1/13 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 08/2016 van 17 maart 2016 Betreft: aanvraag van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij ( OVAM ) voor de verwerking van bepaalde gegevens van het kadaster die in gegevensbanken van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie ( AAPD ) zijn opgeslagen met het oog op een correcte en kwaliteitsvolle invulling van de opgelegde taken in het kader van het bodemdecreet en het beheer van het grondeninformatieregister (GIR) (AF-MA-2015-106) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van OVAM ontvangen op 04/01/2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 22/02/2016; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 17/03/2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging FO 08 /2016-2/13 Beslist op 17 maart 2016, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Op 4 januari 2016 ontving het Comité een machtigingsaanvraag van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij ( OVAM, hierna de aanvrager ) voor de verwerking van bepaalde gegevens van het kadaster die in gegevensbanken van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie ( AAPD ) zijn opgeslagen met het oog op een correcte en kwaliteitsvolle invulling van de opgelegde taken in het kader van het decreet van 27 oktober 2006 1 (hierna het bodemdecreet ) en het besluit van 14 december 2007 2 (hierna VLAREBO-besluit ). Het dossier werd op verzoek van het Comité aangevuld met bijkomende informatie. 2. De aanvrager werd belast met de volgende taken en verplichtingen in het kader van het bodemdecreet: 2. 1. Het grondeninformatieregister (GIR) te beheren (artikelen 13 en 22, van het VLAREBO-besluit). Een grondperceel wordt opgenomen in het GIR indien er relevante gegevens met betrekking tot de bodemkwaliteit beschikbaar zijn. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van onderzoeksrapporten, politiediensten, milieuambtenaren, Dit houdt in dat, bij de opname van een grond in het GIR, de aanvrager vervolgens de eigenaar, de exploitant en de gebruiker dient te verwittigen. De aanvrager doet dit door middel van het afleveren van een bodemattest. De basis voor het afleveren van het bodemattest is het kadastraal perceel. 2. 2. De saneringsplicht vast te leggen (artikelen 11 en 22 bodemdecreet). Dit zowel bij historische als bij nieuwe verontreiniging. Het is van het grootste belang dat hiervoor de juiste personen worden aangeschreven omdat dit zowel juridische als financiële gevolgen heeft. 2. 3. De conformiteitsattesten van de bodemsaneringsprojecten over te maken aan de titularissen van zakelijke rechten en de gebruikers (artikelen 5 2 en 50 1 en 2 van het bodemdecreet). 3. Om deze opdrachten te kunnen vervullen is het noodzakelijk voor de aanvrager om over de gevraagde gegevens te beschikken (zie verder onder randnummer 20). 1 Decreet van 27 oktober 2006 betreffende de bodemsanering en de bodembescherming - zie: http://codex.vlaanderen.be/portals/codex/documenten/1015384.html 2 Besluit van de Vlaamse Regering van 14 december 2007 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de bodemsanering en de bodembescherming (Vlarebo zie: http://codex.vlaanderen.be/portals/codex/documenten/1016744.html
Beraadslaging FO 08 /2016-3/13 II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG 4. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 5. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl.Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 6. De aanvrager wenst een elektronische toegang tot en mededeling van persoonsgegevens die bij een federale overheidsdienst zijn opgeslagen, met name bij de AAPD die deel uitmaakt van de FOD Financiën. Het Comité is derhalve bevoegd. B. BEVOEGDHEID 7. Het Comité is niet bevoegd voor de gegevens betreffende rechtspersonen die geen persoonsgegevens zijn. Aangezien in de definitie van persoonsgegevens slechts naar natuurlijke personen wordt verwezen 3, valt informatie betreffende rechtspersonen in beginsel niet onder de machtigingsvereiste van artikel 36bis WVP. 8. Het deel van de gegevens die betrekking heeft op rechtspersonen (deel van de houders van de zakelijke rechten) zal niet altijd persoonsgegevens zijn in de zin van de artikelen 1 en 36bis van de WVP. Dit is uitzonderlijk toch het geval als deze gegevens direct betrekking hebben op een specifieke natuurlijke persoon (bvb NV Jan Peeters of éénpersoons-bvba s). C. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 3 Zie in deze pagina 24 van de Opinie van de groep 29 van 20 juni 2007 over het begrip persoonsgegevens, gepubliceerd op http://ec.europa.eu/justice/policies/privacy/docs/wpdocs/2007/wp136_nl.pdf
