B&W-nr.: 06.0730 d.d. 20-06-2006 Onderwerp Burcht als trouwlocatie BESLUITEN 1. De Burcht aan te wijzen als huis der gemeente voor de periode1 juli 2006 tot en met augustus 2007 en hierbij de volgende uitgangspunten vast te stellen: a. De Burcht blijft tijdens de huwelijksvoltrekkingen voor iedereen toegankelijk; b. Voor de afweging tussen gebruik voor de Burcht voor een evenement of een huwelijk geldt het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt; c. Het bruidspaar krijgt de Burcht aangeboden zonder voorzieningen en moet zelf minimaal voor een spreekgestoelte zorgen; d. Voor huwelijken op de Burcht wordt de trouwzaal in het stadhuis vrijgehouden als slecht weervoorziening; e. De Burcht mag door het bruidspaar alleen gebruikt worden voor de huwelijksvoltrekking en niet voor andere festiviteiten, zoals feest of receptie, rond het huwelijk. f. Een GOA loopt voor elk huwelijk op de Burcht een controleronde ingepast binnen de reguliere rondes om te bekijken of er personen zijn die overlast veroorzaken en neemt hierop actie. g. De dagen en tijden waarop op De Burcht getrouwd kan worden zijn hetzelfde als voor trouwen op het stadhuis. Vanwege de buitenlocatie (categorie I evenement) is het eindtijdstip waarop huwelijksvoltrekkingen kunnen plaatsvinden eerder, namelijk 19.30 uur. 2. Na één jaar een evaluatie te laten uitvoeren en op basis daarvan te besluiten of de Burcht definitief zal worden aangewezen als trouwlocatie. Samenvatting Het wordt voor bruidsparen mogelijk om op de Burcht te trouwen. Het college heeft vorig jaar laten onderzoeken of het mogelijk is de Burcht als trouwlocatie aan te wijzen. De studie hiernaar is afgerond en de conclusie is dat het mogelijk is de Burcht als trouwlocatie aan te wijzen. Het college heeft de Burcht daarom aangewezen als huis der gemeente voor een proefperiode van 1 juli 2006 tot en met augustus 2007. Hierna volgt een evaluatie. Tijdens de huwelijksvoltrekkingen blijft de Burcht toegankelijk voor bezoekers. De gemeente zorgt bij huwelijken op de Burcht alleen voor een bode en voor een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. Het bruidspaar is zelf verplicht voor een spreekgestoelte te zorgen en kan daarnaast een tafel, stoelen en een geluidsinstallatie (laten) neerzetten. Voor het trouwen op de Burcht gelden dezelfde leges als voor trouwen in het stadhuis.
Burcht als huwelijkslocatie? Inleiding In de nota huwelijksbeleid stond opgenomen dat er een haalbaarheidsstudie zou worden uitgevoerd naar de mogelijkheden om huwelijkssluitingen op de Burcht mogelijk te maken. Dit naar aanleiding van het onderzoek onder pasgehuwden waarin onder meer gevraagd werd op welke locaties in de stad bruidsparen graag zouden trouwen. Deze haalbaarheidsstudie is door de Dienst ID in samenwerking met de Dienst Milieu & Beheer uitgevoerd en heeft geleid tot bijgaand collegevoorstel. In deze memo worden alle aspecten die komen kijken bij het voltrekken van huwelijken op een rijtje gezet en worden voorstellen gedaan. Aspecten van trouwen op de Burcht 2.1 Wettelijk kader In artikel 1:63 van het Burgerlijk Wetboek staat dat een huwelijk of geregistreerd partnerschap in aanwezigheid van tenminste twee en ten hoogste vier meerderjarige getuigen ten overstaan van de ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voltrokken in het openbaar in het gemeentehuis. Als het wettelijk kader en de aanbevelingen daarover van de VNG (zie nota huwelijksbeleid) zouden worden gevolgd zou trouwen op de Burcht niet mogelijk zijn. In de voorwaarden die de VNG verbindt aan een aanwijzing als huis der gemeente staat namelijk onder meer het volgende: het moet een ruimte betreffen in het huis der gemeente, dus niet in de openlucht het pand moet toegankelijk zijn voor mindervaliden. Daartegenover staat weer dat een aantal gemeenten in Nederland al huwelijken op buitenlocaties toestaat en dat de Minister in reactie op kamervragen heeft gezegd daar geen probleem van te maken zolang er aan de goede smaak tegemoet gekomen wordt. Volgens de criteria van de VNG mag er dus niet getrouwd worden op een buitenlocatie, maar als Leiden