REGELING BUDGETBEHEER VAN DE GEMEENTE UITGEEST Vastgesteld bij besluit van het College van Burgemeester en Wethouders d.d.15 mei 2007, nummer B.2007 0574, gepubliceerd 7 juni 2007, in werking getreden met ingang van 1 januari 2007. Per die datum vervalt de Regeling Budgetbeheer van de gemeente Uitgeest, vastgesteld bij besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van 29 november 2005, nummer B. 2005.1881 in werking getreden op 1 januari 2006. Gebaseerd op de financiële verordening, vastgesteld d.d. 31 mei 2007 en de organisatieverordening van de gemeente Uitgeest vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 15 mei 2007, nr. B 2007.0574. 1. Begrippen en definities Artikel 1 Binnen de regeling budgetbeheer van de gemeente Uitgeest worden de volgende begrippen en definities gehanteerd: Raad Burgemeester en wethouders Programmabegroting Financiële begroting Budget Budgethouder Budgetbeheerder Het algemeen bestuur van de gemeente. Het dagelijks bestuur van de gemeente. De (meerjaren)beleidsbegroting, ingedeeld naar door de raad en het college van belang geachte programma s waarin de overeengekomen beleidsdoelstellingen zijn opgenomen. De programmabegroting wordt vastgesteld door de raad. Interne gemeentelijke begroting, ook wel productenraming genoemd, waarin het dagelijks beheer van de gemeente nader is uitgewerkt door burgemeester en wethouders tot budgetniveau. De financiële begroting komt voort uit de programmabegroting. Een taakstelling op basis van de financiële begroting, tot uitdrukking komend in een bedrag dat is verbonden aan een kostenplaats, product/activiteit (exploitatie) of project (investering/exploitatie). Tot het budget worden tevens gerekend de in de financiële begroting in de omschrijving en toelichting opgenomen prestaties, kengetallen, kostendekkingspercentages en voorschriften. Een medewerker die binnen een hem via een budget gegeven mandaat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de binnen dat budget afgesproken taakstelling, zulks door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten hierna te noemen verplichtingen- alsmede het verkrijgen en realiseren van inkomsten. Tevens kan hij een deel van zijn taken en bevoegdheden doormandateren aan een budgetbeheerder. Een medewerker die door een budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de budgethouder toegewezen budget uit te voeren, rekening
Handtekeningenkaart houdende met de daarvoor nader vastgestelde regelingen c.q. beperkingen. Document waarop gegevens worden vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders, zulks onder toevoeging van originele handtekeningen en parafen van de personen wie de bevoegdheden hebben gemandateerd alsmede aan wie de bevoegdheden gemandateerd zijn. 2. Aanwijzing budgethouders en budgetbeheerders alsmede toekenning budgetten Artikel 2 De raad draagt door het vaststellen van de programmabegroting, burgemeester en wethouders op de in de programmabegroting opgenomen beleidsdoelstellingen te vertalen tot producten dan wel activiteiten in een financiële begroting, waarna burgemeester en wethouders de financiële begroting vaststellen en vervolgens tot uitvoering kunnen (laten) brengen. Artikel 3 1. Burgemeester en wethouders wijzen onverminderd de eigen verantwoordelijkheid als budgethouders aan, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, Adjunct directeur en afdelingshoofden. 2. Door het vaststellen van de financiële begroting voor enig begrotingsjaar door burgemeester en wethouders, vindt toekenning van de hierbij behorende budgetten plaats aan de in lid 1 aangewezen budgethouders. 3. Vastlegging van de genoemde aanwijzing als budgethouder wordt gedaan op de handtekeningenkaart. 4. De originele handtekeningenkaart wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. De budgethouder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de handtekeningenkaart. Artikel 4 1. De budgethouders (art. 3, lid 1) kunnen schriftelijk zelfstandig bevoegdheden en taken en budgetten aangaande de hun toegekende budgetten mandateren aan de onder hen functionerende budgetbeheerders, zulks onder de nader vastgestelde richtlijnen binnen deze regeling. 2. Vastlegging van de genoemde aanwijzing als budgetbeheerder wordt gedaan op de handtekeningenkaart. Artikel 5 1. De door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct directeur en afdelingshoofden aangewezen budgetbeheerders kunnen voorstellen doen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct directeur. c.q. afdelingshoofden om bevoegdheden en taken aangaande de hun toegekende budgetten te mandateren aan de onder of naast hen functionerende medewerkers. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en afdelingshoofden accorderen het voorstel of wijzen dit af. 2. Door middel van schriftelijke mededeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, of afdelingshoofd aan de betreffende medewerker vindt mandatering van taken plaats. De inhoud van de schriftelijke mededeling moet duidelijke richtlijnen, taakomschrijvingen en omschrijvingen van de reikwijdte van de mandatering herbergen.
