Prijsstelling GBT-dienstverlening Havenbedrijf 21 augustus 2014 Gemeentelijk Belastingkantoor Twente
Hoofdstuk: Inleiding 0. INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding... 3 1.1 Visie... 3 1.2 Missie... 4 1.3 Kernwaarden van het GBT... 4 1.4 Onze Ambitie... 4 2. Prijsstelling... 5 2.1 Jaarlijkse kosten... 5 2.2 Eenmalige kosten... 6 2.3 Randvoorwaarden prijsstelling... 6 3. Kwaliteit... 7 3.1 ISO-certificering... 7 3.2 Andere methodieken... 8 4. Overige afspraken... 8 4.1 Opbrengsten en Afdracht belastingontvangsten... 9 4.2 Het harmoniseren van verordeningen in combinatie met vrijheid van beleid... 9 2
Hoofdstuk: Inleiding 1. INLEIDING Het havenbedrijf (in oprichting) kan voor de uitvoering van de heffing en invordering van havengelden een beroep doen op de dienstverlening van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (verder te noemen GBT). Het GBT heeft vijf jaar ervaring in het uitvoeren van deze processen. Daarnaast heeft het GBT expertise opgebouwd met betrekking tot verschillende producten op het gebied van vastgoed, financiën en belastingen. Eveneens heeft zij, als organisatie ontstaan uit de afdelingen belastingen van haar deelnemers, ervaring met het opstarten van een samenwerking tussen onderdelen van verschillende gemeenten en het opzetten van een eigen bedrijfsvoering. Vanuit dit perspectief is het GBT een waardevolle bron van informatie voor het op te richten havenbedrijf. Naast de heffing en inning van havengelden kan het GBT ook overige werkzaamheden uitvoeren voor het havenbedrijf, zoals: - Het uitvoeren van de Planning en Control cyclus: het opstellen van de begroting, managementrapportages, bestuursrapportages en de jaarstukken; - Het uitvoeren van administratieve taken, zoals scheepsregistratie. Deze offerte is gebaseerd op de intentie van het Havenbedrijf i.o. en het GBT om te komen tot een duurzame en brede samenwerking. Deze offerte dient dan ook gezien te worden als een eerste stap om te komen tot een succesvol partnerschap op diverse terreinen. Het document is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1 gaat in op onze visie en missie; Hoofdstuk 2 geeft inzicht in onze prijsstelling; Hoofdstuk 3 gaat in op diverse kwaliteitsaspecten; Hoofdstuk 4 geeft inzicht in de overige afspraken waarmee het havenbedrijf wordt ontzorgd. 1.1 VISIE Het GBT heeft de volgende Visie: Als modern Twentse overheidsorganisatie voeren we voor overheden taken uit op het gebied van vastgoed, financiën en belastingen. We ontzorgen onze partners door deskundigheid in te brengen en beheertaken over te nemen. Op deze manier worden overheden in de gelegenheid gesteld om zich te richten op de ontwikkelingen van de Twentse samenleving. De visie van het GBT was tot op heden steeds gericht op een beheerste groei met nieuwe toetreders. Momenteel staat het belastingproces nog steeds centraal maar wil het GBT haar partners ook op andere werkterreinen ontzorgen. We hebben gekozen voor die werkvelden waar we daadwerkelijk toegevoegde waarde kunnen bieden. Vandaar dat we ons richten op administratieve- en beheertaken op het gebied van Financiën en Vastgoed. Een belangrijk uitgangspunt hier is en blijft de excellente uitvoering van processen. De diensten die het GBT voor het havenbedrijf kan uitvoeren, sluiten hier naadloos op aan. Een ander onderdeel van de visie is dat we (meer dan voorheen) ons willen opwerpen als partner. We hebben de deskundigheid in huis om een bijdrage te leveren aan de doelen van onze opdrachtgevers. Partnerschap kunnen we invullen door het bieden van maatwerk. 3
