ECDL Module 5 Databases met Access 2002 NL ECDL, Versie 4.0 (NL) Nummer: 316 (07032005) The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD Geachte cursist, Van harte welkom bij deze opleiding in het kader van het Europees Computer Rijbewijs, ook wel bekend onder de naam European Computer Drivers License (ECDL). Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Dit Europees Computer Rijbewijs bestaat uit 7 modulen: - Module 1 Theoriemodule Basisconcepten informatie technologie; - Module 2 Praktijkmodule De computer gebruiken en bestanden beheren, met Windows; - Module 3 Praktijkmodule Tekstverwerking, met Word; - Module 4 Praktijkmodule Spreadsheets, met Excel; - Module 5 Praktijkmodule Databases, met Access; - Module 6 Praktijkmodule Presentaties, met PowerPoint; - Module 7 Praktijkmodule Netwerkinformatiediensten, met Internet Explorer. Voor u ligt de lesmap waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Deze lesmap is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft deze lesmap (welke uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens de training geeft de docent een duidelijke uitleg van hetgeen u wilt leren en zal u intensief begeleiden bij het oefenen. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Als u vragen hebt of extra uitleg wenst, aarzel dan niet om dit aan de docent te vragen. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
5 Databases met Access 2002 NL The Courseware Company ECDL Het logo, de afkortingen "ECDL" en "ICDL" en de namen "Europees Computer Rijbewijs", "European Computer Driving Licence" en "International Computer Driving Licence" zijn geregistreerde merken van ECDL Foundation (ECDL-F) en haar licentienemers. De uitgever van dit lesmateriaal ontwikkelt dit materiaal onafhankelijk van ECDL-F en haar licentienemers en is op geen enkele wijze gelieerd aan ECDL-F en haar licentienemers. Dit lesmateriaal kan worden gebruikt ter voorbereiding van het examen voor het behalen van het Europees Computer Rijbewijs.(ECDL). Kandidaten voor dit examen moeten in het bezit zijn van een officiële ECDL-modulekaart. ECDL Foundation en haar licentienemers garanderen op geen enkele wijze dat het gebruik van dit lesmateriaal leidt tot het met succes behalen van het Europees Computer Rijbewijs. Het gebruik van het logo "ECDL Goedgekeurd Lesmateriaal" betekent enkel dat het lesmateriaal de inhoud van de officiële ECDL Syllabus Versie 4.0 dekt. De oefeningen in dit lesmateriaal zijn geen ECDL-testen voor certificering en dienen niet zo te worden opgevat. Het gebruik van het oefenmateriaal geeft geen recht op enig ECDL-examen, noch impliceert certificering door ECDL Foundation en/of Stichting ECDL Nederland. Voor de meest actuele informatie over het afnemen van het ECDL examen in uw land kunt u contact opnemen met ECDL Nederland en/of ECDL België, of kunt u de websites www.ecdl.nl en/of www.ecdl.be raadplegen. 5-3
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Hoofdstuk-opbouw De hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Samenvatting Opgaven Omschrijving Korte uitleg over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp Bespreking van een bepaalde functie of handeling Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan uw computer Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze samenvattingen zijn handig als naslagwerk. De oefeningen zijn beschrijvend. U moet zelf de oplossingen bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk begrepen heeft. De onderwerpen die in dit boek behandeld worden zijn globaal te verdelen in: Kennismaken met Access Database opbouwen, wijzigen en opslaan Gegevens bewerken Veldeigenschappen instellen Ontwerp van een database wijzigen Relationele databases Selectiequery en selectiecriteria Formulieren Rapporten Afdrukken Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/ Schrijfwijze Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkvoorbeelden te kunnen volgen. Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Achter dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Cursief Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. Tekst tussen aanhalingstekens moet u intypen. Typ alleen de tekst in en niet de aanhalingstekens. Hoofdletters Shift+F1 Home, Alle bestands- en directory-namen worden in hoofdletters weergegeven. Toetsencombinaties met een plus-teken tussen de toetsnamen geven aan dat de u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede kort indrukt, alsof u typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet indrukken, alsof u ze typt.
