Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Gemeente Sint-Oedenrode 1 mei 2015
1 Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Sint-Oedenrode bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 1 april 2015 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 dd. 1 juli 2010 en het Duidingsdocument ICS 91.010.10 dd. 15 mei 2014. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het Rapportnummer: R15/103/BGSIM4; Datum rapport: 01-05-2015
2 volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ( ja ) en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te be met nee, maar, leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 6 bladzijden. De bijlage bevat 10 bladzijden. Rapportnummer: R15/103/BGSIM4; Datum rapport: 01-05-2015
3 Gegevens gemeente Gemeente Contactpersoon E-mail Sint-Oedenrode Mevrouw A.C.H.A. Hobbelen A.Hobbelen@sint-oedenrode.nl Vestigingsadres Burgemeester Wernerplein 1 5492 GD Sint-Oedenrode Postadres Postbus 44 5490 AA Sint-Oedenrode Telefoonnummer 0413-481279 Gegevens inspectie Datum inspectie 1 april 2015 Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente) Zie bovenstaand adres Versie en datum inspectierapportage Definitief, versie 1.0; 1 mei 2015 Naam inspectie-instelling Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit gemeente KPMG Management Services B.V. KPMG Management Services B.V. Niet van toepassing - Beleidsmedewerker Dienstverlening - BAG-beheerder - Medewerker Vergunningen - Medewerker Handhaving Rapportnummer: R15/103/BGSIM4; Datum rapport: 01-05-2015
4 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontroles Voldoende De gemeente Sint-Oedenroede voldoet in de periode 1 juli 2011 t/m 18 maart 2015 ten aanzien van de verwerkingstermijn van brondocumenten niet aan de norm. De gemeente Sint-Oedenrode heeft gedurende de beheerfase de beheersing van de BAG-processen verder verbeterd. Dit is duidelijk zichtbaar in de recente verwerkingstermijnen. De percentages verwerkingstermijn op basis van de Statusrapportage van 18 september 2014 t/m 18 maart 2015 bedragen voor de objecttypen Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 90,18%, 99,56% en 99,13%. De gemeente Sint-Oedenrode heeft ten aanzien van de nummeraanduiding aangetoond dat de gegevens door de gemeente correct zijn verwerkt (zie bijlage). Ten aanzien van de objecten die vanuit de landelijke voorziening een overschrijding van de termijn laten zien, is overleg met het Kadaster. Hiermee voldoet de gemeente Sint-Oedenrode aan de gestelde eis. Verificatiepunten steekproef registratie en register Voldoende De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. Van alle waarnemingen is een brondocument aangetroffen. Bij 1 waarneming (52) is geconstateerd dat het type brondocument niet past bij het type mutatie. Bij de waarnemingen 23 en 57 is een onjuiste brondocumentdatum geregistreerd. De waarneming 23 heeft betrekking op het jaar 2008, een datum van voor de beheerfase. De geconstateerde omissies passen binnen de toegestane tolerantie. Verificatiepunten controle inbedding processen Voldoende De gemeente Sint-Oedenrode beschikt over de Procesbeschrijving BAG dd. 18 augustus 2014. Daarnaast hanteert de gemeente het Processenhandboek Kadaster. De Procesbeschrijving BAG is actueel en voldoet aan de eisen die het Inspectieprotocol stelt. Het handboek is volledig en juist. De beschrijvingen zijn zeer toegankelijk. Daarnaast heeft de gemeente aangetoond het beheer van de processen op een zorgvuldige en consistente wijze te hebben ingericht en uit te voeren. In de Mandaatregeling dd. 24 maart 2015 zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers die betrokken zijn bij de BAG vastgelegd. Rapportnummer: R15/103/BGSIM4; Datum rapport: 01-05-2015
5 Verificatiepunten controle werking processen Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoende De geïnterviewde medewerkers Vergunningen en Handhaving zijn bekend met de relevante BAG-processen. Op basis van de interviews is vastgesteld dat de medewerkers handelen conform de beschrijving van de processen. Voldoende De gemeente Sint-Oedenrode maakt gebruik van de applicatie Vicrea 7.2.58. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Voldoende De gemeente Sint-Oedenrode heeft de uitwijk met de gemeenten Sint- Michielsgestel en Haaren georganiseerd middels het samenwerkingsverband Ple1n. Ple1n beschikt over een Disaster en Recoveryplan. Deze uitwijkprocedure is op 10 en 11 september 2014 getest. Verificatiepunten continuïteit system (backup en herstel) Uitsluitingen Voldoende Ten aanzien van de backup geldt hetzelfde als voor de uitwijk. De gemeente Sint-Oedenrode beschikt via Ple1n over de vereiste backup-maatregelen. Uit de verslaglegging van de test van 10 en 11 september 2014 blijkt dat deze maatregelen aan de gestelde eisen voldoen. Geen Rapportnummer: R15/103/BGSIM4; Datum rapport: 01-05-2015
