Ref. Ares(2015)3961281-25/09/2015 European Commission DG JRC Institute for Energy and Transport Resource Management Petten Openbare aanbesteding 2015/S 169-307448 van 02.09.2015 NL Petten: Inspectie/lektest en preventief en correctief onderhoud van de uitrusting en apparatuur van de koelsystemen op de standplaats van het JRC-Instituut voor Energie en Transport (IET) in Petten NOTULEN VAN DE INFORMATIEBIJEENKOMST Datum: 23.09.2015 Plaats: GCO terrein te Petten Aanwezig: Vertegenwoordigers van GCO Instituut voor Energie en Transport en vertegenwoordigers van geïnteresseerde partijen. Inleiding De vergadering wordt geopend door de vertegenwoordiger van de afdeling inkoop, die aangeeft dat gedurende deze informatiebijeenkomst enkele zaken in de aanbestedingsdocumenten beknopt zullen worden doorgenomen waarna er gelegenheid is tot het stellen van vragen. Aankondiging van de opdracht De aankondiging van de opdracht is het enige uitgangspunt voor de aanbesteding. Indien er wijzigingen zijn zullen deze door middel van een corrigendum in het Publicatieblad van de Europese Unie officieel worden gecommuniceerd. In de aankondiging van de opdracht staan in afdeling I de (contact)gegevens van de aanbestedende dienst. Afdeling II bevat informatie betreffende het voorwerp van de opdracht waarbij een raming van de totale financiële omvang wordt gegeven, hetgeen een schatting is en geen beperking oplevert ten aanzien van de aanbiedingen. De looptijd van het contract is bepaald op 48 maanden, iedere keer voor een periode van 12 maanden waarbij verlenging kan plaatsvinden conform contract. Afdeling III van de aankondiging beschrijft de uitsluitings- en selectiecriteria waarvoor inschrijvers bewijs ten tijde van het indienen van de offerte moeten verstrekken om aan te tonen dat zij aan deze criteria voldoen. Voor punt III.2.1 dient men in eerste instantie het model eigen verklaring te verstrekken welke als bijlage op de Calls For Tender Website (CFTW) beschikbaar is gesteld (www.jrc.ec.europa.eu/callsfortender) en indien de opdracht is gegund, kan de contractant gevraagd worden bewijs hiervan aan te leveren voordat het contract wordt ondertekend.
Afdeling IV geeft informatie over de procedure. De opening van de offertes zal plaatsvinden op 16.10.2015 om 14:00 waar 1 vertegenwoordiger per inschrijver aanwezig mag zijn mits minimaal twee dagen voor de opening vooraf aangemeld. Gedurende deze opening zullen de namen van de aanbieders bekend worden gemaakt aan alle aanwezige partijen en een vermelding worden gemaakt van de financiële aanbiedingen daar het gunningcriteria gebaseerd is op de financieel meest voordelige aanbieding (zie hoofdstuk "Gunning criteria" van de administratieve bijlage). De inschrijvers die niet aanwezig zijn tijdens de opening hebben nog wel een mogelijkheid hebben om inzicht te krijgen in de financiële aanbiedingen. Dit is mogelijk door het opvragen van het proces-verbaal van de opening, waarin de prijzen zullen worden opgenomen. Afdeling VI geeft aanvullende inlichtingen waaronder een verwijzing naar de CFTW welke gedurende de procedure gebruikt zal worden om aanbestedingsstukken en alle aanvullende informatie op beschikbaar te stellen. Uitnodigingsbrief Extra aandacht wordt gevraagd voor punt 3 van de uitnodigingsbrief waarbij wordt verwezen naar de aankondiging dat de sluitingsdatum voor het indienen van de offerte 12.10.2015 is (poststempel datum of datum voor handmatige afgifte). In punt 7 staat dat verzoeken om informatie kunnen worden ingediend uiterlijk 5 werkdagen voor de sluitingsdatum. Dit houdt in dat er nog een laatste nota van inlichtingen na deze datum, maar voor de sluitingsdatum voor het indienen van offertes, beschikbaar kan worden gemaakt. De aanbestedende dienst is niet verplicht te reageren op verzoeken om informatie die binnen 5 werkdagen voor de sluitingsdatum worden ontvangen. Iedere geïnteresseerde partij wordt geadviseerd de CFTW regelmatig te raadplegen voor nieuwe en aanvullende informatie. Het indienen van een offerte impliceert