3. De schriftelijke mededeling moet worden gehecht aan de handtekeningenkaart, waarop de handtekeningen en parafen van de verantwoordelijke en aangewezen personen zijn vastgelegd. Artikel 6 1. Mandatering van een budget c.q. meerdere budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders vindt binnen de begroting en de financiële systeem plaats op het niveau van kostenplaatsen, programma onderdelen (met daaraan gekoppeld producten/activiteiten) en (investerings-/exploitatie)projecten. Binnen de financiële applicatie worden de budgethouders en budgetbeheerders op bovengenoemd niveau gekoppeld aan de budgetten. 2. Budgetten worden toegekend voor de duur van één begrotings-/verslagjaar, tenzij het projectbudgetten (investeringen en exploitatie) betreft die qua uitvoeringsduur meer dan één begrotings-/verslagjaar beslaan. Deze budgetten worden voor de totale uitvoeringsduur toegekend. 3. Vervanging van budgethouders en budgetbeheerders Artikel 7 De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt een regeling van onderlinge vervanging op ter afdekking van afwezigheidsituaties door verlof en ziekte met betrekking tot de budgethouders. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd, ondertekent door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en ter kennis gesteld van burgemeester en wethouders. De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. Artikel 8 De budgethouders stellen voor de eigen afdelingen een regeling van onderlinge vervanging op met betrekking tot de budgetbeheerders. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekent door de budgethouders. De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. Artikel 9 De budgetbeheerders stellen regelingen van vervanging op ter afdekking van afwezigheidsituaties door betreffende medewerkers aan wie taken zijn gemandateerd. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de budgetbeheerder. Het afdelingshoofdhoofd van de afdeling keurt de regeling goed door deze mede te ondertekenen. De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. 4. Doel van de functie van budgethouder / budgetbeheerder Artikel 10 Binnen de gegeven bevoegdheden van deze regeling, is de budgethouder / budgetbeheerder verantwoordelijk voor de uitvoering van de binnen dat budget afgesproken taakstelling, zulks door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten hierna te noemen verplichtingen- alsmede het verkrijgen en realiseren van inkomsten.
Artikel 11 De budgethouder c.q. budgetbeheerder draagt zodanig zorg voor het aan hem toegewezen budget dat er een goede en efficiënte aanwending van de aan hem toegewezen middelen plaatsvindt. 5. Plaats in de organisatie van de budgethouder / budgetbeheerder Artikel 12 1. De budgethouder is voor de aan hem toegekende budgetten en de daaraan verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan burgemeester en wethouders. 2. De budgetbeheerder is voor de aan hem toegekende budgetten en de daaraan verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan de budgethouder die de budgetten aan hem heeft gemandateerd. Artikel 13 De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, de functie van kassier, de registrerende functie en de interne controle functie. 6. Aangaan van verplichtingen door de budgethouder / budgetbeheerder Artikel 14 1. De budgethouders c.q. budgetbeheerders kunnen verplichtingen aangaan met leveranciers op basis van het alsdan geldende handboek inkoop/aanbestedingen. Dit handboek maakt onlosmakelijk deel uit van deze regeling. 2. De budgethouders c.q. budgetbeheerders zorgen voor een goede archivering van de bescheiden zoals dit is vastgelegd in het handboek inkoop/aanbestedingen. 3. Indien een verzoek wordt gedaan de in artikel 14, lid 2 genoemde archivering ter inzage te geven ten behoeve van de interne controle (te verrichten door de IC-medewerker van de afdeling Financiën en Belastingen) dan wel externe controle (te verrichten door de externe accountant), dan dient de budget houder c.q. budgetbeheerder dit ter beschikking te stellen. 7. Afleggen verantwoording Artikel 15 1. Het afleggen van verantwoording omtrent de realisatie van de in de budgetten opgenomen doelstellingen en de uitputting van de toegekende financiële middelen om deze doelstellingen te kunnen realiseren, dan wel de realisatie van de geraamde opbrengsten, vindt plaats door middel van schriftelijke rapportages. Rapportage vindt in principe plaats op de in de planning- & controlcyclus opgenomen momenten (jaarrekening, voorjaarsnota, begroting en najaarsbijstelling). De rapportage geschiedt aan het naast hogere hiërarchische niveau. Voor zover vooraf overeengekomen kunnen andere rapportagemomenten gelden voor specifieke budgetten. 2. Rapportage dient ook tussentijds te geschieden als er duidelijke aanwijzingen zijn dat budgetten in financiële zin substantieel (zullen) worden overschreden (met name uitgaven) dan wel niet worden gehaald (met name ontvangsten), waarbij tevens het behalen van de vooraf vastgelegde doelstellingen, mede gerelateerd aan de financiële mogelijkheden, niet worden gerealiseerd. Artikel 16 De vorm en inhoud van de schriftelijke rapportages wordt in onderling overleg bepaald tussen budgethouders / budgetbeheerders en de ondersteunende medewerkers van de afdeling Financiën en Belastingen.