Inhoudsopgave Module 5 Databases met Access 2002 NL Hoofdstuk 0 Basiskennis... 5-1 Muistechnieken... 5-1 Klikken met de rechtermuisknop... 5-1 Windows Verkenner... 5-2 Windows Verkenner starten... 5-2 Mappen... 5-3 Hoofdstuk 1 Kennismaking... 5-5 Access starten... 5-5 Opstartscherm... 5-5 Sluiten Access... 5-6 Schermverkenning... 5-7 De menubalk... 5-7 De werkbalk... 5-8 Werkbalken tonen en verbergen... 5-9 Taakvenster... 5-10 Help gebruiken... 5-11 Het tekstvak voor help op de menubalk... 5-11 Office-assistent... 5-12 Inhoudsopgave en index... 5-13 Wat is dit?... 5-13 De helpknop in dialoogvensters... 5-13 Office op het Web... 5-14 Samenvatting... 5-15 Opgaven... 5-17 Hoofdstuk 2 Database opbouwen... 5-19 Begrippen... 5-19 Een database...5-19 Een relationele database... 5-19 Tabellen... 5-19 Gegevensanalyse... 5-20 Normaliseren... 5-20 Voorbeeld van een gegevensanalyse... 5-20 Informatiebehoeften... 5-20 Gegevensstructuur... 5-22 Opslagstructuur...5-23 Gegevensbeheer...5-23 Samenvatting... 5-23 Opgaven... 5-24 Hoofdstuk 3 Bestaande database openen, wijzigen en opslaan... 5-27 Een database openen en sluiten... 5-27 Sluiten van een bestaande database... 5-29 Openen en sluiten van een tabel... 5-29 Tabel openen...5-29 Tabel sluiten... 5-30 Gegevens bewerken... 5-30 Record activeren... 5-31 Records toevoegen... 5-32 Records wijzigen... 5-33 Records verwijderen... 5-34 Records sorteren... 5-35 Opslaan van een bestaande database... 5-35 1
The Courseware Company ECDL 4.0 Maken en opslaan van een nieuwe database... 5-36 Samenvatting... 5-36 Opgaven... 5-39 Hoofdstuk 4 Zoeken en vervangen van gegevens in een tabel... 5-41 Zoeken in een tabel... 5-41 Zoeken van een volledige veldinhoud... 5-41 Zoeken van een gedeelte van de veldinhoud... 5-42 Extra mogelijkheden voor het zoeken... 5-43 Jokertekens gebruiken... 5-44 Zoeken en vervangen... 5-45 Selectiefilters gebruiken... 5-46 Samenvatting... 5-46 Opgaven... 5-48 Hoofdstuk 5 Case... 5-51 Hoofdstuk 6 Database en tabellen maken... 5-53 Database aanmaken... 5-53 Tabel aanmaken... 5-54 Tabel maken in de ontwerpweergave... 5-55 Velden definiëren... 5-56 Veldnamen... 5-56 Gegevenstype... 5-56 Beschrijving... 5-57 Primaire sleutel... 5-57 Primaire sleutel instellen voor één veld... 5-58 Primaire sleutel instellen voor een combinatie van velden... 5-58 Tabeldefinitie opslaan... 5-59 Gegevensbladweergave vanuit het tabelontwerpvenster... 5-59 Tabel wissen... 5-59 Samenvatting... 5-60 Opgaven... 5-62 Hoofdstuk 7 Veldeigenschappen instellen... 5-63 Veldeigenschappen bekijken... 5-63 Veldeigenschappen aanpassen... 5-64 Standaard veldlengte aanpassen... 5-64 Presenteren van de gegevens... 5-66 Restricties bepalen voor de in te voeren gegevens... 5-69 Een standaardwaarde toekennen aan een veld... 5-70 Voorwaarde instellen voor de inhoud van een veld... 5-70 Verplichte invoer voor een veld opgeven... 5-73 Index toevoegen... 5-73 Een index verwijderen... 5-74 Samenvatting... 5-74 Opgaven... 5-77 Hoofdstuk 8 Ontwerp van een database wijzigen... 5-79 Veldvolgorde aanpassen... 5-79 Velden verwijderen... 5-79 Velden toevoegen... 5-80 Veldtype en veldlengte wijzigen... 5-80 Tabelweergave... 5-81 Kolombreedte aanpassen... 5-82 Kolommen verplaatsen... 5-82 Samenvatting... 5-83 Opgaven... 5-84 2