Beraadslaging FO 08 /2016-4/13 9. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 1. Doelstellingen in hoofde van de aanvrager 10. De aanvrager wijst op de opdrachten die hij krachtens de in randnummer 2 vermelde reglementering dient uit te voeren. 11. Gelet op voormelde opdrachten wenst de aanvrager toegang tot de hierna vermelde gegevens die bij de AAPD worden opgeslagen. 12. In het licht van hiervoor omschreven taken van de aanvrager, is het Comité van oordeel dat de geplande gegevensverwerkingen met het oog op welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden. Het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens ook enkel voor deze doeleinden mogen gebruikt worden. 13. Gelet op artikel 5, c), WVP en op de hierboven geciteerde artikelen van voormelde Decreten zijn de doeleinden van de door de aanvrager beoogde verwerkingen van gegevens die bij de AAPD worden bewaard, ook toelaatbaar. 14. Tot slot dient in deze context te worden geanalyseerd of de doeleinden van de door de aanvrager geplande verwerkingen verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD (met name door de Registratie) zijn verwerkt. Conform artikel 4, 1, 2 WVP dient bij de beoordeling van deze verenigbaarheid rekening te worden gehouden met alle relevante factoren, waaronder de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 15. De aanvrager wijst op de fiscale doelstelling van het kadaster en de documentaire doelstelling van het kadaster. Deze doelstellingen blijken enerzijds uit de artikelen 471, 472 en volgende van het Wetboek van Inkomstenbelastingen, en uit artikel 504 van hetzelfde wetboek anderzijds. De administratie Rechtszekerheid van de AAPD staat in voor de taken van het bijhouden van documentatie, omwille van de rechtszekerheid, met het oog op: - de heffing en de inning van de registratierechten en de successierechten 4, evenals van de hypotheek- en griffierechten en de diverse rechten en taksen; 4 Sinds 1 januari 2015 staat het Vlaamse Gewest zelf in voor de heffing en de inning van bepaalde registratierechten en de successierechten. Het betreft de registratie- en successierechten zoals deze zijn omschreven in art. 3, 1 ste lid, 4 en 6 tot en met 8 van de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten.
Beraadslaging FO 08 /2016-5/13 - de onroerende hypothecaire publiciteit van de akten van de openbare ambtenaren; - het bijwerken van de patrimoniumdocumentatie. 16. Het Comité stelt ter zake vast dat artikel 504 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen het volgende bepaalt: "De administratie van het kadaster 5 staat in voor het bewaren en het bijhouden van de kadastrale bescheiden volgens de regelen die de Koning bepaalt. Enkel de administratie van het kadaster is ertoe gemachtigd, volgens de regels en de tarieven bepaald door de Koning, uittreksels of afschriften van de kadastrale bescheiden te vervaardigen en uit te reiken". 17. De uitgebreide documentatie waarover de administratie rechtszekerheid van de AAPD beschikt wordt aangelegd door de zogenaamde manutentiewerken. Oorspronkelijk gebeurde dit voornamelijk via de aanleg van de papieren losse rekeningen (alfabetisch repertorium der belanghebbenden). Deze inlichtingen werden ook gestaag geautomatiseerd en opgenomen in verschillende databanken. In de documentatie worden gegevens bewaard omtrent de juridische toestand van de onroerende goederen die nodig zijn om de titels van eigendom af te leveren zoals deze blijken uit de geregistreerde akten en de aangiften van nalatenschap. Deze documentatie is een rijke bron van inlichtingen waaruit ook gegevens kunnen geput worden door andere administraties of instanties indien zij deze nodig hebben voor de uitvoering van hun reglementaire en wettelijke opdrachten. De documentatie van de AAPD Rechtszekerheid is echter niet openbaar en kan door derden in principe niet geraadpleegd worden, behoudens de gevallen die door de (grond)wetgever werden voorzien in het kader van de toegang tot bestuursdocumenten. 18. Gelet op het hierboven aangehaalde regelgevend kader, en gelet op de in randnummer 2 geschetste opdrachten van de aanvrager, is het Comité van oordeel dat onderhavige verwerkingen door de aanvrager niet onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke verwerking 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 19. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 5 Opmerking: de administratie van het kadaster maakt deel uit van de AAPD.