6 Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd De resultaten stemmen overeen met de eisen in het genoemde Inspectieprotocol en het Duidingsdocument. Opmerkingen Handtekening (lead)inspecteur De gemeente Sint-Oedenrode heeft in de tweede helft van de beheerfase geïnvesteerd in het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens BAG en de beheersing van processen. Dit blijkt onder meer uit de actualisatie van de procesbeschrijvingen en de mandaatregeling, alsmede uit de constatering dat in het recente verleden nagenoeg geen omissies zijn geregistreerd. De relatief lage percentages verwerkingstermijnen van brondocumenten hebben aantoonbaar betrekking op de jaren 2012 en daarvoor. Daarnaast is tijdens de inspectie gebleken dat de medewerkers die een rol bij de BAG vervullen de processen kennen en beheersen. KPMG Management Services B.V. Rapportnummer: R15/103/BGSIM4; Datum rapport: 01-05-2015
BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG GEMEENTE SINT-OEDENRODE Verificatiepunt bestandscontroles 1 Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Toegestane Antwoord Opmerking V Wet: artt, 12, 16 98% Op basis van de Statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 18-03-2015 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand, Verblijfsobject en Standplaats resp. 75,00%, 18,10%, 69,48%, 57,25% en 0,00%. Deze percentages betreffen een gemiddelde over de gehele periode. De gemeente Sint Oedenrode heeft vanaf 2013 een aantal proceswijzigingen doorgevoerd, waardoor de verwerkingstermijnen substantieel zijn verbeterd. Op basis van de Statusrapportage m.b.t. de periode 18-9-2014 t/m 18-3-2015 bedragen de percentages voor Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 90,18%, 99,56% en 99,13%. Ten aanzien van de nummeraanduidingen heeft de gemeente de afwijzing van de norm aangetoond en verklaard dat deze tijdig in de BAG zijn verwerkt. De gemeente heeft contact met het Kadaster om deze onjuistheid in de presentatie vanuit de landelijke voorziening op te laten lossen. maar De gemeente Sint-Oedenrode voldoet hiermee aan de gestelde eis. 2 Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? V Wet : artt. 16, 31 98% Zie punt 1. maar 3 Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? V Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen Recent zijn geen berichten geweigerd. Zeer zelden ontstaan weigeringen door verschrijvingen ( typefouten ). Deze worden onmiddellijk opgelost. Technische problemen ( kinderziektes ) met het systeem zijn door de softwareleverancier opgelost. maar Pagina 1 van 10
Verificatiepunt bestandscontroles 4 Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? Toegestane Antwoord Opmerking V Wet: art. 7 98% De gemeente Sint-Oedenrode voldoet voor de periode 18-9-2014 t/m 18-3-2015 aan de eis. De gemeente heeft aangetoond dat de 9 overschrijdingen voor het inmeten van de definitieve geometrie betrekking hebben op verbouw-situaties. Derhalve zijn deze niet aan te merken als overschrijding, zoals bedoeld in het inspectieprotocol. 5 Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? V Wet: art 39 90% Het aantal terugmeldingen dat de gemeente Sint-Oedenrode ontvangt is zeer beperkt. In voorkomende gevallen worden deze direct, binnen 2 dagen, afgewikkeld. Zie ook de procesmatige borging in de Procesbeschrijving; paragraaf 5. maar 6 Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? V Wet: art 39, 90% De gemeente ontvangt zelden terugmeldingen. Recentelijk zijn enkele bouwjaren aangepast op basis van afgegeven energielabels. Zie procesmatige borging in paragraaf 5 van de Procesbeschrijving BAG. 7 Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met Wet: art 31 98% Tussen de lokale BAG en de landelijke voorziening zijn geringe verschillen geconstateerd, te weten: - Nummeraanduiding (8.437 vs 8.445) - Pand (13.945 vs 13.964) - Verblijfsobject (8.444 vs 8.439) maar Deze geringe verschillen passen binnen de toegestane tolerantie. Pagina 2 van 10