Hoofdstuk: Inleiding 1.2 MISSIE Ons doel is duidelijk in onze visie verwoord. Onze doelen kunnen we alleen bereiken als we als organisatie staan voor onze kwaliteiten. Deze kwaliteiten hebben we verwoord in de volgende missie: Het GBT is een innovatief, modern overheidsbedrijf binnen Twente. Het GBT staat borg voor kwaliteit en realiseert in haar dienstverlening efficiencyvoordelen voor haar partners. Dit doet zij door een continue focus op digitalisering, deskundigheid en procesverbetering bij zichzelf en bij de afnemende organisaties. Het GBT zoekt continu naar manieren om haar toegevoegde waarde voor de deelnemende gemeenten te vergroten. Daarnaast wil het GBT deze rol ook vervullen richting overheden die (nog) niet zijn toegetreden. Het GBT heeft, door het werkveld waarin zij actief is en ontwikkeling, die zij als organisatie heeft doorgemaakt, veel waardevolle informatie tot haar beschikking. Deze informatie kan het GBT verder verrijken en ter beschikking stellen aan de opdrachtgevers. 1.3 KERNWAARDEN VAN HET GBT Kernwaarden laten naar buiten toe zien waar je als organisatie voor staat. Het zijn waarden waarop je aangesproken kunt worden. Als organisatie dragen we de volgende kernwaarden uit. Deskundig Ondernemend Slagvaardig Het GBT is een deskundige gesprekspartner. Waar nodig zal het GBT adviseren over de effecten van specifieke beleidsaspecten. Ook in de uitvoering van beleid vervult het GBT een signalerende rol. Het GBT heeft oog voor nieuwe kansen en mogelijkheden. De medewerkers van het GBT zijn creatief en proactief. Als innovatief overheidsbedrijf treden wij buiten de gebaande paden om onze klanten van dienst te zijn. Het GBT is een slagvaardig overheidsbedrijf dat in staat is om snel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. We organiseren onze dienstverlening op een efficiënte en effectieve manier waardoor onze partnergemeenten direct profijt ondervinden van de samenwerking. 1.4 ONZE AMBITIE Het GBT heeft de afgelopen jaren laten zien dat door samenwerking winst behaald kan worden op de drie K s (kwaliteit, kosten en kwetsbaarheid). De laatste tijd wordt er steeds meer gesproken over een vierde K, namelijk die van Kansen. Het GBT ziet mogelijkheden om zich als samenwerkingsplatform verder te profileren. Als staande organisatie vormen we een serieus alternatief voor nieuwe samenwerkingsvormen. Het bovenstaande betekent dat we dichter bij onze partners willen gaan staan. We willen de scheidslijn tussen onze organisatie en die van gemeenten verminderen door op locatie ondersteuning te bieden. Op die manier leveren we direct zichtbaar meerwaarde aan onze klanten. 4
Hoofdstuk: Prijsstelling 2. PRIJSSTELLING In dit hoofdstuk worden de kosten weergegeven, die zolang het Havenbedrijf geen zelfstandige entiteit is, in rekening worden gebracht bij de vijf gemeenten. In onderdeel 2.3 worden alle randvoorwaarden met betrekking tot de prijsstelling benoemd. Om deze offerte op te kunnen stellen is van de volgende uitgangspunten c.q. aannames uit gegaan: 1. De kengetallen over 2013, zoals deze bij het GBT beschikbaar zijn van de gemeenten Almelo, Enschede en Hengelo; 2. Er is geen rekening gehouden met frictie-, desintegratie- of achterblijvende kosten van de gemeenten; 3. Vooralsnog is er sprake van vijf entiteiten. 2.1 JAARLIJKSE KOSTEN Het Havenbedrijf heeft aangegeven voor een drietal producten een prijsstelling te willen ontvangen. Deze producten zijn: - Fiscaal juridische ondersteuning, zowel met betrekking tot het opstellen van de verordening Haven-, kade- en opslaggelden, alsmede advisering in algemene zin (zie ook onderdeel 4.2); - Het heffen en innen van havengelden vanaf 1 januari 2015; - Het opstellen van een maandelijkse rapportage, waarin per haven/gemeente het volgende wordt weergegeven: o Opbrengsten havengelden (opgelegde aanslagen en toegekende verminderingen); o Oninbare posten; o Debiteurenverloop openstaande posten. De jaarlijkse kosten worden als volgt gespecificeerd: Omschrijving Fiscaal juridische ondersteuning Tarief 300,00 per gemeente per jaar Heffen en innen van havengelden 9,80 per aanslagregel 1 Maandelijkse rapportage Jaarlijkse onderhoudskosten belastingapplicatie 700,00 per jaar 3.750 per jaar De volgende werkzaamheden en kosten met betrekking tot de heffing en inning van havengelden zijn in bovengenoemde prijsstelling meegenomen: - Verwerken aangeleverde lijsten met op te leggen aanslagen in de belastingapplicatie; - Opleggen aanslagbiljet inclusief uitprinten en verzending van het aanslagbiljet; - Aanlevering journaalposten aan de gemeente; - Verwerken belastingontvangsten naar aanleiding van de verzonden aanslagbiljetten; - Uitvoeren invorderingsproces bij het uitblijven van een betaling; 1 Onder aanslagregel wordt verstaan: iedere afzonderlijke regel (omschrijving met bijbehorende tarief) die op een aanslagbiljet wordt geprint, waarmee een afzonderlijk belastbaar feit wordt geheven van belastingplichtige. Voorbeeld: wanneer via één aanslagbiljet het bezoek aan de haven op de 5 e en de 20 e van de maand wordt geheven, zullen er 2 regels op het biljet geprint worden en wordt er voor 2 regels betaald. 5