Beraadslaging FO 08 /2016-6/13 20. De aanvrager verzoekt om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot bepaalde informatie die door de AAPD wordt bijgehouden. Concreet betreft het de volgende gegevens: a. De Identificatie van de / het kadastra(a)l(e) perce(e)l(en) De identificatie zoals gekend bij de AAPD en gevormd door de opeenvolging van volgende gegevens: de kadastrale afdeling de sectie het grondnummer het bisnummer de letter-exponent het cijfer-exponent, en het partitienummer b. De identificatie van de Eigenaar 6 aan de hand van het nummer van het Rijksregister en het KBO-nummer c. De zakelijke rechten van de eigenaar, met inbegrip van het type van het zakelijk recht; het proportioneel aandeel van de eigenaar in dat recht. d. De oppervlakte van het kadastraal perceel zoals opgenomen in de kadastrale legger en uitgedrukt in een oppervlakte maat; e. De Geografische ligging van het perceel. Dit is de situering van perceel overeenkomstig het liggingsadres en de Grafische voorstelling 7 op basis van het kadastraal plan.wat het liggingsadres betreft is dit de Nis code voor de gemeente het postnummer de gemeentenaam straatnaam huisnummer 8. Bij onbebouwde percelen is dat de lokale plaatsnaam 9 f. De Datum van de constellatie 10. Dit is de datum waarop de voorgaande gevraagde gegevens - die in hun onderlinge relatie op zich een constellatie uitmaken - van toepassing zijn. g. De Datum / data van de wijziging(en) van de constellatie. 6 Met eigenaar wordt de houder van de zakelijke rechten op een specifiek kadastraal perceel of ermee verbonden onroerend goed bedoeld 7 Het betreft kadastrale schetsen die de opeenvolgende wijzigingen van omvang, situering van het perceel of de ermee verbonden onroerende goederen bevatten. Er wordt telkens een tekening van de situatie vóór en een tekening nà een wijziging van een perceel opgemaakt. Het is het geheel van deze tekeningen (met eventueel een uitvergroting van de wijziging) dat beduid wordt met de term schets. 8 Het betreft hier een nummer zoals door de AAPD is aangeduid; dit komt niet noodzakelijk overeen met het politienummer in gebruik door de gemeente of de postdiensten : het AAPD Huisnummer heeft een vast aantal posities (1234/1234A) waarvan enkel het nummer ingevuld wordt en rest wordt opgevuld met blanco s. 9 Het betreft een meestal historische benaming die lokaal gegeven werd aan een perceel, of een aaneensluiting van percelen die als geheel herkenbaar zijn, en als zodanig benoemd en erkend is geworden. 10 (patrimonium) constellatie: Dit is de relatie die bestaat tussen: een goed, één of meerdere (rechts) personen die in een rechtsverhouding staan waarin dat goed betrokken is, het/ de recht(en) de verhouding / aandeel in dat recht tijdens een tijdsperiode
Beraadslaging FO 08 /2016-7/13 21. Wat het gegevens onder a betreft van randnummer 20 stelt de aanvrager dat een specifiek perceel wordt geïdentificeerd aan de hand van de voormelde gegevens die betrekking hebben op de structuur van indeling van het kadaster van het grondgebied. Teneinde de accuratesse bij de uitwisseling van patrimonium gegevens te verhogen werd door de AAPD een unieke sleutel ter identificatie van een perceel vastgelegd. Elk van de bovenvermelde gegevens krijgt een code bestaande uit een vast aantal posities. De aaneensluiting van deze structuurgegevens van het kadastraal perceel vormen een alfanumerieke string genaamd CaPaKey 11 (dit staat voor Cadastral Parcel Key). De CaPakey wordt als dusdanig als sleutel gebruikt voor de connectie van verschillende bestanden. 12 Aan de CaPakey kan een bijkomende code, nl het partitienummer toegevoegd worden. Gebruik van het Rijksregisternummer 22. Wat het gegeven onder punt b. betreft van randnummer 20 merkt het Comité op dat de aanvrager eerder werd gemachtigd om het nummer van het Rijksregister te gebruiken onder de beraadslaging RR nr. 24/2015 van 22 april 2015 met het oog op een correcte en kwaliteitsvolle invulling van de opgelegde taken in het kader van het bodemdecreet. 