Verificatiepunten steekproef registratie en register 1 Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Toegestane Antwoord Opmerking V Wet : art. 9 98% In de periode 1-7-2011 t/m 18-3-2015 zijn 4.716 objecten gemuteerd. De steekproef omvat derhalve 100 waarnemingen. De gemeente heeft de brondocumenten van 90 waarnemingen in de voorbereiding op de inspectie getraceerd en ordelijk gedocumenteerd. De overige 10 brondocumenten zijn op 1 april 2015 opgevraagd en op de inspectiedag aan de inspecteur beschikbaar gesteld. maar 2 Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? 3 Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? V Wet: art. 14a 98% Bij waarneming 52 is geen brondocument aangetroffen dat betrekking heeft op een huisnummerbesluit. Het aangetroffen brondocument betreft een bouwvergunning. V Wet: art. 14a 98% Bij waarneming 23 betreft de brondocumentdatum 6-11-2008 in plaats van 13-9-2011. Bij waarneming 57 is vastgesteld dat de brondocumentdatum 4-9-2012 in plaats van 26-4-2012 behoort te zijn. Verificatiepunten controle inbedding processen 1 Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? V Wet: art. 16 V Wet : artt. 10, 14a Toegestane Antwoord Opmerking De gemeente Sint-Oedenrode beschikt over een actuele Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode dd. 18 augustus 2014. Deze Procesbeschrijving is volledig en beschrijft alle relevante gebeurtenissen die in het kader van de BAG relevant zijn. De beschrijvingen zijn juist en op een toegankelijke wijze vorm gegeven. Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 2.1. Daarnaast licht de BAG-beheerder toe dat de gemeente middels verbandscontroles in het systeem Gis-vg en aan de hand van de publicatie van verleende vergunningen de controle op volledigheid van mutaties waarborgt. Pagina 3 van 10
Verificatiepunten controle inbedding processen 3 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 4 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? V Wet : artt. 10, 14a V Wet : artt. 10, 14a V Wet : artt. 10, 14a Toegestane Antwoord Opmerking Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 2.1 Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 2.1. De input voor mutaties is in belangrijke mate afkomstig van de toezichthouder en WOZ-taxateur Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 2.2 6 Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7 Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? V Regeling: catalogus V Regeling: catalogus V Wet : artt. 10, 14a De BAG-beheerder geeft een mondelinge toelichting op deze controle. Deze vindt plaats bij de ontvangst van gereedmeldingen. Procesmatig is deze controle-activiteit geborgd in het Processenhandboek Kadaster. Ja De controle-activiteiten m.b.t. bouwjaren wordt door de BAG-beheerder mondeling toegelicht. Procesmatig is deze controle-activiteit geborgd in het Processenhandboek Kadaster. Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 2.4 Pagina 4 van 10
Verificatiepunten controle inbedding processen 9 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? V Wet : artt. 10, 14a V Wet: art 6a, 10 en 39 Toegestane Antwoord Opmerking Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 2.4 Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragrafen 5.1 t/m 5.3/ 11 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? v Wet: art 40 Zie Procesbeschrijving BAG Gemeente Sint- Oedenrode; paragraaf 5.3; blz. 26 12 Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met Regeling: art. 2 Zie punt 1. Voor alle BAG-relevante activiteiten heeft de gemeente Sint-Oedenrode procesbeschrijvingen beschikbaar. Deze zijn consistent en zeer ordelijk van vorm en inhoud. Ze beschrijven de processen op hoofdlijnen. Voor details en werkinstructies wordt gebruik gemaakt van het Processenhandboek Kadaster. Hiermee is de set voor procesmatige borging compleet en volledig. 13 Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd V (met Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 De gemeente Sint-Oedenrode beschikt over een Mandaatregeling dd. 24 maart 2015. Hierin zijn de taken op functionarisniveau toebedeeld. Zie onderdeel A van Bijlage A voor de functie van (plv) BAG-beheerder. Pagina 5 van 10
Verificatiepunten controle inbedding processen aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? Toegestane maar Antwoord Opmerking 14 Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Zie Mandaatregeling dd. 23 maart 2015; zie onderdeel B van Bijlage A. maar 15 Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16 Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 17 Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? V (met V (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 v Regeling: catalogus Zie Mandaatregeling dd. 24 maart 2015; zie onderdeel C van Bijlage A. maar Zie Mandaatregeling dd. 24 maart 2015; onderdeel D van Bijlage A. maar, De gemeente Sint-Oedenrode is zelfmetend en beschikt over eigen capaciteit voor het inmeten van geometrie. Pagina 6 van 10