Hoofdstuk: Prijsstelling - Opstellen voorstel tot oninbaar verklaringen, welke door de gemeenten geakkoordeerd moet worden. Na akkoord worden de aanslagbiljetten oninbaar verklaard; - Afhandeling bezwaar- en beroepschriften (NB: het havenbedrijf heeft een adviserende rol binnen dit proces als aanleverende instantie van de op te leggen aanslaggegevens); - Actueel houden subjectgegevens in belastingapplicatie. 2.2 EENMALIGE KOSTEN De overgang van heffen en invordering brengt eenmalige kosten met zich mee. De volgende kosten zullen eenmalig in rekening gebracht worden: Omschrijving Bedrag Licentiekosten 12.500 Inrichting belastingapplicatie 5.500 2.3 RANDVOORWAARDEN PRIJSSTELLING De volgende randvoorwaarden zijn op de prijsstelling van toepassing: - Het tarief voor fiscaal juridische ondersteuning is gebaseerd op geharmoniseerde verordeningen voor alle partijen, die deelnemen aan het havenbedrijf. Onder geharmoniseerde verordeningen wordt verstaan: een identieke opbouw voor wat betreft artikelen en leden; - De aanlevering van op te leggen aanslagen gebeurt via een door het GBT vastgesteld excelformat. Dit format wordt volledig ingevuld aangeleverd (onder andere correcte NAWgegevens, BSN- of KVK-nummer, naam en nummer schip, havens die worden aangedaan met vermelding van af te leveren c.q. op te halen hoeveelheid lading per bezochte haven). Voor het verwerken van onvolledige lijsten, dan wel gegevensaanlevering buiten het format om, wordt meerwerk in rekening gebracht conform de voor dat jaar geldende uurtarieven; - Eén keer per maand met dagtekening de laatste dag van de maand worden aanslagen havengelden verstuurd; - De rapportage over de realisatie van de havengelden wordt 11 keer per jaar opgesteld. De rapportage wordt uiterlijk de 10 e werkdag van de maand verstuurd. De eerste rapportage van het jaar wordt in maart verstuurd over de periode tot en met februari, daarna wordt de rapportage maandelijks verstuurd; - Per kwartaal wordt een voorschotfactuur gestuurd op basis van een inschatting van het aantal aanslagregels. Jaarlijks vindt achteraf een afrekening plaats op basis van het werkelijke aantal aanslagregels. - De genoemde tarieven zijn geldig wanneer de verhouding tussen het aantal aanslagregels en aanslagbiljetten tussen 1,5:1 en 1,2:1 blijft liggen. Komt de verhouding boven of onder deze bandbreedte, behoudt het GBT zich het recht voor de tarieven opnieuw te berekenen voor het komende jaar op basis van de beschikbare kengetallen. Uiterlijk 31 januari van het jaar waarin de diensten worden afgenomen worden de tarieven opnieuw vastgesteld door het GBT en aan het havenbedrijf kenbaar gemaakt; - De genoemde tarieven worden gehanteerd wanneer de gemeenten Almelo, Hengelo, Enschede, Lochem en Hof van Twente de heffing en inning van havengelden aan het GBT overdragen; 6
Hoofdstuk: Kwaliteit - In de eerste maand van het kwartaal wordt de factuur voor het desbetreffende kwartaal verstuurd. Voor de gemeenten die per 1 januari van het desbetreffende jaar deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GR GBT) vallen de werkzaamheden onder de GR van het GBT en zullen de werkzaamheden gefactureerd worden zonder BTW. Voor de gemeenten, die per 1 januari niet onder de GR GBT vallen, zullen de werkzaamheden op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden uitgevoerd en gefactureerd worden als belaste dienst, vallend onder het hoge BTW-tarief; - De gemeenten, die niet deelnemen aan de GR GBT zullen de directeur van het GBT aan moeten wijzen als heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar voor de havengelden; - Het GBT past de in december 2013 door het Algemeen Bestuur vastgestelde inkoopvoorwaarden toe op de diensten, niet vallende onder de GR GBT; - De dienstverlening wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar, met jaarlijks stilzwijgende verlenging voor de periode van 1 jaar. Indien het havenbedrijf na de eerste periode van 3 jaar besluit de dienstverlening van het GBT te beëindigen, dient zij dit minimaal 1 jaar voor einde van de contractperiode aan te geven. 