Consortium Zwangerschap en Geboorte Overijssel Samen verantwoordelijk voor optimale geboortezorg Dr. R.J.M. Snijder, projectleider en penvoerder Drs. F.G.M. Kerkhof, projectleider Drs. K. Leibbrand, projectleider Versie : 25 januari 2014
Autorisatie Opsteller(s) Gezien door: K. Leibbrand Stuurgroep ZeGOv Versiegegevens Versie: Datum: Omschrijving: 1.0 25 januari 2014 Concept projectplan jaartal, GGD Twente, Enschede. Auteursrechten voorbehouden. Overname van dit rapport (of gedeelten daarvan) is toegestaan, mits de bron wordt vermeld. GGD Twente is onderdeel van Regio Twente, het samenwerkingsverband van de 14 Twentse gemeenten.
Inleiding Het projectplan wordt door de projectmanager in overleg met opdrachtgever, gebruikers, projectteam, beheerders/gebruikers etc. opgesteld. Je maakt een projectplan voor het gehele project, echter de detailuitwerking maak je voor de eerstkomende fase. Managementsamenvatting In de managementsamenvatting van het projectplan worden de volgende onderdelen kort toegelicht: achtergrond projectdoelstelling projectresultaat afbakening en randvoorwaarden aanpak / werkwijze fasering beheersing (Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie) risico s afhankelijkheden/interfaces. beslismomenten (mijlpalenplanning).
Inhoudsopgave Inleiding...3 Inhoudsopgave...4 1 Achtergrond...5 2 Projectdoel...6 3 Projectresultaat...6 4 Afbakening...6 5 Randvoorwaarden...6 6 Werkwijze...6 7 A. Projectplan Samenwerking...8 7 B. Projectplan Intake en registratie... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 8 Planning...9 9 Financiën...10 10 Kwaliteit...10 11 Informatie & communicatie...10 12 Projectorganisatie...11 Projectplan Pagina 4 van 11
1 Achtergrond Uit de Peristat II studie (Mohangoo et al 2008) blijkt dat de perinatale sterfte in Nederland hoger is dan in verschillende andere Europese landen. Dit heeft geleid tot het rapport Een goed begin waarin een aantal veranderingen in de zorg worden voorgedragen die ertoe moeten bijdragen dat de sterfte en morbiditeit worden teruggedrongen. Tegelijkertijd is vastgesteld dat vervolgonderzoek wenselijk is omdat de omvang en de precieze oorzaken van de relatief hoge perinatale sterfte in Nederland nader in kaart te brengen. Uit de Signalementstudie Zwangerschap en Geboorte (Bonsel et al 2010) blijkt dat in 85 procent van de gevallen van perinatale sterfte er sprake is van een van de onderstaande vier situaties: - het kind heeft een congenitale afwijking - er is sprake van een premature bevalling (vóór 37 weken) - het kind heeft een laag geboortegewicht (onder het 10de percentiel) - het kind heeft een lage Apgar-score (<7 na 5 minuten) Vooral als twee van de bovenstaande situaties aan de orde zijn is het sterfterisico aanzienlijk. Voorkomen van genoemde aandoeningen kan een aanzienlijke bijdrage leveren aan een afname van de perinatale sterfte en morbiditeit. Dit vereist echter dat een aantal knelpunten in het aanbod en de organisatie van de zorg worden aangepakt. Het gaat daarbij om zaken: a. stimuleren van vroeg aanmelden voor prenatale zorg in verband met preventieve maatregelen of screening. b. verbeteren van de risicoselectie met het oog op zorg op maat, continuïteit, optimale overdracht en/of multidisciplinaire zorg. c. optimaliseren van de planning van de baring in relatie tot de reistijd naar de 2 de of 3 de lijn. d. kennis bij zwangeren (in spe) over effect van leefstijl op uitkomst van de zwangerschap. Daarbij is extra aandacht nodig voor zwangeren met een lage sociaal economische status en laaggeletterdheid. Betere afstemming tussen de specialismen kan er toe bijdragen dat een eenduidig en consistent advies wordt gegeven over optimale (borst)voeding, rekening houdend met de conditie van moeder en kind. Bij het aanpassen van de zorg is van belang dat de bevindingen van de Deliver studie (www.deliver-studie.nl) van de Academie Verloskunde Amsterdam Groningen (AVAG) worden meegenomen. De studie laat zien dat er nog niet voldoen aandacht is voor de wensen en verwachtingen van zwangere vrouwen en hun partners. Daarnaast blijkt dat het belangrijk is om het contact tussen verloskundig zorgverlener en huisarts te versterken omdat vrouwen tijdens de zwangerschap gemiddeld drie tot vier keer bij de huisarts komen met klachten. Specifieke aandachtspunten komen naar voren uit de Perinatale Audit. In Overijssel zien we dat de bevolking het slechter doet dan gemiddeld in Nederland op o.a. leefstijl en levensverwachting (RIVM, zorgatlas). De regio is een gevarieerd gebied met zowel stedelijke- als plattelandsproblematiek. In delen van de regio is sprake van een relatief lage sociaal-economische status (SES). In tegenstelling tot west Nederland, waar een lage SES vaak gepaard gaat met een niet-westerse achtergrond, is de achtergrond van mensen met een lage SES in het noordoosten voornamelijk Nederlands (TGV, 2011). De regio wordt verder gekenmerkt door een relatief hoog percentage rokers (31% ten opzichte van het landelijk gemiddelde van 29%) en overmatig alcohol drinkers (20% zware drinkers ten opzichte van het landelijk gemiddelde van 18%, RIVM, nationaal kompas). Alle betrokkenen in Overijssel willen zich gezamenlijk inzetten voor optimaal verloop van de begeleiding van zwangeren en jonge gezinnen. De eerste stappen voor optimalisatie van de samenwerking zijn genomen met versterken van VSV, DVP, ROAZ en het creëren van een infrastructuur voor uitwisseling van ideeën en expertise. Verschillen in aanpak bij risicoselectie, intake en overdracht worden in kaart gebracht. Waar mogelijk wordt een uniforme werkwijze gekozen, waar nodig wordt een voor de locatie specifieke aanpak gehandhaafd. Ondersteuning van de samenwerking, het uniform werken en het delen van de lokale, regionale en landelijke kennis kan de geboortezorg en daaraan gekoppelde zwangerschapsuitkomst verbeteren. Projectplan Pagina 5 van 11
2 Projectdoel Het uiteindelijke doel van het consortium ZeGO is om vermijdbare perinatale sterfte en morbiditeit te minimaliseren. Om dit doel te bereiken is van belang dat alle betrokken partijen meedenken over en meewerken aan het verbeteren van de samenwerking en vertalen van nieuwe inzichten naar aanpassing van de zorgpraktijk. 3 Projectresultaat Het consortium stelt zich tot doel een kennisinfrastructuur op te zetten voor ondersteuning van ketenpartners die betrokken zijn bij de zorg tijdens zwangerschap en de perinatale fase. Binnen deze infrastructuur wordt wetenschap en praktijk dichter bij elkaar gebracht ten behoeve van: a) verbetering van de samenwerking binnen bestaande overlegstructuren b) uniformering van de intake voor het in kaart brengen van de anamnese en risicofactoren c) standaardisatie en verbetering van de registratie van de zwangerschapsuitkomst d) ontsluiten van kennis en informatie binnen de regio e) Deskundigheidsbevordering van professionals in de perinatale keten 4 Afbakening Het consortium ondersteunt bestaande overlegstructuren bij de optimalisatie van de samenwerking in de zorgketen. Dit betekent dat de betrokkenen in de perinatale zorgketen verantwoordelijk zijn en blijven voor de processen, veranderingen en afspraken in de zorgketen. 5 Randvoorwaarden Een aantal factoren zijn van belang voor het slagen van de plannen om de samenwerking en de zorg te verbeteren. Er zijn een groot aantal betrokken partijen en een groot gebied waarover de VSV s verspreid zijn. Dit vraagt om een gedegen communicatiestructuur waarbij gebruik gemaakt zal worden van communicatie op afstand (besloten digitaal en besloten forum, email, website) en verbeterde efficiëntie bij registratie (online invullen van het intake formulier). Daarnaast zijn er beperkte financiële middelen en is er onzekerheid over (aanstaande) fusies van ziekenhuizen. Daar tegenover staat de positieve houding van een groot aantal betrokkenen en bereidheid om zich voor verbeteringen in te zetten, ook als daar niet direct ene financiële vergoeding tegenover staat. Van belang is dat de projectleiders van het consortium op een efficiënte manier de inzet van betrokkenen organiseren en hen goed informeert over de activiteiten en uitkomsten van het project. 