5 Databases met Access 2002 NL The Courseware Company Hoofdstuk 9 Case... 5-85 Hoofdstuk 10 Relationele databases... 5-87 Sleutelvelden... 5-87 Soorten relaties... 5-87 Eén op één relatie... 5-88 Eén op veel relatie... 5-88 Veel op veel relatie...5-88 Relaties definiëren... 5-89 Relaties zichtbaar maken in een subgegevensblad... 5-92 Bestaande relatie verwijderen... 5-93 Wijzigingen in een bestaande relatie aanbrengen... 5-93 Referentiële integriteit... 5-94 Trapsgewijs bijwerken en verwijderen... 5-95 Afdrukken van relaties...5-97 Samenvatting... 5-98 Opgaven... 5-100 Hoofdstuk 11 Selectiequery... 5-103 Query maken... 5-103 Query maken met behulp van een wizard... 5-103 Query maken in de ontwerpweergave... 5-106 Velden selecteren... 5-107 Query uitvoeren en opslaan... 5-108 Queryresultaten afdrukken... 5-109 Query bewerken...5-109 Records sorteren... 5-110 Sorteervolgorde wijzigen... 5-110 Samenvatting... 5-111 Opgaven... 5-113 Hoofdstuk 12 Selectiecriteria... 5-115 Enkelvoudig selectiecriterium... 5-115 Samengestelde criteria... 5-116 En criterium... 5-116 Selectiecriterium gebruiken zonder het veld te tonen... 5-116 Of criterium... 5-117 Operatoren... 5-118 Datum en tijd operatoren... 5-119 Samenvatting... 5-120 Opgaven... 5-122 Hoofdstuk 13 Case... 5-125 Hoofdstuk 14 Formulieren... 5-127 Formulier maken...5-127 Autoformulier maken... 5-128 Voorbeeld Autoformulier in tabelvorm... 5-129 Voorbeeld Autoformulier in kolomvorm... 5-129 Formulier opslaan... 5-129 Formulier maken met behulp van de wizard... 5-130 Bestaande formulieren openen... 5-132 Bestaande formulieren verwijderen... 5-133 Gegevens bewerken met behulp van een formulier... 5-133 Record activeren in een formulier... 5-133 Record toevoegen met behulp van een formulier... 5-134 Records wijzigen in een formulier... 5-136 Records verwijderen in een formulier... 5-137 Formulierweergave... 5-137 Sorteren... 5-137 Filter gebruiken... 5-138 3
The Courseware Company ECDL 4.0 Samenvatting... 5-140 Opgaven... 5-142 Hoofdstuk 15 Ontwerpweergave... 5-145 Schermonderdelen... 5-145 Tekst toevoegen in een formulierkop- of voettekst... 5-146 Besturingselementen... 5-147 Besturingselementen selecteren en verplaatsen... 5-147 Tabvolgorde aanpassen... 5-149 Formaat aanpassen... 5-150 Besturingselement verwijderen... 5-151 Besturingselementen uitlijnen... 5-151 Besturingselementen op raster uitlijnen... 5-151 Besturingselementen op elkaar uitlijnen... 5-153 Tekst in een label uitlijnen... 5-153 Samenvatting... 5-154 Opgaven... 5-156 Hoofdstuk 16 Besturingselementen wijzigen en toevoegen... 5-157 Besturingselementen wijzigen... 5-157 Lettertype en uitlijning... 5-157 Kleur en opmaakprofiel... 5-158 Opmaak achtergrond formulier... 5-159 Eigenschappenvenster... 5-160 Besturingselementen toevoegen... 5-162 Velden toevoegen... 5-162 Labels toevoegen... 5-163 Datum en tijd toevoegen... 5-164 Importeren van een afbeelding... 5-165 Samenvatting... 5-165 Opgaven... 5-167 Hoofdstuk 17 Rapporten... 5-169 Rapport maken...5-169 AutoRapport... 5-169 Voorbeeld Autorapport in tabelvorm... 5-170 Voorbeeld Autorapport in kolomvorm... 5-170 Autorapport opslaan... 5-171 Met behulp van wizard... 5-172 Aanpassen van het rapport in de ontwerpweergave... 5-175 Samenvatting... 5-176 Opgaven... 5-177 Hoofdstuk 18 Rapportontwerpweergave... 5-179 Schermonderdelen... 5-179 Besturingselementen selecteren en verplaatsen binnen een sectie... 5-180 Besturingselementen verplaatsen naar een andere sectie... 5-180 Tekst wijzigen...5-180 Opmaak besturingselementen... 5-181 Groepering wijzigen... 5-181 Berekende besturingselementen toevoegen... 5-183 Samenvatting... 5-186 Opgaven... 5-187 Hoofdstuk 19 Afdrukken... 5-189 Afdrukvoorbeeld... 5-189 Afdrukken... 5-189 Afdrukstellingen wijzigen... 5-189 Afdrukinstellingen... 5-190 Afdrukstand aanpassen... 5-190 Samenvatting... 5-192 4
5 Databases met Access 2002 NL The Courseware Company Index... 5-193 5