Verificatiepunten controle inbedding processen 18 Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? v Regeling: catalogus Toegestane Antwoord Opmerking De gemeente Sint-Oedenrode heeft gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor nietwoningen. Het totaal aantal te corrigeren objecten bedraagt in totaal 600 objecten. De gemeente Sint-Oedenrode is gestart met het corrigeren van deze objecten en verwacht deze activiteit in 2015 af te ronden. 19 Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met Gebaseerd op regeling: art. 2 X De gemeente Sint-Oedenrode beschikt niet over een gedocumenteerd kwaliteitssysteem. Voor de BAG is een aantal maatregelen (zie Procesbeschrijving BAG; paragraaf 6) getroffen, die zijn gericht op het borgen van de kwaliteit van gegevens. Deze maatregelen voldoen niet geheel aan de eisen die tot kwaliteitsbeheersing worden gerekend. (objectieve en onafhankelijke toetsing, continue verbetering van processen en de relatie naar overige processen en basisregistraties/ ketendenken ). maar Verificatiepunten controle werking processen 1 Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? V Wet: art. 16 Toegestane Antwoord Opmerking De medewerkers Vergunningverlening en Handhaving zijn bekend met de opzet en het bestaan van de Werkprocessen BAG, alsmede met de inhoud. Zij hebben gedurende het interview aangetoond de BAG-relevante activiteiten te (her)kennen en op basis hiervan de juiste werkzaamheden uit te voeren. Pagina 7 van 10
Verificatiepunten controle werking processen 2 Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? G Regeling: art. 2 Toegestane Antwoord Opmerking Voor de processturing heeft de gemeente Sint- Oedenrode 3 belangrijke instrumenten geïmplementeerd, te weten: (1) het vergelijken van het aantal aanvragen en aantal verleende vergunningen, (2) het vergelijken van het aantal verleende vergunningen en aantallen bouw gestart en bouw gereed en (3) het vergelijken van het aantal verleende vergunningen volgens het systeem Gis-vg met de publicatie van de verleende vergunningen. Daarnaast wordt periodiek aan de teamleider gerapporteerd en worden voortgang en eventuele risico s of knelpunten besproken. 3 Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? 4 Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? G Regeling: art. 2 G Regeling: art. 2 middels de Procesbeschrijving en de mondelinge toelichting daarop door de BAGbeheerder. zie punt 1 5 Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? G Regeling: art. 2 Ja middels de Procesbeschrijving en de mondelinge toelichting daarop door de BAGbeheerder. Verificatiepunten BAG conforme applicatie 1 Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve Toegestane Antwoord Opmerking V Wet : art. 31 100% De gemeente Sint-Oedenrode beschikt over de applicatie Vicrea 7.2.58. Pagina 8 van 10
Verificatiepunten BAG conforme applicatie van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Toegestane Antwoord Opmerking Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) 1 Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? V (met Wet: art. 14; Regeling: art 3 Toegestane Antwoord Opmerking De gemeente Sint-Oedenrode maakt samen met de gemeenten Sint-Michielsgestel en Haaren onderdeel uit van het samenwerkingsverband Ple1n. Dit samenwerkingsverband organiseert o.a. voor deze gemeenten de uitwijk- en backupfaciliteiten voor alle systemen en applicaties. 2 Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? G Gebaseerd op Wet: art. 14 zie het Disaster- en Recoveryplan Ple1ngemeente. Dit document is zowel digitaal en hardcopy beschikbaar. 3 Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? G Gebaseerd op Wet: art. 14 zie punt 2. 4 Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 zie verslag en procedure uitwijktest van Ple1n dd. 10 en 11 september 2014 (is onderdeel van het Disaster en Recoveryplan).Uit de test is gebleken dat de uitwijk voldoet aan de gestelde eisen. maar 5 Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Zie punt 1. Voor de fysieke uitwijk kan gebruik worden gemaakt van de werklocaties van de deelnemende gemeenten. Pagina 9 van 10
Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) 1 Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? 2 Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? 3 Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? 4 Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? V Wet: art. 14; Regeling: art 3 G G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 G Wet: art. 14a Toegestane Antwoord Opmerking zie het Disaster en Recoveryplan Ple1n. controle op volledig en juist uitvoeren van de backup-procedure vindt dagelijks geautomatiseerd plaats. zie opmerking bij punt 2. maar de gegevens van de deelnemende gemeenten worden bij de andere deelnemende gemeenten opgeslagen. Voor Sint-Oedenrode is dit Sint-Michielsgestel. maar 5 Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 backup en recovery zijn op hetzelfde moment getest als de uitwijk, zie verslag dd. 10 en 11 september 2014., maar Pagina 10 van 10