6 Werkwijze De kerntaak van het consortium is het bijdragen aan aanpassingen in de zorg die van belang zijn voor minimalisatie van de vermijdbare perinatale sterfte en morbiditeit. Een belangrijk uitgangspunt hierbij zijn de bevindingen van het Perinatale Audit team en landelijke multidisciplinaire richtlijnen en zorgstandaarden die ontwikkeld worden door het CPZ. Vanuit het consortium worden verschillende interdisciplinaire werkgroepen opgezet voor: (1) verbeteren van de samenwerking, (2) standaardisatie van intake en risicoselectie (3) informeren over richtlijnen, protocollen en zorgpaden (4) ondersteuning bij aanleveren van gegevens voor evaluatie van de zorg (registratie). Projectplan Pagina 6 van 11
De werkgroep Samenwerking is samengesteld uit vertegenwoordigers van alle beroepsgroepen die betrokkenen bij de zorg voor zwangeren en jonge gezinnen en een vertegenwoordiger van ROSET (regionale ondersteuning eerstelijns samenwerking). Daarnaast kan de werkgroep een beroep doen op een adviseur op het gebied van verandermanagement. De projectleider die de werkgroep coördineert en faciliteert, ondersteunt consortiumleden bij het opzetten van een overlegstructuur voor het VSV. Het VSV wordt gestimuleerd om aansluiting te zoeken bij het Regionaal Overleg Acute Zorgketen (ROAZ), huisartsen en jeugdgezondheidszorg. De werkgroep wil zich inzetten om deelname aan het VSV zo effectief mogelijk te maken. In Twente zijn daartoe de eerste initiatieven al genomen vanuit het District Verloskundige Platform (DVP). Het streven is om de verschillende platforms en samenwerkingsverbanden binnen het consortium te koppelen zodat aanbevelingen regiobreed geïmplementeerd worden. Voor elk lokaal samenwerkingsverband is er ruimte voor een Klein & Fijn project waar een acute vraag van professionals in de keten met kortdurend onderzoek wordt begeleid. De werkgroep Intake & registratie is samengesteld uit vertegenwoordiging van verloskundigen, verloskundige actieve huisartsen, obstetrie en een vertegenwoordiger van de zwangeren (Zorgbelang). De werkgroep wordt ondersteund met advies van de afdeling klinische genetica van het UMCG in Groningen. De werkgroep ontwikkelt een definitieve schriftelijke en digitale versie die de zwangere eventueel online kan invullen. Onderzocht wordt of het mogelijke is om het formulier digitaal aan te bieden via de PRN of Peridos. Ook wordt gekeken of samenwerking met het Healthy Pregnancy 4 All tot de mogelijkheden behoort zodat intakegegevens gekoppeld worden aan het R4You risicoscore formulier. Voor de registratie worden eventueel ICT experts ingeroepen. Oorspronkelijk waren er twee werkgroepen (intake en registratie) beschreven, maar gezien de nauwe link tussen deze onderwerpen is gekozen voor één geïntegreerd werkgroep. Rondom de registratie ondersteunt de werkgroep de consortiumleden bij de voorbereidingen die noodzakelijk zijn voor uitwisseling van acute zorgberichten zoals registratie in het UZI register en gebruik van software die van uitwisseling van HL7 berichten ondersteunt. In samenwerking met praktijken die deelnemen aan de Deliver studie (www.deliver-studie.nl) worden aandachtspunten voor verbeterde registratie van complicaties geformuleerd. De werkgroep brengt een advies uit voor uniforme registratie van complicaties en aandoeningen in overeenstemming met het formaat dat wenselijk is voor de PRN. De werkgroep