de waterschappen blijven benaderen na de aanslagruns. Dit voorstel is een product van de werkgroep bestaande uit de volgende leden: J. Trautig (Waterschap Rijn en IJssel) J. van Andel (Waterschap Vallei en Veluwe) G. Westerveld (GBLT) E. van den Berg (GBLT) H. Kraak (GLBT) B. Olieman (GBLT T. van t Zand (GBLT) Voorafgaand aan deze behandeling in het AB is dit voorstel ter consultering gestuurd aan de hoofden middelen van de deelnemende waterschappen van GBLT. Ter vergadering zullen eventuele kanttekeningen/opmerkingen mondeling worden ingebracht. Advies onderzoek gespreid en gecombineerd aanslag opleggen 1
Het onderwerp zal door middel van een presentatie nader worden toegelicht. Doel In de projectopdracht (bijlage 1) is aangegeven te willen onderzoeken wat we precies onder gespreide en gecombineerde aanslagen kunnen verstaan, welke mogelijkheden er zijn om over te gaan tot enige vorm van gespreid en gecombineerd opleggen van aanslagen en wat de gevolgen hiervan zijn voor onze opdrachtgevers, de belastingplichtigen en de bedrijfsvoering van GBLT. Het onderzoek Combineren Uit gegevens van het CBS blijkt dat 6% van de gebruikers ook eigenaar is van zijn/haar woning. De meest voor de hand liggende mogelijkheid is de aanslagen zuiverings- en ingezetenenheffing te combineren met de aanslagen watersysteemheffing. Door te combineren worden jaarlijks ca 85. aanslagbiljetten bespaard. Spreiden Uit het onderzoek is gebleken dat er meerdere mogelijkheden zijn tot het spreiden van de aanslagen. Deze scenario s zijn getoetst op de onderdelen die betrekking hebben op de bedrijfsvoering van GBLT alsmede het financiële kader. Bij het onderzoek zijn verschillende scenario s in beeld gebracht m.b.t. combineren en spreiden. Eén van de scenario s is de huidige situatie. Dit scenario geldt voornamelijk als referentiekader voor alle andere scenario s. Huidige situatie: 1. De forfaitaire en voorlopige aanslagen bedrijven worden opgelegd in februari; 2. De gecombineerde aanslagen van gemeente en waterschap worden opgelegd in februari; 3. De aanslagen zuiverings-/ingezetenenheffing worden opgelegd in januari en februari (ca. 1.5.); 4. De aanslagen watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd worden opgelegd in de periode eind maart t/m juni. (ca. 1..). Het advies Bij de keuze van een scenario staat de burger centraal, dat betekent dat de bedrijfsvoering daarop aangepast is. Door nu juist de aanslagen te verspreiden en te combineren ontstaat er een constante stroom van benadering van de burger via internet, telefoon of postbus. Door aanslagen gecombineerd op te leggen is er sprake van een financieel voordeel. Daarnaast wordt bij toepassing van dit scenario, als gevolg van het spreiden en combineren van aanslagen, de bedrijfsvoering evenwichtiger en zijn de werkprocessen meer beheersbaar (wat leidt tot een meer volgens het leanconcept ingerichte organisatie). Een ander scenario, waarbij de gecombineerde aanslagoplegging in de periode van maart tot met oktober plaatsvindt, is voor de bedrijfsvoering van GBLT het meest gunstig, echter financieel gezien voor de waterschappen onaantrekkelijk. Indien gewenst kan dit worden toegelicht. Wij adviseren de volgende wijzigingen: A. De forfaitaire en voorlopige aanslagen bedrijven op te leggen voor half januari; B. De aanslagen zuiverings-/ingezetenenheffing gecombineerd op te leggen met de aanslagen watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd (waar mogelijk, in praktijk 6%) in de periode eind maart t/m juni C. De 4% van de aanslagen zuiverings-/ingezetenenheffing die niet gecombineerd kan worden op te leggen in de periode januari t/m maart. Advies onderzoek gespreid en gecombineerd aanslag opleggen 2
D. Voor alle aanslagen het aantal termijnen voor automatische incasso gelijk te stellen met het aantal maanden dat resteert in het desbetreffende belastingjaar. (in de huidige situatie is dit alleen voor de watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd niet zo) In onderstaande grafieken wordt weergegeven wat de effecten zijn op de primaire afdelingen van GBLT (in vergelijking tot 212). x 9 Producties heffen 8 7 6 5 4 3 2 week 2 4 6 8 12 14 16 18 2 22 24 26 28 3 32 34 36 38 4 42 44 46 48 5 52 Producties innen x 35 3 25 2 15 5 week 2 4 6 8 12 14 16 18 2 22 24 26 28 3 32 34 36 38 4 42 44 46 48 5 52 Advies onderzoek gespreid en gecombineerd aanslag opleggen 3