23. Het Comité stelt vast dat de aanvrager onder voormelde beraadslaging nog niet gemachtigd is het Rijksregisternummer te gebruiken voor alle in randnummer 2.1. vermelde doeleinden. (Het beheren van het grondeninformatieregister (GIR) op grond van de artikelen 13 en 22, van het VLAREBO-besluit). 24. Krachtens artikel 5 van de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, is het Comité bevoegd om het gebruik van het Rijksregisternummer te machtigen. Dit artikel bepaalt immers "De toezichthouder staat toe dat het Rijksregisternummer wordt gebruikt telkens als over een gegevensstroom of verwerking van persoonsgegevens wordt beslist. Deze 11 Deze alfanumerische code bestaande uit 17 karakters, is een concatenatie van: NIS-code van de kadastrale afdeling : cijfer (5 posities) Kadastrale sectie: hoofdletter (1 positie Grondnummer: cijfer (4 posities) Bisnummer: separator /, gevolgd door 2 cijfers (3 posities) Letterexponent: _ (indien geen letterexponent) of hoofdletter (1 positie) Cijferexponent: cijfer (3 posities) Alle cijferonderdelen worden rechts gealigneerd en vooraan eventueel opgevuld met nullen. 12 Het betreft de identificatie van het kadastraal perceel op basis van de opdeling van het Belgisch grondgebied zoals voorgeschreven door het reglement voor de bewaring van het kadaster (KB 26 juli 1877 B.S. 18 augustus 1877 en zijn diverse wijzigingen). Deze kadastrale identificatie kan weergegeven worden door een unieke gecodeerde versie (kadastrale afdeling sectie grondnummer bisnummer letterexponent cijferexponent) waaraan een bijkomende code (partitienummer) kan worden toegevoegd die een nadere identificatie van de met het kadastraal perceel verbonden goederen toelaat.
Beraadslaging FO 08 /2016-8/13 beslissing geldt als machtiging in uitvoering van artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen" 13. 25. Overeenkomstig artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen 14 (hierna WRR ) kan de machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken worden verleend "aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. De aanvrager is belast met taken van algemeen belang, hiervoor vermeld in randnummer 2. De aanvrager komt bijgevolg krachtens artikel 8 van de WRR in aanmerking om het Rijksregisternummer te gebruiken. 26. Het Rijksregisternummer, dat een uniek nummer is, laat in combinatie met de naam, voornaam en woonplaats toe een persoon met grote nauwkeurigheid te identificeren. Verwarring of misverstanden die zich kunnen voordoen ingevolge homonymie of schrijffouten in de naam worden aldus vermeden. Gelet op de beoogde doeleinden en de gevolgen die dit mogelijk kan hebben voor de betrokkene, is het belangrijk dat er met betrekking tot de identiteit van de persoon niet de minste fout wordt begaan. 27. Bijgevolg machtigt het Comité de aanvrager om voor de in randnummer 2.1 vermelde doeleinden het Rijksregisternummer te gebruiken, gezien de aanvrager hiertoe niet eerder werd gemachtigd onder de beraadslaging vermeld in randnummer 22. 28. Het gegeven onder punt c. van randnummer 20 geeft de rechten weer die de respectievelijke eigenaars hebben op de eigendom. Dit maakt duidelijk wie welk recht heeft en hieruit kan afgeleid worden op wie een eventuele saneringsplicht zal rusten. 