3. KWALITEIT Hoog in het vaandel van het GBT staat kwaliteit van gegevens. Daarvoor kent het GBT een aantal producten: 3.1 ISO-CERTIFICERING Het GBT heeft sinds 1 juli 2012 het ISO- certificaat behaald voor haar managementsysteem. Een managementsysteem is een raamwerk van processen en procedures dat het GBT nodig heeft om haar taken juist, rechtmatig en tijdig te kunnen uitvoeren. Deze certificering wil zeggen dat het managementsysteem van het GBT volgens de kwaliteitsnormen beschreven is en dat men ook volgens deze beschreven processen en procedures werkt. Met andere woorden: het GBT zegt wat ze doet en doet wat ze zegt. Dat houdt in dat iedereen binnen het GBT op dezelfde wijze werkzaamheden voor de deelnemende gemeente uitvoert. Door het regelmatig toetsen van de processen en procedures wil het GBT efficiënter werken. Dit zal leiden tot een kostenbesparing, zonder dat de kwaliteit minder wordt. Sterker nog, het doel van het GBT om te werken volgens de ISO-normen is om de huidige kwaliteit continu (daar waar mogelijk) te blijven verbeteren. Het behalen van het ISO-certificaat betekent niet dat het GBT een afwachtende houding kan innemen. Het certificaat heeft een geldigheidsduur van drie jaar. In de twee jaar na certificatie vindt (minimaal) jaarlijks een externe vervolgaudit plaats, waarin de functionaliteit, effectiviteit en prestaties van de bedrijfsprocessen worden onderzocht. Naast deze externe audit worden intern alle beschreven processen in de loop van de drie jaar minimaal één keer geaudit en daar waar nodig verbeterd. Ruim voor het vervallen van het certificaat wordt een externe hercertificering uitgevoerd, 7
Hoofdstuk: Overige afspraken waarna we weer voor drie jaar gecertificeerd worden (mits we uiteraard blijven voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen). Naast deze externe en interne audits worden alle processen ook nog eens een keer per jaar actueel verklaard (al dan niet na aanpassing). Op dit moment heeft het GBT al meer dan 100 processen beschreven. 3.2 ANDERE METHODIEKEN Naast de ISO- certificering kent het GBT nog een aantal andere methodieken om de kwaliteit te waarborgen: De RICK- rapportage o RICK- rapportage staat voor Rechtmatigheid, Interne Controle en Kwaliteit. Deze rapportage wordt ieder kwartaal opgesteld; Interne Controles o Het GBT voert interne controles (IC) uit op zowel haar bedrijfsvoeringsprocessen als op alle belastingprocessen. De deelnemende gemeenten kunnen inzicht krijgen in de uitgevoerde IC. Het Interne Controleplan is de leidraad voor het GBT om te waarborgen dat handelingen voortvloeiend uit de bedrijfsvoeringsprocessen juist en door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. De interne controle richt zich voornamelijk op de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid. In de processen zijn interne controles ingebouwd en door de geautomatiseerde systemen is een betrouwbare verwerking gewaarborgd. De interne controle sluit aan bij de door de afdelingen zelf uitgevoerde controles, de interne controles die zijn ingebed in de processen. Door de kwaliteitsmedewerkers wordt gecontroleerd of die controles adequaat zijn uitgevoerd. Daarnaast voeren zij een beperkte autonome controle uit op de meest cruciale processen. De uitkomsten van de interne controles worden dan vastgelegd in de RICK-rapportage. Eerst wordt in hoofdlijnen een overzicht gegeven van de interne controles zoals die door de afdelingen zelf uitgevoerd worden conform de administratieve organisatie. Vervolgens worden de autonome controles uitgelicht die door de kwaliteitsmedewerkers bij de afdelingen in opdracht van de Staf zijn uitgevoerd. De rapportage wordt afgesloten met een overzicht van de actiepunten. Het GBT vindt het belangrijk om te bepalen hoe hoog haar dienstverlening wordt gewaardeerd. Daarvoor worden heel gericht specifieke doelgroepen benaderd. Het GBT kent al een aantal jaren het medewerkers- en klanttevredenheidonderzoek. Het GBT laat ook externe audits uitvoeren op haar infrastructuur en back-office applicaties. Eind 2013 heeft het GBT glansrijk de DigiD-audit doorstaan. 