dat de inschrijver instemt met de voorwaarden in de aanbestedingsdocumenten waar het contract deel van uitmaakt (punt 5 van de inleidende brief). Men dient rekening te houden dat de offerte geen zaken vermeld welke in strijd kunnen zijn met de voorwaarden gesteld in de aanbestedingsdocumentatie (zoals andere betalingscondities of branchevoorwaarden) aangezien het niet accepteren van de voorwaarden of afwijken ervan kan resulteren in uitsluiting van de offerte. Concept raamcontract voor diensten Het betreft een raamcontract voor diensten. De werking van het contract, bestaande uit bijzondere en algemene voorwaarden en een aantal bijlagen, waaronder het bestek en de inschrijving van de contractant, staat verklaard op bladzijde 2. Het contract treedt in werking op het moment van ondertekening van het contract door beide partijen. Administratieve Bijlage In de administratieve bijlage wordt beschreven hoe de offertes moeten worden ingediend. Tevens wordt in de administratieve bijlage een overzicht gegeven van de verschillende stadia van de aanbestedingsprocedure en hoe de evaluatie van de inschrijvingen zal plaatsvinden. In artikel 1.2 van de administratieve bijlage wordt het gunningcriterium omschreven. Het contract zal worden gegund aan de inschrijver die: Volledig in overeenstemming is met de technische specificaties De laagste prijs aanbiedt
Technische specificatie (bestek) De technische verantwoordelijke vertegenwoordiger van het GCO neemt met de aanwezigen de technische specificatie door, waarbij de volgende punten zijn besproken: Taak 1 (tegen een vaste prijs) all-in, preventief en correctief onderhoud voor de airconditioning units De gevraagde diensten bestaan uit één bezoek per jaar. Tijdens het bezoek, voert de contractant de volgende taken uit; 1. Inspectie volgens de checklist in bijlage II van het bestek. De contractant moet na de inspectie aan de technische verantwoordelijke een kopie (digitaal of op papier) van de ondertekende checklist verstrekken om aan te tonen dat de inspectie is uitgevoerd. Een kopie van de checklist moet gezamenlijk met de factuur worden ingediend. 2. Lektest overeenkomstig de Nederlandse F-Gas wetgeving (STEK). Het verslag van de werkzaamheden moeten worden vermeld in het logboek van de technische dienst. Indien beschikbaar dient een digitale versie van het verslag te worden verstuurd per e- mail aan de technische verantwoordelijke. 3. Vervanging van versleten onderdelen om storingen te voorkomen. De vaste prijs voor het all-in arrangement omvatten ook de kosten voor correctief onderhoud uitgevoerd op verzoek in geval van slechte werking van de eenheden. De kosten hiervan bestaan uit de werkuren, de voorrijkosten en de reserveonderdelen. In geval de volledige unit buiten bedrijf is en niet kan worden gerepareerd door het vervangen van de afzonderlijke onderdelen, dan kan de gehele unit worden vervangen met inachtneming van de situatie A en situatie B van het bestek. Taak 2 (tegen een vaste prijs) inspectie (STEK) en preventief onderhoud voor de koelers 1. Inspectie volgens de checklist in bijlage III van het bestek. De contractant moet na de inspectie aan de technische verantwoordelijke een kopie (digitaal of op papier) van de ondertekende checklist verstrekken om aan te tonen dat de inspectie is uitgevoerd. Een kopie van de checklist moet gezamenlijk met de factuur worden ingediend. 2. Lektest overeenkomstig de Nederlandse F-Gas wetgeving (STEK). Het verslag van de werkzaamheden moeten worden vermeld in het logboek van de technische dienst. Indien beschikbaar dient een digitale versie van het verslag te worden verstuurd per e- mail aan de technische verantwoordelijke. 3. Preventief onderhoud overeenkomstig bijlage IV van het bestek (tweemaal per jaar). De contractant moet na de inspectie aan de technische verantwoordelijke een kopie (digitaal of op papier) van de ondertekende checklist verstrekken om aan te tonen dat de inspectie is uitgevoerd. Een kopie van de checklist moet gezamenlijk met de factuur worden ingediend.