Artikel 17 De budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen, alsmede de inhoud van de schriftelijke rapportages met betrekking tot de hem toegekende budgetten. De afdeling Financiën en Belastingen draagt zorg voor de financiële informatie (begroting / werkelijk), met uitzondering van de door of namens de budgethouder / budgetbeheerder niet in het financiële systeem gecodeerd vastgelegde crediteuren en debiteurenfacturen. Hiervoor blijft de budgethouder / budgetbeheerder zelfstandig verantwoordelijk. De ondersteunende medewerkers van de afdeling Financiën en Belastingen helpen de budgethouder / budget beheerder bij het opstellen van de rapportages. 8. Verwerking gegevens in financiële applicatie Artikel 18 Het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen is aangewezen als beheerder van de financiële applicatie. De beheerder draagt zorg voor een consistente inrichting en goede werking van de financiële applicatie en is eindverantwoordelijk voor een goede en adequate verwerking van de in te brengen gegevens. De beheerder draagt zorg voor goede (en juist beveiligde) toegang voor de budgethouders en budgetbeheerders, opdat deze de hun toegekende verantwoordelijkheden en opgelegde taken op de juiste wijze kunnen vervullen. Artikel 19 De gegevensverwerking is onder te verdelen naar drie aandachtsgebieden. De verantwoordelijkheid aan gaande de gegevensverwerking is dienovereenkomstig te verdelen. Het betreft: a. Registreren en muteren van begrotingsgegevens; b. Registreren en muteren van werkelijke gegevens. Artikel 20 1. De afdeling Financiën en Belastingen is verantwoordelijk voor de primaire registratie en mutatie van de vastgestelde begroting en de daarmee samenhangende dossiervorming. 2. De afdeling Financiën en Belastingen is tevens verantwoordelijk voor de registratie van begrotingswijzigingen en de daarmee samenhangende dossiervorming. 3. Onverlet genoemde verantwoordelijkheden met betrekking tot de juiste, tijdige en volledige verwerking van de begrotingsmutaties is de budgethouder c.q. budgetbeheerder gehouden de hem toegewezen budgetten te controleren op volledigheid en juistheid van verwerking. Artikel 21 1. De afdeling Financiën en Belastingen is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige verwerking van werkelijke gegevens (debiteuren, crediteuren en overige mutaties) en de daarmee samenhangende dossiervorming. Hiertoe treft de afdeling toereikende ( interne controle) maatregelen. 2. Onverlet genoemde verantwoordelijkheden met betrekking tot de juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke mutaties is de budgethouder / budgetbeheerder gehouden de hem aangeboden bescheiden te controleren op juistheid (levering van goederen en/of diensten, bestelbon,contract en/of offerte en vervolgens te accorderen door middel van een paraaf c.q. handtekening) en te voorzien van de juiste coderingen. Artikel 22 De budgethouders c.q. budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige registratie van de voorgeregistreerde facturen betreffende inkomsten en uitgaven en de daarmee samen hangende dossiervorming, voor zover het de hun toegekende budgetten betreft.
9. Interne controle op naleving van de regeling Artikel 23 1. De afdeling Financiën en Belastingen voert de interne controle uit op naleving van alle facetten van de regeling en nader vastgestelde richtlijnen. 2. De bevindingen van de interne controle worden samengevat in een rapportage. Deze rapportage wordt door het afdelingshoofd Financiën en Belastingen in eerste aanleg besproken met de betrokken budgethouders en budgetbeheerders. Onder toevoeging van mogelijke opmerkingen van de budgethouders wordt de rapportage overgedragen en in behandeling genomen door het management team. 10. Slotbepalingen Artikel 24 Beroep op eventuele onvolledigheid van de regeling of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitvoering van deze regeling behoort te geschieden. Artikel 25 Burgemeester en wethouders kunnen te allen tijde nadere regels en voorschriften vaststellen aangaande de aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders, het toekennen van budgetten en de wijze waarop uit voering dient te worden gegeven aan deze regeling. Artikel 26 Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2007