trouwen op de Burcht invoert zal niemand ons iets in de weg leggen. Een rechtsgeldig huwelijk kan alleen voltrokken worden in een huis der gemeente. Het college is het bevoegd gezag om de Burcht aan te wijzen als huis der gemeente. Huwelijk is openbaar Een huwelijk moet volgens de wet openbaar zijn. De Burcht kan tijdens huwelijksvoltrekkingen dus niet worden afgesloten voor publiek. Ook vanuit toeristisch oogpunt is afsluiting van de Burcht niet gewenst. De Burcht zal tijdens huwelijksvoltrekkingen dan ook gewoon toegankelijk blijven voor bezoekers. De bruidsparen die op de Burcht willen trouwen worden daar ook op gewezen. Probleem bij deze vrije toegankelijkheid van de Burcht is dat de Burcht met name in de zomermaanden een geliefde plek is voor alcohol- en drugsverslaafden. In de APV is geregeld in artikel 64 en 64a dat opsporingsambtenaren en toezichthouders een verwijderingbevel kunnen geven voor de Burcht en directe omgeving. De politie controleert ook dagelijks, zeker in de zomermaanden. De politie ziet echter geen mogelijkheid om voor elk huwelijk de Burcht te komen controleren en eventueel mensen die de openbare orde verstoren te sommeren weg te gaan. Ze kunnen wel reageren op meldingen (de bode of buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand belt naar de politie als
er personen zijn die overlast veroorzaken). In de meldkamer wordt dan de afweging gemaakt naar welke melding de politie wordt gestuurd. Dus als er belangrijkere meldingen zijn gaat de politie daar eerst heen. Bij dit alles blijft de vraag of de gemeente wil dat er politie-inzet kan worden gevraagd om een huwelijk te voltrekken. Om de taak van de politie te beperken willen we voorstellen om de GOA s van Stadstoezicht een rol te laten vervullen. Zij maken voor een huwelijk een ronde over de Burcht en kunnen overlast veroorzakende personen vragen weg te gaan. Als deze gaan is het probleem zonder inzet van de politie opgelost. Als de personen weigeren om te vertrekken gaat het om een verstoring van de openbare orde en wordt het het domein van de politie. De GOA s nemen direct contact op met de politie en deze komen (ook hun andere meldingen afwegend) naar de Burcht. Het kan dus zo zijn dat er tijdens een huwelijksvoltrekking overlast is, maar het risico wordt met bovenstaande aanpak beperkt. In de informatie die de bruidsparen krijgen moet nadrukkelijk worden vermeld dat er tijdens de huwelijksvoltrekking overlast kan zijn van ander in de Burcht aanwezig publiek en dat de gemeente hier geen verantwoordelijkheid voor kan nemen. De GOA s zijn dagelijks in de stad en als er een huwelijk op de Burcht wordt voltrokken kan dit in een reguliere ronde worden meegenomen. Hierdoor zijn aan de inzet van GOA s geen extra kosten verbonden. Aan het eind van de pilotperiode wordt bekeken of in de toekomst toch extra kosten moeten worden doorberekend aan de bruidsparen (in de vorm van leges) voor de inzet van de GOA s. Afweging in het kader van toerisme en evenementen Toeristen kunnen ook tijdens de huwelijksvoltrekking de Burcht blijven bezoeken (zie 1). Er is door de huwelijken op de Burcht dus geen probleem voor de toeristische functie. Doordat er veel bruiloftsgasten (ook van buiten Leiden) op de Burcht zullen komen als het een huwelijkslocatie wordt, krijgt de Burcht ook meer bekendheid. De Burcht wordt daarnaast ook gebruikt voor evenementen. Als er een huwelijk plaatsvindt, kan er niet tegelijk een evenement plaatsvinden en andersom. Hier geldt het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Er is wel een goede afstemming noodzakelijk tussen het evenementenbureau en Burgerzaken. Zodra een van beide de Burcht reserveert voor een huwelijk of evenement moeten deze afdelingen dat direct aan elkaar laten weten om dubbelboekingen te voorkomen. Een dergelijke meldingsplicht hebben deze afdelingen nu ook al naar elkaar voor evenementen op het stadhuisplein en huwelijksvoltrekkingen in het stadhuis. 