13 Artikel 3, 6 definieert als "toezichthouder": "de publiekrechtelijke instelling bedoeld in artikel 28 van de Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en in artikel 8.3 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie van 12 december 2007, die thans bestaat uit de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, ingesteld door artikel 23 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, alsook uit de sectorale comités ingesteld door artikel 31bis van dezelfde wet van 8 december 1992, de Vlaamse toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, ingesteld door artikel 10 van het decreet van het Vlaamse Parlement van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, de Commissie Wallonië- Brussel voor het toezicht op de gegevensuitwisselingen, ingesteld door artikel 22 van het samenwerkingsakkoord van 23 mei 2013 tussen het Waalse Gewest en de Franse Gemeenschap over het opstarten van een gemeenschappelijk initiatief om gegevens te delen en over het gemeenschappelijk beheer van dit initiatief, en iedere andere gelijkaardige instantie opgericht bij wet, decreet of ordonnantie". 14 B.S., 21 april 1984
Beraadslaging FO 08 /2016-9/13 29. Het gegeven onder d. van randnummer 20 is nodig ten behoeve van het interpreteren van de gegevens en het opmaken van indicatoren. De aanvrager heeft in functie van het uitvoeren van zijn missie, een operationeel plan vastgelegd. In dat operationeel plan worden te realiseren objectieven vastgelegd (bvb. alle verontreinigde percelen dienen gesaneerd te zijn tegen het jaar 2036). Om de voortgang en de stand van zaken op te volgen worden bij de aanvrager boordtabellen gebruikt die op hun beurt gebruik maken van indicatoren. Deze indicatoren geven een status weer van de stand in uitvoering van de taken. De indicatoren halen hun gegevens uit de operationele dossiers. In casu wordt een bepaalde totaal oppervlakte van de te saneren percelen als objectief gezet binnen een bepaalde periode. Elk te behandelen dossier betreft één of meerdere percelen elk met een te saneren oppervlakte. De oppervlakte van de te saneren percelen per dossier wordt geregistreerd, en naar mate dat de saneringsactiviteiten vorderen, wordt eveneens de gesaneerde oppervlakte als dusdanig geregistreerd. De indicator geeft dan aan of de saneringsactiviteiten op schema zitten teneinde het objectief te behalen. 30. Het gaat verder enkel om die percelen die betrokken zijn bij het specifiek en geïndividualiseerd dossier dat opgenomen is in het GIR waarvoor deze gegevens worden opgevraagd. 31. Het gegeven onder e. van randnummer 20 geeft het adres weer van het betrokken perceel of de schets waarop terug te vinden is, en hoe het perceel historisch gewijzigd is. 32. De opgevraagde gegevens dateren van een bepaalde tijdsperiode en geven de constellatie weer hoe die gegevens zich tegenover mekaar verhouden. Het gegeven onder f. van randnummer 20 is nodig teneinde correct akte te kunnen nemen van de betrokkenheid van partijen - op een bepaald tijdstip - ten aanzien van de relatie tussen perceel zakelijk rechthouder en de beschrijving van diens zakelijke rechten hierin. De datum (en in voorkomend geval de historiek, zijnde de opeenvolging van data als er wijzigingen in de tijd gebeurd zijn) van de vaststelling(en) van de (opeenvolgende) toestand(en) dient doorgegeven te worden. Dit laat toe de status van een perceel vast te leggen. (actief passief). 15 33. Wat het gegeven onder g. van randnummer 20 betreft verwijst de aanvrager naar het feit dat een nieuwe constellatie wordt gecreëerd telkens een perceel of diens rechtstoestand wijzigt ten gevolge van een planologische wijziging, of van een wijziging van houder van zakelijke rechten, of het type zakelijk recht, of de verhouding van de rechten. 15 Een perceel kan - in zijn planologische vorm- over de tijd verschillende wijzigingen ondergaan. Het kan bvb gesplitst worden. De identificatie(code) van het perceel wijzigt bij elke wijziging. Het is de laatste van kracht zijnde situatie van het perceel die als aktief beschouwd word. De voorgaande krijgen de status passief.