draagt er aan bij dat uitkomsten tijdig en uniform beschikbaar zijn. De werkgroep communicatie zal zich richten op de communicatie met en tussen de vele betrokken partners van het consortium. Het zorgt voor de communicatie-infrastructuur waardoor uitwisseling van kennis en ervaring wordt gefaciliteerd, deskundigheidsbevordering wordt georganiseerd en gecommuniceerd. Zo wordt er een consortiumwebsite ontwikkeld waarop documenten kunnen worden gedeeld en de voortgang van de werkgroepen wordt beschreven. In digitale nieuwsbrieven worden consortiumleden op de hoogte gebracht van de nieuwste ontwikkelingen en tijdens symposia worden succesvolle projecten en werkwijzen gedeeld. Tevens wordt de communicatie tussen de projectleiders en stuurgroep gefaciliteerd. Via het consortium worden praktijkdeskundigen ondersteund door wetenschappers van het Zwangerschap en Geboorte kenniscentrum van het UMCG en de UT Twente. Bij dit kenniscentrum zijn experts beschikbaar voor advies op het gebied van zorgverandering, opstellen en implementeren van protocollen en het opzetten van evaluatie onderzoek. Waar nodig wordt nascholing aan de betrokken zorgverleners aangeboden. Daarnaast worden protocollen en ander relevante informatie via de website van het consortium voor iedereen toegankelijk gemaakt. Van de werkgroepen Samenwerking, Intake & registratie en Communicatie volgt hier het plan van aanpak. Projectplan Pagina 7 van 11
7 Activiteitenplan Tijdens een eerste bijeenkomst van de werkgroepen Samenwerking en Communicatie in juni 2013 is geïnventariseerd welke behoefte er is aan ondersteuning van de samenwerking binnen de geboortezorg en welke communicatiemiddelen zij hiervoor het meest wenselijk vinden. In de bijlage zijn de verslagen van de twee bijeenkomsten bijgevoegd. Deze inventarisatie heeft ertoe geleid dat we als projectleiders van het consortium tot de volgende punten zijn gekomen waar we mee aan de slag zullen gaan: - VSV 0-meting van de samenwerking - Inbreng van een communicatiedeskundige - Sociale kaart (digitaal) - Uitwerking SSF - Digitaal voorlichtingsaanbod - Voorkennis in kraambed - Goede protocollen - Grotere rol voor de huisarts - Mogelijkheid om digitaal te overleggen - Betere registratie - Protocollering versus zorg op maat - samen (calamiteiten)training Inmiddels is er in de regio Zwolle een pilot uitgevoerd met de Moreel Beraad training. Deze is zeer goed ontvangen door de collega's daar. Ook wordt hard gewerkt aan de website (www.goedgeboren.nl/overijssel) en de digitale nieuwsbrief waarin nieuws en informatie wordt verspreid. Daarnaast zijn we bezig met het ontwikkelen van een plek waar onderling besloten digitaal overleg mogelijk is. De uniforme intake en betere registratie is ook onderwerp van ontwikkeling maar is afhankelijk van de samenwerking met de PRN. De VSV 0-meting wordt alle VSV's inmiddels aangeboden via het consortium. Activiteitenplan werkgroepen 2014 7a. Samenwerking binnen de geboortezorg keten Verder in kaart brengen van de VSV s. Het is van belang om van elk VSV te weten wie in het bestuur zit, hoe ver men is in de ontwikkeling van het VSV, wat men nodig heeft om verder te komen en om uit te wisselen tussen VSV s. Wij hebben daarvoor de instrumenten voorhanden en die kunnen we inzetten om binnen het consortium zaken te optimaliseren. Overzicht VSV samenwerking compleet maken aan de hand van o.a. de VSVcaroussels (voorjaar 2014) Tijdens VSV bezoeken opnieuw inventariseren waar behoeftes liggen en aandacht besteden aan / stimuleren van klein & fijn projecten (voorjaar 2014). Start de VSV carrousel en we maken gebruik van IGZ indicatoren, indien mogelijk (voorjaar 2014) Samenwerking met andere ketenpartners van de geboortezorg (najaar 2014) 7b. Bruggen bouwen tussen VSV s Als je elkaar kent, kan je gemakkelijker samen aan de slag. We hebben elkaar nodig en daarom is het van belang er alles aan te doen om te zorgen dat je elkaar weet te vinden en op de hoogte bent van elkaars successen. Donderdag 10 april 2014 eerste symposium: Samen verantwoordelijk! Bouwen van een besloten digitale omgeving die het mogelijk maakt om onderling uit te wisselen (voorjaar 2014 streven is voor symposium klaar te zijn!). Actueel houden van de website goedgeboren.nl/overijssel en tenminste 4 digitale nieuwsbrieven per jaar versturen. Projectplan Pagina 8 van 11