2.4 APV Er is een APV-vergunning nodig om huwelijken op de Burcht mogelijk te maken. Het gaat om een categorie I evenement, waarvoor geldt dat het geluid niet harder mag zijn dan 70 dba tot 20.00 uur. Met de evenementencoördinator is afgesproken dat het mogelijk is eenmalig een verzamelvergunning aan te vragen voor alle huwelijken die op de Burcht voltrokken zullen worden. Hoofd Burgerzaken moet deze vergunning schriftelijk aanvragen bij de burgemeester. In de aanvraag moet vermeld staan wat er precies gaat gebeuren op de locatie. Voorzieningen tijdens de huwelijksvoltrekkingen 2.5.1 Kaal aanbieden Het is voor zowel de Dienst ID als de Dienst Milieu & Beheer binnen de huidige formatie niet mogelijk om allerlei extra werkzaamheden, als het plaatsen op de Burcht van bijvoorbeeld meubilair of een geluidsinstallatie uit te voeren. Daarbij kost dat buiten de directe uitvoering ook nog capaciteit aan coördinatie die binnen de huidige formatie niet voorhanden is. Het is in de pilot niet rendabel om de formatie uit te breiden en de leges voor trouwen op de Burcht te verhogen om dit soort taken uit te
voeren. We willen dan ook voorstellen om de Burcht kaal aan te bieden. Het bruidspaar krijgt de mogelijkheid in de Burcht te trouwen. De gemeente levert een bode en een buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand maar alle verdere zaken moeten door het bruidspaar zelf geregeld worden. De minimale voorziening die een paar moet treffen is het plaatsen van een spreekgestoelte. Geadviseerd wordt om ook te zorgen voor een tafel en stoelen. Verder mogen ze een geluidsinstallatie laten plaatsen. Ook van belang hierbij is dat de Burcht een monument is en er daardoor speciale regels gelden. Er mag niks vastgemaakt of opgehangen worden aan de Burcht of aan de bomen in de Burcht. Dus geen tent plaatsen, geen wc plaatsen, geen zaken ophangen, geen spijkers ergens inslaan etc 2.5.2 Slecht weer voorziening Bij buiten trouwen kan het weer tegen zitten. Er is onderzocht of het mogelijk is een grote tent te plaatsen. Dit is erg duur en er kan niet op het laatste moment besloten worden dat het niet hoeft. Daarnaast neemt een grote witte tent midden in de Burcht een deel van de charme van deze bijzondere trouwlocatie weg. Dit lijkt om deze redenen geen goede optie. Een ander alternatief is om uit te wijken naar horecagelegenheden in de buurt. Deze locaties moeten dan benoemd worden tot huis der gemeente. Dit lijkt de deur open te zetten voor allerlei horecagelegenheden om ook aangewezen te willen worden tot huis der gemeente. En wat is in de buurt? Horen bijvoorbeeld de Uijl en de Branderij daar ook nog bij? Kortom, dit lijkt een hellend vlak. De laatste en door ons geprefereerde optie is de trouwzaal in het stadhuis altijd vrij te houden als de Burcht gereserveerd wordt en dit als uitwijklocatie te houden. Een half uur voor de huwelijksvoltrekking wordt door de Buitengewoon Ambtenaar Burgerlijke stand (BABS) besloten worden waar het huwelijk zal plaatsvinden. Het bruidspaar moet zelf regelen dat hun gasten vervolgens geïnformeerd worden. 2.5.3 Toegankelijkheid mindervaliden De Burcht is toegankelijk voor mindervaliden via een steil pad met klinkertjes. Het toegangshek voor deze oprit is gelegen achter Koetshuis de Burcht. De sleutel van het hek is in bezit van het Koetshuis en van de Dienst Milieu & Beheer. Voordat er huwelijksvoltrekkingen gaan plaatsvinden, moet er een sleutel worden bijgemaakt voor de bodedienst. 2.5.4 Parkeren Omdat de trouwzaal wordt vrijgehouden tijdens huwelijksvoltrekkingen in de Burcht is het parkeerprobleem makkelijk op te lossen. Parkeren kan gewoon in het trouwstraatje net als bij een huwelijksvoltrekking in het stadhuis. 2.5.5 Schoonmaak De Burcht wordt eenmaal per dag geveegd door Wijkbeheer. Dit valt onder de reguliere schoonmaakrondes. Milieu en Beheer wil de kosten hiervoor niet doorberekenen omdat het past in het reguliere werk. De bruidsparen mogen net als bij de huwelijken in het stadhuis geen troep veroorzaken dus niet strooien met rijst, confetti etc. Als dit toch gedaan wordt stuurt de gemeente een rekening voor het opruimen. 2.6 Leges Er worden geen extra leges geheven voor trouwen op de Burcht, omdat trouwen op de Burcht geen meerwerk oplevert voor de dienst ID (Bodedienst en Burgerzaken) t.o.v. trouwen op de andere alternatieve locaties, waar de gemeente ook geen extra leges voor heft. De werkzaamheden van M&B worden ingepast binnen het reguliere werk en daardoor zijn ook hier geen extra kosten aan verbonden. Voor het gebruik van de Burcht worden ook geen leges geheven omdat dit valt onder de openbare ruimte. Er worden door M&B nooit leges geheven voor het gebruik van de openbare ruimte en ook bij festiviteiten op de Burcht in het verleden zijn nooit leges geheven. 2.7 Tijden van huwelijksvoltrekking