Taak 4 correctief onderhoud voor koelers (te betalen op basis van de aangeboden diensten) De taken omvatten het volgende: 1. Personeel de gewerkte uren worden betaald overeenkomstig de prijsopgave in bijlage IId. 2. Reserveonderdelen de reserveonderdelen die worden gebruikt voor de reparatie van koelers zijn gebaseerd op de prijzen van bijlage IIe of op basis van de prijzen in de aanvullende offertes die door de contractant worden geleverd met inachtneming van de situatie A en situatie B van het bestek. Wanneer een offerte voor reserveonderdelen is verstrekt, dient het vergezeld te gaan van bewijs dat de prijzen in overeenstemming zijn met normale marktprijzen. Aanvaardbaar bewijs kan zijn een catalogus waarin de prijzen staan die door de eindverbruiker moeten worden betaald. Na uitvoering van het correctief onderhoud, moeten de desbetreffende verslagen worden ingediend in het logboek van de installatie. Een kopie van het verslag, met vermelding van het aantal gewerkte uren en reiskosten, moet bij de factuur worden gevoegd. Er zijn twee soorten correctief onderhoud opgenomen in het bestek, te weten: Regelmatig correctief onderhoud dit kan dit worden gezien als een soort preventief onderhoud dat leidt tot vervanging van versleten onderdelen vóórdat de installatie buiten bedrijf is. Het kan worden gebaseerd op de opmerkingen die tijdens de onderhoudsbeurten uitgevoerd onder taak 2 zijn uitgevoerd of op verzoek van de technische verantwoordelijke Het correctief onderhoud Het correctief onderhoud van een storing. De responstijd om het probleem op te lossen is twaalf uur. Echter, voor sommige niet-kritische interventies een verlenging van de responstijd kan worden overeengekomen met de technische verantwoordelijke. Veiligheid op het werk Bijlage V van het contract Veiligheidsbepalingen voor derden geeft een overzicht van de regels voor het werken op het terrein van de GCO. Ook wordt vermeld in welke gevallen een bijzondere arbeidsvergunning is vereist en de procedure om die vergunning te verkrijgen. Veiligheid op het werk blijft echter de verantwoordelijkheid van de contractant en zijn personeel. De technische dienst van het GCO toont de werkplek en stelt minimumeisen. De contractant en zijn personeel worden vriendelijk verzocht het GCO te wijzen op kritieke situaties en om correcties/verbeteringen voor te stellen om arbeidsomstandigheden te verbeteren. Het terrein van het GCO is een natuurlijk beschermd gebied waar een groot aantal zeemeeuwen regelmatig nestelt. Tijdens de broedperiode in juli kunnen zij behoorlijk agressief zijn. Hierdoor moeten extra veiligheidsmaatregelen worden genomen bij werkzaamheden op daken. In sommige gevallen kan het zelfs niet raadzaam zijn om niet alleen op het dak te werken. Elke situatie moet individueel worden beoordeeld en indien nodig moeten extra veiligheidsmaatregelen worden overeengekomen met de technische verantwoordelijke.
Tijdens de vergadering werden de volgende vragen gesteld: Vraag 1: Waarom is er gekozen voor een raamwerkcontract en niet voor een direct contract? Antwoord: Er is gekozen voor een raamwerkcontract omdat niet in alle gevallen precies is vast te stellen wanneer en in welke mate er van de diensten gebruik gemaakt zal worden. Vraag 2: Zijn de locaties van de units vrij toegankelijk? Antwoord: Nee. De meeste units zijn gevestigd in laboratoria en technische ruimten waarvoor eerst toestemming moet worden gevraagd. De technische verantwoordelijke bespreekt de onderhoudsplanning met de laboratoriummanagers om eventuele wachttijd tot een minimum te beperken. Vraag 3: Welke procedure is van toepassing om toegang te krijgen tot het terrein van de GCO? Antwoord: Om toegang te krijgen tot het terrein moet men zich melden bij de receptie. De reden van het bezoek en een contactpersoon dient te worden verstrekt. Toegang wordt dagelijks verstrekt en om toegang te krijgen dient men een geldig paspoort of identiteitskaart te overleggen. Vraag 4: Met betrekking tot de EPBD inspectie is er meer informatie nodig over de installaties die zijn verbonden aan de koelsystemen. Kan deze worden verstrekt? Ja, dat kan. De tekeningen principe schema koeling (met extra relevant geachte informatie) voor elk gebouw zal binnenkort worden gepubliceerd op de Call For Tender Website. Vraag 5: Is coating van de condensors opgenomen in het contract? Antwoord: Nee, deze zijn niet opgenomen in het contract.