7c. Moreel beraad trainingen. Er is een proef moreel beraad geweest in Zwolle. Men was erg enthousiast en ziet deze vorm van samen in gesprek gaan als een waardevolle manier om zaken te benaderen en nader tot elkander te komen. We moeten echter keuzes maken hierin. Hoeveel mensen kunnen we opleiden om dergelijke beraden te begeleiden en wie wil zich hierin verdiepen? Draagvlak creëren tijdens symposium op 10 april. Trainingen organiseren in het najaar. 7d. Contact onderhouden met de rest van de consortia Wat gebeurt er binnen andere consortia, wat kunnen we van elkaar leren en wat kunnen we van elkaar gebruiken, waar kunnen we elkaar ondersteunen. Er zijn regelmatig bijeenkomsten waar we elkaar als projectleiders treffen en waar we aan uitwisseling kunnen doen. Daarnaast moeten we het contact onderhouden met ZonMw en met het CPZ. Voortgangsverslagen worden tijdig ingezonden naar ZonMw en de stuurgroep. De landelijke CPZ dag wordt door alle projectgroepleden bijgewoond. Najaar. De projectgroepleden zijn geabonneerd op de nieuwsbrieven van de andere consortia. Voor ons consortium relevante artikelen worden verspreid. 7e. Het optimaliseren van de registratie van perinatale gegevens Klein en fijn project geschreven en ter goedkeuring aangeboden aan de stuurgroep. Queries uitdraaien ten behoeve van controle van registratiesystemen ziekenhuizen, bronsystemen vergelijken met lvr data en optimaliseren, controle aanlevering goed. (jan-mrt 2014) Orfeus, Vrumen, Onatal; in de loop van 2014 worden alle systemen nagelopen. In Utrecht is een LVR registratie cursusdag georganiseerd op 31 januari a.s. Deze wordt bijgewoond door een projectgroeplid die beoordeelt of we deze cursus kunnen en willen uitrollen binnen het consortium. Alle intakevragen worden uit de registratie gehaald en inhoudelijk beoordeeld of deze items goed worden ingevuld. Doel is verbetering van de initiële registratie door professionals zodat gegevens uit de database correct en informatief zijn voor evaluatie van de zorg. Registreren moet eenduidig en gemakkelijk zijn voor de gebruikers om optimale kwaliteit van geregistreerde gegevens te verkrijgen. 8 Planning Globale planning van het project: Binnen het project zijn een aantal doelen opgesteld die sterk afhankelijk zijn van de input van professionals uit de praktijk. Het gaat om de inhoud en/of de vorm van activiteiten opdat optimaal wordt aangesloten bij behoeften en wensen van professionals in de optimalisring van de samenwerking. De volgende globale planning is van toepassing: Projectjaar 2013: - inventariseren van behoefte en wensen rondom samenwerking binnen de geboortezorgketen - inventariseren en eerste opzet van een communicatie-infrastructuur - overzicht van de kwaliteit van de gegevens van perinatale zorguitkomsten Projectjaar 2014: - 0-meting VSV samenwerking - Moreel beraad trainingen - inventarisering hoe de zwangere meer centraal kan staan in de zorg en zorgevaluatie - communicatie-infrastructuur is operationeel (website, digitale nieuwsbrief, besloten ruimte) - symposium - onderzoek probleemgebieden intake en registratie gegevens (zowel definities als technisch) Projectplan Pagina 9 van 11