In principe zijn de dagen en tijden waarop op de Burcht getrouwd kan worden gelijk aan de trouwmogelijkheden op het stadhuis. Op de verschillende alternatieve trouwlocaties en in het stadhuis kan ook s avonds worden getrouwd. Op de Burcht omdat dit een buitenlocatie is en een huwelijk onder een categorie I evenement valt is trouwen tot 19.30 uur mogelijk (zodat de voltrekking om 20.00 uur is afgerond). 2.8 Personele consequenties Als er getrouwd gaat worden op de Burcht betekent dat de bode en de babs hun werk buiten moeten doen. Er zijn in de zin van de arbeidsvoorwaardenregeling geen belemmeringen om dit te doen. Ook de OC heeft er geen problemen mee. In de ARBO-wetgeving staan wel regels waarmee de gemeente rekening moet houden als mensen hun werk buiten moeten doen. 2.9 Evaluatie Trouwen op de Burcht zal in eerste instantie voor een proefperiode van mei 2006 tot augustus 2007 mogelijk worden gemaakt. Na dat jaar volgt er een evaluatie op al bovenstaande punten en wordt er besloten om de Burcht eventueel als vaste alternatieve trouwlocatie aan te wijzen. Ook wordt dan bekeken of er aanpassingen in de aanpak nodig zijn en of er toch leges moeten worden geheven. Uitgangspunt is dat als de bruidsparen tevreden zijn, er gebruik van de locatie wordt gemaakt en het geen onoplosbare problemen in de bedrijfsvoering oplevert trouwen op de Burcht mogelijk blijft. 3. Conclusies 1. Burcht als pilot van mei 2006 tot augustus 2007 benoemen als huis der gemeente en daarmee (tijdelijk) toevoegen aan de lijst van vaste alternatieve trouwlocaties. 2. De Burcht blijft tijdens de huwelijksvoltrekkingen voor iedereen toegankelijk. Een GOA maakt kort voor elke huwelijksvoltrekking een ronde door de Burcht. Als er personen aanwezig zijn die overlast veroorzaken verzoekt de GOA deze om weg te gaan. Als dit problemen oplevert schakelt de GOA de politie in die de personen een verwijderingsbevel komt geven. In de communicatie naar het bruidspaar moet heel duidelijk worden gemaakt dat de Burcht ook tijdens de huwelijksvoltrekking voor iedereen toegankelijk is. 3. Voor de afweging tussen het gebruik van de Burcht voor huwelijken of voor evenementen geldt wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Het evenementenbureau en de afdeling Burgerzaken hebben een meldingsplicht naar elkaar van boekingen voor aangemelde evenementen en afgesproken huwelijken om dubbelboekingen te voorkomen. 4. Hoofd Burgerzaken vraagt een verzamel-apv-vergunning aan bij de Burgemeester. 5. Het bruidspaar krijgt de Burcht kaal aangeboden, zonder voorzieningen. Het paar is verplicht een spreekgestoelte neer te zetten. En mag daarnaast een tafel, stoelen en een geluidsinstallatie neerzetten. 6. Het paar kan alleen trouwen op de Burcht overige festiviteiten in het kader van het huwelijk, zoals feest of receptie kunnen niet op de Burcht plaatsvinden. 7. Als de Burcht gereserveerd is voor een huwelijk wordt de trouwzaal ook vrijgehouden. Bij slecht weer kan de babs een half uur van tevoren besluiten naar de trouwzaal uit te wijken. 8. De trouwstoet kan parkeren in het Trouwstraatje. 9. Milieu en Beheer maakt in het reguliere schema een keer per dag de Burcht schoon en zal dat blijven doen. 10. Trouwen op de burcht kan op dezelfde dagen en tijden als trouwen in het stadhuis. De avond huwelijksvoltrekkingen op de Burcht beginnen echter uiterlijk om 19.30 uur. Een categorieevenement moet namelijk om 20.00 uur zijn afgelopen. 11. Trouwen op de Burcht kost hetzelfde als trouwen in het stadhuis.
Opgesteld door: Karin Hofman ID/PICOF/B&C 30 januari 2006