Beraadslaging FO 08 /2016-10/13 34. Wat alle gegevens betreft maakt de aanvrager de lijst van de percelen die in een actueel dossier betrokken zijn én waarvoor vooraf werd bepaald dat ze onder de bevoegdheid van het Vlaams Gewest én de aanvrager vallen - over aan de AAPD. 35. Gelet op de door de aanvrager beoogde doeleinden (zie hiervoor onder randnummer 2) en gelet op de motivatie in de aanvraag besluit het Comité dat de bij de AAPD opgevraagde gegevens, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP. 2.2. Bewaringstermijn van de gegevens 36. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 37. De aanvrager signaleert dat hij de gegevens wenst te bewaren voor een periode van maximaal 30 jaar op grond van de verjaringstermijn voor zakelijke rechtsvorderingen bepaald in artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek. 38. Het Comité stelt vast dat deze bewaringstermijn voor onderhavig geval, die betrekking heeft op verrichtingen met betrekking tot onroerend goed, redelijk is. 39. Het Comité is van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. De behandeling van een hangend dossier vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd, met name eens de verjaringstermijn is verlopen, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Eens de bewaring niet langer nuttig is en ten laatste op het ogenblik dat de rechten van de begunstigden zijn uitgedoofd dienen de gegevens niet langer te worden bewaard. 2.3. Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 40. De aanvrager verzoekt om voor de voormelde doeleinden de gevraagde gegevens permanent en rechtstreeks te kunnen consulteren in de databanken van de AAPD. 41. Het Comité is van oordeel dat deze wijze van toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. Het onderstreept evenwel dat via de permanente toegang enkel concrete gegevens kunnen
Beraadslaging FO 08 /2016-11/13 worden opgevraagd wanneer dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de met de verwerkingen vooropgestelde doeleinden (zie hiervoor onder randnummer 2). 42. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De bevoegdheid is niet in de tijd afgebakend en de toegang tot de gevraagde gegevens is aldus essentieel om in dit kader de uitoefening van de taken te kunnen verzekeren. 43. Het Comité constateert dat, met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). 2.4. Bestemmelingen en/ of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 44. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag zullen de gegevens in de eerste plaats intern gebruikt worden, met name bij de functies databeheerders en dossierbehandelaars van de volgende diensten bij de aanvrager : de juridische dienst; de afdelingen Bodembeheer en Interventies, Verwijderingen en Saneringen. 45. Het Comité neemt hier akte van en het wijst op de geheimhoudingsplicht die in artikel 236bis van het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten wordt opgelegd. 46. De aanvrager geeft daarnaast ook aan dat mededelingen aan belanghebbende derden zullen gebeuren in geval van juridische betwistingen. Deze derden zijn de externe juristen / advocaten / medewerkers van het gerecht (Gerechtsdeurwaarders). 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 47. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 48. In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. De aanvrager wijst wat dat betreft op de in randnummers 1 en 2 vermelde reglementering. 49. Op grond van artikel 9, 2, 2 de lid, b), WVP is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht.