4. OVERIGE AFSPRAKEN Op het gebied van afdrachten van binnengekomen belastinggelden, overgang van personeel, overleggen met frontoffice en harmoniseren van de verordeningen moeten maatwerkafspraken gemaakt worden. In dit hoofdstuk wordt geschetst hoe onze werkwijze is. 8
Hoofdstuk: Overige afspraken 4.1 OPBRENGSTEN EN AFDRACHT BELASTINGONTVANGSTEN Aanslagen worden namens de gemeente door het GBT opgelegd en geïnd. Daarvan rapporteren wij de gemeente op volgende wijze: Wekelijks worden de opbrengsten via een journaalpost aangeleverd, zodat deze ingelezen kunnen worden in het financiële pakket van de gemeente; Dagelijks verwerkt het GBT de belastingontvangsten, die op de eigen bankrekening van het GBT binnenkomen. Alle ontvangsten van de deelnemende gemeenten komen op dit nummer binnen; Eens per maand worden de ontvangsten overgeboekt naar de rekening van de afzonderlijke gemeenten; Uiteraard wordt het GBT, net als de afzonderlijke gemeenten, twee keer per jaar gecontroleerd door de accountant. De accountant controleert of de verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties juist, volledig en rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook wordt gecontroleerd of deze in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving. De vastgestelde jaarstukken en begrotingen van het GBT zijn op de website www.gbtwente.nl te vinden. 4.2 HET HARMONISEREN VAN VERORDENINGEN IN COMBINATIE MET VRIJHEID VAN BELEID De ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en de jurisprudentie worden op de voet gevolgd en stelt het GBT in staat proactief mee te denken en te adviseren in de fiscaaljuridische beleidsvoorbereiding. Het GBT stelt het B&W advies en conceptraadsvoorstel voor de jaarlijkse vaststelling van belastingtarieven op en levert conceptverordeningen aan voor bestuurlijke behandeling. Ook voor de havengeldverordeningen kan het GBT deze adviserende rol uitvoeren. Voor een efficiënte bedrijfsvoering is het noodzakelijk dat de werkzaamheden procesmatig worden uitgevoerd. Daarom zijn alle verordeningen van de deelnemende gemeenten geharmoniseerd. Uiteraard blijft de vaststelling van het beleid voorbehouden aan de gemeenteraad van de individuele gemeente. De harmonisatie richt zich op de inrichting van de belastingverordening. Dit zorgt ervoor dat vooral de bepalingen over belastingplicht, belastingtijdvak, aanvang en einde belastingplicht en betalingstermijnen (automatische incasso) bij alle deelnemers bij voorkeur gelijkluidend zijn. Uiteraard kunnen er verschillen blijven bestaan in heffingsmaatstaven en tarieven, want dit is de beleidsvrijheid van elke deelnemer, maar inmiddels is al besloten dat deze voor alle vijf de gemeenten gelijk zijn. De directeur van het GBT is op grond van de gemeenschappelijke regeling door het dagelijks bestuur aangewezen als heffings- en invorderingsambtenaar. Voor wat betreft het havenbedrijf is dit via de GR GBT geregeld voor de gemeenten Almelo, Enschede en Hengelo. De gemeenten, die niet deelnemen aan de GR GBT, zoals de gemeenten Hof van Twente en Lochem, zullen de directeur van het GBT aan moeten wijzen als heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar voor de havengelden. Naast de aanwijzing van de heffings- en invorderingsambtenaar stelt het dagelijks bestuur ook de Uitvoeringsregeling gemeentelijke belastingen en de Leidraad Invordering vast. De directeur van het GBT mandateert een deel van zijn bevoegdheden aan medewerkers van het GBT, stelt de beleidsregels voor het aanwijzen van een belastingplichtige, eventuele vergoeding van proceskosten en ambtshalve vermindering vast en ook een Incassoreglement. 9