x 25 Inkomende telefonische klant reacties Inkomende telefoon per week 2 15 5 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 In bovenstaande grafiek is goed te zien dat het aantal telefonische reacties afneemt doordat het aantal contact momenten afneemt (één aanslagbiljet i.p.v. twee). Effecten Hieronder wordt aangegeven wat de effecten zijn de bedrijfsvoering van GBLT, de deelnemende waterschappen en de burger. Daarnaast worden de financiële voor- en nadelen vermeld. Dit advies heeft op de deelnemende gemeenten (de gecombineerde aanslagen met gemeenten en waterschap) geen invloed, omdat deze al gecombineerd worden opgelegd. Bedrijfsvoering Het effect op de bedrijfsvoering komt tot uiting in de grotere evenwichtigheid en beheersbaarheid van onze werkprocessen. Evenwichtigheid wordt gerealiseerd door verspreiding van de aanslagregeling, waardoor werkprocessen overzichtelijk en uitvoerbaar worden. Er ontstaat een gelijkmatige flow in de uitvoering van onze werkprocessen, echte pieken behoren tot het verleden. De beheersbaarheid wordt gerealiseerd door het combineren van aanslagen, waardoor het aantal telefonische reacties en bezwaren zullen afnemen. Waterschappen Bij het verspreiden van de aanslagen is GBLT beter bereikbaar voor de burger, waardoor er een zeer geringe kans blijft bestaan dat de burger telefonisch contact opneemt met waterschappen n.a.v. de ontvangen aanslagen. De financiële afdrachten aan de waterschappen vinden plaats door middel van een zgn. verdeelsleutel. Elk waterschap krijgt maandelijks een percentage van de tot dan binnengekomen belastinggelden van de zuiverings- en watersysteemheffing. Burger De burger krijgt zijn waterschapsaanslagen nu op één aanslagbiljet, dat heeft als voordeel dat hij maar één betaling of automatische incasso hoeft te regelen en/of maar op één biljet hoeft te reageren indien nodig. Door de betere flow in de organisatie zullen er minder achterstanden zijn waardoor doorlooptijden van bezwaren en kwijtschelding korter worden. Door het minder massaal versturen van aanslagen zal de telefonische bereikbaarheid voor de burger toenemen, waardoor herhaaldelijk bellen en frustraties zullen afnemen. Advies onderzoek gespreid en gecombineerd aanslag opleggen 4
Financiële gevolgen op de begroting van GBLT Uit ons onderzoek blijkt dat het financiële voordeel van 27.459,- op druk-, bind- en portokosten (dat al in de begroting voor 214 is opgenomen) te realiseren is. Bij het opstellen van de begroting 215 zullen de volledige gevolgen van dit onderzoek worden meegenomen. Financiële gevolgen voor de Waterschappen In onderstaande tabel worden de rente* voor- en nadelen per waterschap en belastingsoort weergegeven. Waterschap: ZH bedrijven ZH/IO woonruimten WSH Totaal Groot Salland 4.859-8.226 3.1-366 Reest en Wieden 4.972-11.147 13.63 7.429 Velt en Vecht 3.948-7.612 14.353.69 Regge en Dinkel 8.225-24.529-13.633-29.938 Rijn en IJssel 8.582-25.875 4.962-12.331 Vallei en Veluwe 15.741-62.358 19.85-27.532 Zuiderzeeland 5.614 2.236-9.533-1.682 Totaal 51.942-137.5 31.838-53.73 * Er is rekening gehouden met een rentepercentage van,5% (afhankelijk van de werkelijke rente kunnen deze cijfers hoger of lager uitvallen) Bij het bepalen van het renteverschil is een vergelijking gemaakt tussen de verwachte afgedragen belastinginkomsten 214 met de afgedragen belastinginkomsten van 212. Interne randvoorwaarden GBLT Voor het toepassen van het voorgestelde advies moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan die in een implementatieplan worden uitgewerkt, tevens zal daar in benoemd worden of dit realiseerbaar is voor 214. In dit plan komen o.a. de volgende zaken naar voren: Het aanwijsbesluit belastingplichtige voor de Zuiverings-/ingezetenenheffing en de watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd wordt geharmoniseerd; Een aanpassing is vereist in het belastingpakket om de gecombineerde aanslagen te kunnen realiseren. Per afdeling zal er een uitgebreide productieplanning worden gemaakt. In overleg met de afdelingen heffen en innen zullen de werkprocessen eventueel aangepast worden om deze planning te realiseren. Bijlagen 1: Projectopdracht 2: Adviesscenario (uitgebreid) Advies onderzoek gespreid en gecombineerd aanslag opleggen 5