Projectjaar 2015: - vervolg Moreel beraad trainingen - optimalisering samenwerking binnen VSV s en met ketenpartners buiten het VSV - onderhouden en uitbouwen van communicatie-infrastructuur - symposium - verbeteringsvoorstellen intake & registratie (inhoud en techniek) - trainingen registratie Projectjaar 2016: - onderhouden en uitbouwen van communicatie-infrastructuur - monitoring verbeteracties registraties - evaluatie samenwerking middels evaluatiemeting VSV s (herhaling VSV-caroussel) 9 Financiën Zie bijgevoegde begroting Consortium Zwangerschap & Geboorte Overijssel 10 Kwaliteit Op dit moment wordt door ZonMw nader bepaald hoe de consortia worden geëvalueerd. Men probeert te komen tot het beschrijven van uitkomstmaten die mogelijk worden gevat in een vragenlijst. Daarnaast wordt door ZonMw jaarlijks een (tussen)evaluatievragenlijst gevraagd en voert zij site-visits uit. Ten behoeve van de kwaliteit zijn de projectleiders twee keer per jaar bij een landelijke bijeenkomst om de afstemming met de andere consortia en de landelijke resultaatverwachting af te stemmen. 11 Informatie & communicatie Het consortium Zwangerschap & Geboorte Overijssel bestrijkt een 6, mogelijk op termijn 4, VSV s die geografisch verspreid liggen over Overijssel, West-Veluwe en Drenthe. Het gaat om duizenden professionals die participeren in de geboortezorg van het consortium. Het is een grote uitdaging om al deze professionals te informeren over het bestaan, de activiteiten en de uitkomsten van het consortium. De volgende activiteiten worden ondernomen om profesionals te informeren: - Flyer met korte beschrijving van doel en contactgegevens van het consortium. - website www.goedgeboren.nl/overijssel - digitale nieuwsbrief (tenminste 4x per jaar) - aansluiting van projectleiders bij de VSV vergaderingen (1 tot 2 keer per jaar) Het consortium is van en voor profesisonals van de geboortezorg. Dit betekent dat de projectleiders verbonden aan het consortium slechts faciliterend zijn in de activiteiten die binnen het consortium worden gedaan. Een goede verbinding met de verschillende disciplines en regio s van het consortium is van groot belang. Dit wordt georganiseerd door: - een Stuurgroep waarin alle disciplines en lokale VSV s zijn vertegenwoordigd en input leveren, besluiten nemen over de richting en activiteiten van het consortium en die hun achterban informeren en activeren voor participatie in de uitvoering van consortiumactiviteiten - drie werkgroepen waarin per onderwerp (samenwerking, communicatie en registratie) wordt gewerkt aan de consortium activiteiten. Projectplan Pagina 10 van 11
12 Projectorganisatie; Opdrachtgever: ZonMw Bestuurlijk verantwoordelijk: Dhr. Theo van Rijmenam, directeur Publieke Gezondheid GGD Twente Penvoerder: Mevr. Rosalinde Snijders, Isalaklinieken Zwolle Projectleider: Mevr. Erna Kerkhof, verloskundige te Zwolle Mevr. Kitty Leibbrand, teamleider JGZ GGD Twente Mevr. Rosalinde Snijders, Isalaklinieken Zwolle Stuurgroep: Dhr. Theo van Rijmenam, directeur Publieke Gezondheid GGD Twente (voorzitter) Mevr. Ageeth Kaspers, kinderarts MST Enschede Mevr. Ginel van Weering, Naviva Kraamzorg aj.van.veen@stjansdal.nl Mevr. Ariana Need, Professor Universiteit Twente Mevr. Diny van Zoeren, neonatoloog Isalakliniek Zwolle Mevr. Elisabeth Floor, adviseur Progez Dhr. Gerald Mantel, gynaecoloog Isalakliniek Zwolle Dhr. Hans Beekhuis, gynaecoloog Isalakliniek Zwolle Dhr. Jaco van den Hoek, kinderarts Röpke Zweers Ziekenhuis Hardenberg Dhr. Johan Feenstra, zorgbelang Overijssel Mevr. Lesther Bergehennegouwen, gynaecoloog ZGT Almelo Mevr. Magde Boere-Boonekamp, Universitair docent Universiteit Twente Mevr. Marjan Lovink, Maartje Kraamzorg Mevr. Marianne Wigbers, kraamzorg Mevr. Marja de Jong, zorgbelang Overijssel Mevr. Marleen Groenouwe, adviseur Roset Twente Mevr. M. Nienhuis, de Kraamvogel Mevr. Myrthe Bijsterbosch, verloskundige te Enschede Mevr. Nicolette Rigter, directeur GGD IJsselland Mevr. Tineke Fliptse, VVT Kraamzorg Projectplan Pagina 11 van 11