Beraadslaging FO 08 /2016-12/13 50. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich meer algemeen kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkene. Dit gelet op het feit dat de transparantie ook niet uitsluitend gewaarborgd wordt door de informatieplicht (cf. artikelen 4, 1, 1 en 9 tot 15bis WVP), en de vereiste van voorzienbaarheid van reglementaire inmengingen in de persoonlijke levenssfeer (artikel 8 EVRM), die soms (bvb op complex, fiscaal-juridisch vlak) voor de betrokkenen vrij ontransparant kan overkomen. In lijn met de recente rechtspraak van het Hof van Justitie 16 onderzoekt het Comité dan ook of de gegevensfluxen afdoende transparant zijn voor de betrokken personen. 51. Sinds 15 februari 2016 vermeldt de aanvrager op zijn website 17 dat de voormelde gegevens het voorwerp uitmaken van een aanvraag tot machtiging. Het Comité neemt hier akte van. Het Comité wenst dat ook in de specifieke briefwisseling (o.a. ambtshalve bodemattest, brieven ivm toewijzing saneringsplicht) wordt verwezen naar de informatie over de gemachtigde gegevensstromen. 52. Sinds eind 2014 publiceert de FOD Financiën op haar website een lijst met machtigingen 18 die de verschillende bevoegde Sectorale Comités sinds 1 september 2014 verleenden. Deze lijst omvat zowel gevallen waarbij de FOD Financiën partij is als gegevensverstrekker of als aanvrager van gegevens. In tegenstelling tot de FOD Financiën heeft bijvoorbeeld VLABEL een nog uitgebreidere en gebruiksvriendelijker privacypagina op haar website 19. 53. Doordat verschillende situaties (diverse comités, situatie waar de FOD Financiën gegevensleverancier is en gebruiker van gegevens van derden) in dezelfde tabel worden opgenomen zonder dat de gebruiker deze informatie makkelijk kan filteren en/of direct een overzicht kan krijgen van de gegevensfluxen waar AAPD gegevensleverancier is, blijft de transparantie bij de FOD Financiën abstract. 54. Het Comité herhaalt net zoals in eerdere precedenten 20 waar AAPD gegevens werden verstrekt aan aanvragers met een reglementaire basis, om een betere informatieverstrekking te voorzien. Dit bijvoorbeeld door op de websites van de aanvrager en van de FOD Financiën een meer transparant overzicht van gegevensfluxen op te stellen; Een meer uitgebreide, globale privacytoelichting op te nemen die vlot toegankelijk is; 16 Zie HvJ, 2 oktober 2015, C-201/14, zaak Smaranda Bara ea. vs. Romania 17 http://www.ovam.be/disclaimer 18 http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/privacy/ 19 http://belastingen.vlaanderen.be/nlapps/docs/default.asp?fid=126 20 Zie de beraadslaging van het Comité nr 01/2016 van 21 januari 2016 ten gunste van de NV Vlaamse Landmaatschappij
Beraadslaging FO 08 /2016-13/13 Gezien de dienst Privacy van de FOD Financiën blijkbaar geen vragen om toegang en/of verbetering behandelt 21 : het adres waartoe de burger zich kan wenden wanneer hij zijn recht van toegang wenst uit te oefenen of wanneer hij vragen heeft bij de nauwkeurigheid van de gegevens. 4. BEVEILIGING 55. Uit de door de aanvrager en door de AAPD (FOD Financiën) meegedeelde stukken blijkt dat zij over een veiligheidsconsulent en een veiligheidsbeleid beschikken. Het Comité heeft er akte van genomen. OM DEZE REDENEN, het Comité machtigt de aanvrager om onder de voorwaarden als bepaald in onderhavige beraadslaging en voor zo lang deze worden nageleefd, de gevraagde gegevens elektronisch te ontvangen; bepaalt zich het recht voor te behouden in voorkomend geval en op geregelde tijdstippen in de toekomst de effectieve en duurzame uitvoering te controleren van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen conform de stand van de techniek en van aard om de aanwezige risico's adequaat te dekken gedurende de volledige duur van de machtiging. In dit verband beveelt het Comité de aanvrager/partijen iedere relevante wijziging in de beveiliging van de toegelaten verwerkingen ter kennis te brengen van het Comité. De Wnd. Administrateur De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Stefan Verschuere 21 Zie de beperkte taakomschrijving op http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/structuur_en_diensten/diensten_van_de_voorzitter/privacy/. De dienst Privacy staat in voor de managementondersteuning over privacy-materie. De dienst Privacy is het centraal aanspreekpunt voor de contacten tussen de FOD Financiën en de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer ondersteunt op het vlak van de toepassing van de privacy-materie in projecten verzekert de dagelijkse werking bij de gegevensuitwisseling tussen de FOD Financiën en andere overheidsdiensten ondersteunt (technisch) bij wetgevende initiatieven over privacy-materie